辦公室自動(dòng)化

1、辦公室自動(dòng)化本校發(fā)展辦公室自動(dòng)化的目的為將在辦公室內(nèi)、外的公文抄寫(xiě)、圖表繪製、文件 傳遞等各項(xiàng)人工作業(yè)，改由各種自動(dòng)化的軟、硬體設(shè)備代為處理。讓辦公人員能空出 時(shí)間發(fā)揮腦力活動(dòng)，提昇創(chuàng)新及決策層次，提高學(xué)校整體行政作業(yè)品質(zhì)。/網(wǎng)路化本校進(jìn)行發(fā)展的辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)包含公文處理自動(dòng)化及各單位承辦之業(yè)務(wù)表單 電子化等。其中公文處理自動(dòng)化系統(tǒng)是由總收文、分文、退文、改分、創(chuàng)稿、會(huì)辦、 提陳及批示以至於發(fā)文、歸檔、稽催全部採(cǎi)用電腦作業(yè)，也就是從文書(shū)製作、傳遞交 換、流程管理、線(xiàn)上簽核、稽催管制到檔案及影像管理一氣呵成的公文電子化 系統(tǒng)。在進(jìn)行電子化的同時(shí)，也重新檢討各單位的流程，朝簡(jiǎn)化作業(yè)流程的方向努力

2、， 以便建立適當(dāng)?shù)碾娮恿鞒獭１拘Ｔ趶埿ｉL(zhǎng)積極推動(dòng)決行權(quán)責(zé)下放下，使本校辦公室自 動(dòng)化的效能亦不斷提昇。一、現(xiàn)況本校辦公室自動(dòng)化發(fā)展現(xiàn)況可以分成電腦設(shè)備、軟體設(shè)備、現(xiàn)行辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)作業(yè)項(xiàng)目、新一代公文系統(tǒng)以及各單位資訊化作業(yè)項(xiàng)目幾方面來(lái)看。(一) 電腦設(shè)備本校辦公室工作同仁電腦設(shè)備配置早已達(dá)一人一機(jī)的水準(zhǔn)，各單位配置情形詳見(jiàn)電腦資源。各一級(jí)(以上)單位主管另外還配置手寫(xiě)輸入板及語(yǔ)音輸入辨識(shí)系統(tǒng)。配合行政院研考會(huì)文書(shū)處理檔案管理手冊(cè)明定公文用紙採(cǎi)A4尺寸紙張之規(guī)範(fàn)，本校亦於八十六年初正式將簽、稿等公文用紙改為A4尺寸，各單位也同時(shí)全面配置了一般用途的A4雷射印表機(jī)。除各辦公室配置之個(gè)人電腦外，

3、尚有以下電腦主機(jī)用於辦公室自動(dòng)化系 統(tǒng)。IBM RS/6000 SP2 平行伺服主機(jī)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)作業(yè)用。(2) IBM Netfinity 5500 M20 伺服主機(jī)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)用。(3) Pentium-II 350 雙 CPU 伺服主機(jī)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)用二軟體設(shè)備1. IBM AIX 作業(yè)系統(tǒng)電腦主機(jī)用2. Linux作業(yè)系統(tǒng)電腦主機(jī)用3. NT、Windows2000/2003 Server作業(yè)系統(tǒng)電腦主機(jī)用4. LOTUS Notes Domi no Server辦公室自動(dòng)化伺服端系統(tǒng)電腦主機(jī)用5. C For AIX程式語(yǔ)言電腦主機(jī)用6. LOTUS Notes Ma

4、il電子信箱電腦主機(jī)用7. SQL資料庫(kù)系統(tǒng)電腦主機(jī)用8. Project Server專(zhuān)案管理軟體電腦主機(jī)用9. Windows作業(yè)系統(tǒng)個(gè)人電腦用10. LOTUS Notes Clients辦公室自動(dòng)化使用端系統(tǒng)個(gè)人電腦用11. IE瀏覽器個(gè)人電腦用12. Office 套裝工具軟體個(gè)人電腦用13. Frontpage網(wǎng)頁(yè)製作軟體個(gè)人電腦用14. Project專(zhuān)案管理軟體個(gè)人電腦用15. Visio繪圖軟體個(gè)人電腦用16. PhotoImpact影像編輯軟體個(gè)人電腦用17. PhotoExplorer看圖軟體個(gè)人電腦用18. 華康金蝶字型個(gè)人電腦用19. 中文手寫(xiě)輸入板及蒙恬語(yǔ)音輸入法個(gè)

5、人電腦用20. Dr.eye譯點(diǎn)通翻譯軟體個(gè)人電腦用21. Symantec防毒軟體個(gè)人電腦用22. Symantec Norton 工具軟體個(gè)人電腦用23. Acrobat可攜式文件 PDF製作軟體個(gè)人電腦用24. 自然輸入法個(gè)人電腦用三現(xiàn)行辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)作業(yè)項(xiàng)目本節(jié)所錄的是目前本校正式運(yùn)作的全校共通性業(yè)務(wù)，其程式設(shè)計(jì)與資料維 護(hù)均由資訊中心負(fù)責(zé)。1.電子郵遞作業(yè)撲 I =" e m如 miCT EHkni*齢# V«FP PBFM 99E-ira-nni ehi-j1J3 g；電器 H詐冷工:t 做J 十'醴實(shí) Eg常EM Bra ph- # i 寧 -* t

6、-ri-LBLt*twir-mirt'B.i.TS-« M »"'Ill-ElSIM # rUHiCJAM：4fr 9 i .-! rtq本校各單位在辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)上 都有一個(gè)專(zhuān)屬的電子信箱，由單位指 定專(zhuān)人負(fù)責(zé)處理其中的各種來(lái)文。此 一電子郵遞作業(yè)除能傳送本身製作 的電子文件外，也可以傳送以其他工 具軟體如 Word、Excel 製作的檔 案。自民國(guó)七十八年以來(lái)本校一般性 的公文作業(yè)即大量使用此功能，例如 秘書(shū)室發(fā)送的各類(lèi)函件，各單位發(fā)送 的開(kāi)會(huì)通知及各與會(huì)人員的回條，總務(wù)處發(fā)送的停電通知，人事室發(fā)送的出 勤異常通知，會(huì)計(jì)室發(fā)送的傳票通知，資訊

