存貨內(nèi)部控制

1、第一節(jié) 存貨內(nèi)部控制規(guī)范防范存貨業(yè)務(wù)中的差錯和舞弊，保護(hù)存貨的安全、完整，提高存貨運(yùn)營效率是存貨內(nèi)部控制的目的。本節(jié)主要簡述崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)、驗(yàn)收與入庫、領(lǐng)用、倉儲與保管和監(jiān)督檢查等方面。本節(jié)主要講述這些方面存貨會計控制的關(guān)鍵點(diǎn)。一、崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn) 崗位責(zé)任制存貨控制的關(guān)鍵。明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，是存貨控制的基礎(chǔ)。 存貨業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括： 存貨的采購、驗(yàn)收與付款；存貨的保管與清查；存貨的銷售與收款；確保辦理存 存貨處置的申請與審批、審批與執(zhí)行； 存貨業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行與相關(guān)會計記錄。單位不得由同一部門或個人辦理存貨的全過程業(yè)務(wù)。單位應(yīng)當(dāng)

2、配備合格的人員辦理存貨業(yè)務(wù)。辦理存貨業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)。單位應(yīng)當(dāng)建立存貨業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式、程序和相關(guān)控制措施，規(guī)定審批人的權(quán)限、責(zé)任以及經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理存貨業(yè)務(wù)。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理存貨業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的存貨業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。單位應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)規(guī)范的存貨業(yè)務(wù)流程，明確存貨的取得、驗(yàn)收與入庫，倉儲與保管，領(lǐng)用、發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，并設(shè)置相應(yīng)的記

3、錄或憑證，如實(shí)記載各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的開展情況，確保存貨業(yè)務(wù)全過程得到有效控制。二、取得、驗(yàn)收與入庫控制單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)存貨的不同取得方式，采取相應(yīng)的控制方法實(shí)施有效控制，確保存貨取得的真實(shí)、合理、透明c單位外購存貨，應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部會計控制規(guī)范采購與付款(試行)的有關(guān)規(guī)定，采購批量和采購時點(diǎn)的確定應(yīng)當(dāng)符合市場狀況、行業(yè)特征和單位經(jīng)營管理的實(shí)際需要。單位接受投資者投入的存貨，其實(shí)有價值和質(zhì)量狀況應(yīng)當(dāng)經(jīng)過評估和檢查，并與單位籌資合同或協(xié)議的約定相一致。單位取得的存貨為對方單位抵頂債務(wù)的，該類存貨的取得應(yīng)經(jīng)過單位有關(guān)部門和人員審核批準(zhǔn)，其實(shí)有價值和質(zhì)量狀況應(yīng)當(dāng)符合雙方的有關(guān)協(xié)議。單位應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)部門和人員對所取得

4、的存貨的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。對于驗(yàn)收合格的存貨，應(yīng)當(dāng)及時辦理入庫手續(xù)。對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的部門和人員應(yīng)當(dāng)立即向有關(guān)部門報告；有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時查明原因，視存貨的不同取得方式作出相應(yīng)處理。單位財會部門應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定，根據(jù)驗(yàn)收證明對驗(yàn)收合格的存貨及時辦理入賬手續(xù)，正確登記入庫存貨的數(shù)量與金額。對會計期末貨物已到、發(fā)票末到的收貨，應(yīng)暫估入賬。單位存貨管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置實(shí)物明細(xì)賬，詳細(xì)登記經(jīng)驗(yàn)收合格入庫的存貨的類別、編號、名稱、規(guī)格、型號、計量單位、數(shù)量、單價等內(nèi)容，并定期與財會部門核對。對代管、代銷、暫存、受托加工的存貨，應(yīng)單獨(dú)

5、記錄，避免與本單位存貨相混淆。三、倉儲與保管控制 單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)銷售計劃、生產(chǎn)計劃、采購計劃、資金籌措計劃等制訂倉儲計劃，合理確定庫存存貨的結(jié)構(gòu)和數(shù)量。單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對存貨的日常管理，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨。單位生產(chǎn)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、低值易耗品、半成品等物資的管理與控制，并根據(jù)生產(chǎn)特點(diǎn)、工藝流程等對轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出存貨的品種、數(shù)量等進(jìn)行登記。對在生產(chǎn)過程中廢棄的存貨，也應(yīng)進(jìn)行登記。單位倉儲、保管部門應(yīng)當(dāng)建立崗位責(zé)任制，明確各崗位在值班輪班、入庫檢查、貨物調(diào)運(yùn)、出入庫登記、倉場清理、安全保衛(wèi)、情況記錄等各方面的職責(zé)任務(wù)，并定期或不定期地進(jìn)行檢查。單位應(yīng)當(dāng)建立存貨的分類管理制度，對貴重物

