R功能詳解財(cái)務(wù)管理一

1、目 錄1 SAP R/3 系統(tǒng)中的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)41.1 企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化41.2 管理手段41.3 決策的基礎(chǔ)41.4 國(guó)際性的應(yīng)用系統(tǒng)41.5 主要功能模塊41.6 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)5 適用性5 集成性5 關(guān)于各類憑證的原則5 文檔系統(tǒng)5 會(huì)計(jì)科目表6 貨幣6 資產(chǎn)負(fù)債表6 明細(xì)分類帳6 合并財(cái)務(wù)報(bào)表6 法定合并7 應(yīng)收帳款7 應(yīng)付帳款7 固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算7 特殊分類帳82 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)92.1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)的集成92.2 公司代碼92.3 集中式公司的管理模式92.4 分布式公司的管理模式9 分布式系統(tǒng) （ALE）102.5 集團(tuán)公司報(bào)表10 集團(tuán)公司103 作為系統(tǒng)集成的中心 - 總分

2、類帳104 總分類帳基本術(shù)語114.1 公司代碼114.2 業(yè)務(wù)部門114.3 憑證11 憑證原則11 基本憑證參數(shù)12 更改憑證124.4 會(huì)計(jì)科目表13 會(huì)計(jì)科目表的組織結(jié)構(gòu)13 在多種語言方面的靈活性134.5 總分類帳科目13 總帳科目主記錄的結(jié)構(gòu)14 對(duì)主記錄的處理14 行項(xiàng)目顯示14 科目余額155 總分類帳的主要業(yè)務(wù)處理155.1 計(jì)劃155.2 總分類帳科目記帳16 一次性記帳的原則16 數(shù)據(jù)集成16 明細(xì)分類帳與總分類帳的協(xié)調(diào)一致17 數(shù)據(jù)輸入的工具17 附加的檢驗(yàn)功能17 多種貨幣的處理能力18 未清項(xiàng)管理185.3 結(jié)算18 在會(huì)計(jì)年度內(nèi)的結(jié)算18 年終結(jié)算18 結(jié)算報(bào)表

3、196 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)217 特別用途的分類帳227.1 對(duì)象22 分析227.2 帳戶分配條件與總計(jì)格式22 帳戶分配227.3 貨幣與數(shù)量22 匯率22 數(shù)量237.4 靈活定義的會(huì)計(jì)期間23 記帳期間237.5 集成性23 概況23 主數(shù)據(jù)23 來自其他 SAP R/3 應(yīng)用模塊的數(shù)據(jù)更新24 直接輸入數(shù)據(jù)24 從非 SAP 的系統(tǒng)來的數(shù)據(jù)24 與其他 SAP 模塊的協(xié)調(diào)一致247.6 分配25 概述25 分配與分?jǐn)偣δ?57.7 計(jì)劃26 概述26 計(jì)劃參數(shù)26 計(jì)劃分?jǐn)偣δ?6 計(jì)劃值277.8 報(bào)表27 概述27 報(bào)表定義28 可變的輸出媒介28 交互式報(bào)表288 財(cái)會(huì)日歷299

4、 應(yīng)收帳款會(huì)計(jì)核算309.1 客戶主記錄30 主記錄的重要性30 結(jié)構(gòu)31 編輯主記錄329.2 科目有關(guān)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)33 發(fā)票及貸項(xiàng)憑證33 支付34 特殊操作379.3 憑證和科目的處理38 憑證和科目的顯示38 憑證更改399.4 催款通知39 催款程序的功能39 催款過程409.5 信函41 支付通知419.6 報(bào)表43 主記錄清單43 客戶分析43 科目439.7 客戶信貸管理43 分配信貸限額44 監(jiān)控信貸限額44 顯示及分析功能44 定單接收和發(fā)貨中的信貸控制4510 應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)核算4510.1 供應(yīng)商主記錄46 供應(yīng)商主記錄的作用46 結(jié)構(gòu)46 處理主記錄4710.2 應(yīng)付帳款會(huì)

5、計(jì)核算系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)48 發(fā)票和貸項(xiàng)憑證48 貸項(xiàng)憑證51 支付51 特殊交易5410.3 憑證和帳戶的處理55 憑證和帳戶的顯示55 憑證的更改5610.4 信函56 報(bào)表58 主記錄清單58 供應(yīng)商分析58 科目581 SAP R/3 系統(tǒng)中的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)1.1 企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的全球化和多元化推動(dòng)了世界范圍內(nèi)企業(yè)結(jié)構(gòu)的變化， 并且使業(yè)務(wù)流程 日益復(fù)雜。 這種趨勢(shì)推動(dòng)了產(chǎn)品和業(yè)務(wù)流程的革新和對(duì)信息高速公路的應(yīng)用。 所有這些 都要求以更短的反應(yīng)時(shí)間來進(jìn)行更多的協(xié)調(diào)與控制工作。 有時(shí)效性的決策必須基于不斷 地提供的實(shí)時(shí)的信息。 SAP R/3 系統(tǒng)提供包括所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)處理流程的

6、集成的解決方案。1.2 管理手段由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、 管理會(huì)計(jì)和金庫三個(gè)模塊組成的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)是整個(gè)解決方案中重要的部 分。 通過財(cái)會(huì)子系統(tǒng)內(nèi)不同的模塊之間的聯(lián)系和與其他應(yīng)用模塊如后勤和人力資源模塊 的集成， SAP R/3 的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)就成為公司所有部門的管理工具。 與后勤供應(yīng)鏈中從采 購到銷售的數(shù)據(jù)接口能夠優(yōu)化經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)流程， 而包括與客戶、 供應(yīng)商以及金融機(jī)構(gòu) 的策略性業(yè)務(wù)伙伴在內(nèi)的功能則更進(jìn)一步強(qiáng)化了 SAP 的解決方案的有效性。1.3 決策的基礎(chǔ)除了提供財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)， 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)必須首先為公司的戰(zhàn)略決策處理經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)。 對(duì)經(jīng)營(yíng)狀 況的計(jì)劃、 控制和監(jiān)測(cè)功能都已經(jīng)加入到文檔和管理功能中。SAP R/

7、3 系統(tǒng)的財(cái)會(huì)子系不受公司規(guī)模的局限。 小到一個(gè)銷售代理辦事處， 大到一個(gè) 跨國(guó)集團(tuán)公司均可以應(yīng)用其功能。 該系統(tǒng)同時(shí)也能適應(yīng)不同行業(yè)和國(guó)家的需要。預(yù)先設(shè)定的系統(tǒng)可以直接用于不同的行業(yè)， 例如特別設(shè)置的會(huì)計(jì)科目表等1.4 國(guó)際性的應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)于跨國(guó)公司， R/3 系統(tǒng)提供了可塑性很強(qiáng)的可應(yīng)用于不同國(guó)家的功能。 R/3 系統(tǒng)能夠 滿足一些主要的工業(yè)化國(guó)家在多語種、 多幣種以及那些在稅收政策、 報(bào)表和支付方式方 面的特殊需求。 運(yùn)用 SAP R/3 系統(tǒng)可以構(gòu)筑一個(gè)能夠?qū)Σ煌瑖?guó)家和地區(qū)的子公司進(jìn)行法 定會(huì)計(jì)合并的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。1.5 主要功能模塊SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)向您提供一整套強(qiáng)有力的應(yīng)用模塊。