7、中心發(fā)送的訓(xùn)練計(jì)劃，以及各種 資料的提供等等。近年來(lái)為加速訊息的傳遞，更與教職員個(gè)人信箱連結(jié)，凡 與同仁相關(guān)的即直接送至同仁信箱。2.總收發(fā)文作業(yè)本?？偸瞻l(fā)文作業(yè)由總務(wù)處文書(shū)組 負(fù)責(zé)，利用此功能將外來(lái)公文資料登 錄、掛文號(hào)、進(jìn)行分文處理，再結(jié)合公文送收文記錄功能，由承會(huì)辦單位直接再電腦上簽收；發(fā)文時(shí)亦 利用此功能將發(fā)文資料登錄、掛文 號(hào)，假設(shè)為外來(lái)文覆文時(shí)，系統(tǒng)則會(huì)自 動(dòng)將收發(fā)文勾稽。此外，文書(shū)人員進(jìn) 行公文稽催、歸檔作業(yè)、公文註銷(xiāo)、製作各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等均可透過(guò)總收發(fā)文作業(yè)完成3.簡(jiǎn)便行文作業(yè)lE »7Ciawx|t ； 2 l.jpi-w-'t"9V14L0JWIW

8、 nrwji “皿口 口 joci-iwaJOK-IWCanwnJWMW" TfflflMl iswianiIXm-teCi:jfrr*Jk*：rl!X«l!VW! &41wsJ*«-i-J-鼻位刪"由豈 iZWrO.tfiiaraiuiMianH4.分層負(fù)責(zé)明細(xì)表查詢(xún)r(jià)r iMV Mix- BIQ Will HB-EJ才 jfi%玄怙IT Ft >.* 2 -涉 % 捫. £r«Bfl*+ mMi -5£-UMUJ f本校的公文處理，凡不涉及簽核的，如 各類(lèi)函件、通知以及人事命令的發(fā)佈等 等，均已利用此功能來(lái)

9、製作及傳送。至 於涉及簽核的部份，因線(xiàn)上簽核及認(rèn)證 制度尚在建置中，故仍?huà)?cǎi)傳統(tǒng)的方式， 以紙本製作及處理。本校為求簡(jiǎn)化工作，提高行政效率，由 秘書(shū)室負(fù) 責(zé)彙整各單位 工作項(xiàng)目及 決行 權(quán)責(zé)層次，編制決行權(quán)責(zé)明細(xì)表，陳校 長(zhǎng)核定後建置於辦公室 自動(dòng)化系統(tǒng)中。 各業(yè)務(wù)承辦人員於簽辦 公文時(shí)需先正確 的標(biāo)示決行權(quán)責(zé)，以方便公文的傳遞與 處理。業(yè)務(wù)承辦人員如對(duì)公文的決行權(quán) 責(zé)不甚清楚時(shí)，利用此功能即能查知正確的決行權(quán)責(zé)層次。分層負(fù)責(zé)明細(xì)表內(nèi)容的更新，由秘書(shū)室統(tǒng)籌處理。5.離職手續(xù)作業(yè)離職手續(xù)是早在民國(guó)七十八年即在淡 江大學(xué)辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)上運(yùn)作的業(yè) 務(wù)之一。各單位於離職人員的公文核準(zhǔn) 後，立即以電子郵

10、遞送出離職通知單， 通知人事室、會(huì)計(jì)室、圖書(shū)館、總務(wù)處、 總務(wù)處出納組、資訊中心專(zhuān)案發(fā)展組、 資訊中心網(wǎng)路管理組、教育發(fā)展中心教 學(xué)科技組等有關(guān)單位，進(jìn)行該員離職相關(guān)手續(xù)的處理。但凡手續(xù)辦理完畢的單位就到系統(tǒng)中註記，人事室只要進(jìn)入 系統(tǒng)，即可根據(jù)各單位的核辦情形簽發(fā)離職證明等文件。6.公文送收文與稽催本校目前正在建置電子簽章及認(rèn)證機(jī)制，以作為未來(lái)本校線(xiàn)上簽核的基礎(chǔ)，因此現(xiàn)階段公文處理上使用的是公文的送收文與稽催的部份。校內(nèi)公文由簽辦單位製作好紙本公文後，就在辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)中建立該份公文的送文單。送文單上除記載文號(hào)等根本資料外，同時(shí)記錄公文的送文流程。收文單位於收到紙本公文後就在電腦上作簽收的

11、動(dòng)作，待公文處理完畢時(shí)再於電腦上將送文單傳到下一個(gè)單位。在處理的過(guò)程中會(huì)辦單位可以配合需要在流程中增加新的會(huì)辦單位。至於校外來(lái)文則於文書(shū)組收到公文 後，先在總收發(fā)文系統(tǒng)中登錄總收文及承辦單位，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生此份公文的送文單，承辦單位於收到來(lái)文後，就在辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行簽收。利 用這項(xiàng)功能，送文單位可以追蹤公文，稽核單位也可以進(jìn)行稽催的工作。7.會(huì)議室申請(qǐng)與管理r?j *nTWfC： i WBIIMFL .EFT匸于當(dāng)小-*匸起冷I p _rS-l »3 a ：J、此項(xiàng)功能提供線(xiàn)上申請(qǐng)與簡(jiǎn)易線(xiàn)上簽 核的電子化作業(yè)。將臺(tái)北校園與淡水 校園的會(huì)議場(chǎng)所納入管理。申請(qǐng)單位 只要在電腦上查詢(xún)

