項目部文件資料管理制度

1、文件資料管理制度1 公文處理辦法1.1 總則1.1.1 為做好指揮部公文處理工作，促進(jìn)公文處理規(guī)范化、制度 化、科學(xué)化，提高工作效率和公文質(zhì)量，根據(jù)國家機關(guān)公文處理辦 法和中鐵五局公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合指揮部實際，制定本實施 細(xì)則。1.1.2 公文是具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是指揮部依 法經(jīng)營和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。1.1.3 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系 列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。1.1.4 公文處理應(yīng)當(dāng)貫徹黨政分開、實事求是、精簡高效的原則， 嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定，做到及時、準(zhǔn)確、 安全。1.1.5 綜合部是公文處理的管理機構(gòu)

2、，主管指揮部或項目部的公 文處理工作，統(tǒng)一負(fù)責(zé)本指揮部或項目部公文的收發(fā)、分辦、傳遞、 用印、立卷、歸檔和銷毀。1.1.6 指揮部或項目部綜合部應(yīng)明確專（兼）職人員負(fù)責(zé)公文處理 工作，專（兼）職人員應(yīng)當(dāng)相對穩(wěn)定。架子隊?wèi)?yīng)指定一名專（兼職）人 員負(fù)責(zé)架子隊公文處理工作。1.2 公文主要種類指揮部以編正式文號確定的公文種類有 9種，凡編有文號的正式 公文，均應(yīng)在以下9個文種范圍內(nèi)準(zhǔn)確使用文種。1.2.1 決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有 關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。1.2.2 通知：適用于批轉(zhuǎn)下級單位公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單 位公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下

3、級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者 執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。1.2.3 通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。1.2.4 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議， 答復(fù)上級單位的詢問。1.2.5 請示：適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。1.2.6 批復(fù)：適用于答復(fù)下級單位的請示事項。1.2.7 函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作， 詢問和答復(fù)問題； 請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。意見。：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。會議。紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。1.3 公文格式公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文字 號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正

4、文、附件、印章、成文時間、附注、 主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間等部分組成。1.3.1 發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機 關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。1.3.2 秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”及保密 期限。1.3.3 緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”；1.3.4 發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合發(fā)文，只 標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。1.3.5 上行文應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在 文尾附注處注明能對該公文咨詢做出答復(fù)的聯(lián)系人的姓名和電話。1.3.6 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng) 標(biāo)明發(fā)文機關(guān)，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類；標(biāo)題

5、中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書 名號外，一般不用標(biāo)點符號。1.3.7 主送機關(guān)指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范 化簡稱、統(tǒng)稱。1.3.8 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。如附件頁數(shù)較 多不能與主件一并裝訂，則應(yīng)在單獨裝訂的附件首面左上角注明主件的發(fā)文字號和附件順序號，與主件一起發(fā)送。1.3.9 公文除“會議紀(jì)要”外，都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公 文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印 章。1.3.10 成文時間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)； 聯(lián)合行文，以最后簽 發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。印發(fā)時間， 以文件印制的日期為準(zhǔn)。1.3.11 公文如有附注

6、（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。1.3.11.1 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，標(biāo)引順序應(yīng)當(dāng)先標(biāo)類別詞，再標(biāo) 類屬詞，尾詞標(biāo)文種，最多不超過 5個詞。1.3.11.2 抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他 機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。1.3.11.3 公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型紙（長297毫米、寬210 毫米），左側(cè)裝訂。1.4 行文規(guī)則1.4.1 行文應(yīng)確有必要，且少而精，注重效用。1.4.2 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請 示和報告。1.4.3 用指揮部行政、黨工委版頭行文適用范圍：1.4.3.1 中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部文件：主要用于向上級機

7、關(guān)請示、報告工作；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件；部署指揮部的各項工作， 采取各項行動措施；發(fā)布行政法規(guī)、規(guī)章；下達(dá)和調(diào)整生產(chǎn)計劃；獎 懲事項；其它需要以指揮部名義行文的事項。1.4.3.2 中共中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會文件 主要用于發(fā)布、傳達(dá)貫徹黨的方針、政策；作出工作部署；轉(zhuǎn)發(fā)上級 機關(guān)文件；批轉(zhuǎn)下級的報告、請示；通知事項；向上級報告、請示； 其它需要以指揮部黨工委名義行文的事項。1.4.3.3 中國鐵路工會中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員 會文件、共青團(tuán)中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會文件 僅限于指揮部工會工委、共青團(tuán)工委，用于其職責(zé)管理權(quán)限之內(nèi)的事 項，并分別由指揮部工會、共

