印章管理制度(2)

1、印章管理規(guī)定第一條為了保證福建寶利特集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)）及下屬各子公司（以下簡(jiǎn)稱子公司） 印章刻制、保管以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，依據(jù)集團(tuán)規(guī)范運(yùn)營、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理規(guī)定，有效地維護(hù)公司利益，特制定本管理規(guī)定。第二條本管理規(guī)定所指印章包括集團(tuán)及子公司公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、采購合同專用章、銷售合同專用章、人力資源部專用章、品管專用章、報(bào)關(guān)專用章等具有法律效力的印章。第三條本管理規(guī)定適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書、證件、證書、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及對(duì)外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文本等。第四條印章授權(quán)管理和使用部門：（一）集團(tuán)及各子公司各類印章（含電子章）由

2、集團(tuán)法定代表人授權(quán)向相關(guān)部門核發(fā)或核銷。（二）集團(tuán)及子公司各類印章（含電子章）由各公司最高管理者授權(quán)相關(guān)部門管理和使用。（三）各類印章（含電子章）授權(quán)以下部門分別管理和使用：1、集團(tuán)及子公司法定代表人印章由集團(tuán)法定代表人或其授權(quán)指定的代理人負(fù)責(zé)管理和使用；2、集團(tuán)公章及其電子章由集團(tuán)行政部主管負(fù)責(zé)管理和使用，電子章僅限于集團(tuán)建設(shè)工程報(bào)建使用，各子公司公章由總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理和使用；3、集團(tuán)及子公司財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心主管或其授權(quán)指定的代理人負(fù)責(zé)管理和使用；4、集團(tuán)及子公司采購合同專用章及其電子章由采購管理中心主管負(fù)責(zé)管理和使用；5、集團(tuán)及子公司銷售合同專用章及其電子章由各公司銷

3、售部主管負(fù)責(zé)管理和使用；6、集團(tuán)人力資源部專用章由人力資源管理中心主管負(fù)責(zé)管理和使用；7、集團(tuán)及子公司品管專用章由各公司品管部主管負(fù)責(zé)管理和使用；8、集團(tuán)及子公司報(bào)關(guān)專用章由責(zé)任報(bào)關(guān)員負(fù)責(zé)管理和使用；9、上述電子章僅限于規(guī)定的范圍內(nèi)使用，未規(guī)定使用電子章的，一律禁止使用電子章；10、 凡因工作需要并符合本條規(guī)定配置印章或更換印章的部門應(yīng)在在公司請(qǐng)購系統(tǒng)中提交請(qǐng)購單， 注明用途、規(guī)格要求等，經(jīng)總裁審批通過，方可配置或更換印章；11、印章刻制由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)，經(jīng)公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，到指定的單位刻制；印章的規(guī)格、樣式由集團(tuán)行政部按有關(guān)規(guī)定辦理。12、印章刻制或作廢的相關(guān)批文和文件資料，由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)整理

4、匯總，及時(shí)送交集團(tuán)檔案處存檔。13、電子章制作、維護(hù)及作廢由網(wǎng)絡(luò)信息部負(fù)責(zé)，印章專管人員提交申請(qǐng)，經(jīng)集團(tuán)法定代表人審批后，方可制作或作廢。第五條印章的管理（一）公司的所有印章，均由集團(tuán)檔案處負(fù)責(zé)登記、留樣并確定印章保管及使用責(zé)任人（以下簡(jiǎn)稱為印章專管人員）。印章啟用時(shí)由集團(tuán)行政部下發(fā)關(guān)于公司啟用有關(guān)專用章的通知（詳見本管理規(guī)定附件一），注明啟用日期、發(fā)放單位/ 部門和使用范圍和啟用印模。（二）集團(tuán)檔案處向印章專管人員移交印章時(shí)，應(yīng)填寫公司印章留樣備案表（詳見本管理規(guī)定附件二）。（三）由于印章磨損而更換領(lǐng)用印章，仍需在集團(tuán)檔案處登記、留樣。（四）因公司名稱變動(dòng)、部門撤銷或重組、印章使用損壞等情形

5、的，原部門有關(guān)印章應(yīng)由印章專管人員及時(shí)交回集團(tuán)檔案處，由集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)聲明作廢。（五）嚴(yán)禁印章專管人員將印章轉(zhuǎn)借他人。（六）印章丟失或被盜時(shí)，印章專管人員應(yīng)立即以書面形式告知集團(tuán)行政部，集團(tuán)行政部主管應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰等。（七） 公司決定需要停用印章或電子章的，由董事長簽字同意后由集團(tuán)行政部下發(fā)關(guān)于公司停用有關(guān)_專用章的通知（詳見本管理規(guī)定附件三）將停用原因、時(shí)間通知公司各有關(guān)部門，并收回停用的印章切角封存或銷毀。（八）各部門不得擅自刻制印章或制作電子章，違反本項(xiàng)規(guī)定者屬于嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度，給予無條件除名處理，因此造成的全部經(jīng)濟(jì)