12、，即可快速的得知 各會(huì)議場(chǎng)所的空檔時(shí)間，在電腦上填 寫(xiě)申請(qǐng)單並送出。申請(qǐng)單會(huì)依事先設(shè) 定的作業(yè)流程送往核定單位，核定單 位在電腦上加以核示。凡經(jīng)核準(zhǔn)的即自動(dòng)登錄借用時(shí)間，並將申請(qǐng)支援事項(xiàng)通知給支援單位，如總務(wù)處事務(wù)組或 總務(wù)組、教育發(fā)展中心教學(xué)科技組等。目前納入本系統(tǒng)管理的會(huì)議室計(jì)有國(guó) 際會(huì)議廳、中正紀(jì)念堂、校友會(huì)館，及中小型會(huì)議室等共十餘個(gè)場(chǎng)地。提出 申請(qǐng)使用場(chǎng)地的時(shí)間最早是四個(gè)月前，最遲是三個(gè)工作天前。8.修繕申請(qǐng)EH Ufte Mil'吉口 *出1 nn-x：c r扌樂(lè);j£l嗎慮代4 t T r T4 7嗨昭每打刁rn«*!» 44 KrW屮.11

13、已*«» -iEm.rfKM49T-E 丄鼻 1 Mf VVR IVE屮叩長(zhǎng)沖鼻IE.TM3«*4切n9.監(jiān)督業(yè)務(wù)承辦人員的工作效率。修繕完成後, 通知申請(qǐng)單位進(jìn)行驗(yàn)收。會(huì)文館貴賓室借住申請(qǐng)與管理為改善傳統(tǒng)紙本修繕單作業(yè)的缺失，資 訊中心與總務(wù)處營(yíng)繕組共同開(kāi)發(fā)了修 繕申請(qǐng)電子表單作業(yè)，不但加快申請(qǐng) 作業(yè)的處理速度，申請(qǐng)者還可以隨時(shí)追 蹤查詢(xún)申請(qǐng)案件的下落，充分瞭解整個(gè) 修繕作業(yè)的進(jìn)度。藉由此系統(tǒng)，業(yè)務(wù)承 辦人員能更有效率的安排處理各項(xiàng)修 繕案件，業(yè)務(wù)單位主管亦可充分了解及 業(yè)務(wù)單位透過(guò)此系統(tǒng)可快速的10.-警 R h席=盂J.l-I-In-a-a-v-寸l-*-*

14、hi:-lfcsssIHf MHRKK-HKKKHH -.=: ''RMNN I; KKNNImffiffimmm £ 4J*a- , : : :-T * * * _w a V =請(qǐng)m1 V- H K K K M IK X 辰IT- I lgl«II ItFl冷 i- 文Hna 'H "mke畢HK0:iW牌* tKJISI 'A*. VriHM»najouft. van ncr J"忖曲 rirtw j為方便各單位替遠(yuǎn)道貴賓安排住宿，資 訊中心與總務(wù)處事務(wù)組共同開(kāi)發(fā)了會(huì) 文館貴賓室借住申請(qǐng)與管理系統(tǒng)，提 供各單

15、位線(xiàn)上查詢(xún)可供借住房間的相 關(guān)資訊、時(shí)段，以及線(xiàn)上申請(qǐng)借住、取 消借住等功能，同時(shí)也提供業(yè)務(wù)主管單 位線(xiàn)上核準(zhǔn)、分配、調(diào)整、取消房間等 功能，大大簡(jiǎn)化了管理單位的作業(yè)程 序。資訊化訓(xùn)練課程報(bào)名作業(yè) .-商口*"中豈"；: ' 'Z'Al-TKPTr r ： r -.wwf mr= ura-fitfi nUiertVTi«*PVWHS fW7 LE>?n3r1irx I« f r i K|«n i.i|-qr.lfeirt IPlM l!«r *：町曬 in- Umf W?FF:： » i i a

16、ct fiit-n. i .iHi.- UmjP *4niNb UMgqma vffW¥*?JluiMHui ，.*U.ftl弋就 aiiEincIFtIK BnC!*Sb HH/ilfl JzBE H 上» EME：« » «頂更,jUnT9RH>1iF "本校資訊中心每年均對(duì)教職員舉辦各 種資訊化訓(xùn)練課程，藉以提昇同仁資訊 方面的技能，為方便同仁特於辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)中提供同仁查詢(xún)資訊中心舉 辦之各項(xiàng)資訊化訓(xùn)練課程資料，以及網(wǎng) 路選課與報(bào)名功能。nviivA-LlI '衛(wèi)" 上_iMg.尸d匸】4|，二 I些

17、聲卜H空乂沁承町# 壁、創(chuàng) 耳m11. 法規(guī)彙編檢索為方便同仁查閱相關(guān)法規(guī),於辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)中建立共有文書(shū)檢索功能，將本校各類(lèi)法令、規(guī)章、辦法等公用資訊 建成共有文書(shū)。法規(guī)變動(dòng)時(shí)由文書(shū)組於 秘書(shū)室公布後七日內(nèi)更新，並註明所依據(jù)之法源，以保持法規(guī)的完整及正確。目前存放於法規(guī)彙編檔案中的有淡江 大學(xué)組織規(guī)程、辦事規(guī)章、文書(shū)處理規(guī) «i I iHCT ,*-st ：槿 mMHIH«mwWiWVMHiWig己 rwM*l« "MW*<；甘93電fe *旦 I1*v中w n AxrVFmvvnticniiWZHMZ"二SBMlJFJh .Mwr

18、xata.'jwwv -.rJTjmn.'NtM則、學(xué)術(shù)研究及交流、人事規(guī)章、教務(wù)規(guī)章、學(xué)務(wù)規(guī)章、總務(wù)規(guī)章、會(huì)計(jì)規(guī) 章、圖書(shū)規(guī)章、資訊規(guī)章、體育規(guī)章以及其他相關(guān)法規(guī)等。12. 日程表作業(yè)利用此功能，各單位的秘書(shū)或助理可以 將主管的日程登錄在系統(tǒng)中，需要時(shí)也可以印出下一週的日程供主管使用。如果未來(lái)主管們的日程都能建入系統(tǒng) 中，則系統(tǒng)還能根據(jù)主管的空檔時(shí)間自 動(dòng)安排開(kāi)會(huì)的時(shí)間。13. 通訊錄管理由資訊中心將全校所有OA使用者帳號(hào)建立成公用通訊錄，再利用公用通訊錄建立校內(nèi)常用的收文單位群組簡(jiǎn) 稱(chēng)，如“本校各一、二級(jí)單位、“各教學(xué)一、二級(jí)單位、全校教職員 等，以方便送文時(shí)指定收件人使用

