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文檔簡介
1、前臺客服環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)與行為規(guī)范一、前臺(窗口)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1、前臺(窗口)服務(wù)物品標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境管理1)前臺接待區(qū)物品擺放:辦公室門前物品擺放:保持辦公室門前物品的清潔,辦公室門鋪置紅地毯、盆景長勢良好、 無蟲害。前臺接待臺面擺放標(biāo)準(zhǔn):前臺接待臺臺面允許擺放物品名細:辦公電腦、打印機、服務(wù)熱線 電話、驗鈔機、posM、工作臺帳,其他物品,不得擺放在臺面上。如在接待臺擺放接待 坐椅,擺放要求如下:座椅擺放在一條直線上,座椅離接待臺40厘米,座椅與座椅之間的距離60厘米。(下圖供參考)抽屜物品擺放標(biāo)準(zhǔn)(如有抽屜):第一個屜擺放前臺日常接待的所用的登記表格,如郵件代 收記錄表、鑰匙借用/歸還登記表、物品借用登記
2、表等表格;第二個抽屜作為收款員 專用抽屜,放置收款員收款所需的物品,如:發(fā)票、計算機、收款專用章、印泥、找零現(xiàn)金等物品;第三個抽屜擺放前臺常用的表格、物品:如物品放行條、入住證明、剪刀等物品。(下圖供參考)前臺接待桌擺放標(biāo)準(zhǔn):前臺接待桌顏色樣式需與前臺接待臺顏色一致, 接待座椅擺放標(biāo)準(zhǔn)為: 座椅三張、環(huán)繞接待桌擺放,每二個座椅擺放之間的角度為 120度,客人使用離開后,一分 鐘將物品恢復(fù)原位,擺放時,輕拿輕放,禁止拖拉。 (下圖供參考)便民雨傘的擺放標(biāo)準(zhǔn):4 / 18半 便民雨傘架統(tǒng)一擺放在入戶門的左邊(或指定位置),要求:雨傘擺放整齊有序,按編排序 號對外借用;事 雨傘整理標(biāo)準(zhǔn):將傘葉展開,
3、如圖1為傘葉、2為捆綁帶,將傘葉順時針整理,如圖箭頭所 示。將捆綁帶順時針捆好,(下圖供參考)。圖1圖2圖3報架的擺放標(biāo)準(zhǔn):報架上的報紙按日期統(tǒng)一擺放,按時間排序(當(dāng)日報抵放在報架最上方一 層,依次類推,共擺放五天的報紙),底層的閱覽資料擺放整齊,一次交擺放物品不可超過 二十份,客戶取閱后,少于十份時,及時補充。(下圖供參考)盆栽的擺放標(biāo)準(zhǔn):盆栽的擺放位置根據(jù)前臺區(qū)域?qū)嶋H情況擺放,擺放要求:盆栽底部花盆需保持統(tǒng)一,外表現(xiàn)無明顯灰塵、水跡;底盤無積水、無污漬;盆栽長勢良好,無病蟲害、修剪適當(dāng)。(下圖供參考)2)環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn)前臺環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn):保持前臺區(qū)域的環(huán)境秩序,接待流程順暢、環(huán)境現(xiàn)場無刺耳噪音
