PDCA循環(huán)在航天GF報(bào)告過(guò)程管理中的應(yīng)用

1、PDCA循環(huán)在航天GF報(bào)告過(guò)程管理中的應(yīng)用摘要：隨著航天GF工作量的不斷增加，報(bào)告管理中缺乏足夠過(guò)程控制和管理的問(wèn)題日益突出，這些問(wèn)題如不能及時(shí)解決將直接影響到航天國(guó)防科技報(bào)告管理工作的效率和質(zhì)量，也帶來(lái)報(bào)告質(zhì)量問(wèn)題的突出。將PDCA循環(huán)引入航天GF報(bào)告管理是一項(xiàng)有益的嘗試，將有效地改進(jìn)現(xiàn)有航天GF報(bào)告管理流程，全面提升國(guó)防科技報(bào)告管理的效率和質(zhì)量。本文以實(shí)施航天GF報(bào)告管理業(yè)務(wù)流程的梳理、優(yōu)化為例，詳細(xì)介紹PDCA法的應(yīng)用。關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)航天GF報(bào)告過(guò)程管理質(zhì)量管理中圖分類號(hào)：V46文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1674-098X202109b-0170-05Abstract：basedon

2、theexpansionofthescaleofAerospaceGFReports，lackingofprocessmanagementandcontrolofthereporthavebecomingmoreandmoreseriously，directlyaffectingthemanagementefficiencyandquality，andmoreoverthequalityofthepaper.ThispaperintroducesthebasicprincipleofPDCAandputforwarditinthemanagementofGFreport，discussingh

3、owtointegratethevariousstepsofPDCAwiththequalitymanagementintheprocessofensuringtheefficiencyandqualityofChinadefensescienceandtechnologyreports，inordertoeffectivelyimplementtheoptimizationandarrangementoftheprocessofreportmanagement，anddescribesthewayofPDCAapplication.KeyWords：PDCA；ChinaAerospaceSc

4、ience&TechnologyReports；Processmanagement；Qualitymanagement航天GF報(bào)告即航天國(guó)防科技報(bào)告是中國(guó)國(guó)防科學(xué)技術(shù)報(bào)告的重要組成局部，它是航天領(lǐng)域內(nèi)，科研工程完成人員根據(jù)工程進(jìn)展情況，按有關(guān)規(guī)定和?中國(guó)國(guó)防科學(xué)技術(shù)報(bào)告編寫規(guī)那么?格式要求撰寫和提交，以積累、傳播和交流為目的，能夠完整而真實(shí)地反映當(dāng)前工程研制狀況、先進(jìn)技術(shù)內(nèi)容以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的特種文獻(xiàn)。它是國(guó)家珍貴的知識(shí)資源和重要的科技信息資源【1】。近年來(lái)，隨著科研生產(chǎn)任務(wù)和型號(hào)工程的不斷增多，報(bào)告的篇數(shù)在不斷增長(zhǎng)?；鶎訂挝煌ǔＳ珊綀?bào)聯(lián)絡(luò)員來(lái)負(fù)責(zé)航天國(guó)防科技報(bào)告管理工作，進(jìn)行單位內(nèi)國(guó)防科

5、技報(bào)告編寫任務(wù)下達(dá)、組織部署，節(jié)點(diǎn)安排和進(jìn)度檢查、催促，報(bào)告征集上來(lái)后還要進(jìn)行相應(yīng)登記、形式內(nèi)容審查以及上報(bào)等工作。報(bào)告量的增加，無(wú)疑會(huì)增加報(bào)告管理的難度，也帶來(lái)報(bào)告質(zhì)量的不穩(wěn)定，同時(shí)也由于工程驗(yàn)收和報(bào)獎(jiǎng)等造成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)緊、難度要求增加，報(bào)告編號(hào)難求等問(wèn)題突出。這都要求加強(qiáng)航天國(guó)防科技報(bào)告工作的過(guò)程管理和質(zhì)量管理，以有效保障國(guó)防科技報(bào)告工作按時(shí)保質(zhì)保量進(jìn)行，但如何實(shí)施這一有效管理措施仍是科研管理部門始終要思考的一個(gè)問(wèn)題。PDCA是一套行之有效的質(zhì)量控制管理方法，在過(guò)程管理和質(zhì)量管理中得到了大量應(yīng)用，將它應(yīng)用于航天GF報(bào)告管理工作中，是一項(xiàng)有益的嘗試，將有助于實(shí)現(xiàn)GF報(bào)告管理工作的全程質(zhì)量管理和