19、，至於個(gè)人常用之收件人帳號(hào)則可建成個(gè) 人通訊錄。四新一代公文系統(tǒng)1. 建立數(shù)位簽章與認(rèn)證機(jī)制在公文改革中，簽核方式的改變是最需要花費(fèi)時(shí)日來(lái)被接受的一種轉(zhuǎn)變，在 全面電子化的一貫作業(yè)中，缺少了線(xiàn)上簽核也就無(wú)法逹成完成公文處理的造工程。本校在公文訊息的傳送與接收上早已做到電子化的程度，然而需要 簽核的業(yè)務(wù)，則仍暫時(shí)維持在傳統(tǒng)的方式。由於傳統(tǒng)的紙本簽核方式不易被 篡改，因此一套可以防止偽造、冒名、篡改的系統(tǒng)，就成為能否改變簽核方 式的關(guān)鍵。以現(xiàn)代密碼技術(shù)的發(fā)展，公開(kāi)金鑰基礎(chǔ)建設(shè)機(jī)制PKI已可提供相當(dāng)平安及可信賴(lài)的數(shù)位簽章與認(rèn)證機(jī)制，為推動(dòng)此一新觀念與新技術(shù)，本校正進(jìn)行將內(nèi)政部自然人憑證IC卡引進(jìn)，使

20、用具有國(guó)家公信力的電子憑證，作為新一代公文系統(tǒng)身份認(rèn)證及線(xiàn)上簽核的依據(jù)。民國(guó)九十二年十二月本校已向內(nèi)政部辦理集體申請(qǐng)自然人憑證IC卡，不僅全部行政人員申請(qǐng)，連同教師也積極參與，全校教職員申請(qǐng)率約逹百分之八十。2. 開(kāi)發(fā)公文處理系統(tǒng)一個(gè)好的電子化公文處理系統(tǒng)，需是從總收文開(kāi)始到分文、退文、改分以及 創(chuàng)簽稿、會(huì)辦、陳核、決行、發(fā)文、檔管、調(diào)卷、查詢(xún)作業(yè)等全都納入電腦 管理、追蹤與稽核的系統(tǒng)，承辦單位人員利用此系統(tǒng)可以很方便的掌握公文的流向，稽核單位利用此系統(tǒng)可以很清楚的瞭解公文處理的效率，在設(shè) 計(jì)時(shí)只要規(guī)範(fàn)好每種公文的處理時(shí)限，系統(tǒng)可以自動(dòng)檢視逾期文件，發(fā)送公 文稽催通知單。目前本校的總收發(fā)文登記

21、已採(cǎi)電腦處理，承會(huì)辦的送收文記錄也以電腦來(lái)管理，承辦單位人員已能掌握公文的流向，接下來(lái)的工作是1結(jié)合自然人憑證與電子簽章技術(shù)，開(kāi)發(fā)新一代的公文簽核功能。2將現(xiàn)有送收文記錄系統(tǒng)與總收發(fā)文系統(tǒng)使用經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本校特有的分層負(fù)責(zé)明細(xì)表，建立正確的公文流程。3由秘書(shū)室訂定校內(nèi)各種公文的處理時(shí)限。4配合教育部公文電子交換系統(tǒng)，結(jié)合校內(nèi)收發(fā)文作業(yè)，使電子交換作業(yè)一氣呵成。學(xué)校為積極開(kāi)發(fā)此一公文處理系統(tǒng)，特於民國(guó)九十一年三月在公文自動(dòng)化規(guī)劃小組下成立OA任務(wù)小組，由相關(guān)單位秘書(shū)及行政同仁計(jì)二十二位組成，就本校公文實(shí)務(wù)運(yùn)作情況提供作業(yè)需求，由資訊中心及委外 之廠商共同進(jìn)行系統(tǒng)分析等開(kāi)發(fā)事宜。3. 開(kāi)發(fā)表單作業(yè)系

22、統(tǒng)辦公室裡除簽、稿等公文外，最常處理的就是表單類(lèi)的格式化公文了，因此 將表單導(dǎo)入電子化作業(yè)，同時(shí)結(jié)合數(shù)位簽章與認(rèn)證機(jī)制，亦是提昇辦公室行政效率不可缺少的一環(huán)。之前已開(kāi)發(fā)使用的有會(huì)議室申請(qǐng)與管理、修繕申請(qǐng)、會(huì)文館貴賓室借住申請(qǐng)與管理、離職手續(xù)等電子表單，進(jìn)行中的則為請(qǐng)假單作業(yè)。規(guī)劃的內(nèi)容除一般的請(qǐng)假時(shí)間、請(qǐng)假事由、假別外， 還包括代理人機(jī)制、自動(dòng)審查請(qǐng)假時(shí)數(shù)及數(shù)位簽章之線(xiàn)上簽核等功能，希望 藉由此類(lèi)作業(yè)的推廣使用，能讓每位同仁逐漸熟習(xí)電子作業(yè)，進(jìn)而早日落實(shí) 公文處理電子化。(五) 各單位資訊化作業(yè)項(xiàng)目除前述全校共通性的業(yè)務(wù)之外，資訊中心亦建立了供各單位將其業(yè)務(wù)自行 資訊化的環(huán)境，包括採(cǎi)購(gòu)所需的工

