怎樣與部下進(jìn)行溝通

1、導(dǎo)言作為一名部門主管，你除了要為部門的經(jīng)營策略、業(yè)務(wù)數(shù)量、客 戶關(guān)系等問題殫精竭慮，還需要關(guān)注的就是怎樣處理好你與你的部下 的關(guān)系。能否建立一個關(guān)系融洽、積極進(jìn)取的團(tuán)隊，很大程度上取決于你 是否善于與部下進(jìn)行溝通，取決于你是否善于運用溝通技巧。下達(dá)命令的技巧命令是主管對部下特定行動的要求或禁止。命令的目的是要讓部下照你的意圖完成特 定的行為或工作；它也是一種溝通 ,只是命令帶有組織階層上的職權(quán)關(guān)系；它隱含著強(qiáng)制性， 會讓部下有被壓抑的感覺。若主管經(jīng)常都用直接命令的方式要求員工做好這個，完成那個， 也許部門看起來非常有效率，但是工作品質(zhì)一定無法提升。為什么呢?因為直接命令剝奪了部下自我支配的原則

2、， 壓抑了部下的創(chuàng)造性思考和積極負(fù)責(zé)的心理， 同時也讓部下失去了參 與決策的機(jī)會。命令雖然有缺點，但要確保部下能朝組織確定的方向與計劃執(zhí)行，命令是絕對必要的， 那么你要如何使用你的命令權(quán)呢 ?命令的目的是要讓部下照你的意圖完成指定的行為或工作，因此你下達(dá)命令時應(yīng)該考 慮下列兩點：（一）正確傳達(dá)命令意圖你下達(dá)命令時，要正確地傳達(dá)命令，不要經(jīng)常變更命令；不要下一些自己都不知道原 由的命令； 不要下一些過于抽象的命令， 讓部下無法掌握命令的目標(biāo)； 不要為了證明自己的 權(quán)威而下命令。正確地傳達(dá)命令的意圖，是比較容易做到的，你只要注意“ 5W2H ” （具體 內(nèi)容見下表 ）的重點，相信你就能正確地傳達(dá)你

3、的意圖。【自檢】例題：“張小姐，請你將這份調(diào)查報告復(fù)印 2 份，于下班前送到總經(jīng)理室交給總經(jīng)理； 請留意復(fù)印的質(zhì)量，總經(jīng)理要帶給客戶參考。 ”作業(yè)：請一位學(xué)員根據(jù)我們所說的 5W2H 方法將該案例進(jìn)行劃分，體會該方法所傳遞 的重點。Who（ 執(zhí)行者 ）： What（ 做什么 ）： How（ 怎么做 ）： When（ 時間 ）： Where（ 地點 ）： Howmany（ 工作量 ）： Why（ 為什么 ）： 參考答案Who: 張小姐What: 調(diào)查報告How: 復(fù)印品質(zhì)好的副本W(wǎng)hen: 下班前Where: 總經(jīng)理室Howmany:2 份Why: 要給客戶參考（二）如何使部下積極接受命令 如何

4、能提升部下積極接受命令的意愿呢 ?你可用提升部下意愿的溝通方式替代大部分的 命令。對“命令”的含義我們應(yīng)該打破固有的窠臼，不要陷于“命令T服從”的固有認(rèn)知。命令應(yīng)該是主管讓部下正確了解他的意圖，并讓部下容易接受及愿意去執(zhí)行。 或許你會說，主管有職位的權(quán)力，不管部下是否有意愿，他都必須要執(zhí)行。的確，部下 懼于主管的職權(quán)， 他必須要執(zhí)行， 但有意愿下的執(zhí)行及沒意愿下的執(zhí)行， 其執(zhí)行的結(jié)果會產(chǎn) 生很大的差異。 有意愿的部下， 會盡全力把命令的工作做好； 沒意愿的部下，心里只想能應(yīng) 付過去就好。那么，如何提升部下執(zhí)行命令的意愿呢 ?你必須注意下列 5 個傳達(dá)命令的溝通技巧：1. 態(tài)度和善，用詞禮貌 就

5、像在前面談到的問題一樣，在我們身邊，作為一名主管，你在與下屬溝通的時候可 能會忘記使用一些禮貌用語，如“小張，進(jìn)來一下” ，“小李，把文件送去復(fù)印一下” 。這樣 的用語會讓下屬有一種被呼來喚去的感覺， 缺少對他們起碼的尊重。 因此， 為了改善和下屬:“小張，請你進(jìn)來的關(guān)系，使他們感覺自己更受尊重，你不妨使用一些禮貌的用語，例如 一下”、“小李，麻煩你把文件送去復(fù)印一下。 ”要記住，一位受人尊敬的主管，首先應(yīng)該是 一位懂得尊重別人的主管。2. 讓部下明白這件工作的重要性下達(dá)命令之后，告訴部下這件工作的重要性，如： “小王，這次項目投標(biāo)是否能成功， 將決定我們公司今年在總公司的業(yè)績排名， 對公司來

