項(xiàng)目五 總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理

1、項(xiàng)目五 總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理概述總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理主要提供憑證處理、賬簿處理、出納管理等功能。憑證處理包括填制憑證、審核憑證、出納簽字、記賬以及查詢(xún)和匯總記賬憑證；出納管理提供支票登記簿功能，并可查詢(xún)銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬及資金日?qǐng)?bào)表；賬簿管理提供多種條件查詢(xún)總賬、日記賬及明細(xì)賬等。通過(guò)本項(xiàng)目的學(xué)習(xí)，掌握用友ERP-U8務(wù)軟件中總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的相關(guān)內(nèi)容；熟悉總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的各種操作掌握憑證管理、出納管理和賬簿管理的具體內(nèi)容和操作方法。實(shí)訓(xùn)內(nèi)容1. 憑證管理：填制憑證、審核憑證、憑證記賬2. 出納管理3. 賬簿管理：總賬、科目余額表、明細(xì)賬、輔助賬實(shí)訓(xùn)資料1、2008年1月

2、份企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)如下：（1）1月2日，銷(xiāo)售一科劉紅購(gòu)買(mǎi)了600元的辦公用品，用現(xiàn)金支付，附單據(jù)一張。借：銷(xiāo)售費(fèi)用 600貸：庫(kù)存現(xiàn)金 600 付1（2）3日，財(cái)務(wù)部陸玉芳從工行提取現(xiàn)金5 000元，作為備用金。（現(xiàn)金支票號(hào) XJ001） 借：庫(kù)存現(xiàn)金 5 000 貸：銀行存款工行存款 5 000 付2 （3）12日，銷(xiāo)售二科韓樂(lè)樂(lè)收到上海邦立公司轉(zhuǎn)來(lái)一張轉(zhuǎn)賬支票，金額34540元，用以?xún)斶€所欠貨款。（轉(zhuǎn)賬支票號(hào)ZZR002） 借：銀行存款工行存款 34540 貸：應(yīng)收賬款 34540 收1（4）18日，人事部楊文出差歸來(lái)，報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)2000元，交回現(xiàn)金200元。 借：管理費(fèi)用差旅費(fèi) 180

3、0 庫(kù)存現(xiàn)金 200 貸：其他應(yīng)收款 2000 收2（5）20日，生產(chǎn)部領(lǐng)用絲線(xiàn)25000元，用于絲綢生產(chǎn)。 借：生產(chǎn)成本直接材料 25000貸：原材料 25000 轉(zhuǎn)1 2出納管理 25日，銷(xiāo)售二部韓樂(lè)樂(lè)借轉(zhuǎn)賬支票一張，票號(hào)155，預(yù)計(jì)金額5000元。實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)：1、 以“李明”的身份進(jìn)行填制憑證，憑證查詢(xún)操作。用戶(hù)名“003”；密碼“3”；賬套“001”；會(huì)計(jì)年度“2008”；日期“2008-01-31”。提示：因?yàn)槊繌垜{證的制單日期不一樣，所以注冊(cè)用友U861時(shí)把操作日期設(shè)置為2008-01-31。這樣，只需注冊(cè)一次，在填制憑證時(shí)可輸入本月不同日期的憑證。2、 以“陸玉芳”的身份進(jìn)行出納簽

4、字，現(xiàn)金、銀行存款日記賬和資金日?qǐng)?bào)表的查詢(xún)，支票登記操作。3、 以“吳妮”的身份進(jìn)行審核、記賬、賬簿查詢(xún)操作。任務(wù)一、憑證管理一、填制憑證業(yè)務(wù)1：輔助核算-現(xiàn)金流量1、執(zhí)行“總賬憑證填制憑證”命令，進(jìn)入“填制憑證”窗口。如圖5-1所示。圖5-12、單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。 3、選擇憑證類(lèi)型“付款憑證”；輸入制單日期“2008/01/02”；輸入附單據(jù)數(shù)“1”。 4、輸入摘要“購(gòu)買(mǎi)辦公用品”；輸入科目名稱(chēng)“6601”，借方金額“600”，回車(chē)；摘要自動(dòng)帶到下一行，輸入科目名稱(chēng)“1001”，貸方金額“600”。 按回車(chē)鍵，打開(kāi)“現(xiàn)金流量表”對(duì)話(huà)框。如圖5-2所示。 圖5-25、單擊“增

