外貿(mào)跟單員的工作職責(zé)及工作流程

1、外貿(mào)跟單員的工作職責(zé)及工作流程外貿(mào)跟單員的工作職責(zé)及工作流程外貿(mào)跟單員的工作職責(zé)及工作流程 跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟 蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè) 務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。外貿(mào)跟單員的職責(zé)：跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以 客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員，是 各企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員 需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知識(shí)。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作內(nèi)容和職責(zé)：1 、及時(shí)安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細(xì)列

2、出打樣單。打樣單上應(yīng) 嚴(yán)格明晰四大要素：貨號(hào)、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應(yīng)嚴(yán)格參照 大貨訂單格式，即貨號(hào) - 顏色-數(shù)量應(yīng)列出表格，而不能是其它的任何格式。打 樣單應(yīng)由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后，方能安排打樣，外貿(mào)部經(jīng)理不在時(shí)，由外貿(mào)部經(jīng) 理指定的人簽字。如涉及某某模、五金模具是否要開，應(yīng)請(qǐng)示外貿(mào)部經(jīng)理。如 打樣需新購原料或輔料，應(yīng)書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂 量的，應(yīng)馬上匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。樣品完成后，應(yīng)仔細(xì)審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是 新客戶，樣品是否向客戶收費(fèi)、收多少、快遞費(fèi)是預(yù)付還是到付，需請(qǐng)示經(jīng) 理，由經(jīng)理決定?？偟脑瓌t是：如果是

3、少量樣品，樣品免費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。如樣 品數(shù)量較多，應(yīng)考慮樣品收費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。 2、嚴(yán)格把握“核價(jià)單”，精確地報(bào) 出美金銷售價(jià)格。一般情況下，核價(jià)單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿(mào)易 核價(jià)單”，一種是“進(jìn)料加工核價(jià)單”。核價(jià)單原則上是由計(jì)劃部提供的。業(yè) 務(wù)員在向計(jì)劃部索取核價(jià)單時(shí)，應(yīng)拿到 E某cel的電子格式，而不是紙張打印 件。拿到計(jì)劃部提供的核價(jià)單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)逐字逐行進(jìn)行審核，檢查是否有任 何可能的差錯(cuò)。特別要有能力看出明顯的錯(cuò)誤，如發(fā)現(xiàn)一個(gè)某某皮康紙的金額 為 5 元，一個(gè)某某里布的用量為 1 米，應(yīng)立即通知計(jì)劃部，要求計(jì)劃部立即改 正錯(cuò)誤。當(dāng)遇到計(jì)劃部未能及時(shí)提供核價(jià)單，客戶又要馬上提供報(bào)

4、價(jià)時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng) 立即動(dòng)手，收集相應(yīng)的核價(jià)單數(shù)據(jù)，自己制作出準(zhǔn)確的核價(jià)單。業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價(jià)單中利潤和銷售利潤率的計(jì)算方法的公式是否正 確。利潤 =美金賣價(jià)某匯率某 0.96- 成本銷售利潤率=利潤十（美金賣價(jià)某匯率）某100% 美金賣價(jià)確定后，原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后，方能對(duì)外報(bào)價(jià)。個(gè)別 客戶提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必須把事情的來龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報(bào)清楚， 由經(jīng)理決定如何操作。 3、積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣 品寄給客戶之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認(rèn)客戶樣品 收到后，應(yīng)立即發(fā)信給客戶，非?？蜌獾卦儐柨蛻魧?duì)樣品的評(píng)價(jià)，詢問客戶是 否有下訂單的可能。

5、4 、業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業(yè)理念?？蛻粝掠唵魏?， 業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時(shí)間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關(guān)部門。客戶下訂單 后，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對(duì)客戶訂 單的分析，圍繞“貨號(hào) -原料-顏色搭配 -做法”四個(gè)要素，與打樣時(shí)的最后確認(rèn) 樣核對(duì)（必要時(shí)要再次與打樣間溝通） ，如有客戶交待不清的，應(yīng)立即發(fā)電子郵 件與客戶書面確認(rèn)?？蛻舸_認(rèn)后，立即打印出中文訂單并下發(fā)。從收到客戶原 始訂單到中文訂單下發(fā)，整個(gè)過程的時(shí)間，能半小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用 1 小 時(shí)解決，能 1 小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用 2 小時(shí)解決，以此類推。整個(gè)過程，最 長不能超過 48

