任務(wù)一 出庫作業(yè)操作管理

1、任務(wù)一 出庫作業(yè)操作管理【學習目標】1、掌握商品出庫的基本要求與出庫類型等；2、掌握商品出庫的作業(yè)流程；3、理解商品出庫過程中出現(xiàn)的問題及應對的措施?！灸芰δ繕恕?、具備能夠遵循商品出庫基本要求進行發(fā)貨的能力；2、具備商品出庫作業(yè)的能力（如:審核憑證、信息處理、揀貨分貨的能力等）；3、具備應對商品出庫過程中突發(fā)問題的能力。【引入案例】恒新公司的配件出庫管理大連恒新零部件制造公司（以下簡稱恒新公司），隸屬于大連市政府，是大連市50家納稅大戶之一。作為大連市重點企業(yè)，恒新公司原材料需求很大，每年采購數(shù)額約4億元，所以如何對倉庫進行管理和控制對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。恒新公司在總結(jié)多年的實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上，

2、制訂了下列出庫管理制度，取得較好的效果。配件的出庫是倉儲作業(yè)的重要階段，入庫是倉儲活動的開始，而出庫則是倉庫業(yè)務(wù)的最后階段，它的任務(wù)就是要把配件及時、準確、迅速的發(fā)放到使用對象，不影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作。因此，倉庫應該努力做好出庫工作。為保證配件出庫的及時、準確，使出庫工作盡量一次完成，公司倉庫認真實行“先進先出”原則，在減少物資儲存時間的同時，嚴格按照出庫程序進行。出庫程序如圖6-1所示。清理發(fā)料復核備料核對出庫憑證出庫前準備圖6-1 恒新公司配件出庫流程（1）配件出庫前的準備。倉庫要深入實際，掌握用料規(guī)律，并根據(jù)出庫任務(wù)量安排好所需的設(shè)備人員和場地等。（2）核對出庫憑證。倉庫人員發(fā)出的配件，

3、主要是車間所領(lǐng)用，有少部分對外銷售、委托加工或者為基建工程所領(lǐng)用。為了確定出庫配件的用途，計算新產(chǎn)品陳本，防止配件被盜，出庫時必須有一定的憑證手續(xù)，嚴禁無單或白條發(fā)貨。配件出庫憑證主要有：領(lǐng)料單、外加工發(fā)料單等。保管員接到領(lǐng)料通知單，必須認真核對，無誤后方可發(fā)料。（3）備料。按照出庫憑證所列進行備料，同時變動料卡的余存數(shù)量，填寫事發(fā)數(shù)量和日期等。（4）復核。為防止差錯，備料后必須進行復核。復核的主要內(nèi)容有：出庫憑證與配件的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否合格。（5）發(fā)料和清理。復核無誤后，即可發(fā)料。發(fā)料完成后，當日登記銷賬，清理單據(jù)、證件，并清理現(xiàn)場。（6）倉庫出庫工作的好壞直接影響到企業(yè)正常經(jīng)營和

4、秩序，影響配件的盈虧、損耗和周轉(zhuǎn)速度。想一想：恒新公司的配件出庫程序有什么優(yōu)缺點嗎？【相關(guān)知識】商品出庫業(yè)務(wù)是商品儲存業(yè)務(wù)的最后一個環(huán)節(jié)，是倉庫根據(jù)使用單位或業(yè)務(wù)部門開出的商品出庫憑證（提貨單、領(lǐng)料單、調(diào)撥單），按其所列的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量和時間、地點等項目，組織商品出庫，登賬、配貨、復核、點交清理、送貨等一系列工作的總稱。一、商品出庫的要求和形式（一）商品出庫的依據(jù)和要求1.商品出庫的依據(jù)商品出庫必須依據(jù)貨主開出的商品出庫憑證進行。不論在任何情況下，倉庫都不得擅自動用，變相動用或者外借貨主的庫存商品。2.商品出庫的要求（1）貫徹先進先出的原則。所謂先進先出就是根據(jù)商品入庫的時間先后，先入庫