4、,如拖拉桌椅所發(fā)出的噪音;將對講機音量調(diào)到合適音量或配帶耳機。辦公區(qū)域蚊蟲消殺時間安排在晚上下班后進行消殺,保持辦公區(qū)域的空氣質(zhì)量,避免污染辦公環(huán)境。2、窗口服務(wù)儀容儀表標(biāo)準(zhǔn)與禁忌:1) 儀容、儀表標(biāo)準(zhǔn):整體:自然大方得體,符合工作需要及安全規(guī)則。精神奕奕,充滿活力,整齊清潔。頭發(fā):頭發(fā)要經(jīng)常梳洗,保持整齊清潔、自然色澤,不得染黑色以外顏色,禁止標(biāo)新立異的 發(fā)型。發(fā)型:男員工頭無頭屑、不油膩,發(fā)齊耳、不燙發(fā),前發(fā)不過眉,側(cè)發(fā)不蓋耳,后發(fā)不觸后 衣領(lǐng),無燙發(fā),女員工發(fā)長不過肩,如留長發(fā)須束起并使用公司統(tǒng)一發(fā)髻;妝容:女員工須著淡妝(眉、唇)臉、頸及耳朵絕對干凈,上班要化淡妝,但不得濃妝艷抹 和在
5、辦公室內(nèi)化妝;男員工保持面部清潔、不露鼻毛、不留胡須臉、頸及耳朵保持干凈,每 日剃刮胡須。身體:注意個人衛(wèi)生,身體、面部、手部保持清潔。勤洗澡,無體味。上班前不吃異味食物, 保持口腔清潔,上班時不在工作場所內(nèi)吸煙,不飲酒,以免散發(fā)煙味或酒氣。指甲:不留長指甲;女員工上崗時不著有色指甲油。個人衛(wèi)生:飯后漱口、保持口氣清新;勤洗頭澡、勤換衣褲。(下圖供參考)2)著裝、飾品標(biāo)準(zhǔn)制服:上班時間統(tǒng)一著公司工作服,且保持干凈、整齊、挺括;衣物:紐扣要全部扣好,穿西裝制服時,不論男、女第一顆紐扣須扣上,襯衣的第二顆紐扣 須扣上,不得敞開外衣、卷起褲腳、衣袖。領(lǐng)帶平整、端正,長度一定要蓋過皮帶扣;,鞋襪:男員
6、工著黑色皮鞋,黑色襪,女員工夏季著無網(wǎng)紋無通花的淺色襪;著工作裙裝須穿 高筒襪,襪口高于裙邊;工號牌或名牌:工作時須佩戴工號牌或名牌,統(tǒng)一佩在左胸處,注意修整,保持平、正; 飾物:上班時間不佩帶夸張的首飾及飾物,因工作需要除外(下圖供參考)3)表情標(biāo)準(zhǔn):微笑,是我們最基本的表情面對客戶應(yīng)表現(xiàn)出熱情、親切、真實、友好,必要時還要有同情的表情,做到精神振奮,情緒飽滿,不卑不亢;交談時應(yīng)眼望對方,頻頻點頭稱是;在服務(wù)、工作、打電話和與客人交談時,如有客在走近,應(yīng)立即示意,以表示已注意他(她) 的來臨。4)行為舉止標(biāo)準(zhǔn):整體:姿態(tài)端正及自然大方,工作中做到:走路輕、說話慢、操作穩(wěn),盡量不露出物品相互碰
7、撞的聲音。站姿:以立姿工作的員工,應(yīng)時刻保持標(biāo)準(zhǔn)的站立姿勢:兩腿直立,兩腳自然分開與肩同寬,5 / 18兩眼平視前方,兩手自然下垂,挺胸、收腹。禁止雙手交叉抱胸或雙手插兜、歪頭駝背、依 壁靠墻、東倒西歪等不良行為。坐姿:以坐姿工作的員工,應(yīng)時刻保持端正的姿勢:大腿與上身成90度,小腿與大腿成70至90度,兩腿自然并攏。不盤腿、不脫鞋、頭不上揚下垂、背不前俯后仰、腿不搭座椅扶手。走姿:員工在工作中行走的正確姿勢:平衡、協(xié)調(diào)、精神,忌低頭、手臂不擺或擺幅過大、 手腳不協(xié)調(diào)、步子過大、過小或聲響過大。員工在工作中行走一般須靠右行,勿走中間,與 客人相遇時要稍稍停步側(cè)身立于右側(cè),點頭微笑,主動讓路;與
8、客人同時進出門(廳、樓 梯、電梯)時,應(yīng)注意禮讓客戶先行,不與客人搶道并行,有急事要超越客人,應(yīng)先在 口頭致歉“對不起”、“請借光”,然后再加緊步伐超越。(下圖供參考)18 / 185)服務(wù)用語標(biāo)準(zhǔn):聲調(diào)要自然、清晰、柔和、親切,不要裝腔作勢,聲量不要過高,亦不要過低,以免對方聽 不清楚。多用敬語,注意“請”、“謝”字不離口;對熟悉客戶,盡量采用親切、溫馨、柔和的問候方式,根據(jù)對方的身份、年紀(jì)、職位采用不 同的稱呼:如對方是位男性老年人,可尊稱阿叔;中年女性,可尊稱阿姨;手里提前茶,根據(jù)不同的場景,采用不同的問候方式,禁忌采用過于生硬、死板、面無表情,非發(fā)自內(nèi)心 的問候。例:早上,園區(qū)客服助理