8、青團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)同意方可行文。1.4.3.4 與兄弟單位及地方聯(lián)系、商洽工作，用中共中鐵五局 成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會、中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮 部、中國鐵路工會中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會、共青團(tuán)中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部工作委員會版頭。版頭線下右端標(biāo)注編號。標(biāo)題應(yīng)概括正文內(nèi)容，不能僅以文種簡寫。1.4.3.5 要大力精簡文件。可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，除法規(guī) 性文件外，一般不得轉(zhuǎn)發(fā)。轉(zhuǎn)發(fā)應(yīng)結(jié)合實際提出貫徹意見。1.4.3.6 各項目部、架子隊要控制行文，注重實效，同時注意參 照指揮部行文具體格式統(tǒng)一規(guī)范行文。1.4.3.7 指揮部對指揮部各部門一般不行文，工作需要時可以

9、抄 送。指揮部機關(guān)各部門之間，有事當(dāng)面商洽解決。1.4.3.8 指揮部向項目部的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送項目部的上 級公司。1.4.3.9 各項目部及其架子隊一般不得越級向局、建設(shè)、監(jiān)理、 設(shè)計單位行文。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)首先將事由向指揮 部報告，經(jīng)指揮部同意后行文，并抄送指揮部。1.4.3.10 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，如需 同時送其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級機關(guān)。除領(lǐng) 導(dǎo)直接交辦的事項外，“請示”不要直接送給領(lǐng)導(dǎo)者個人。1.4.3.11 “報告”中不得夾帶請示事項。1.4.3.12 領(lǐng)導(dǎo)講話以情況通報形式下發(fā)，不另行文。1.5 發(fā)文辦理發(fā)文辦理

10、一般包括擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、校對、編號、用印、 登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。1.5.1 擬稿擬稿應(yīng)當(dāng)做到：1.5.1.1 符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提 出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。1.5.1.2 開門見山，情況確實，觀點明確，條理清楚，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)， 文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。1.5.1.3 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題， 后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年月日，年份應(yīng)當(dāng)寫全。1.5.1.4 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)正確。第一層為“一、”，第二層為“（一）”, 第三層為“1."，第四層為“（1）”。1.5.1.5 必須使用國家

11、法定計量單位。1.5.1.6 用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。難懂的專用術(shù)語、行話、方言， 應(yīng)當(dāng)盡量避免使用，必須使用時應(yīng)當(dāng)加注釋。文內(nèi)使用簡稱，除已通 用的簡稱外，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。1.5.1.7 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、 詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使 用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。公文稿擬出后由主辦部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審核、 修改。審核的重點是： 是否需要行文，是否符合國家法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，行文目的是否 表述明白，處理意見是否切實可行，與其他有關(guān)文件有無矛盾、重復(fù)、 脫節(jié)，涉及其他部門的問題是否已協(xié)商一致。1.5.2 會簽主辦部門核閱

12、簽字后，送相關(guān)部門會簽。會簽的要點：一是文 搞中提出的措施是否可行，數(shù)據(jù)是否合理；二是文稿中對本部門的要 求或需要本部門開展的工作是否可行；三是文稿中涉及本部門的政策 規(guī)定表述是否正確。在會簽過程中，如果修改的幅度較小，應(yīng)直接在 文稿中修改；如果修改的幅度較大，應(yīng)與主辦部門協(xié)商，建議重新起 草。1.5.3 核稿會簽完畢，主辦部門應(yīng)提交綜合部或指定人員（架子隊）核稿， 未經(jīng)審稿，各部門或主辦人員不得擅自送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。核稿的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公 文的有關(guān)要求，發(fā)送范圍是否適當(dāng)，文字表述、文種使用、公文格式 是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。涂改勾畫較亂、字跡難

13、以辨認(rèn)的，應(yīng)當(dāng) 退擬稿人抄清楚。審核時對內(nèi)容的重要改動，應(yīng)當(dāng)與主辦部門協(xié)商，或提出意見，退擬稿人修改。對涉及有關(guān)部門且主辦部門經(jīng)協(xié)商又不 能取得一致意見的公文，核稿人應(yīng)當(dāng)積極組織協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取 得一致意見的，應(yīng)當(dāng)提出處理意見報指揮部領(lǐng)導(dǎo)。1.5.4 簽發(fā)綜合部審核簽字后送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；上行 文，重要的或者涉及面廣的，由指揮長簽發(fā)；管理體系文件按程序文 規(guī)定簽發(fā)；有的公文經(jīng)授權(quán)可由被授權(quán)人簽發(fā)。 緊急公文簽發(fā)而相關(guān) 簽發(fā)人不在而無法簽字的，由綜合部核稿人電話請示同意并注明后行 文，相關(guān)簽發(fā)人回單位后補簽。重要公文應(yīng)電傳簽發(fā)人簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo) 人簽發(fā)的文稿，不得擅自改動；如必

