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文檔簡介
1、行政專員的主要工作職責(zé)說明書一行政管理工作1. 制度建立與完善:根據(jù)公司發(fā)展的實際情況,制定出合乎企業(yè)現(xiàn)狀的規(guī)章制度,知會各部門及人員,收集合理化建議,并在企業(yè)發(fā)展中及時調(diào)整和完善, 使制度更加規(guī)范和合理, 提高制度的可執(zhí)行性和有效性,切實可行地提高員工工作主動性和規(guī)范性。2. 部門溝通與人員協(xié)調(diào):了解近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。準確理解公司領(lǐng)導(dǎo)意圖、做好上情下達的工作。以主動謙虛的態(tài)度與其他部門人員充分溝通, 盡可能及時了解各項業(yè)務(wù)的進展情況,并將信息及時反饋給公司領(lǐng)導(dǎo), 有效地協(xié)助上級推進工作。在日常的工作中, 注意與其它部門和同事的協(xié)作, 協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系,建立服務(wù)意
2、識。3. 績效考核:全面了解,評估員工工作績效,發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才,提高公司工作效率, 考核范圍為公司全體員工。 考核原則是通過考核全面評價員工的各項工作表現(xiàn), 使員工了解自己的工作表現(xiàn)與取得報酬、待遇的關(guān)系,獲得努力向上、改善工作的動力。使員工有機會參與公司管理程序,發(fā)表自己的意見。考核目的、考核對象、考核時間、考核指標體系、考核形式應(yīng)相匹配。以崗位職責(zé)為主要依據(jù),堅持上下結(jié)合,左右結(jié)合,定性與定量考核相結(jié)合??己丝刹扇∩霞壴u議、同級同事評議、自我鑒定、下級評議、外部客戶評議等。二、日常行政事務(wù)處理1. 接聽電話接待來訪:接聽電話要使用文明用語,語言應(yīng)親切簡練、禮貌、和氣,公話嚴禁私用,一律不得撥
3、打信息臺 ; 對來訪者要使用文明用語,熱情接待,要認真傾聽來訪者的敘述。如未能及時有效地解決,應(yīng)做好相應(yīng)的記錄并跟進落實。2. 文件制發(fā)及檔案管理:文件制發(fā)后應(yīng)將文件內(nèi)容傳達到應(yīng)周知的相關(guān)部門和人員,并督導(dǎo)落實。文件制發(fā)后,應(yīng)先分類再按要求進行歸檔,公司內(nèi)部綜合類檔案原則上以半年為周期進行建檔。 公司檔案管理的基本原則是:統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理 ; 維護檔案的完整與安全; 便于公司和社會對檔案的有效利用。3. 例會組織與紀要:按要求安排好人員的座次及發(fā)言順序,發(fā)言要短小精悍,有效地利用時間,討論實質(zhì)性的問題。與會人員均應(yīng)將手機設(shè)置為會議狀態(tài)。4. 車輛使用及管理:提高汽車使用率,合理使用,降低能耗
4、。公務(wù)用車,公司領(lǐng)導(dǎo)人員在市內(nèi)參加各種業(yè)務(wù)活動,派車接送 ; 到外地出差,送到火車站或機場。公司其他員工遇有緊急、重要公務(wù)或因路遠等必需用車的情況時可酌情批準派車。 公司組織集體活動, 酌情安排用車。5. 日常制度監(jiān)管:在現(xiàn)有的管理模式中,加大行政督導(dǎo)的執(zhí)行力度,有效地實施行政制度及監(jiān)管,及時調(diào)整管理方式、方法,建立和諧的工作氛圍與高效運作的工作效率。三、外部溝通1. 政府職能部門溝通:作為公司與政府部門溝通的窗口,我們應(yīng)以熱忱態(tài)度與政府部門建立起真誠信任的關(guān)系,端正自己的位置,靈活處理。2. 合作伙伴溝通:要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù),以做到準確理解對方的意圖、 幫助進行有效的溝通與傳達,