5、加”按鈕，在“項(xiàng)目編碼”參照中，依次選擇“經(jīng)營(yíng)活動(dòng)現(xiàn)金流出”支付的與其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的現(xiàn)金項(xiàng)目，輸入金額600，單擊“確定”按鈕返回。6、單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框，單擊“確定”按鈕。 提示：· 采用序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于等于啟用日期，不能超過(guò)業(yè)務(wù)日期。· 憑證一旦保存，其憑證類(lèi)別、憑證編號(hào)不能修改。· 正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應(yīng)的會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日記賬中出現(xiàn)。· 科目編碼必須是末級(jí)的科目編碼。· 金額不能為“零”; 紅字以“”號(hào)表示。· 可按“=”鍵取當(dāng)前憑證借

6、貸方金額的差額到當(dāng)前光標(biāo)位置。業(yè)務(wù)2：輔助核算銀行科目在填制憑證過(guò)程中，輸完銀行科目“100201”，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話(huà)框。 如圖5-3所示。圖5-31、輸入結(jié)算方式201，票號(hào)XJ001，發(fā)生日期2006/01/03，單擊確認(rèn)按鈕。 2、憑證輸完后，單擊“保存”按鈕，若此張支票未登記，則彈出“此支票尚未登記，是否登記？”對(duì)話(huà)框。 3、單擊“是”按鈕，彈出“票號(hào)登記”對(duì)話(huà)框。 4、輸入領(lǐng)用日期“2008/01/03”，等信息。提示：· 選擇支票控制，即該結(jié)算方式設(shè)為支票管理，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號(hào)應(yīng)在支票登記簿中有記錄。業(yè)務(wù)3：輔助核算客戶(hù)往來(lái)1、在填制憑證過(guò)程中，

7、輸完客戶(hù)往來(lái)科目“1122”，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話(huà)框。如圖5-4所示。 圖5-42、選擇輸入客戶(hù)“上海邦立公司”，發(fā)生日期2008-01-12等。 3、單擊“確認(rèn)”按鈕。 提示：該筆業(yè)務(wù)的現(xiàn)金流量項(xiàng)目為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)現(xiàn)金錄入銷(xiāo)售商品、提供勞務(wù)收到的現(xiàn)金。如果往來(lái)單位不屬于已定義的往來(lái)單位，則要正確輸入新往來(lái)的單位的輔助信息，系統(tǒng)會(huì)地洞追加到往來(lái)單位目錄中。業(yè)務(wù)4：輔助核算部門(mén)核算1、在填制憑證過(guò)程中，輸入完部門(mén)核算科目660202，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話(huà)框。如圖5-5所示。圖5-52、輸入部門(mén)“人事部”，單擊“確認(rèn)”按鈕。注意：該筆業(yè)務(wù)的現(xiàn)金流量項(xiàng)目為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)現(xiàn)金流出支付的與其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的現(xiàn)金。輔助核

8、算個(gè)人往來(lái)1、在填制憑證過(guò)程中，輸完個(gè)人往來(lái)科目“123101”，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話(huà)框。 圖5-62、選擇輸入部門(mén)人事部，個(gè)人楊文，發(fā)生日期等。 3、單擊“確認(rèn)”按鈕。 提示：· 在輸入個(gè)人信息時(shí)，若不輸“部門(mén)名稱(chēng)”只輸“個(gè)人名稱(chēng)”時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)所輸個(gè)人名稱(chēng)自動(dòng)輸入其所屬的部門(mén)。業(yè)務(wù)5：輔助核算項(xiàng)目核算1、在填制憑證過(guò)程中，輸完項(xiàng)目核算科目“410101”，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話(huà)框。如圖5-7所示。 圖5-72、選擇輸入項(xiàng)目名稱(chēng)“絲綢”，單擊“確認(rèn)”按鈕。 二、查詢(xún)憑證1、執(zhí)行憑證查詢(xún)憑證命令，打開(kāi)憑證查詢(xún)對(duì)話(huà)框。 2、選擇輸入查詢(xún)條件，單擊輔助條件按扭，可輸入更多查詢(xún)條件。 如圖5-8