8、 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) (FI)： 由總分類帳、 應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款、 固定資產(chǎn)、 法定合并以及特殊統(tǒng)計(jì) 會(huì)計(jì)功能組成； 金庫模塊(TR)： 由現(xiàn)金管理、 金庫管理和基金管理組成；管理會(huì)計(jì)(CO)： 由一般費(fèi)用成本核算、 生產(chǎn)成本核算和獲利能力分析組成； 以上模塊提供了處理經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)的基本功能， 并且滿足了基于決策需求的報(bào)表功 能。SAP R/3 系統(tǒng)還針對(duì)您的業(yè)務(wù)提供了一些集成的、 強(qiáng)有力的附加功能。投資管理(IM)： 該模塊允許用戶在整個(gè)公司范圍內(nèi)對(duì)資產(chǎn)投資項(xiàng)目作計(jì)劃， 并且對(duì)每一 項(xiàng)具體的投資進(jìn)行控制。業(yè)務(wù)計(jì)劃與控制(EC)： 包括管理合并和利潤(rùn)中心會(huì)計(jì)核算。執(zhí)行信息系統(tǒng)(EIS)： 提供更廣泛的

9、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。1.6 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)一個(gè)有效的、 現(xiàn)代的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)必須滿足內(nèi)部的和法定的會(huì)計(jì)核算方面的要求。法定會(huì)計(jì)必須能夠按有關(guān)規(guī)定向股東、 債權(quán)人、 勞工組織以及社會(huì)公眾披露并提供所 需的信息， 而有效的公司管理會(huì)計(jì)必須包括控制和轉(zhuǎn)移的功能。1.6.1 適用性SAP R/3 系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)信息的公開性依據(jù)有關(guān)各國(guó)會(huì)計(jì)法規(guī)進(jìn)行了相應(yīng)的定義， 同時(shí)也 適用于國(guó)際性的企業(yè)。 R/3 的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)符合 40 多個(gè)主要工業(yè)國(guó)其中包括中華人民共和 國(guó)的會(huì)計(jì)法規(guī)的有關(guān)規(guī)定， 在此， SAP 公司保證其軟件系統(tǒng)符合國(guó)際性應(yīng)用的要求。 1.6.2 集成性SAP R/3 系統(tǒng)的集成性確保了會(huì)計(jì)信息能夠滿足自動(dòng)更新的要求。

10、 當(dāng)用戶在后勤模塊 處理業(yè)務(wù)時(shí)， 例如物料的收到和發(fā)運(yùn)， 這些業(yè)務(wù)所引起的財(cái)務(wù)上的變動(dòng)將立即自動(dòng)地記 入會(huì)計(jì)系統(tǒng)。 SAP R/3 系統(tǒng)充分考慮了關(guān)于公司和財(cái)稅方面的法規(guī)。此外， SAP R/3 系統(tǒng)為其用戶提供了電子化處理同業(yè)務(wù)伙伴之間的數(shù)據(jù)交換的功能， 例如與客戶、 供應(yīng)商、 銀行、 保險(xiǎn)公司以及其他信貸機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)往來。 獲取信息是任何 業(yè)務(wù)往來的重要組成部分。 明晰的參考數(shù)據(jù)和各種協(xié)議保證了自動(dòng)處理功能， 即便用戶沒有完整的信息也不妨礙 業(yè)務(wù)， 比如處理付款。 一般講， 只有一些例外情況才需要手工處理。SAP R/3 的工作流功能包括：定義周期性業(yè)務(wù)處理任務(wù)；· 將這些周期性業(yè)

11、務(wù)指定到相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門；· 保證用戶要求的期限1.6.3 關(guān)于各類憑證的原則在 SAP R/3 系統(tǒng)中發(fā)生的所有業(yè)務(wù)都將依據(jù)憑證的有關(guān)規(guī)定記帳。 這種規(guī)定將保證從 資產(chǎn)負(fù)債表到每一張憑證的審計(jì)線索。 在用戶完成記帳之后， 可以立即看到憑證本身， 科目的余額以及相關(guān)科目的清單。 用戶也可以立即對(duì)資產(chǎn)負(fù)債表和損益表進(jìn)行分析， 當(dāng) 然， 這一切都是清晰準(zhǔn)確地顯示在您的計(jì)算機(jī)屏幕上。1.6.4 文檔系統(tǒng)完整的文檔系統(tǒng)也是綜合的與集成的控制系統(tǒng)的基本要素。 只有對(duì)所有的業(yè)務(wù)進(jìn)行全 面的確認(rèn)才能保證對(duì)企業(yè)的決策層和經(jīng)營(yíng)層的監(jiān)測(cè)。 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)確保用戶的控制部門能 實(shí)時(shí)地提供相關(guān)信息。財(cái)會(huì)子系統(tǒng)由以

12、下模塊組成：· 總分類帳· 法定合并· 應(yīng)付帳款· 應(yīng)收帳款· 固定資產(chǎn)· 特殊分類帳1.6.5 會(huì)計(jì)科目表總分類帳會(huì)計(jì)核算所使用的會(huì)計(jì)科目表既可以用于單個(gè)的公司， 也可以運(yùn)用于整個(gè)集 團(tuán)公司。如果 SAP 的系統(tǒng)必須同時(shí)滿足跨國(guó)公司和特定國(guó)家的法規(guī)的要求， 用戶可以分 別 定義會(huì)計(jì)科目表， 保證財(cái)會(huì)方面的功能。 SAP 提供的樣板會(huì)計(jì)科目表可以使用戶方便 地實(shí)現(xiàn)這方面的功能。 當(dāng)然， 用戶也可以重新創(chuàng)建一個(gè)(或多個(gè)) 會(huì)計(jì)科目表。1.6.6 貨幣為了滿足許多國(guó)家對(duì)貨幣的法規(guī)的要求， SAP 系統(tǒng)允許用戶同時(shí)使用多達(dá)三種貨幣作 為記帳

13、和結(jié)算的本位幣。 所有的業(yè)務(wù)處理均能以記帳本位幣、 集團(tuán)公司貨幣以及客戶自 定義的硬通貨記入帳本。 R/3 系統(tǒng)提供了自動(dòng)處理有關(guān)外幣評(píng)估、 信息分類以及應(yīng)收帳款到期處理的功能。 這 些將對(duì)用戶的月末和年終結(jié)算有很大幫助。1.6.7 資產(chǎn)負(fù)債表SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)可以根據(jù)不同的類型， 維護(hù)不同的資產(chǎn)負(fù)債表：· 科目余額清單· 資金流的分析表· 結(jié)算日期的資產(chǎn)負(fù)債表· 年度財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)甚至允許客戶向外界如銀行和新聞界提供適當(dāng)?shù)年P(guān)于企業(yè)運(yùn)作狀況的信息。 在后 勤和人力資源管理子系統(tǒng)發(fā)生的與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)也會(huì)實(shí)時(shí)地更新有關(guān)記錄。 在后勤子 系統(tǒng)記錄的業(yè)務(wù)