6、個(gè)小時(shí)。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息，則無條件調(diào)休。如客戶 原始訂單有交待不清，業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后，客戶在上班時(shí)間的4 個(gè)小時(shí)內(nèi)沒有回復(fù)的，此時(shí)業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快 書面回復(fù)；第二，口頭匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，講明情況，如外貿(mào)部經(jīng)理提出新的建 議的，立即按經(jīng)理的要求去做。中文訂單的發(fā)文放范圍應(yīng)在訂單的最上面顯示清楚。顯示發(fā)放范圍的標(biāo)準(zhǔn) 格式是“發(fā)：沈阿瑟（ 1）、張三（ 6）、李四（ 3）、王五（ 6）、錢六（ 5）、趙七 （1）、李八（ 1），共 23份?！敝形挠唵沃袘?yīng)絕對(duì)杜絕模糊語言，如“與上次一 樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門”等等。在中文訂單的右下角，業(yè)務(wù)員應(yīng)

7、 手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽 名，表明業(yè)務(wù)員已對(duì)訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核，已經(jīng)沒有任何絲毫的差錯(cuò)，也 表明業(yè)務(wù)員已對(duì)此訂單已經(jīng)完全承擔(dān)全部的責(zé)任。當(dāng)然，訂單最終確認(rèn)的另一個(gè)重要的指標(biāo)是客戶 30%定金到賬，或信用證 到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓計(jì)劃部先計(jì)算用料，但要書面 通知采購部：“所有物料采購等通知”。簡要的說, 外貿(mào)業(yè)務(wù)員主要負(fù)責(zé)聯(lián)系客戶 , 簽訂合同。外貿(mào)跟單員主要負(fù)責(zé) 合同的執(zhí)行，主要包括（但不限于）備貨、租船訂艙、報(bào)驗(yàn)、報(bào)關(guān)、制單結(jié) 匯、收匯核銷、退稅等。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作挑戰(zhàn)性大，機(jī)遇也多，工作壓力 大，前途遠(yuǎn)大，對(duì)從業(yè)水平要求比

8、較高，待遇比較好；外貿(mào)跟單員工作要求認(rèn) 真仔細(xì)，有責(zé)任感，專業(yè)水平好，但工作壓力相對(duì)較小，挑戰(zhàn)性也差，前途一 般，待遇不會(huì)有大的發(fā)展，但是，外貿(mào)跟單員往往是業(yè)務(wù)員的基礎(chǔ)其實(shí)跟單很 簡單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協(xié)調(diào)管理工作，把信息即時(shí)地在兩者 之間進(jìn)行反饋。第 1 步：當(dāng)業(yè)務(wù)員和客戶在網(wǎng)上進(jìn)行溝通，確定初步意向后。客戶通過快遞把樣品 和加工的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)傳過來。此時(shí)，將樣品和相關(guān)的加工制作的要求通過打樣申 請(qǐng)單反映出來。之后，經(jīng)過業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單 （ 打樣單要復(fù)印一 份，正本留自己保存 ） 。給打樣室，打樣。第 2 步：樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意即時(shí)向快遞詢問 UPS號(hào)。

9、第3步： 客戶確認(rèn)樣品并將樣品寄回，同時(shí)下單。第 4 步：根據(jù)回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門經(jīng)理 簽字。將單和樣品留技術(shù)部。要求其制作工藝流程。第 5 步：之后將合同傳給財(cái)務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品 3 樣物品， 下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來做，把品質(zhì)要求，包裝要求，和備注事 項(xiàng)，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復(fù)印 5 份，分別傳生產(chǎn) -品管-財(cái)務(wù)-物控 - 出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復(fù)印 5 份，傳財(cái) 務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，副本自己留著。第 6 步： 將合同復(fù)印 2 份，正本自己歸檔。副本分別傳老總