9、所示。圖5-83、單擊確認(rèn)按鈕，進(jìn)入查詢(xún)憑證窗口。 4、雙擊某一憑證行，則屏幕可顯示出此張憑證。 三、修改憑證（可選做）1.執(zhí)行“憑證”|“填制憑證”命令，進(jìn)入“填制憑證”窗口。 2.單擊“查詢(xún)”按鈕，輸入查詢(xún)條件，找到要修改的憑證。 如圖5-9所示。圖5-93、對(duì)于憑證的一般信息，將光標(biāo)放在要修改的地方，直接修改；如果要修改憑證的輔助項(xiàng)信息，首先選中輔助核算科目行，然后將光標(biāo)置于備注欄輔助項(xiàng)，待鼠標(biāo)變形時(shí)雙擊，彈出“輔助項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，在對(duì)話(huà)框中修改相關(guān)信息。 4、單擊“保存”按鈕，保存相關(guān)信息。 提示：· 未經(jīng)審核的錯(cuò)誤憑證可通過(guò)“填制憑證”功能直接修改；已審核的憑證應(yīng)先取消審核后，

10、再進(jìn)行修改。· 若已采用制單序時(shí)控制，則在修改制單日期時(shí)，不能在上一張憑證的制單日期之前。· 若選擇“不允許修改或作廢他人填制的憑證”權(quán)限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。· 如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對(duì)該支票做過(guò)報(bào)銷(xiāo)處理，修改操作將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。· 外部系統(tǒng)傳過(guò)來(lái)的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。四、沖銷(xiāo)憑證（可選做）1、在“填制憑證”窗口，執(zhí)行“制單”|“沖銷(xiāo)憑證”命令，打開(kāi)“沖銷(xiāo)憑證”對(duì)話(huà)框。 如圖5-10、5-11所示。圖5-10圖5-112、輸入條件：選擇“月份”、“憑證類(lèi)別”；

11、輸入“憑證號(hào)”等信息。 3、單擊“確定”按扭，系統(tǒng)自動(dòng)生成一張紅字沖銷(xiāo)憑證。 提示：· 通過(guò)紅字沖銷(xiāo)法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存和管理。· 制作紅字沖銷(xiāo)憑證將錯(cuò)誤憑證沖銷(xiāo)后，需要再編制正確的蘭字憑證進(jìn)行補(bǔ)充。五、刪除憑證（可選做）（一）作廢憑證1、先查詢(xún)到要作廢的憑證。 2、在“填制憑證”窗口中，執(zhí)行“制單”|“作廢/恢復(fù)”命令。 如圖5-12所示。圖5-12 3、憑證的左上角顯示“作廢”，表示該憑證已作廢。 提示：· 作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及編號(hào)，只顯示“作廢”字樣。· 作廢憑證不能修改，不能審核。· 在記賬時(shí)，已作廢的憑證應(yīng)參與記賬

12、，否則月末無(wú)法結(jié)賬，但不對(duì)作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。· 賬簿查詢(xún)時(shí)，查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。· 若當(dāng)前憑證已作廢，可執(zhí)行“編輯”|“作廢/恢復(fù)”命令，取消作廢標(biāo)志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。（二）整理憑證1、在“填制憑證”窗口中，執(zhí)行“制單”|“整理憑證”命令，打開(kāi)“選擇憑證期間”對(duì)話(huà)框。 2、選擇要整理的“月份”。 3、單擊“確定”按鈕，打開(kāi)“作廢憑證表”對(duì)話(huà)框。 如圖5-13所示。圖5-134、選擇真正要?jiǎng)h除的作廢憑證。 5、單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將這些憑證從數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除并對(duì)剩下憑證重新排號(hào)。 提示：· 如果作廢憑證不想保留時(shí)，則可以通過(guò)“整理憑證

