喜之郎秘書與助理培訓

1、秘書、助理培訓秘書、助理培訓forsecretaries & assistants歡迎參加歡迎參加2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓2培訓日程培訓日程agendaagendaz自我職業(yè)認知與發(fā)展前景規(guī)劃z時間管理與工作效率的提高z提升溝通技巧，建立共同的溝通平臺z行動計劃2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓3自我介紹自我介紹zwho am i?zwhats my job?zmy expectation/challenge?2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓4男女性別的差異男女性別的差異z男性：攻擊性，獨立性，競爭性，喜歡冒險z女性：喜歡聊天，機敏圓滑，溫和，善解人意，安

2、靜2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓5男女性別的差異男女性別的差異z男性：情緒穩(wěn)定，自信，善決斷，臨危不懼z女性：推理能力較差，好嫉妒.2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓6種豆得豆，種瓜得瓜種豆得豆，種瓜得瓜z種下思想，收獲行動z種下行動，收獲習慣z種下習慣，收獲性格z種下性格，收獲前途2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓7把握機會，發(fā)展自己把握機會，發(fā)展自己z全面了解你的企業(yè)z提高你的技能z抓住變革機會2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓8人才發(fā)展所需的三種能力人才發(fā)展所需的三種能力z專業(yè)技能z策略技能z行為技能策略技能行為技能專業(yè)技能職職 務務技技 能能 要要 求求20

3、21-12-19喜之郎秘書與助理培訓9案例分析案例分析一天，某公司經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓秘書記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓10秘書的角色定位秘書的角色定位z地位的從屬性z作用的輔助性2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓11if you are general manager,if you are general manager, 你

4、認為作為秘書五點最重要的要求是什么？2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓12計劃與時間的管理計劃與時間的管理zfail to plan is planning to fail 不做計劃就等于為失敗做計劃z“僅僅忙碌是不夠的，問題在于我們在忙些什么？” 梭 羅2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓13計劃與時間管理z理解時間管理的意義z了解緊要與重要的概念z向文件管理要時間z收集與處理信息2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓14時鐘羅盤時鐘羅盤n2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓15緊要與重要緊要與重要重重 要要緊緊 要要% of time2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓

5、16影響時間的十項因素！影響時間的十項因素！z 桌面雜亂無章/找不到東西z 缺乏優(yōu)先/目標z 優(yōu)先順序不明確/危機管理z 貪多嚼不爛z 無效授權z 缺乏自律/拖延z 電話打擾z 不速之客z 不會說“不”z 會議2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓174原則原則z do it now馬上就做z do it later以后再做z delegate授權z dont do it 不做2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓18整理你的辦公室整理你的辦公室y保持你的辦公桌整潔，僅把正在處理的工作放在手邊。y注意每天整理，而不要留到明天早上。y建立一套文件系統(tǒng)，適應你自已、你的經(jīng)理和你的業(yè)務；每過幾個

6、月就回顧這個系統(tǒng)。y定期檢查你的文件，僅僅保留你需要的文件，扔掉你不再需要的文件。y為無法正確歸檔的文件，設立一個“其它”文件夾。2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓19計劃的杠桿原理計劃的杠桿原理z帕累托原理z巔峰期z每天十五分鐘2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓20大腦圖大腦圖2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓21接聽接聽/ /拔打電話拔打電話ztaking phone callsy學會使用“轉接”功能y學會說“是”，當對方問及“現(xiàn)在是否不方便接聽”y記住自己的承諾，給對方回電話y不要問一些細節(jié)性的問題，除非你真的需要y運用4d原則zmaking phone callsy確

7、認你已經(jīng)準備好了，把要討論的事寫下來，很清楚、簡潔地表達自己的意圖y集中起來拔打電話y不要把困難或緊急的電話放在最后y介紹你自己y利用等待的時間2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓22管理其他人的時間管理其他人的時間z同事y珍惜、尊重他人的時間y團隊工作，確定合理的工作期限及跟進方法y遵守對時間的承諾y有效地管理項目進展y確保你明確地表達了你的目的y到他的辦公室去y有效地溝通z經(jīng)理y熟悉經(jīng)理的工作習慣并努力適應y讓經(jīng)理了解你的工作狀況y讓經(jīng)理授權給你y守時y一次帶幾件事找經(jīng)理y時間是最民主的y有效地溝通2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓23信息的收集與處理z時間上4d原則z形式上二次