6、控制，并有效提高報(bào)告的內(nèi)容質(zhì)量。1PDCA理論概述PDCA是Plan方案、Do實(shí)施、Check檢查和Action處理的首寫字母縮寫，所謂的PDCA循環(huán)就是按照這樣的順序進(jìn)行質(zhì)量管理，緊密圍繞目標(biāo)不斷循環(huán)改進(jìn)，是能使一項(xiàng)活動(dòng)有效進(jìn)行的科學(xué)管理工作程序【3】。其根本思路是，首先制定一項(xiàng)工作方案，依照方案要求執(zhí)行，執(zhí)行中不斷進(jìn)行檢查，最后對(duì)執(zhí)行的效果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行評(píng)估、總結(jié)處理和提煉【4】。P、D、C、A循環(huán)四個(gè)階段周而復(fù)始，循環(huán)上升改進(jìn)，每個(gè)循環(huán)立足解決一局部問(wèn)題，解決不了納入下個(gè)循環(huán)，再次上升持續(xù)改進(jìn)，最終到達(dá)解決問(wèn)題和改善質(zhì)量的目的。如圖1所示。PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán)，最早由休哈特于1930年

7、提出，后由美國(guó)質(zhì)量管理專家戴明博士于20世紀(jì)50年代再次提出，加以廣泛宣傳，運(yùn)用到持續(xù)改善產(chǎn)品質(zhì)量過(guò)程【5】。P：即方案，包括目標(biāo)的定義，目標(biāo)和方針確實(shí)定以及活動(dòng)規(guī)劃的制定。D：即執(zhí)行，根據(jù)相關(guān)信息，設(shè)計(jì)方案、方法方案布局；再根據(jù)這些安排具體實(shí)施。C：即檢查，對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，提煉經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、評(píng)估實(shí)施效果、查找問(wèn)題所在。A：即處理和改善，對(duì)總結(jié)結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)成功經(jīng)驗(yàn)加以吸收；對(duì)失敗加以總結(jié)；對(duì)沒(méi)解決的問(wèn)題納入新一輪PDCA循環(huán)。2PDCA運(yùn)用到航天GF報(bào)告管理中的根本思路基于航天GF報(bào)告管理的特點(diǎn)，報(bào)告的過(guò)程管理將是整個(gè)管理環(huán)節(jié)的核心，是加強(qiáng)報(bào)告流程梳理和提升報(bào)告內(nèi)容質(zhì)量的關(guān)鍵。借鑒PDCA

8、循環(huán)，我們將分八個(gè)步驟對(duì)GF報(bào)告過(guò)程管理進(jìn)行循環(huán)改進(jìn)，緊緊圍繞優(yōu)化管理環(huán)節(jié)、縮短時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排、提升報(bào)告質(zhì)量的目的，合理、科學(xué)地制定工程方案和時(shí)間進(jìn)度節(jié)點(diǎn)，完善GF報(bào)告管理的組織機(jī)制、過(guò)程控制以及管理規(guī)章制度、條例和措施；不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)國(guó)防科技報(bào)告工作的宣傳、培訓(xùn)，強(qiáng)化編寫軟件的使用操作，持續(xù)改進(jìn)工作作風(fēng)等，最終實(shí)現(xiàn)管理的循環(huán)漸進(jìn)、優(yōu)化整個(gè)管理環(huán)節(jié)?；赑DCA循環(huán)的優(yōu)化思路如圖2。endprint步驟一：分析現(xiàn)狀，找出問(wèn)題。突出對(duì)現(xiàn)狀的把握和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力意識(shí)，開(kāi)掘問(wèn)題是解決問(wèn)題的第一步，是分析問(wèn)題的條件【6】。從航天GF報(bào)告過(guò)程管理來(lái)看，報(bào)告的管理問(wèn)題和質(zhì)量問(wèn)題隨報(bào)告量的增加呈現(xiàn)出

