內控描述模板

1、1 制作“內控描述模板”的目的在日常審計工作中，內控測試的工作顯得較為困難，因為它需要審計人員的職業(yè)判斷。為了幫助審計人員提高工作效率，增進內控測試的有效性，并且分享各審計隊伍的工作經驗，我們依據畢馬威的審計手冊和內部控制測試指南的要求，制作了這個“內控描述模板”。應當注意的是每個客戶都有其特定的內部控制系統(tǒng)。這個“內控描述模板”只是客戶的一些常用控制點的匯總，畢馬威許多客戶的內控遠比這些控制點復雜得多。因此編制“內控描述模板”只是改進我們內控測試工作的第一步。1.1 常見業(yè)務循環(huán) 項目銀行存款和現金循環(huán)(第4部分)存貨采購循環(huán)(第5部分)銷售和應收帳款循環(huán)(第6部分)存貨成本結轉循環(huán) *銀行

2、余額調節(jié)Ö收款Ö支付Ö收款與發(fā)票核對Ö存貨采購Ö收貨Ö記錄應付帳款及暫估入庫Ö發(fā)貨Ö銷售Ö記錄應收帳款Ö信用控制Ö定期盤點Ö成本結轉Ö生產領料Ö存貨準備Ö費用Ö* 這里不討論存貨成本結轉循環(huán)。2 良好的內部控制系統(tǒng)和內控描述的原則良好的內控的特征好的內控描述的特征1 內控應幫助企業(yè)達到其經營目標。內控描述應描述客戶的經營環(huán)境以幫助閱讀者理解控制背景。好的內控描述應著重于方便且有效的控制，同時不鼓勵多余控制。2 內控的目標是在成本效益原則

3、下，防止錯誤和舞弊的發(fā)生，或者發(fā)現并改正錯誤和舞弊。內控描述應集中在以下控制點：n 能控制盡量多風險的控制點一般是指能發(fā)現并改正錯誤的高層控制點，而非低層控制點。n 可有效地測試的控制點一般指電腦自動化的控制點和管理層的審核控制。3 內控應能確保經營業(yè)務被正確及完整地記錄為財務信息，即正確的帳戶借貸。好的內控描述能指出原始的業(yè)務信息與最終的財務報表之間的邏輯關系。4 內控應能夠分別處理常規(guī)業(yè)務，非常規(guī)業(yè)務及會計估計。一些內控使得常規(guī)業(yè)務能按照公司的政策有效進行；另一些內控則能識別出非常規(guī)業(yè)務及會計估計并保證對其進行適當的審核和批準。好的內控描述不僅涉及常規(guī)業(yè)務，也涉及非常規(guī)業(yè)務和會計估計。好的

4、內控描述不僅包括對財務報表控制的描述，也包括對經營控制的描述。3 總帳系統(tǒng) / 財務報告系統(tǒng)內控描述解釋公司的一名會計人員記錄總帳并準備財務報表。其他會計人員記錄明細帳。試算平衡表只是總帳會計確保財務報表平衡的工具。原則1要求這樣的宏觀描述。一般來講，會計人員根據出 / 入庫單，發(fā)票，銀行進帳單等原始憑證來做分錄并相應的計入明細帳和總賬。 只有負責總帳的會計人員才可制作調帳分錄和預提 / 準備金分錄，且在入明細帳或總帳之前必需經財務經理批準。原則4要求內控描述涵蓋“常規(guī)業(yè)務，非常規(guī)業(yè)務及會計估計”的內容。這條內控描述告訴我們，所有的“常規(guī)業(yè)務”根據相關憑證入帳，同時所有的“非常規(guī)業(yè)務和會計估計