14、處理會(huì)自動(dòng)地記入財(cái)會(huì)系統(tǒng)， 如果有必要， 也能記入管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)。 這 就保證了在后勤子系統(tǒng)發(fā)生的諸如收到貨物和銷售產(chǎn)品這樣一些業(yè)務(wù)， 能夠同時(shí)反映到 財(cái)會(huì)系統(tǒng)中， 有效地保證了數(shù)據(jù)的一致性。 同樣地， 諸如工資、 獎(jiǎng)金等業(yè)務(wù)也會(huì)得到同 樣的處理。 1.6.8 明細(xì)分類帳 除了能夠?qū)⒑笄谧酉到y(tǒng)與財(cái)會(huì)子系統(tǒng)集成之外， 在財(cái)會(huì)子系統(tǒng)內(nèi)， 總分類帳同樣能夠 與明細(xì)分類帳緊密連接。 所有與明細(xì)分類帳中借方和貸方科目(包括固定資產(chǎn)模塊)有關(guān)的 業(yè)務(wù)， 均會(huì)同時(shí)反映到總分類帳和資產(chǎn)負(fù)債表上。 因此， 明細(xì)分類帳與總分類帳之間總 是一致的。1.6.9 合并財(cái)務(wù)報(bào)表與單獨(dú)的企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表相比， 合并財(cái)務(wù)報(bào)表已經(jīng)顯

15、得日益重要。 SAP 系統(tǒng)允許客戶能 夠選擇多種方式來對(duì)集團(tuán)公司下屬的各個(gè)子公司的業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)估。集團(tuán)公司的合并資產(chǎn)負(fù)債表不是簡(jiǎn)單地將子公司的資產(chǎn)負(fù)債表進(jìn)行簡(jiǎn)單地相加而得。 合并資產(chǎn)負(fù)債表應(yīng)當(dāng)反映對(duì)資產(chǎn)、 應(yīng)收帳款、 債務(wù)、 利潤(rùn)和銷售收入進(jìn)行重新分類、 評(píng) 估和合并。 1.6.10 法定合并在SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的法定合并模塊中， 對(duì)這一功能有非常形象的描述。 通過與財(cái) 務(wù)會(huì)計(jì)和固定資產(chǎn)系統(tǒng)的集成， 數(shù)據(jù)可以直接從各個(gè)財(cái)務(wù)報(bào)表中匯總過來， 這就使法定 合并的業(yè)務(wù)處理大為簡(jiǎn)化， 此外， 還可以減少因?yàn)椴煌能浖氖褂枚斐傻臄?shù)據(jù)轉(zhuǎn)移 中帶來的錯(cuò)誤。除了法定合并以外， SAP 系統(tǒng)允許用戶在

16、計(jì)劃值的基礎(chǔ)上經(jīng)常地結(jié)算和作合并會(huì)計(jì)報(bào) 表， 另外， 用戶還可以對(duì)不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域自行定義報(bào)表。 1.6.11 應(yīng)收帳款應(yīng)收帳款模塊是在 SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中對(duì)客戶帳戶進(jìn)行監(jiān)測(cè)與控制的模塊。在此模塊中， 帳戶分析、 示警報(bào)告、 逾期清單以及靈活的催款功能， 都使用戶可以 方便地處理客戶未清項(xiàng)。 而信函功能能適合任何企業(yè)的要求， 可以用于付款通知書、 對(duì)帳單和帳戶清單。在收款時(shí)， 用戶既可以用簡(jiǎn)便的直接輸入方式， 也可以使用自動(dòng)數(shù)據(jù)傳輸方式。 同銷售與分銷模塊、 現(xiàn)金管理模塊以及在損益表中的客戶特定的功能之間的接口， 為 所有業(yè)務(wù)處理提供更多的信息。 此外， SAP 的信貸管理、 流動(dòng)資金

17、計(jì)劃以及利潤(rùn)核算功 能也能提供實(shí)時(shí)的和一致化的數(shù)據(jù)。 1.6.12 應(yīng)付帳款SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的應(yīng)付帳款模塊對(duì)所有供應(yīng)商的財(cái)會(huì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。 它是與采購 模塊集成的一個(gè)部分， 也是銷售與分銷模塊中關(guān)于發(fā)貨、 發(fā)票和付款數(shù)據(jù)的來源。 包括折扣在內(nèi)的付款功能可以用正規(guī)的書面形式和電子數(shù)據(jù)交換媒介(如 EDIFACT, EDI) 來處理。 系統(tǒng)支持所有國(guó)際支付方式。 為檢索未清項(xiàng)， 系統(tǒng)提供帳戶分析、 逾期 分析、 以及風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)偟墓δ堋?在應(yīng)收帳款模塊中， 余額審計(jì)線索、 帳戶清單和憑證日記帳記錄下所有的業(yè)務(wù)處理。 1.6.13 固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算在 SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)模塊

18、中， 加入了許多新功能。 它們反映了在固定 資產(chǎn)管理領(lǐng)域中的新需求， 如：· 在生產(chǎn)自動(dòng)化方面日益增長(zhǎng)的需求· 質(zhì)量要求不斷提高· 越來越復(fù)雜的設(shè)備和更多的法規(guī)方面的要求SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理模塊能涵蓋所有主要工業(yè)國(guó)家在法定報(bào)表和對(duì)資 產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估方面的要求。 能處理資產(chǎn)的購置、 廢棄、 轉(zhuǎn)移和折舊等業(yè)務(wù)的輸入、 計(jì)算 和處置。 除了法定的對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估， 用戶可以自定義許多折舊和評(píng)估的方法。 系統(tǒng)提供了靈活的功能使用戶可以對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行不同方式的折舊、 估算利息以及保險(xiǎn)金 方面的處理。 同樣， 用戶也可以在內(nèi)部分析時(shí)選擇不同的指標(biāo)和順序來處理報(bào)表