9、越發(fā)突出的情況。從國(guó)防科技報(bào)告管理部門的角度，制定可行性總體實(shí)施方案，與其他科研管理部門相配合，從執(zhí)行主體報(bào)告撰寫者立場(chǎng)出發(fā)，詳細(xì)溝通、調(diào)研，對(duì)情況進(jìn)行匯總。步驟二：分析問(wèn)題的成因。從報(bào)告管理現(xiàn)狀來(lái)看，工程方案和時(shí)間節(jié)點(diǎn)安排不合理、不科學(xué)是造成問(wèn)題的首要原因；其次，從報(bào)告質(zhì)量來(lái)看，格式不標(biāo)準(zhǔn)、形審問(wèn)題多，技術(shù)內(nèi)容篇幅人為大量縮減，文章架構(gòu)不合理等那么是執(zhí)行主體對(duì)國(guó)防科技報(bào)告的意義認(rèn)識(shí)缺乏，工作上不重視、態(tài)度上不端正所致；最后是過(guò)程管理不到位，組織落實(shí)不夠，規(guī)章制度和管理?xiàng)l例不完善、監(jiān)管不到位、執(zhí)行流于形式等也是問(wèn)題。步驟三：要因確認(rèn)。對(duì)主次因進(jìn)行區(qū)分是有效解決問(wèn)題的關(guān)鍵，通過(guò)調(diào)研分析，如何科學(xué)

10、合理地制定型號(hào)工程報(bào)告管理方案是問(wèn)題的關(guān)鍵；其次，完善規(guī)章制度和條例、梳理報(bào)告管理有效環(huán)節(jié)，制定相應(yīng)舉措是管理的重要手段；而加強(qiáng)對(duì)執(zhí)行主體的宣傳教育、培訓(xùn)，強(qiáng)化監(jiān)管措施力度，加大獎(jiǎng)懲那么是強(qiáng)化報(bào)告管理的根底。步驟四：擬定措施、制定方案5W1H。包括：為什么制定該措施Why，到達(dá)什么目標(biāo)What，在何處執(zhí)行Wher，由誰(shuí)負(fù)責(zé)完成Who，什么時(shí)間完成When，如何完成How。步驟五：執(zhí)行措施和方案。步驟六：檢查驗(yàn)證、評(píng)估執(zhí)行效果。以節(jié)點(diǎn)內(nèi)應(yīng)完成上交報(bào)告篇數(shù)和報(bào)告內(nèi)容質(zhì)量提升為考核標(biāo)準(zhǔn)，退修改稿次數(shù)少，反響問(wèn)題少為依據(jù)。步驟七：量化標(biāo)準(zhǔn)，固化有益經(jīng)驗(yàn)措施和方法。保存好的工作經(jīng)驗(yàn)和審稿、改稿方法，強(qiáng)化

11、理論上的提升。步驟八：對(duì)遺留問(wèn)題進(jìn)行歸納、分析，再次納入PDCA循環(huán)。精簡(jiǎn)流程、優(yōu)化環(huán)節(jié)，提升工作效率，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理的螺旋上升。適當(dāng)配合軟件的手段，如MicrosoftProject制定工程方案和節(jié)點(diǎn)實(shí)施環(huán)節(jié)，開(kāi)發(fā)基層航報(bào)聯(lián)絡(luò)員稿件管理系統(tǒng)，重新設(shè)計(jì)排版模板和開(kāi)發(fā)自動(dòng)排版軟件等。3PDCA循環(huán)的實(shí)施3.1P-制定工作方案，明確管理目標(biāo)制定工作方案，明確管理目標(biāo)是開(kāi)展這個(gè)系統(tǒng)工作的開(kāi)始。所謂的工作方案，即航天GF報(bào)告管理的工程方案，明確什么型號(hào)工程類型、報(bào)告是否加急處理、報(bào)告的篇數(shù)、負(fù)責(zé)的分系統(tǒng)型號(hào)總師是誰(shuí)、哪些人員參與，如何安排時(shí)間節(jié)點(diǎn)，怎樣征集驗(yàn)收，形審、內(nèi)容審查如何反響，保密檢查以及最后的

