ISO體系文件編寫培訓(xùn)教材

1、ISO體系文件編寫體系文件編寫 培訓(xùn)教材培訓(xùn)教材制作：丁延平 2013.12.13Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 20072目錄目錄一、體系文件的重要性一、體系文件的重要性二、體系文件的架構(gòu)二、體系文件的架構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu)三、文件的結(jié)構(gòu)四、流程圖繪制四、流程圖繪制五、編寫文件五忌五、編寫文件五忌六、文件的審查、批準(zhǔn)六、文件的審查、批準(zhǔn)七、三洋公司文件編寫導(dǎo)則七、三洋公司文件編寫導(dǎo)則八、電機(jī)工廠文件編寫導(dǎo)則八、電機(jī)工廠文件編寫導(dǎo)則九、舉例說明九、舉例說明十、課后作業(yè)十、課后作業(yè)Copyright SANYO Elect

2、ric Co., Ltd. All Rights Reserved 20073體系文件的重要性體系文件的重要性 體系文件的重要性體系文件在ISO9000、ISO14000及TS16949體系建立和運(yùn)行的過程中扮演著相當(dāng)重要的角色：符合標(biāo)準(zhǔn)要求符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在ISO9001和TS16949及ISO14001的條文中,均要求組織“建立并保持書面的體系,以全面滿足此標(biāo)準(zhǔn)的要求”.工作的依據(jù)工作的依據(jù) 建立體系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循,保持一致和穩(wěn)定的工作方式,以避免不同的人在操作相同的工作時(shí)出現(xiàn)不一致的工作方式和標(biāo)準(zhǔn),或者由于口頭交待溝通工作的方式和方法欠明確和清楚.Copyright

3、 SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 20074體系文件的重要性體系文件的重要性( (續(xù)一續(xù)一) ) 提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)當(dāng)所有的工作要求都文件化后,公司即可在此基礎(chǔ)上通過日常工作不斷地完善管理和技術(shù)的要求. 防止經(jīng)驗(yàn)的流失書面化的運(yùn)行體系亦可避免由于人員的流失而導(dǎo)致經(jīng)驗(yàn)的流失,從而造成運(yùn)作上的困難.Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 20075體系文件的重要性體系文件的重要性( (續(xù)二續(xù)二) ) 改善人際關(guān)系用于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的指令,在執(zhí)行上大大減少

4、了口頭式的命令和溝通,同時(shí)降低了同事之間磨擦的機(jī)會(huì). 增加員工的責(zé)任心和榮譽(yù)感 執(zhí)行工作人員透過文件知道自己的工作權(quán)責(zé)和內(nèi)容,明確了自己的工作范圍從而提升了工作的責(zé)任心和榮譽(yù)感.Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 20076體系文件的架構(gòu)體系文件的架構(gòu) 目前建立的體系文件,一般企業(yè)均將文件架構(gòu)分為四個(gè)層次,即:一階文件:手冊二階文件:程序三階文件:工序卡（工作指導(dǎo)書）四階文件:表單和表格Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 20077體系文件的架構(gòu)體

5、系文件的架構(gòu)( (續(xù)一續(xù)一) )但是,并不是每家企業(yè)都必須建立上述架構(gòu)的體系文件,許多規(guī)模較小制程簡單的公司往往將文件的結(jié)構(gòu)分為3個(gè)層次,即:一階文件:手冊二階文件:程序/工作指導(dǎo)書三階文件:表單文件結(jié)構(gòu)的劃分完全取決于一間公司的規(guī)模、人員的數(shù)量同時(shí)亦需考慮公司未來的擴(kuò)充和發(fā)展等.Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 20078體系文件的架構(gòu)體系文件的架構(gòu)( (續(xù)二續(xù)二) ) 文件架構(gòu)的說明 手冊 對于一個(gè)國家來說,憲法是他的根本大法,任何法律的制訂都必要依憲法的要求來擬制,而對于一間公司業(yè)說,手冊即是公司在管理制度上的根

6、本大法,它會(huì)敘述公司在體系運(yùn)行上的大綱要求,簡言之,手冊即是要求我們應(yīng)該要做哪些工作.Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 20079 程序書程序即是明確工作進(jìn)行規(guī)定的途徑,亦就是說,針對手冊要求要做的工作和要求程序需詳細(xì)描述此工作如何來做.文件化的程序通常包括活動(dòng)的目的和范圍;做什么事情和由誰來做;何時(shí)何地和由誰來做；應(yīng)使用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄等。體系文件的架構(gòu)體系文件的架構(gòu)( (續(xù)三續(xù)三) )Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reser

