集團采購管理辦法(已改).doc

廣 東 精 進 能 源 有 限 公 司集團采購管理辦法一、 目的為規(guī)范集團及各分公司生產(chǎn)企業(yè)的采購工作，加強內(nèi)部控制，明確責任，保障采購質(zhì)量和績效，降低采購風險。確保公司生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，特制訂本管理辦法。二、 適用范圍本制度適用于集團公司及各分公司生產(chǎn)企業(yè)的產(chǎn)品消耗物資采購活動。各分公司的勞保用品、辦公用品、食材、電腦耗材物料按各分公司自行制訂的管理規(guī)定執(zhí)行，不在本管理規(guī)定范圍內(nèi)。各公司的設(shè)備及其備件、工裝夾具采購、委外加工業(yè)務(wù)、工程施工業(yè)務(wù)等另按集團采購部制訂的集團非生產(chǎn)物資采購管理辦法執(zhí)行。三、 定義1、 集團公司：特指深圳立業(yè)集團全資收購、管轄下的新能源模塊。該模塊集團母公司即總公司為“廣東精進能源有限公司（以下簡稱總公司）”，下轄子公司即分公司分別是廣西七星精進能源有限公司（以下統(tǒng)稱分公司）、深圳市廣宇通科技有限公司（以下統(tǒng)稱分公司）、重慶精進能源有限公司（以下統(tǒng)稱分公司）、深圳鑫優(yōu)普精進能源有限公司（以下統(tǒng)稱分公司）。2、 合格供應商：指的是經(jīng)過總公司采購部組織并完成供應商開發(fā)一系列活動后，能安全供貨給各公司的供應商。各公司均應按公司名建立并更新合格供應商名錄。特別注明：如供應商名稱發(fā)生變更，則需要按規(guī)定提供相關(guān)變更申請資料后，由采購部更新合格供應商名錄中該供應商名稱。如屬該供應商公司性質(zhì)改變，包括名稱、法人等更改，即使是生產(chǎn)工藝、設(shè)備、管理等未發(fā)生改變，也需按新供應商開發(fā)流程重新報經(jīng)審批后方可成為合格供應商。3、 新材料：指的是尚未樣品確認，但即將要消耗在本集團公司生產(chǎn)的產(chǎn)品中的物料，即未有樣品確認合格的物料。4、 老材料：指的是已完成樣品評審，批量使用在本集團內(nèi)公司生產(chǎn)的產(chǎn)品的消耗物料。5、 新供應商：指的是未經(jīng)本集團公司評審確認，但具備供貨本集團公司物料資歷的企業(yè)單位。6、 老供應商：指的是已入選本集團公司合格供應商名錄的企業(yè)單位。只要入選本集團任何一家公司合格供應商名錄，均可在另外一間之前未供過貨的分公司省略供應商開發(fā)程序直接進入樣品確認環(huán)節(jié)。7、 基價：指的是在核定某類物資時，其主要原材料采購價格隨市場行情波動而波動，但其原材料耗用量固定，且生產(chǎn)工藝等未發(fā)生改變。則由我集團公司與供應商每個月按雙方約定官方公布價格加權(quán)平均當月原材料價格而確定我集團公司物資當月采購價格。8、 按年定價：指的是適用該種定價方式的物資，其原材料采購、生產(chǎn)工藝等市場價格比較穩(wěn)定，或是該類物資行業(yè)賣方行情穩(wěn)定，可與供應商一年確定一次價格。9、 按月定價：指的是適用該種定價方式的物資，其主要原材料受市場行情波動而波動，則需根據(jù)確定的基價，按當月市場材料價波動而調(diào)整價格。10、 即時定價：不適用按年或按月定價的物資，均采用即時定價。根據(jù)該類物資在本集團內(nèi)采購頻次少或采購批次少或該類物資屬高科技行業(yè)等情況，均可采購即時定價。四、 職責1、 總公司采購部：負責集團總公司與各分公司供應商的規(guī)劃、策劃，組織供應商評審，實施供應商開發(fā)與管理，包括加強供應商考核與推進供應商持續(xù)改善?？偣静少彶拷y(tǒng)一設(shè)置供應商管理員（以下簡稱供管員）、成本核價員（以下簡稱核價員），統(tǒng)一負責集團內(nèi)各公司物資供應商開發(fā)、價格審核工作。除勞保用品、辦公用品、食材、電腦耗材物料外，各分公司不具備集團內(nèi)各公司供應商開發(fā)、物資價格核定職責，也不再設(shè)置供應商管理員、成本核價員崗位。2、 分公司采購部：負責本公司內(nèi)采購物資采購訂單的下達，執(zhí)行集團采購部制訂的供貨比例，物資回料的跟蹤，異常供貨反饋與跟蹤協(xié)調(diào)，組織各自供應商月度考核與評價。3、 分公司總經(jīng)理：負責本公司物料申購單、采購訂單的審核，參與集團供應商的規(guī)劃與策劃，異常到貨跟蹤協(xié)調(diào)，負責本公司付款申請的確認。4、 各公司品質(zhì)部：負責本分公司采購到貨物資的入庫檢驗，下線物料管理，參與供應商資格認定、現(xiàn)場評審。5、 總公司研發(fā)部：負責集團內(nèi)各公司包括總公司、各分公司產(chǎn)品所需新材料的開發(fā)、認定，參與供應商資格認定、現(xiàn)場評審。6、 各技術(shù)工藝部：負責本公司老材料新供應商所送樣品的確認，參與供應商資格認定、現(xiàn)場評審。