10、辦公室和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。 第 7 步： 即時(shí)反映工廠在生產(chǎn)過程中的問題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶溝 通達(dá)成協(xié)議后，將結(jié)果通過工作聯(lián)系單將變更要求傳達(dá)到生產(chǎn)車間。工作聯(lián)系 單正本留己，副本傳達(dá)。第 8 步： 快出貨時(shí)，聯(lián)系貨代。做報(bào)關(guān)單據(jù)。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問題，導(dǎo) 致不能即時(shí)出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。第 9 步：若即時(shí)完 貨。則提前兩天將貨代傳來的進(jìn)倉單或相關(guān)單據(jù)交給出貨部門。并將出貨通知 單復(fù)印 3 份，傳生產(chǎn) -品管-出貨部。正本留己。第 10 步： 即時(shí)做好已付單據(jù)連同貨代送來的提單進(jìn)行議付。如前 T/T 下，則先傳副 本給對(duì)方，要其付款。 L/C 項(xiàng)下，則交由財(cái)務(wù)

11、部到銀行進(jìn)行相關(guān)事項(xiàng)。第 11 步： 到核銷單等相關(guān)單據(jù)回來后，將單據(jù)交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)匯，辦理核銷退稅 手續(xù)擴(kuò)展閱讀： 服裝跟單員工作職責(zé) 工作流程 2022-10-17 服裝跟單員的日常工作流程 一、服裝跟單日常工作安排：1全面準(zhǔn)備并了解訂單資料（客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認(rèn)樣、面/輔料樣卡、確認(rèn)意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣） ，確認(rèn)所掌握的所有資料之 間制作工藝細(xì)節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對(duì)指示不明確的事項(xiàng)詳細(xì)反映給相關(guān)技術(shù)部 和業(yè)務(wù)部，以便及時(shí)確認(rèn)。2務(wù)必保證本公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細(xì)并明確、一致?。ㄗ詈靡形淖肿C明）3事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況并對(duì)工廠的優(yōu) /

12、劣勢(shì)進(jìn)行 充分評(píng)估，做到知根知底。4跟單員言行、態(tài)度均代表本公司，因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過程 中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴(yán)禁以任何主觀或客觀 理由對(duì)客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業(yè)務(wù)過程中不能隨意越 權(quán)表態(tài) , 有問題及時(shí)請(qǐng)示公司決定。5預(yù)先充分估量工作中問題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強(qiáng)工作力度，完善細(xì)化 前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問題為目的，預(yù)先充分防 范、工作中重復(fù)發(fā)掘、及時(shí)處理問題并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)以后的工作方式和細(xì)則進(jìn) 一步完善方為根本之道。6. 訂單跟單員與訂單負(fù)責(zé)人（操作員）要保持密切的聯(lián)系，出于雙方的利 益著想，雙與對(duì)方溝通，將問

13、題降到最低限度。二、生產(chǎn)過程中的驗(yàn)貨工作程序：1面/輔料到廠后，督促工廠最短時(shí)間內(nèi)根據(jù)發(fā)貨單詳細(xì)盤點(diǎn)，并由工廠簽 收。若出現(xiàn)短碼 /少現(xiàn)象要親自參與清點(diǎn)并確認(rèn)。2如工廠前期未打過樣品，須安排其速打出投產(chǎn)前樣確認(rèn)，并將檢驗(yàn)結(jié)果 書面通知工廠負(fù)責(zé)人和工廠技術(shù)科。特殊情況下須交至公司或客戶確認(rèn) , 整改無 誤后方可投產(chǎn)。3校對(duì)工廠裁剪樣版后方可對(duì)其進(jìn)行版長確認(rèn)，詳細(xì)記錄后的單耗確認(rèn)書 由工廠負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)，并通知其開裁。4根據(jù)雙方確認(rèn)后的單耗要與工廠共同核對(duì)面 /輔料的溢缺值，并將具體數(shù) 據(jù)以書面形式通知公司。如有欠料，須及時(shí)落實(shí)補(bǔ)料事宜并告知加工廠。如有 溢余則要告知工廠大貨結(jié)束后退還我司，并督促

