(完整版)印章及文件管理指南

1、印章及文件管理指南（2009 版）印章及文件管理指南（2009 版）（本指南自 2009 年 12 月 1 日起執(zhí)行）第1頁共37頁目錄前 言3第一章職責(zé)說明3第二章權(quán)限說明4第三章印章4第四章經(jīng)營證照6第五章法務(wù)審核7第六章文件 /合同8附件一管控模式指南15附件二印章協(xié)管員授權(quán)委托書16附件三臨時印章授權(quán)委托書17附件四外出授權(quán)書17附件五印章刻制（銷毀）申請表18附件六借章審批流程表19附件七公司設(shè)立、變更、注銷審批流程表20附件八XXX 項(xiàng)目效益計(jì)算表21附件九XXX 項(xiàng)目供應(yīng)商評審表24附件十合同用章審批流程表25附件十一管控文件存檔一覽表26附件十二集團(tuán)文件審批權(quán)限表29附件十三用

2、章審批流程表32附件十四借閱文件申請表33附件十五作廢文件 / 合同申請表34附件十六文件 / 合同變更用章審批流程表35附件十七集團(tuán) OA 功能需求申請表36第2頁共37頁前言本指南適用于廣東企業(yè)有限公司（以下簡稱“集團(tuán)”）及下屬的全資經(jīng)營各級專業(yè)公司、職能部門、分支機(jī)構(gòu)及項(xiàng)目組（以下簡稱“各單位”）。全資經(jīng)營模式詳細(xì)見管控模式指南（附件一），除全資經(jīng)營模式以外的其它類型請各單位向集團(tuán)綜合管理部咨詢。集團(tuán)綜合管理部是集團(tuán)的管理部門之一。其中擔(dān)負(fù)著各單位印章及文件管理、經(jīng)營證照、法務(wù)等管理工作，并嚴(yán)格按照本指南，遵章守紀(jì)，秉公辦事，監(jiān)管各單位實(shí)施指南；各單位如有疑問、意見或建議的，可發(fā)郵件至。

3、如不按本指南執(zhí)行的，產(chǎn)生任何違規(guī)、違法行為，集團(tuán)將追究當(dāng)事人所有的經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。本印章及文件管理指南(2009 版 ) 經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，在正式啟用后原印章及文件管理指南（ 200803 版）停止使用，解釋權(quán)歸集團(tuán)綜合管理部。第一章職責(zé)說明第一條印章的使用執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)簽閱審批制。領(lǐng)導(dǎo)簽閱審批制指各領(lǐng)導(dǎo)對各類審批事項(xiàng)進(jìn)行實(shí)質(zhì)審查后，在集團(tuán) OA 或紙質(zhì)審批單上以簽署意見的方式，表明其對具體申請事項(xiàng)的認(rèn)可。第二條集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)為所簽批事務(wù)的第一責(zé)任人，相應(yīng)單位的負(fù)責(zé)人為共同責(zé)任人。第三條印章協(xié)管員（一）各單位須指定印章協(xié)管員若干名，負(fù)責(zé)跟進(jìn)使用印章、文件的完整審批流程及辦理手續(xù)，印章協(xié)管員須確保

4、本單位的審批領(lǐng)導(dǎo)具備相應(yīng)的審批權(quán)限及該領(lǐng)導(dǎo)簽名的真實(shí)性，并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)定。（二）各單位新印章協(xié)管員上崗前，必須由原印章協(xié)管員協(xié)帶一個月，經(jīng)集團(tuán)綜合管理部考試合格后，填寫印章協(xié)管員授權(quán)委托書 （附件二），并向集團(tuán)綜合管理部經(jīng)營組提交印章協(xié)管員身份證復(fù)印件備案。（三）各單位印章協(xié)管員離職 / 調(diào)職的， 須及時與集團(tuán)綜合管理部經(jīng)營組辦理工作移交手續(xù)。印章協(xié)管員離職 / 調(diào)職后所產(chǎn)生的遺留問題由各單位行政負(fù)責(zé)人全部負(fù)責(zé)。（四）各單位印章文件辦理手續(xù)須指定由印章協(xié)管員經(jīng)辦（職能部門除外），非印章協(xié)管員或其他單位的印章協(xié)管員不允許代辦。如遇特殊情況，須由各單位行政負(fù)責(zé)人填寫臨時印章授權(quán)委托書 （附件三）

5、后，提前以郵件方式通知綜合管理部經(jīng)營組。第四條印章使用時應(yīng)保持至少兩人全程在場，其中含一名集團(tuán)印章管理員和一名印章協(xié)管員，第3頁共37頁若非特批，印章使用必須在保管地執(zhí)行。第五條集團(tuán)印章管理員不得私自在非工作時間使用印章，各單位如需在非工作時間使用印章的，需憑已審批的用章審批流程表提前向集團(tuán)綜合管理部經(jīng)理處申請。第六條集團(tuán)綜合管理部印章管理員在辦理印章文件的各項(xiàng)手續(xù)中使用個人私章的，必須向集團(tuán)綜合管理部經(jīng)理備案。第七條集團(tuán)管理層領(lǐng)導(dǎo)簽批原則上應(yīng)在五個工作日內(nèi)完成；集團(tuán)綜合管理部經(jīng)營組原則上應(yīng)在受理當(dāng)日處理完日常事務(wù)，如遇加急情況，須經(jīng)集團(tuán)綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行加急處理。第二章權(quán)限說明第八條各