6、說至關(guān)重要。 希望你能竭盡全力爭取成 功?！蓖ㄟ^告訴部下這份工作的重要性，以激發(fā)部下的成就感。讓他覺得“我的領(lǐng)導(dǎo)很信任 我，把這樣重要的工作交給了我，我一定要努力才不負(fù)眾望。 ”3. 給部下更大的自主權(quán) 一旦決定讓部下負(fù)責(zé)某一項工作，就應(yīng)該盡可能的給他更大的自主權(quán)，讓他可以根據(jù) 工作的性質(zhì)和要求，更好的發(fā)揮個人的創(chuàng)造力。例如： “這次展示會交由你負(fù)責(zé)，關(guān)于展示 主題、 地點、時間、預(yù)算等請你作出一個詳細(xì)的策劃，下個星期你選一天我們要聽取你的計 劃?！边€應(yīng)該讓部下取得必要的信息，例如:“財務(wù)部門我已經(jīng)協(xié)調(diào)好了，他們會提供一些必要的報表?！?. 共同探討狀況、提出對策 即使命令已經(jīng)下達(dá)，下屬也已經(jīng)

7、明白了他的工作重點所在，我們也已經(jīng)相應(yīng)的進(jìn)行了 授權(quán)， 但也切不可就此不再過問事情的進(jìn)展， 尤其當(dāng)下屬遇到問題和困難， 希望我們協(xié)助解 決時，更不可以說“不是已經(jīng)交給你去辦了嗎？”我們應(yīng)該意識到，他之所以是你的下屬， 就是因為他的閱歷、 經(jīng)驗可能還不如你， 那么這時候我們應(yīng)該和下屬一起共同分析問題， 探 討狀況，盡快提出一個解決方案。例如： “我們都了解了目前的狀況是這樣的，我們來討論 一下該怎么做? ”5. 讓部下提出疑問可詢問部下有什么問題及意見，如： “小王，關(guān)于這個投標(biāo)方案，你還有什么意見和建 議嗎？”你可采納部下好的意見，并稱贊他。例如： “關(guān)于這點，你的意見很好，就照你的 意見去做

8、?！鄙鲜鲞@ 5 個傳達(dá)命令的溝通技巧能提升部下接受命令、執(zhí)行命令的意愿，你的意圖才 能被部下積極的執(zhí)行，你的部門才會被部下感覺到是一個開放、自由、受尊重的工作環(huán)境。自檢】請回想一下你在贊美或批評你的部下時是否有以下的行為你常常贊美你的部下嗎？你對他們的贊美是發(fā)自內(nèi)心的嗎 ？你能針對部下的具體行為及時加以贊美嗎 ?你喜歡當(dāng)眾贊美或批評你的部下嗎 ?當(dāng)部下不在場的時候，你還會贊美他嗎 ?你常常因為害怕影響與部下的關(guān)系而不愿當(dāng)面批評他嗎 ?你的批評常常令你的部下難堪嗎 ?你在批評部下的時候能做到對事不對人嗎 ?【參考答案】是；是；是；否；是；否；否；是如果你的答案正確率在 80% 以上，那么恭喜你，

9、你已經(jīng)很好的掌握了贊美和批評部下 的方法，你和他們的溝通應(yīng)該是很融洽的；如果你的答案正確率在50% 以下，那么我們建議你應(yīng)認(rèn)真的學(xué)習(xí)以下內(nèi)容，以改善你與部下之間的溝通效果。贊揚部下的技巧（一）贊美的作用 贊美他人，是我們在日常溝通中常常碰到的情況。要建立良好的人際關(guān)系，恰當(dāng)?shù)馁?美他人是必不可少的。美國一位著名社會活動家曾推出一條原則： “給人一個好名聲，讓他 們?nèi)ミ_(dá)到它。 ”事實上被贊美的人寧愿作出驚人的努力，也不愿讓你失望。贊美能使他人滿足自我的需求。心理學(xué)家馬斯洛認(rèn)為，榮譽和成就感是人的高層次的 需求。一個人具有某些長處或取得了某些成就，他還需要得到社會的承認(rèn)。如果你能以誠摯 的敬意和真

