英國的秘書與秘書工作

1/6英國的秘書與秘書工作發(fā)達(dá)國家，與其語言和種族本屬同一沿革歷程的美國相比，確迥然有異，大相徑庭。表現(xiàn)在之政治性較美國突出鮮明。英國的秘書工作范圍，秘書自身知識(shí)、能力等結(jié)構(gòu)，有其突出的特點(diǎn)。英語中秘書一詞，來自拉丁語。在中世紀(jì)，秘書在大不列顛原本是處理國王通信，處理機(jī)密或秘密緊要問題的高級(jí)官階的人。今天西方秘書的種種工作雖有發(fā)展變化，而機(jī)密和通信技能的原始概念，卻依然保持，同這種職務(wù)有最基本的傳統(tǒng)關(guān)聯(lián)。秘書一詞在英國的概念，按英國牛津字典解釋秘書一為辦事處、營業(yè)所、公司或企業(yè)的雇員，有一種雇傭關(guān)系，其任務(wù)是處理通信，整理記錄，安排約會(huì)。往往有地位有財(cái)富的人士，將秘書作為一種特殊成員，幾乎都有私人秘書；二為高級(jí)官員，其職責(zé)為負(fù)責(zé)通訊、記錄等事宜。不以盈利為目的、團(tuán)體會(huì)社的秘書，是義務(wù)的不受報(bào)酬。三為國家的秘書，負(fù)責(zé)政府機(jī)關(guān)的政務(wù)工作，名為秘書，實(shí)為部長(zhǎng)。如英國的國務(wù)大臣、外交大臣、陸軍大臣，其名稱為，但也稱。就英國高級(jí)官員和國家的秘書而言，英國內(nèi)閣辦公廳及議會(huì)下院的辦事機(jī)構(gòu)，均設(shè)有秘書機(jī)構(gòu)，2/6不僅為內(nèi)閣服務(wù)，還為內(nèi)閣委員服務(wù)，如為委員安排議事日程、起草決議等，在各方面協(xié)助委員會(huì)主席進(jìn)行工作并為大臣的特別會(huì)議服務(wù)。英國議會(huì)下院設(shè)議長(zhǎng)辦事處，下設(shè)四個(gè)辦公室，即議長(zhǎng)辦公室，秘書主要負(fù)責(zé)處理議長(zhǎng)的公文和信件，協(xié)助議長(zhǎng)們進(jìn)行社交和工作方面的聯(lián)系；官方報(bào)告辦公室，主要負(fù)責(zé)下院每周議事錄的印發(fā)工作；決議事宜辦公室，主要負(fù)責(zé)向議員發(fā)送一切有關(guān)議會(huì)的文件；供銷辦公室，主要負(fù)責(zé)出售報(bào)紙和議員需要購買的其它資料。英國下院設(shè)事務(wù)處，主管下院重要事務(wù)。事務(wù)處下設(shè)一處五室，即會(huì)議秘書處，主要負(fù)責(zé)處理議員對(duì)大臣提出質(zhì)詢的通知，并準(zhǔn)備一覽表，列出大臣們答復(fù)質(zhì)詢的日程；委員會(huì)辦公室，負(fù)責(zé)給常設(shè)委員和特別委員配備人員；公議案辦公室，負(fù)責(zé)下院的公議案程序和財(cái)政程序方面的事務(wù)；議事記錄辦公室，負(fù)責(zé)編輯下院每周議事錄、決議事項(xiàng)與會(huì)議記錄等項(xiàng)工作。英國國家秘書既為官職，可分兩類一類是政務(wù)官，一類是事務(wù)官。前者是如上所舉的政府成員，由他們決定政府政策，共同對(duì)議會(huì)負(fù)責(zé)，皆與內(nèi)閣共進(jìn)退；后者則為政務(wù)次長(zhǎng)以下的各級(jí)官員，其任務(wù)是處理政府事務(wù)，如收稅、會(huì)計(jì)、管理教育、衛(wèi)生以及辦理文書等項(xiàng)工作。從事管理這些事務(wù)的宮員，被稱為事務(wù)官員。英國的事務(wù)官員3/6較多，超過萬人，其中普通行政人員約萬人，實(shí)業(yè)人員一萬人，他們都在政府各部會(huì)的政務(wù)官員領(lǐng)導(dǎo)下也行管理，但與內(nèi)閣的進(jìn)退無關(guān)。他們的職業(yè)是非政治性的，是永久性的。英國政府中的普通行政人員分為四級(jí)一是行政級(jí)，包括上述各部常務(wù)次長(zhǎng)、次長(zhǎng)、司長(zhǎng)、副司長(zhǎng)、助理司長(zhǎng)，下至科長(zhǎng)、副科長(zhǎng)等，其職務(wù)為輔助大臣和協(xié)助機(jī)關(guān)制定、草擬政策，聯(lián)系與協(xié)調(diào)各級(jí)工作，改進(jìn)機(jī)關(guān)組織與工作方法，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)行政人員的考核與監(jiān)督。