6、單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批本單位內(nèi)涉及本指南中的事項(xiàng)；如該單位無正職負(fù)責(zé)人，可由集團(tuán)明文確認(rèn)主持工作的副職負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。第九條各單位的特殊掛靠業(yè)務(wù)，由實(shí)際發(fā)生行為的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。第十條集團(tuán)管理層領(lǐng)導(dǎo)及各單位負(fù)責(zé)人外出期間，將對某類事項(xiàng)的審批權(quán)授權(quán)特定人員行使，授權(quán)可直接在集團(tuán) OA 上設(shè)置或書面以郵件方式出具外出授權(quán)書 （附件四），被授權(quán)人不允許再授權(quán)其他人；如無預(yù)先授權(quán)，經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)由集團(tuán)管理層秘書組、相應(yīng)的行政部負(fù)責(zé)人、集團(tuán)綜合管理部進(jìn)行OA 代授權(quán)設(shè)置。第十一條集團(tuán)所有員工都可以根據(jù)需要在OA 上進(jìn)行授權(quán)，被授權(quán)人不允許再授權(quán)其他人。第三章印章第十二條印章的刻制和注銷本條各款操作須提交印

7、章刻制（銷毀）申請表（附件五）（一）集團(tuán)直管印章由集團(tuán)綜合管理部根據(jù)集團(tuán)董事會的指示刻制。（二）各單位自管印章由各單位向集團(tuán)綜合管理部提出刻章申請，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理及集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后， 由集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一刻制，各單位在使用前須將印章樣式、 啟用時間、保管專員名單報集團(tuán)綜合管理部備案。（三）印章注銷由集團(tuán)綜合管理部按照國家相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行銷毀；當(dāng)公司注銷后，公章、法人章、財(cái)務(wù)章及有關(guān)其他印章應(yīng)及時進(jìn)行銷毀。（四）原有印章發(fā)生破損、丟失、變形需注銷舊章、刻制新章的，由各單位向集團(tuán)綜合管理部提出換章申請，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理及集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)一注銷第4頁共37頁舊章并啟用新章。

8、第十三條印章的保管（一）根據(jù)印章保管方式的不同將印章分為集團(tuán)直管印章和各單位自管印章兩類：1、集團(tuán)直管印章包括各單位公章、合同章，集團(tuán)直管印章統(tǒng)一由集團(tuán)綜合管理部保管。2 、各單位自管印章包括除公章、合同專用章以外的其他類印章，各單位自管印章須指定專人負(fù)責(zé)保管。自管印章啟用后，需每半年向集團(tuán)綜合管理部報備用章資料（印章登記及用章目錄），由集團(tuán)綜合管理部對其使用狀況進(jìn)行監(jiān)督及不定期抽查。3 、對于自管印章，各單位可制定審批流程，先提交集團(tuán)綜合管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)管理層核準(zhǔn)，方可生效。（二）印章保管須有詳細(xì)記錄，注明印章名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、交印章人、保管人、印章圖樣等信息。（三）集團(tuán)

9、綜合管理部印章管理員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意亂放， 下班時間和節(jié)假日期間應(yīng)采取防盜措施。如有異常現(xiàn)象或遺失，必須保護(hù)現(xiàn)場，及時匯報，配合查處。第十四條印章移交及接管（一）印章需移交各單位自行管理的，必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理/ 董事會批準(zhǔn)。由集團(tuán)綜合管理部與接管單位指定專人辦理印章的移交及接管手續(xù)。（二）各單位自行管理的印章需移交集團(tuán)綜合管理部管理的，必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理 / 董事會批準(zhǔn)。由移交單位指定專人與集團(tuán)綜合管理部辦理印章移交及接管手續(xù)。第十五條非單位分管印章的使用（一）各單位如需使用非本單位分管的印章，不涉及金額的需本單位負(fù)責(zé)人及印章所屬單位行政負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人審批；涉及金額的還需由印章所屬單位

10、主辦會計(jì)審批。（二）集團(tuán)管理層領(lǐng)導(dǎo)如需使用非本人分管單位的印章，除須知會該單位的分管領(lǐng)導(dǎo)外，還需由集團(tuán)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行操作。第十六條印章外借（一）印章外借針對公章和合同章，分兩種方式：長期外借和短期外借；長期外借的時間不得超過一個日歷年，短期外借的時間不得超過五個工作日。1 、印章長期外借主要針對外地單位及本地單位的實(shí)際運(yùn)作狀況，需填寫借章審批流程表（附件六），經(jīng)行政負(fù)責(zé)人、主辦會計(jì)、單位負(fù)責(zé)人、集團(tuán)副總經(jīng)理、集團(tuán)總經(jīng)理審批后，由單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)長期保管，并對該印章的使用負(fù)全部經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任。2 、印章短期外借主要針對各單位的重大、特殊工作安排，需填寫借章審批流程表（附件六），經(jīng)行政負(fù)責(zé)人、

11、主辦會計(jì)、單位負(fù)責(zé)人、集團(tuán)副總經(jīng)理、集團(tuán)總經(jīng)理審批后，第5頁共37頁由集團(tuán)綜合管理部與印章協(xié)管員辦理借章手續(xù)。在外借印章期間，印章只能用于所申請事務(wù)的蓋章。如發(fā)現(xiàn)外借印章期間用于非申請事務(wù)的，將嚴(yán)肅處理，由此產(chǎn)生的一切后果由當(dāng)事人承擔(dān)。（二）印章外借未按規(guī)定時間借章或歸還的，必須由集團(tuán)綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理借章或歸還手續(xù)。（三）各單位如需外借非本單位分管的印章，除經(jīng)各自單位行政負(fù)責(zé)人、主辦會計(jì)、單位負(fù)責(zé)人、集團(tuán)副總經(jīng)理審批外，還須集團(tuán)總經(jīng)理審批。（四）借章人對借出的印章應(yīng)妥善保管，不得損壞、遺失，如有異常，立刻通知集團(tuán)綜合管理部。第十七條法人章各單位法人章由集團(tuán)財(cái)務(wù)部管理。所有對外簽訂的合同

