第一太平戴維斯行政部手冊(cè)(住宅,別墅)

1、行政部運(yùn)作手冊(cè)章節(jié)號(hào)：文件編號(hào)：版本號(hào)： 行 政行政部運(yùn)作手冊(cè)住宅 ( 別墅 )二零零八年五月第一太平戴維斯物業(yè)顧問(成都)有限公司目 錄會(huì)議制度2辦公用品管理規(guī)定 3合同管理規(guī)定5服務(wù)標(biāo)識(shí)管理規(guī)定9名片、圖書、工作證管理規(guī)定12文書管理規(guī)定15檔案、資料管理制度21檔案管理操作規(guī)程22檔案、資料借閱制度27常用辦公設(shè)備的使用管理規(guī)定28員工宿舍管理規(guī)定31宿舍十不準(zhǔn)34車輛管理規(guī)定35會(huì)議制度會(huì)議是傳達(dá)、貫徹上級(jí)精神、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、表彰先進(jìn)、批評(píng)謬誤和統(tǒng)一思想、部署工作的活動(dòng)。會(huì)議要求精練，議題要集中、明確，時(shí)間要簡(jiǎn)短，會(huì)議要有準(zhǔn)備，講究效能。一、例會(huì)：包括部門工作會(huì)議、部門領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議、員工會(huì)

2、議及年度工作會(huì)議四種形式。 1部門工作會(huì)議：以部門為單位召開的員工會(huì)議。每星期一次（逢星期一上午），由部門經(jīng)理主持召開。主要檢查上周工作，進(jìn)行工作講評(píng)，研究部署本周工作。 2部門領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議：由部門經(jīng)理以上人員參加的公司工作會(huì)議。每月一次，由總經(jīng)理主持召開。主要檢查、總結(jié)一個(gè)月的工作情況，研究、統(tǒng)一下一階段的工作目標(biāo)和方向，明確、布置下一個(gè)月的工作任務(wù)和工作重點(diǎn)。 3員工會(huì)議：由公司本部員工參加的會(huì)議。每季度一次，由總經(jīng)理主持召開。主要進(jìn)行季度工作小結(jié)，分析季度工作形勢(shì)，表?yè)P(yáng)好人好事，指出存在問題，部署下一部總體規(guī)劃、任務(wù)和工作措施，以及傳達(dá)上級(jí)的有關(guān)精神等。 4年度工作會(huì)議：分半年和全年工作

3、會(huì)議，以公司全體員工參加的工作會(huì)議。由總經(jīng)理和有關(guān)部門作出會(huì)議的安排，提出要求，一般先在部門活動(dòng)，再由總經(jīng)理召集部門領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，最后召開員工大會(huì)。會(huì)議主要進(jìn)行年度工作總結(jié)、分析形勢(shì)、表彰先進(jìn)，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，作出新年度的規(guī)劃安排和開展年度工作的措施、要求。二、臨時(shí)性會(huì)議：臨時(shí)性會(huì)議是根據(jù)工作需要而不定期召開有關(guān)人員參加的會(huì)議。根據(jù)情況各部門、各級(jí)都有權(quán)力以各種形式召開會(huì)議。臨時(shí)性會(huì)議要議題明確、內(nèi)容簡(jiǎn)要、效果明顯。三、會(huì)議均包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中組織與會(huì)后落實(shí)工作。行政部具體負(fù)責(zé)會(huì)的記錄和會(huì)議精神的落實(shí)檢查工作。辦公用品管理規(guī)定為加強(qiáng)辦公用品的管理合理化，特制定本規(guī)定。一、本規(guī)定所稱辦公用品為消耗品、

4、管理消耗品及管理品三種。1、 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮擦、夾、水蠟、打印油、圓珠筆、釘書針等。2、 管理消耗品：簽字筆、白板筆、筆式擦、螢光筆、涂改液、打印臺(tái)、電池等。3、 管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型削筆器、鋼筆、打碼機(jī)、姓名章、日期章、日期戳、計(jì)算器、印泥等。二、辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮擦?！安块T領(lǐng)用”系本單位共同使用的用品，如：打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、打碼機(jī)等。三、消耗品可依據(jù)歷史記錄（如以過去半年耗用平均數(shù)），經(jīng)驗(yàn)法則（估計(jì)消耗時(shí)

5、間）設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)（如圓珠筆每月每人發(fā)放一支），并可隨部門或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間。四、管理消耗品文具應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，但純消耗品不在此限。五、管理性文具列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門賠償或自購(gòu)。六、辦公用品的申請(qǐng)應(yīng)于每月二十五日由各部門提出“辦公用品申請(qǐng)單”（附表1）交綜合部統(tǒng)一采購(gòu)，次月一日發(fā)放。但管理性文具的請(qǐng)領(lǐng)不受上述時(shí)間限制。七、每人及每單位設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用記錄卡”（附表面化）一張，由綜合部統(tǒng)一保管，于辦公用品領(lǐng)用時(shí)分別登記，并控制辦公用品領(lǐng)用狀況。八、辦公用品嚴(yán)禁帶回家私用。九、綜合部可向文具批發(fā)商采購(gòu)，其必

6、需品、采購(gòu)不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫(kù)存，特殊文具無法采購(gòu)時(shí)，可以經(jīng)綜合部同意授權(quán)各單位自行采購(gòu)。十、新進(jìn)人員到職時(shí)，由用人單位提出辦公用品申請(qǐng)單向綜合部請(qǐng)領(lǐng)辦公用品，并列入領(lǐng)用卡，人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品繳交綜合部。十一、印刷品（如信紙、信封、表格）除使用部門有特殊需要外，其印刷、保管均由綜合部統(tǒng)一購(gòu)買。合同管理規(guī)定一、目的：規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序，確保公司利益、信譽(yù)得到保障。二、本規(guī)定適用于物業(yè)服務(wù)分公司所有合同的管理工作。三、合同管理的范圍：包括對(duì)外提供服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。（一）對(duì)外提供服務(wù)的合同，包括以下幾類： 1開發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行