19、功能。 用戶自定義的對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的評(píng)估模擬優(yōu)化了用戶的計(jì)劃處理。 這種模擬的功能為用戶提 供了對(duì)資產(chǎn)價(jià)值的不同視角， 并且能處理計(jì)劃值和實(shí)際的投資。1.6.14 特殊分類帳SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的特殊分類帳模塊為特定的客戶提供了特殊的計(jì)算功能。 在此模 塊中， 一個(gè)分類帳可以通過對(duì)科目的特殊設(shè)置(如成本中心、 產(chǎn)品等)， 獲得不同的視角 來反映科目的余額。 它能滿足不同的廠商對(duì)報(bào)表的要求。 用戶可以對(duì)每一個(gè)分類帳進(jìn)行 計(jì)劃、 分配和貨幣轉(zhuǎn)換處理。 當(dāng)實(shí)際業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)， 這些特殊分類帳也能自動(dòng)地更新。 2 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)一個(gè)有效的會(huì)計(jì)系統(tǒng)不僅僅包括帳本、 科目和憑證， 組織結(jié)構(gòu)也是其基本組

20、成部分。 組織結(jié)構(gòu)針對(duì)公司制度、 稅收制度和管理上的要求來設(shè)置參數(shù)。2.1 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)的集成SAP R/3 系統(tǒng)運(yùn)用明確的或隱含的科目分配原則， 將相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)單元來更新分類 帳。 系統(tǒng)還允許用戶在那些屬于 SAP R/3 管理會(huì)計(jì)模塊中的管理會(huì)計(jì)項(xiàng)目， 如成本中 心、 訂單、 成本對(duì)象和利潤(rùn)中心等之間轉(zhuǎn)移實(shí)際價(jià)值。對(duì)當(dāng)前公司結(jié)構(gòu)和未來策略的描述取決于用戶在 SAP R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中如何使用這些 組織結(jié)構(gòu)的術(shù)語：· 集團(tuán)公司· 公司· 公司代碼· 業(yè)務(wù)部門· 利潤(rùn)中心2.2 公司代碼在最簡(jiǎn)化的情況下， 公司代碼就是一個(gè)會(huì)計(jì)實(shí)體，

21、在其內(nèi)部沒有任何法定報(bào)表的要 求。 在比較復(fù)雜的公司結(jié)構(gòu)中， R/3 系統(tǒng)的分級(jí)功能往往用于劃分或集成公司的組成部分， 這就引出了兩個(gè)通常的公司概念-集中式模式和分布式模式。 2.3 集中式公司的管理模式公司 代表了一個(gè)獨(dú)立法人實(shí)體， 由一個(gè)或多個(gè)公司代碼組成。公司代碼 是一個(gè)法定的會(huì)計(jì)主體。 在公司代碼中確定會(huì)計(jì)年度、 幣種以及稅務(wù)報(bào)表。業(yè)務(wù)部門 能幫助描述出企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)。 用戶可以用業(yè)務(wù)部門來對(duì)產(chǎn)品組或地區(qū)性結(jié)構(gòu) 的資產(chǎn)和盈虧狀況進(jìn)行分析。 利潤(rùn)中心 是一個(gè)富有靈活性的管理會(huì)計(jì)概念， 用于對(duì)企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)領(lǐng)域的職責(zé)進(jìn)行 分析。 一個(gè)公司內(nèi)部的一些項(xiàng)目如成本中心、 資產(chǎn)、 物料以及象生產(chǎn)和

22、客戶訂單等衡量 企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的項(xiàng)目都被歸結(jié)于利潤(rùn)中心。 此外， 利潤(rùn)中心中的內(nèi)容要比業(yè)務(wù)部門更為 詳盡。2.4 分布式公司的管理模式公司 是一個(gè)獨(dú)立法人實(shí)體， 在此同集中式相同。公司代碼 在這種模式下表示一些高度獨(dú)立并且分布式的業(yè)務(wù)單位， 這些部門可以匯集到 會(huì)計(jì)單元中。 SAP R/3 的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)能夠自動(dòng)處理跨公司代碼的業(yè)務(wù)， 系統(tǒng)對(duì)每個(gè)涉及 這類業(yè)務(wù)的公司代碼產(chǎn)生憑證。 業(yè)務(wù)部門和利潤(rùn)中心 的概念在此與集中式模式中相同。2.4.1 分布式系統(tǒng) （ALE）這里對(duì)公司業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)的考慮超出了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在描述一個(gè)公司的業(yè)務(wù)流程方面的局 限。 公司業(yè)務(wù)是可以分離的。 例如， 分布式的后勤系統(tǒng)與一個(gè)集

23、中式的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的 組合， 或者一個(gè)分布式的客戶和供應(yīng)商管理系統(tǒng)與一個(gè)集中式的金庫子系統(tǒng)的組合。 用 戶可以使用應(yīng)用連接系統(tǒng) (ALE) 在幾個(gè)子系統(tǒng)之間完成這種組合， 它允許財(cái)會(huì)子系統(tǒng)保 持集中式的功能。 系統(tǒng)能以高度的協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)的匯總來避免數(shù)據(jù)的冗余。此外， 現(xiàn)代的財(cái)會(huì)系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是一個(gè)確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的適用性和完整性的工具， 它 們已經(jīng)成為適應(yīng)變化中的業(yè)務(wù)環(huán)境的靈活的電算化系統(tǒng)了。2.5 集團(tuán)公司報(bào)表2.5.1 集團(tuán)公司復(fù)雜的組織日益需要一個(gè)全景式的會(huì)計(jì)報(bào)表。 與單獨(dú)的會(huì)計(jì)報(bào)表相比， 集團(tuán)公司會(huì)計(jì) 報(bào)表顯得越來越重要。 另一個(gè)趨勢(shì)是， 用在特定的方針下作出的資產(chǎn)負(fù)債表來描述一個(gè) 集團(tuán)公司。

24、 這同單獨(dú)的會(huì)計(jì)報(bào)表是不同的。集團(tuán)公司可以細(xì)分為一些合并的單元。 它們可以是象業(yè)務(wù)部門那樣基于法規(guī)要求的獨(dú) 立的公司。 在集中化的公司里， 經(jīng)營(yíng)性的公司代碼中的數(shù)據(jù)都直接集中到集團(tuán)公司總分 類帳中。 否則， 這些數(shù)據(jù)就周期性地使用 ALE 協(xié)議記錄到集團(tuán)公司總分類帳中。 用戶 可以從非 SAP 的系統(tǒng)中獲得數(shù)據(jù)， SAP 為此提供特殊的工具。 對(duì)法定合并單位和集團(tuán)公 司進(jìn)行重組的能力是國(guó)際性會(huì)計(jì)系統(tǒng)的基本要求。 SAP 的系統(tǒng)滿足用戶對(duì)數(shù)據(jù)在法規(guī)方 面的要求， 這也包括滿足全國(guó)性的和地區(qū)性的分布式公司的要求。 3 作為系統(tǒng)集成的中心 - 總分類帳作為 R/3 財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的集成的中心， 總分類帳