12、我方簽約人不允許蓋法人章，合同簽約人必須是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人，單位負(fù)責(zé)人也可另授權(quán)指定其他人進(jìn)行簽約，被授權(quán)簽約人不允許再授權(quán)其他人進(jìn)行簽約。遇特殊情況，合作方（移動、聯(lián)通 / 聯(lián)合通信、電網(wǎng)/ 供電局 / 電力）要求我方簽約人蓋法人章的，必須在OA上傳合同時在合同登記及審批表備注中詳細(xì)說明情況，經(jīng)審批后進(jìn)行特殊處理。第十八條個人私章各單位所有審批的簽批人及合同簽約人不允許使用個人私章，對使用個人私章的，視為無效審批及無效簽約。第四章經(jīng)營證照第十九條各單位經(jīng)營證照的新辦、變更、年檢、注銷統(tǒng)一由集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)辦理。經(jīng)營證照包括：（一）營業(yè)執(zhí)照；（二）組織機(jī)構(gòu)代碼證；（三）國稅登記證、地稅

13、登記證；（四）外商企業(yè)涉及的外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書、財(cái)政登記證、外匯登記證。第二十條各單位貸款卡的新辦、變更、注銷由各單位主辦會計(jì)自行辦理，辦理后須及時提交集團(tuán)綜合管理部存檔（原件）。第二十一條各單位貸款卡的年審，統(tǒng)一由集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)辦理。第6頁共37頁第二十二條各單位其他有關(guān)資質(zhì)證照的新辦、年檢、變更、注銷由各單位自行負(fù)責(zé)辦理，辦理后須提交集團(tuán)綜合管理部存檔（原件）。第二十三條各單位需公司設(shè)立、變更、注銷的，須按集團(tuán)統(tǒng)一申請格式填寫公司設(shè)立、變更、注銷審批流程表（附件七）， 經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由集團(tuán)綜合管理部公關(guān)組負(fù)責(zé)辦理。第二十四條各單位經(jīng)營證照復(fù)印件需用章或借閱的，集團(tuán)綜合管理部將根據(jù)

14、不同用途（政府部門/合作方），在經(jīng)營證照復(fù)印件上加蓋用途章（本復(fù)印件與原件一致，僅供某某之用/ 本文件屬保密資料，僅供某某之用），由印章協(xié)管員填寫用途資料。如的確不能加蓋用途章的，由印章協(xié)管員在審批流程表中說明原因并簽字。第五章法務(wù)審核第二十五條 法務(wù)審核文件 / 合同由集團(tuán)綜合管理部法務(wù)組負(fù)責(zé)。集團(tuán)綜合管理部法務(wù)組（以下簡稱“法務(wù)組” ）是集團(tuán)設(shè)立的內(nèi)部專業(yè)法律部門，依照職責(zé)對集團(tuán)及各單位所簽訂的各類文件 / 合同進(jìn)行法律審核。第二十六條 法務(wù)組審核合同的范圍：（一） 集團(tuán)印章及文件管理指南中必須提供法務(wù)意見的各類合同。（二） 集團(tuán)管理層特別要求法務(wù)組審核的各類合同。第二十七條 法務(wù)組審核合

15、同的內(nèi)容：（一） 合法性審核：法務(wù)組將對合同條款的合法性、權(quán)利義務(wù)的平衡性、是否存在合同陷阱等進(jìn)行法律審核。（二） 合理性審核：法務(wù)組將對合同商業(yè)性條款是否合理、是否符合商業(yè)慣例及市場規(guī)則等進(jìn)行一般審閱。第二十八條法務(wù)組審核合同的流程：（一）各單位印章協(xié)管員 / 經(jīng)辦人員將合同電子版及填寫完整的交律師審閱合同工作要求表以電子郵件的形式發(fā)到郵箱。（二）法務(wù)組審核合同后，將以電子郵件形式將法務(wù)處理回復(fù)表及修改后的合同版本回復(fù)給合同提交人員。（三）各單位印章協(xié)管員在提交OA 合同審批時，需如實(shí)上傳法務(wù)處理回復(fù)表及修改后的合同版本，不得做任何修改，并需如實(shí)填寫“律師意見”一欄，由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人說明是否

16、接受法務(wù)組的修改意見及其理由。（四）如經(jīng)辦單位通過紙質(zhì)流程進(jìn)行合同審批，務(wù)必附上法務(wù)處理回復(fù)表，并在法務(wù)處第7頁共37頁理回復(fù)表上注明是否按法務(wù)意見進(jìn)行修改，如未按法務(wù)意見修改則需注明理由，并由該單位負(fù)責(zé)人簽字。（五）法務(wù)處理回復(fù)表只能由法務(wù)組出具或修改，其他任何部門和人員無權(quán)出具或修改。（六）對于規(guī)定要求法務(wù)審核及法務(wù)組已經(jīng)出具法務(wù)處理回復(fù)表的合同，印章協(xié)管員必須將法務(wù)組設(shè)置在合同審批流程內(nèi)，順序位應(yīng)在各單位負(fù)責(zé)人后。第二十九條法務(wù)組審核合同的時間規(guī)定：（一）法務(wù)組將在收到要求審核的合同文本后三個工作日（從收到郵件的次日起算）內(nèi)完成審核，各單位提交法務(wù)組審核合同的，均應(yīng)給法務(wù)組預(yù)留不少于三個