7、物業(yè)服務(wù)的合同； 2對(duì)外租賃合同； 3公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理； 4顧客（業(yè)主、住戶或其他委托方）委托公司進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同； 5公司車庫(kù)、車棚、車位使用或泊車合同； 6其他對(duì)外提供服務(wù)的合同。（二）對(duì)外委托服務(wù)的合同，包括以下幾類： 1采購(gòu)合同； 2招標(biāo)合同； 3勞動(dòng)合同； 4公司委托供應(yīng)商或其他受委托單位進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同； 5其他須進(jìn)行對(duì)外委托服務(wù)的合同。四、合同的規(guī)定（一）一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定，其內(nèi)容包括以下條款： 1標(biāo)的； 2數(shù)量和質(zhì)量（或工作內(nèi)容）； 3價(jià)款或酬金

8、； 4履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件； 5合同終止條件； 6違約責(zé)任； 7專用合同約定的其他必要條款。（二）各種合同若有合同范本，可依照合同東西填寫或修改各項(xiàng)條款。五、合同評(píng)審內(nèi)容： 1對(duì)外提供服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容： 公司的履約能力； 顧客提供的價(jià)格； 合同的風(fēng)險(xiǎn) 合同的條款是否明確； 合同的社會(huì)效益； 其他需要評(píng)審的內(nèi)容。 2對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容： 分供方的履約能力； 分供方提供的價(jià)格； 分供方的信譽(yù)； 分供方提供服務(wù)的售后服務(wù)； 合同的條款是否明確； 合同是否違法； 合同的風(fēng)險(xiǎn)； 合同履約監(jiān)控能力； 其他需要評(píng)審的內(nèi)容。六、合同的簽署與生效 1合同經(jīng)評(píng)審合格，由分公司經(jīng)理簽署。非書面

9、的合同除外。 2所有書面合同均須加蓋印章，合同頁(yè)數(shù)在一項(xiàng)以上的必須加蓋騎縫章。 3經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效，須公證的合同，經(jīng)公證后生效。 4生效的合同原則一式四、肆份，公司與顧客各兩份，需進(jìn)行公證的須報(bào)公證機(jī)關(guān)報(bào)一份備案。七、合同的編號(hào)與歸檔 1書面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)的方法按檔案管理規(guī)定辦理。 2一般情況下書面合同由公司品質(zhì)部統(tǒng)一歸檔（經(jīng)總經(jīng)理審批同意，由其他部門保管的除外），歸檔方法按檔案管理規(guī)定辦理。 3品質(zhì)部歸檔合同原件，合同履行完畢或需分階段付款的，報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份，部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的，按檔案管理規(guī)定辦理復(fù)印審批程序后，由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢

10、后，須將合同返還品質(zhì)部。 4合同條款涉及保密事項(xiàng)的，有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。八、合同的履約 1對(duì)外提供服務(wù)的合同，由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約，重要的合同由經(jīng)理或品質(zhì)部監(jiān)督履約。 2對(duì)外委托服務(wù)的合同，由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約，重要的合同由經(jīng)理或品質(zhì)部監(jiān)督履約。 3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向經(jīng)理匯報(bào)，重要合同須以書面形式匯報(bào)。 4品質(zhì)部監(jiān)控所有書面合同（員工勞動(dòng)合同除外）的履約進(jìn)度，對(duì)違反合同進(jìn)度的及時(shí)向經(jīng)理匯報(bào)。 5合同履約完畢，對(duì)重要合同的執(zhí)行效果應(yīng)再次進(jìn)行評(píng)審。九、合同的變更與廢止合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí)，由合同執(zhí)行

11、部門向品質(zhì)部提出合同變更申請(qǐng)，品質(zhì)部門按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審變更條款或廢止合同，重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。十、合同的續(xù)約合同期滿且需辦理續(xù)約的，由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知品質(zhì)部，由品質(zhì)部經(jīng)理按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審，重要合同由經(jīng)理直接組織合同評(píng)審。十一、合同的統(tǒng)計(jì)每年12月31日前，由品質(zhì)部對(duì)書面合同進(jìn)行清查統(tǒng)計(jì)，寫出專題報(bào)告。專題報(bào)告內(nèi)容包括：合同清單，履約完成情況，存在或需跟進(jìn)的問題等報(bào)經(jīng)理審閱。經(jīng)理給出批示意見，由品質(zhì)部按總經(jīng)理批示意見辦理。十二、記錄：書面合同必須有書面的評(píng)審記錄，與合同一起歸檔保管。服務(wù)標(biāo)識(shí)管理規(guī)定一、目的：規(guī)范服務(wù)標(biāo)識(shí)的使用與設(shè)置，為小區(qū)住戶的

12、居家工作、生活提供方便。二、本規(guī)定適用于管理分公司各類服務(wù)標(biāo)識(shí)的設(shè)置、使用、控制工作。三、服務(wù)標(biāo)識(shí)的使用、設(shè)置范圍凡在物業(yè)服務(wù)服務(wù)工作中容易引起識(shí)別錯(cuò)誤或不方便住戶生活、不便于物業(yè)服務(wù)工作進(jìn)行的地方均應(yīng)設(shè)置和使用服務(wù)標(biāo)識(shí)。四、常用標(biāo)識(shí)的種類：（一）服務(wù)人員的標(biāo)識(shí)：1物業(yè)服務(wù)分公司各類管理人員均著不同顏色、式樣統(tǒng)一的服裝，包括秩序維護(hù)人員、清潔工、綠化工、管理員、機(jī)電維修工和辦公室文員、管理人員； 2各類服務(wù)人員在當(dāng)值工作時(shí)必須配戴統(tǒng)一的工作卡。工作卡應(yīng)明顯標(biāo)識(shí)出該工作人員的姓名、編號(hào)、工程、崗位職務(wù)和投訴電話，便于住戶識(shí)別、記憶。（二）各類服務(wù)場(chǎng)所的標(biāo)識(shí)： 1公司機(jī)關(guān)和君悅豪庭各班組的大門均設(shè)