5、”經過了相關人員的批準。這即是說，任何對財務數據有影響的行為都需經過特定控制程序。在財務報告系統(tǒng)中不存在漏洞。每月底，總帳會計需要核對所有總帳帳戶余額與其他會計人員記錄的明細帳(或明細表)余額。然后，總帳會計根據總帳制作財務報表，由于總帳和財務報表是一致的，因此兩者無需調節(jié)。原則3要求從“原始業(yè)務信息”到“財務報表”的完整涵蓋。這條內控描述覆蓋了從明細帳到總帳，直到財務報表的核對。明細帳的準確性將在各個業(yè)務循環(huán)中涵蓋?？値媽⒖値づc明細帳的所有調節(jié)項目書面記錄在調整表中?？値媽⒄{查這些差異并在需要時對總帳或明細帳做出調整。這條內控描述詳盡地解釋了“調節(jié)”是如何進行的書面記錄，追究差異并做

6、出調整。就象原則2中解釋的，核對調節(jié)是一項發(fā)現錯誤的重要步驟。4 銀行存款和現金循環(huán)借：銀行存款 / 現金貸：應收帳款借：應付帳款貸：銀行存款 / 現金內控描述解釋公司有4個銀行帳戶一個人民幣帳戶，一個美元帳戶，一個工資帳戶和一個納稅帳戶，四個帳戶全部采用相同的控制。公司沒有大額的現金購買和現金銷售。原則1要求宏觀的描述。如果客戶對銀行帳戶有不同類型的控制，如：一個銀行帳戶由該公司的一個銷售分支使用，我們應分別討論其內部控制。如該公司有巨額的現金交易，我們需要更詳細的描述現金交易如何被控制，如：零售企業(yè)。該公司從下列渠道收到銀行存款和現金：n 來自客戶的銀行電匯；n 客戶簽發(fā)給公司的支票；n

7、小筆銷售獲得的零散現金。這是宏觀描述。在現金取得方面我們主要關注是否所有的現金已到公司，并且沒有延遲。因此，在內控描述中，我們需要涵蓋現金取得的所有渠道。公司以下列方式支付現金：n 通過銀行電匯給供貨商；n 備用金支付零散購買和員工報銷。該公司不使用支票來進行付款，而要求所有供應商接受電匯支付(本段僅僅是一個舉例，在下面的內控描述中，仍假設該公司采用支票付款)。這是宏觀描述。在現金的支出方面，我們主要關注是否所有付款已經過管理層的批準。因此，在內控描述中，我們需要涵蓋所有的現金流出途徑。一般來說，支票是商業(yè)活動中常見的付款方式。因此，我們需要詳細解釋為什么公司不用支票付款。收款銀行電匯是將現金

8、自動地存入公司帳戶中，如公司未記錄該筆收款，它將反映在月底的銀行余額調節(jié)表中。支票通常由出納來收取并存到公司帳戶中。銷售人員在沒有公司其他人員陪同時不允許從客戶手中收取現金或支票。小額現金 必須在行政經理在場時由出納收取。在此，我們討論了所有的收款類型，由于我們主要關注是否所有收入可無延遲的到達該公司，我們在內控描述中解釋如下：銀行電匯自動進行，即意味著很少出錯，無延遲。支票如上所述，支票的收款方通常是公司，因此個人無法盜用。但有些客戶可能使用現金或不記名支票，可以被收取人帶走。公司不能阻止客戶這么做，但卻可以及早發(fā)現舞弊并進行及時調查。銷售員常與客戶溝通，所以如果他人拿走了錢，銷售員可以很快

9、獲知并向公司反映。然而，如銷售員自己將錢盜用，其他人很難獲知，除非公司有獨立信貸部門或按月發(fā)送應收款確認書，但中國公司很少這樣做。小額現金 二人在場可有效減少貪污的可能。注意：內部控制可能由于內部串通或管理越權而失效。 付款所有支出的付款控制都是一致的，包括購買固定資產、采購原材料和費用報銷。管理層的付款審批權限如下：n 董事會 > RMB 10,000,000n 總裁 > RMB 2,000,000n 副總裁 > RMB 500,000所有的付款都必須由相應的部門經理和財務經理審閱和簽字。對于財務部門的支出，除由財務經理簽字外，還需由財務副總裁(或財務總監(jiān))簽字。對于高級管