13、”功能，將其徹底刪除，并對(duì)未記賬憑證重新編號(hào)。· 只能對(duì)未記賬憑證作憑證整理。· 已記賬憑證作憑證整理，應(yīng)先恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。六、出納簽字更換操作員1、在“總賬系統(tǒng)”的初始窗口，執(zhí)行“系統(tǒng)”|“重新注冊(cè)”命令，進(jìn)入“注冊(cè)總賬”窗口。 2、以“陸玉芳”的身份重新注冊(cè)總賬系統(tǒng)，單擊“確定”按鈕。 提示：· 憑證填制人和出納簽字人可以為不同的人，也可以為同一個(gè)人。· 按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，憑證的填制與審核不能是同一個(gè)人。· 在進(jìn)行出納簽字和審核之前，通常需先更換操作員。出納簽字1、 執(zhí)行“憑證”|“出納簽字”命令，打開(kāi)“出納簽字”查

14、詢(xún)條件對(duì)話(huà)框。如圖5-14所示。圖5-14 2、輸入查詢(xún)條件：?jiǎn)螕簟叭俊眴芜x按鈕，輸入月份。 3、單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“出納簽字”的憑證列表窗口。 4、雙擊某一要簽字的憑證或者單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“出納簽字”的簽字窗口。 5、單擊“簽字”按鈕，憑證底部的“出納”處自動(dòng)簽上出納人姓名。 6、單擊“下張”按鈕，對(duì)其他憑證簽字，最后單擊“退出”按鈕。 提示：· 要進(jìn)行出納簽字的操作應(yīng)滿(mǎn)足以下條件：首先，在總賬系統(tǒng)的選項(xiàng)里面已經(jīng)設(shè)置了出納憑證必須經(jīng)由出納簽字其次已經(jīng)在會(huì)計(jì)科目中進(jìn)行了指定科目的操作再次，憑證中所使用的會(huì)計(jì)科目是在總賬系統(tǒng)中設(shè)置為日記賬輔助核算內(nèi)容的會(huì)計(jì)科目。·

15、 涉及指定為現(xiàn)金科目和銀行科目的憑證才需出納簽字。· 憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。· 憑證簽字并非審核憑證的必要步驟。若在設(shè)置總賬參數(shù)時(shí)，不選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”，則可以不執(zhí)行“出納簽字”功能。· 可以執(zhí)行“簽字”|“成批出納簽字”功能對(duì)所有憑證進(jìn)行出納簽字。七、審核憑證以“吳妮”的身份重新注冊(cè)總賬系統(tǒng)。1、執(zhí)行“憑證”“審核憑證”命令，打開(kāi)“憑證審核”查詢(xún)條件對(duì)話(huà)框。如圖5-15所示。 圖5-152、輸入查詢(xún)條件，單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的憑證列表窗口。 3、雙擊要審核的憑證

16、或單擊“確定”按按鈕，進(jìn)入“憑證審核”的審核憑證窗口。 如圖5-16所示。圖5-164、檢查要審核的憑證，無(wú)誤后，單擊“審核”按鈕，憑證底部的“審核”處自動(dòng)簽上審核人姓名。 5、單擊“下張”按鈕，對(duì)其他憑證簽字，最后單擊“退出”按鈕。 提示：· 審核人必須具有審核權(quán)。當(dāng)通過(guò)“憑證審核權(quán)限”設(shè)置了明細(xì)審核權(quán)限時(shí)，還需要有對(duì)制單人所制憑證的審核權(quán)。· 作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。· 審核人和制單人不能是同一個(gè)人，憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標(biāo)記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標(biāo)記后才能審核。八、憑證記賬以“吳妮”的身份重

17、新注冊(cè)總賬系統(tǒng)。1、執(zhí)行“憑證”|“記賬”命令，進(jìn)入“記賬”窗口。 如圖5-17所示。圖5-172、第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。單擊“下一步”按鈕。 3、第二步顯示記賬報(bào)告，如果需要打印記賬報(bào)告，可單擊“打印”按鈕。如果不打印記賬報(bào)告，單擊“下一步”按鈕。 4、 第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開(kāi)“試算平衡表”對(duì)話(huà)框，單擊“確認(rèn)”按鈕，系統(tǒng)開(kāi)始登錄有關(guān)的總賬和明細(xì)賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完畢”信息提示對(duì)話(huà)框。5、 單擊“確定”，記賬完畢。提示：· 第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。· 上月未記賬，本月不能記賬。· 未審核憑證