23、具軟體，裝置WWW伺服主機(jī)，開(kāi)放各單位網(wǎng)頁(yè)製作帳號(hào)，規(guī)劃設(shè)計(jì)以網(wǎng)路下載各單位作業(yè)表格的處理模式，舉辦相關(guān)訓(xùn) 練課程等等。目前各單位均能利用文書(shū)處理(Word)、電子試算表(Excel)、e-mail等工具，處理辦公室內(nèi)一般性的文書(shū)及連繫業(yè)務(wù)，許多單位甚至還開(kāi)發(fā)了一些 內(nèi)部使用的系統(tǒng)。今將各單位提供之現(xiàn)況資料整理如下：1. 學(xué)術(shù)副校長(zhǎng)室儀器暨實(shí)驗(yàn)中心經(jīng)費(fèi)使用之管理，設(shè)備財(cái)產(chǎn)之管理，實(shí)驗(yàn)室空間使用及各項(xiàng)儀器設(shè)備借用之 管理，皆以電腦及網(wǎng)路進(jìn)行，開(kāi)會(huì)通知等訊息傳遞則透過(guò)電子郵件，以減少 紙本消耗。2. 文學(xué)院各系所使用學(xué)校提供各項(xiàng)資訊化系統(tǒng)。3. 理學(xué)院(1) 繼續(xù)加強(qiáng)全院公文處理電腦化，將學(xué)校公文

24、以E-mail方式傳送教職員，以提昇行政效率及品質(zhì)。(2) 三系協(xié)助系友會(huì)建立電腦資料檔案，加強(qiáng)系友連繫工作，以凝聚向心力。4. 商學(xué)院經(jīng)濟(jì)系：本系相關(guān)會(huì)議資料及文件以E-Mail方式發(fā)予各老師。5. 管理學(xué)院(1) 各項(xiàng)公文、開(kāi)會(huì)通知、演講、活動(dòng)、公告等資訊，皆以E-MAIL、OA、網(wǎng)頁(yè)、BBS等電腦網(wǎng)路系統(tǒng)傳送，提昇行政效率、節(jié)省紙張浪費(fèi)，增加辦公室自動(dòng)化。(2) 利用公文追蹤系統(tǒng)，掌握公文流程及時(shí)效。(3) 公文登記及財(cái)產(chǎn)的登記管理均利用相關(guān)資訊軟體。(4) 以網(wǎng)路資源分享方式，共享軟硬體設(shè)備，減少重覆購(gòu)置的問(wèn)題。(5) 定期更新系網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容，使用BBS、WWW 公告學(xué)生相關(guān)訊息，回覆學(xué)生

25、於BBS提出的問(wèn)題。6. 成人教育學(xué)院建置網(wǎng)頁(yè)管理介面。7. 教育發(fā)展中心(1) 公文處理使用學(xué)校OA作業(yè)系統(tǒng)，讓傳達(dá)及追蹤更有效率。(2) 善用預(yù)算系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)，確實(shí)掌握預(yù)算及設(shè)備之使用情形。(3) 舉辦之大型活動(dòng)均刊登於電子看板，達(dá)到廣泛宣傳之目的。(4) 定期更新網(wǎng)頁(yè)、BBS，將最新訊息以最快、最有效的方式公告於全校師生。(5) 通識(shí)與核心課程教學(xué)組以E-mail傳送學(xué)校相關(guān)資訊給組內(nèi)所有老師。8. 總務(wù)處單位別執(zhí)行項(xiàng)目執(zhí)行情形執(zhí)行效益總務(wù)長(zhǎng)室本處各類(lèi)申請(qǐng)表 單及檔案存放於 WWW網(wǎng)頁(yè)伺服 器整理本處各類(lèi)表單及檔 案五十七種，存置於本校 WWW網(wǎng)頁(yè)伺服器，供各 單位下載使用。充分利用網(wǎng)

26、路資源，方便 日常作業(yè)，提昇作業(yè)效 率?？倓?wù)長(zhǎng)室本處WWW網(wǎng)頁(yè) 維護(hù)及功能新增隨時(shí)更新本處網(wǎng)頁(yè)內(nèi) 容，提供上網(wǎng)查詢(xún)各項(xiàng)總 務(wù)處相關(guān)訊息及各類(lèi)服 務(wù)資訊。利用網(wǎng)路資源，提供快 速、便捷之資訊服務(wù)。總務(wù)長(zhǎng)室建置及維護(hù)政府採(cǎi)購(gòu)法及本校招標(biāo)資訊相關(guān)網(wǎng)頁(yè)建置網(wǎng)頁(yè)，提供政府採(cǎi)購(gòu) 法相關(guān)法令、規(guī)章、表 格、檔案及本校依政府採(cǎi) 購(gòu)法辦理之採(cǎi)購(gòu)案執(zhí)行 情形。充分利用網(wǎng)路便捷的特 性，提供即時(shí)資訊查詢(xún)， 節(jié)省人力及時(shí)間?？倓?wù)長(zhǎng)室校務(wù)行政BBS詁 總務(wù)處板維護(hù)及 管理隨時(shí)瞭解 BBS上對(duì)本處 各項(xiàng)業(yè)務(wù)及措施之建議 與意見(jiàn)，提供各組參考改 善，並儘速回覆處理狀 況。透過(guò)BBS與教職員工生作 雙向溝通及意見(jiàn)交流，以 加

27、強(qiáng)工作效能。單位別執(zhí)行項(xiàng)目執(zhí)行情形執(zhí)行效益總務(wù)長(zhǎng)室建置本處 WWW網(wǎng)頁(yè)伺服器建置本處 WWW網(wǎng)頁(yè)伺 服器，擴(kuò)增網(wǎng)頁(yè)功能。以更多元之網(wǎng)頁(yè)功能，如 行政人員評(píng)鑑、問(wèn)卷調(diào) 查等，提供便捷、有效 之溝通管道。總務(wù)長(zhǎng)室建置本處FTP伺 服器建置本處FTP伺服器，存 放共用資訊及常用檔 案，供本處各組取用。充分利用網(wǎng)路功能，資源 共享，節(jié)省人力、物力及 時(shí)間?？倓?wù)長(zhǎng)室離職手續(xù)簽辦電 腦化作業(yè)透過(guò)OA通知各組簽辦離 職手續(xù)，並彙整各組回報(bào) 簽辦狀況後，完成離職手 續(xù)簽辦。發(fā)揮網(wǎng)路功能，縮短公文 往返時(shí)間，爭(zhēng)取時(shí)效?？倓?wù)長(zhǎng)室網(wǎng)路傳遞公告訊息透過(guò)網(wǎng)路傳遞本處各種 公告訊息至全校各單位 及教職員之電子信箱。訊息傳

