徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類方案(修訂)

1、徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案實(shí)體分類方案(修訂)為了適應(yīng)我院檔案工作發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)學(xué)院檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。根據(jù)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法，結(jié)合學(xué)院檔案資料的實(shí)際情況及原分類方案試運(yùn)行情況，對(duì)原方案進(jìn)行修訂，現(xiàn)已完成。凡原方案與現(xiàn)方案有沖突的以本方案為準(zhǔn)。方案采用“年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限”分類方法。一、檔案實(shí)體分類及標(biāo)識(shí)符號(hào)（一）一級(jí)類目的劃分與標(biāo)識(shí)    一級(jí)類目是我院檔案實(shí)體分類的最高層位。根據(jù)我院檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十一個(gè)一級(jí)類目。類目代號(hào)采用類目主詞漢語拼音的第一個(gè)字母標(biāo)識(shí)，其名稱、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容

2、如下：1.黨政-DZ：主要包括學(xué)院黨群、行政職能部門在工作中形成的文件材料。2.學(xué)籍-XJ：主要包括學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、優(yōu)秀畢業(yè)生論文（設(shè)計(jì)）等。3.科研-KY：主要包括科學(xué)研究管理和科學(xué)研究實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。4.基建-JJ：主要包括基本建設(shè)管理和建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)中形成的文件材料。5.財(cái)會(huì)-CK：主要包括會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。6.儀器設(shè)備-SB：主要包括價(jià)值十萬元以上的儀器設(shè)備。其中申請(qǐng)購(gòu)置、開箱驗(yàn)收、安裝、調(diào)試、報(bào)廢等環(huán)節(jié)形成的文件材料。7.聲像-SX：主要包括學(xué)院在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的或?qū)W院外部形成與學(xué)院有關(guān)的有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、光盤、磁盤等聲像材料。8.實(shí)物-SW：

3、主要包括學(xué)院在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的或在對(duì)外交流中形成的有保存價(jià)值的實(shí)物。9.出版-CB：主要包括出版活動(dòng)中形成的文件材料。10.產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)-CP：主要包括自行設(shè)計(jì)、自行研制經(jīng)鑒定為合格產(chǎn)品形成的文件材料。11.專利ZL：主要包括專利證書、授權(quán)通知書、說明書等材料。（二）二級(jí)類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用“雙位制”。依次層累為12、1399，但11和帶0的數(shù)字不用（特殊情況除外）。（三）三級(jí)類目的標(biāo)識(shí)、擴(kuò)展與類目的連接    三級(jí)類目的標(biāo)識(shí)采用“自然

4、數(shù)系列”。即依次標(biāo)識(shí)為1、2、3，以區(qū)分不同的檔案內(nèi)容。類目之間，一級(jí)與二級(jí)類目之間直接相連；二級(jí)與三級(jí)類目之間用連接號(hào)“.”連接。二、檔號(hào)的編制    檔號(hào)是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)。反映我院檔案的分類體系和物理位置。檔號(hào)的編制必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即所有的檔案不得重號(hào)；方便插卷，并有充分的擴(kuò)展余地，能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要；不能隨意變動(dòng)，保持相對(duì)穩(wěn)定。（一）檔號(hào)的結(jié)構(gòu)及標(biāo)識(shí)：檔號(hào)的編制采用阿拉伯?dāng)?shù)字和漢語拼音想結(jié)合進(jìn)行編碼，檔號(hào)由全宗號(hào)、年度號(hào)、類目號(hào)、保管期限、件號(hào)（案卷號(hào)）五個(gè)部分組成。1. 全宗號(hào)：采用流水順序編號(hào)。當(dāng)檔案室?guī)觳貦n案超過2

5、個(gè)全宗時(shí)，必須標(biāo)識(shí)全宗號(hào)。2. 年度號(hào)：由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。如：19993. 類目號(hào)：是檔號(hào)的主體，一般由一、二級(jí)類目代號(hào)組成。如：黨政類工會(huì)工作文件，標(biāo)識(shí)為：DZ164. 保管期限：采用名稱主詞漢語拼音的第一個(gè)字母，即永久為“Y”，長(zhǎng)期為“C”，短期“D”或30年為30n,10年為10n； 5. 件號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，按“件”的順序編寫流水號(hào)。各部分標(biāo)識(shí)之間用連接號(hào)“”連接。歸檔文件進(jìn)室以前，各部門將完成系列整理的歸檔材料交檔案室審核時(shí)，由檔案室統(tǒng)一給定檔案盒編號(hào)。檔號(hào)的模式：全宗號(hào)+年度號(hào)+分類號(hào)+保管期限+件號(hào)（案卷號(hào)）；由于我院只有一個(gè)全宗，在編寫檔號(hào)時(shí)可以省略不寫。例如：199