17、工作日的審核時間。特別情形下（包括但不限于：合同特別重大、復(fù)雜；對合同內(nèi)容有疑問時無法聯(lián)系到具體經(jīng)辦人等） ，法務(wù)組可以適當(dāng)延長合同審核時間。（二）如合同較為緊急，合同提交人員應(yīng)在電子郵件中注明情況，法務(wù)組將酌情，取得在先提交合同的其他人員同意后，做加急處理。（三）對于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人未認(rèn)真按照相關(guān)指引完成合同基本條款擬訂工作、欠缺大部分主要條款的合同文本，或不采用集團(tuán)合同范本并無法說明合理理由的，法務(wù)組有權(quán)退回合同提交人員，要求其完成上述工作后再進(jìn)行審核。（四）對于不屬于法務(wù)組審核合同范圍的合同咨詢等事項(xiàng)，集團(tuán)對法務(wù)組不設(shè)完成時間的限制和要求。第六章文件/合同第三十條文件 / 合同類型（一）投標(biāo)類

18、文件1、投標(biāo)類文件包括：法人證明書、法人授權(quán)委托書；投標(biāo)文件、技術(shù)方案、談判文件、談判回函；投標(biāo)通知書、邀請函、投標(biāo)確認(rèn)（放棄）函/ 回執(zhí)、選型文件簽收表、招標(biāo)證明、報名表、承諾函；中標(biāo)通知書、中標(biāo)結(jié)果確認(rèn)函、評選確認(rèn)函、投標(biāo)前報名資料等有關(guān)投標(biāo)類文件。資金流向?yàn)椤傲魅胄汀薄?、各單位有關(guān)報價類文件（報價清單、報價說明、項(xiàng)目詢價等）則按報價類文件的審批流程執(zhí)行。3、在投標(biāo)類及報價類文件中需提交法人資料的，則按投標(biāo)、報價類文件的審批流程執(zhí)行。（二）合作性文件 / 合同合作性文件 / 合同包括各單位大項(xiàng)目合作文件/ 合同、普通合作性文件 / 合同及模版第8頁共37頁合同。資金流向分別為“流入型”、

19、“流出型”、“其他型”。1、大項(xiàng)目合作文件/ 合同大項(xiàng)目合作文件/ 合同是指集團(tuán)牽頭的投資、信貸、融資、借還款合同、新項(xiàng)目合作意向等。2、普通合作性文件/ 合同普通合作性文件 / 合同是各單位在業(yè)務(wù)運(yùn)作中，針對某些合作項(xiàng)目，經(jīng)雙方協(xié)商后達(dá)成的一種合作約定。普通合作性文件/ 合同附屬附件普通合作性文件/ 合同附屬附件主要針對廉政協(xié)議、保密協(xié)議、安全協(xié)議等其他附屬附件。根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作情況，普通合作性文件 / 合同的附屬附件可單獨(dú)進(jìn)行流程審批， 若附屬附件同框架合同 （主合同） 一起走審批流程的， 則按照框架合同 （主合同）審批流程執(zhí)行。模版合同模版合同是指各單位在業(yè)務(wù)運(yùn)作中，與多個合作方簽訂合作

20、合同，其合同版本基本相同。 模版合同須在 OA 中申請審批，在新建模版合同時，須在備注中詳細(xì)說明模版合同簡要情況并上傳有關(guān)模版合同資料，經(jīng)審批后，印章協(xié)管員憑合同登記及審批表可分批辦理多個合作方合同的用章手續(xù)。（三）銷售類合同銷售類合同是指各單位自身產(chǎn)出的軟硬件產(chǎn)品銷售事務(wù)。資金流向?yàn)椤傲魅胄汀?。（四）對外集成采購類合? 、對外集成采購類合同是指為集團(tuán)以外的合作伙伴提供集成服務(wù)所需的采購事務(wù)（與上家簽訂銷售合同后，我方再與下家簽訂采購合同）。資金流向?yàn)椤傲鞒鲂汀薄? 、對外集成采購類合同在OA 合同新建時，須在 OA 中填寫并上傳資料：填寫關(guān)聯(lián)前置銷售合同OA 合同號對外集成采購類合同在OA

21、 合同新建時， 須在合同登記及審批表關(guān)聯(lián)合同編號中詳細(xì)填寫關(guān)聯(lián)前置銷售合同OA 合同號。 如關(guān)聯(lián)前置銷售合同在集成采購合同之后簽訂的，無法提供前置銷售合同OA 合同號，必須在關(guān)聯(lián)OA 合同號處詳細(xì)說明。上傳報批附件資料對外集成采購類合同在OA 合同新建時，須將XXX 項(xiàng)目效益計(jì)算表 ( 附件八 )及 XXX 項(xiàng)目供應(yīng)商評審表 （附件九）上傳 OA 合同附件中作為報批資料。如不上傳此附表的，必須說明不上傳原因由主辦會計(jì)簽字確認(rèn)后上傳至OA 合同附件中。第9頁共37頁3 、代理型招標(biāo)（向合作伙伴提供集成服務(wù)所需的采購事務(wù)進(jìn)行對外招標(biāo)）則按照對外集成采購類合同審批流程執(zhí)行。（五）自用采購類合同1 、

