檔案管理規(guī)定

1、 檔案管理規(guī)定版本編制/修訂人審批人批準(zhǔn)人生效日期第一版2016-11-16 發(fā)布 2016-11-18實(shí)施*有限公司 發(fā)布1. 目的和適用范圍本制度規(guī)定了公司內(nèi)各類檔案文件的收集、歸檔、整理、借閱、銷毀的要求。本制度適用于*有限公司。2. 引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3. 定義3.1 各類檔案：是指管理服務(wù)過程中產(chǎn)生的各類文字圖像記錄、電子記錄和實(shí)物記錄，包括文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)管理檔案、審計(jì)檔案、法務(wù)檔案、監(jiān)察檔案、安全環(huán)保檔案、科技檔案、規(guī)劃?rùn)n案、獎(jiǎng)牌證書等；3.2 檔案管理部門：是指公司在生產(chǎn)

2、和經(jīng)營過程中所形成的檔案材料的歸檔部門；3.3 內(nèi)部人員：是指公司各部門正式員工以及總公司人員；3.4 外部人員：是指內(nèi)部人員以外的人員；3.5 絕密文件：指最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益受到特別嚴(yán)重的損害，僅限于公司個(gè)別人知悉。主要包括重要決策文件、商務(wù)價(jià)格等文件；3.6 保密文件：指重要的公司秘密，僅限于文件處理過程中的相關(guān)人員知悉。主要包括公司規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營情況、人事檔案、職員收入性文件、獎(jiǎng)懲文件、勞動(dòng)合同、公司級(jí)規(guī)章制度；4. 職責(zé)4.1 綜合管理部：4.1.1 負(fù)責(zé)公司級(jí)文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案和公司級(jí)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等檔案文件集中保

3、存和管理；4.2 各職能部門4.2.1 負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的各類檔案的收集和整理、歸檔和保存管理；5. 培訓(xùn)與資格本辦法所涉及的相關(guān)人員須接受本標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。6. 工作內(nèi)容和要求6.1 檔案材料的收集與整理6.1.1 各部門對(duì)各部門管理服務(wù)過程中產(chǎn)生的行政文件及時(shí)整理，對(duì)收閱辦理的各級(jí)來文和公司級(jí)文件分類保存；6.1.2 各部門對(duì)部門管理服務(wù)過程中產(chǎn)生的記錄材料、獎(jiǎng)牌證書及時(shí)整理；6.2 檔案材料的建檔6.2.1 各部門根據(jù)行政文件的重要性判斷保存的期限，對(duì)于保存期限超過一年的行政文件納入檔案管理。凡注明“受控文件”或“保密文件”及以上的文件必須把文件原件放入檔案；6.2.2 各部門根據(jù)部門管理的特

4、點(diǎn)按照一定的周期將部門管理服務(wù)過程中產(chǎn)生記錄材料納入檔案管理；6.3 檔案材料的移交保存根據(jù)公司管理規(guī)定，除綜合管理部、財(cái)務(wù)部定期分別將本部門管理的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案以外的各級(jí)部門根據(jù)附件一保存留檔的材料清單移交至檔案室保存。相關(guān)人員做好檔案材料接收登記表；6.4 檔案材料的保管各部門對(duì)部門保存管理的檔案材料要做好編目管理，嚴(yán)格執(zhí)行保密、安全制度，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作；6.5 各級(jí)檔案材料的借（查）閱6.5.1 絕密級(jí)文件僅允許文件所屬部門或公司經(jīng)營層人員借（查）閱，其他任何人員不得借（查）閱。借查閱人員需填寫借查閱檔案材料申請(qǐng)表，并明確借查閱時(shí)間，經(jīng)部

5、門長(zhǎng)、部門主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門負(fù)責(zé)人同意后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；6.5.2 內(nèi)部人員借查閱非絕密級(jí)文件的，由申請(qǐng)人填寫借查閱檔案材料申請(qǐng)表，如僅在檔案室查閱的，經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門負(fù)責(zé)人同意后方可查閱，如需借閱出檔案室或復(fù)印的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；6.5.3 外部人員禁止查閱絕密級(jí)檔案，如需查閱非絕密級(jí)檔案的需要單位開具介紹信和個(gè)人身份證，由內(nèi)部對(duì)接人員填寫借查閱檔案材料申請(qǐng)表，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱，查閱檔案必須在檔案室內(nèi)進(jìn)行；6.5.4 各級(jí)文件的保密級(jí)別詳見附件保存留檔的材料清單；6.6 未經(jīng)公司經(jīng)營層的許可嚴(yán)禁復(fù)制借閱檔案材料，檔案借閱者必須保管好借出的檔案材料，防止丟失與泄密，并保證借閱材

