技術(shù)研發(fā)中心檔案管理制度

1、- 可編輯修改 -合資電器有限公司技術(shù)研發(fā)中心檔案管理制度編輯日期：二零一零年十月技術(shù)研發(fā)中心檔案管理制度一、適用范圍 本制度規(guī)定了技術(shù)研發(fā)中心檔案管理人員的職責(zé),以及技術(shù)檔案的建立、維 護(hù)要求，規(guī)定了公司技術(shù)擋案的審查、批準(zhǔn)、復(fù)審、借閱及消毀的程序- 可編輯修改 -與規(guī)則。本制度適用于技術(shù)研發(fā)中心關(guān)于技術(shù)檔案管理工作。二、檔案管理崗位責(zé)任制1、分管領(lǐng)導(dǎo) （技術(shù)研發(fā)中心 ）職責(zé)1.1、組織宣傳、貫徹、執(zhí)行中華人民共和國(guó)檔案法和公司關(guān)于檔案工作 各項(xiàng)規(guī)章制度。1.2、加強(qiáng)對(duì)公司檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入整體發(fā)展計(jì)劃，列入議事 日程，督促各相關(guān)技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目組按要求做好應(yīng)做的工作。1.3 、關(guān)心

2、檔案工作和檔案（室）的建設(shè)與發(fā)展，及時(shí)解決工作中的重大問題和 困難，改善工作條件，使檔案工作與公司各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。2、檔案員職責(zé)2.1、貫徹實(shí)施檔案法等檔案工作的法律、法規(guī)，貫徹公司檔案管理制度。2.2 、對(duì)技術(shù)研發(fā)中心工作過程形成的各種擋案材料 ,負(fù)責(zé)收集、整理、立卷和 歸檔,同時(shí)負(fù)責(zé)進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.3、負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為技術(shù)研發(fā)中心的各項(xiàng)工作需要 提供服務(wù)。2.4、按年度向公司擋案部門報(bào)送完整且備于查詢的各類檔案統(tǒng)計(jì)材料。3、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目（小組）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)3.1、 技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目確定后， 負(fù)責(zé)配備兼職檔案管理人員， 用于技術(shù)研發(fā)執(zhí)行 過程中，各類檔案的收集、整理與立

3、卷工作。3.2 、幫助兼職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難 ,并不定期進(jìn)行抽查。3.3、 組織項(xiàng)目小組人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行公司檔案工作的規(guī)章制度。3.4、積極配合兼職檔案人員做好項(xiàng)目檔案的歸檔工作 ,對(duì)歸擋材料的完整性、 正確性與及時(shí)性負(fù)責(zé)。3.5、協(xié)同兼職檔案人員監(jiān)督、檢查項(xiàng)目執(zhí)行過程各類文件材料的立卷、整理 組卷與歸檔驗(yàn)收等工作。3.6、負(fù)責(zé)檢查本項(xiàng)項(xiàng)兼職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)。4、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目兼職檔案人員職責(zé)4.1 、根據(jù)項(xiàng)目不同種類文件材料的形成特征， 制定案卷類目， 合理分類存放， 同時(shí)便于日常應(yīng)用 ,堅(jiān)持日常整理。4.2、負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文

4、件 材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.3、需要?dú)w檔的項(xiàng)目案卷，做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫準(zhǔn)確，案卷目錄清楚， 案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。4.4、保管好項(xiàng)目應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。4.5、主動(dòng)接受公司檔案人員對(duì)項(xiàng)目擋案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間 向公司檔案室移交相關(guān)檔案材料。4.6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。4.7、按公司檔案室的要求，對(duì)項(xiàng)目檔案歸擋時(shí)再次整理，并編制檢索工具。三、 檔案文件材料收集與歸檔制度收集歸檔范圍 :本公司在技術(shù)研發(fā)過程中 ,形成的具有保存價(jià)值的，與本公司 關(guān)系密切的各類文件材料（包括公文、書信、會(huì)議記錄、圖紙、登記表、獎(jiǎng)品（獎(jiǎng) 狀 ） 、照片、錄音帶與錄

5、像資料等 ）,都屬于技術(shù)研發(fā)中心工作過程應(yīng)收集歸檔的材 料范圍。1、項(xiàng)目研發(fā)中心文件材料1.1、各種技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目的專業(yè)會(huì)議記錄或會(huì)議紀(jì)要。1.2、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目工作計(jì)劃、規(guī)定、方案、總結(jié)與匯報(bào)材料。1.3、針對(duì)技術(shù)研發(fā)工作形成的各種調(diào)查、檢查、考察報(bào)告。1.4、向公司請(qǐng)示工作形成的文書。1.5、各項(xiàng)決定、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度、守則等。1.6 、科研設(shè)備、技術(shù) /工藝原圖、藍(lán)圖及文字材料。1.7、技術(shù)研發(fā)過程中重要活動(dòng)的照片、錄音 /錄像資料。1.8、上級(jí)針對(duì)公司技術(shù)研發(fā)而頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗及獎(jiǎng)品等。1.9、電報(bào)與重要的研發(fā)工作日記。3、上級(jí)文件材料3.1、有關(guān)單位與本公司針對(duì)技術(shù)研發(fā)共同進(jìn)