12、上報(bào)手續(xù)等。管理目標(biāo)那么主要包括GF報(bào)告管理工作的質(zhì)量目標(biāo)以及報(bào)告本身的質(zhì)量目標(biāo)，制度上也涵蓋各類有效制度措施和經(jīng)驗(yàn)的固化。3.1.1統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，制定科學(xué)合理的報(bào)告管理方案航天國(guó)防科技報(bào)告編寫任務(wù)下達(dá)后，航報(bào)聯(lián)絡(luò)員應(yīng)首先吃透文件的精神和要求。根據(jù)型號(hào)工程的性質(zhì)、上報(bào)報(bào)告的篇數(shù)等，制定一個(gè)初步管理方案；方案制定完后，將方案提交給負(fù)責(zé)本工程的技術(shù)副總工程師以及型號(hào)工程調(diào)度，讓對(duì)方知道報(bào)告征集工作的安排，充分聽(tīng)取雙方意見(jiàn)后，再次修改制定一個(gè)明確可執(zhí)行的方案和節(jié)點(diǎn)，這個(gè)節(jié)點(diǎn)應(yīng)有利于后期的監(jiān)督檢查和執(zhí)行，通常這個(gè)過(guò)程要反復(fù)很久，歷經(jīng)屢次修改補(bǔ)充。方案安排合理與否，關(guān)系到后期報(bào)告管理工作的質(zhì)量和效率，因此方

13、案制定前和制定過(guò)程中要充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，根據(jù)下達(dá)的文件指示，充分考慮各種因素后，列出詳細(xì)方案表。為實(shí)現(xiàn)管理的工程化和科學(xué)化，采用微軟的MicrosoftProject安排方案流程，梳理出各個(gè)環(huán)節(jié)和執(zhí)行節(jié)點(diǎn)。3.1.2明晰進(jìn)度和管理規(guī)章制度，全過(guò)程管理充分做好各種溝通和協(xié)調(diào)，將整個(gè)方案分為三個(gè)層次，即報(bào)告編寫前期組織、中期檢查改進(jìn)和后期評(píng)審上報(bào)。前期組織環(huán)節(jié)，由航報(bào)聯(lián)絡(luò)員將初步制定的方案安排發(fā)送給技術(shù)副總工程師和型號(hào)工程調(diào)度，充分討論修改。技術(shù)副總工程師負(fù)責(zé)報(bào)告的總體方案安排，下達(dá)報(bào)告編寫篇數(shù)和編寫技術(shù)內(nèi)容以及安排哪些技術(shù)人員參與組織編寫；工程調(diào)度那么從型號(hào)渠道負(fù)責(zé)組織傳達(dá)工作以及報(bào)告協(xié)調(diào)管理工

14、作，比方參與編寫任務(wù)下達(dá)部署、中期評(píng)審等例會(huì)的召集工作，對(duì)報(bào)告參與編寫人員聯(lián)系方式進(jìn)行匯總，以及報(bào)告最終上交時(shí)手續(xù)辦理和報(bào)告匯總等。中期檢查改進(jìn)，那么主要由航報(bào)聯(lián)絡(luò)員和技術(shù)副總工程師負(fù)責(zé)，聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)告編寫人員進(jìn)行不定期抽查和催促，發(fā)現(xiàn)技術(shù)內(nèi)容或程序上的問(wèn)題立刻予以協(xié)調(diào)處理。對(duì)報(bào)告定題不符，內(nèi)容篇幅缺乏，問(wèn)題多的報(bào)告那么在集中后，由技術(shù)副總工程師和聯(lián)絡(luò)員共同召開(kāi)報(bào)告點(diǎn)評(píng)會(huì)，從報(bào)告格式到技術(shù)內(nèi)容上統(tǒng)一作出解答和修改。報(bào)告完成人二次進(jìn)行修改后，再次進(jìn)入審查環(huán)節(jié)。報(bào)告后期環(huán)節(jié)那么主要是評(píng)審上報(bào)，在報(bào)告格式審查合格后，交由技術(shù)副總工程師統(tǒng)一撰寫技術(shù)內(nèi)容審查評(píng)語(yǔ)，并交由保密委員會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一密級(jí)審查和定密

15、。完成后，報(bào)告統(tǒng)一匯總到工程調(diào)度處，辦理出所蓋章手續(xù)和出版物出所密級(jí)審核證明，統(tǒng)一登記造冊(cè)。建立全面的報(bào)告管理文件，以標(biāo)準(zhǔn)報(bào)告管理工作。內(nèi)容涵蓋：報(bào)告管理?xiàng)l例、寫作標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)安排、航報(bào)聯(lián)絡(luò)員考核標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)告評(píng)審要求等；同時(shí)，制定本部門的規(guī)章管理制度，如根據(jù)集團(tuán)和院科技報(bào)告規(guī)章管理?xiàng)l例和制度，結(jié)合我部實(shí)際，草擬了本單位科技報(bào)告管理?xiàng)l例和工作制度，并制定了聯(lián)絡(luò)員工作質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)等。明確什么人、什么時(shí)候做什么事，什么事由誰(shuí)負(fù)責(zé)等，防止出現(xiàn)責(zé)任不明、管理不嚴(yán)、獎(jiǎng)懲落實(shí)不到位等情況。3.2D-實(shí)施，執(zhí)行過(guò)程保障執(zhí)行過(guò)程保障應(yīng)遵循國(guó)防科技報(bào)告管理的性質(zhì)和特點(diǎn)，按照業(yè)務(wù)流程，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。這里涉及兩個(gè)層面。即組織