22、自用采購類合同是指自用集成項(xiàng)目的采購事務(wù)，各單位自用于生產(chǎn)、辦公、交際及后勤的采購事務(wù)。資金流向?yàn)椤傲鞒鲂汀?。2 、自用型招標(biāo)（根據(jù)各單位需自用的采購事務(wù)，對外進(jìn)行招標(biāo)）及各單位與運(yùn)營商辦理有關(guān)業(yè)務(wù)文件（如電信ADSL 業(yè)務(wù)、電話變更受理、租用帶寬等） ，則按照自用采購類合同審批流程執(zhí)行。（六）委托代理類合同委托代理類合同是指委托招聘協(xié)議、律師代理協(xié)議、商標(biāo)注冊代理協(xié)議、房屋租賃合同、員工保險代理、物業(yè)維護(hù)等有關(guān)代理類文件。資金流向?yàn)椤傲鞒鲂汀?。（七）委托加工及定制合同委托加工及定制合同是指從興EPTU設(shè)備、易票聯(lián) POS 機(jī)、朗昇電子關(guān)鎖、電視移動電視手機(jī)定制合同等。資金流向?yàn)椤傲鞒鲂汀薄?/p>

23、（八）項(xiàng)目運(yùn)作類項(xiàng)目運(yùn)作類是項(xiàng)目合同簽署后，在運(yùn)作過程中產(chǎn)生的往來文件，主要分項(xiàng)目類及對方付款類。1 、項(xiàng)目類包括：驗(yàn)收申請書、初/ 終驗(yàn)報告、上線報告、結(jié)題報告、測試報告、運(yùn)行報告、故障處理報告、分析報告、問題備忘、澄清函；發(fā)貨通知、到貨清單、產(chǎn)品確認(rèn)函、到貨驗(yàn)收、委托送貨申請；工程進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度證明、項(xiàng)目相關(guān)聲明/ 說明、實(shí)施通報；服務(wù)確認(rèn)表、服務(wù)考核表、考核結(jié)果；委托書、說明書、承諾書等有關(guān)項(xiàng)目類文件。2 、對方付款類包括：付（請）款申請/ 通知書、付款申請證明；服務(wù)結(jié)算表、考核表、工作量確認(rèn)（結(jié)算）單等有關(guān)對方付款類文件。（九）日常普通文件1 、日常普通文件（介紹信、公積金、收入證

24、明、在職證明、工作表現(xiàn)證明、計(jì)生證明、無刑事犯罪記錄證明、獨(dú)生子女父母光榮證申請、婚育證明等）及日常運(yùn)作中其他普通文件。2 、普通文件不涉及金額的建議長期授權(quán)行政負(fù)責(zé)人。（十）法定代表人資料類法定代表人資料包括：法定代表人（負(fù)責(zé)人）證明書、法定代表人授權(quán)函/ 授權(quán)第10頁共37頁委托書、法定代表人身份證/ 護(hù)照 / 港澳通行證。（十一）章程 / 決議 / 股權(quán)協(xié)議類章程 / 決議 / 股權(quán)類資料包括：章程/ 修改章程 / 補(bǔ)充章程、股東會決議/ 董事會決議、董事 / 監(jiān)事 / 經(jīng)理任職書、 董事委派通知書、董事會名單、 董事會成員簽字樣式等；股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書及補(bǔ)充協(xié)議等。（十二）公共信息類公共信

25、息類包括：向政府機(jī)構(gòu)或行業(yè)協(xié)會提交項(xiàng)目資料、知識產(chǎn)權(quán)類、外部調(diào)查及詢問。1 、向政府機(jī)構(gòu)或行業(yè)協(xié)會提交項(xiàng)目資料向政府機(jī)構(gòu)或行業(yè)協(xié)會提交項(xiàng)目資料的基金、獎勵、高新認(rèn)定及其他申請項(xiàng)目資料。2 、知識產(chǎn)權(quán)類知識產(chǎn)權(quán)類包括：涉及公司名稱、商標(biāo)、資質(zhì)、版權(quán)、專利、域名、特服號等有關(guān)其他知識產(chǎn)權(quán)類文件。3、外部調(diào)查及詢問外部調(diào)查及詢問是指各單位接到政府部門、事業(yè)單位、軟件機(jī)構(gòu)及其他機(jī)構(gòu)以郵件、電話、書面等方式進(jìn)行調(diào)查并需提供單位的信息資料。第三十一條格式、存檔要求（一）格式要求1 、各單位文件審批方式采用紙質(zhì)審批及OA 審批兩種： 紙質(zhì)審批主要針對文件審批；OA審批主要針對合同審批。2 、各單位所有合同審

26、批流程必須在集團(tuán)OA 系統(tǒng)中進(jìn)行審批。自用采購類合同、委托代理類合同、委托加工類合同、對外集成采購類合同禁止進(jìn)行紙質(zhì)審批。其他類型合同遇特殊情況需進(jìn)行紙質(zhì)審批的，必須嚴(yán)格按合同用章審批流程表（附件十）填寫，且每份合同用章審批流程表只允許填寫一份合同進(jìn)行審批。合同雙方用章后由印章協(xié)管員在 OA 系統(tǒng)中上傳紙質(zhì)合同所有資料（掃描版）及合同用章審批流程表（掃描版），并及時將合同 OA 號告知集團(tuán)綜合管理部。3 、各單位在 OA 系統(tǒng)中的各項(xiàng)審批流程須先由印章協(xié)管員根據(jù)集團(tuán)審批流程進(jìn)行設(shè)定，審批流程設(shè)定后，經(jīng)集團(tuán)綜合管理部認(rèn)證后方可在OA 系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)合同審批。4 、各單位文件編號規(guī)則由各單位自行制訂，

