Excel使用中常被忽略的十條實(shí)用技巧

1、Excel使用中常被忽略的十條實(shí)用技巧Office技巧里最常用到的還是Excel技巧。以下是一些常被忽略的Excel技巧，您看有沒有用？“End+方向鍵”進(jìn)行快速定位至最邊上單元格如圖1所示，假如當(dāng)前單元格在c3的位置，按End鍵后再按鍵，當(dāng)前單元格則會跳到最上方c1單元格，而如果按的是鍵則會跳到最下文的c5單元格，按鍵會跳到最左方單元格，按鍵會跳到最右方單元格。也就是說不管當(dāng)前單元格在哪個位置，反正按End鍵后再按方向鍵就會定位到最邊上的單元格。而如果中間有空白單元格則會先會定位至空白單元格。這個作用是如果工作表中有很多行或列時，用此快捷鍵則可以快速找到空白單元格或定位至邊上單元格。圖1隔行

2、列快速粘貼如圖2所示，按Ctrl鍵后同時選中a1、e1、a5、e5四個單元格，復(fù)制后粘貼會發(fā)現(xiàn)復(fù)制的內(nèi)容連接到了一起。這樣可以達(dá)到快速復(fù)制不連接單元格的作用。當(dāng)然如果中間有空白單元格則是無法選中的。圖2"填充內(nèi)容"#與"填充內(nèi)容"單元格格式類型當(dāng)你需要輸入大量前面部分或后面部分的相同內(nèi)容時，可以在單元格格式中設(shè)置單元格類型為"填充內(nèi)容"#或#"填充內(nèi)容"，其中“"填充內(nèi)容"”為自動填充的相同部分的內(nèi)容，“#”為手動輸入的部分。輸入數(shù)字時用“#”，輸入字符時用“”。中英文輸入自動切換在編輯表格時，

3、有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，這時可以選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后確定退出。 現(xiàn)在當(dāng)選中需要輸入中文的單元格時，中文輸入法就會自動打開，而當(dāng)選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。用連字符“&”來合并文本如果想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，用連字符“&”就能夠輕松將它搞定。在最后合并的單元格中輸入公式：=“單元格1”&“單元格2”，回車后即可合并。按“Ctrl+Enter”組合鍵后定位在同一單元

4、格有時，為了測試某個公式，需要在某個單元格內(nèi)反復(fù)輸入多個測試值。但是每次輸入一個值后按下Enter鍵查看結(jié)果后，活動單元格就會默認(rèn)移到下一個單元格上，必須用鼠標(biāo)或上移箭頭重新選定原單元格，極不方便。如果你按“Ctrl+Enter”組合鍵，則活動單元格仍為當(dāng)前單元格。自動打開工作簿將需要自動打開的工作薄的快捷方式放到C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夾中，以后每次啟動時，Excel都會自動打開這個工作簿。在選定單元格中輸入內(nèi)容如果在一行中輸入完后想切換至下一行，這時一般用鼠標(biāo)移動并定位至要輸入的單元格再開始輸入，這樣感覺很麻煩。不過我

5、們可以先選中要輸入的區(qū)域，然后可以按Tab鍵進(jìn)行切換，如果要退回原來的單元格則可以用Shift+Tab鍵?？焖俅蛴《鄠€工作表打印多個工作表時無需一個一個打印，可以直接選中需要打印的工作表的標(biāo)簽，然后點(diǎn)擊工具欄的打印按鈕就可以了。用選擇性粘貼的“轉(zhuǎn)置”功能快速轉(zhuǎn)換行列有時我們需要把Word中的一個表格的行列進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這時我們可以復(fù)制后，在Excel中執(zhí)行“選擇性粘貼轉(zhuǎn)置”來快速轉(zhuǎn)換，準(zhǔn)確又方便。拋棄PS Word 2007也能當(dāng)摳圖大師IT作者：冷孤月公關(guān)部的老張和小王在外面搞市場調(diào)研，接到公司發(fā)來的郵件，要求盡快將收集到圖片資料整理好后回傳，老張犯起愁來，很多圖片都要涉及到“摳圖”，可是自己的