13、置有醒目的門牌和指引牌。門牌要求制作精美、標(biāo)識(shí)出公司或部門名稱；指引牌要求精美雅致、清晰指引出方向或位置、結(jié)實(shí)耐用； 2住戶服務(wù)中心、會(huì)所、泳池等公共服務(wù)場(chǎng)所尋求服務(wù)、消費(fèi)時(shí)無須再詢問即可完成全過程。（三）各類服務(wù)產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)： 1提供給住戶的住戶手冊(cè)或其他公開文件，如通告、公告、通知均應(yīng)明確標(biāo)識(shí)出發(fā)文部門、適用范圍和必要的溝通、服務(wù)電話； 2提供給住戶的各類有償服務(wù)產(chǎn)品，在提供給住戶時(shí)，均應(yīng)讓住戶有明白的簽收、驗(yàn)收記錄；均應(yīng)在提供產(chǎn)品時(shí)標(biāo)清送貨、出貨部門、時(shí)間、使用說明，以免誤用。（四）所管理的各類物業(yè)標(biāo)識(shí)： 1各類房屋用樓號(hào)、單元號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)均以標(biāo)牌予以識(shí)別； 整個(gè)小區(qū)的街道、方位均用

14、標(biāo)識(shí)牌標(biāo)明街道名稱、小區(qū)方位； 2各類設(shè)備房如變配電室、水泵房、停車庫(kù)等均用標(biāo)識(shí)牌清晰標(biāo)識(shí)出名稱。（五）特殊場(chǎng)所、環(huán)境的標(biāo)識(shí)： 1消防箱、消防栓、消防管道用紅色標(biāo)識(shí)，且在消防箱上噴有“119”報(bào)警電話提示； 2緊急疏散通道用消防疏散照明指示出通道位置及逃生方向； 3重點(diǎn)設(shè)備如電梯用標(biāo)識(shí)牌標(biāo)識(shí)出其位置及使用注意要點(diǎn)。（六）替住戶保管的產(chǎn)品均用標(biāo)簽、標(biāo)牌標(biāo)明其貯存場(chǎng)所以免混淆。（七）設(shè)備設(shè)施標(biāo)識(shí)： 1配電室（高低壓）必須用標(biāo)牌標(biāo)識(shí)，并注意“非工作人員請(qǐng)勿入內(nèi)”的要求。高壓配電柜必須懸掛“高壓危險(xiǎn)”字樣； 2中央空調(diào)機(jī)組、水泵房機(jī)組必須標(biāo)明機(jī)組機(jī)號(hào)； 3凡有使用范圍限制的設(shè)備、設(shè)施應(yīng)采用標(biāo)識(shí)牌明顯標(biāo)

15、識(shí)出限制使用的范圍； 4因設(shè)備檢修而影響到住戶日常工作、生活時(shí)，維修人員應(yīng)當(dāng)在工作現(xiàn)場(chǎng)明確標(biāo)識(shí)如“電梯維修”等警示。 （八）停車場(chǎng)及泊車位和行駛速度，以標(biāo)示牌車位線和禁停線予以標(biāo)識(shí)。有建筑高度限制車輛最大高度的，應(yīng)在建筑物車輛通過位置作限高的標(biāo)識(shí)。五、標(biāo)識(shí)的設(shè)置要求 1便于觀察。 2便于識(shí)別。用圖形和符號(hào)進(jìn)行的標(biāo)識(shí)，圖形和符號(hào)應(yīng)符合相關(guān)的 標(biāo)準(zhǔn)或通用法則。 3便于實(shí)施。 4不易被人為因素變動(dòng)其標(biāo)識(shí)的內(nèi)容和位置。 5具有可追溯性： 需要進(jìn)行追溯的標(biāo)識(shí)應(yīng)具有唯一性。如編碼、日期、來源、相 關(guān)人員簽名等； 有追溯性要求的標(biāo)識(shí)（如記錄、合同、單據(jù)、憑證）不允許有非授權(quán)的涂改。六、標(biāo)識(shí)的設(shè)置制作程序 1

16、相關(guān)使用、責(zé)任部門提出設(shè)置申請(qǐng)。 2綜合部進(jìn)行審核。 3審核通過后報(bào)管理分公司經(jīng)理審批。 4批準(zhǔn)后由綜合部對(duì)外聯(lián)系制作。七、標(biāo)識(shí)的日常管理 1綜合部每月應(yīng)當(dāng)將公司所有標(biāo)識(shí)的使用情況進(jìn)行至少一次普查，并將結(jié)果記錄于綜合部每月的工作小結(jié)中。 2對(duì)于有追溯要求的記錄等標(biāo)識(shí)由經(jīng)辦部門或公司保存。名片、圖書、工作證管理規(guī)定一、目的：規(guī)范名片、圖書、工作證的管理。二、本規(guī)定適用于物業(yè)服務(wù)分公司名片、圖書、工作證的管理。三、名片（一）名片印制的權(quán)限：屬于公司部門經(jīng)理（含）以上人員及主要崗位的相關(guān)人員可印刷名片；（二）名片印刷程序： 1申請(qǐng)人根據(jù)工作需要，寫出書面申請(qǐng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核； 2經(jīng)部門經(jīng)理審核同意后