27、合同編號則根據(jù)合同類型在OA 系統(tǒng)中自動生成。5 、所有對外簽訂的合同我方簽約人由各單位負(fù)責(zé)人親筆簽名或按OA 已審批的合同登記第11頁共37頁及審批表中指定合同簽約人進(jìn)行簽約。6、所有對外簽訂的合同，合作方用章必須是公章（原?。┗蚝贤拢ㄔ。┓揭暈楹戏ㄓ行?，且用章名稱須與合作方公司名稱完全相符。7、所有對外簽訂的合同均需在集團(tuán)OA 上附加合作方最新年檢營業(yè)執(zhí)照副本（復(fù)印件）或合作個人的身份證（復(fù)印件）。合作方為政府機(jī)構(gòu)、大型公眾機(jī)構(gòu)、事業(yè)單位的可以免于附加營業(yè)執(zhí)照。若屬我方“資金流入型”的合同，暫不能提供營業(yè)執(zhí)照的可先辦理用章再補(bǔ)交。如確實(shí)無法提供合作方營業(yè)執(zhí)照副本/ 個人身份證復(fù)印件的，

28、在新建OA合同的備注中說明不能提供的原因后，還需在合同附件中上傳經(jīng)單位負(fù)責(zé)人書面批準(zhǔn)不能提供合作方營業(yè)執(zhí)照的文件。8、所有對外簽訂的合同必須按合同條款中約定的份數(shù)進(jìn)行用章。9、OA 合同關(guān)聯(lián)合同編號各單位在 OA 系統(tǒng)中審批的各項(xiàng)合同，有關(guān)聯(lián)合同的必須填寫完整關(guān)聯(lián)合同OA號。10、OA 合同取消蓋章OA 合同取消蓋章主要針對在OA 系統(tǒng)中完成審批流程后，合同出現(xiàn)變化無需蓋章的情況。各單位須每半年對無需蓋章的合同進(jìn)行清理，并已書面形式經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后上交集團(tuán)綜合管理部，由集團(tuán)綜合管理部在OA 合同中調(diào)為取消蓋章狀態(tài)。（二）存檔要求1、集團(tuán)實(shí)行兩級文件管理制，即集團(tuán)和各單位分別保存應(yīng)存檔的文件/

29、 合同。2、根據(jù)集團(tuán)管控模式中文件存檔要求嚴(yán)格執(zhí)行，詳細(xì)見管控文件存檔一覽表（附件十一）。3、已蓋章未存檔文件 / 合同自蓋章即日起60天內(nèi)須交回集團(tuán)綜合管理部存檔，如不能按期存檔的，印章協(xié)管員須在存檔期限內(nèi)提前3天以郵件方式向集團(tuán)綜合管理部說明情況。 未按執(zhí)行的，各單位文件/ 合同逾期未存檔由集團(tuán)綜合管理部通知集團(tuán)財(cái)務(wù)部、集團(tuán)審計(jì)部對未存檔文件 / 合同暫時無效。4、各單位文件 / 合同丟失無法存檔的，必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人書面核準(zhǔn)后提交集團(tuán)綜合管理部備案。5、外地單位應(yīng)將規(guī)定的集團(tuán)存檔文件/ 合同郵寄至集團(tuán)綜合管理部存檔。6、文件 / 合同存檔時，印章協(xié)管員須與集團(tuán)綜合管理部辦理存檔手續(xù)。7 、

30、各單位提交給集團(tuán)綜合管理部存檔的文件應(yīng)確保內(nèi)容完整，如有附件及補(bǔ)充資料應(yīng)及時存檔。第12頁共37頁8 、集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)將存檔文件/ 合同分類歸檔、進(jìn)行登記并確保安全。第三十二條審批流程（一）各單位須嚴(yán)格按照集團(tuán)文件審批流程執(zhí)行，詳細(xì)見集團(tuán)文件審批流程表 （附件十二）。（二）各單位在辦理各類文件審批流程時，必須嚴(yán)格按照審批流程的先后次序進(jìn)行審批，杜絕進(jìn)行走倒流程審批。（三）各單位如遇特殊情況需自行擬訂文件審批流程的，須上報集團(tuán)綜合管理部經(jīng)理審批，由集團(tuán)綜合管理部提交集團(tuán)總經(jīng)理/ 董事會批準(zhǔn)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。第三十三條用章方式（一）文件用章1 、文件用章憑有效用章審批流程表（附件十三）到集團(tuán)

31、綜合管理部辦理用章手續(xù)，用章審批流程表須詳細(xì)填寫用章資料，字跡填寫清晰易識別。用章后，印章協(xié)管員與集團(tuán)綜合管理部用章人須同時在用章審批流程表中簽字確認(rèn)。2 、辦理文件用章后，印章協(xié)管員/ 經(jīng)辦人不允許在已用章的用章審批流程表中添加其他文件再進(jìn)行用章。3、各單位辦理員工個人收入證明用章的，必須由主辦會計(jì)在用章審批流程表中注明大寫金額。用章時， 由集團(tuán)綜合管理部用章人核對用章單上主辦會計(jì)注明的金額與實(shí)際用章收入證明一致后方可用章。如主辦會計(jì)簽批后不注明大寫收入金額的，由員工自行在用章審批流程表上填寫收入金額后進(jìn)行用章，用章后所產(chǎn)生的一切責(zé)任由主辦會計(jì)負(fù)責(zé)。（二）OA 合同用章OA 合同用章前由各單