6、筆記本電腦上并沒裝Photoshop啊，小王湊過來一看，你不是電腦中有Word 2007嗎？利用它就可以啊?！癢ord 2007怎么個摳圖法呢？我可不會啊”，小王就在老張的電腦上演示起來一、插入圖片修剪后另存運(yùn)行Word 2007新建一空白文檔，單擊工具欄上的“插入”菜單，在出現(xiàn)的浮動工具面板中單擊“來自文件的圖片”按鈕找到需要處理的圖片，將圖片插入到文檔中（如圖1）。圖1 Word 2007插入圖片然后單擊右上角的“裁剪”按鈕，圖片四周將出現(xiàn)黑色線框，拖動邊緣的線框?qū)D片裁剪至只剩下剛好能夠包含到需要扣圖對象輪廓的矩形區(qū)域（如圖2）。圖2 Word 2007裁剪圖像單擊左上角的“office

7、”圖標(biāo)按鈕將該文檔另存為網(wǎng)頁，即將保存類型選擇為“網(wǎng)頁（*.htm;*.html）”,選擇好保存路徑進(jìn)行保存，這樣就會生成一個與命名的文件名相同的文件夾，在此文件夾下會有類似于image001的圖片，該圖片就是裁剪之后的圖片，接下來我們要用到它。 二、利用“自由曲線”勾圖回到Word2007中，單擊菜單欄上的“插入”選項，在出現(xiàn)的浮動工具面板的“插圖”選項組找到“形狀”，然后單擊“自由曲線”圖標(biāo)，拖動鼠標(biāo)沿著圖片的邊緣勾畫出需要扣圖的輪廓，勾畫時對于邊緣較復(fù)雜的部分（例如頭發(fā)、衣服等部位），可以先去掉一些細(xì)節(jié)暫時不管，但一定不要在人物周圍留下空白，勾畫完成后自動形成一個閉合的曲線。小提示：為了

8、使摳出的圖更精準(zhǔn)一些，可以右擊曲線從彈出的菜單中選擇“編輯頂點(diǎn)”，曲線上將出現(xiàn)的大量頂點(diǎn)，通過移動頂點(diǎn)使曲線與人物輪廓邊緣吻合得更精確。在編輯頂點(diǎn)過程中也可以按住Ctrl鍵在已有的頂點(diǎn)上單擊刪除一些不必要的頂點(diǎn)，同時在需要增加頂點(diǎn)的地方單擊就可以增加一個新頂點(diǎn)，仔細(xì)調(diào)整到曲線剛好能包圍到所有的輪廓為止（如圖3）。圖3 Word 2007應(yīng)用自由曲線三、填充圖形并完成摳圖在背景圖片上單擊，同時按下DEL鍵刪除原有的圖片，這時只留下勾畫出的輪廓曲線，接著在閉合曲線框上單擊選中它，右擊選擇“設(shè)置自選圖形格式”打開“設(shè)置自選圖形格式”對話框（如圖4），在“顏色和線條”選項卡的“填充”標(biāo)簽分頁下，點(diǎn)擊“

9、顏色”項的下拉箭頭，從中選擇“填充效果”，在出現(xiàn)的填充效果框中選“圖片”，單擊“選擇圖片”按鈕，找到前面第一步準(zhǔn)備好的圖片作為填充圖片，確定后返回到“設(shè)置圖片格式”對話框，將“線條顏色”設(shè)置為“無線條顏色”，確定之后返回到幻燈片中就可以看到摳出的圖片了。若對于細(xì)節(jié)地方不滿意，可以再次右擊選擇“編輯頂點(diǎn)”再次對圖片進(jìn)行調(diào)整直到滿意為止。圖4 Word 2007填充效果小提示：以上的摳圖過程其實(shí)就是利用“自由曲線”工具對圖片的人物進(jìn)行勾取，然后利用同樣大小的圖片對勾劃出的圖形進(jìn)行填充，因此用于填充的圖片和勾畫出的閉合曲線圖形的大小一定要相同（這就是為什么要先進(jìn)行裁剪的原因），否則就會導(dǎo)致填充后圖片

10、與曲線錯位而吻合不好。Word和WPS中通用的文本排版技巧無論用Word還是WPS排版文檔時難免會使用文本對齊、段落設(shè)置的功能，本文總結(jié)了Word和WPS通用的文本排版技巧，希望對大家排版的工作有所幫助。1.單元格數(shù)字小數(shù)點(diǎn)對齊選中要處理小數(shù)點(diǎn)對齊的數(shù)字，如果是表格內(nèi)的某行、某列一組數(shù)字的需要對齊，可選中單元格，接著在“格式”菜單下選擇“制表位”命令打開“制表位”對話框。在“制表位位置”下輸入制表位數(shù)值，在“對齊方式”中選擇“小數(shù)點(diǎn)對齊”，“前導(dǎo)符”選擇“無”。然后點(diǎn)擊“設(shè)置”按鈕，指定所設(shè)置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按鈕來刪除，確定后退出對話框。然后在該單元格輸入的數(shù)

