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文檔簡介

全國服務(wù)熱線 400 114 4001廣州師盛展覽有限公司辦展實(shí)用手冊師盛會(huì)務(wù)關(guān)鍵詞:主辦單位, 會(huì)務(wù)工作, 項(xiàng)目策劃, 策劃階段, 實(shí)施階段, 展后階段, 招商招展, 網(wǎng)絡(luò)營銷, 二維碼應(yīng)用, 總結(jié)評(píng)估你對(duì)展會(huì)的舉辦渠道了解多少,想了解嗎,看看辦展實(shí)用手冊吧!一.策劃階段(一)項(xiàng)目的選定1執(zhí)行項(xiàng)目市場調(diào)查;一般情況下要根據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理位置、交通狀況和展覽設(shè)施條件等特點(diǎn),首先考慮本區(qū)域的優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè),其次考慮重點(diǎn)發(fā)展中的行業(yè),再次考慮政府扶持的行業(yè)。具體分析行業(yè)市場狀況,要摸清楚市場的歸屬,即屬買方市場還是賣方市場等;2辦展資源的整合;辦展資源包括:資金、人力、物力(辦公設(shè)備和通訊工具)以及信息資源和社會(huì)資源;A信息資源是指目標(biāo)客戶的信息量、合作單位的信息量,還有關(guān)于該項(xiàng)目的行業(yè)、產(chǎn)業(yè)的信息量;B社會(huì)關(guān)系是指與該展覽所屬行業(yè)的主辦單位、主管部門還有與各大專業(yè)媒體和公眾媒體的關(guān)系等;3同行對(duì)此項(xiàng)目的反應(yīng); 4該項(xiàng)目舉辦的時(shí)間選定;原則上要避開國內(nèi)外同類展覽項(xiàng)目的舉辦時(shí)間;5創(chuàng)意命題;(二)尋求支持單位尋求對(duì)口的主管部門和單位,作為展覽會(huì)的主辦或支持單位:1. 可以提高展覽會(huì)的檔次、規(guī)格和權(quán)威性;2. 擴(kuò)大展覽會(huì)的影響力,吸引媒體的廣泛關(guān)注,便于展開新聞宣傳和炒作;3. 提高行業(yè)號(hào)召力,利于組織目標(biāo)客戶參展和目標(biāo)買家參觀;4. 代表行業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r和趨勢;5. 有效地形成項(xiàng)目的品牌效應(yīng),最終實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。(三)尋求合作單位,建立營銷網(wǎng)絡(luò)尋求對(duì)口的合作單位,作為展覽會(huì)的招展組團(tuán)代理:1. 提高展覽會(huì)的影響力,加快信息的有效快速傳遞;2. 善用資源,優(yōu)勢互補(bǔ),加快資源整合;3. 最大限度挖掘新客戶,壯大參展隊(duì)伍;4. 最大限度地降低招展成本。二.實(shí)施階段(一)廣告攻勢主辦者應(yīng)圍繞展覽不同的賣點(diǎn)和亮點(diǎn)來進(jìn)行宣傳,按區(qū)域、分行業(yè)地設(shè)計(jì)制作不同的軟廣告和硬廣告;除此之外,我們還可以通過新聞發(fā)布會(huì)、行業(yè)研討會(huì)等形式制造新聞?lì)}材,或?qū)款^參展的行業(yè)代表(企業(yè))進(jìn)行新聞專訪,從側(cè)面?zhèn)鞑フ褂[會(huì)信息,來進(jìn)行新聞炒作。戶外廣告則是利用人流量較大的公共場所,其目的是營造展覽會(huì)的聲勢,形成廣告宣傳攻勢(二)招展和組團(tuán)工作1.尋求支持及協(xié)助單位,建立展覽營銷網(wǎng)絡(luò);2.組織實(shí)施的具體工作項(xiàng)目;() 認(rèn)真做好項(xiàng)目預(yù)算。() 收集可能參展的企業(yè)名錄,或叫展商目標(biāo)名錄,建立信息庫。() 宣傳資料的設(shè)計(jì)、制作,及發(fā)送調(diào)查表、征詢表。() 主辦單位打印文件下發(fā)。()利用新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì),介紹及配合市場的宣傳文章。() 利用各種媒體做宣傳廣告(包括二維碼媒體廣告等)。() 短信發(fā)送、電話聯(lián)系或發(fā)送傳真件、通過因特網(wǎng)發(fā)布信息;(包括現(xiàn)在的二維碼短信、彩信邀請(qǐng)功能,展會(huì)網(wǎng)站的構(gòu)建風(fēng)格,微博一鍵轉(zhuǎn)發(fā)的互動(dòng)方式,都是吸引客戶注意力的新形式,在這方面針對(duì)客戶的宣傳和互動(dòng)更具有影響力)。() 印刷宣傳資料一般有:a.招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào)查表等;b.展商須知(或參展手冊);c.