招商會(huì)策劃各工作組工作流程

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-962編號(hào)：_招商會(huì)策劃各工作組工作流程審核：_時(shí)間：_單位：_招商會(huì)策劃各工作組工作流程用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^(guò)修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。招商會(huì)策劃各工作組工作流程招商會(huì)策劃登記組的工作流程1、根據(jù)會(huì)場(chǎng)環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。2、登記處環(huán)境整潔，便于來(lái)賓登記，禁止擺放無(wú)關(guān)物品。3、與酒店前臺(tái)及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住信息，確?？腿说娜胱“才?/p>

2、。4、提前向前臺(tái)領(lǐng)取客房鑰匙，為來(lái)賓省去復(fù)雜的登記過(guò)程。5、一定要收取房屋鑰匙押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺(tái)，不是不相信，而是防患以未然，同時(shí)也使客戶愛惜客房物品，因?yàn)槌闊煚C洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒有押金最終公司要承擔(dān)。6、來(lái)賓到達(dá)時(shí)熱情接待，詳細(xì)詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認(rèn)。7、來(lái)賓填寫完登記表后發(fā)放整套資料，說(shuō)明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐讓其觀看會(huì)議須知，不明處查詢會(huì)務(wù)組，并告知會(huì)務(wù)組所在；由專人負(fù)責(zé)將來(lái)賓送入客房，主動(dòng)幫助來(lái)賓提行李，如客房?jī)?nèi)已有客人要主動(dòng)做介紹。8、提醒客人將貴重物品妥善保管。9、客房安排盡量一次到位，避免對(duì)來(lái)賓進(jìn)行調(diào)房，如有特殊情況必須安排的，應(yīng)

3、向調(diào)動(dòng)雙方做好解釋工作。10、本地的來(lái)賓要對(duì)其進(jìn)行指引，告知會(huì)務(wù)組、會(huì)場(chǎng)、衛(wèi)生間的具體位置。11、輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。三、招商會(huì)策劃接站組的工作流程（需要配合完成）1、詳細(xì)檢查接站所用物品：接站牌、接站人員一覽表等。2、接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對(duì)象，并有其移動(dòng)聯(lián)系方式。3、如出現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候，在無(wú)接任務(wù)時(shí)注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會(huì)場(chǎng)和車站太遠(yuǎn)。4、接站司機(jī)應(yīng)隨時(shí)待命，并合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象。5、接到來(lái)賓應(yīng)熱情主動(dòng)的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來(lái)賓則向其說(shuō)明。6、如遇塞車現(xiàn)象

4、應(yīng)及時(shí)向會(huì)務(wù)組反映情況。7、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會(huì)務(wù)組。8、若客人要求外出游玩必須請(qǐng)示會(huì)務(wù)組，得到同意后方可出行。四、招商會(huì)策劃會(huì)場(chǎng)組的工作流程1、與會(huì)場(chǎng)服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。2、在會(huì)議開始前一小時(shí)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，檢測(cè)會(huì)場(chǎng)設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等。3、選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動(dòng)對(duì)攝像效果的影響。4、由12人在會(huì)場(chǎng)入口處迎接來(lái)賓，并向其說(shuō)明手機(jī)關(guān)閉或調(diào)到無(wú)聲，或向其出示警示牌，上面寫有：“禁止吸煙”，“請(qǐng)將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無(wú)聲”，“會(huì)場(chǎng)內(nèi)請(qǐng)勿喧嘩和走動(dòng)”等警示語(yǔ)。5、引導(dǎo)來(lái)賓從前向后坐，如來(lái)賓中有熟人，可將其穿插安排在每排

5、中間，幫助我方調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點(diǎn)頭示意等。6、來(lái)賓入席后由會(huì)場(chǎng)服務(wù)員提供茶水，但是僅僅限于會(huì)前和中間休息的時(shí)候，中間倒水一是影響授課人的情緒，同時(shí)客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會(huì)擾亂會(huì)場(chǎng)秩序。7、在授課期間，如有來(lái)賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請(qǐng)其注意會(huì)場(chǎng)秩序，如有來(lái)賓打盹，可為其提供風(fēng)油精或清涼油提神。8、為保證授課人的思路來(lái)受干擾，授課期間會(huì)場(chǎng)內(nèi)除攝像人員可以來(lái)回走動(dòng)外，其他人員盡量減少走動(dòng)。9、注意各個(gè)來(lái)賓的神態(tài)和聽課的認(rèn)真程度，這個(gè)對(duì)后期談判都起到很好的作用，在一次招商會(huì)上，有個(gè)客戶很刁蠻和苛刻，有很多人認(rèn)為他不能成為客戶，但是會(huì)場(chǎng)組人員給我講了一個(gè)細(xì)節(jié)，這個(gè)