28、播方式主動(dòng)而全 面，且傳播速度快速?？倓?wù)長(zhǎng)室工作指派及執(zhí)行 狀況回覆利用本校OA系統(tǒng)指派各 組工作，各組完成工作後 回覆工作執(zhí)行狀況並送 回相關(guān)資料。充分利用 OA系統(tǒng)功能， 發(fā)揮網(wǎng)路特性，縮短作業(yè) 時(shí)間，迅速完成工作。交通及安全組教職員工汽機(jī)車(chē) 通行證電腦化申 請(qǐng)作業(yè)於本處網(wǎng)頁(yè)提供教職員 工汽機(jī)車(chē)通行證申請(qǐng)功 能，供教職員工上網(wǎng)申 請(qǐng)。簡(jiǎn)化申請(qǐng)手續(xù)，縮短處理 時(shí)間，減少人工作業(yè)，提 昇工作效率。交通及安全組學(xué)生汽車(chē)通行證電腦化抽籤業(yè)務(wù)於本處網(wǎng)頁(yè)提供學(xué)生申 請(qǐng)汽車(chē)通行證登記及抽 籤功能，供學(xué)生上網(wǎng)申請(qǐng) 汽車(chē)通行證。簡(jiǎn)化抽籤作業(yè)程序，縮短 作業(yè)時(shí)間，確實(shí)達(dá)到公 平、公開(kāi)、公正之處理原 則。交通及

29、安全組學(xué)生機(jī)車(chē)停車(chē)場(chǎng)通行證電腦化申請(qǐng)作業(yè)於本處網(wǎng)頁(yè)提供網(wǎng)路申 請(qǐng)功能，供學(xué)生上網(wǎng)申請(qǐng) 機(jī)車(chē)通行證。簡(jiǎn)化申請(qǐng)手續(xù)，縮短處理 時(shí)間，減少人工作業(yè)，提 昇工作效率。單位別執(zhí)行項(xiàng)目執(zhí)行情形執(zhí)行效益事務(wù)組會(huì)文館貴賓室借 住申請(qǐng)系統(tǒng)利用本校OA系統(tǒng)提供會(huì) 文館貴賓室借住申請(qǐng)功 能。各單位透過(guò)網(wǎng)路查詢(xún) 會(huì)文館各貴賓室之設(shè) 備、空檔時(shí)間，並提出借 住申請(qǐng)，經(jīng)管理單位核準(zhǔn) 後進(jìn)住。以電腦化取代人工作業(yè)， 以電子表單取代紙張表 格。簡(jiǎn)化流程，節(jié)省時(shí)間， 提昇作業(yè)效率。事務(wù)組會(huì)議室借用管理 系統(tǒng)利用本校OA系統(tǒng)提供會(huì) 議室申請(qǐng)借用功能。供各 單位直接查詢(xún)會(huì)議室借 用狀況並申請(qǐng)借用。於電腦中查詢(xún)、借用會(huì)議 室。並由會(huì)

30、議室管理單位 直接於電腦中核準(zhǔn)借用， 節(jié)省作業(yè)時(shí)間，提昇工作 效率。事務(wù)組勞、健保加退保 及員工保費(fèi)自負(fù) 額扣繳電腦化作 業(yè)由電腦輸入勞、健加退保 資料及自付額，供每月薪 資扣繳。以電腦作業(yè)節(jié)省人工抄寫(xiě) 資料時(shí)間，增加工作效 率。事務(wù)組眷舍區(qū)水電費(fèi)計(jì) 算及建檔直接由電腦輸入眷舍水 電費(fèi)資料。供供每月薪資 扣繳。以電腦作業(yè)節(jié)省人工抄寫(xiě) 資料時(shí)間，增加工作效 率。保管組財(cái)產(chǎn)移轉(zhuǎn)、報(bào) 廢、更止表格自 動(dòng)印表作業(yè)各單位辦理財(cái)產(chǎn)移轉(zhuǎn)、報(bào) 廢、更正時(shí)，財(cái)產(chǎn)資料直 接由資料庫(kù)抓取至表格 中。直接擷取財(cái)產(chǎn)資料，節(jié)省 重新鍵入資料之時(shí)間及人 力，簡(jiǎn)化人工作業(yè)，提高 行政效率。保管組單位財(cái)產(chǎn)明細(xì)表 印製作業(yè)各單位

31、可隨時(shí)由個(gè)人電 腦中查詢(xún)或列印本單位 保管之財(cái)產(chǎn)明細(xì)。簡(jiǎn)化作業(yè)流程，節(jié)省作業(yè) 時(shí)間，即時(shí)提供各單位財(cái) 產(chǎn)明細(xì)資料。文書(shū)組收發(fā)文登錄、分文作業(yè)系統(tǒng)利用電腦處理收發(fā)文之 資料登錄及分文作業(yè)，與 本校OA之送收文管理 與追蹤資料庫(kù)整合。與辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)整 合，方便公文之管理與追 蹤。文書(shū)組網(wǎng)路傳遞校內(nèi)行 文、創(chuàng)稿檔案及 公文抄本校內(nèi)行文、創(chuàng)稿檔案及公 文抄本皆透過(guò)網(wǎng)路傳遞。以電子郵遞方式傳送公文 及檔案，可爭(zhēng)取時(shí)效，節(jié) 省人力，增加工作效率。單位別執(zhí)行項(xiàng)目執(zhí)行情形執(zhí)行效益出納組收支傳票處理電腦化每日收支傳票皆利用電 腦處理，並提供電腦查詢(xún) 功能。利用電腦查詢(xún)傳票狀況， 免除人工逐筆查對(duì)之麻 煩，節(jié)