16、層面保障-明確執(zhí)行機(jī)構(gòu)和責(zé)任確定。為加強(qiáng)單位航天GF報(bào)告的管理工作，通常設(shè)立院、基地和廠所兩級(jí)管理組織，院基地設(shè)立國(guó)防科技報(bào)告管理辦公室，而廠所一級(jí)基層管理工作通常設(shè)航報(bào)聯(lián)絡(luò)員，由其所屬的科研管理部門具體負(fù)責(zé)執(zhí)行。航報(bào)聯(lián)絡(luò)員具體負(fù)責(zé)航天GF報(bào)告管理工作，是基層報(bào)告管理的核心。國(guó)防科技報(bào)告管理辦公室負(fù)責(zé)具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和報(bào)告全局組織管理工作，并負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)告的匯總編輯；基層單位那么主要負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)上級(jí)主管部門的文件精神；結(jié)合本單位實(shí)際制定相應(yīng)管理規(guī)章制度和條例；明確報(bào)告管理工作的整體目標(biāo)；負(fù)責(zé)從管理制度和條例上標(biāo)準(zhǔn)本單位的報(bào)告管理；負(fù)責(zé)與其他科研管理部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通；負(fù)責(zé)安排總的時(shí)間任務(wù)節(jié)點(diǎn)

17、和進(jìn)度；負(fù)責(zé)抽查和敦促各階段工作，進(jìn)行相應(yīng)報(bào)告管理的研究和改進(jìn)工作等。endprint程序上保障-標(biāo)準(zhǔn)流程和執(zhí)行節(jié)點(diǎn)安排。程序上即前期組織、中期控制和后期評(píng)審上報(bào)。前期組織階段，編寫任務(wù)下達(dá)后，聯(lián)絡(luò)員協(xié)同工程調(diào)度召集有關(guān)技術(shù)總師、報(bào)告編寫人員、有關(guān)科研管理部門和保密處的同志等例會(huì)，統(tǒng)一就文件指示進(jìn)行傳達(dá)，確定報(bào)告上交篇數(shù)、保密等級(jí)、擬定報(bào)告題目部署等；同時(shí)也對(duì)一些程序性問(wèn)題或?qū)懽鞲袷健?nèi)容上技術(shù)問(wèn)題以及上報(bào)環(huán)節(jié)和本卷須知等進(jìn)行解答、交流，制定總體報(bào)告管理方案。中期控制，即不定期對(duì)報(bào)告編寫人員進(jìn)行抽查和走訪，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題。針對(duì)報(bào)告格式和內(nèi)容上的問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)苗頭即刻解決。比方有些作者定題不符

18、、架構(gòu)不嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容上存在以技術(shù)報(bào)告代替國(guó)防科技報(bào)告的現(xiàn)象，沒(méi)有嚴(yán)格按照要求進(jìn)行技術(shù)梳理、總結(jié)和提煉；致使報(bào)告內(nèi)容干癟、有價(jià)值內(nèi)容少，公式不合格，參考文獻(xiàn)缺少等現(xiàn)象嚴(yán)重。中期控制的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，即航報(bào)聯(lián)絡(luò)員聯(lián)合技術(shù)副總工程師統(tǒng)一召開(kāi)一個(gè)報(bào)告評(píng)審會(huì)，就報(bào)告出現(xiàn)的格式問(wèn)題、編排問(wèn)題以及內(nèi)容問(wèn)題進(jìn)行一次現(xiàn)場(chǎng)審稿、現(xiàn)場(chǎng)梳理、現(xiàn)場(chǎng)解答；由于現(xiàn)場(chǎng)比照性、嚴(yán)肅性，很多作者都會(huì)認(rèn)真對(duì)待，對(duì)作者的進(jìn)度也能起到很好的敦促作用。后期評(píng)審環(huán)節(jié)，是程序上的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，主要牽涉到報(bào)告形式、內(nèi)容審查以及上報(bào)手續(xù)辦理三個(gè)步驟。形審上，由于一篇報(bào)告通常要花費(fèi)聯(lián)絡(luò)員約1.5個(gè)小時(shí)審查【7】，消耗大量時(shí)間和精力，所以這塊是今后我們