6、人的會(huì)議記錄最全，一直在聚精會(huì)神的聽課，他至少也是一個(gè)身價(jià)千萬(wàn)的老板，能這樣來(lái)參加招商會(huì)，我想是肯定要做的，刁蠻和苛刻不過(guò)是在談條件，因?yàn)橛羞@個(gè)心理準(zhǔn)備，那么我在闡述“越是苛刻的客戶越是將來(lái)有可能合作的客戶”觀點(diǎn)的時(shí)候，切入服務(wù)和受益的解釋，在不違反公司原則的情況下盡一起努力來(lái)協(xié)調(diào)，同時(shí)強(qiáng)調(diào)如果原則可以打折，是不是允許服務(wù)可以打折，如果可以，我們馬上簽，結(jié)果雙方都笑了，合同自然也成交了。五、招商會(huì)策劃主持人的工作流程1、主持人必須提前熟悉會(huì)場(chǎng)、會(huì)議主題、內(nèi)容等。2、會(huì)前先宣布會(huì)議程序和會(huì)議須知，并將注意事項(xiàng)進(jìn)行公布。3、擬定每位授課人的經(jīng)歷與職務(wù)簡(jiǎn)介，當(dāng)授課人上臺(tái)前進(jìn)行介紹。4、授課后用簡(jiǎn)單的

7、總結(jié)發(fā)動(dòng)來(lái)賓為授講者鼓掌。5、事先準(zhǔn)備好活躍課間的話題、活動(dòng)。6、主持人的煽動(dòng)性和會(huì)議的氣氛息息相關(guān)。六、招商會(huì)策劃業(yè)務(wù)組的工作流程1、在登記組將到會(huì)名單提供后，在第一時(shí)間內(nèi)將名單進(jìn)行分組。分組原則是將關(guān)系好的來(lái)賓分在一起，并在每桌安排一個(gè)我方工作人員，對(duì)有意向或是身份不明的來(lái)賓，可在其旁邊安排和我方關(guān)系較好的來(lái)賓或朋友去調(diào)查其動(dòng)機(jī)和促進(jìn)。2、了解來(lái)賓的住宿房間位置，對(duì)目標(biāo)人進(jìn)行初步的交流，探訪。3、準(zhǔn)備VI手冊(cè)，運(yùn)營(yíng)手冊(cè)，各種合同資料的準(zhǔn)備。七、招商會(huì)策劃授課人的工作流程1、會(huì)前十五天準(zhǔn)備好授課內(nèi)容，并提供給相關(guān)對(duì)口副總處審核。2、提前五天將授課內(nèi)容做成課件，交于會(huì)場(chǎng)組課件播放人員，或交組公

8、司文稿，由公司人員協(xié)助制作。3、有條件的情況下提前三天做演練，確保授課無(wú)誤。4、授課前充分休息，調(diào)整狀態(tài)，保證最佳授課狀態(tài)。八、招商會(huì)策劃后勤組的工作流程（需要配合完成）1、做好各項(xiàng)開支的費(fèi)用預(yù)算，協(xié)助購(gòu)買并保管所需物資，保障有力。2、提前與訂票公司聯(lián)系，并了解始發(fā)車次及航班次，爭(zhēng)取為來(lái)賓提供經(jīng)濟(jì)快捷的返程路線。3、和會(huì)務(wù)組進(jìn)行溝通，提前取得各個(gè)客人返程的時(shí)間和要求，集中購(gòu)買，以免耽誤時(shí)間。4、后勤組也是機(jī)動(dòng)組，隨時(shí)聽從總指揮的安排。九、招商會(huì)策劃溝通組的工作流程1、會(huì)前將有意向來(lái)賓的情況進(jìn)行充分了解，如果有可能最好事前先溝通。2、溝通時(shí)要把握“探其所虛，供其所求”的原則，先傾聽，后判斷，再行

