酒店備用金管理

1、制 度 名 稱 ： 備 用 金制度目標(biāo)： 保證備用金按經(jīng)營管理要求而設(shè)置，運作及控制。制度程序： 1、 備用金之設(shè)置11備用金乃按照酒店前臺及各營業(yè)部門實際運作需要而設(shè)立；12財務(wù)部另設(shè)零用現(xiàn)金，由專人負(fù)責(zé)，以便各部門報銷符合零用金報銷規(guī)定之小額費用。13各營業(yè)點備用金及零用金之金額由財務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理決定。財務(wù)總監(jiān)每季度重新按業(yè)務(wù)情形調(diào)整或維持各項備用金或零用金之額度；14備用金采取補(bǔ)充定額制，各備用金保管人須經(jīng)常檢查其金額 與未補(bǔ)款單據(jù)須相等于其核發(fā)金額。15各 職能人員獲發(fā)備用金者，均須填妥備用金申請單 (表格ACF009 ,由財務(wù)總監(jiān)審批后到總出納處領(lǐng)取。16 備用金申請單一式四份，分發(fā)

2、如下：a) 總出納處作為支付憑證；b) 總出納處存檔備查及作退款時紀(jì)錄；c) 存入該員工之人事檔案中；d) 員工本人存根；2、 備用金分類21營運性備用金a) 專管備用金( Individual Float )由保管人專人專用，只限于保管人當(dāng)班時間在指定當(dāng)班地點運作，下班時須鎖入指定的保險箱中；b) 滾存?zhèn)溆媒? Rotating Float ) 按照某部門營運特點(例如前臺為 24 小時運作)而授予該職 能運作而非個人。此類備用金由當(dāng)班保管人下班時移交給接 班的保管人，雙方點算金額無誤后在特設(shè)的備用金交接本上 簽署交收；c) 臨時備用金( Temporary Float ) 各營業(yè)點按特殊情

3、形需領(lǐng)用額外之臨時備用金時，填妥 備用金申請單 注明該臨時備用金的金額、 用途及退還 時間，由財務(wù)總監(jiān)審批 。21 總出納處備用金 總出納處備用金用于應(yīng)付營業(yè)性備用金的變化情形及臨性需 要。總出納員下班時須將備用金鎖入其專用保險箱中。22 零用現(xiàn)金詳見 1。 2。3 備用金使用范圍備用金之使用范圍只限于備用金申請單上指定之用途， 保管人不不得移作他用。4 備用金之保管與控制41 保管人對其保管之備用金負(fù)全部責(zé)任，備用金只限于上述第 3 項規(guī)定范圍內(nèi)，下班時須按上述 2。1項保存，不得帶離酒店范圍；42 總出納員按照備用金發(fā)出情形制作備用金匯總表，經(jīng)收人審核員核實后呈交財務(wù)總監(jiān)核準(zhǔn)后之匯總表一式

4、兩份由財務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理存檔；43 備用金若有變動，總出納員須按最新情形重新編制匯總表按以上 4。2 程序處理；44 收入審核員每月不定期由另一財務(wù)人員見證下核點各備用金，將點算結(jié)果填寫備用金審核表 （表格 ACF010），記錄點算日期、時間、保管人、見證人、實點金額、長短款等，并由收入審核員備用金保管人及見證人簽署確認(rèn)后呈交財務(wù)總監(jiān)簽署存檔；45 填寫點算表，外幣與本位幣須分別列出，外幣按當(dāng)日酒店牌價折算，其中如有票據(jù)則須注明票據(jù)日期及名稱、金額等；46 備用金發(fā)現(xiàn)長款，保管人員提交書面報告，解釋長款原因，收入審計將現(xiàn)金點算表復(fù)印件交總出納處跟進(jìn)， 保管人須即日向總出納處繳付長款，總出納處開出

5、收據(jù)作實；47 長款的繳付由總出納員跟進(jìn)，如保管人未按規(guī)定繳付，總出納員于月底將有關(guān)資料交工資核算處從工資中扣繳；4 8 備用金發(fā)現(xiàn)短款，須由保管人負(fù)責(zé)賠償；4 9 收入審計員每月最少點算零用現(xiàn)金一次， 并按上述 4.4 至 4。5 程序記錄點算結(jié)果，發(fā)現(xiàn)長短款情形按上述 4。 6 至 4。 9 項 處理；4.10 財務(wù)總監(jiān)每年度至少隨機(jī)檢查各備用金及零用金一次； 4.11 每月收入審計員列出當(dāng)月之備用金長短情形經(jīng)財務(wù)總簽署后報總經(jīng)理核準(zhǔn)，不可追回的短款作為費用列支。5 備用金之增減變化5 1 財務(wù)總監(jiān)每季度按營業(yè)情形檢討備用金水平是否適當(dāng)；5. 2臨時性之備用金增加按 2。1c項辦理；53

6、長期性之備用金增加由財務(wù)總監(jiān)建議，總經(jīng)理核準(zhǔn)后按1。 5項辦理；5. 4 長期性之備用金減少由財務(wù)總監(jiān)書面通告，總出納處收集各 保管人交來之退款并開出收據(jù)確認(rèn)后，當(dāng)日存入銀行；5. 5 備用金保管人離職或調(diào)離崗位前須先向總出納處退還備用 金，憑總出納處收據(jù)取回總出納處及人事部存檔之備用金申 請單副本，總出納員及人事部退還簽收單上蓋上作廢章以示 手續(xù)完成；5. 6 特殊情形，例如在營業(yè)額中之現(xiàn)金不足，須由備用金中墊付 時，收銀員填妥補(bǔ)款單經(jīng)收人審核員核實后翌日向總出納員 領(lǐng)回；5. 7 零用現(xiàn)金之增減手續(xù)與備用金相同；5. 8 總出納員根據(jù)備用金變動情形重新編制備用金匯總表，按4。2 項處理。6. 零用現(xiàn)金之補(bǔ)充6. 1 零用現(xiàn)金采用補(bǔ)充定額制管理，保管人根據(jù)制度與標(biāo)準(zhǔn)程序AC-10付款審批第5項辦理操作；6 2 保管人對其保管之金額負(fù)全部責(zé)任；6 3 當(dāng)零用現(xiàn)金降低至定額之 25%以下時， 保管人根據(jù)已報銷單據(jù) 制作匯總表，填具付款申請書，一并交財務(wù)部復(fù)核后呈交財 務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理審批；64 審批后由總出納處開出現(xiàn)金支票，以維持其定額現(xiàn)金7 安全守則7 1 所有備用金均須時刻置于安全地點，保管人離開崗位前須將 備用金鎖入指定的保險箱內(nèi)；7 2 保險箱鑰匙隨意亂放或交他人代存；7 3 以下情形時，保險箱密碼與需立即更換；a) 轉(zhuǎn)換保管人b) 有跡象顯示其他人