6、行工作、聯(lián)合召開會(huì)議等共同署 名的文件材料。3.2、有關(guān)單位與本公司針對(duì)技術(shù)研發(fā)而簽訂的合同、合約與協(xié)議。3.3、有關(guān)單位與本公司涉及技術(shù)研發(fā)形成的重要來(lái)往文書。3.4、有關(guān)單位針對(duì)技術(shù)研發(fā)下達(dá)的方針、政策性文件。- 可編輯修改 - 可編輯修改 -4、下級(jí)文件材料4.1 、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目執(zhí)行過程中年 /季度工作總結(jié)、重要的專題工作總結(jié)。4.2、重要的調(diào)查 /檢查報(bào)告、典型材料、重要的請(qǐng)示等文件。4.3 、重要的技術(shù) /工藝原圖、藍(lán)圖及文字材料等。四、歸檔份數(shù)文字類檔案一式兩份，其中 :正文與原簽發(fā)稿件各一份作為存檔使用，一份用 于文件的匯編。五、歸檔方法和時(shí)間1、凡技術(shù)研發(fā)過程各研發(fā)項(xiàng)目形成的各

7、類文件， 由各項(xiàng)目專職人員負(fù)責(zé)收集， 交由綜合檔案室歸檔。2、一項(xiàng)工作完成時(shí) （包括一個(gè)項(xiàng)目 /一個(gè)會(huì)議 /一個(gè)問題的解決等 ），由各項(xiàng)目專 職人員負(fù)責(zé)收集，交由綜合檔案室歸檔。3、外出開會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng) 結(jié)束時(shí) ,應(yīng)即時(shí)交檔案員歸檔。4 、每年一月底前 ,由技術(shù)研發(fā)中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)全年形成的各類文件， 進(jìn)行全 面、徹底的歸檔檢查，把上年度應(yīng)歸檔的全部文件材料移交公司檔案室。六、歸檔要求1、應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)由各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或兼職檔案員收集。2、正文與底稿 （簽發(fā)稿 ）,主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)均一起歸檔。3、歸檔文件材料檢查注意事項(xiàng)與要求：檢查應(yīng)蓋公章

8、/檢查應(yīng)有（責(zé)任）簽字 /文件的標(biāo)題、內(nèi)容 /文件簽 .收.發(fā)日期等。4、歸檔的文件材料應(yīng)是原稿 /原件，不得使用復(fù)制件替存。5、歸檔的照片、錄音 /錄像材料要有文字說明。6、凡是歸檔的文件材料 ,必須經(jīng)過初步整理，把同一個(gè)具體問題的文件材料 , 集中在一起，按文件的先后順序 , 排列形成好完整的文擋。六、檔案鑒定1 、技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目完成后形成的各類檔案 ,歸擋前的鑒定工作由技術(shù)研發(fā)中心配 合公司檔案室共同進(jìn)行。2、經(jīng)確定“存毀”的檔案 ,由技術(shù)研發(fā)中心與公司檔案室負(fù)責(zé)人共同簽字記錄 現(xiàn)場(chǎng)予以 “存毀”。3、凡是經(jīng)過認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序， 辦好鑒定手續(xù)。七、檔案

9、借閱管理- 可編輯修改 -檔案的借閱 ,應(yīng)遵守以下規(guī)定 :1、公司各相關(guān)部門借閱技術(shù)研發(fā)中心檔案，按照公司制定的檔案借閱管理標(biāo) 準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。2、外單位來(lái)人查閱技術(shù)研發(fā)中心檔案，需公司總經(jīng)理簽發(fā)意見，否則不得抄 錄或借出。3、機(jī)密、絕密檔案借閱一律需公司總經(jīng)理簽發(fā)。4、現(xiàn)場(chǎng)查閱各門類檔案 ,嚴(yán)禁查閱人在檔案文件材料上劃道 /涂改 /折卷/裁剪/ 拍照/撕毀等。5、經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案材料，借出時(shí)間不得超過一周，并不得轉(zhuǎn)借他人。需繼 續(xù)使用時(shí) ,借閱人要辦續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。6、公司珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等一律不借出。7、凡私自抄錄、攝 /描繪、折散、刪刮、撕毀公

10、司檔案等行為者 ,公司將嚴(yán)格 按照國(guó)家檔案法 /保密法予以追究法律責(zé)任。8、按期返還借閱的檔案材料，歸擋時(shí)要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。9、絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、 新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。10、發(fā)現(xiàn)有泄密擋案的事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查。11、嚴(yán)禁將機(jī)密檔案文件帶回家中或在領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱檔案文件。八、現(xiàn)場(chǎng)（室）檔案管理1、按專業(yè)類別對(duì)檔案材料進(jìn)行保管， 做到檔案存放條理化、 系統(tǒng)化、 科學(xué)化， 以利于檔案的完全性保護(hù)。2、堅(jiān)持防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案的防盜 /防水 /防火/防潮 /防鼠/防蟲 /防泄 密等工作，確保檔案完整安全。3、保持清潔干凈，做到無(wú)塵、無(wú)蟲、無(wú)鼠、無(wú)有害氣體污染。4、擋案管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生， 每天上 /下班各檢查一次檔案的周邊環(huán) 境，每月清理二次檔案柜，發(fā)現(xiàn)有紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