11、字小數(shù)點(diǎn)就會自動對齊。2.段落對齊一般我們在文本每個段落的首行文字都會縮進(jìn)2個字符，編寫文檔時先不處理段落格式，編寫結(jié)束后將段落全部選中點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“段落”命令，打開“段落”設(shè)置窗口，在“縮進(jìn)和間距”選項卡中“縮進(jìn)”中應(yīng)用“特殊格式”下的“首行縮進(jìn)”效果，設(shè)置“度量值”為“2”確定即可。如果要讓文本內(nèi)容自動適應(yīng)頁面的寬度，可以設(shè)置“常規(guī)”選項下“對齊方式”為“分散對齊”。3.巧設(shè)“列”距在“段落”設(shè)置中我們可以使用“間距”的“行距”功能設(shè)置文本每行的間隔距離，但這里沒有列距的設(shè)置選項。如果要設(shè)置列之間的間隔距離，可以在“文本”菜單下打開“頁面設(shè)置”對話框，然后在“文檔網(wǎng)絡(luò)”選項卡的“網(wǎng)格”

12、中選擇“文字對齊字符網(wǎng)格”，再設(shè)置“字符”中每行的字符個數(shù)，例如“20”這樣就可增加文字之間的距離，變相增加列距。加快WPS表格數(shù)據(jù)錄入速度的兩則技巧我們在WPS表格中錄入數(shù)據(jù)時可能做了很多“無用功”，但我們卻沒有注意到。錄入數(shù)據(jù)時，一般選擇橫著錄入或豎著錄入。橫著錄入和豎著錄入可以分別用鍵盤上的“Tab”鍵和“Enter”鍵切換到下一個單元格繼續(xù)錄入。為什么說我們錄入數(shù)據(jù)時做了很多“無用功”呢？當(dāng)我們橫著錄入，F(xiàn)1單元格錄入后要切換到A2單元格時用方向鍵就會需要擊鍵很多次，用鼠標(biāo)，手就要離開鍵盤。豎著錄入同樣有這樣的問題。要加快錄入，就要減少對鼠標(biāo)的依賴和無效擊鍵次數(shù)。下面介紹的方法可以有效

13、得減少錄入數(shù)據(jù)時對鼠標(biāo)的依賴和無效擊鍵次數(shù)。用鼠標(biāo)選中需要錄入數(shù)據(jù)的單元格，顯示為反白的單元格為活動單元格然后開始錄入數(shù)據(jù)，活動單元格錄好后，如果選擇橫著錄入數(shù)據(jù)就一直按鍵盤上的“Tab”鍵切換到下一個單元格；如果選擇豎著錄入數(shù)據(jù)就一直按鍵盤上的回車鍵“Enter”來切換到下一個單元格。如果前面有錄入錯誤的單元格，可以按鍵盤上的“Shift+Tab”鍵或“Shift+Enter”鍵返回，選擇錄入錯誤的單元格。二、批量錄入相同的數(shù)據(jù)和公式用鼠標(biāo)選中需要錄入相同數(shù)據(jù)或公式的單元格，在編輯欄中輸入數(shù)據(jù)或公式，然后按鍵盤上的“Ctrl+Enter”鍵即可。以錄入相同公式為例，選中批量錄入公式的單元格，

14、然后在編輯欄中輸入活動單元格所對應(yīng)的公式，按下鍵盤上的“Ctrl+Enter”鍵。解決WPS 2007中文字換行的怪問題作者：劉長德這幾天單位準(zhǔn)備發(fā)送催款通知，在用WPS文字編輯通知過程中，遇到了一個非常罕見的問題，就是由于各單位欠款額度不同，在金額前要預(yù)留有一定的空位來填寫所欠金額。問題就出在了預(yù)留的空位上，“拾”與“佰”之間的空位總在頁面之外，如圖01，根本就沒辦法移動，就是將其刪除后，在“拾”字前面也無法添加空格，嘗試過多種辦法，均以失敗而告終。最后只能是將字號調(diào)小，再調(diào)整頁面邊距才得以解決。圖1 文字錯位以前也遇到過類似的問題，就是有時在網(wǎng)上看到有用的資料時，就想復(fù)制、保存下來以備后用