招商邀請(qǐng)函; d.門票; e.會(huì)刊 ;f.紙袋 ;g.展覽會(huì)進(jìn)展報(bào)告、挖掘潛在的 參展企業(yè)、大的參展商。()對(duì)展商目標(biāo)名錄的分析研究、篩選和甄別,發(fā)送招展邀請(qǐng)函、征詢函、調(diào)查表等。() 上門拜訪一些主要的牽頭參展企業(yè)。() 聯(lián)合可能合作的同行,采取讓利的辦法,合作招展。() 展位的銷售安排及布置。()收集盡范圍可能的參觀商名錄,或叫買家目標(biāo)名錄,有計(jì)劃地發(fā)送登記表和門票:可以利用現(xiàn)在的高科技二維碼信息終端實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入、信息查詢、資料搜索等快捷方式。() 與展覽會(huì)有關(guān)的各項(xiàng)廣告征集工作。() 展覽工程業(yè)務(wù)和展具租賃的預(yù)定工作。()展覽現(xiàn)場的氣氛營造(現(xiàn)場的布置、開幕式安排、開幕廣告等)。()展覽現(xiàn)場的優(yōu)質(zhì)服務(wù)(會(huì)務(wù)、廣告、工程、清潔、保安、交通等協(xié)調(diào)工作)。() 主辦、協(xié)辦單位及開幕嘉賓人員的會(huì)務(wù)工作及禮品安排。() 展覽會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、信息的統(tǒng)計(jì)和收集。() 著眼于第二屆的預(yù)告宣傳工作3.組織實(shí)施過程的階段劃分從主辦單位工作劃分:()信息發(fā)布階段:a.發(fā)送調(diào)查表;b.發(fā)送征詢表;c.發(fā)送邀請(qǐng)函。()營造氣氛階段:a.媒體廣告、文章宣傳;b.新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)及研討會(huì)(由專業(yè)會(huì)務(wù)公司提供電子化管理服務(wù));c.主辦單位文件下發(fā)對(duì)口企業(yè);d.電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)廣泛宣傳;e.第二次發(fā)邀請(qǐng)函;f. 合作單位發(fā)邀請(qǐng)函(二維碼短信彩信實(shí)現(xiàn)互動(dòng))。()與展商直接聯(lián)系階段a.電話、傳真、電子郵件;b.拜訪重點(diǎn)客戶;c.合作單位同時(shí)開始招展工作。()與展商洽談階段a.電話;b.約見;c.拜訪;d.傳真;e.發(fā)送籌備進(jìn)度報(bào)告;f.發(fā)送門票。()展覽服務(wù)階段a.廣告征集;b.工程預(yù)定展具工作;c.招商廣告安排;d.招商邀請(qǐng)函;e.招商門票發(fā)放;f.現(xiàn)場營造氣氛(特色電子題詞,二維碼手寫簽到,會(huì)務(wù)智能終端抽獎(jiǎng)、互動(dòng)、智能檢票,這些都是近年較流行的互動(dòng)環(huán)節(jié));G.發(fā)送各種類型的調(diào)查表;h.著眼于第二屆的宣傳;i.現(xiàn)場的專業(yè)服務(wù)。 三.展后階段展后工作一般分三個(gè)階段進(jìn)行:展后跟蹤階段、總結(jié)階段和評(píng)估階段。(一)展后跟蹤階段;1.加深目標(biāo)客戶的印象;2.樹立展覽會(huì)品牌形象;3.為下一屆展覽會(huì)作預(yù)告宣傳。展后跟蹤主要的工作是: 1.感謝工作。對(duì)象是所有的參展企業(yè)、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及曾給予展覽會(huì)大力支持的媒體,都應(yīng)該給予感謝。對(duì)于重要的客戶,我們可以采取登門致謝,甚至通過宴請(qǐng)方式表示謝意。2.媒體跟蹤報(bào)道。主要是對(duì)展覽會(huì)進(jìn)行一個(gè)回顧性的報(bào)道,將有關(guān)情況、有關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料數(shù)據(jù),提供給新聞界炒作,進(jìn)一步擴(kuò)大展覽會(huì)的影響;展覽會(huì)的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)包括:a.展覽環(huán)境如:參觀人數(shù)、專業(yè)含量、平均參觀時(shí)間等;b.展覽效果如:展位布局、成交額、展商和觀眾的反饋意見等;3.發(fā)布下屆展覽信息;4.給展商發(fā)放展后意見調(diào)查表、征詢表。 (二)總結(jié)階段; 1.從籌備到開展中的各項(xiàng)工作總結(jié);2.效益分析和成本核算;3.項(xiàng)目市場調(diào)查。本展覽會(huì)在市場同類項(xiàng)目中所占的市場分額、優(yōu)劣勢比較、競爭情況等。(

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