7、ved 200710體系文件的架構(gòu)體系文件的架構(gòu)( (續(xù)四續(xù)四) ) 工作指導(dǎo)書 工作指導(dǎo)書是工作的明確指示，它需詳細(xì)敘述某一具體的工作如何來執(zhí)行和操作，很多公司亦稱為工作指引或作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。 表單 格式化的記錄清晰明了，易于保管，所以在編撰文件時(shí)，就應(yīng)適當(dāng)?shù)脑O(shè)計(jì)用以做記錄的表格，值得注意的是大量的或設(shè)計(jì)復(fù)雜的表格會(huì)令工作復(fù)雜化，降低效率，所以設(shè)計(jì)表格應(yīng)力求共用，在表達(dá)明白的前提下，精簡填寫的項(xiàng)目和內(nèi)容。Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200711體系文件的架構(gòu)體系文件的架構(gòu)( (續(xù)五續(xù)五) ) 一般來說，一項(xiàng)工作涉及到

8、多個(gè)部門則我們寫文件時(shí)編制成程序，例采購程序、糾正和預(yù)防措施程序等，而工作只和自己部門有關(guān)的作業(yè)在編制文件時(shí)做成指導(dǎo)書的格式，例設(shè)備使用指導(dǎo)書、指導(dǎo)書產(chǎn)品檢驗(yàn)指導(dǎo)書等。 一般對于圖紙、設(shè)備說明書、國內(nèi)、國際的標(biāo)準(zhǔn)亦歸納為工作指導(dǎo)書類文件。Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200712文件的結(jié)構(gòu)文件的結(jié)構(gòu) 一份文件的結(jié)構(gòu)往往視乎文件內(nèi)容的需要，一份文件一般完整的結(jié)構(gòu)有：1.目的2.適用范圍3.術(shù)語和定義4.職責(zé)5.作業(yè)程序6.相關(guān)文件7.使用表單8 .附件（流程）Copyright SANYO Electric Co.,

9、 Ltd. All Rights Reserved 200713文件的結(jié)構(gòu)文件的結(jié)構(gòu)( (續(xù)一續(xù)一) ) 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述:1.目的 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的,即“做這件事是為了什么”2.范圍 規(guī)定此文件應(yīng)用的場合和時(shí)機(jī),范圍的界定直接決定文件的功能范圍,所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性.例有的公司是有手動(dòng)和自動(dòng)的繞線機(jī),而如果文件的內(nèi)容只針對手動(dòng)的繞線機(jī)卻將文件的范圍寫成“適用于公司所有的繞線機(jī)的使用”即是明顯的錯(cuò)誤.Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200714文件的結(jié)構(gòu)文件的結(jié)構(gòu)( (續(xù)二續(xù)二)

10、 ) 3.術(shù)語術(shù)語和定和定義義 亦即名詞解釋,針對文件中用到的專業(yè)術(shù)語,英文縮寫的做明確說明,會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白. 4.職責(zé)職責(zé) 即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé),一般在文件敘述時(shí)常會(huì)就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)略敘述,但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的.Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200715文件的結(jié)構(gòu)文件的結(jié)構(gòu)( (續(xù)三續(xù)三) ) 5.作作業(yè)業(yè)程序程序 即工作執(zhí)行的方法、過程和要求,一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩部分. (1)流程圖:以流程圖的形式描述工作進(jìn)行的程序,會(huì)更容易了解文件內(nèi)容,但

11、是并非每份文件都需流程圖,完全視乎文件的類型. (2)文件內(nèi)容:在編寫文件內(nèi)容時(shí),一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE, WHAT,WHY,HOW)結(jié)合,即由誰(WHO)在何時(shí)(WHEN),在何地(WHERE),做何事(WHAT)為什么做(WHY),怎樣(HOW),缺少任何一個(gè)W或H,都有可能使文件的內(nèi)容不易理解.Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 2007166.相關(guān)文件相關(guān)文件(參考文件資料)用以索引文件中所提到或引用的文件資料,在索引文件時(shí),最好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后會(huì)易查找,但是不可將文件版本

12、附上.7.使用表使用表單單一般用以對應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單,公司所有的表單都應(yīng)從此而來,最好將表單的編號(hào)附在名稱后,但是也不可以附版本.8.8.附件（流程圖）附件（流程圖） 對此份文件所操作的流程示意圖，要求要簡明扼要，流程圖與對此份文件所操作的流程示意圖，要求要簡明扼要，流程圖與實(shí)際要一致實(shí)際要一致 以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu),但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu),鑒于文件的內(nèi)容的需要可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目,但是為了整齊亦可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu).文件的結(jié)構(gòu)文件的結(jié)構(gòu)( (續(xù)四續(xù)四) )Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Re