32、省作業(yè)時(shí)間，提昇 工作效率。出納組學(xué)生申請(qǐng)表件收 據(jù)販?zhǔn)圩詣?dòng)化除人工販?zhǔn)弁?，並提供自 動(dòng)販?zhǔn)蹤C(jī)兩部，供學(xué)生以 紙鈔或硬幣購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)表 件收據(jù)。方便學(xué)生申購(gòu)，節(jié)省學(xué)生 往返商管、行政大樓之時(shí) 間。營(yíng)繕組修繕申請(qǐng)系統(tǒng)利用本校OA系統(tǒng)提供修 繕申請(qǐng)功能。各單位於網(wǎng) 路上填具修繕申請(qǐng)單 後，傳送至營(yíng)繕組安排進(jìn) 行修繕事宜；完成修繕 後，透過(guò)系統(tǒng)通知修繕單 位進(jìn)行驗(yàn)收。各單位除透過(guò)網(wǎng)路提出修 繕申請(qǐng)外，並可隨時(shí)查詢(xún) 修繕案件處理狀況。可節(jié) 省人工送文時(shí)間，控制作 業(yè)時(shí)程，提昇作業(yè)效率。營(yíng)繕組電腦繪製平面圖繪製及更新各樓館建築 平面圖。以電腦處理圖檔，方便儲(chǔ) 存，節(jié)省空間。並可隨時(shí) 列印供工程施工時(shí)參考?？?/p>

33、務(wù)組臺(tái)北校園各單位 電話(huà)費(fèi)統(tǒng)計(jì)各單位電話(huà)費(fèi)資料建 檔，列印月報(bào)表。電腦儲(chǔ)存各單位電話(huà)費(fèi)資 料，可了解各單位各月份 電話(huà)費(fèi)支出狀況?？倓?wù)組電腦繪製各樓層 平面圖及機(jī)電線(xiàn) 路圖以電腦軟體繪製各樓層 平面圖及機(jī)電線(xiàn)路圖。電腦繪製各樓層平面圖及 機(jī)電線(xiàn)路圖，方便儲(chǔ)存， 節(jié)省空間。並可隨時(shí)列印 供工程施工時(shí)參考?？倓?wù)組臺(tái)北、淡水校園 電話(huà)透過(guò) T1專(zhuān) 線(xiàn)以?xún)?nèi)線(xiàn)撥接利用T1專(zhuān)線(xiàn)局部頻寬傳 輸語(yǔ)音，讓臺(tái)北、淡水校 園間電話(huà)以?xún)?nèi)線(xiàn)方式撥 接。除節(jié)省撥接專(zhuān)線(xiàn)費(fèi)用外， 更可充分利用 T1專(zhuān)線(xiàn)，發(fā) 揮網(wǎng)路效益。9. 人事室(1) 員工福利互助委員會(huì)子女獎(jiǎng)學(xué)金作業(yè)流程電腦化，縮短完成時(shí)間(2) 中、英文在(離)職證明

34、由人事資料轉(zhuǎn)檔印製。10. 會(huì)計(jì)室(1) 傳票清單：原採(cǎi)用人工填寫(xiě)及傳送，於八十七年九月開(kāi)始改用資訊化處 理並以O(shè)A傳送。(2) 傳票通知單：當(dāng)傳票核準(zhǔn)手續(xù)完成後，即印製傳票通知單給各經(jīng)辦人至 出納組領(lǐng)款，由於傳票量龐大，此項(xiàng)工作耗費(fèi)不少人力，為簡(jiǎn)化作業(yè)及 加速傳送速度，委託資訊中心設(shè)計(jì)程式，已於八十七年十二月十八日起 改以O(shè)A直接傳送。(3) 人事費(fèi)領(lǐng)款清冊(cè)：全校人事費(fèi)筆數(shù)每年劇增九十一年約18,797筆，各單位請(qǐng)款時(shí)所填寫(xiě)的根本資料常有不清楚或不全的情形，造成登錄困難，而影響扣繳憑單的正確性。為改善作業(yè)，本室已八十八年二月二十六日 發(fā)文請(qǐng)各單位提供人事費(fèi)領(lǐng)款電腦清冊(cè)，提高工作效率。(4)

35、九十學(xué)年度起將加退選後補(bǔ)收(退)費(fèi)資料透過(guò) E-mail信箱通知學(xué)生辦理更正，以提高補(bǔ)繳催收率及退費(fèi)完成率。(5) 九十二學(xué)年度與資訊中心合作完成學(xué)雜費(fèi)管理資訊系統(tǒng)，此系統(tǒng)完成後 除詳實(shí)記載學(xué)生學(xué)雜費(fèi)收支明細(xì)外，更加強(qiáng)原華南銀行收退費(fèi)銷(xiāo)帳系統(tǒng) 之銷(xiāo)帳、試算及報(bào)表功能，使得學(xué)生學(xué)雜費(fèi)資料、休退學(xué)退費(fèi)、加退選 後之銷(xiāo)帳等資料皆能互相連結(jié)管理，完整表達(dá)學(xué)雜費(fèi)收退退資料。11. 校友服務(wù)暨資源發(fā)展處目前已提供本處業(yè)務(wù)資訊、申請(qǐng)表格、校友通訊刊物等資訊提供校友查詢(xún)，並運(yùn)用電子郵件管道提供各項(xiàng)服務(wù)申請(qǐng)與意見(jiàn)交流。二、發(fā)展方向淡江大學(xué)在推動(dòng)辦公室自動(dòng)化上早已完成了網(wǎng)路化的建置，電子化也已有許多的 成效，因此

36、未來(lái)推動(dòng)的重點(diǎn)將放在早日完成導(dǎo)入公文全面電子化上。在執(zhí)行上可以分 成以下幾方面來(lái)進(jìn)行。(一) 提昇電腦設(shè)備性能本校各單位辦公室用的個(gè)人電腦設(shè)備，早已達(dá)一人一機(jī)的配置比率，往後 將以提昇其性能為發(fā)展重點(diǎn)，同時(shí)加深教育訓(xùn)練的層次，培訓(xùn)各單位電腦種子 人員，提高各單位電腦使用品質(zhì)，讓同仁能充分利用電腦，完成辦公室各項(xiàng)業(yè) 務(wù)。目前已將各單位辦公室用的Pe ntium 400以下電腦設(shè)備，升級(jí)到Pen tium IV2.8G。至於印表機(jī)方面，由於各單位已全面配置了A4雷射印表機(jī)，並予以逐年汰舊換新，因此中、高階網(wǎng)路雷射印表機(jī)以及彩色雷射印表機(jī)是未來(lái)規(guī)劃的考量重點(diǎn)。另外配合公文全面電子化，將紙本資料轉(zhuǎn)成電