10、理人員的費用支出(總裁和副總裁)，需由其他高管人員簽字。電匯 所有的銀行電匯申請需由財務副總裁(或財務總監(jiān))簽字，否則銀行將不予匯出。支票 所有的支票都需有公司蓋章及財務副總裁和總裁的簽字。公司章和總裁的簽字章由出納保管。財務副總裁需在支票上手簽。出納保管空白支票，并對已簽發(fā)的支票制做支票登記本。不準開具空白支票。備用金 出納在確認批準簽字后支付現金。一些公司有可能對于不同類型的支出控制有細微的區(qū)別。在這種情況下我們應當對于不同的控制分別作出描述。.所有的公司都應建立費用審批權限機制，沒有這樣的機制，員工們將會無所適從。接下來的情況要么是總裁和副總裁整天忙于簽發(fā)各種單據，要么是許多費用支出在未

11、經恰當批準前被支付。所有公司都必須對財務部門和高管人員的費用支出建立控制。雖然，他們的費用數額并不一定很大，但KPMG應確定其中沒有舞弊的現象。由于銀行電匯單通常用于大額交易，以副總裁的簽字作為銀行接受委托的憑據是合理的。上文提及的審批權限僅僅是內部要求，而副總裁的簽字則是對外部機構，即銀行，設立的要求。設定情景：對于1份RMB4,000,000的電匯申請，副總裁已經簽字。根據審批權限總裁也應簽字，雖然銀行并不需要總裁的簽字。職責分工能有效控制這一漏洞：出納要檢查電匯申請并要求有總裁的簽字。注意：內部控制可能由于內部串通或管理越權而失效。銀行余額調節(jié)表每月月底，出納在5天內取得所有帳戶的銀行對

12、帳單。總帳會計次月10號以前編制好銀行余額調節(jié)表。財務經理應每月審閱銀行余額調節(jié)表并且關注并解決長期未達款。事實上，出納的職責通常包括小額現金的交易和與銀行打交道。嚴格地從理論上來說，出納不能做現金銀行帳，但很多公司允許出納做帳。如果是這樣的話，為了監(jiān)督出納的工作，銀行余額調節(jié)表應由另外一個人來做以檢查出納的工作，但在許多公司卻允許出納編制銀行余額調節(jié)表。如果這樣，應該有別的人來審核銀行調節(jié)表。銀行余額調節(jié)表作為發(fā)現錯誤的重要控制方法，必須盡快進行，以保證審核及跟進工作能及時進行。收款與發(fā)票核對通常情況下當客戶付款時，他們會采取一筆總付的支付方式而不標明發(fā)票號或其他的與付款有關的信息。負責應收

13、帳款的會計從出納處得到收款的信息后，要求相應的銷售人員去核實。銷售人員向客戶確認款項對應的是哪一筆銷售。負責應收款的會計再把收到的現金和銷售發(fā)票一一對應。現金收款的一一對應的準確性直接影響應帳款帳齡分析的可靠性。許多公司有比此處的內控描述中更好的辦法來進行這一核對工作。應付帳款的支付程序公司每兩周對供應商進行一次支付。負責應付帳款的會計準備應付帳款帳齡和到期應付帳款明細表。財務副總裁(或財務總監(jiān))審閱該明細表并決定付款。出納據此準備銀行電匯申請或支票。這段話在內控描述中不是必要的。如果公司不能有條不紊地處理應付帳款，則會有聲譽問題、不穩(wěn)定的現金流量、罰息等等。但這些都不代表銀行存款 / 現金余