19、改進(jìn)的重點(diǎn)；內(nèi)容審查那么主要由副總工程師進(jìn)行審查簽署意見(jiàn)。關(guān)于上報(bào)手續(xù)這塊，由于環(huán)節(jié)繁復(fù)、最容易出狀況和造成時(shí)間延誤，我們通常采取統(tǒng)一辦理的手段，即將報(bào)告統(tǒng)一集中起來(lái)，統(tǒng)一蓋章、統(tǒng)一辦理密級(jí)審核手續(xù)；集中登記和集中上報(bào)的方式。這樣可以節(jié)約大量時(shí)間，有助于提高管理的效率和質(zhì)量。不至因某一篇報(bào)告的延誤而拖累整個(gè)報(bào)告進(jìn)度。3.3C-檢查，全過(guò)程監(jiān)督執(zhí)行第1階段：標(biāo)準(zhǔn)選題、梳理流程，明確編寫任務(wù)。無(wú)論是技術(shù)副總工程師草擬報(bào)告題目，下發(fā)給編寫人員，還是報(bào)告作者自擬題目，都要集中到前期組織環(huán)節(jié)進(jìn)行討論和確定，不能因后面報(bào)告題目不合格或重復(fù)草擬而耽誤時(shí)間和進(jìn)度。其次，任務(wù)下達(dá)指示是否傳到達(dá)每一位作者，最好的

20、做法也是在前期組織環(huán)節(jié)，由會(huì)上統(tǒng)一宣布，給每位編寫人員現(xiàn)場(chǎng)下達(dá)編寫任務(wù)和要求。有疑問(wèn)和想法的，可以現(xiàn)場(chǎng)解答，現(xiàn)場(chǎng)安排；沒(méi)例會(huì)的作者，由工程調(diào)度匯總?cè)藛T名單后，再進(jìn)行補(bǔ)充通知；同時(shí)將前期組織安排的會(huì)議部署下發(fā)給每位作者和參與人員，設(shè)定節(jié)點(diǎn)。什么時(shí)候完成什么，怎樣完成，通過(guò)MicrosoftProject軟件記錄在案。第2階段：中期控制環(huán)節(jié)，不定期抽查和回訪作者，也可以通過(guò)郵件、微信、 或走訪的形式，實(shí)時(shí)交流。報(bào)告初步匯總后，首先進(jìn)行格式審查，同時(shí)將報(bào)告技術(shù)內(nèi)容發(fā)副總工程師進(jìn)行審核，航報(bào)聯(lián)絡(luò)員與副總工程師充分意見(jiàn)交流后，召開(kāi)報(bào)告點(diǎn)評(píng)會(huì)。統(tǒng)一進(jìn)行問(wèn)題答復(fù)，現(xiàn)場(chǎng)解決形式和內(nèi)容上的問(wèn)題，當(dāng)場(chǎng)修改；對(duì)問(wèn)題

21、嚴(yán)重的報(bào)告，定好修改稿的最終完成時(shí)間，由于這種情況通常涉及到技術(shù)內(nèi)容上的問(wèn)題，因而這主要交由副總工程師負(fù)責(zé)，而格式上的問(wèn)題那么相對(duì)簡(jiǎn)單些。第3階段：后期上報(bào)，及時(shí)評(píng)審、嚴(yán)管手續(xù)上報(bào)流程。報(bào)告上報(bào)統(tǒng)一登記后，涉及到打印、保密審查和出所手續(xù)辦理等環(huán)節(jié)時(shí)，嚴(yán)格按照流程設(shè)計(jì)統(tǒng)一打印、統(tǒng)一辦理保密審核，統(tǒng)一進(jìn)行蓋章和上報(bào)。防止報(bào)告作者各自為戰(zhàn)，分頭跑手續(xù)，既造成時(shí)間上的延誤也引起管理上不必要的麻煩。為加強(qiáng)報(bào)告管理工作，在條件允許的情況下，還要進(jìn)行報(bào)告寫作培訓(xùn)，從報(bào)告管理的流程、方案安排、內(nèi)容格式上的要求等進(jìn)行宣貫，加強(qiáng)作者對(duì)相關(guān)編寫軟件使用的操作，強(qiáng)化報(bào)告的點(diǎn)評(píng)工作；對(duì)報(bào)告加大獎(jiǎng)懲力度，對(duì)優(yōu)秀的報(bào)告給予

