2020年行政專員的主要工作職責(zé)說明書

1、行政專員的主要工作職責(zé)說明書一行政管理工作1. 制度建立與完善：根據(jù)公司發(fā)展的實際情況，制定出合乎企業(yè)現(xiàn)狀的規(guī)章制度，知會各部門及人員，收集合理化建議，并在企業(yè)發(fā)展中及時調(diào)整和完善， 使制度更加規(guī)范和合理， 提高制度的可執(zhí)行性和有效性，切實可行地提高員工工作主動性和規(guī)范性。2. 部門溝通與人員協(xié)調(diào)：了解近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。準確理解公司領(lǐng)導(dǎo)意圖、做好上情下達的工作。以主動謙虛的態(tài)度與其他部門人員充分溝通， 盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進展情況，并將信息及時反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)， 有效地協(xié)助上級推進工作。在日常的工作中， 注意與其它部門和同事的協(xié)作， 協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，建立服務(wù)意

2、識。3. 績效考核：全面了解，評估員工工作績效，發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才，提高公司工作效率， 考核范圍為公司全體員工。 考核原則是通過考核全面評價員工的各項工作表現(xiàn)， 使員工了解自己的工作表現(xiàn)與取得報酬、待遇的關(guān)系，獲得努力向上、改善工作的動力。使員工有機會參與公司管理程序，發(fā)表自己的意見。考核目的、考核對象、考核時間、考核指標體系、考核形式應(yīng)相匹配。以崗位職責(zé)為主要依據(jù)，堅持上下結(jié)合，左右結(jié)合，定性與定量考核相結(jié)合?？己丝刹扇∩霞壴u議、同級同事評議、自我鑒定、下級評議、外部客戶評議等。二、日常行政事務(wù)處理1. 接聽電話接待來訪：接聽電話要使用文明用語，語言應(yīng)親切簡練、禮貌、和氣，公話嚴禁私用，一律不得撥

3、打信息臺 ; 對來訪者要使用文明用語，熱情接待，要認真傾聽來訪者的敘述。如未能及時有效地解決，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進落實。2. 文件制發(fā)及檔案管理：文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達到應(yīng)周知的相關(guān)部門和人員，并督導(dǎo)落實。文件制發(fā)后，應(yīng)先分類再按要求進行歸檔，公司內(nèi)部綜合類檔案原則上以半年為周期進行建檔。 公司檔案管理的基本原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理 ; 維護檔案的完整與安全; 便于公司和社會對檔案的有效利用。3. 例會組織與紀要：按要求安排好人員的座次及發(fā)言順序，發(fā)言要短小精悍，有效地利用時間，討論實質(zhì)性的問題。與會人員均應(yīng)將手機設(shè)置為會議狀態(tài)。4. 車輛使用及管理：提高汽車使用率，合理使用，降低能耗

4、。公務(wù)用車，公司領(lǐng)導(dǎo)人員在市內(nèi)參加各種業(yè)務(wù)活動，派車接送 ; 到外地出差，送到火車站或機場。公司其他員工遇有緊急、重要公務(wù)或因路遠等必需用車的情況時可酌情批準派車。 公司組織集體活動， 酌情安排用車。5. 日常制度監(jiān)管：在現(xiàn)有的管理模式中，加大行政督導(dǎo)的執(zhí)行力度，有效地實施行政制度及監(jiān)管，及時調(diào)整管理方式、方法，建立和諧的工作氛圍與高效運作的工作效率。三、外部溝通1. 政府職能部門溝通：作為公司與政府部門溝通的窗口，我們應(yīng)以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系，端正自己的位置，靈活處理。2. 合作伙伴溝通：要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準確理解對方的意圖、 幫助進行有效的溝通與傳達，

5、 但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重。3. 注重禮尚往來：節(jié)日禮品、賀卡等，在重要的節(jié)日 ( 如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴 客戶 的公司紀念日等 ) ，應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意， 維護與合作伙伴的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動或輕松的就餐， 與合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。 以促進彼此的了解與進一步的合作。行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù)，但是行政工作在企業(yè)中的作用是不可小視的， 所以也要求從事這個崗位工作的人員要具備一定的職業(yè)素養(yǎng)。從事行政專員所具備的素質(zhì)：1

6、. 工作態(tài)度：必須對企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場的定位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)文化有所了解。2. 工作技能：有電腦、外語、文筆、溝通技能、時間管理、壓力管理、情緒管理等方面的能力。3. 業(yè)績方面：領(lǐng)悟上級主管的意圖， 工作高效率，有服務(wù)意識，工作環(huán)節(jié)“零缺陷”。建議：行政專員是每個公司所必須具備的崗位，以上所介紹的只是通常的工作內(nèi)容， 當然具體事務(wù)要根據(jù)各個公司的具體情況而定， 但不會差的很多。在這里我們也給廣大的大學(xué)生朋友們提供一些工作心得：1. 跟上公司的主旋律，注意公司的發(fā)展趨勢 ;2. 尋求晉升空間，行政工作不是你最終想要的，積累了一定的經(jīng)驗，可以設(shè)法讓自己能夠勝任更重要的職位，讓老

7、板賞識你 ;3. 及時充電，你喜歡什么想學(xué)什么，那就馬上行動，買些書或者去圖書館看些書，這對自己是有百益而無一害 ;4. 學(xué)歷并不代表能力，要適當?shù)馗脑熳约?。一開始的形象有好有壞，你可以多問下別人的看法，試著改變自己 ;5. 有責(zé)任心，了解公司的企業(yè)文化，有創(chuàng)新意識。責(zé)任心固然重要，但工作的效率也很重要，所以時刻準備挑戰(zhàn)工作出現(xiàn)的難題，想問題要全面 ;6. 制定工作和學(xué)習(xí)計劃，規(guī)劃自己的人生 ;7. 了解各部門的特點和習(xí)慣，針對性地做好材料的準備和溝通工作，可以加速公司決策的進度。 行政專員對員工要盡量關(guān)心和幫助，同樣老板其實也是普通人， 人總會有不適，人總會有脾氣，我們應(yīng)該給予諒解人事行政主

8、要職責(zé)1 、組織制定公司人事規(guī)章制度， 并督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行。2 、組織設(shè)計和完善公司的組織結(jié)構(gòu)，做好定崗定編，合理有效配置人力資源。3 、組織開展工作分析，編制職位說明書與崗位規(guī)范，建立健全崗位責(zé)任制。4 、進行人力資源開發(fā)，制定員工職業(yè)生涯規(guī)劃和人才梯隊計劃。5 、負責(zé)人員招聘，通過多種渠道為公司尋求合適的人才。6 、負責(zé)制定公司培訓(xùn)計劃， 組織人員參加培訓(xùn)，評估培訓(xùn)效果。7 、負責(zé)組織實施績效考核，統(tǒng)計考核結(jié)果。8 、負責(zé)核定各崗位的工資標準，編制年度薪資調(diào)整方案，核算每月員工的工資。9 、負責(zé)代表公司與員工簽訂勞動合同及其保管工作。10 、負責(zé)社會保險及商業(yè)保險的辦理。11 、負責(zé)建立健全員工的人事檔案。12 、負責(zé)公司員工獎懲、差假以及升、降、調(diào)、辭等人事調(diào)整手續(xù)