37、子檔的需要，文件掃瞄設(shè)備及結(jié)合掃瞄器、傳真機(jī)、影印機(jī)等的多合一印表機(jī)(MFP)也在規(guī)劃之中;而結(jié)合自然人憑證 IC卡數(shù)位簽章與認(rèn)證機(jī)制也將配置讀卡機(jī)設(shè)備。(二) 建立文件電子資料庫(kù)及影像檔案伺服系統(tǒng)公文電子化以後，但凡結(jié)案的公文就必須由公文處理系統(tǒng)中移入文件電子資料庫(kù)中繼續(xù)保存，利用光碟櫃或磁碟櫃與多媒體資料庫(kù)來(lái)開(kāi)發(fā)此系統(tǒng)是未來(lái) 考慮的方向。(三) 完成公文處理自動(dòng)化辦公室裡的主要工作是公文處理，因此從文書(shū)製作、傳遞交換、流程管理、 線(xiàn)上簽核、稽催管制到檔案與影像管理，全都電腦化一貫作業(yè)的時(shí)候，就是公 文處理自動(dòng)化的完成。本校正積極開(kāi)發(fā)新的公文簽核系統(tǒng)，完成系統(tǒng)開(kāi)發(fā)後， 如何讓全體行政同仁公文

38、處理導(dǎo)入系統(tǒng)運(yùn)作，使每位同仁具有處理電子化公文 的能力是未來(lái)重要課題。(四) 積極開(kāi)發(fā)表單作業(yè)系統(tǒng)各單位表單作業(yè)項(xiàng)目眾多，未來(lái)將在現(xiàn)有基礎(chǔ)下以全校使用且預(yù)期績(jī)效顯著之業(yè)務(wù)陸續(xù)開(kāi)發(fā)，預(yù)定先進(jìn)行的有財(cái)產(chǎn)登記與報(bào)廢作業(yè)、請(qǐng)購(gòu)單作業(yè)等。表單作業(yè)系統(tǒng)的建立需要有妥善的規(guī)劃，各種作業(yè)流程的收集、整理、類(lèi)以及簡(jiǎn)化做得愈完整，開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)也就愈實(shí)惠，這些工作有賴(lài)秘書(shū)室及 業(yè)務(wù)主管單位如人事室、總務(wù)處、會(huì)計(jì)室等的積極投入，而資訊中心在進(jìn)行系 統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)，亦需對(duì)表單之共通特性建立程式模組，以便大幅提高程式開(kāi)發(fā)之速 度，同時(shí)統(tǒng)一操作介面，使其易學(xué)易用也易於維護(hù)。(五) 各單位提出之計(jì)畫(huà)1. 文學(xué)院(1) 各系所配合

39、學(xué)校資訊化政策發(fā)展並持續(xù)更新電腦相關(guān)設(shè)備。(2) 加強(qiáng)公文處理電腦化，將學(xué)校各類(lèi)資訊以E-mail的方式傳送本系教職員，以提昇行政效率及品質(zhì)。(3) 利用公文追蹤系統(tǒng)，掌握公文流程及時(shí)效。(4) 善用學(xué)校校務(wù)資訊系統(tǒng)，如預(yù)算系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)、電子看板等。(5) 定期更新系網(wǎng)頁(yè)及BBS，將最新的訊息以最有效率的方式公告給全校師生。(6) 語(yǔ)獻(xiàn)所：配合學(xué)校資訊化政策辦理。2. 理學(xué)院(1) 會(huì)議議程於會(huì)前透過(guò)E-mail傳送給與會(huì)人員，期加強(qiáng)會(huì)議時(shí)效之控制。(2) 各系所加強(qiáng)利用E-mail傳送訊息給研究生，以提昇效率。(3) 鼓勵(lì)同仁參加資訊中心所開(kāi)辦之電腦課程，加強(qiáng)電腦操作能力。3. 工學(xué)院(1

40、) 持續(xù)加強(qiáng)辦理各系辦公室自動(dòng)化業(yè)務(wù)，增加網(wǎng)路行政效能。(2) 以E-mail方式發(fā)佈各項(xiàng)訊息給研究生，提昇工作效率、簡(jiǎn)省通訊開(kāi)支。(3) 加強(qiáng)使用0A系統(tǒng)完成各項(xiàng)行政業(yè)務(wù)。4. 管理學(xué)院持續(xù)積極以 E-mail、OA、網(wǎng)頁(yè)、BBS等電腦網(wǎng)路系統(tǒng)傳輸，增加辦公室自 動(dòng)化，加強(qiáng)時(shí)效，提昇行政效率。5. 外國(guó)語(yǔ)文學(xué)院(1) 英文系：本系現(xiàn)有10臺(tái)電腦，8臺(tái)為系務(wù)行政工作及編輯網(wǎng)頁(yè)使用；四臺(tái)則開(kāi)放供系上老師與學(xué)生使用。將盡可能節(jié)省紙張的印刷，並利用電子郵件將最新的公文迅速通知傳達(dá)給教師或?qū)W生。(2) 法文系：本系現(xiàn)有7臺(tái)電腦，4臺(tái)為系務(wù)行政工作及編輯法文網(wǎng)頁(yè)使用；三臺(tái)則開(kāi)放供系所老師與學(xué)生使用。同時(shí)盡可能節(jié)省紙張的印刷，將相 關(guān)訊息藉由電子郵件或於上網(wǎng)張貼公告之方式讓教師知曉。(3) 德文系：利用電子郵件將最新的公文迅速通知傳達(dá)給教師或?qū)W生，並善用辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)有效地處理各項(xiàng)事務(wù)，嚴(yán)格控管本系各類(lèi)簽呈文稿及申請(qǐng)事項(xiàng)之進(jìn)度。(4) 日文系：期使充份了解電腦設(shè)備之功能與使用方法，望能加速辦公室自 動(dòng)化。(5) 俄文系：善用現(xiàn)有OA