9、在園區(qū)巡區(qū)時發(fā)現(xiàn)一位中年婦女從外面回來,在經(jīng)過見面時,可采用以下問候方式:”阿姨,早上好,買菜回來了呀?” “是啊”以一種家常式的問候方式,來增加與客戶的溝通,拉進與業(yè)主之間的距離。暫時離開面對的客人,一律講“請稍候”,如果離開時間較長,回來后要講“對不起,讓您 久等了”,、窗口接待場景服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)1、接聽電話標(biāo)準(zhǔn):必須在電話鈴響三聲之內(nèi)接聽電話(用普通話:您好,XXXX(樓盤名稱)服務(wù)中心小X,很高興為您服務(wù)),若鈴響超過三聲,應(yīng)答時應(yīng)以“您好,中奧物業(yè) XXXXK務(wù)中心XXX 對不起,讓您久等了”為開始語)。接聽電話時,電話機旁準(zhǔn)備好紙、左手接聽電話,左手 進行記錄,確認(rèn)記錄下的時間、地點、對
10、象和事件等重要事項準(zhǔn)確無誤,鄰座無人時,主 動在鈴響三聲內(nèi)接聽鄰座的電話(開通中奧物業(yè)(簡介)電話彩鈴業(yè)務(wù))。如對方要求相關(guān)同事接聽電話時,再請其稍等再通知轉(zhuǎn)接相關(guān)人員接聽電話, 如相關(guān)人:員 外出時,需禮貌向?qū)Ψ秸f明情況。(下圖供參考)2、客戶接待標(biāo)準(zhǔn)1:熱情接待看見客戶踏入服務(wù)中心大門時,須起身站立,面帶微笑,與對方目光進行交流,主動與客戶打招呼;站立:起身站立,要輕輕站起(盡量避免桌椅碰撞噪音),挺胸抬頭收腹。手勢:女士:雙手相疊(左手在下,右手在上)在腹前(一般為上衣最下面一個扣子之下)男士:左手握住右手手腕,放于皮帶扣處。目光:主動捕捉客戶的目光,與對方目光進行交流;微笑:眼含笑意,
11、露出六顆牙齒,表情真誠。語言:主動招呼(您好,請問有什么能幫您?)根據(jù)情況判斷客戶需求,提供相應(yīng)的服務(wù)(下圖供參考)。標(biāo)準(zhǔn)2:工作繁忙接待標(biāo)準(zhǔn)場景一:A先生正在辦理業(yè)務(wù),B小姐來到服務(wù)中心表情:向B小姐微笑點頭;語言:很抱歉,請您先坐下稍等一會,我?guī)瓦@位先生辦理完事務(wù)之后立刻為您服務(wù)。(如B小姐事情緊急或B小姐已等待3分鐘)語言:(向A先生)請您稍等一下,我?guī)瓦@位小姐安排其他人員接待,馬上回來。動作:立即尋找相關(guān)人員接待B小姐,(找人回來后,向B小姐)您好,請XX幫您辦理好么?(向B小姐點頭示意),(向A先生)很抱歉耽誤了您的時間,我們繼續(xù)。場景二:服務(wù)人員正在接聽 A先生的電話,B小姐來到服
12、務(wù)中心表情:向B小姐微笑點頭手勢:并用未接電話的手示意客戶就坐B 小姐事情緊急或B 小姐已等待3 分鐘)語言:(向A先生)很抱歉,我這里有緊急事情需要處理一下,請您等我20秒好么?我會馬上回來。動作:輕輕放下電話,聽筒朝下,立即尋找相關(guān)人員接待B小姐(找人回來后,向B小姐)您好,請XX幫您辦理好么?(點頭向B小姐示意)(輕輕拿起話筒,向A先生)很抱歉耽誤了您的時間,我們繼續(xù)。場景三:A先生接待于3分鐘內(nèi)結(jié)束,轉(zhuǎn)而接待 B小姐表情:面帶微笑,點頭示意語言:很抱歉,耽誤了您寶貴的時間,請問有什么能幫您?如果在接待過程中令客戶不滿意或客戶堅持要其他人員接待,根據(jù)客戶需求,請將服務(wù)移轉(zhuǎn)至相關(guān)人員或客服