14、其節(jié)約使用，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。5投產(chǎn)初期必須每個(gè)車間、每道工序高標(biāo)準(zhǔn)地進(jìn)行半成品檢驗(yàn)，如有問題 要及時(shí)反映工廠負(fù)責(zé)人和相應(yīng)管理人員，并監(jiān)督、協(xié)助工廠落實(shí)整改。6每個(gè)車間下機(jī)首件成品后，要對(duì)其尺寸、做工、款式、工藝進(jìn)行全面細(xì) 致地檢驗(yàn)。出具檢驗(yàn)報(bào)告書（大貨生產(chǎn)初期 /中期/末期）及整改意見，經(jīng)加工 廠負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后留工廠一份，自留一份并傳真公司。工作流程 2022-10-177每天要記錄、總結(jié)工作，制定明日工作方案。根據(jù)大貨交期事先列出生 產(chǎn)計(jì)劃表，每日詳實(shí)記錄工廠裁剪進(jìn)度、投產(chǎn)進(jìn)度、產(chǎn)成品情況、投產(chǎn)機(jī)臺(tái)數(shù)量, 并按生產(chǎn)計(jì)劃表落實(shí)進(jìn)度并督促工廠。生產(chǎn)進(jìn)度要隨時(shí)匯報(bào)公司。8針對(duì)客戶跟單員或公司巡檢到

15、工廠所提出的制作、質(zhì)量要求，要監(jiān)督、 協(xié)助加工廠落實(shí)到位，并及時(shí)匯報(bào)公司落實(shí)情況。9成品進(jìn)入后整理車間，需隨時(shí)檢查實(shí)際操作工人的整燙、包裝等質(zhì)量，并 不定期抽驗(yàn)包裝好的成品，要做到有問題早發(fā)現(xiàn)、早處理。盡最大努力保證大 貨質(zhì)量和交期。10大貨包裝完畢后，要將裁剪明細(xì)與裝箱單進(jìn)行核對(duì)，檢查每色、每號(hào)是否相符。如有問題必須查明原因并及時(shí)相應(yīng)解決。11加工結(jié)束后，詳細(xì)清理并收回所有剩余面料、輔料。12對(duì)生產(chǎn)過程中各環(huán)節(jié)（包括本公司相應(yīng)部門和各業(yè)務(wù)單位）的協(xié)同配合力度、出現(xiàn)的問題、對(duì)問題的反應(yīng)處理能力以及整個(gè)定單操作情況進(jìn)行總結(jié) ,以 書面形式報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。13. 在檢查過程中一定要公平，真實(shí)。不

16、能收到廠家的一點(diǎn)點(diǎn)好處，而忘了 自己的職責(zé)。跟版要求：1 ）要有較好的外語基礎(chǔ)，掌握一定的專業(yè)外語，同時(shí)至少對(duì)（面料 / 服 裝）生產(chǎn)流程有基本上的了解：接單 - 備料- 開裁- 掃粉（如有車花或釘珠） / 排花（如是喱士排花款） - 車縫- 手工- 后整- 查貨- 包裝等等。2 ）接單：清楚明白不同客戶對(duì)樣辦款式及風(fēng)格上的需求，在跟客戶接單 時(shí)，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)一些生產(chǎn)上可能出現(xiàn)的問題，誘導(dǎo)客戶接受既具他的產(chǎn)品獨(dú)特 風(fēng)格而又適于大貨生產(chǎn)的產(chǎn)品（注意：“是否適合于生產(chǎn)大貨”這一點(diǎn)是做樣 辦時(shí)特別重要考慮到的！ ！因?yàn)?，如果難度太大而不是普遍工廠能到好，那么 無疑就是大大提高了生產(chǎn)成本。 ），把客戶各

