企業(yè)內(nèi)部溝通制度

1、企業(yè)內(nèi)部溝通制度一、總則(一)制定目的建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通管道并形成制度。(二)適用范圍公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝通時均適用。(三)管理權(quán)責1.總經(jīng)理室權(quán)責(1)總經(jīng)理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會 議資料的準備，會議記錄，會議決議追蹤及呈報；(2)總經(jīng)理信箱(傳統(tǒng)信箱以及電子信箱)的管理，定期收、呈；(3)企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行；(4)公司決議事項和總經(jīng)理指令的通知、傳達；(5)有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。2.各部門主管權(quán)責(1)出席要求參加的會議、執(zhí)行會議決議；(2)根據(jù)會議要求、上級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達會議決議及公司的政

2、策、規(guī)章、要求等；(3)定期或不定期向總經(jīng)理或分管副總作述職匯報，及相關(guān)業(yè)務(wù)狀況的呈報；(4)部門會議的通知、召集、會議資料的準備、會議決議追蹤及呈 報；(5)有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。二、內(nèi)容(一)規(guī)定1 .總則公司組織內(nèi)部的正常溝通管道有如下三種形式：(1)正式的文件(含文書)溝通。(2)會議溝通(例行會議、臨時性會議)。(3)非正式場合、形式的溝通(總經(jīng)理信箱、個別交談等)。2 .文件(含文書)溝通(1)規(guī)章、制度類文件A.規(guī)定各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標準并經(jīng)相關(guān)權(quán)責 主管審核、批準的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般 不針對具體個人、具體時間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必

3、須遵循的基礎(chǔ)性制度； B.公司制定的制度規(guī)章，由(總)經(jīng)理室頒布、發(fā)放。(2)聯(lián)絡(luò)、通知類文書A.進行各種具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適 用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價值或存檔年限 短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。B.各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會等事宜辦理 都可用聯(lián)絡(luò)單形式體現(xiàn)、傳遞。C.上級主管、上級部門的事項通知、指令的傳達、發(fā)布，也都可用聯(lián) 絡(luò)單形式體現(xiàn)。（3）簽（呈）、報告、報表類文書A.下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門、主管部門向公司或總 經(jīng)理的述職報告，專項工作匯報、簽呈及各項業(yè)務(wù)報表等，分為定期 及

4、不定期的呈遞；B.須定期呈報有：生產(chǎn)計劃報表、生產(chǎn)月報表、品質(zhì)分析報表、毛利預(yù)算表、財 務(wù)收支預(yù)算、采購資金計劃表等；業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)報表、銷售及費用月計劃表及相關(guān)分析報告等； 財務(wù)部的財務(wù)報表、財務(wù)分析報告、責任單位成本績效報告； 下級主管對上級主管的述職報告、工作報告。C.不定期呈報專項工作報告；具體事項呈報核準。（4）會議記錄類文書A.各類會議由主持人指定人員做會議記錄，（副）總經(jīng)理主持召集 的會議原則上由（總）經(jīng)理室負責會議記錄；B.對會議決議涉及具體工作安排，須確認追蹤結(jié)果，由會議記錄者形 成決議事項追蹤表，經(jīng)主持人指定專人進行追蹤、確認。（副）總 經(jīng)理主持會議的決議事項的追蹤、確認，除

5、非總經(jīng)理另行指定，原則 上由（總）經(jīng)理室負責；C.對會議決議涉及一般事項的規(guī)定須傳達、通知、知會的，由會議記錄 者形成聯(lián)絡(luò)單，經(jīng)主持人簽名確認后，發(fā)放相關(guān)單位人員；D.重要會議的會議記錄，經(jīng)主持人簽名確認后，由會議記錄者復(fù) 印分發(fā)或傳閱與會人員或相關(guān)人員。（5）文件溝通途徑說明A.審批、發(fā)布公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制定，經(jīng)相關(guān)權(quán)責主管審核， 總經(jīng)理批準后，頒布、發(fā)放；各單位部門內(nèi)部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下 提出或組織制定，經(jīng)部門經(jīng)（副）理審核，總、經(jīng)理批準后，頒布、發(fā) 放；報批前須送（總）經(jīng)理室會審，確認同公司相關(guān)制度無矛盾、 抵觸。發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單”須經(jīng)發(fā)出部門（單位）主管簽

6、章確認并抄送（復(fù) ?。┥隙壷鞴?，須回復(fù)者須經(jīng)受文部門（單位）主管簽章確認，并 抄送（復(fù)印）其上二級主管；對會議記錄類的文書按本制度4.2.4.條款執(zhí)行；對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前，由（總）經(jīng)理室 負責審稿，必要時，上呈總經(jīng)理審閱（核）方可；所有簽（呈）報告、報表均需層呈至上二級主管。B.發(fā)放記錄對傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對象在傳閱記錄 表簽章記錄；對正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在文件分發(fā)記錄表上簽收登錄;對聯(lián)絡(luò)單、決議事項追蹤表等的文書，必要時，發(fā)出部 門可要求收文者在文件分發(fā)記錄表簽收登錄，收文者不得拒簽， 拒簽者予以記過處分。C傳遞規(guī)定文件傳遞采用專門的

7、文件夾傳遞，文件夾外除有“X X部門專 用”字樣外，用不同顏色色標區(qū)分文件性質(zhì)；“急件”使用紅色色標，“密件”使用白色色標，一般性呈閱 文件使用黃色色標，部門間傳遞文件或部門內(nèi)傳閱文件采用綠色色 標；收文者在接收來文后需在規(guī)定的時間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”時限為1小時，其他文件為4小時； D文件存檔由(總)經(jīng)理室負責，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一 份。3.會議溝通(1)會議類別A.例行性會議；B.臨時性會議。(2)例行性會議(3)臨時性會議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責主管依需要時動議召集(4)會議管理A.例行性會議如有變更原則上應(yīng)提前半個工作日通知， 如無變更則不 另行通知；B.臨時性會議原則上應(yīng)至少提前1小時通知參加人員；C.會議參加者必須準時出席并簽到，因故無法到會者，事先須向主持 人請假并取得許可，或派代理人出席（代理人應(yīng)向主持人報備），遲到、 早退者須向主持人報備，取得諒解及同意；D.會議應(yīng)事先明確主題，與會人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準備（包括資料、數(shù)據(jù)）；E.主持人應(yīng)控制會議時程，盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議；F.會議決議的落實實施情況，應(yīng)作為下次會議議題之一。4.非正規(guī)場合、形式的溝通（1）由（總）經(jīng)理室設(shè)置總經(jīng)理信箱，并負責定期的收集、呈遞總 經(jīng)理；（2）除工作接觸外，各級主管應(yīng)定期或不定期與下屬進行交談溝通， 以增進彼此了解，掌握各層次人員的動態(tài)信息，幫