6、損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的追求其法律責(zé)任。第六條印章專管人員的職責(zé)公司所有印章專管人員應(yīng)遵守本條以下規(guī)定：（一）印章專管人員每天下班前應(yīng)檢查印章是否齊全，存放在安全的地方并上鎖，次日上班后，應(yīng)首先檢查所保管印章存放處有無異樣，若發(fā)現(xiàn)意外情況應(yīng)立即上報(bào)。（二）印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章授權(quán)人應(yīng)指定他人代管印章，印章專管人員要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。印章代管期間，代管人員對(duì)印章的管理和使用承擔(dān)一切責(zé)任。專管人員正常上班后，代管人員應(yīng)向?qū)９苋藛T交接工作，登記用印的起止日期，實(shí)行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實(shí)到人。交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理

7、交接手續(xù)，填寫印章交接單（詳見本管理規(guī)定附件四），登記交交接日期、管理印章類別。交接人員簽字，印章授權(quán)人簽字認(rèn)可后備存。若遇緊急突發(fā)事件，無法立即辦理印章交接手續(xù)的，印章專管人員應(yīng)通過電話或短信等方式，交接印章，并上報(bào)總裁，返崗后補(bǔ)辦印章交接手續(xù)。（三）印章專管人員要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章專管人員不予用印；經(jīng)辦人拒絕印章專管人員審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章專管人員可拒絕用印并報(bào)告總裁 / 總經(jīng)理處理。（四）印章專管人員用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。介紹信、便函、授權(quán)委托書要有

8、存根，要在落款和騎縫處一并加蓋印章。（五）因印章管理不嚴(yán)、使用不當(dāng)、遺失，對(duì)印章專管人員予以嚴(yán)厲處罰；（六）印章專管人員離職時(shí)，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章專管人員離職時(shí)，應(yīng)將管理的印章、用印登記簿等用印相關(guān)文件資料送交檔案處后方可辦理離職手續(xù)。崗位交接人員應(yīng)按印章領(lǐng)用規(guī)定及時(shí)到檔案處辦理印章領(lǐng)出手續(xù)。（七） 禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出。如確需帶出使用時(shí)，須經(jīng)總裁/ 總經(jīng)理批準(zhǔn)并填寫公章外出使用審批單（詳見本規(guī)定附件五）方可帶出；非公章專管人員攜帶外出時(shí)，用印人還應(yīng)填寫印章交接單辦理交接手續(xù)后方可帶出。攜帶公章外出人員對(duì)公章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。第七條各類印

9、章的使用規(guī)定（一）公司印章的使用1、各類印章必須按照使用部門的明確職能和管理范圍用章，不得超越本部門職能和管理范圍用章。2、印章專管人員在使用公章前必須認(rèn)真審核文件資料，凡所填寫的內(nèi)容和擬使用公章的文稿材料不符的，不予用章；公司相應(yīng)管理權(quán)限主管簽署的文件或授權(quán)辦理的文件，審核無誤后方可蓋章，否則，出現(xiàn)事故，責(zé)任由印章專管人員承擔(dān)一切責(zé)任。3、凡需要加蓋公司印章的公文、介紹信、便函、授權(quán)委托書、發(fā)文批準(zhǔn)書、業(yè)務(wù)報(bào)表、邀請(qǐng)函等重要文件，均須填寫公司用印審批記錄單， （詳見本管理規(guī)定附件六）經(jīng)相關(guān)部門主管審批簽字后，方可使用公司印章。4、公司印章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章及公司其他印章（合同專用章

10、除外）所用印的文件、資料、附件資料及公司用印審批記錄單作為用印憑據(jù)檔案由印章專管人員留存。5、嚴(yán)禁在空白表格包括但不限于證書、信箋、合同、協(xié)議、證明等空白文件上蓋章。嚴(yán)禁在手寫文件上加蓋公司印章。如遇特殊情況，必須報(bào)經(jīng)總裁/ 總經(jīng)理簽字同意后，方可用章。（二）合同用印管理規(guī)定1、公司定版各類合同，如采購合同、銷售合同、勞動(dòng)合同等，由印章專管人員根據(jù)本部門管理權(quán)責(zé)審核和用印，并做好用印記錄。2、銷售/ 采購合同專用電子章僅用不公司定版的銷售/ 采購合同。3、非公司定版的合同，由顧問律師和相關(guān)部門主管審議，并簽署審核意見，上報(bào)公司總裁/ 總經(jīng)理審批，審批通過后，經(jīng)辦人應(yīng)填寫公司合同專用章用印審批單