17、報(bào)綜合部經(jīng)理依據(jù)印制權(quán)進(jìn)行復(fù)核； 4綜合部經(jīng)理復(fù)核同意后報(bào)分公司經(jīng)理審批，審批同意的按正常手續(xù)辦理，經(jīng)理不同意的不予辦理。四、圖書（一）圖書的申購(gòu)： 1部門經(jīng)理依據(jù)本部門業(yè)務(wù)開展需要提出購(gòu)書申請(qǐng)，申請(qǐng)包括以下內(nèi)容： 申請(qǐng)的原因、背景和依據(jù)等；申請(qǐng)的事項(xiàng)； 申請(qǐng)的要求； 費(fèi)用預(yù)算。 2品質(zhì)部審核。品質(zhì)部議員根據(jù)品質(zhì)編制的圖書目錄進(jìn)行檢查，是否有類似的圖書； 如果沒有按正常手續(xù)辦理； 如果有類似的圖書，征求申請(qǐng)意見，申請(qǐng)人認(rèn)為合適的執(zhí)行圖書借閱手續(xù)；認(rèn)為不合適的報(bào)品質(zhì)部經(jīng)理審核后，報(bào)經(jīng)理審批。 3經(jīng)理審批同意的安正常手續(xù)辦理，不同意的，由品質(zhì)部通知申請(qǐng)人； 4圖書購(gòu)買工作原則上由申請(qǐng)人執(zhí)行，費(fèi)用自

18、行墊付，事后將購(gòu)買的圖書報(bào)品質(zhì)部登記，加蓋公司騎縫章；品質(zhì)部經(jīng)理在購(gòu)書發(fā)票（附購(gòu)書明細(xì)清單）上簽字確認(rèn)，由申請(qǐng)人按費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定辦理。（二）圖書的管理： 1圖書的日常管理工作由品質(zhì)部文員負(fù)責(zé)，品質(zhì)部經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)管； 2品質(zhì)部文員將所有圖書進(jìn)行編號(hào)，然后登記在圖書目錄中，內(nèi)容包括：編號(hào)、書目名稱、類別、冊(cè)數(shù)、單價(jià)、金額小計(jì)、購(gòu)買時(shí)間、借出時(shí)間、借閱人、備注等欄目。每次購(gòu)進(jìn)新書，需進(jìn)行編號(hào)登記，再辦理借閱手續(xù)； 3品質(zhì)部文員按編號(hào)順序?qū)D書依次排放在安全地點(diǎn)，并注意防潮、防霉、防腐蝕、防蟲、防火、防盜工作； 4品質(zhì)部文員每季度對(duì)圖書進(jìn)行一次清點(diǎn)，每半年將清點(diǎn)結(jié)果記錄在圖書目錄內(nèi)報(bào)品質(zhì)部經(jīng)理審核參閱；

19、5品質(zhì)部每季度末將圖書目錄提供給各個(gè)部門，供各部門選擇借閱。（三）圖書的借閱： 1圖書出庫(kù)一律辦理借閱手續(xù)，否則不準(zhǔn)出庫(kù)； 2借閱人到品質(zhì)部文員處查閱圖書目錄，按需要選擇圖書，每次借書一般不得超過兩本（套），并在圖書目錄中簽名并注明借閱時(shí)間； 3圖書借閱一般不超過3個(gè)月，超過3個(gè)月的需要辦理續(xù)借手續(xù)； 4圖書借閱工作必須經(jīng)品質(zhì)部文員辦理，同事之間不可相互轉(zhuǎn)借； 5借閱人應(yīng)愛惜公司財(cái)產(chǎn)，不得在圖書中勾畫、涂改、撕毀、損壞；因不慎丟失圖書，照價(jià)賠償； 6借閱人應(yīng)在歸還日期前主動(dòng)將圖書歸還圖書室。經(jīng)品質(zhì)部?jī)纱未呓徊贿€的，視為丟失，由品質(zhì)部將扣款項(xiàng)目報(bào)綜合部，在員工當(dāng)月工資內(nèi)按圖書原價(jià)的兩倍價(jià)款予以扣

20、除。五、工作證 1工作證的印制由綜合部負(fù)責(zé)歸口辦理印制； 2員工在辦公區(qū)及出入宿舍區(qū)時(shí)，須佩帶工作證； 3工作證須端正地佩帶在左胸襟處。 4員工離職、調(diào)職時(shí)，由綜合部文員按員工離職、內(nèi)部調(diào)職辦理程序辦理。 5工作證遺失時(shí)，須及時(shí)到綜合部報(bào)失，并由綜合部按規(guī)定給予補(bǔ)辦，由員工本人交納5元工本費(fèi)，并罰款5元。文書管理規(guī)定一、目的：規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批及收發(fā)處理工作。二、本規(guī)定適用于物業(yè)服務(wù)分公司各部門的文書管理工作。三、公文格式。（一）公文種類： 根據(jù)物業(yè)服務(wù)特點(diǎn)及有關(guān)行政公文管理規(guī)定，將公文劃分為： 上行文：請(qǐng)示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié)； 下行文：批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)； 平行文：函，

21、會(huì)議紀(jì)要。（二）文件標(biāo)題：1行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別，字間距要適當(dāng)，以清晰、美觀為原則；2標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號(hào)上方居中位置。（三）發(fā)文字號(hào)。簡(jiǎn)稱文號(hào)，包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容：1根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)；2物業(yè)服務(wù)分公司文號(hào)按以下統(tǒng)一規(guī)定辦理： 物業(yè)分公司文號(hào)：××發(fā)×××××××號(hào) 文件序號(hào) 發(fā)文日期，前兩位為年份 公司代號(hào)如：物發(fā)00043015號(hào)，是指物業(yè)服務(wù)分公司2000年4月30日所發(fā)的公司第15個(gè)文件；物綜發(fā)0102205號(hào)，是指綜合部200