13、主管。3、業(yè)務(wù)辦理1) 出租、轉(zhuǎn)讓您請坐,請您提供房產(chǎn)證以及您的身份證/請您提供房屋租賃合同或商品房轉(zhuǎn)讓合同及您的身份證。請您稍等片刻,我們需要將資料復(fù)印留底;抱歉讓您久等了,這里是過戶所需填寫的表格(指導(dǎo)客戶填寫相關(guān)表格);這是我們服務(wù)中心的聯(lián)系卡,如果有什么需要可以隨時撥打我們服務(wù)中心的電話;請問您需要辦理停車卡么(需要則說明停車卡收費標(biāo)準(zhǔn),及辦車卡需出示的相關(guān)證件)?請問您需要裝修您的新房子么(需要則說明裝修管理規(guī)定,及辦理裝修需出示的相關(guān)材料證件)?如果在接待過程中令客戶不滿意或客戶堅持要其他人員接待,根據(jù)客戶需求,請將服務(wù)上移轉(zhuǎn)至相關(guān)人員或客服主管。2) 裝修客戶到過達服務(wù)中心,提出
14、辦理裝修申請;前臺客服助理向業(yè)主說明辦理裝修所需提供的資料;X 先生, 辦理裝修需要提供施工單位的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書以及施工圖紙,還需要提供每個裝修工人一張一寸照片和裝修工人的證件(詳見裝修管理流程),請問您都帶來了么?業(yè)主資料齊全;前臺客服助理現(xiàn)場審核業(yè)主提供的裝修資料;并復(fù)印相關(guān)證件;“請您稍等片刻,我們需要將資料復(fù)印留底?!薄氨缸屇玫攘耍@里是裝修所需填寫的表格,麻煩您填寫下。”(遞交表格時,正面便于 閱讀方向遞交客戶,遞筆時應(yīng)將筆桿一端朝向客戶,并指導(dǎo)客戶填寫相關(guān)表格,告之客戶裝 修期間的注意事項,并配合我們的工作)根據(jù)裝修管理規(guī)定,您一共需要繳納XXX元文明施工保證金。您有 X名
15、裝修人員,需 要交納XXX元的辦證工本費。(并根據(jù)小區(qū)實際情況收取垃圾清運費)如收款員不在,由前臺客服助理代行收取,并開據(jù)收據(jù)給客戶;好了,你的裝修申請表格已經(jīng)全部填完了,我們會在三個工作日內(nèi)審批完成,到時,我們會 電話通知您。(首接責(zé)任制,負責(zé)跟蹤落實到底)如果在接待過程中令客戶不滿意或客戶堅持要其他人員接待,根據(jù)客戶需求,請將服務(wù)上移轉(zhuǎn)至相關(guān)人員或客服主管。(下圖供參考)3)繳費業(yè)主到達服務(wù)中心前臺表示繳費;“請稍等,我?guī)湍藢嵪孪嚓P(guān)費用(登陸白金管家收費系統(tǒng),核業(yè)主欠費情況)”“您好,你這里XX年XX費用共計XX元,如果沒問題,我現(xiàn)在幫你打印票據(jù),好嗎?”“業(yè)主確認(rèn)后,打印票據(jù)、收取費用
16、。(您好,XX先生/XX小姐,收您XX元,找您XX元, 這是您的發(fā)票和零錢,請收好)如果在接待過程中令客戶不滿意或客戶堅持要其他人員接待,根據(jù)客戶需求,請將服務(wù)上移轉(zhuǎn)至相關(guān)人員或客服主管。4)報修1、業(yè)主報修(屬于工程部維修能力范圍內(nèi)的)您好,請問您住在哪個單元?請問您需要我們維修哪方面?(仔細詢問報修項目,做好詳細記錄)好的,我們馬上聯(lián)系工程維保部,請您稍等片刻。您好,這里是客戶服務(wù)部。X 棟 X 單元需要維修XX ,客戶沒有相關(guān)配件,需要提供。請問大概什么時候能安排人員上門查看?恩,好的,謝謝您。填寫維修服務(wù)單。(轉(zhuǎn)向客戶)讓您久等了,您需要的維修服務(wù)需要專業(yè)人員現(xiàn)場確定,我們會在X 分鐘