22、相應(yīng)的獎(jiǎng)金鼓勵(lì)，而對(duì)差的報(bào)告加大批評(píng)力度，直至取消其編寫資格，建議后續(xù)型號(hào)工程不采納其參與報(bào)告編寫等。3.4A-處理，總結(jié)評(píng)估，重視反響全方位進(jìn)行信息反響，重視信息反響作用。無(wú)論是報(bào)告作者還是報(bào)告管理人員，大家都是希望能認(rèn)真地接手這項(xiàng)工作，完成任務(wù)；沒(méi)有誰(shuí)是成心或惡意如此。以往造成報(bào)告管理工作呈現(xiàn)拖延或出現(xiàn)各種各樣問(wèn)題情況，應(yīng)從客觀和主觀兩方面考慮，客觀上主要是方案安排是否合理、報(bào)告作者是否遇到緊急任務(wù)或太忙而無(wú)法顧及等情況，主觀上那么主要看是否存在對(duì)國(guó)防科技報(bào)告認(rèn)識(shí)不清、態(tài)度上不重視，認(rèn)為報(bào)告寫的再好不如型號(hào)干的好等原因也比比皆是。所以，在開(kāi)展國(guó)防科技報(bào)告管理工作中，應(yīng)充分考慮主客觀因素，針

23、對(duì)不同原因進(jìn)行解決。加強(qiáng)同報(bào)告編寫者的溝通，充分了解可能造成報(bào)告延誤或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的原因，重視作者信息反響，協(xié)調(diào)好各方關(guān)系才能將管理工作順利的開(kāi)展。重視報(bào)告的評(píng)價(jià)機(jī)制，充分發(fā)揮這一機(jī)制。對(duì)于好的經(jīng)驗(yàn)管理措施，經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)?zāi)艹浞痔岣吖芾硇屎唾|(zhì)量，提升報(bào)告內(nèi)容水平的應(yīng)予以保存發(fā)揚(yáng)，比方報(bào)告點(diǎn)評(píng)會(huì)和評(píng)審會(huì)，就可以實(shí)現(xiàn)以評(píng)促建，以評(píng)促改。評(píng)價(jià)會(huì)上可以將各種矛盾和問(wèn)題集中暴露出來(lái)，大家共同協(xié)商共同解決，也可以就某些事項(xiàng)達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)，合理安排方案和進(jìn)度。評(píng)價(jià)會(huì)也可以暴露各自的優(yōu)缺點(diǎn)，使好的作者受到褒獎(jiǎng)和鼓勵(lì)，將優(yōu)秀的做法傳播下去；也使寫的不好的作者受到啟發(fā)和鼓勵(lì)，得到解決問(wèn)題的幫助，刺激其主動(dòng)改進(jìn)和要求

24、進(jìn)步。評(píng)價(jià)的根底是立足科學(xué)的管理?xiàng)l例和規(guī)章制度，比方報(bào)告格式就由寫作標(biāo)準(zhǔn)條例給予指導(dǎo)，而內(nèi)容評(píng)價(jià)那么由經(jīng)驗(yàn)豐富的老專家給予把關(guān)，后期我們還要制定相應(yīng)的內(nèi)容評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，客觀地給予其評(píng)分和推進(jìn)報(bào)告評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)化。重視管理手段的多樣化和軟件的使用。管理應(yīng)是全方位的，只有加強(qiáng)與作者本人的溝通才能盡早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，盡早解決問(wèn)題。郵件、微信、短信和 是必不可少的手段，點(diǎn)評(píng)會(huì)和評(píng)審會(huì)也是重要的場(chǎng)合，只有深入了解作者需求，才能給予作者更好地解決問(wèn)題。同時(shí)，報(bào)告的管理也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)軟件的使用，現(xiàn)在信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化是開(kāi)展的大趨勢(shì)，報(bào)告管理工作應(yīng)充分采用信息化的手段，比方采用Project工程管理軟件進(jìn)行方案和節(jié)點(diǎn)安排、開(kāi)發(fā)基層航報(bào)稿件管理系統(tǒng)進(jìn)行稿件的自動(dòng)化錄入和管理