22、1年2月20日所發(fā)部門的第5號(hào)文件；君悅發(fā)0101302號(hào)，是指君悅豪庭2001年1月30日發(fā)的第2號(hào)文件。3文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字，放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置；4公司文號(hào)由綜合部統(tǒng)一管理；5發(fā)文部門需到綜合部登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。（四）秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定公文發(fā)送方式及辦理速度： 1普通文件不加注明；2秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣；3急件必須在文件的工上角位置注明“急件”字樣；4為示區(qū)別，一般紅色字體進(jìn)行標(biāo)注，統(tǒng)一用2號(hào)字體。（五）附件。通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說明材料：1如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè)，專行空兩格注明“附件：×&#

23、215;×”字樣；如果附件較多，還須編上序號(hào)1、2、3末尾用分號(hào)，最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束；文件無附件的，無須注明；2要寫明附件的全稱；3附件字體與正文相同。（六）落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。1落款一般放在正文（或附件標(biāo)記）的右下角，相當(dāng)于書信中具名的位置；2如果正文恰好占滿全頁(yè)，落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行“（此頁(yè)無正文）”字樣；3落款字體與正文相同。（七）日期：1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；2會(huì)議通過的文件應(yīng)寫會(huì)議通過的日期；3重要的文件應(yīng)寫簽發(fā)的日期；4日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。（八）蓋章。是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，一般

24、情況下文件都應(yīng)加蓋印章（單位經(jīng)理罷署名除外）： 1蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行，由管理印章人員經(jīng)手并登記； 2印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。（九）公文文尾。指落款以下的頁(yè)面部分，位于末頁(yè)下端，包括：抄 送機(jī)關(guān)份數(shù)等內(nèi)容：1公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔，一般需用一直線分割以示區(qū)別；2公文文尾字體與正文相同，另行頂格；3抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫抄報(bào)機(jī)關(guān)，再寫抄送機(jī)關(guān)。四、發(fā)文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等一系列工作：（一）交擬和擬議： 1經(jīng)理將撰寫文書的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草

25、擬文稿的具體部門或人員；2擬稿人員接受任務(wù)后，對(duì)所要撰寫的文書進(jìn)行醞釀和構(gòu)思：深入領(lǐng)會(huì)意圖，掌握其精神實(shí)質(zhì)；注意提煉觀點(diǎn)，選擇材料；安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架；如果對(duì)原交擬意圖不清或需要有重大修正時(shí)，須征得交擬人同意，不可擅自作主。（二）撰寫和審核：正規(guī)文件須打印，一般情況下，由綜合部負(fù)責(zé)打印，擬稿人進(jìn)行校對(duì)。（三）蓋章和發(fā)放：1經(jīng)公司經(jīng)理同意發(fā)出的文件，按規(guī)定蓋章后發(fā)出，蓋章時(shí)要求：總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章；蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章；須將蓋章文件至少保留一份存檔（對(duì)特殊約定的按約定處理）；對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。 2發(fā)放。發(fā)文登記：綜合部將要發(fā)放的

26、文件進(jìn)行登記后，依據(jù)發(fā)送范圍（包括：主送單位、抄報(bào)部門、抄送部門）填寫文件發(fā)放登記表；次年2月底將當(dāng)年的，文件發(fā)放登記表與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管；重要文件接收方需簽收。五、收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等一系列工作。（一）綜合部為收拆工作的主要部門；凡封套上寫明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由綜合部拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，由收信部門/人拆封，拆封時(shí)應(yīng)注意： 1凡重要、保密、有指導(dǎo)意義、要求承辦、需要辦復(fù)、有保存和查考價(jià)值、使用期限長(zhǎng)的公文，都要登記； 2資料管理人員將文件登記在收文登記薄內(nèi)。要將收到的文件編列總流水號(hào)，每年編一次；此編號(hào)應(yīng)與收文登記薄

27、上的總流水號(hào)相同；需要辦復(fù)的文件，還要填寫公文處理單，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理；字跡要清晰整潔；及時(shí)登記，不錯(cuò)登、漏登、積壓。（三）擬辦與批辦： 1擬辦是對(duì)收文如何處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審核裁決：擬辦工作一般由綜合部經(jīng)理辦理；如果來文內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng)，也可以直接由相關(guān)部門經(jīng)理擬辦；擬辦時(shí)要仔細(xì)閱讀來文，同時(shí)要掌握本機(jī)關(guān)各部門的職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)分工和工作情況；擬辦意見要準(zhǔn)確恰當(dāng)，明確具體，切實(shí)可行，簡(jiǎn)明扼要；擬辦意見要填寫在公文處理單的“擬辦”欄內(nèi)，并簽署姓名，寫明日期。 2批辦是總經(jīng)理或相關(guān)部門經(jīng)理針對(duì)擬辦意見作出的批示意見：批辦意見應(yīng)當(dāng)比擬辦意見更明確、具體、肯定；

28、對(duì)擬辦意見中內(nèi)容不全部、不妥當(dāng)?shù)牡胤?，?yīng)加以補(bǔ)充和修改；要求幾個(gè)部門合辦的，應(yīng)指明由哪個(gè)部門牽頭主辦；需要傳閱的，應(yīng)當(dāng)寫出傳閱的對(duì)象和范圍；需要傳達(dá)貫徹的，應(yīng)寫出由誰(shuí)傳達(dá)和傳達(dá)范圍；如果擬辦意見有兩種以上方案，批辦時(shí)應(yīng)有所裁決；批辦意見應(yīng)寫在公文處理單的“批辦”欄內(nèi)，并簽署姓名、日期。（四）承辦和傳閱： 1承辦是有關(guān)部門根據(jù)批辦意見對(duì)收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發(fā)文件；辦事是以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)收文內(nèi)容，如召開會(huì)議、電話聯(lián)系、當(dāng)面洽談、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等：承辦時(shí)應(yīng)認(rèn)真閱讀來文和批辦意見，有時(shí)還要提出承辦方案送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核指示后再著手辦理；屬本部門獨(dú)立承辦的，要及時(shí)認(rèn)真辦理；由本