17、內(nèi)派專業(yè)人員進行查看,確定原因,您看可以么?這里是維修價目表,您可以先參考一下。請問您家里什么時候有人?好的,我們將會在規(guī)定時間內(nèi)為您提供維修服務(wù)。(因特殊情況,無法及時上門進行維修,電話聯(lián)系)您好,這里是中奧物業(yè)XXX 服務(wù)中心,X 點 X 分您的報修服務(wù)我們因XXX 特殊情況無法按時上門,十分抱歉。我們會在Y 點 Y 分上門為您提供維修服務(wù),您看這樣行么?您很忙的話,那您看什么時間維修好呢?(時間要求在Y 點 Y 分后)好的,謝謝您的諒解。(第二次一定按照約定時間準(zhǔn)時上門服務(wù),絕不可失約)2、業(yè)主報修(屬于工程部維修能力外的)十分抱歉,您需要的維修服務(wù)需要相關(guān)專業(yè)人員提供,我們可以為您提供
18、聯(lián)系電話。用便簽紙寫出相關(guān)專業(yè)維修聯(lián)系電話,要求字跡清晰,大方;雙手將便簽紙遞與客戶;這是相關(guān)專業(yè)維修的電話,您還需要其他服務(wù)么?如果在接待過程中令客戶不滿意或客戶堅持要其他人員接待,根據(jù)客戶需求,請將服務(wù)上移轉(zhuǎn)至相關(guān)人員或客服主管。5) 物品放行業(yè)主放行(欠費三個月以上需通知客服主管)您請坐,請您出示身份證或業(yè)主證,我們要核實下(復(fù)印身份證,如服務(wù)中心已有復(fù)印件,可直接進入下一環(huán)節(jié))。這是您的證件(雙手呈遞);請問您都搬出哪些物品呢?(認(rèn)真填寫放行條)請您在這里簽字;(提醒業(yè)主:您還有X 個月的管理費共XXX 元未交,請您盡快交清)(整齊撕開放行條)請您將放行條交給門崗秩序維護員后就可以放行
19、了。(若業(yè)主時間緊急,核實業(yè)主無欠費現(xiàn)象后,辦理放行條同時門崗秩序維護員放行)租戶放行(A 為租戶、B 為業(yè)主且業(yè)主不在場,管理費由租戶承擔(dān))您請坐,請您出示身份證,我們需要核實下。(核實管理費交納情況,如欠費則不予放行)很抱歉,您還有X 月管理費共XXX 元未交,請您先交納管理費后才能辦理放行手續(xù)。(管理費已交清)請問您都搬出哪些物品呢?(認(rèn)真填寫放行條)租戶無論是否有業(yè)主放行委托書都要向業(yè)主聯(lián)系;請您稍等片刻,我需要聯(lián)系一下業(yè)主。(回避租客,按業(yè)主資料卡上業(yè)主電話撥打)您好,這里是中奧物業(yè)XXX 服務(wù)中心,請問您是X 單元 X 戶業(yè)主 X 先生么?您的租戶X 先生目前正在服務(wù)中心辦理物品放
20、行手續(xù),請問您知道這個事情么?X 先生目前已經(jīng)結(jié)清了我們所有的管理費,他有沒有拖欠您的房租呢?X 先生需要搬出X、 X、 X、 X 等物品,請問這里有您的私人財產(chǎn)么?您是否同意我們給他辦理放行手續(xù)?很抱歉打擾您,再見。(回到服務(wù)中心)很抱歉讓您久等了,業(yè)主X 先生有些疑問,暫時不同意放行,請您先聯(lián)系他好么?很抱歉讓您久等了,請您在這里簽字(遞筆時應(yīng)將筆桿一端朝向客戶)(整齊撕開放行條)請您將放行條交給門崗秩序維護員后就可以放行了。感謝您長期以來對中奧物業(yè)的支持,希望以后我們還有機會為您服務(wù);如果在接待過程中令客戶不滿意或客戶堅持要其他人員接待,根據(jù)客戶需求,請將服務(wù)上移轉(zhuǎn)至相關(guān)人員或客服主管。