25、為對(duì)外會(huì)計(jì)的要求提供廣泛的功能。 其 公開性、 集成的數(shù)據(jù)流和對(duì)用戶友好的界面， 滿足了作為現(xiàn)代的， 國(guó)際化使用的財(cái)會(huì)系 統(tǒng)的要求， 簡(jiǎn)化了財(cái)務(wù)決策的業(yè)務(wù)處理流程。 集成的總分類帳使用戶可以得到公司的所有重要的業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)。 在滿足國(guó)際會(huì)計(jì)慣例的前提下， 用戶可以用不同的會(huì)計(jì)科目表和貨幣將有關(guān)項(xiàng)目記帳 到總分類帳中。 使用多種資產(chǎn)負(fù)債表結(jié)構(gòu)的靈活的報(bào)表功能可以從不同的匯總層次上向 用戶提供明晰的相關(guān)數(shù)據(jù)。 此外， 系統(tǒng)可以讓用戶方便地查尋科目的余額和行項(xiàng)目。 特殊用途的分類帳可以作為總分類帳模塊報(bào)表系統(tǒng)的補(bǔ)充， 完成其無法達(dá)到的功能。 會(huì)計(jì)年歷可以用于控制周期性的工作如期末結(jié)算等， 它可以幫

26、助用戶建立工作計(jì)劃， 并將不同的工作分配給特定的人。 4 總分類帳基本術(shù)語4.1 公司代碼根據(jù)國(guó)際會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn) (IAS)， 法定的 或獨(dú)立的會(huì)計(jì)實(shí)體是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的核心概念。 對(duì)獨(dú)立 會(huì)計(jì)實(shí)體的一個(gè)基本要求是披露資產(chǎn)負(fù)債表和損益表。 在 SAP 系統(tǒng)中， 公司代碼就代表 了獨(dú)立的會(huì)計(jì)實(shí)體。 它是從許多不同的業(yè)務(wù)部門中匯總會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的中心組織結(jié)構(gòu)單元。 公司代碼也是對(duì)外會(huì)計(jì)系統(tǒng)的最小組織結(jié)構(gòu)單位， 它代表了一個(gè)完整獨(dú)立的會(huì)計(jì)系統(tǒng)。 一個(gè)公司代碼將綜合考慮稅務(wù)、 商務(wù)和其他方面的因素， 與一個(gè)獨(dú)立的法人公司非常相 似。 公司代碼在財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中的功能是什么？ 公司代碼是財(cái)會(huì)子系統(tǒng)的中心組織結(jié)構(gòu)單元， 它控制

27、了資產(chǎn)負(fù)債表和損益表數(shù)據(jù)的披 露。4.2 業(yè)務(wù)部門公司代碼是一個(gè)法定實(shí)體， 代表一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)單位， 除此之外， 用戶還可以在 公司代碼之外建立代表特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域或責(zé)任中心的組織結(jié)構(gòu)， 可以將輸入到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì) 中的數(shù)據(jù)分配到指定的單元中， 業(yè)務(wù)部門中可以包括各種單位， 如產(chǎn)品組、 利潤(rùn)中心、 工廠、 辦公室等。 在一張憑證上， 每一個(gè)記帳到總分類帳中的行項(xiàng)目均可以指定到某個(gè)業(yè)務(wù)部門。 在 此， 系統(tǒng)還允許用戶對(duì)記帳到不同的公司代碼中的數(shù)據(jù)組合成新的數(shù)據(jù)匯總。所有主要的會(huì)計(jì)項(xiàng)目， 如完整的損益表、 固定資產(chǎn)、 應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款、 庫存貨 物等， 均可以在業(yè)務(wù)部門中得到評(píng)估。業(yè)務(wù)部門在財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中

28、的功能是什么？業(yè)務(wù)部門是在公司代碼之外的一個(gè)組織結(jié)構(gòu)， 它為企業(yè)內(nèi)部的業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估提供了不同的 層次和視角。4.3 憑證4.3.1 憑證原則SAP R/3 的財(cái)會(huì)子系統(tǒng)遵循嚴(yán)格的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證原則。 所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都以會(huì)計(jì)憑證 方式記帳到會(huì)計(jì)系統(tǒng)中。 憑證是一個(gè)數(shù)據(jù)載體， 它包含了能影響科目余額的數(shù)據(jù)， 即 行項(xiàng)目。 憑證具有以下功能：· 準(zhǔn)備創(chuàng)建資產(chǎn)負(fù)債表的直接數(shù)據(jù)來源；· 通過憑證， 用戶可以將有關(guān)數(shù)據(jù)分配到成本中心、 訂單和項(xiàng)目中；· 它為許多明細(xì)分類帳的業(yè)務(wù)處理如付款和催款等提供數(shù)據(jù)。一個(gè)獨(dú)特的憑證創(chuàng)建系統(tǒng)、 結(jié)算記帳規(guī)則和嚴(yán)格地審核憑證的格式與內(nèi)容的體系， 確

29、保了只有完整正確的憑證才能記帳到財(cái)會(huì)子系統(tǒng)中。 在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中， 所有的科目 余額和匯總數(shù)據(jù)都能正確地回溯到每一個(gè)正確記帳的憑證中。 為了能用唯一的標(biāo)準(zhǔn)來處理大量的業(yè)務(wù)， 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊提供以下功能：· 用獨(dú)特的記帳和輸入規(guī)則來創(chuàng)建憑證；· 由大量的參數(shù)來控制憑證輸入。憑證抬頭是憑證的重要組成部分。 憑證抬頭包括憑證號(hào)碼和憑證日期等數(shù)據(jù)， 憑證的 主體是若干個(gè)行項(xiàng)目， 它們都代表了特定的業(yè)務(wù)。 行項(xiàng)目中記錄了業(yè)務(wù)金額、 科目和附 加的科目分配。 4.3.2 基本憑證參數(shù)以下基本憑證參數(shù)是用于標(biāo)識(shí)每一個(gè)業(yè)務(wù)處理的：· 憑證類型： 憑證類型包含用于管理不同的憑證的控制

30、數(shù)據(jù)；· 記帳碼(輸入類型)： 記帳碼用于確定行項(xiàng)目記帳的方向， 借記或貸記。 它還確定 了記帳科目的類型(總帳科目或明細(xì)分類帳帳戶)和記帳數(shù)據(jù)輸入的屏幕格式。· 憑證號(hào)碼： 每一張憑證都有唯一的號(hào)碼， 有的是系統(tǒng)自動(dòng)分配， 有的是用戶自定 義。 在任何情況下， SAP 系統(tǒng)確保憑證號(hào)碼的唯一性。 系統(tǒng)允許用戶按業(yè)務(wù)類型 (發(fā)票、 預(yù)付定金等) 定義憑證號(hào)碼值的范圍， 這就意味著不同的憑證能被正確地 分類和存儲(chǔ)。 · 科目?jī)?nèi)容和類型： 包括付款條件和其他科目的指定。SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊提供所有關(guān)于憑證管理方面的功能， 包括在以前的會(huì)計(jì)期間記 帳等。 在憑證記帳后

