淺談醫(yī)院檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)化

1、    淺談醫(yī)院檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)化    馮俊楠摘 要：棗莊市立醫(yī)院的檔案管理能否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，其中一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是檔案工作是否能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化，在完善管理的硬件之后，檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的一個基礎(chǔ)方式就是完善文書的管理。當(dāng)前，棗莊市立醫(yī)院著力推進(jìn)文件中心的建設(shè)以及文檔融合的建設(shè)，必須在文件保存時間的規(guī)定下實(shí)現(xiàn)棗莊市立醫(yī)院檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化，要對文件分類，建立暫時、永久的文件保存機(jī)制，實(shí)現(xiàn)棗莊市立醫(yī)院文件整理的標(biāo)準(zhǔn)化。關(guān)鍵詞：棗莊市立醫(yī)院；檔案整理；標(biāo)準(zhǔn)化1 文件中心、文檔融合的必要性以及概念什么是文檔融合：針對現(xiàn)階段棗莊市立醫(yī)院各部門在文件檔案整理中出現(xiàn)的分

2、散、遺失現(xiàn)象，將各類文件，檔案進(jìn)行收集、分類、融合，實(shí)現(xiàn)文檔統(tǒng)一管理。文件中心是一個紐帶，主要連接者檔案部門以及產(chǎn)生文件的棗莊市立醫(yī)院各部門，我國的眾多研究者將其稱之為文件生命周期理論。文件生命周期理論主要是指：文件從出現(xiàn)到消亡、永久保留都是一個文件的生命經(jīng)歷。這個階段能夠劃分成以下幾個時期，因?yàn)槲募總€時期的作用、價值以及特點(diǎn)都不一樣，每個時期的文件檔案都有適合其存在以及保存的位置。國內(nèi)外的研究者對生命周期理論中的時期劃分各有各的說法、爭論不斷。四個時期的劃分原則是與我國的實(shí)際狀況相適應(yīng)的，這四個時期分別是：制作時期、實(shí)際利用時期、短時間保留時期以及永久保留時期。生命周期理論在對文件的規(guī)定中

3、強(qiáng)調(diào)文件的生命經(jīng)歷應(yīng)該是持續(xù)的，動態(tài)的以及完好的。在檔案的歸檔處所使用的是非合并的管理方式，這就使得文件在不同時期都是獨(dú)立的不受對方的干擾，導(dǎo)致了文件、檔案的離散。如何在現(xiàn)實(shí)工作中去除這個缺陷，一定要采用文檔融合的辦法，將文件的第二個、第三個時期合并。這樣的合并方法與文件的移動特征相互適應(yīng)，在這兩個時期中文件都是移動的，因此文件是非常不穩(wěn)定的。同時這也是一個過渡時期、中間時期，主要表現(xiàn)在文件由產(chǎn)生的部門發(fā)送到收集的部門，主要目的是實(shí)現(xiàn)原始價值的再次利用。這四個時期都存在于文件之中，不同的就是利用的價值、存放的位置以及文件的特征。所以，文檔的融合主要是在第二個、第三個時期完成的，之后完成文件管理

4、的一體化。按照生命周期理論對文件運(yùn)動的解釋，其在不同時期的運(yùn)動中所使用的管理辦法以及地址都必須是不一樣的。最特別的就是：文件的短時間保留時期，文件在這一時期必須歷經(jīng)時間的檢驗(yàn)，有價值的留下，反之則反，有一些文件只在極短的時間內(nèi)有價值之后必須加以毀滅，有長時間價值的文件必須加以永久性的保留。所以，一定要建立一個過渡部門統(tǒng)籌文件過渡時期的整理、保管工作。文件中心就這樣應(yīng)運(yùn)而生。文檔融合以及文件按中心的成立不但有著較強(qiáng)的理論觀點(diǎn)，而且在實(shí)踐中也是可行的，下面主要闡述實(shí)踐中的可行性。文檔的相互隔離弊大于利，這會導(dǎo)致大量有價值的文件、檔案流失以及損壞，檔案管理部門中的文檔質(zhì)量也會逐漸降低，醫(yī)務(wù)人員在臨床

5、治療中可使用的參考數(shù)據(jù)也會降低，檔案為醫(yī)師服務(wù)的功能也會逐漸下降，同時會導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)在棗莊市立醫(yī)院的位置也會下降。伴隨互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，計算機(jī)在棗莊市立醫(yī)院的文檔管理中得到大規(guī)模的使用，減少了傳統(tǒng)工作中發(fā)生的重復(fù)整理事件，實(shí)現(xiàn)了文檔的融合，最大限度的提升了文件檔案的管理質(zhì)量，使檔案能夠發(fā)揮其自身的價值。如何從根本上解決文檔隔離的缺陷？檔案管理人員必須在文檔開始運(yùn)轉(zhuǎn)之前就進(jìn)行文檔的整理。文件中心極大的改善了棗莊市立醫(yī)院各部門之間文件管理不協(xié)調(diào)的缺陷。棗莊市立醫(yī)院的檔案管理能否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，其中一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是檔案工作是否能夠做到標(biāo)準(zhǔn)化，在完善管理的硬件之后，檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的一個基礎(chǔ)方式就