5、的商品先出庫，以保持庫存商品質(zhì)量完好狀態(tài)。尤其對于易變質(zhì)、易破損、易腐敗的商品、機能易退化、老化的商品，應加快周轉(zhuǎn)，對變質(zhì)失效的商品不準出庫。（2）出庫憑證和手續(xù)必須符合要求。出庫憑證的格式不盡相同，但不論采用何種形式必須真實、有效。出庫憑證不符合要求，倉庫都不得擅自發(fā)貨。特殊情況發(fā)貨必須符合倉庫有關(guān)規(guī)定。（3）要嚴格遵守倉庫有關(guān)出庫的各項規(guī)章制度。倉庫里主要的規(guī)章制度包括以下幾項：商品出庫必須遵守各項制度，按章辦事。發(fā)出的商品必須與提貨單、領(lǐng)料單或調(diào)撥單上所列的名稱、規(guī)格、型號、單價、數(shù)量相符合。未驗收的商品以及有問題的商品不得發(fā)放出庫。商品入庫檢驗與出庫檢驗的方法應保持一致，以免造成人為的

6、庫存盈虧。超過提貨單有效期尚未辦理提貨手續(xù)的，不得發(fā)貨。（4）提高服務(wù)質(zhì)量，滿足用戶需要。商品出庫要求做到及時、準確、保質(zhì)、保量地將商品發(fā)放給收貨單位，防止差錯事故發(fā)生；工作盡量一次完成，提高作業(yè)效率；為用戶提貨創(chuàng)造各種方便條件，協(xié)助用戶解決實際問題。為實現(xiàn)上述基本要求，商品出庫時要做到“三不”、“三核”、“五檢查”。“三不”就是未接單據(jù)不翻賬，未經(jīng)審查不備貨，未經(jīng)復核不出庫；“三核”，即在發(fā)貨時，要核實憑證、核對賬卡、核對實物；“五檢查”，即對單據(jù)和實物要進行品名檢查、規(guī)格檢查、包裝檢查、件數(shù)檢查、質(zhì)量檢查。 （二）商品出庫的方式商品出庫的方式目前主要有以下6種形式。1.客戶自提客戶自提是指

7、客戶自派車輛和人員，持提貨單（領(lǐng)料單）到倉庫直接提貨的一種出庫方式。這種方式是倉庫通常所稱得提貨制。它具有“提單到庫，隨到隨發(fā)，自提自運”的特點。為劃清交接責任，倉庫發(fā)貨人與提貨人在倉庫現(xiàn)場，對出庫商品當面交接清楚并辦理簽收手續(xù)。這種方式適用于運輸距離近，提貨數(shù)量少的客戶。2.送貨上門送貨上門就是倉儲單位派自己的車輛和人員，根據(jù)用戶的要求，把出庫憑證所開列的商品，直接運送到客戶指定地點的一種出庫方式，這種發(fā)貨形勢就是通常所稱得送貨制。倉庫實行送貨，要劃清交接責任。倉儲部門與運輸部門的交接手續(xù)，是在倉庫現(xiàn)場辦理完畢的。運輸部門與收貨單位的交接手續(xù)，是根據(jù)貨主單位與收貨單位簽訂的協(xié)議，一般在收貨單

8、位指定的到貨目的地辦理。送貨具有“預先付貨、按車排貨、發(fā)貨等車”的特點。倉庫實行送貨具有多方面的好處：倉庫可預先安排作業(yè)，縮短發(fā)貨時間；收貨單位可避免因人力、車輛等不便而發(fā)生的取貨困難；在運輸上，可合理使用運輸工具，減少運費。3.代辦托運代辦托運是指倉庫接受客戶的委托 ，為客戶辦理商品托運時，依據(jù)貨主開具的出庫憑證上所列商品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、價格等，辦理出庫手續(xù)，通過運輸部門如公路、鐵路、水路、航空等，把商品發(fā)運到用戶指定地點的一種出庫方式。這種方式較為常見，也是倉庫推行優(yōu)質(zhì)服務(wù)的措施之一。適用于大宗、長距離的商品運輸。4.過戶過戶是一種就地劃撥的形式。商品雖未出庫，但是所有權(quán)已從原有