31、， 其數(shù)據(jù)可以顯示、 更改、 沖銷和歸檔。 整個(gè)憑證始終是一個(gè)單 元， 而憑證之間的聯(lián)系也始終存在。獨(dú)特的憑證原則確保了所有集成的系統(tǒng)和其業(yè)務(wù)或行項(xiàng)目在業(yè)務(wù)上的連接。 4.3.3 更改憑證憑證在被記帳后也可以更改， 當(dāng)然， 所有影響科目余額的字段是不可更改的， 這些 字段包括：· 記帳金額· 科目號(hào)碼· 記帳碼· 會(huì)計(jì)年度· 稅額有些可以更改的字段取決于同財(cái)會(huì)子系統(tǒng)一起安裝的模塊， 用戶可以對(duì)其他字段定義 相應(yīng)的規(guī)則， 確定在什么情況下， 什么時(shí)候和如何進(jìn)行更改。 用戶可以指定某些科目分 配可以在記帳期間未關(guān)閉時(shí)更改， 還可以設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)， 確

32、保數(shù)據(jù)不被更改。 在會(huì)計(jì)部 門結(jié)算后， 把數(shù)據(jù)傳送到其他系統(tǒng)中。更改憑證可以象顯示科目和憑證那樣使用排序和查尋功能。 只要有適當(dāng)?shù)氖跈?quán)， 用戶 可以方便地切換顯示與修改而不會(huì)丟失當(dāng)前顯示的視圖。在SAP 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中， 憑證有什么功能？SAP 的綜合憑證管理體系符合憑證的基本原則， 憑證可以快捷方便地按用戶的需要進(jìn) 行調(diào)整， 并且正確地記帳。4.4 會(huì)計(jì)科目表SAP R/3 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊能滿足在法規(guī)、 資金流和記帳分類方面的要求， 提供靈活可 變的方式來建立總分類帳。 會(huì)計(jì)科目表是會(huì)計(jì)系統(tǒng)用來記錄資產(chǎn)價(jià)值和價(jià)值流的分類系 統(tǒng)， 此外， 它還確保了科目文本的正確翻譯。在 SAP 系統(tǒng)中， 會(huì)

33、計(jì)科目表有以下形式：· 作為經(jīng)營(yíng)需要的會(huì)計(jì)科目表。 經(jīng)營(yíng)用的會(huì)計(jì)科目表包含了日常經(jīng)營(yíng)管理所需要的 科目， 也允許進(jìn)行特殊的， 在公司范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)處理。 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和成本核算都使 用同一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。· 作為地區(qū)性的會(huì)計(jì)科目表。 地區(qū)性的會(huì)計(jì)科目表包含了為滿足當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)法規(guī)而設(shè) 的科目。 記帳的數(shù)據(jù)是基于政府的規(guī)定和預(yù)先定義的一些規(guī)則而處理的， 其項(xiàng)目 和經(jīng)營(yíng)用的會(huì)計(jì)科目表有所區(qū)別。· 作為集團(tuán)公司的會(huì)計(jì)科目表。 集團(tuán)公司會(huì)計(jì)科目表包含了在集團(tuán)公司內(nèi)使用的所 有科目， 其記帳數(shù)據(jù)是基于外部集團(tuán)公司會(huì)計(jì)的要求， 集團(tuán)公司會(huì)計(jì)科目表的項(xiàng) 目與經(jīng)營(yíng)用會(huì)計(jì)科目表不同。SAP 系

34、統(tǒng)提供定義不同的會(huì)計(jì)科目表的功能， 使靈活多變的評(píng)估成為可能。 記帳數(shù)據(jù) 可以在公司的層次結(jié)構(gòu)的不同層面上處理。 日常的憑證是記帳到經(jīng)營(yíng)性會(huì)計(jì)科目表中 的， 同樣， 用戶也能按某個(gè)國(guó)家的特定要求進(jìn)行會(huì)計(jì)評(píng)估， 也可以將經(jīng)營(yíng)用會(huì)計(jì)科目表 與集團(tuán)公司的需要相結(jié)合。 4.4.1 會(huì)計(jì)科目表的組織結(jié)構(gòu)為了滿足不同的要求來建立會(huì)計(jì)科目表， SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊提供兩種不同的方式來 建立一個(gè)或多個(gè)會(huì)計(jì)科目表：· 使用集中式的組織結(jié)構(gòu)， 用戶指定一個(gè)特定的， 通常是在集團(tuán)公司層面上包括所 有科目的會(huì)計(jì)科目表， 供在集團(tuán)公司內(nèi)的所有公司代碼使用。· 使用分布式的組織結(jié)構(gòu)， 在公司代碼層面

35、建立會(huì)計(jì)科目表， 對(duì)每一個(gè)公司代碼定 義一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。 它們可以是跨國(guó)公司， 有許多分部和利潤(rùn)中心， 以及跨幾個(gè) 行業(yè)的集團(tuán)公司。4.4.2 在多種語言方面的靈活性只要指定所需要的語言代碼， 每個(gè)會(huì)計(jì)科目表就可以被翻譯成多種語言。 SAP R/3 的 國(guó)際性設(shè)置使用戶在同一會(huì)計(jì)科目表中使用多種語言。 其科目名稱在用多種語言輸入 后， 可以為用戶顯示其所需的語言的內(nèi)容。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中的會(huì)計(jì)科目表有什么功能？ 會(huì)計(jì)科目表在不同層次上的使用， 使用戶可以在公司結(jié)構(gòu)的不同層次上處理會(huì)計(jì)數(shù) 據(jù)。4.5 總分類帳科目每一個(gè)用于記帳的科目都在總分類帳中定義， 它們包含了描述其功能的信息， 這些 信息是保

36、存在每個(gè)科目的主記錄中的， 它們控制著對(duì)該科目的記帳和對(duì)記帳數(shù)據(jù)的處 理。4.5.1 總帳科目主記錄的結(jié)構(gòu)總帳科目主記錄分為兩部分：· 關(guān)于會(huì)計(jì)科目表的數(shù)據(jù)。 這部分?jǐn)?shù)據(jù)用于整個(gè)主記錄， 如總帳科目號(hào)碼， 科目 名稱， 確定科目是資產(chǎn)負(fù)債表科目還是損益表科目。 此外， 用戶還可以用它來 規(guī)定主記錄中用于公司代碼部分的數(shù)據(jù)的有關(guān)控制信息， 如科目組和屏幕格式。 · 關(guān)于公司代碼的數(shù)據(jù)。 這部分?jǐn)?shù)據(jù)包含了如何控制業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入與記帳的參 數(shù)， 如何管理科目的數(shù)據(jù)， 以及其他與公司代碼相關(guān)的數(shù)據(jù)， 如貨幣、 稅碼、 統(tǒng)馭科目、 行項(xiàng)目的顯示和未清項(xiàng)的管理等?；诠镜慕M織結(jié)構(gòu)，