29、部門牽頭主辦的，應(yīng)準(zhǔn)備好有關(guān)文件和辦理意見，主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，整理、綜合協(xié)商意見，報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；承辦完畢，把承辦情況填寫在公文處理單的“處理結(jié)果”欄內(nèi)，并簽署姓名及日期。 2傳閱工作一般綜合部辦理：安排傳閱應(yīng)先主后次，對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)、主管經(jīng)理應(yīng)優(yōu)先安排閱讀；傳閱范圍要適當(dāng)，不能隨意擴(kuò)大或縮小；各閱讀人收退文件均應(yīng)直接與綜合部聯(lián)系，切不可在閱讀人之間傳遞和交接；閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。（五）催辦包括對(duì)內(nèi)催辦和對(duì)外催辦兩種情況： 1催辦可以當(dāng)面催詢、電話催辦、派人催辦、發(fā)信催辦、用催辦單催辦等； 2催辦時(shí)應(yīng)注意催辦的時(shí)機(jī)和方式，講究禮貌，表示對(duì)對(duì)方的信任和尊重。（六）歸檔：文件辦理完畢后

30、，由資料員將文件按檔案管理規(guī)定辦理歸檔工作。檔案、資料管理制度為加強(qiáng)對(duì)檔案、資料的有效管理，特制定本制度。一、歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。二、本公司的檔案、資料實(shí)行統(tǒng)一管理，檔案管理要及時(shí)、規(guī)范、準(zhǔn)確、安全。三、檔案、資料管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全、完整，密級(jí)檔案必須保證安全。四、各部門有關(guān)人員對(duì)公文涉及本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不得隨便向他人泄露。五、檔案管理人員必須按內(nèi)容、時(shí)間分類存檔。六、未經(jīng)允許不得隨便翻閱檔案、

31、資料。七、歸檔同時(shí)應(yīng)填寫當(dāng)日日期。八、檔案不得隨便銷毀。九、本規(guī)定如有未盡事宜或隨公司的發(fā)展，有不適應(yīng)工作需要的各部門可提出修改意見，經(jīng)經(jīng)理辦公研究決定。十、本規(guī)定解釋權(quán)歸品質(zhì)部。檔案管理操作規(guī)程一、目的：規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。二、適用范圍：適用于物業(yè)服務(wù)分公司各類檔案的管理。三、檔案的編號(hào)（一）公司、部門編號(hào)：管理分公司及各部門編號(hào)均采用漢語(yǔ)拼音編號(hào)，如：物業(yè)服務(wù)分公司編號(hào)為：JYWY；綜合部編號(hào)為：ZH；財(cái)務(wù)部編號(hào)為：CW；品質(zhì)部編號(hào)為：PZ；君悅豪庭編號(hào)為：JY。（二）年份編號(hào)：引用年份序號(hào)2000、2001、2002。（三）檔案順序號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字

32、001、002、003。（四）檔案編號(hào)舉例： 1物業(yè)服務(wù)分公司編號(hào)：JYWY JY C·W 003 檔案序號(hào)（003號(hào)） 類別編號(hào)（財(cái)務(wù)部） 君悅豪庭編號(hào) 物業(yè)服務(wù)分公司編號(hào)二、檔案的分類（一）按物業(yè)服務(wù)的組織機(jī)構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類： 1行政、人事類； 2財(cái)務(wù)類； 3公共事務(wù)類； 4環(huán)境維護(hù)類； 5園林綠化類； 6機(jī)電維修類； 7經(jīng)營(yíng)類； 8秩序維護(hù)類。（二）全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā)，符合檔案形成的實(shí)際情況，保持檔案之間的歷史聯(lián)系，它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。在每一類卷宗中，又可根據(jù)物業(yè)服務(wù)的特性，按照問題分類法將它們劃分成小類，如： 收文類 發(fā)

33、文類 合同類 1綜合部 員工人事檔案類 合同類 后勤類 收文類 發(fā)文類 工程圖紙類 業(yè)主檔案類 2小區(qū)主管 維修類 投訴類 回訪類 有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類 計(jì)劃總結(jié)類三、立卷與編制目錄（一）立卷：就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立 卷： 1根據(jù)檔案（文件夾）的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙； 2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：物業(yè)服務(wù)分公司君悅豪庭業(yè)主檔案：HCWYHY業(yè)主檔案 3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（或文件夾）上，并排列在檔案柜中； 4將需歸檔的資料按其所屬類別

34、及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒9或文件夾）內(nèi)。（二）編制目錄： 1檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)檔案目錄； 2每一份檔案在歸檔時(shí)，均需將該份檔案登記在檔案目錄（內(nèi)容包括：序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目）中，以便查閱。四、檔案的保管期限（一）檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。（二）各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門工作情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。五、檔案的保管（一）檔案保管的工作任務(wù)是： 1便于查閱； 2保證檔案的安全； 3防止檔案的損壞； 4采取修復(fù)技術(shù)，延長(zhǎng)檔案壽命。（二）檔案保管的責(zé)任部門： 1財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案； 2綜合

35、部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、 后勤資料及公司其他部門所需保管的資料； 3品質(zhì)部保管公司所有的質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案； 4君悅豪庭檔案作為獨(dú)立部分，由君悅豪庭資料員統(tǒng)一保管； 5君悅豪庭大廈主管負(fù)責(zé)保管所轄樓宇的業(yè)主檔案、設(shè)施、設(shè)備的巡查維修記錄、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)等其它檔案； 6各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。（三）檔案的保管程序： 1各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后，移交給檔案管理員； 2檔案管理員將該資料登記在檔案目錄中，歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)； 3檔案管理員定期將檔案目錄輸入電腦