9、的貨主轉(zhuǎn)移到新的貨主。倉庫必須根據(jù)原有貨主開出的正式過戶憑證，才予辦理過戶手續(xù)。5.轉(zhuǎn)倉貨主單位為了業(yè)務(wù)方便或改變商品儲存條件，需要將某批庫存商品從甲庫轉(zhuǎn)移到乙?guī)?，這就是轉(zhuǎn)倉的出庫方式。倉庫也必須根據(jù)貨主單位開出的正式轉(zhuǎn)倉票，才予辦理轉(zhuǎn)倉手續(xù)。6.取樣取樣是貨主對商品質(zhì)量檢驗、樣品陳列等需要，到倉庫取貨樣，倉庫必須根據(jù)正式取樣憑證才予發(fā)給樣品，并做好財務(wù)記錄。二、組織商品出庫作業(yè)由于各種類型的倉庫具體儲存的商品種類不同，經(jīng)營方式不同，商品出庫的程序也不盡相同，但就其出庫的操作內(nèi)容來講，一般的出庫業(yè)務(wù)程序如圖6-2所示，主要包括出庫憑證審核、揀貨、發(fā)貨檢查、包裝、分貨及貼標簽、出庫信息處理等。出

10、庫憑證審核出庫信息處理揀貨分貨包裝發(fā)貨檢查搬運到發(fā)貨準備區(qū)堆碼、貼標簽單證流轉(zhuǎn)處理裝車發(fā)貨發(fā)貨后的清理工作圖6-2 出庫工作流程1.出庫憑證審核倉儲業(yè)務(wù)部門接到商品出庫憑證如（表6-1）時，首先要對出庫憑證進行仔細地審核工作。審核的主要內(nèi)容包括：領(lǐng) 料 單用料單位： 編號：項目或用途： 登帳日期：領(lǐng)料日期： 年 月 日物資編號規(guī)格品名單位數(shù)量單價金額計劃實發(fā)領(lǐng)料單位主管： 領(lǐng)料人： 報關(guān)員：表6-1 領(lǐng)料單（1）審核出庫憑證的合法性和真實性；（2）核對商品的品名、型號、規(guī)格、單價、數(shù)量等有無錯誤；（3）核對收貨單位、到站、銀行賬號等是否齊全和準確；如發(fā)現(xiàn)出庫憑證有問題，需經(jīng)原開證單位進行更正并

11、加蓋公章后，才能安排發(fā)貨業(yè)務(wù)。但在特殊情況下（如救災、搶險等）下，可經(jīng)領(lǐng)導批準先發(fā)貨，事后及時補辦手續(xù)。2.出庫信息處理出庫憑證審核無誤后，將出庫憑證信息進行處理，采用人工處理方式時，記賬員將出庫憑證上的信息按照規(guī)定的手續(xù)登記入賬，同時在出庫憑證上批注出庫商品的貨位編號，并及時核對發(fā)貨后的結(jié)存數(shù)量。當采用計算機進行庫存管理時，將出庫憑證的信息錄入微機后，由出庫業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動進行信息處理，并打印生成相應的揀貨信息（揀貨單等憑證，例如表6-2所示揀貨單），作為揀貨作業(yè)的依據(jù)。揀 貨 單 揀貨單號： 序號商品名稱商品編號儲位號碼包裝單位揀取數(shù)量備注托箱單揀貨人： 檢查人：表6-2 揀貨單3.揀貨揀貨作

12、業(yè)是依據(jù)客戶的訂貨要求或倉儲配送中心的送貨計劃，盡可能迅速、準確地將商品從其儲位或其他區(qū)域揀取出來的作業(yè)過程。按照揀貨過程自動化程度的不同，揀貨分為人工揀貨、機械揀貨、半自動揀貨和自動揀貨四種方式。揀貨作業(yè)除了一些自動化設(shè)備逐漸被開發(fā)出來利用外，很多情況下還主要是勞動力密集型作業(yè)，為了有效提高作業(yè)效率，在進行揀貨系統(tǒng)構(gòu)筑時，可以從以下幾個方面著手改進：不要等待-零閑置時間不要拿去-零搬運不要走動-動線盡可能的短不要思考-零判斷作業(yè)（盡可能依靠規(guī)程而不是依靠經(jīng)驗）不要尋找-儲位管理不要書寫-無紙化作業(yè)不要檢查-條形碼由電腦檢查4.分貨分貨也稱為配貨，揀貨作業(yè)完成后，根據(jù)訂單或配送路線等不同的組合