8、加工z內容上收與放z渠道上多元化2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓24溝通溝通?!?!管理就是溝通銷售就是溝通的過程生活就是溝通的藝術.秘書就是經(jīng)理與外界溝通的紐帶2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓25溝通模式溝通模式the communication modelthe communication model發(fā)送者發(fā)送者sender接收者接收者receiver溝通渠道溝通渠道channel of communication過濾過濾filters2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓26the spoken wordthe spoken word“i know that you t

9、hink you understood what i said to you, but what you think you heard me say is not what i was actually saying, and what i actually said is not quite what i meant to say.”“我知道你以為你理解我對你說的話，但你認為你聽到的我說的話并不是我實際說的話，其實，我實際說的并不是我真正想說的.”2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓27這是什么？這是什么？what is this?what is this?2021-12-19喜之郎秘

10、書與助理培訓28凹？凸？凹？凸？concave? or convex?concave? or convex?2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓29溝通有什么用溝通有什么用z對個人的好處z對企業(yè)的好處2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓30溝通對個人的好處z能理解他人、善解人意z溝通能力是個人能力的體現(xiàn)z是創(chuàng)造和諧的人際關系環(huán)境的前提條件z從旁人的經(jīng)驗與習慣中吸取智慧z減少重復勞動，提高效率z避免無胃的爭執(zhí)z激發(fā)他人對你的理念與建議產(chǎn)生興趣2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓31溝通對企業(yè)的好處z是企業(yè)順利運行的前條件z企業(yè)生產(chǎn)效率的提高z創(chuàng)造良好的人際關系氣氛，對企業(yè)的生存和發(fā)展

11、是相當重要的z有助于化解隨著企業(yè)的擴張而帶來企業(yè)內多文化并存而引發(fā)的人際沖突2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓32溝通之道z有意識地使用身體語言z避免使用別人聽不懂的術語z坦白承認自己的感受，傳情達理z觀察對方的舉止的時候頭腦要開放2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓33身體語言身體語言z身體姿勢z目光接觸z面部表情z手勢動作z接觸z人體空間2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓34傾聽技術傾聽技術z傾聽的意義z有效的傾聽z聽好的技巧2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓35詢問技術：問題詢問技術：問題z封閉式問題：ydid you?yare you?ycan you?z開放式問

12、題：yhow many?ywhen are you?ywhere are you?2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓36建議與要求建議與要求認可反對建議4218要求25392021-12-19喜之郎秘書與助理培訓37聆聽技術聆聽技術z聽z想z回應2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓38聆聽技術聆聽技術zi never said you stole the money. zi never said you stole the money.zi never said you stole the money.zi never said you stole the money.zi neve

13、r said you stole the money.zi never said you stole the money.zi never said you stole the money.2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓39有效解決問題的方法2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓40解決問題中的常見錯誤pitfallsy過多地依賴于經(jīng)驗，而不是事實y還未考慮成熟，就直接尋求答案y關注于癥狀，而不是原因y指責他人，而不是尋求系統(tǒng)的原因yrelaying on “expert opinion” instead of factsyjumping to solution premature

14、lyyfocusing on symptoms rather than causesyblaming people instead of the system2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓41查明問題查明問題“問題的確定是解決問題的一半”charles f. ketteringz描述癥狀描述癥狀20 癥狀80 隱藏的原因2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓42確定可能的原因確定可能的原因“在這個小小的地球上意見比瘟疫或地震帶來的麻煩更多” voltaire利用利用5尋求原因尋求原因為什么零件尺寸出現(xiàn)誤差？ 因為刀具磨損，引起尺寸誤差。為什么刀具會出現(xiàn)磨損現(xiàn)象？ 因為使用時間較長，而未發(fā)現(xiàn)。為什么會沒有發(fā)現(xiàn)？ 因為沒有定期檢查。為什么沒有定期檢查？ 因為沒有相應的程序和規(guī)定。零件關鍵尺寸超差零件關鍵尺寸超差2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓43計劃并實施永久性措施、在可能的地方計劃并實施永久性措施、在可能的地方加強防范加強防范“如果你覺得可能會出錯，那么一定會發(fā)生” murphys law制定詳細的行動計劃：制定詳細的行動計劃：z failsafe失效保障失效保障2021-12-19喜之郎秘書與助理培訓44對