14、額或應付帳款余額錯誤。因此這里沒有重大的財務報表風險。但這部分可能給我們提供有用的管理建議。應收 / 應付帳款的確認財務部門沒有定期地發(fā)出應收 / 應付帳款的確認函。但他們每月月底編制應收 / 應付款的帳齡分析，并把這些信息傳遞給銷售和采購部門的相應的人員去確認。 許多中國的公司沒有采取正規(guī)的手段來實現應收 / 應付帳款的確認。這通常是一條很重要的管理建議。在本描述中，該公司有一定的程序來確定應收 / 應付款的準確性，但不夠令人滿意。另一方面，一些中國公司中銷售和采購部門為自己業(yè)務方便有自己的應收 / 應付款記錄，財務部門通常會把財務記錄與他們的記錄核對。這樣的做法造成人力的浪費。我們應在管理

15、建議書中建議他們只需保留一套記錄，即財務部門的記錄，銷售和采購部門可以用財務部門的信息來滿足自己業(yè)務的需要。5 存貨采購循環(huán)借：存貨貸：應付帳款（或應付帳款暫估）內控描述解釋公司主要采購銅、塑料和特殊化學品等存貨。銅和塑料在國內采購，特殊化學品則從德國的集團公司購入。公司不依賴于單個的供應商，而是有一批銅和塑料的供應商。定貨之后，銅的供應商可以在一周之內送貨，塑料的供應商在10日內送貨。進口特殊化學品的必要采購時間則為一個半月。公司一般根據定單生產，即生產是基于銷售定單，產出后立即發(fā)貨。從原材料加工到產成品大約要1周的時間。此外，公司還需生產一定量的備用存貨以應急需。原則1要求這樣宏觀的描述。

16、這些信息有助于理解采購流程(是否需要通過海關)，必要采購時間和質量檢查的要求。采購和收貨循環(huán)不構成重大的財務報表風險。它僅涉及三個帳戶存貨、應付帳款和應付帳款暫估。存貨已包括于“盤點”和“存貨成本結轉”循環(huán)中。應付帳款已包含于“銀行存款與現金”循環(huán)中。只有應付帳款暫估科目需要進行解釋。然而，采購循環(huán)能影響產品的質量和存貨帳齡。因此，對業(yè)務信息的理解會有助于審計師進行這方面的工作。在月末, 季末和年底, 銷售部門都會制定每月、每季、每年的銷售預測報告。生產計劃人員依此制定出一定期間的生產計劃，采購部門也制定出相應的采購計劃。在每個月的管理層會議上，總裁、副總裁和部門經理就銷售預測、生產計劃和采購

17、計劃進行討論，并進行必要的修改。這一段的存在是出于對超量存貨的關注。如果采購是系統(tǒng)化的并經過仔細考慮，過多存貨出現的可能性就較低。公司有一個“已確認供應商”的體制。在每年的年初，采購部門、生產部門的質檢組以及財務部門共同設立一個“篩選供應商”的委員會。該委員會與眾多的現有及潛在的銅和塑料的供應商聯系。然后制定一份“已確認供應商”的名單。在這一年中，采購部門從“已確認供應商”購買原料，財務部門則只付款給“已確認供應商”。這一段并不是十分必要，因為這些控制并不涉及重大的財務報表風險。但這些內控能夠保證存貨的質量并防止采購部門的舞弊行為。所以，審計隊伍可以根據工作的時間、范圍和關鍵目標考慮是否寫這一

18、段。采購采購部門共有六個采購員，兩個負責銅的采購，兩個負責塑料的采購，一個負責化學品的采購，另一個負責其他采購。每天早上，采購員檢查原料的庫存量，月生產計劃和市場價格的波動趨勢，以決定采購品種及數量。然后，采購員下采購定單。采購部門經理復核采購定單并與月采購計劃核對。采購定單必須由采購經理簽字并加蓋公司公章方能生效。公司購買的原材料在入庫前必須由質檢部門檢驗。對于進口的特殊化學品，由于合同條款為FOB德國港口，所以在貨物裝船時公司即確認存貨。第一段仍然是宏觀的介紹，并沒有關鍵的控制點。通過對企業(yè)運作的理解，我們能更好地進行系統(tǒng)測試與審計工作，使之對客戶的業(yè)務更有益。在“采購定單的有效性”的討論