6、品、生產(chǎn)關(guān)鍵備件、精密儀器、危險品等重要存貨，應(yīng)當(dāng)采取額外控制措施，確保重要存貨的保管、調(diào)用、轉(zhuǎn)移等經(jīng)過嚴(yán)格授權(quán)批準(zhǔn)，且在同一環(huán)節(jié)有兩人或兩人以上同時經(jīng)辦。單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)要求，結(jié)合存貨的具體特征，建立、健全存貨的防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施，并建立相應(yīng)的責(zé)任追究機(jī)制。單位應(yīng)當(dāng)建立健全存貨清查盤點(diǎn)制度，定期或不定期地對各類存貨進(jìn)行實(shí)地清查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并掌握存貨的滅失、損壞、變質(zhì)和長期積壓等情況。存貨發(fā)生盤盈、盤虧的，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，并及時報告有關(guān)部門。單位應(yīng)當(dāng)創(chuàng)造條件，逐步實(shí)現(xiàn)存貨的信息化管理，確保相關(guān)信息及時傳遞，提高存貨運(yùn)營效率。單位應(yīng)當(dāng)建立健全存貨成本會計核

7、算系統(tǒng)，正確計算和結(jié)轉(zhuǎn)存貨成本。單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對存貨跌價的會計核算，及時掌握存貨價值變動情況。確認(rèn)、計量存貨跌價的依據(jù)應(yīng)當(dāng)充分，方法應(yīng)當(dāng)正確。四、領(lǐng)用、發(fā)出與處置控制 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對存貨領(lǐng)用與發(fā)出的控制。單位內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門因生產(chǎn)、管理、基本建設(shè)等需要領(lǐng)用原材料等存貨的，應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，填制鋇料憑證。單位銷售存貨，應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部會計控制規(guī)范銷售與收款(試行)的有關(guān)規(guī)定。單位對外捐贈存貨，應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，簽訂捐贈協(xié)議。捐贈對象應(yīng)當(dāng)明確，捐贈方式應(yīng)當(dāng)合理，捐贈程序應(yīng)當(dāng)可監(jiān)督檢查。單位運(yùn)用存貨進(jìn)行對外投資，應(yīng)當(dāng)履行審批手續(xù)，并與投資合同或協(xié)議等核對一致。條單位應(yīng)當(dāng)建立存貨處置環(huán)節(jié)的控制制度，明確存貨處

8、置的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、程序、審批權(quán)限和責(zé)任。單位處置殘、次、冷、背存貨，應(yīng)由倉儲、質(zhì)檢、生產(chǎn)和財會等部門共同提出處置方案，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人員批準(zhǔn)后實(shí)施。單位應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)部門或人員對存貨的處置方式、處置價格等進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核處置方式是否適當(dāng)，處置價格是否合理，處置價款是否及時、足額收取并入賬。單位應(yīng)當(dāng)建立健全存貨取得、驗(yàn)收、入庫、保管、領(lǐng)用、發(fā)出及處置等各環(huán)節(jié)憑證、資料的保管制度，并定期與財會部門核對，發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。五、監(jiān)督檢查 單位應(yīng)當(dāng)建立對存貨業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。存貨內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：存貨業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人

9、員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。存貨業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批行為。存貨收發(fā)、保管制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查存貨取得是否真實(shí)、合理，存貨驗(yàn)收手續(xù)是否健全， 存貨保管的崗位責(zé)任制是否落實(shí)，存貨清查、盤點(diǎn)是否及時、正確。 存貨處置制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查存貨處置是否經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)，處置價格是否合理，處置價款是否及時收取并入賬。 存貨會計核算制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查存貨成本核算、價值變動記錄是否真實(shí)、完整、及時。 對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的存貨內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查的部門應(yīng)當(dāng)告知有關(guān)部門，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)及時查明原因，采取措施加以糾

10、正和完善。單位監(jiān)督檢查部門應(yīng)當(dāng)按照單位內(nèi)部管理權(quán)限向上級有關(guān)部門報告存貨內(nèi)部控制監(jiān)督檢查情況和有關(guān)部門的整改情況。五、暗中轉(zhuǎn)移存貨案例 (一)案情 某檢察機(jī)關(guān)接到一個舉報電話，反映A生物制品廠廠長盛某將大量的銷售貨款截留在代理出口單位甚至轉(zhuǎn)移。接到舉報后，檢察機(jī)關(guān)即開展了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)盛某通過少開發(fā)票的手段，截留貪污了銷售款400多萬元，并通過代理出口單位將貪污的貨款轉(zhuǎn)移到了其私人開的企業(yè)。調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)，該廠財務(wù)管理混亂為盛某貪污行為大開了方便之門：財務(wù)科根據(jù)盛某的指令開具銷售發(fā)票，盛說多少就是多少；倉庫里沒有庫存明細(xì)賬及貨物進(jìn)出庫記錄，銷售成本按估算的毛利率計算；產(chǎn)成品因?yàn)橹挥锌傎~，所以產(chǎn)品存貨