9、動(dòng)。3、對(duì)準(zhǔn)備簽約的來(lái)賓先重點(diǎn)突破，促其形成帶頭作用。>4、談判時(shí)可利用“銷售緊迫感”對(duì)來(lái)賓開展心理暗示。十、招商會(huì)策劃公司留守人員的注意事項(xiàng)1、留守期間詳細(xì)接聽電話，并詳細(xì)記錄。2、如在留守期間有來(lái)賓或客人到公司參觀應(yīng)熱情接待，并說(shuō)明招商會(huì)情況，如有需要通知會(huì)務(wù)組派車將客人接至?xí)?chǎng)。3、留守期間注意防盜、防電等安全，嚴(yán)禁脫崗。4、用餐時(shí)可輪換，或叫餐上門。十一、招商會(huì)策劃用餐時(shí)注意事項(xiàng)1、會(huì)議用餐前一小時(shí)與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預(yù)備量。2、用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來(lái)賓，引導(dǎo)來(lái)賓就坐。3、如有特殊習(xí)慣或宗教信仰的來(lái)賓應(yīng)提前安排。4、對(duì)餐廳前臺(tái)人員說(shuō)明，煙、酒、加餐等

10、只能通過(guò)會(huì)務(wù)組專人進(jìn)行安排，客人如自行安排會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)。5、待來(lái)賓全部入座后員工填補(bǔ)到每桌的間隙，盡量不要出現(xiàn)員工扎堆用餐。6、會(huì)務(wù)組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準(zhǔn)備些牛奶或點(diǎn)心充饑，確保工作人員充沛體力。7、如果是自助餐，那么結(jié)算的時(shí)候一定要按照實(shí)際發(fā)生數(shù)量來(lái)計(jì)算，要注意一個(gè)細(xì)節(jié)，比如提前領(lǐng)取餐票，加蓋我方的公章，不要直接發(fā)到來(lái)賓的手里，尤其是早餐，有一次開會(huì)的時(shí)候，我們算的是1000元，結(jié)果對(duì)方說(shuō)是1200元，為什么，是因?yàn)楹芏嗫腿嗽绮蜎]有去，結(jié)果把票留在房間，客戶可能認(rèn)為無(wú)所謂，但是服務(wù)員有時(shí)候收拾就有可能有不同的結(jié)果，好的餐廳也可能告訴你，不是1000元，而是900元，因?yàn)槿擞械臎]有來(lái)

11、，這樣的情況比較少，所以我們?nèi)藛T提前在餐廳門口等候，逐個(gè)數(shù)完然后計(jì)數(shù)。十二、招商會(huì)策劃員工的合理休息在滿負(fù)荷工作的前提下確保各組員工的合理休息，每組根據(jù)自身情況制定合理的休息安排，如：登記組和會(huì)務(wù)組的工作主要集中在來(lái)賓登記、用餐、休息、返程的時(shí)間，其它時(shí)間則不是很忙，所以可安排適當(dāng)?shù)妮啌Q休息；會(huì)場(chǎng)組的工作主要集中在授課期間，剩余時(shí)間應(yīng)協(xié)助其它組工作或輪換休息；業(yè)務(wù)組與溝通組的主要工作時(shí)間是在來(lái)賓休息時(shí)與來(lái)賓溝通，所以在來(lái)賓授課時(shí)可安排與其它組配合或輪換休息。十三、招商會(huì)策劃突發(fā)事件及客戶投訴的處理1、如遇來(lái)賓酒后失態(tài)，來(lái)賓貴重物品丟失等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)尋找有關(guān)部門配合解決，盡量低調(diào)處理，不引起其它來(lái)賓的注意。2、如在工作中遇到來(lái)賓投訴，無(wú)論對(duì)錯(cuò)，先賠禮道歉，然后彌補(bǔ)，會(huì)后再追究過(guò)失問題。公司內(nèi)部的問題內(nèi)部解決，尤其是在會(huì)議結(jié)束以后。3、公司自己?jiǎn)T工之間無(wú)論發(fā)生什么事情都不能當(dāng)著客戶的面互相拆臺(tái)，雖然不是故意的，但是起到了這個(gè)效果。以上的流程和分工中間有很多交叉，在會(huì)議的進(jìn)行過(guò)程當(dāng)中，可能用不了這么多的部門，有可能一個(gè)組負(fù)責(zé)幾個(gè)組的職責(zé)，開招商會(huì)是一個(gè)蘿卜三個(gè)坑甚至都不夠，在具體的操作中，可以進(jìn)行調(diào)整，部門可以調(diào)整，但是內(nèi)容不能減少，開次招商會(huì)，就會(huì)掉層皮，這句話是真的，我們?cè)?0