10、心實意的贊揚滿足一個人的自我， 那么任何一個人都可能會變得更令人愉快、 更 通情達(dá)理、 更樂于協(xié)作。 因此， 作為領(lǐng)導(dǎo)者， 你應(yīng)該努力去發(fā)現(xiàn)你能對部下加以贊揚的小事， 尋找他們的優(yōu)點，形成一種贊美的習(xí)慣。贊揚部下是對部下的行為、舉止及進(jìn)行的工作給予正面的評價，贊揚是發(fā)自內(nèi)心的肯定與欣賞。 贊揚的目的是傳達(dá)一種肯定的訊息，激勵部下。部下有了激勵會更有自信， 想要 做得更好。（二）贊美的技巧 贊美部下作為一種溝通技巧，也不是隨意說幾句恭維話就可以奏效的。事實上贊揚部 下也有一些技巧及注意點，提醒你留意。1贊揚的態(tài)度要真誠 贊美部下必須真誠。每個人都珍視真心誠意，它是人際溝通中最重要的尺度。英國專

11、門研究社會關(guān)系的卡斯利博士曾說過： “大多數(shù)人選擇朋友都是以對方是否出于真誠而決定 的”。如果你在與下屬交往時不是真心誠意，那么要與他建立良好的人際關(guān)系是不可能的。 所以在贊美下屬時，你必須確認(rèn)你贊美的人的確有此優(yōu)點，并且要有充分的理由去贊美他。2贊揚的內(nèi)容要具體贊揚要依據(jù)具體的事實評價， 除了用廣泛的用語如 : “你很棒 ! ”“你表現(xiàn)得很好 ! ”“你不錯 ! ”最好要加上具體事實的評價。例如你的調(diào)查報告中關(guān)于技術(shù)服務(wù)人員提升服務(wù)品質(zhì)的建議，是一個能針對目前問題解決的好方法，謝謝你提出對公司這么有用的辦法。 ”“你處理這次客戶投訴的態(tài)度非常好，自始至終婉轉(zhuǎn)、誠懇， 并針對問題解決， 你的做

12、法正是我們期望員工能做的標(biāo)準(zhǔn)典范。3注意贊美的場合 在眾人面前贊揚部下，對被贊揚的員工而言，當(dāng)然受到的鼓勵是最大的，這是一個贊 揚部下的好方式； 但是你采用這種方式時要特別的慎重， 因為被贊揚的表現(xiàn)若不是能得到大 家客觀的認(rèn)同， 其他部下難免會有不滿的情緒。 因此， 公開贊揚最好是能被大家認(rèn)同及公正 評價的事項。 例如： 業(yè)務(wù)競賽的前三名、 獲得社會大眾認(rèn)同的義舉、 對公司產(chǎn)生重大的貢獻(xiàn)、 在公司服務(wù)25年的資深員工等，這些值得公開贊揚的行為都是公平公開競爭下產(chǎn)生的， 或是已被社會大眾或公司全體員工認(rèn)同的。4適當(dāng)運用間接贊美的技巧 所謂間接贊美就是借第三者的話來贊美對方，這樣比直接贊美對方的效

13、果往往要好。 比如你見到你下屬的業(yè)務(wù)員，對他說： “前兩天我和劉總經(jīng)理談起你，他很欣賞你接待客戶 的方法，你對客戶的熱心與細(xì)致值得大家學(xué)習(xí)。好好努力，別辜負(fù)他對你的期望?！盁o論事實是否真的如此， 反正你的業(yè)務(wù)員是不會去調(diào)查是否屬實的， 但他對你的感激肯定會超乎你 的想象。間接贊美的另一種方式就是在當(dāng)事人不在場的時候贊美，這種方式有時比當(dāng)面贊美所 起的作用更大。一般來說，背后的贊美都能傳達(dá)到本人，這除了能起到贊美的激勵作用外， 更能讓被贊美者感到你對他的贊美是誠摯的， 因而更能加強(qiáng)贊美的效果。 所以， 作為一名項 目主管， 你不要吝惜對部下的贊美， 尤其是在面對你的領(lǐng)導(dǎo)或者他的同事時， 恰如其分

14、的夸 獎你的部下， 他一旦間接的知道了你的贊美， 就會對你心存感激， 在感情上也會與你更進(jìn)一 步，你們的溝通也就會更加卓有成效?？傊?，贊美是人們的一種心理需要，是對他人敬重的一種表現(xiàn)。恰當(dāng)?shù)馁澝绖e人，會 給人以舒適感， 同時也會改善與下屬的人際關(guān)系。 所以， 在溝通中，我們必須掌握贊美他人 的技巧?！咀詸z】你在贊揚下屬時是否方法得當(dāng)贊揚下屬的要點是“否X改進(jìn)計劃贊揚的態(tài)度真誠贊揚的內(nèi)容具體贊美的場合適當(dāng)適當(dāng)運用間接贊美的技巧批評俗話說：金無足赤，人無完人。在我們的溝通活動中，往往會發(fā)現(xiàn)部下的缺點和錯誤， 當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)部下錯誤時， 及時地加以指正和批評， 是很有必要的。有人說贊美如陽光, 如雨露，