13、served 200717流程圖繪制流程圖繪制 在編制文件的過程中，適當(dāng)?shù)刂谱饕恍┝鞒虉D，會(huì)更容易理解文件內(nèi)容和加深印象，流程圖的制做不限形式，最主要的是能做到清楚明了即可。流程圖經(jīng)常將用的符號(hào)Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200718流程圖繪制（續(xù)一）流程圖繪制（續(xù)一） 例一：收貨流程供應(yīng)商本公司倉庫核對送貨單與實(shí)物收貨送 貨Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200719流程圖繪制（續(xù)二）流程圖繪制（續(xù)二） 此范例將單位以 表示而將執(zhí)行的

14、工作以 來區(qū)分，這是一個(gè)最簡單的流程圖，您可以任意發(fā)揮。 例二：生產(chǎn)流程執(zhí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人記錄備 料備料員材料日用表加溫烘干烤箱操作員材料溫度控制表投 料備料員無設(shè)定技術(shù)參數(shù)技術(shù)員成型參數(shù)記錄表正常生產(chǎn)技術(shù)員產(chǎn)品生產(chǎn)日報(bào)Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200720流程圖繪制（續(xù)三）流程圖繪制（續(xù)三） 例二流程圖將執(zhí)行項(xiàng)目，負(fù)責(zé)人及使用的記錄分開注明，易看易懂，也是制做流程圖的常見方法之一。 總之，使用流程圖的目的就是清晰明白，一目了然，如果有些工作太過繁雜和繁瑣，當(dāng)制成流程圖時(shí)或許不容易看明白，所以應(yīng)注意流程圖使用的時(shí)機(jī)

15、。Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200721編寫文件的五忌編寫文件的五忌 忌簡單草率，未將所有的工作要求都納入體系。 忌過于彈性化，失去可操作性。 忌理想主義化，導(dǎo)致無法實(shí)施。 忌部門主義化，導(dǎo)致其他部門無法配合。 忌咬文嚼字，理解困難。Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200722文件的審查、批準(zhǔn)文件的審查、批準(zhǔn) 一般規(guī)模較小的公司，文件制做完成后交回其部門主管或總經(jīng)理審核后即可頒布使用，但是對于規(guī)模較大的公司，這種做法欠妥當(dāng)，因?yàn)椴块T專

16、業(yè)化的一些文件由本部門自行審批使用可能沒有問題，但是非部門專業(yè)化涉及諸多部門工作內(nèi)容的由制做部門核準(zhǔn)使用，掩蓋了其他部門的要求和意見，在使用中難免會(huì)對其它部門造成困撓，甚至引起磨擦，所以對于文件的審查和核準(zhǔn)，許多公司規(guī)定了不同審查和核準(zhǔn)方式，例：Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200723文件的審查、批準(zhǔn)（續(xù)一）文件的審查、批準(zhǔn)（續(xù)一）合肥三洋企業(yè)有限公司文件、核準(zhǔn)權(quán)限文 件 類 別審查會(huì)簽核 準(zhǔn)手冊各部門主管董事長程序相關(guān)部門主管總經(jīng)理工作指導(dǎo)書單位主管廠長圖紙工程技術(shù)部主管一般來說結(jié)合相關(guān)部門主管審查文件最主要的

17、作用是提出適合于其部門的意見，并加以修訂補(bǔ)充，以使文件的內(nèi)容更完善和具操作性。Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200724質(zhì)量手冊范例質(zhì)量手冊范例 現(xiàn)以ISO/TS16949:2009標(biāo)準(zhǔn)要求為例,例舉質(zhì)量手冊的結(jié)構(gòu)和部分內(nèi)容要求.質(zhì)量手冊目錄第一章 概述1.1質(zhì)量手冊的目的和作用1.2公司簡介1.3管理者承諾1.4質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)1.5管理者代表任命1.6客戶代表任命1.7公司組織結(jié)構(gòu)1.8職責(zé)與權(quán)限第二章 范圍及管理2.1范圍2.2手冊的管理Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 200725質(zhì)量手冊范例質(zhì)量手冊范例( (續(xù)二續(xù)二) )質(zhì)量手冊目錄 第三章 質(zhì)量手冊引用標(biāo)準(zhǔn)和參考手冊 第四章 質(zhì)量管理體系 4.1總要求 4.2過程關(guān)系圖 4.3主要過程的識(shí)別 4.4各過程之間的關(guān)系 4.5過程與ISO/TS19649:2009條文 4.6過程與責(zé)任部門對照表 4.7標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用與體系文件展開表 4.8各過程的管理Copyright SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reser