36、，以便查詢； 4檔案原則上保管原件。六、檔案的密級(jí)檔案的密級(jí)分有三級(jí)：絕密、機(jī)密、普通： 1絕密檔案包括：?jiǎn)T工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案； 2機(jī)密檔案包括：ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄（紀(jì)要）、公司收發(fā)文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案； 3普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。七、檔案的查閱權(quán)限 1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。 2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。 3部門負(fù)責(zé)人可查閱該部門有關(guān)檔案。 4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。八、檔案的查閱/借閱/復(fù)制（一）查閱/借閱/

37、復(fù)制人到檔案室在文件查閱/借閱/復(fù)制登記表中登記。（二）檔案管理員審核其查（借）閱資格： 1權(quán)限內(nèi)（經(jīng)授權(quán)/審批）的按正常手續(xù)辦理； 2權(quán)限外的，檔案管理員開具檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單給查閱人辦理審批屬部門（財(cái)務(wù)類除外）的檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批；屬公司的檔案，由總經(jīng)理審批；財(cái)務(wù)類的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。九、在檔案歸還日期前，檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。十、須復(fù)制檔案的，絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批；機(jī)密檔案由品質(zhì)部負(fù)責(zé)人審批；普通檔案由部門負(fù)責(zé)人審批。十一、檔案的銷毀 1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限每年編制銷毀計(jì)劃及清單，報(bào)品質(zhì)部經(jīng)理審核。 2品質(zhì)部經(jīng)理審核無誤

38、后報(bào)總經(jīng)理審批。 3總經(jīng)理審批同意后由品質(zhì)部指定3名監(jiān)銷人員（檔案管理員、品質(zhì)部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。4監(jiān)銷人員確認(rèn)銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點(diǎn)銷毀檔案。 檔案、資料借閱制度一、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案、資料可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。二、公司其他人員需借閱檔案、資料時(shí)，需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。三、借閱檔案、資料必須愛護(hù)，保持整潔。四、借閱檔案、資料嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密；嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。五、如屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案、資料必須由公司批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案、資料由公司品質(zhì)部主管批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。常用辦

39、公設(shè)備的使用管理規(guī)定為了加強(qiáng)對(duì)常用辦公設(shè)備的規(guī)范管理，確保辦公設(shè)備處于良好的工作狀態(tài)，處長(zhǎng)機(jī)器使用壽命，特制定本規(guī)定。一、綜合管理班資料員為辦公設(shè)備管理的責(zé)任人，負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的使用管理和聯(lián)絡(luò)機(jī)器設(shè)備的日常維修保養(yǎng)工作。二、常用辦公設(shè)備的使用：1. 常用辦公設(shè)備包括：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話及其 他設(shè)備；2. 辦公設(shè)備實(shí)行專人使用，專人管理，責(zé)任到位的管理辦 法。其他人員如需使用，須經(jīng)綜合管理班主管或管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可使用。并且必須是經(jīng)公司操作培訓(xùn)合格的人員方可單獨(dú)使用，否則須在管理員陪同下使用。3. 電腦：1) 電腦應(yīng)避免頻繁的開關(guān)程序，暫不用時(shí)，可將電腦轉(zhuǎn)換為睡眠狀 態(tài)；2)

40、正確使用電腦的詳細(xì)程序應(yīng)按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)行 操作；4. 打印機(jī)：1) 打印機(jī)應(yīng)避免頻繁的開關(guān)操作。2) 打印文稿須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、管理處經(jīng)理或分管人員批準(zhǔn)，在文稿 上簽字后方可予以打??；3) 為節(jié)約紙張，文稿未進(jìn)行校對(duì)之前，打印時(shí)應(yīng)使用舊紙張或舊文 稿的背面打??；5. 復(fù)印機(jī)：1) 設(shè)備管理人員應(yīng)開始上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源，下班時(shí)關(guān)閉復(fù) 印機(jī)開關(guān)；2) 所有復(fù)印的文件資料必須在復(fù)印記錄本上登記，然后再?gòu)?fù)??；3) 復(fù)印份數(shù)在2份（含）以上或3頁(yè)以上的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人在打印復(fù)印審批表上批準(zhǔn)簽字后，方可復(fù)??；4) 管理員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí)，屬實(shí)的，在復(fù)印記 錄本上簽名確認(rèn)；不

41、屬實(shí)的，將情況匯報(bào)綜合管理班主管處理：一般情況下，第一次違規(guī)給予口頭警告；第二次或以上違規(guī)給予書面警告處分；5) 如果復(fù)印機(jī)出錯(cuò)，應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記；6) 復(fù)印機(jī)一般情況下每天開機(jī)、關(guān)機(jī)各一次，盡量避免頻繁開關(guān)；7) 為節(jié)約紙張，不重要的復(fù)印件應(yīng)使用可以復(fù)印的廢紙背面復(fù)印。6. 傳真機(jī)：1) 傳真機(jī)一般情況下保持24小時(shí)開機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作；2) 接收傳真：設(shè)備管理員應(yīng)注意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定；收到傳真件后，由管理員及時(shí)將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容（發(fā)送單位、發(fā)送人、傳真題目、傳真時(shí)間、接收部門、接收人等）登記在傳真登記表內(nèi)；10