6、是完善文書的管理。大量的實(shí)踐證明，文書管理和檔案管理雖然相互獨(dú)立，擁有不同的任務(wù)，但是檔案卻是來自于文書，文書最后還是要演變?yōu)闄n案，因此，文書與檔案在文檔的整理中有著密切的聯(lián)系。所以，必須加強(qiáng)意識訓(xùn)練，使文書、檔案管理逐漸走向標(biāo)準(zhǔn)化。在日常的醫(yī)療中，必須嚴(yán)格規(guī)定文書整理的標(biāo)準(zhǔn)性，努力實(shí)現(xiàn)棗莊市立醫(yī)院檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化。2 棗莊市立醫(yī)院檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化的前提條件檔案在形成之前是公文，公文逐漸構(gòu)成檔案。公文整理的狀況不但對公文的質(zhì)量有著重要的影響，而且對檔案整理的效果也有巨大的影響，關(guān)系著檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化能否完成。所以，公文的整理必須也要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的整理原則，最大限度的提升檔案整理的效果，確保棗莊市立

7、醫(yī)院檔案標(biāo)整理準(zhǔn)化的工作能夠取得一個滿意的效果。第一點(diǎn)：整理公文時使用的紙張不僅要質(zhì)量好，而且紙張的規(guī)格、尺寸都要與國家的相關(guān)規(guī)定一樣。公文的排版是橫向排版，裝訂選擇在紙張的左側(cè)。第二點(diǎn)：整理公文時一定要有相關(guān)手續(xù)，符合審批的條件，明確標(biāo)題，主送、抄送的部門有沒有要求，落款要與公文一樣，有確切的日期。第三點(diǎn)：字跡清晰、明確。公文在草擬、打印的時候必須使用符合規(guī)定的紙張、墨水，確保公文字跡的清晰、準(zhǔn)確，這樣方便對公文進(jìn)行永久化保存。第四點(diǎn)：文種必須符合當(dāng)前的規(guī)定，采取合適的書寫規(guī)范，不許使用沒有出現(xiàn)的簡稱，而且要使用常見字，這樣可以使棗莊市立醫(yī)院檔案的整理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，便于醫(yī)師的搜索。3 棗莊

8、市立醫(yī)院檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵步驟實(shí)現(xiàn)棗莊市立醫(yī)院檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化一個關(guān)鍵的問題就是：沒有順序的卷宗合并以及不斷重復(fù)的公文。棗莊市立醫(yī)院檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化的最終目的？在檔案的保存時確保檔案的價值最大化以及卷宗整理的標(biāo)準(zhǔn)化，能夠使用現(xiàn)代化的搜索手段快速搜索。完成這個目標(biāo)的關(guān)鍵就是建立“以我為主”檔案整理原則。什么是“以我為主”的檔案整理原則？主要是指：檔案的整理必須按照棗莊市立醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定實(shí)施，在文書的整理以及檔案的整理中都必須嚴(yán)格按照這一原則實(shí)施，這是促進(jìn)棗莊市立醫(yī)院檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化的一個關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。在棗莊市立醫(yī)院的日常工作中，相關(guān)的檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行不歸檔文件銷毀辦法，同時要注意對以下問題的解

9、決：1.對于文檔整理的時間、效率加以準(zhǔn)確的把握，完成文檔整體每個時期的任務(wù)后，才可以進(jìn)入棗莊市立醫(yī)院的檔案館，未完成任務(wù)的，則不能進(jìn)入棗莊市立醫(yī)院的檔案館，否則將會導(dǎo)致檔案管理的失控。2.了解檔案整理的重點(diǎn)、同時進(jìn)行分工合作。檔案整理的原則必須是“以我為主”，在棗莊市立醫(yī)院的日常工作中重視對資料與文件的劃分，劃分的重點(diǎn)就是：內(nèi)容是否一致、形式是否一致、效果是否一致，重視實(shí)踐的作用，降低棗莊市立醫(yī)院檔案整理中出現(xiàn)的各種問題，最大限度的提升檔案整理的實(shí)際效果。3.堅持“以我為主”的檔案整理規(guī)則的同時，必須保證檔案完全沒有損失。檔案的整理中不但要了解重點(diǎn)更要區(qū)分主次，嚴(yán)格檔案整理的規(guī)則，排除不合規(guī)定的文件，而且，整理的時候要避免檔案的丟失。由其是檔案的歸納中，必須將類型一樣的檔案歸為一類，確保檔案不受損失，這樣就能夠?qū)σ粋€問題進(jìn)行詳細(xì)深刻的解釋，提升檔案在使用中的價值，而且，必須確保檔案整理完成之后的不受損失性，但是檔案也不冗雜龐大，給棗莊市立醫(yī)院檔案整理工作的標(biāo)準(zhǔn)化打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。4 總結(jié)通過棗莊市立醫(yī)院實(shí)踐說明，檔案整理的時候是否不受損失決定著檔案的價值，棗莊市立醫(yī)院檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化受到檔案整理的方法以及檔案的裝訂等因素的影響。所以，在促進(jìn)棗莊市立醫(yī)院檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)化的時候，棗莊市立醫(yī)院必須重視檔案整理的問題，使檔案的整理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，方便于棗