15、，可從網(wǎng)頁上復(fù)制再粘貼到WPS文字后，帶有英文（單詞）的長句子格式就發(fā)生了變化，要是在行中不能容納整個英文句子，處于行尾的英文句子，就會自動轉(zhuǎn)到下一行，至使上一行剩余的文字自動分散占滿整行，造成整個頁面很不協(xié)調(diào)，如圖02。即便是利用“選擇性粘貼”，將其粘貼為“無格式文本”仍然無濟(jì)于事。圖2 不協(xié)調(diào)的頁面事后反復(fù)思考，百思不得其解，經(jīng)過多方求教才終于解開了謎團(tuán)，原來是“允許西文在單詞中間換行”在作怪。由于中、英文書寫格式不同，在輸入過程中，中文輸入是以字為單位，而英文又是以單詞為單位，且單詞又是由多個字母組成，并且單詞與單詞之間又用分隔符來分隔，為了保持英文單詞與整個句子的完整性，默認(rèn)的是不允許

16、在單詞中斷開，這就造成了整個句子自動跳到下一行的結(jié)果，致使前面的文字自動分散。解決方法是點(diǎn)擊“編輯全選”，選中整篇文檔，再點(diǎn)擊“格式段落”，在打開的“段落”窗口中點(diǎn)擊“換行和分頁”標(biāo)簽，在“換行”下將“允許西文在單詞中間換行”選中就行，點(diǎn)擊“確定”，如圖03。圖3 修改換行設(shè)置這時你再看行后的空格自動移到了下一行，再將行中的空格作適當(dāng)刪減，并對段落作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整即可。如果在含有英文的句子中，此時也會按照中文版式作自動調(diào)整，如圖04，單詞前面的文字也不在是分散對齊，而是按段落要求整齊的排列了。圖4 自動調(diào)整如何恢復(fù)一個已破壞的OfficeWord文檔如果文檔打開不正常，可以使用如下幾種辦法來恢復(fù)其

17、中保存的所有或者大部分信息：（1）. 復(fù)制到新的文檔?？梢钥截愇臋n中除了最后一個段落標(biāo)志之外的所有對象至一個新的文檔。Word在段落標(biāo)志中保存大量信息，而文檔中的最后一個段落標(biāo)志包含更多信息，包括關(guān)鍵節(jié)和樣式數(shù)據(jù)。在許多情況下，Word文檔中的最后一個段落標(biāo)志也包含文檔的破壞信息。此時，將其余對象全部拷貝至新的文檔可以解決問題。（2）. 將整個文檔保存為另一種格式，例如低版本的Word文檔、RTF、 HTML或者WPS?？赡軙G失只有Word文檔格式支持的元素，但這樣做常?？梢越鉀Q問題。將文檔分塊拷貝至一個新的文檔，一次拷貝一塊，每次拷貝后均保存新文檔。這樣可以大概找到文檔破壞信息存在的位置。

18、通常情況下，問題只是存在于一個可能無關(guān)緊要的圖像中，或者是特定的段落中。去掉這些有問題的地方，并拷貝破壞信息前后的所有其他元素。可以盡可能地挽救文檔。（3）在一個新的文檔中使用【插入】菜單中的【文件】命令，在新文檔中插入已破壞的文檔。（4）在草稿模式下測覽文件。單擊【工具】菜單下的【選項】命令，在【選項】對話框中單擊【視圖】標(biāo)簽， 然后選中【草稿字體】復(fù)選框，單擊【確定】按鈕。（5）使用從任意文件中恢復(fù)文本功能。Word文件被破壞后，可以使用【從任意文 件中恢復(fù)文本】功能來打開文件。在Word2000中，從任意文件中恢復(fù)文本】功能作為默認(rèn)安裝的一部分安裝。如果沒有，則可以重新將它裝上。使用這種功能可能非常有效，但它會清除格式化文件中除文本之外的對象。操作步驟如下：（l）單擊【文件】菜單下的【打開】命令。（2）在【打開】對話框中的【文件類型】下拉框中選擇從任意文件中恢復(fù)文本選項。（3）選擇需要打開的被破壞文件。然后單擊【打開】按鈕