37、兩部分?jǐn)?shù)據(jù)既可以分開處理， 也可以同時(shí)處理。 這就允許用戶 按自己公司的慣例來控制對(duì)主記錄的責(zé)任。 比如， 用戶可以在整個(gè)集團(tuán)公司內(nèi)預(yù)先定義 好所有科目中關(guān)于會(huì)計(jì)科目表部分的數(shù)據(jù)， 而屬于各子公司的雇員則只有權(quán)力來處理關(guān) 于公司代碼的數(shù)據(jù)， 當(dāng)然， 用戶也可以給其雇員處理兩部分?jǐn)?shù)據(jù)的權(quán)限。4.5.2 對(duì)主記錄的處理SAP 系統(tǒng)可以將創(chuàng)建、 修改和顯示總帳科目主記錄的功能分開。 用戶可以對(duì)其雇員按 照職責(zé)要求給予不同的權(quán)限。 每一個(gè)新的主記錄都被分配到一個(gè)科目組中， 科目組是以 下列指標(biāo)來對(duì)總帳科目進(jìn)行分類的：· 科目號(hào)碼的分配。 對(duì)于有相同或相似用途的科目， 如銀行存款科目等， 用戶

38、可以 為之預(yù)定義總帳科目號(hào)碼的數(shù)字范圍。· 用戶界面的屏幕格式。 用戶可以對(duì)總帳科目組指定一些強(qiáng)制性的或選擇性的字 段， 不需要的字段可以去掉。SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊為創(chuàng)建總帳科目主記錄提供多種方式， 這些方式使用戶能靈活簡(jiǎn) 便地在系統(tǒng)中設(shè)定所需要的會(huì)計(jì)科目表。 用戶既可以使用系統(tǒng)提供的會(huì)計(jì)科目表樣本， 也可以自己建立會(huì)計(jì)科目表， 以下方式可供用戶選擇使用：· 復(fù)制一個(gè)會(huì)計(jì)科目表。 用戶可以使用系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)科目表作樣本， 復(fù)制一個(gè)自己 的會(huì)計(jì)科目表，再根據(jù)需要， 對(duì)其作一些改動(dòng)。· 參照方式。 參照系統(tǒng)中現(xiàn)有的會(huì)計(jì)科目表， 把所需要的樣本科目設(shè)置到其中， 讓 系統(tǒng)

39、自動(dòng)建立所有科目。 當(dāng)用戶使用標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)時(shí)， 這種方式最好。 當(dāng)然用戶應(yīng)當(dāng) 給科目新的名稱和號(hào)碼。· 數(shù)據(jù)傳送方式。 在先前系統(tǒng)中使用的總帳科目主記錄可以傳送到 R/3 系統(tǒng)中。· 樣本科目方式。 在系統(tǒng)中預(yù)先定義一些樣本科目， 對(duì)許多科目的主記錄中的字段 預(yù)先定義。 這種方式在用戶有幾個(gè)公司代碼且它們的業(yè)務(wù)基本相似時(shí)最好。用戶也可以修改、 凍結(jié)或刪除個(gè)別的主記錄中的字段， 也能增加一些字段或增加新的 總帳科目。 系統(tǒng)提供了靈活多變的查尋功能， 所有的輸入都被記錄下來， 以保證對(duì)主記 錄維護(hù)的正確性。4.5.3 行項(xiàng)目顯示行項(xiàng)目顯示的功能使用戶能得到某個(gè)科目中的未清項(xiàng)、 統(tǒng)馭

40、科目和暫存項(xiàng)目的概況， 用戶能夠確定哪些項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)顯示在屏幕上。 即使在顯示清單已經(jīng)出現(xiàn)在屏幕上時(shí)， 用戶 也能動(dòng)態(tài)地改變顯示。 多種分類排序的選擇， 如按號(hào)碼、 憑證日期、 科目分配等， 使 用戶能以交互方式來選擇、 匯總和排列所需要的憑證項(xiàng)目。 查尋和匯總功能在相應(yīng)的屏 幕上可以方便地地使用。 行項(xiàng)目顯示功能適用于：· 在一個(gè)公司代碼中的一個(gè)科目· 用任務(wù)清單方式顯示集團(tuán)公司中的一個(gè)科目組用戶可以隨時(shí)從行項(xiàng)目清單切換到單個(gè)憑證的顯示。 行項(xiàng)目清單可以由系統(tǒng)輸出或在 電子表格軟件中處理， 還可以通過 SAP 辦公室管理系統(tǒng)以電子郵件方式發(fā)給特定的人， 他們可以將其存入自己的

41、微機(jī)中， 用 Excel 軟件處理。4.5.4 科目余額只要當(dāng)憑證記帳到某一個(gè)科目， 該科目的余額就被更新。 用行項(xiàng)目顯示的功能可以指 出憑證中哪個(gè)行項(xiàng)目被記帳到相應(yīng)的科目， 用戶可以顯示科目余額和相應(yīng)的憑證的行項(xiàng) 目。 科目余額按會(huì)計(jì)期間分借貸方向用戶顯示了與之相關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的概況。 可用的分 類指標(biāo)包括科目號(hào)碼、 公司代碼、 會(huì)計(jì)年度、 業(yè)務(wù)部門和幣種。 在科目余額顯示中， 用戶可以直接進(jìn)入行項(xiàng)目顯示。 在 SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中， 總帳科目的功能是什么？ 大于總帳科目和其功能， 以確保對(duì)業(yè)務(wù)處理的正確記帳， 同時(shí)有效地管理憑證和顯示 行項(xiàng)目。5 總分類帳的主要業(yè)務(wù)處理5.1 計(jì)劃如果用

42、戶需要一份有意義的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表， 那么資產(chǎn)負(fù)債表和損益表中不同形 式的計(jì)劃和實(shí)際值的比較就很重要了。由于以下原因， 計(jì)劃功能在 SAP 系統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊中具有重要意義。· 計(jì)劃中包括了公司代碼、 業(yè)務(wù)部門和總帳科目； · 會(huì)計(jì)期間的詳細(xì)數(shù)據(jù)；· 所有的相關(guān)參數(shù)；· 以不同的形式保存的。在一個(gè)公司代碼中， 用戶可以對(duì)科目或科目與業(yè)務(wù)部門的組合作計(jì)劃。 計(jì)劃是基于 資產(chǎn)負(fù)債表和損益表結(jié)構(gòu)的。 SAP 的標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)包括一些以樹狀結(jié)構(gòu)顯示的可更改的計(jì)劃 模式， 用戶可以對(duì)以下方面輸入計(jì)劃值：· 完整的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表· 業(yè)務(wù)部門當(dāng)計(jì)劃