19、中，涉及職責分工的問題：如果采購經理自己下定單自己批準，怎么控制？并沒有人監(jiān)督他的工作?！奥氊煼止ぁ币笠豁椊灰椎氖跈嗯c執(zhí)行不能為同一人。也就是說，不允許采購經理自己下定單，他只能批準別人下的定單。現實生活中，如果采購經理要求手下的采購員下定單，他們一般是不會違背指令的。這就是所謂的“管理越權”。在一般審計中，我們并不過分關注這種情況，因為：n 發(fā)生的概率很低；n 采購經理一般不會有意做壞事；n 可能出現的財務報表風險 將在反常的存貨價格和數量上得以反映。這通常是由內部審計人員關注的領域，而非外部審計人員關注的。這一段很重要是因為它指明了確認存貨的時點。正如原則3要求的，我們需描述出企業(yè)的業(yè)務

20、信息與會計信息的邏輯聯系。貨物驗收貨物驗收程序適用于國內采購與進口采購。當倉庫收到原材料時，倉庫保管人員通知采購員(對于進口采購，采購員從海關提貨)。采購員幫助倉庫保管員按采購定單核對貨物并幫助質量檢查部門檢驗貨物。倉庫保管員首先將收到的原材料按收到日期記錄在日記薄上。在質量保證部門檢驗合格后，倉庫保管員簽發(fā)入庫單。 入庫單不是連續(xù)編號的，入庫單上包含以下信息：n 收到貨物的名稱、數量；n 入庫單簽發(fā)日期。入庫單上不列示采購定單號，單價，以及收到貨物日期或質量檢驗合格日期。入庫單一式四聯。兩聯由倉庫保管員保存，一聯送財務部門，一聯送采購部門。在每月月底，倉庫保管員會編制一份收到的原材料匯總表(

21、“入料匯總表“)，并送交采購部門和會計部門進行對帳。該匯總表按到貨批次列出原料的數量，同時單獨列出未完成質檢部門檢驗，也就是沒有入庫單的原材料。我們在此不討論有關如何對發(fā)出采購定單未及時收到貨物和收到部分貨物的情況進行跟進的程序，因為這些程序并不是企業(yè)的業(yè)務信息，也沒有重大的財務報表風險 。也就是說，如果這種控制出現差錯，財務報表的數字仍然是正確的，只是生產被打亂。這一段詳細地解釋了貨物的接收程序，對將來的采購截止測試會有幫助。沒有必要討論入庫單，因為倉庫保管人員在月底會編制匯總表，該匯總表包含了所有入庫單上的內容。注意：貨物內控描述原則2要求我們關注這些能涵蓋大部分風險 的控制。由于這種匯總

22、表在以后的討論中很重要，我們給它一個縮寫名稱。我們也建議審計人員將這樣重要的信息復印后放入工作底稿中，以便更好地理解客戶的內控。應付帳款的記帳國內采購供應商的發(fā)票郵寄給會計部門。主管存貨的會計，會同采購員(如果需要的話)，將發(fā)票對應到入庫單。對于無入庫單或與入庫單不符的發(fā)票，采購員將與供應商進一步交涉。根據相符的發(fā)票和入庫單，主管應付帳款的會計編制會計分錄如下：借：原材料借：進項增值稅 貸：應付帳款對于無發(fā)票的入庫單不做分錄。在每月月底，主管存貨的會計會將“入料匯總表”與原材料的借方分錄以及手頭的入庫單進行核對。差額分成以下兩類：n 未收到發(fā)票的貨物；n 未作質檢的貨物。公司的會計政策是質檢結果合格時才記存貨。