13、方式對貨品進行分類。需要流通加工的商品，先按流通加工方式分類，再按送貨要求分類，這種作業(yè)稱為分貨作業(yè)。分貨作業(yè)可分為人工分貨和自動分貨兩種方式。（1）人工分貨。人工分貨方式是指分貨作業(yè)過程全部由人工完成。分貨作業(yè)人員根據(jù)訂單或其他方式傳遞過來的信息進行分貨作業(yè)。分貨完成后，由人工將各客戶訂購的商品放入已標示好的各區(qū)域或容器中，等待出貨。（2）自動分貨。自動分貨是利用自動分類機來完成分貨工作的一種方式。圖6-3所示為自動分貨設(shè)備。自動分貨系統(tǒng)一般應用于自動化倉庫，適用于多品種，業(yè)務(wù)量大且業(yè)務(wù)穩(wěn)定的場合。圖6-3 自動分貨設(shè)備5.出貨檢查為保證出庫商品不出差錯，配貨后應立即進行出庫檢查。出庫檢查是

14、防止發(fā)貨差錯的關(guān)鍵。采用人工揀貨和分貨作業(yè)方式時，每經(jīng)一個作業(yè)環(huán)節(jié)，必須仔細檢查，按照“動碰復核”的原則，既要復核單貨是否相符，又要復核貨位結(jié)存數(shù)量來驗證出庫量是否正確。發(fā)貨前由專職或兼職復核員按出庫憑證對出庫商品的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量等仔細地進行復驗，檢查無誤后，由復核員在出庫憑證上簽字，方可包裝或交付裝運。在包裝、裝運過程中要再次進行復核。6.包裝出庫商品有的可以直接裝運出庫，有的還需要經(jīng)過包裝待運環(huán)節(jié)。特別是發(fā)往外地的商品，為了適應安全運輸?shù)囊?，往往需要進行重新組裝，或加固包裝等作業(yè)。凡是由倉庫分裝、改裝或拼裝的商品，裝箱人員要填制裝箱單，標明箱內(nèi)所裝商品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量以及

15、裝箱日起等，并由裝箱人員簽字或蓋章后放入箱內(nèi)供收貨單位查對。為了保證出庫商品安全運達目的地，包裝應符合下列要求：（1）根據(jù)商品的外形特點，選用適宜的包裝材料，其重量和尺寸，應便于裝卸搬運；（2）要符合商品運輸要求，包裝應牢固，內(nèi)襯應穩(wěn)固；怕潮商品包裝時應增加一層防潮材料；易碎商品包裝時應內(nèi)墊軟質(zhì)襯墊物。包裝的外部要做明顯標志，標明對裝卸搬運的要求及其他標志。（3）嚴禁互相影響或性質(zhì)互相抵觸的商品混合包裝。（4）要充分利用包裝容積。（5）要節(jié)約包裝材料，盡量使用原包裝物和舊包裝物。（6）包裝完畢后，要在外包裝上標明收貨單位、到站、發(fā)貨號、本批商品的總包裝件數(shù)、發(fā)貨單位等，要字跡清晰，書寫要準確。

16、7.貨物交接出庫商品無論是要貨單位自提，還是交付運輸部門發(fā)運，發(fā)貨人員必須向收貨人或運輸人員按單逐件交接清楚，劃清責任。在得到接貨人員的認可后，再出庫憑證上加蓋“商品付訖”印戳，同時給接貨人員填發(fā)出門證，門衛(wèi)安出門證核驗無誤后方可放行。8.出庫后的處理工作商品交接以后應及時進行發(fā)貨后的處理工作。人工處理過程由發(fā)貨業(yè)務(wù)員在出庫憑證上填寫“實發(fā)數(shù)”、“發(fā)貨日期”等項內(nèi)容，并簽名，然后將出庫憑證其中的一聯(lián)及有關(guān)證件資料，及時送交貨主單位，以便貨主辦理貨款結(jié)算事宜。根據(jù)留存的一聯(lián)出庫憑證登記實物儲存明細賬。做到隨發(fā)隨記，日清月結(jié)，賬面余額與實際庫存和卡片相符。出庫憑證應該當日清理，定期裝訂成冊，妥善保