18、不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。· 作廢憑證不需審核可直接記賬。· 記賬過(guò)程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。九、取消記賬（一）激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”菜單1、在總賬初始窗口，執(zhí)行“期末”|“對(duì)賬”命令，進(jìn)入“對(duì)賬”窗口。如圖5-18所示。 圖5-182、按Ctrl+H鍵，彈出“恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能已被激活”信息提示框。 3、單擊“確定”按鈕，單擊“退出”按鈕。 提示：· 如果退出系統(tǒng)后又重新進(jìn)入系統(tǒng)或在“對(duì)賬”中按“Ctrl+H”鍵將重新隱藏“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能。（二）取消記賬1、執(zhí)行“憑證”|“恢復(fù)記

19、賬前狀態(tài)”命令，打開(kāi)“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”對(duì)話(huà)框。 2、單擊“最近一次記賬前狀態(tài)”單選按鈕。 3、單擊“確定”按鈕，彈出“恢復(fù)記賬完畢”信息提示對(duì)話(huà)框，單擊“確定”按鈕。 提示：· 己結(jié)賬月份地?cái)?shù)據(jù)不能取消記賬。· 取消記賬后，一定要重新記賬。任務(wù)二、出納管理以“陸玉芳”的身份重新注冊(cè)總賬系統(tǒng)。一、現(xiàn)金日記賬1、執(zhí)行“出納”|“現(xiàn)金日記賬”命令，打開(kāi)“現(xiàn)金日記賬查詢(xún)條件”對(duì)話(huà)框。 2、選擇科目“1001庫(kù)存現(xiàn)金”，默認(rèn)月份“2008.01”，單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“現(xiàn)金日記賬”窗口。如圖5-19所示 圖5-193、雙擊某行或?qū)⒐鈽?biāo)定在某行再單擊“憑證”按鈕，可查看相應(yīng)的憑證。

20、4、單擊“總賬”按鈕，可查看此科目的三欄式總賬，單擊“退出”按鈕。 提示：如果在選項(xiàng)中設(shè)置了“明細(xì)賬查詢(xún)權(quán)限控制到科目：那么賬套主管應(yīng)賦予出納陸玉芳”現(xiàn)金“和”銀行存款“科目的查詢(xún)權(quán)限。二、銀行存款日記賬銀行存款日記賬查詢(xún)與現(xiàn)金日記賬查詢(xún)操作基本相同，所不同的只是銀行存款日記賬多一結(jié)算號(hào)欄，主要是對(duì)賬時(shí)用。三、資金日?qǐng)?bào)表1、執(zhí)行“出納”|“資金日?qǐng)?bào)”命令，打開(kāi)“資金日?qǐng)?bào)表查詢(xún)條件”對(duì)話(huà)框。 2、輸入查詢(xún)?nèi)掌凇?008.01.03”。選擇“有余額無(wú)發(fā)生也顯示”復(fù)選框。如圖5-20所示。 圖5-203、單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“資金日?qǐng)?bào)表”窗口，單擊“退出”按鈕。 四、支票登記簿1、執(zhí)行“出納”|“支票登記簿”命令，打開(kāi)“銀行科目選擇”對(duì)話(huà)框。 2、選擇科目：工行存款“100201”，單擊“確定”按鈕，進(jìn)入支票登記窗口。 3、單擊“增加”按鈕，進(jìn)行支票登記。輸入領(lǐng)用日期“2008.01.25”，領(lǐng)用部門(mén)“銷(xiāo)售二部”，領(lǐng)用人“韓樂(lè)樂(lè)”，支票號(hào)“155”，預(yù)計(jì)金額“5 000”, 用途“購(gòu)材料”單擊“保存”按鈕， 單擊“退出”按鈕。提示：· 只有在結(jié)算方式設(shè)置中選擇“票據(jù)管理標(biāo)志”功能才能在此選擇登記。· 領(lǐng)用日期和支票號(hào)必須輸入，