5、 但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重。3. 注重禮尚往來:節(jié)日禮品、賀卡等,在重要的節(jié)日 ( 如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作伙伴 客戶 的公司紀念日等 ) ,應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后,以禮品或賀信及時致意, 維護與合作伙伴的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中,適時提醒經(jīng)理并根據(jù)經(jīng)理要求為其安排與合作伙伴的定期溝通活動或輕松的就餐, 與合作伙伴建立經(jīng)常性的溝通。 以促進彼此的了解與進一步的合作。行政管理工作可以說是千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。企業(yè)行政人員每天都面臨著大量的、瑣碎的、不起眼的事務(wù),但是行政工作在企業(yè)中的作用是不可小視的, 所以也要求從事這個崗位工作的人員要具備一定的職業(yè)素養(yǎng)。從事行政專員所具備的素質(zhì):1
6、. 工作態(tài)度:必須對企業(yè)的背景、企業(yè)所在行業(yè)及市場的定位、企業(yè)行政管理系統(tǒng)及企業(yè)文化有所了解。2. 工作技能:有電腦、外語、文筆、溝通技能、時間管理、壓力管理、情緒管理等方面的能力。3. 業(yè)績方面:領(lǐng)悟上級主管的意圖, 工作高效率,有服務(wù)意識,工作環(huán)節(jié)“零缺陷”。建議:行政專員是每個公司所必須具備的崗位,以上所介紹的只是通常的工作內(nèi)容, 當然具體事務(wù)要根據(jù)各個公司的具體情況而定, 但不會差的很多。在這里我們也給廣大的大學(xué)生朋友們提供一些工作心得:1. 跟上公司的主旋律,注意公司的發(fā)展趨勢 ;2. 尋求晉升空間,行政工作不是你最終想要的,積累了一定的經(jīng)驗,可以設(shè)法讓自己能夠勝任更重要的職位,讓老
7、板賞識你 ;3. 及時充電,你喜歡什么想學(xué)什么,那就馬上行動,買些書或者去圖書館看些書,這對自己是有百益而無一害 ;4. 學(xué)歷并不代表能力,要適當?shù)馗脑熳约?。一開始的形象有好有壞,你可以多問下別人的看法,試著改變自己 ;5. 有責(zé)任心,了解公司的企業(yè)文化,有創(chuàng)新意識。責(zé)任心固然重要,但工作的效率也很重要,所以時刻準備挑戰(zhàn)工作出現(xiàn)的難題,想問題要全面 ;6. 制定工作和學(xué)習(xí)計劃,規(guī)劃自己的人生 ;7. 了解各部門的特點和習(xí)慣,針對性地做好材料的準備和溝通工作,可以加速公司決策的進度。 行政專員對員工要盡量關(guān)心和幫助,同樣老板其實也是普通人, 人總會有不適,人總會有脾氣,我們應(yīng)該給予諒解人事行政主
8、要職責(zé)1 、組織制定公司人事規(guī)章制度, 并督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行。2 、組織設(shè)計和完善公司的組織結(jié)構(gòu),做好定崗定編,合理有效配置人力資源。3 、組織開展工作分析,編制職位說明書與崗位規(guī)范,建立健全崗位責(zé)任制。4 、進行人力資源開發(fā),制定員工職業(yè)生涯規(guī)劃和人才梯隊計劃。5 、負責(zé)人員招聘,通過多種渠道為公司尋求合適的人才。6 、負責(zé)制定公司培訓(xùn)計劃, 組織人員參加培訓(xùn),評估培訓(xùn)效果。7 、負責(zé)組織實施績效考核,統(tǒng)計考核結(jié)果。8 、負責(zé)核定各崗位的工資標準,編制年度薪資調(diào)整方案,核算每月員工的工資。9 、負責(zé)代表公司與員工簽訂勞動合同及其保管工作。10 、負責(zé)社會保險及商業(yè)保險的辦理。11 、負責(zé)建立健全員工的人事檔案。12 、負責(zé)公司員工獎懲、差假以及升、降、調(diào)、辭等人事調(diào)整手續(xù)
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