17、存，已備查用。采用微機管理系統(tǒng)，應及時將出庫信息輸入管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動更新數(shù)據(jù)。三、出庫單證流轉(zhuǎn)和賬務(wù)處理出庫單證包括提貨單、送貨單、移庫單和過戶單等。不同的出庫方式其單證流轉(zhuǎn)與賬務(wù)處理的程序也不一樣，現(xiàn)在以自提方式的單證流轉(zhuǎn)介紹如下：自提方式的單證流轉(zhuǎn)和賬務(wù)處理過程可以用如圖6-4所示的數(shù)據(jù)流程圖來表示。圖6-4 自提方式數(shù)據(jù)流程圖第一步：提貨人把貨主單位或倉儲企業(yè)部門開具的提貨單送交倉儲部門的會計。業(yè)務(wù)會計認真核對印簽，背書提貨單上的有效期及開列各種項目，審核無誤后，在提貨單上簽注結(jié)存數(shù)并簽字，然后根據(jù)提貨單記載保管帳。第二步：將提貨單傳遞給發(fā)貨業(yè)務(wù)員，當發(fā)貨業(yè)務(wù)員接到經(jīng)會計批注的提貨單后

18、，辦理發(fā)貨業(yè)務(wù)。待發(fā)貨業(yè)務(wù)結(jié)束后，在提貨單上加蓋貨物付訖章并簽名，將提貨單交回業(yè)務(wù)會計。第三步：當業(yè)務(wù)會計收到發(fā)貨業(yè)務(wù)員的提貨單后，向提貨人開具出庫憑證和出門證。第四步：出門時，提貨人將出門證交給門衛(wèi)，門衛(wèi)驗證無誤后才能夠放行。第五步：當日出庫工作結(jié)束后，門衛(wèi)將出門證交給業(yè)務(wù)會計，業(yè)務(wù)會計將出門證與已經(jīng)回籠的提貨單逐一核對。如果發(fā)現(xiàn)提貨單或者出門證不符，應該立即追查原因，進行妥善處理。四、商品出庫過程中出現(xiàn)問題的處理商品在出庫過程中可能會出現(xiàn)很多問題，正確處理這些問題可以挽回公司和客戶的損失，針對各種不同的問題應該采取不同的方法處理。1.出庫憑證（提貨單）上的問題及處理（1）凡出庫憑證超過提貨

19、期限，用戶前來提貨，必須先辦理手續(xù)，按規(guī)定繳足逾期倉儲保管費，然后方可發(fā)貨。（2）凡發(fā)現(xiàn)出庫憑證有疑點，或者情況不清楚，以及出庫憑證發(fā)現(xiàn)有假冒、復制、涂改等情況時，應及時與倉庫保衛(wèi)部門以及出具出庫單的單位或部門聯(lián)系，妥善處理。提貨時，用戶發(fā)現(xiàn)規(guī)格開錯，保管員不得自行調(diào)換規(guī)格發(fā)貨，必須通過制票員重新開票方可發(fā)貨。（3）商品進庫未驗收，或者期貨未進庫德出庫憑證，一般暫緩發(fā)貨，并通知貨主，待貨到并驗收后再發(fā)貨，提貨期順延。（4）如客戶因各種原因?qū)⒊鰩鞈{證遺失，客戶應及時與倉庫發(fā)貨員和賬務(wù)人員聯(lián)系掛失；如果掛失時貨已被提走，保管人員不承擔責任，但要協(xié)助貨主單位找回商品；如果貨還沒有提走，經(jīng)保管人員和賬