32、位印章協(xié)管員在合同右上角填寫OA 編號 (簡填后八位數(shù)字 ) ，并檢查我方合同簽約人是否按指定簽約人進(jìn)行簽約、日期是否已填寫（日期待定可補(bǔ)填）、用章合同與OA 合同電子文檔是否一致。檢查無誤后，憑OA 已審批的合同登記及審批表（由印章協(xié)管員自行打?。┑郊瘓F(tuán)綜合管理部辦理合同用章手續(xù)。辦理用章時需登記用印日期、份數(shù)、存檔情況、OA 編號，由印章協(xié)管員簽字確認(rèn)用印合同與OA 合同電子文檔一致，如不一致，一切后果由印章協(xié)管員承擔(dān)責(zé)任，辦理完合同用章后由集團(tuán)綜合管理部用印人簽字確認(rèn)。第三十四條借閱（一）各單位需借閱文件/ 合同的，須按借閱文件申請表（附件十四）詳細(xì)填寫，經(jīng)審批后將申請表交集團(tuán)綜合管理部

33、辦理借閱手續(xù)。如借閱文件（復(fù)印件）需蓋公章的，可直接填寫用章審批流程表進(jìn)行辦理。第13頁共37頁（二）借閱文件 / 合同（原件）未按規(guī)定時間借閱或歸還的，必須由集團(tuán)綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理借閱或歸還手續(xù)。（三）借閱文件 / 合同必須愛護(hù)，保持整潔，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自涂改、翻印、抄錄轉(zhuǎn)借和遺失。第三十五條作廢（一）作廢審批流程文件 / 合同作廢的，需重新履行原審批流程。（二）作廢操作方式文件 / 合同作廢主要針對已用章的文件/ 合同。 文件 / 合同需作廢的，填寫作廢文件 / 合同申請表（附件十五），經(jīng)審批后，需將原蓋章的所有文件/ 合同（原件）交回集團(tuán)綜合管理部進(jìn)行作廢處理，文件/ 合同

34、作廢后由集團(tuán)綜合管理部存檔一份原件，其他相同的作廢文件 / 合同由集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)銷毀。第三十六條變更（一）內(nèi)容變更審批流程1 、金額、付款方式、主要條款、內(nèi)容等重大信息變更的，必須重新履行原文件/ 合同的審批流程。2 、對文件 / 合同無實(shí)質(zhì)影響的信息變更必須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人審批。（二）內(nèi)容變更操作方式1 、我方已用章的文件 / 合同需變更內(nèi)容的， 填寫紙質(zhì)文件 / 合同變更用章審批流程表 （附件十六）。經(jīng)審批后，需將原蓋章的所有文件/ 合同（原件）交回集團(tuán)綜合管理部進(jìn)行作廢處理，文件 / 合同作廢后由集團(tuán)綜合管理部存檔一份原件，其他相同的作廢文件/合同由集團(tuán)綜合管理部負(fù)責(zé)銷毀。文

35、件/ 合同變更內(nèi)容進(jìn)行用章時，印章協(xié)管員須與集團(tuán)綜合管理部辦理完作廢手續(xù)后，方可用章變更內(nèi)容的文件/ 合同。2、我方未用章的 OA 合同需變更內(nèi)容的，必須在OA 系統(tǒng)合同變更列表中進(jìn)行合同更改申請，經(jīng) OA 審批后，憑變更后的合同登記及審批表（由印章協(xié)管員自行打?。┑郊瘓F(tuán)綜合管理部辦理用章手續(xù)。第三十七條OA 功能需求（一）各單位 OA 功能需求申請由集團(tuán)綜合管理部統(tǒng)一管理，全面開發(fā)實(shí)施由集團(tuán)技術(shù)部負(fù)責(zé)。（二）各單位 OA 功能需求申請的，需填寫集團(tuán)OA 功能需求申請表 （附件十七） 。經(jīng)批準(zhǔn)后， 由印章協(xié)管員將集團(tuán) OA 功能需求申請表交集團(tuán)綜合管理部辦理，集團(tuán)綜合第14頁共37頁管理部負(fù)責(zé)

36、跟進(jìn)OA 功能需求完成進(jìn)度情況。（三）各單位 OA 功能需求申請涉及到人事或財(cái)務(wù)系統(tǒng)的，除按正常流程審批外，還需增加集團(tuán)人力資源部經(jīng)理、集團(tuán)財(cái)務(wù)部經(jīng)理及集團(tuán)財(cái)務(wù)部總監(jiān)審批。第15頁共37頁附件一：附件二：印章協(xié)管員授權(quán)委托書NO ：單位 / 部門：授權(quán)人（單位負(fù)責(zé)人） ：被授權(quán)人（印章協(xié)管員）：性別：職位：身份證號碼：聯(lián)系電話：為規(guī)范工作流程，提高工作效率，授權(quán)人特授權(quán)擔(dān)任印章協(xié)管員一職。被授權(quán)人必須嚴(yán)格遵照集團(tuán)印章及文件管理指南及所有規(guī)章制度，高效率地完成各項(xiàng)工作并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。并承諾：一、被授權(quán)人不從事任何損害公司 / 部門利益的活動。二、被授權(quán)人承諾嚴(yán)格遵照集團(tuán)制訂的印章及文件管理指南