14、須改動，應(yīng)當(dāng)報經(jīng)簽發(fā)人同意。1.5.5 校對簽發(fā)后打出的清樣由擬稿人一校，由綜合部二校，最后由主辦部 門三校。核對均應(yīng)簽字負(fù)責(zé)。1.5.6 繕印繕印的文件，必須符合規(guī)定格式，字跡清楚，整潔美觀，份數(shù)準(zhǔn) 確?？樣∪藛T如對文稿有疑問，應(yīng)當(dāng)與經(jīng)辦單位聯(lián)系，不得隨意處理。1.5.7 用印用印前，應(yīng)注意檢查原稿是否經(jīng)過綜合部審核和指揮部領(lǐng)導(dǎo)簽 發(fā)，公文格式是否符合要求，公文組成是否完備。對于不符合要求的 公文，不予蓋章。1.5.8 登記和分發(fā)分發(fā)時，要對文件進(jìn)行檢查，防止差錯。以網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)發(fā)送的 文件資料，應(yīng)在發(fā)文登記簿上注明發(fā)送的單位、內(nèi)容、時間，并給予 確認(rèn)。重要公文發(fā)出后，主辦部門應(yīng)當(dāng)及時了解、

15、掌握辦理、執(zhí)行情況， 并向分管領(lǐng)導(dǎo)反饋，綜合部要做好督辦。1.6 收文辦理收文辦理一般包括簽收、登記、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、 查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。公文由綜合部或者指定的人員統(tǒng)一拆封、 登記。沒有經(jīng)過綜合部 簽收的公文，應(yīng)當(dāng)?shù)骄C合部補辦登記手續(xù)。收取電子文件也應(yīng)由專人 管理，統(tǒng)一編號并及時處理。1.6.1 擬辦和批辦需要辦理的公文，由綜合部長提出擬辦意見后，再送領(lǐng)導(dǎo)人批示， 轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時限；需送領(lǐng)導(dǎo)人批示時， 應(yīng)當(dāng)同時將主要內(nèi)容告知主辦部門。 涉及幾個部門的問題，分辦時應(yīng) 當(dāng)確定一個主辦單位。分辨不清主辦單位的，應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商或 者請示領(lǐng)導(dǎo)確定。

16、審批公文，對有有辦理事項的，批辦人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名 和審批時間。1.6.2 承辦收到需辦理的公文后，承辦部門要抓緊辦理，不得延誤、推諉。 對不屬于自己業(yè)務(wù)范圍，或者不適宜由本部門主辦的，應(yīng)當(dāng)退回并說 明理由。1.6.3 催辦和查辦送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文， 綜合部要負(fù)責(zé)催辦、查 辦，緊急公文要跟蹤催辦、查辦。對下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時了解 和反饋執(zhí)行情況。重要的限時的文件，承辦單位如確定需要延長辦理 時間，應(yīng)當(dāng)告知綜合部，必要時要向來文單位說明原因。凡涉及其他部門的問題，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、 會 簽。經(jīng)辦人員協(xié)商不能取得一致意見時，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)親自出面；如 仍有分歧

17、，主辦部門要將各方意見報送主管領(lǐng)導(dǎo)研究決定。1.7 公文歸檔1.7.1 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法、國家檔 案局發(fā)布的DK/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則和有關(guān)規(guī)定，及時 將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。立卷工作由公文主辦部門負(fù) 責(zé)。公文處理完畢后，承辦人員應(yīng)當(dāng)將定稿和有關(guān)材料及時歸檔。立 卷工作應(yīng)當(dāng)在平時不斷進(jìn)行，避免突擊。1.7.2 公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整 理立卷，要保證檔案的齊全、完整，能正確反映指揮部的主要工作情況，便于保管和利用。1.7.3 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù) 制件。1.8 公文管理1.8.1 公文復(fù)制件

18、作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機關(guān)證明 章，視同正式文件妥善保管。1.8.2 公文被撤銷，視作自被撤銷之日起不產(chǎn)生效力；公文被廢 止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。1.8.3 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)， 可以銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，到指定場所，由二人監(jiān)銷， 保證不丟失、不漏銷。1.8.4 機構(gòu)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后，按有關(guān)規(guī)定移 交上級檔案部門。工作人員調(diào)離崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公 文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。1.9 附則1.9.1 質(zhì)量體系文件的處理，執(zhí)行中鐵五局文件和資料控制程 序文件。1.9.2 文件格式按國家行政機關(guān)公文格式（國家

19、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督 局1999 12 27批準(zhǔn)發(fā)布）執(zhí)行。2 常用公文格式為統(tǒng)一規(guī)范中鐵五局成綿樂鐵路工程指揮部公文處理工作，促進(jìn)公文格式規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高公文質(zhì)量，特明確指揮部常用公文格 式。2.1 公文用紙采用A4型，其成品幅面尺寸為：210mm X297 mm天頭：37+1mm ,地腳：35+1mm訂口： 28+1mm ,翻口： 26+1mm版心尺寸為：156mm X225 mm（不含頁碼）。2.2 公文排版正文用3號仿宋字，通常每面排22行，每行排28個字。當(dāng)公 文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的 措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文” 的方法解決。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為 25mm（平行文）。 對于