6、料的完整性和材料的真實(shí)性；嚴(yán)禁對(duì)借閱的材料內(nèi)容進(jìn)行涂改，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有涂改檔案的行為，將按照公司現(xiàn)有規(guī)章制度頂額處罰；6.7 檔案管理人員在辦理完檔案借閱后，要及時(shí)填寫借查閱檔案材料登記表。6.8 檔案材料的銷毀6.8.1 各部門對(duì)超過保存期限的檔案材料或沒有保存價(jià)值的檔案材料應(yīng)自行組織銷毀。任何個(gè)人不得擅自銷毀檔案材料；6.8.2 絕密級(jí)檔案的銷毀必須由各部門審核認(rèn)定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀；6.8.3 非絕密級(jí)檔案的銷毀由部門審核認(rèn)定，報(bào)部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可銷毀；6.8.4 經(jīng)同意銷毀的公司檔案，檔案管理人員必須認(rèn)真核對(duì)，做好檔案材料銷毀登記表，并將登記表長(zhǎng)期保存；6.8.5 各部門銷毀檔案材

7、料時(shí)，必須指定專人監(jiān)督銷毀；7. 工作流程圖無8. 檢查與考核8.1 由綜合管理部負(fù)責(zé)組織對(duì)本標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況進(jìn)行不定期地檢查，并對(duì)檢查過程所反映的問題進(jìn)行改進(jìn)和效果驗(yàn)證；8.2 考核實(shí)施8.2.1 保存期限超過一年的文件未納入檔案管理的，考核責(zé)任部門50元；8.2.2 受控文件和保密及以上級(jí)別的文件未納入檔案管理的，考核責(zé)任部門100元；8.2.3 未按本制度要求登記的，考核保管人50元，考核借閱人20元；8.2.4 將借閱的文件損壞的，考核借閱人50元；8.2.5 將借閱的文件丟失的，考核借閱人100元8.2.6 未按本制度要求辦理借閱手續(xù)借閱文件在保密級(jí)別以下的，考核保管人100元，考核借

8、閱人50元；8.2.7 未按本制度要求辦理借閱手續(xù)借閱保密級(jí)別及以上的，考核保管人500元，考核借閱人500元，解除雙方的勞動(dòng)合同，給公司帶來的經(jīng)濟(jì)損失由其雙方承擔(dān)；8.2.8 外部人員未按本制度要求辦理借閱手續(xù)借閱文件的，考核保管人1000元，解除勞動(dòng)合同，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失由保管人承擔(dān)；8.2.9 未按照本制度規(guī)定銷毀文件的，考核保管人100元；9. 記錄與表格9.1 保存留檔的材料清單；9.2 檔案材料接收登記表；9.3 借查閱檔案材料申請(qǐng)表；9.4 借閱檔案材料登記表；9.5 檔案材料銷毀登記表；10. 附錄A. 保存留檔的材料清單B. 檔案材料接收登記表C. 借查閱檔案材料申請(qǐng)表D. 借閱檔案材料登記表E. 檔案材料銷毀登記表附錄A保存留檔的材料清單序號(hào)文件/票據(jù)名稱文件編號(hào)責(zé)任部門保存期限保密級(jí)別（絕密、保密）備注12附錄B檔案材料接收登記表序號(hào)檔案材料名稱編號(hào)移交部門份數(shù)接收人接收時(shí)間本記錄長(zhǎng)期保存。填寫部門： 填寫人附錄C借查閱檔案材料申請(qǐng)表借查閱申請(qǐng)人借查閱申請(qǐng)部門意見借查閱檔案材料內(nèi)容密級(jí)類別申請(qǐng)時(shí)間檔案管理部門負(fù)責(zé)人意見公司領(lǐng)導(dǎo)意見本記錄長(zhǎng)期保存。填寫部門： 填寫人：附