17、項(xiàng)要求清楚地標(biāo)明在辦單上。3）布產(chǎn)：A.讓紙樣師傅做圖稿的同時(shí)安排備料，認(rèn)真做到跟進(jìn)每工序的進(jìn) 度并記錄生產(chǎn)過程中碰到的每個(gè)問題、需注意的事項(xiàng)、每種物料的用量及各工 序生產(chǎn)工時(shí)以作成本核算的基本資料。4 ）看辦：樣辦完成后，可請(qǐng)本廠設(shè)計(jì)師一起看辦（這個(gè)對(duì)于初入門的跟單員相當(dāng)重要，可以從中學(xué)到一些技術(shù)上的東西） ，看看這辦是否已做到如你從客戶那了解到的他所要的樣辦5 ）成本資料：樣辦寄給客戶后就得做成本資料存檔及給客戶報(bào)價(jià)，這一項(xiàng) 需要特別謹(jǐn)慎認(rèn)真。大家都知道，如果成本出了點(diǎn)錯(cuò)或是報(bào)價(jià)出錯(cuò)，會(huì)對(duì)以后 這個(gè)款的大貨帶來很大損失。跟大貨生產(chǎn)要求：1 ）有較好的外語基礎(chǔ)，掌握一定的專業(yè)外語，同時(shí)至少對(duì)

18、服裝生產(chǎn)流程有 基本上的了解：接單 - 備料- 開裁- 掃粉（如有車花或釘珠） / 排花（如是喱士 排花款） - 車縫 - 手工- 后整- 查貨- 包裝工作流程 2022-10-172 ）接單：特別注意與跟辦同事銜接好相應(yīng)款式在做辦時(shí)存檔的資料 這部分工作得特別細(xì)心，如：做辦時(shí)是這樣做，而客戶已要求大貨更改另外的做 法。3 ）布產(chǎn)：將生產(chǎn)單及各工序在做辦時(shí)遇到的問題、修改方法以及人客意見 的資料分發(fā)給各相應(yīng)工序。4 ）跟進(jìn)生產(chǎn)：多到車間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產(chǎn)過 種中所碰到的問題，如有必要，需向客戶反映問題及建議或征求意見。5 ）貨期及質(zhì)量：跟進(jìn)貨期的同時(shí)要讓 QC控制好質(zhì)量

19、。6 ）出貨箱單資料：需預(yù)先提供出箱裝單資料給船務(wù)部用于做報(bào)關(guān)資料。7 ）包裝出貨：一般情況下，不同客戶有不同的嘜頭、嘜頭位置車法、包裝 資料。按客戶要求做就可以了啦。1 、頭辦：設(shè)計(jì)圖紙發(fā)外廠做頭版，頭版批核尺寸和板型（和設(shè)計(jì)師一 起），若不確認(rèn)，必須繼續(xù)做復(fù)版。2 、確認(rèn)生產(chǎn)款：做面輔料訂購預(yù)算單交采購部訂購。3 、發(fā)面輔料：開單發(fā)面輔料（CMT單不用發(fā)面料）4 、做產(chǎn)前版：用大貨面輔料（如沒有物料可暫代，但需標(biāo)示清楚）做正確 產(chǎn)前辦，追辦并批復(fù)（包括工藝、尺寸、輔料、款式等，總之是大貨前樣） 。5 、生產(chǎn)進(jìn)度和質(zhì)量跟進(jìn)，確保貨期和質(zhì)量：開裁、裁數(shù)、初期查驗(yàn)、中期 查驗(yàn)、尾期查驗(yàn)、交貨、退主輔料清算。中間要解決各種生產(chǎn)中問題，對(duì)每款 易出問題部分要時(shí)時(shí)提點(diǎn)檢查。如裁數(shù)多了或少了，物料補(bǔ)訂和補(bǔ)發(fā)，對(duì) FOB 單數(shù)量的正常接受范圍外的：要不要多的數(shù)量、接不接受少了數(shù)量，三期的質(zhì) 量問題如何解決如何監(jiān)督，貨期晚了如何解決等等。跟單除了專業(yè)技術(shù)之外，還有的就是要注意和工