二是非行政級(jí)，這一級(jí)為文官的中下層干部，其職務(wù)是對(duì)次要提案進(jìn)行初步審查分析，對(duì)不重要的事務(wù)進(jìn)行直接指導(dǎo)，以及解決、處理公務(wù)中所引起的問題，負(fù)責(zé)主持次要工作的進(jìn)行等等。三是文書或辦事員級(jí)，其主要任務(wù)是按一定法規(guī)、指示，處理特定事務(wù)，按規(guī)定格式準(zhǔn)確記錄，回答問題及統(tǒng)計(jì)資料，做簡(jiǎn)單的文書起草工作，搜集、提供和保存資料，作為上級(jí)處理工作的依據(jù)。四是打字、文書和計(jì)算機(jī)操作級(jí)，此類人員大部分為婦女，地位為雇員，主要做譽(yù)寫、打字、計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)、接電話等工作。由以上所述，明確看出，英國的政務(wù)官與事務(wù)官，官職是稱謂，從事秘書工作是實(shí)質(zhì)。換言之，這四類行政人員的工作，大致包括了英國的實(shí)際秘書工作，英國的全部秘書工作或秘書職責(zé)盡然歸屬于上述內(nèi)涵。英國的秘書三個(gè)不同的醒目之處4/6制定政策的常務(wù)秘書英國制定國家政策，是由名高級(jí)同僚組成的內(nèi)閣決定。內(nèi)閣之下分設(shè)各部門委員會(huì)，在制定政策的時(shí)候起關(guān)鍵性作用。每一部門委員會(huì)的大臣首先負(fù)責(zé)提出他所管轄范圍的有關(guān)政策，但在提出政策之前，內(nèi)閣大臣必須廣泛聽取專家的意見，首先是常務(wù)秘書的意見。常務(wù)秘書的傳統(tǒng)作用，是收集并整理一切能收集到的詳細(xì)材料和統(tǒng)計(jì)資料，以便做出完善的決定。英國認(rèn)為這是安國根本，正國綱常。在英國體制中，內(nèi)閣大臣絕不能避開其常務(wù)秘書及其部門的技術(shù)專家，而是共同議，言聽計(jì)從于常務(wù)秘書。因此，常務(wù)秘書對(duì)于決策起著相當(dāng)有效的影響作用。常務(wù)秘書必須盡量客觀和公正，根據(jù)所掌握的材料情況，向大臣提出可供選擇的政策以及在執(zhí)行各項(xiàng)選擇方案中，可能遇到的問題和可能出現(xiàn)的后果。一旦做出決定，大臣就必須接受和維護(hù)決定。再者，無論政府如何更迭，常務(wù)秘書的地位總是不變的。雖然常務(wù)秘書在政治上保持中立，但他必須了解情況，明確認(rèn)識(shí)政府的政治哲學(xué)，以便能夠制定達(dá)到政府計(jì)劃目標(biāo)的總戰(zhàn)略。內(nèi)閣秘書內(nèi)閣秘書處包括多名官員，他們分工研究五大方面的政策，即外交、經(jīng)濟(jì)、內(nèi)務(wù)、社會(huì)服務(wù)與技術(shù)。此外，尚有歐洲經(jīng)濟(jì)共同體方面的問題。這多名官員與有關(guān)各部、5/6局的對(duì)口人員保持密切聯(lián)系。內(nèi)閣秘書處對(duì)內(nèi)閣的各個(gè)委員會(huì)都提供秘書方面的支持，對(duì)內(nèi)閣各大臣準(zhǔn)備集體匯報(bào)材料，負(fù)責(zé)將不完善的政策材料退回給主管大臣，要求修改后再行上送。此外，它還盡力預(yù)測(cè)大約半年后可能發(fā)生的一切問題，以便事先得到各部門的意見，提出必要的配合行動(dòng)，使各大臣能座出妥善的決定，故而內(nèi)閣秘書除自己的職能外，尚包括文官系統(tǒng)負(fù)責(zé)人的職能。內(nèi)閣秘書對(duì)文官的影響不外是與各部的常務(wù)秘書一起開會(huì)，討論如何解決全國施政過程中出現(xiàn)的具體問題。內(nèi)閣秘書與文官局的常務(wù)秘書同等地位，也與負(fù)責(zé)外交系統(tǒng)及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的高級(jí)常務(wù)秘書等同。私人秘書英國的私人秘書，不僅不同于其文字種族同一的美國的私人秘書，也與世界各國的私人秘書迥然有別。大臣的私人秘書，是由一般文官擔(dān)任。這是英國文官制度中公認(rèn)的一種標(biāo)準(zhǔn)作法。這種作法吸引人的特點(diǎn)是私人秘書一般都是由常務(wù)秘書向大臣提名并由大臣任命的精神飽滿的文宮充任。除首相的私人秘書是屬于副大臣一級(jí)的以外，多