20、務(wù)人員查實后，做好掛失登記，將原憑證作廢，緩期發(fā)貨。2.提貨數(shù)與實存數(shù)不符若出現(xiàn)提貨數(shù)與商品實存數(shù)不符的情況，一般是實存數(shù)小于提貨數(shù)，造成這種問題的原因主要有：（1）商品入庫時，由于驗收問題，增大了實收商品的簽收數(shù)量，從而造成賬面數(shù)大于實存數(shù)。（2）倉庫保管人員和發(fā)貨人員在以前的發(fā)貨過程中，因錯發(fā)、串發(fā)等差錯形成實際商品庫存數(shù)小于賬面數(shù)。（3）貨主單位沒有及時核減開的提貨數(shù)，造成庫存賬面數(shù)大于實際儲存數(shù)，從而開出的提貨單數(shù)量過大。（4）倉儲過程中造成的貨物的毀損。當遇到提貨數(shù)量大于實際商品庫存數(shù)量時，無論是何種原因造成的，都需要和倉庫主管部門以及貨主單位及時取得聯(lián)系后再作處理，具體的處理方式有

21、：如屬于入庫時登記錯帳，則可以采用“報出報入”方法進行調(diào)整；如屬于倉庫保管員串發(fā)、錯發(fā)引起的問題，應該有倉庫負責解決庫存數(shù)提單數(shù)之間的差數(shù)；如屬于貨主單位漏記賬而多開的，應由貨主單位出具新的提貨單；如果是倉儲過程中的損耗，需要考慮該損耗的數(shù)量是否在合理的范圍之內(nèi)，并與貨主單位協(xié)調(diào)解決。3.串發(fā)貨和錯發(fā)貨所謂串發(fā)貨和錯發(fā)貨主要是指發(fā)貨人對商品種類規(guī)格不很熟悉的情況下，或者由于工作中的疏漏，把錯誤規(guī)格、數(shù)量的商品發(fā)出庫的情況。在這種情況下，如果商品尚未離庫，應立即組織人力，重新發(fā)貨。如果商品已經(jīng)提出倉庫，保管人員要根據(jù)實際庫存情況，如實行本庫主管部門和貨主單位講明串發(fā)和錯發(fā)貨的品名、規(guī)格、數(shù)量、提

22、貨單位等情況，會同貨主單位和運輸單位共同協(xié)商解決。一般在無直接經(jīng)濟損失的情況下，由貨主單位重新按實際發(fā)貨數(shù)沖單（票）解決。如果形成直接經(jīng)濟損失，應按賠償損失單據(jù)沖轉(zhuǎn)調(diào)整保管賬。4.包裝破漏包裝破漏是指在發(fā)貨過程中，因商品外包裝破散、砂眼等現(xiàn)象引起的商品滲漏、裸露等問題。這種問題主要是在儲存過程中因堆垛擠壓，發(fā)貨裝卸操作不慎等情況引起的，發(fā)貨時都應經(jīng)過整理或更換包裝，方可出庫 ，否則造成的損失應由倉儲部門承擔。5.漏記和錯記賬漏記賬是指在商品出庫作業(yè)中，由于沒有及時核銷商品明細賬而造成賬面數(shù)量大于或小于實存數(shù)的現(xiàn)象。錯記賬是指在商品出庫后核銷明細賬時沒有按實際發(fā)貨出庫的商品名稱、數(shù)量登記，從而造成賬實不符的情況。無論是漏記賬還是錯記賬，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除及時向有關(guān)領(lǐng)導如實匯報情況外，同時還應根據(jù)愿出庫憑證查明原因調(diào)整保管賬，使之與實際庫存保持一致。如果漏記和錯記賬給貨主單位、運輸單位和倉儲單位造成經(jīng)濟損失，應予賠償，同時追究相關(guān)人員的責任。6.退貨處理商品出庫后，應出庫時發(fā)生差錯造成的商品退貨，這時要對這部分商品進行妥善處理，才能樹立企業(yè)的形象，最大限度的挽回經(jīng)濟損失。由于提貨單位任務(wù)變更或其他原因要求退貨時，可經(jīng)有關(guān)方同意，辦理退貨。退回的貨物必須符合原發(fā)