11、（詳見本管理規(guī)定附件七），印章專管人員核查后方可用印。4、用印的合同上應(yīng)當(dāng)先由合同授權(quán)簽約代表人簽字并注明年月日后，方可用印。5、禁止在手寫合同或合同內(nèi)容填寫不全的合同上用印。6、對(duì)外簽署的合同或協(xié)議等，須加蓋騎縫章。（三）財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章的無須辦理本條第（一）項(xiàng)的審批程序。公司對(duì)外報(bào)送的各類業(yè)務(wù)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）及其他需用公司財(cái)務(wù)印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印手續(xù)。（四） 公司各類印章實(shí)行用印登記制度，印章專管人員應(yīng)每年度6 月 30 前、 12 月 31 日前應(yīng)將該期間填寫的用印登記簿（詳見本管理規(guī)定附件八）及用印資料檔案全部移交集團(tuán)檔案處存檔。

12、第八條法律責(zé)任（一）任何人員必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定程序使用印章，不符合本制度規(guī)定時(shí)，不得擅自使用。（二）違反本制度的規(guī)定使用印章或電子章，造成丟失、盜用、仿制等，給公司造成損失的，要依法追究賠償責(zé)任；造成法律責(zé)任的，要依法追究一切經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任。第九條附則（一）本規(guī)定附公司印章管理的相關(guān)文件范本。（二）本規(guī)定自發(fā)布之時(shí)效實(shí)施。（三）本規(guī)定由集團(tuán)人力資源管理中心負(fù)責(zé)解釋。附件一：關(guān)于公司啟用有關(guān)專用章的通知公司各部門及分子公司：根 據(jù) 公 司 公 司 印 章 管 理 規(guī) 定 第 條 的 規(guī) 定 ， 由 于 ， 現(xiàn) 公 司 已 啟 用“ 專用章”，該印章由公司 部門管理，專管人員為。為實(shí)現(xiàn)公司各部

13、門業(yè)務(wù)對(duì)接、規(guī)范我公司的對(duì)內(nèi)對(duì)外管理，自年 _月 _日起，啟用本通知附件的公章，原“專用章”印章同時(shí)廢止。特此函告。附件：新舊印章樣式舊印章樣式新印章樣式附件二：NO:公司印章留樣備案表印章名稱：章審批人：刻制人：?jiǎn)⒂脮r(shí)間：配置及保管部門：印章用途：印章專管人員：印章留樣本留樣印章自 年 月 日啟用印章領(lǐng)用憑據(jù)及承諾：本人作為本留樣印章的保管及使用責(zé)任人，于 年月日自公司辦公室領(lǐng)取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章，依照公司印章管理制度使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應(yīng)的審批文件資料；若因本人故意或過失使用本印章導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，本人自愿全額賠償對(duì)公司因此導(dǎo)致的全部經(jīng)濟(jì)損失并接受

14、公司的相應(yīng)處罰。印章專管人員：年 月 日附件三:公司文件司辦發(fā)20 號(hào)關(guān)于公司停用有關(guān)專用章的通知公司各部門及分子公司：根據(jù) 公司公司印章管理規(guī)定第 條的規(guī)定，由于 ，現(xiàn)公司決定作廢停用原由公司部門專管人員 管理的“專用章”。年月日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。特此函告。附件：停用印章樣式年 月 日停用印章樣式主題詞：印章停用通知抄送： , , , O 年月日印發(fā)附件四:印章交接單NO:部門名稱：交接印章名稱：交接日期：月 日用印注意事項(xiàng)說明：1、交接人雙方的行為均應(yīng)遵守 公司公司印章管理規(guī)定之規(guī)定。2、其他說明事項(xiàng)：3、印章留樣：留樣4、本印章自 年月日 時(shí)起，經(jīng)印章授權(quán)人簽字確認(rèn)后，

15、其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章接收人負(fù)責(zé)。移交人：接收人：年 月 日 年 月 日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)： 年月日附件五：印章外出使用審批單NO:1、部門名稱：2、外出印章名稱：3、使用日期：月 日4、用印事項(xiàng)：5、外出使用原因：6、用印責(zé)任人：印章留樣：留樣7、本印章自 年月日 時(shí)經(jīng)授權(quán)人簽字同意外出使用期間，其保管責(zé)任和用印責(zé)任均由印章負(fù)責(zé)。申請(qǐng)人：年 月 日印章授權(quán)人簽字確認(rèn)： 年 月 日附件六：公司用印審批記錄單NO:申請(qǐng)人：;申請(qǐng)日期：。申請(qǐng)人所在部門：所在部門負(fù)責(zé)人審核意見：同意口（由當(dāng)事人勾選） O文件名稱正/復(fù)印件份數(shù)用途說明口正本口復(fù)印件口正本口復(fù)印件口正本口復(fù)印件口正本口復(fù)印件審批同意人【本欄根據(jù)是否需要逐級(jí)審批 的具體情況填寫，不需填全所 有欄目】印章專管人同意口簽名：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意口簽名：總裁/總經(jīng)理同意口簽名：申請(qǐng)使用的印章：口公司印章法定代表人印章口合同專用章口財(cái)務(wù)專用章用印情況（由當(dāng)事人勾選）已用印口（申請(qǐng)人簽名）（日期）已