42、分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件，并要求在傳真登記表中簽收，并注明簽收時(shí)間。3) 發(fā)送傳真實(shí)行一級(jí)審批制度：部門傳真件由部門負(fù)責(zé)人審批；管理處的傳真件由綜合管理班/管理處經(jīng)理審批，內(nèi)容包括：管理員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在發(fā)送傳真記錄本上登記，內(nèi)容包括： 發(fā)送部門、發(fā)送人、傳真內(nèi)容題目、接收單位、接收人、傳真號(hào)碼、要求完成時(shí)間等；管理員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過去；管理員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件，直到對(duì)方收到為止，然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在發(fā)送傳真記錄表內(nèi)。4) 傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說明書進(jìn)行操作。7. 電話：1) 為有效控制電話費(fèi)，一般情況下，電

43、話應(yīng)設(shè)定限制呼出功能；2) 公司所有電話均應(yīng)取消聲訊電話功能；3) 上班時(shí)間原則上禁止長(zhǎng)時(shí)間打私人電話。三、常用辦公設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)與維修：1. 常用辦公設(shè)備應(yīng)進(jìn)行以下日常維護(hù)，維護(hù)辦法參照各設(shè)備有關(guān)維護(hù)操作說明書。防塵；防曬；防潮；防腐蝕；其他需要預(yù)防的事項(xiàng)。2. 保養(yǎng)與維修：常用辦公設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)，一般情況下需要委托專業(yè)公司進(jìn)行。員工宿舍管理規(guī)定為使員工宿舍保持良好的清潔衛(wèi)生，整齊的環(huán)境及公共秩序，使員工獲得充分的休息，以提高工作效率，特制定本規(guī)定。一、員工申請(qǐng)住宿條件及手續(xù)： （一）員工于轄區(qū)內(nèi)無適當(dāng)住所或交通不便者，可以申請(qǐng)住宿。 （二）凡有以下情況之一者，不得住宿。 1患有傳染病者，不

44、得住宿。2有不良嗜好者。 （三）不得攜眷住宿。 （四）需遵守本公約。二、管理分公司提供員工宿舍系現(xiàn)住人尚在本管理分公司服務(wù)為條件，若員工離職（包括自動(dòng)辭職，受免職、退休、資遣等）時(shí)，其房屋使用權(quán)自行終止，屆時(shí)該員工應(yīng)于離職日起三天內(nèi)，遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補(bǔ)償或搬家費(fèi)用。三、宿舍內(nèi)職務(wù)最高者擔(dān)任宿舍室長(zhǎng)，其工作任務(wù)如下：（一）管理一切內(nèi)務(wù)，分配清掃，保持整潔，維持秩序，負(fù)責(zé)管理水電、門戶。 （二）監(jiān)督輪值人員維護(hù)環(huán)境清潔及門窗的關(guān)閉。 （三）凡有下列情況之一者，應(yīng)通知主管及管理部門： 1違反宿舍管理規(guī)定，情節(jié)重大或需留宿親友時(shí)。 2宿舍內(nèi)有不法行為或外來災(zāi)害時(shí)。 3員工身體不適應(yīng)負(fù)責(zé)

45、照顧，病情重大者應(yīng)通知其親友及主管并送醫(yī)院。四、員工對(duì)所居住宿舍，應(yīng)盡管理人責(zé)任，不得隨意改造或變更房舍。五、員工不得將宿舍的一部分或全部轉(zhuǎn)租或借給他人使用，若經(jīng)發(fā)覺，即停止其居住權(quán)利。六、管理分公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門檢查宿舍時(shí)，員工不得拒絕，并聽眾有關(guān)指示。七、有關(guān)宿舍現(xiàn)有的器具設(shè)備（如電扇、照明燈具、玻璃、門窗、床 鋪）本公司以完好狀態(tài)交與員工使用，如有疏于管理或惡意破壞，酌情讓現(xiàn)住人員負(fù)擔(dān)該項(xiàng)修理費(fèi)或賠償費(fèi)，并視情節(jié)輕重論處。 八、住宿員工（含出差員工）應(yīng)遵守下列規(guī)則： （一）服從室長(zhǎng)管理、派遣與監(jiān)督。（二）室內(nèi)禁止使用電線及裝接電器。凡違反此規(guī)定者，將按宿舍八不準(zhǔn)第二條予以處罰。（三） 室

46、內(nèi)不得使用或存放危險(xiǎn)及違禁物品。（四） 個(gè)人棉被、墊被起床后須疊齊。（五） 煙灰、煙蒂不得丟棄地上，煙灰缸及其易燃物品不得放置寢 室。（六） 換洗衣物不得堆積室內(nèi)，其余必須收柜（箱）內(nèi)，鞋必須放 在床底，擺放整齊。（七） 電視、收音機(jī)的使用，聲音不能放得太大，以免妨礙他人安寧。（八） 就寢后不得有影響他人睡眠行為。（九） 未經(jīng)批準(zhǔn)宿舍不得留宿外人或親友。（十） 夜間最遲應(yīng)于23時(shí)前返回宿舍（注意關(guān)閉門窗），否則應(yīng)向舍監(jiān)報(bào)告。 （十一）貴重物品應(yīng)避免攜人，遺失由各自負(fù)責(zé)。（十二）不得于墻壁、櫥柜上隨意張貼字畫或釘物品。（十三）污穢、廢物、垃圾等應(yīng)集中于指定場(chǎng)所傾倒。（十四）各房間的清潔由住宅人輪流清潔整理。（十五）對(duì)水、電的使用，應(yīng)遵照下列規(guī)定：1水、電不得浪費(fèi)，隨手關(guān)燈及水龍頭。不得有長(zhǎng)明燈、長(zhǎng)流水現(xiàn)象。 2沐浴的水、電用畢即關(guān)閉，浴畢應(yīng)清理場(chǎng)地。3為確保用電安全，宿舍禁止私接電爐絲燒水，凡違反此規(guī)定者，將按宿舍八不準(zhǔn)第三條予以處罰。4離開房間時(shí)，必須將電風(fēng)扇、收錄音機(jī)或其它用電電器關(guān)閉，以免造成因電器發(fā)熱引起的