11、應(yīng)該是多少，誰也說不清，以至于通過庫存盤點(diǎn)，實(shí)物結(jié)存數(shù)量與按產(chǎn)成品總賬計算出的產(chǎn)品單位成本大大超過售價。也正是通過這個不正?，F(xiàn)象，順藤摸瓜，徹底查清了盛少計收入成本、貪污貨款的事實(shí)。 (二)案例分析 這是一個典型的缺乏內(nèi)控制度的案例。其實(shí)盛某的手法并不高明。按照企業(yè)內(nèi)部控制的要點(diǎn)，這個單位只要對各個環(huán)節(jié)稍加控制，盛也不至于如此膽大妄為。正是由于至少存在以下幾個方面的內(nèi)部失控，才致使盛的犯罪行為得以實(shí)施。第一，成品出庫從銷售到貨幣回籠缺乏稽核。內(nèi)部會計控制規(guī)范指出，單位應(yīng)當(dāng)建立實(shí)物資產(chǎn)管理的崗位責(zé)任制度，對實(shí)物資產(chǎn)的驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用、發(fā)出、盤點(diǎn)、保管及處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，防止各種實(shí)物資產(chǎn)被盜、

12、毀損和流失。本案例中“A廠”的倉儲部門發(fā)貨人員應(yīng)該根據(jù)加蓋現(xiàn)金收訖章、銀行收訖章的發(fā)貨憑證或經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的賒銷通知書發(fā)貨；發(fā)貨時應(yīng)對商品的品種、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行認(rèn)真復(fù)核；大宗的、大額的發(fā)貨還應(yīng)有第三人進(jìn)行復(fù)核；賒銷通知書及蓋有貨幣收訖章的發(fā)貨憑證，應(yīng)及時返回財務(wù)部門，作為記錄應(yīng)收賬款或銷售款的依據(jù)。這樣，廠長隨心所欲地發(fā)貨就能避免。再者，如果財務(wù)部門能根據(jù)發(fā)貨憑證逐筆登記存貨明細(xì)賬，并定期與銷售部門的銷售業(yè)務(wù)登記簿核對；與倉儲部門的存貨明細(xì)賬、存貨收發(fā)存日報表或月報表核對，廠里發(fā)出的貨與收到的貨款對不攏的問題當(dāng)時就會暴露出來。第二，銷售發(fā)票缺乏嚴(yán)格的控制。銷售發(fā)票是會計正式記錄銷售收入的標(biāo)志，若

13、對其控制不嚴(yán)，會導(dǎo)致企業(yè)財務(wù)狀況反映不實(shí)和舞弊行為的發(fā)生。開具發(fā)票時沒有以客戶的購貨訂單、發(fā)貨通知單等為準(zhǔn)，而是先將“A廠”的貨給出口單位，然后按盛某的指令開發(fā)票，使大部分銷售款“飛過海”。填制發(fā)票上的數(shù)量沒有依據(jù)發(fā)貨通知單上載明的實(shí)際發(fā)運(yùn)的貨物數(shù)量記錄。其實(shí)，只要將發(fā)貨運(yùn)單與訂貨單、銷售單一核對就能發(fā)現(xiàn)其中的蹊蹺，但企業(yè)沒有設(shè)立這一層面的內(nèi)控制度，這也給盛以可乘之機(jī)。開票人編制的發(fā)票金額和其他內(nèi)容沒有主管復(fù)核，這本來是發(fā)現(xiàn)盛的犯罪行徑的最后一道關(guān)卡，但在盛的高額賄賂下，“監(jiān)督人”睜一只眼閉一只眼，盛也就肆元忌憚了。第三，對應(yīng)收賬款缺少必要的管理。應(yīng)收賬款的記錄必須以經(jīng)銷售部門核準(zhǔn)的銷售發(fā)票和發(fā)運(yùn)單等為依據(jù)，以防止應(yīng)收賬款少列或虛列。但在“A廠”，確認(rèn)應(yīng)收賬款，只有銷售發(fā)票沒有發(fā)貨單。銷售發(fā)票對應(yīng)發(fā)貨單這是一道監(jiān)控程序，而“A廠”因?yàn)槿狈芾碇萍s，廠長一手遮天，以致最起碼的內(nèi)部控制功能都不能實(shí)施。對應(yīng)收賬款的管理缺乏控制。盛可以輕易地偷逃銷售收入，隨意地轉(zhuǎn)移資金，把應(yīng)屆于公家的大筆錢款撈進(jìn)自己腰包。如此肆無忌憚地造假和轉(zhuǎn)移資金是與企業(yè)沒有建立應(yīng)收賬款管理機(jī)制和貨幣資金周轉(zhuǎn)的嚴(yán)格控制有直接的關(guān)系。第四，缺乏成本管理和存貨清查制度。存貨成本呈現(xiàn)居高不下，異常情況一目了然，而該廠從上到下居然麻木不仁，熟視無睹。由于沒有庫存明細(xì)賬以及相應(yīng)的進(jìn)出庫記錄，以致庫存商品一筆糊涂賬。