43、值輸入后， 用戶能夠作以下工作：· 自動(dòng)分配· 按期間分配· 作為參考· 結(jié)轉(zhuǎn)· 復(fù)制它們可以快捷地以不同的形式顯示并用于比較。 在預(yù)定義有關(guān)參數(shù)和結(jié)構(gòu)的前提下， 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊能自動(dòng)處理計(jì)劃功能。 另外， 用戶可以方便地增加， 改寫和選擇數(shù)據(jù)， 這 就確保了在所有層次上進(jìn)行計(jì)劃。 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊的計(jì)劃的靈活性是如何體現(xiàn)的？總分類帳的計(jì)劃功能可以在不同的組織結(jié)構(gòu)、 期間和不同的形式中單獨(dú)執(zhí)行。 用戶可 以預(yù)定義其結(jié)構(gòu)與內(nèi)容。5.2 總分類帳科目記帳5.2.1 一次性記帳的原則所有需要記帳的業(yè)務(wù)都必須在遵循有關(guān)記帳的規(guī)則的前提下記入公司代碼中的相關(guān)部

44、 門與科目中。 只有在保證原始數(shù)據(jù)的前提下， 記帳的數(shù)據(jù)才有可能是精確、 可靠和完整 的， 這就意味著所有公司實(shí)體的原始數(shù)據(jù)的來源與責(zé)任部門均處于監(jiān)控之中?？偡诸悗さ挠泿?shù)據(jù)來源于以下方面： · 如果 SAP 物料管理系統(tǒng) (MM) 也安裝使用并且集成到系統(tǒng)中的話， 諸如發(fā)貨等經(jīng) 營(yíng)業(yè)務(wù)就會(huì)自動(dòng)地記帳到總分類帳中；· 在明細(xì)分類帳中的記帳， 例如 SAP 的固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算模塊被使用與集成， 資產(chǎn) 的購置會(huì)生成總分類帳的憑證記帳；· 在總分類帳中的直接記帳。 與此同時(shí)， 必須考慮與管理會(huì)計(jì)模塊的關(guān)系。 憑證、 科目的分配和對(duì)業(yè)務(wù)的記帳均取 決于集成系統(tǒng)的類型。 記

45、帳的憑證、 原始數(shù)據(jù)和科目的分配都同時(shí)反映在總帳和明細(xì)分 類帳上5.2.2 數(shù)據(jù)集成明細(xì)分類帳在下列層次上與總分類帳完全、 綜合地集成：· 主記錄· 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)· 報(bào)表主數(shù)據(jù)的集成包括了會(huì)計(jì)科目表和與成本核算相關(guān)聯(lián)的明細(xì)分類帳的所有科目關(guān)系。 主數(shù)據(jù)的參數(shù)也可以共享， 數(shù)據(jù)可以相互檢驗(yàn)正確性與有效性。記帳數(shù)據(jù)的集成反映在以下方面：· 中央數(shù)據(jù)庫是唯一的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)倉庫；· 核心憑證的有關(guān)行項(xiàng)目中包含原始數(shù)據(jù)和相應(yīng)的科目之間的聯(lián)系。一個(gè)共享的數(shù)據(jù)庫意味著：· 不會(huì)產(chǎn)生和維護(hù)數(shù)據(jù)冗余；· 可以完全驗(yàn)證的文檔和檢查系統(tǒng)；·

46、; 對(duì)所有應(yīng)用模塊可以全面地存取數(shù)據(jù)；· 報(bào)表和信息系統(tǒng)的完整的設(shè)置。數(shù)據(jù)的集成是明顯的， 因?yàn)閷?duì)于一個(gè)業(yè)務(wù)處理的所有憑證都是通過預(yù)定義的科目之間 的關(guān)系而聯(lián)系在一起的。所有的明細(xì)分類帳均能集成在一起是非常重要的。 在各個(gè)業(yè)務(wù)層次上徹底的數(shù)據(jù)集成 是 SAP 系統(tǒng)的一個(gè)重要的優(yōu)勢(shì)， 每個(gè)記過帳的業(yè)務(wù)將自動(dòng)影響所有相關(guān)的評(píng)估， 自動(dòng)傳 輸?shù)臄?shù)據(jù)確保了一個(gè)實(shí)時(shí)的和網(wǎng)絡(luò)化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和管理會(huì)計(jì)系統(tǒng)的有效性。5.2.3 明細(xì)分類帳與總分類帳的協(xié)調(diào)一致帶有各種資產(chǎn)和資產(chǎn)負(fù)債表科目的會(huì)計(jì)科目表為總帳和各明細(xì)分類帳之間建立了記帳 的關(guān)聯(lián)。 統(tǒng)馭科目的作用是當(dāng)在明細(xì)分類帳中發(fā)生記帳業(yè)務(wù)時(shí)， 其行項(xiàng)目將

47、自動(dòng)地記帳 到相應(yīng)的總分類帳科目 (統(tǒng)馭科目) 中， 并且其結(jié)果將反映到資產(chǎn)負(fù)債表上。對(duì)總帳科目余額的更新是自動(dòng)地并且同時(shí)發(fā)生的， 這就確保了：· 總分類帳與明細(xì)分類帳始終是一致的；· 集成的報(bào)表可以顯示在明細(xì)分類帳中記帳的具體憑證；· 財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)可以馬上使用所有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)；· 財(cái)會(huì)信息系統(tǒng)可以馬上顯示所有與資產(chǎn)和損益相關(guān)的帳務(wù)；5.2.4 數(shù)據(jù)輸入的工具SAP R/3 系統(tǒng)提供眾多的數(shù)據(jù)輸入工具和自動(dòng)功能， 這意味著大量不同的記帳數(shù)據(jù)可 以有效、 正確和完整地輸入到系統(tǒng)中。 使用系統(tǒng)的授權(quán)功能， 每一個(gè)相關(guān)的人士可以使 用許多這類功能來滿

48、足特定的需求。 系統(tǒng)提供以下功能來幫助憑證輸入：1. 技術(shù)性的輸入工具：· 數(shù)據(jù)維護(hù)· 附加功能和調(diào)整未完成的數(shù)據(jù)輸入· 對(duì)統(tǒng)計(jì)性的注釋項(xiàng)的記帳· 數(shù)據(jù)值的傳送2. 參考方式：· 借用已經(jīng)記帳的憑證、 樣本憑證或指定科目的憑證來更改或增加輸入3. 自動(dòng)記帳· 周期性記帳處理· 關(guān)聯(lián)性記帳 (現(xiàn)金折扣、 增值稅等)4. 控制功能· 對(duì)憑證中字段的格式與內(nèi)容進(jìn)行檢驗(yàn)· 對(duì)憑證的確認(rèn)5.2.5 附加的檢驗(yàn)功能SAP 的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊允許用戶對(duì)每個(gè)使用者和每一部分的信息定義附加檢驗(yàn)， 例如， 可以對(duì)每個(gè)使用者在下列應(yīng)用領(lǐng)域檢查其是否可以記帳：· 一個(gè)科目· 一個(gè)業(yè)務(wù)部門· 一個(gè)公司代碼· 一個(gè)成本中心· 一個(gè)成本對(duì)象對(duì)在憑證中的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的有效性檢驗(yàn)確保了所輸入數(shù)據(jù)的正確性。5.2.6 多種貨幣的處理能力財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊允許用戶同時(shí)使用