37、及所有規(guī)章制度，并履行相關(guān)的權(quán)利義務(wù)。三、以上內(nèi)容經(jīng)授權(quán)人授權(quán)被授權(quán)人簽字后即發(fā)生法律效力，對授權(quán)人與被授權(quán)人已產(chǎn)生約束力，若有違反的行為產(chǎn)生的后果由授權(quán)人與被授權(quán)人承擔(dān)法律責(zé)任。四、一至三點(diǎn)未盡事宜，遵照相關(guān)法律的規(guī)定執(zhí)行。五、授權(quán)日期：年月日至年月日。 自簽訂授權(quán)日期起至新的授權(quán)書簽訂日止。本授權(quán)委托書一式一份，集團(tuán)綜合管理部存檔原件、授權(quán)單位 / 部門行政部備存復(fù)印件。授權(quán)人（簽字） ：被授權(quán)人（簽字） ：日期：年月日日期：年月日第16頁共37頁附：請?zhí)峤槐皇跈?quán)人（印章協(xié)管員）身份證復(fù)印件一份附件三：臨時印章授權(quán)委托書因原因，現(xiàn)委托工號：，于年月日前往集團(tuán)綜合管理部辦理用章工作，用章內(nèi)容

38、：。在臨時印章授權(quán)委托期間，本人愿意為此用章承擔(dān)一切責(zé)任。XX 專業(yè)公司 /XX 職能部門XXX（行政負(fù)責(zé)人） ：年月日附件四：外出授權(quán)書NO ：單位/部門填表日期年月日授權(quán)人被授權(quán)人授權(quán)日期年月日至年月日共天行使的一切職權(quán)（或?qū)徍似胀愇募昂贤痤~小于萬的審批職權(quán)）審批流程其他授權(quán)說明：授權(quán)說明第17頁共37頁備注附件五：印章刻制（銷毀）申請表NO ：申請單位日期印章名稱請選擇：刻制印章銷毀印章印章樣式印章規(guī)格（刻制或銷毀都必須在此保留樣式）材質(zhì)牛角回墨其它形狀圓形橢圓方形其它大小固定非固定請選擇：刻制用途銷毀原因印章啟用日期單位印章最后使用日期負(fù)責(zé)人集團(tuán)集團(tuán)副總經(jīng)理總經(jīng)理印章簽收記錄印章

39、接收人印章接收日期簽名第18頁共37頁備注： 1、印章刻制（銷毀）申請表經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，請交集團(tuán)綜合管理部辦理。2 、印章啟用后，請每半年向集團(tuán)綜合管理部報備用章資料。附件六：借章審批流程表NO:申請日期：申請單位 / 部門借章申請人需借章時間年月日至年月日，借章共天。外借印章名稱印章指定簽收人借章事由行政負(fù)責(zé)人主辦會計(jì)單位負(fù)責(zé)人集團(tuán)副總經(jīng)理集團(tuán)總經(jīng)理備 注以下內(nèi)容借章時填寫借章人簽收 / 日期集團(tuán)綜合管理部經(jīng)辦人借章歸還人 / 日期集團(tuán)綜合管理部經(jīng)辦人第19頁共37頁附件七：公司設(shè)立、變更、注銷審批流程表NO ：申請單位申請人申請?jiān)氯漳耆掌谡堖x擇設(shè)立變更注銷事由說明單位集團(tuán)負(fù)責(zé)人綜合管理

40、部意見意見集團(tuán)集團(tuán)財(cái)務(wù)經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān)集團(tuán)集團(tuán)副總經(jīng)理總經(jīng)理備 注公司設(shè)立、變更、注銷審批流程表經(jīng)批準(zhǔn)后，請交集團(tuán)綜合管理部公關(guān)組。第20頁共37頁附表八：（請向主辦會計(jì)索取Excel 版本）錯誤 !鏈接無效。第21頁共37頁項(xiàng)目效益計(jì)算表編制說明一、合同金額：此部分合同金額是指含稅金額（ 1 ） 銷售收入：指商品銷售收入（此部分收入公司一般開具增值稅發(fā)票，小規(guī)模納稅為普通發(fā)票），此部分銷售收入按含增值稅的金額填列；（ 2 ） 服務(wù)收入：一般指軟件開發(fā)或技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)等收入（此部分收入公司一般開具普通發(fā)票） ，此部分收入就是合同金額二、毛利率： （收入 -成本） / 收入（ 4） 銷售毛利率

41、= （ 18） / （1）（ 5） 服務(wù)毛利率 = （ 19） / （2）三、項(xiàng)目采購成本：需要向第三方采購硬件或軟件產(chǎn)品所產(chǎn)生的成本（ 6 ） 軟件成本：僅指向第三方采購軟件產(chǎn)品并銷售給客戶的成本（含增值稅）（ 7 ） 硬件成本：僅指向第三方采購硬件產(chǎn)品并銷售給客戶的成本（含增值稅）（ 8 ）原材料成本： 向第三方采購原材料用于公司產(chǎn)品中并銷售給客戶的成本（含增值稅）（ 9 ） 其他成本：第三方利潤（含增值稅）（ 11 ） 服務(wù)成本：與上述第（ 2 ）服務(wù)收入相對應(yīng)的成本，但一般僅指第三方提供服務(wù)的金額四、項(xiàng)目稅金：主要是指營業(yè)稅及附加以及應(yīng)交增值稅（ 13）營業(yè)稅 =（ 2 ）服務(wù)收入 *5% ，如果涉及到城建稅和教育費(fèi)附加（內(nèi)資企業(yè)），也應(yīng)在此反映；（ 15）銷項(xiàng)稅 = （ 1）銷售收入 /1.17*17% ；如果是小規(guī)模納稅人則此銷項(xiàng)稅=（ 1）銷售收入 / （1+ 征收率） *征收率（征收率為 6%或 4%）（ 16 ）進(jìn)項(xiàng)稅 = （10 ）銷售成本 *1.17*17% ，僅指向第三方采購并能取得增值稅發(fā)票的金額才可以用于進(jìn)項(xiàng)稅的抵扣；如果