15、二者缺一不可，這是很有哲理的。我們在與下屬的溝通中，既需要真誠的贊美，也 需要中肯的批評。下面我們就一起來探討一下指責(zé)和贊美部下的技巧。批評部下的方法俗話說：良藥苦口，忠言逆耳。有人認(rèn)為，批評就是“得罪人”的事。所以有些主管 從不當(dāng)面指責(zé)部下， 因為他們不知道如何處理指責(zé)部下后彼此的人際關(guān)系， 因而造成部下的 不當(dāng)行為， 一直無法得到糾正。 有些主管指責(zé)部下后，不但沒有達(dá)到改善部下的目的， 反而 使部下產(chǎn)生更多的不平和不滿。 事實上， 之所以會產(chǎn)生這樣的后果， 恐怕還在于我們在批評 他人的時候缺乏技巧的緣故。醫(yī)藥發(fā)展至今， 許多良藥已經(jīng)包上了糖衣，早已不苦口了；那 么我們?yōu)槭裁床荒苎芯恳幌屡u

16、他人的技巧， 變成忠言不逆耳呢？ “指責(zé)部下” 的是教育部 下的一種方法。 因此，管理者指責(zé)部下時，要講究一些技巧， 下列是一些指責(zé)部下的技巧與 注意點，請你留意。（一）以真誠的贊美做開頭俗話說：尺有所短，寸有所長。一個人犯了錯誤，并不等于他一無是處。所以在批評 部下時，如果只提他的短處而不提他的長處， 他就會感到心理上的不平衡， 感到委屈。 比如 一名員工平時工作頗有成效， 偶爾出了一次質(zhì)量事故， 如果批評他的時候只指責(zé)他導(dǎo)致的事 故，而不肯定他以前的成績，他就會感到以前“白干了” ，從而產(chǎn)生抗拒心理。另外，據(jù)心 理學(xué)研究表明， 被批評的人最主要的障礙就是擔(dān)心批評會傷害自己的面子， 損害自己

17、的利益， 所以在批評前幫他打消這個顧慮，甚至讓他覺得你認(rèn)為他是“功大于過” ，那么他就會主動 放棄心理上的抵抗，對你的批評也就更容易接受。（二）要尊重客觀事實 批評他人通常是比較嚴(yán)肅的事情，所以在批評的時候一定要客觀具體，應(yīng)該就事論事， 要記住，我們批評他人， 并不是批評對方本人，而是批評他的錯誤的行為， 千萬不要把對部 下錯誤行為的批評擴(kuò)大到了對部下本人的批評上。 比如說， 你作為一名編輯去校對清樣， 結(jié) 果發(fā)現(xiàn)版面上有一個標(biāo)題字錯了而校對人員卻沒有發(fā)現(xiàn)， 這時你應(yīng)該對他進(jìn)行批評， 你可以 說：“這個字你沒有校出來。 ”你也可以說： “你對工作太不負(fù)責(zé)任了，這么大的錯誤都沒有 校正出來?！焙?/p>

18、顯然，后者是難以被對方接受的，因為你的話語讓他很難堪，也許他只是 次無意的過失， 你卻上升到了責(zé)任心的高度去批評他， 很可能把他推到你的對立面去， 使你 們的關(guān)系惡化，也很可能導(dǎo)致他在今后的工作中出更多的紕漏。（三）指責(zé)時不要傷害部下的自尊與自信 不同的人由于經(jīng)歷、知識、性格等自身素質(zhì)的不同，接受批評的能力和方式也會有很 大的區(qū)別。 在溝通中， 我們應(yīng)該根據(jù)不同的人采取不同的批評技巧。 但是這些技巧又一個核 心，就是不損對方的面子，不傷對方的自尊。 指責(zé)是為了讓部下更好， 若傷害了部下的自尊 與自信，部下勢難變得更好，因此指責(zé)時要運用一些技巧。例如： “我以前也會犯下這種過 錯”、“每個人都有低潮的時候，重要的是如何縮短低潮的時間”、“像你這么聰明的人，我實在無法同意你再犯一次同樣的錯誤” 、“你以往的表現(xiàn)都優(yōu)于一般人， 希望你不要再犯這 樣的錯誤。（四）友好的結(jié)束批評 正面的批評部下