6、9年永久保存的人事處檔案第2件  標(biāo)識(shí)為：1999DZ22Y2      2002年環(huán)境系永久保存的學(xué)籍冊(cè)檔案第5卷                標(biāo)識(shí)為：2002JX12.1Y5 6. 案卷號(hào)或件號(hào)：黨政檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以件為單位，其檔號(hào)的最低層位為“件號(hào)”；學(xué)藉、財(cái)會(huì)、基建、科研等其他檔案以案卷為單位，其檔號(hào)的最低層位為“案卷號(hào)”。件號(hào)或案卷號(hào)均采用流水順序編號(hào)，以阿拉伯?dāng)?shù)字

7、標(biāo)識(shí)，中間不可空號(hào)。7. 檔案實(shí)體排列：按年度類目盒號(hào)的順序上架排列。分類主表1. DZ-黨政類DZ12 院辦（黨辦、外辦、檔案）DZ13 紀(jì)委（監(jiān)察、審計(jì)處）DZ14 組織（統(tǒng)戰(zhàn)部）DZ15 宣傳部DZ16 工會(huì)DZ17 團(tuán)委DZ18 學(xué)工處DZ19 教務(wù)處DZ21 科研處DZ22 人事處DZ23 保衛(wèi)處DZ24 校產(chǎn)處DZ25 招生就業(yè)處DZ26 高教所DZ27 財(cái)務(wù)處DZ28 基建處DZ29 后勤服務(wù)公司DZ31 圖書館DZ32 體育部DZ33 繼續(xù)教育學(xué)院DZ34 化學(xué)工程系DZ35 管理工程系DZ36 材料工程系DZ37 信息工程系DZ38 機(jī)械工程系DZ39 環(huán)境工程系DZ41 電

8、氣工程系DZ42 督導(dǎo)室2. XJ學(xué)籍類XJ12學(xué)籍卡.1環(huán)境工程系.2化工工程系.3管理工程系.4材料工程系.5信息工程系.6機(jī)械工程系.7電氣工程系.8繼續(xù)教育院XJ13學(xué)生成績(jī)匯總表.1環(huán)境工程系.2化工工程系.3管理工程系.4材料工程系.5信息工程系.6機(jī)械工程系.7電氣工程系XJ14優(yōu)秀畢業(yè)生論文（設(shè)計(jì)）.1環(huán)境工程系.2化工工程系.3管理工程系.4材料工程系.5信息工程系.6機(jī)械工程系.7電氣工程系.8繼續(xù)教育院3. KY科學(xué)研究類KY12 科學(xué)技術(shù)研究 KY13 教育教學(xué)管理研究 4. JJ 基本建設(shè)類 JJ11 綜合JJ12 教學(xué)樓.1 綜合樓教學(xué)樓.2 化工樓.3 材料樓.4

9、 機(jī)電樓.5 7#實(shí)驗(yàn)樓.6 6#實(shí)驗(yàn)樓JJ13 宿舍樓 .1 1#宿舍樓 .2 2#宿舍樓 .3 3#宿舍樓.4 4#宿舍樓.5 13#宿舍樓.6 14#宿舍樓.7 15#宿舍樓.8 11#宿舍樓.9 12#宿舍樓JJ14 食堂 .1 一期食堂 .2 二期食堂及浴室JJ15 其他 .1 行政辦公樓.2 東大門.3 西大門.4 報(bào)告廳.5 圖書館.6 體育館.7 體育場(chǎng).8 一期配電室.9 二期配電室（一）.10 鍋 爐 房.11 水 泵 房及配電室.12 綠化.13 道路、橋梁、圍墻.14 管網(wǎng)注：1.此分類按綜合性大型工程項(xiàng)目分類，增設(shè)綜合類JJ11，僅用于新校區(qū)群體建設(shè)項(xiàng)目，2008年為