21、6) 咨詢答疑如客戶咨詢的問題不太清楚語言: “很抱歉,您要辦理的業(yè)務(wù)是我們另一位同事負責(zé),請您稍等片刻”; (尋找相關(guān)負責(zé)人員)讓您久等了,這位是我們服務(wù)中心XXX 主管,請他為您解答好么?3 分鐘仍未向客戶說明清楚則服務(wù)上移,找客服主任處理;3 分鐘內(nèi)客服主任仍未說明清楚則上報服務(wù)中心主任進行處理)如果在接待過程中令客戶不滿意或客戶堅持要其他人員接待,根據(jù)客戶需求,請將服務(wù)上移轉(zhuǎn)至相關(guān)人員或客服主管。(下圖供參考)7)投訴處理:對客戶的投訴,應(yīng)立即放下手頭上的工作,第一時間向客戶致歉,請客戶入座,并聚精會神聆聽投訴內(nèi)容,以友善目光與投訴者接觸,切勿東張西望,敷衍了事,適當(dāng)時做出簡單的復(fù)述,
22、以示了解問題所在。X先生,你反映的問題,我已經(jīng)記錄清楚,您放心,我們公司一貫重視客戶的意見和建議, 我們會對您提出的問題,跟進處理,我們將在二天內(nèi),給你一個回復(fù),我們會隨時與您保護 聯(lián)系。如果無法處理投訴,應(yīng)盡快轉(zhuǎn)交上級或委托人員跟進,無論投訴跟進情況如何,應(yīng)給予客戶 初步回復(fù)及定期匯報跟進情況。X先生,您二天前向我們反映的問題,我們已經(jīng)調(diào)查清楚,由于,給您帶來了不便,請 您涼解,我們將會加強謝謝您對我們工作的支持與理解。4、業(yè)務(wù)洽談?wù)Z言:請問您是哪一位?請您稍坐一會,我去看 *經(jīng)理在不在。(經(jīng)理在辦公室)先生請這邊走;這位是我們經(jīng)理,這位是*先生;動作:請客戶就坐、倒茶,輕輕的關(guān)門(經(jīng)理不在
23、辦公室)語言:很抱歉,經(jīng)理剛好不在,去*開會了或者*,我能幫您做些什么? /我能為您轉(zhuǎn)告么?動作:記下客戶的姓氏及聯(lián)系方式,并承諾會向服務(wù)中心經(jīng)理轉(zhuǎn)達相關(guān)信息??蛻羰虑榫o急:立即電話聯(lián)系主任,并說明情況。(經(jīng)理正在接待其他客戶)向服務(wù)中心經(jīng)理說明正有一位*先生在外面等您語言:很抱歉,主任現(xiàn)正在接待客人,請您再稍等一會;請您先用茶/這里有一些報紙和雜志,請您邊看邊等;動作:提供茶水和報紙服務(wù)(等待期間應(yīng)不斷為客戶提供倒茶水服務(wù));如果在接待過程中令客戶不滿意或客戶堅持要其他人員接待,根據(jù)客戶需求,請將服務(wù)上移轉(zhuǎn)至相關(guān)人員或客服主管。5、送走客戶動作:起身站立,面帶微笑,點頭示意,在客戶走出客服中心大門之后方可落座;語言:“請您慢走”、“再見”、“請您走好”、“歡迎下次光臨”并提示客戶帶好隨身物品(下 圖供參考)。6、提供茶水、飲料服務(wù):倒茶:避免用手直接抓茶,而用手搖動茶罐,將茶倒出,這樣使顧客感覺衛(wèi)生。注水:注入7分水,以免熱水溢出燙人;端茶:雙手端茶,右手持杯拖把手,最好在杯口下 2厘米左右為宜,避免手指直接接觸到茶杯口,左手拖底。茶杯放到桌子上后,轉(zhuǎn)向?qū)咽謱χ櫩汀2⑻嵝芽蛻簦骸罢堄貌瑁 边@樣使客戶體會到服務(wù)中的細節(jié),感受溫馨與尊重。(下圖供參考)7、遞交物品在接受或交回給客戶物品時,均需用雙手接收
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