10、一期綜合，2009年為二期綜合。2.單項(xiàng)工程按建設(shè)項(xiàng)目分類，不設(shè)綜合類。5. CK財(cái)會(huì)類CK12 會(huì)計(jì)憑證.1行政 .2基建 .3工會(huì) .4后勤服務(wù)公司 .5橡塑制品廠 .6綜合服務(wù)公司 .7其他CK13 會(huì)計(jì)賬薄 .1行政 .2基建 .3工會(huì) .4后勤服務(wù)公司 .5橡塑制品廠 .6綜合服務(wù)公司 .7其他CK14 會(huì)計(jì)報(bào)表.1行政 .2 基建 .3工會(huì) .4后勤服務(wù)公司 .5橡塑制品廠 .6綜合服務(wù)公司.7其他CK15工資清冊(cè)（獎(jiǎng)金、學(xué)生助學(xué)金入此冊(cè)）6. SB儀器設(shè)備SB12教學(xué)設(shè)備SB13行政設(shè)備7. SX聲像類 SX12照片.1重要活動(dòng) .2重要人物 .3外事往來 .4校園建設(shè) .5文體

11、活動(dòng) .6畢業(yè)生照 .7教學(xué)與實(shí)踐 .8其他 SX13錄像帶 SX14光盤 SX15 錄音帶 SX16幻燈片8. SW實(shí)物類 SW12榮譽(yù) .1獎(jiǎng)狀（證書） .2獎(jiǎng)牌 .3獎(jiǎng)杯 .4錦旗 .5其他 SW13贈(zèng)品 SW14印章、徽章 SW15其他9. CB出版類 CB12報(bào)紙CB13刊物 CB14 其他10. CP產(chǎn)品開發(fā)與科技開發(fā) CP12產(chǎn)品項(xiàng)目 11ZL專利類 ZL12 發(fā)明專利 ZL13 實(shí)用新型專利 ZL14 外觀設(shè)計(jì)專利 2008年10月13日附：1、檔案管理系統(tǒng)機(jī)構(gòu)代碼及用戶名2、基建檔案分類對(duì)照表檔案管理系統(tǒng)機(jī)構(gòu)代碼及用戶名序號(hào)機(jī)構(gòu)代碼部 門用戶名1DZ12院辦（黨辦、外辦、檔案

12、）yb2DZ13紀(jì)委 (監(jiān)察、審計(jì)處)jw3DZ14組織(統(tǒng)戰(zhàn)部)zzb4DZ15宣傳部xcb5DZ16工會(huì)gh6DZ17團(tuán)委tw7DZ18學(xué)工處xgc8DZ19教務(wù)處jwc9DZ21科產(chǎn)處kcc10DZ22人事處rsc11DZ23保衛(wèi)處bwc12DZ24校產(chǎn)處xcc13DZ25招生就業(yè)處zjc14DZ26高教所gjc15DZ27財(cái)務(wù)處cwc16DZ28新校區(qū)建設(shè)辦xjb17DZ29后勤服務(wù)公司fwgs18DZ31圖書館tsg19DZ32體育部tyb20DZ33繼續(xù)教育學(xué)院jjy21DZ34化學(xué)工程系hgx22DZ35管理工程系glx23DZ36材料工程系clc24DZ37信息工程系xxx25

13、DZ38機(jī)械工程系jxx26DZ39環(huán)境工程系hjx27DZ41電氣工程系dqx28DZ42督導(dǎo)室dds基建檔案分類對(duì)照表分類號(hào)名稱建筑物標(biāo)識(shí)JJ11一期建設(shè)工程綜合2008JJ為一期綜合2009JJ為二期綜合JJ12.1第一教學(xué)樓（綜合樓）B01JJ12.2化學(xué)工程系(原環(huán)境樓)B02化學(xué)工程系(原化工樓)B03JJ12.3材料工程系(原材料樓)B04信電工程系(原食品樓)B05JJ12.4機(jī)電工程系(原機(jī)電樓)B06JJ12.5 管理工程系(原7#實(shí)驗(yàn)樓南樓）B07 環(huán)境工程系(原7#實(shí)驗(yàn)樓北樓）B08JJ12.6（6#實(shí)驗(yàn)樓）B09JJ13.1第一學(xué)生公寓(1#宿舍樓)C01JJ13.2第二學(xué)生公寓(2#宿舍樓)C02JJ13.3第三學(xué)生公寓(3#宿舍樓)C03JJ13.4第四學(xué)生公寓(4#宿舍樓)C04JJ13.5第五學(xué)生公寓(13#宿舍北樓）C05第六學(xué)生公寓(13#宿舍南樓）C06JJ13.6第七學(xué)生公寓(14#宿舍北樓）C07第八學(xué)生公寓(14#宿舍南樓）C08JJ13.7第九學(xué)生公寓(15#宿舍樓)C09JJ13.8第十學(xué)生公寓（11#宿舍樓）C10JJ13.9第十一學(xué)生公寓（12#宿舍樓）C11JJ14.1第一食堂(一期食堂)D01JJ14.2第