7、 各公司制造部：提供物資需求申請單，并對在使用過程中出現(xiàn)的供貨交期異常、品質(zhì)異常等問題進行反饋，監(jiān)督采購和ICQ工作質(zhì)量。8、 各公司倉庫：負責采購物資到廠的點收、報檢、采購入庫、倉儲保管，并按先進先出原則按單發(fā)料使用部門，同時還負責協(xié)助采購部門辦理不合格物資或呆滯物資的供應商清退手續(xù)，每月末協(xié)助采購、財務(wù)部與供應商對帳本期采購入庫數(shù)量。9、 總公司財務(wù)部：負責各公司包括總公司與分公司采購活動的審計監(jiān)查，核對總公司采購部或各分公司提供的付款申請單的有效性，統(tǒng)一安排本規(guī)定內(nèi)集團采購的供應商付款。10、 分公司財務(wù)部：負責會簽確認各公司當期采購入庫對帳結(jié)果，負責核對除第9條外供應商付款申請的有效性，安排供應商付款。11、集團公司審核部：負責對本集團所有采購活動進行審計、監(jiān)查，維護集團公司利益，降低采購風險。五、 操作流程1、 采購策劃、規(guī)劃。為對各公司的采購活動明確下一年度工作方向，確保下一年采購活動的安全有效；為使公司相關(guān)中高層管理人員掌握采購現(xiàn)狀以指導、監(jiān)督采購活動，故要求在每個經(jīng)營年度開始前，由總公司采購部統(tǒng)一做好采購規(guī)劃與策劃工作，同時形成年度采購策劃方案表。1.1每個經(jīng)營年度末，由各公司采購部采購員根據(jù)銷售部門或制造部門下一年度銷售生產(chǎn)預測，對自己管轄物料按物料類別提供下一年度采購預測量（可參考歷年該公司同種或同類物料的采購量），各公司匯總后在規(guī)定的時間內(nèi)交總公司供應商管理人員。1.2總公司供應商管理員（以下簡稱供管員）接到采購預測量后，根據(jù)各公司最新供應商名錄、供應商評審記錄、供應商月評估表及平時收集的行業(yè)市場行情等信息，編制年度采購策劃方案，組織各公司采購、總經(jīng)理、財務(wù)、總公司相關(guān)領(lǐng)導專題會議進行評審確認。1.3供應商管理員根據(jù)會議決議形成最終版本，總公司采購總監(jiān)審核、總公司總經(jīng)理批準、各分公司總經(jīng)理會簽后形成書面紙質(zhì)文件歸檔總公司采購部保管。各公司總經(jīng)理持生效的年度采購策劃方案復印件，以指導、監(jiān)督執(zhí)行采購活動。1.4如在經(jīng)營年度采購活動過程中，出現(xiàn)采購供貨異常，需開發(fā)年度采購策劃方案候選新供應商之外的供應商供貨的，執(zhí)行供應商開發(fā)流程。2、 供應商開發(fā)。供應商開發(fā)指的是成為各公司合格供應商的選擇、評審、樣品確認、核定價、小批量試用、批量采購的全過程。廣義供應商開發(fā)包括供應商和產(chǎn)品開發(fā)兩個方面。2.1新供應商開發(fā)。包括新材料新供應商開發(fā)，老材料新供應商開發(fā)。2.1.1新供應商選點指令的發(fā)出與報審批確認。2.1.1.1根據(jù)公司年度采購策劃方案表，現(xiàn)有供應商不能滿足供貨，需新選擇供應商時，由供應商管理員提交供應商選點建議書申請表，原則上這類需新開發(fā)的供應商為年度采購策劃方案表“候選供應商”，供應商管理員在定義“候選供應商”時，必須廣泛收集行業(yè)信息，確?！昂蜻x供應商”為行業(yè)內(nèi)知名有實力的供應商，或該“候選供應商”確實有其他實力與優(yōu)勢。2.1.1.2集團公司內(nèi)其他部門員工有掌握更有優(yōu)勢的供應商資源的，向總公司采購部提供新開點供應商建議書，供應商管理員在接到此類建議書時，應及時了解并確認推薦供應商的真實實力與優(yōu)勢。2.1.1.3供管員聯(lián)系新開供應商填寫供應商調(diào)查表，附在新開供應商建議書報經(jīng)采購總監(jiān)審核、總公司總經(jīng)理批準后，方可執(zhí)行后續(xù)開發(fā)工作。2.1.2新供應商資料提交。2.1.2.1根據(jù)批準后的新開供應商選點建議書，供管員向聯(lián)系供應商提供但不限于以下資料營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記記、一般納稅人資格證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)工藝流程圖、生產(chǎn)檢測設(shè)備清單、體系認證證書，如有特殊要求的物料，還需提供相關(guān)最新認證證書，如SGS認證證書等。2.1.3組織現(xiàn)場評審2.1.3.1供管員組織總公司開發(fā)部門、技術(shù)部、生產(chǎn)部、品質(zhì)部相關(guān)人員前往供應商處進行現(xiàn)場評審。如涉及老材料新供應商的評審，則總公司開發(fā)部門視物料的重要程度，可不參與現(xiàn)場評審。2.1.3.2供管員在現(xiàn)場評審結(jié)束后兩個工作日內(nèi)匯總評審結(jié)果并形成書面新供應商評審記錄表，報總公司采購總監(jiān)審核，總公司總經(jīng)理批準。2.1.3.3根據(jù)物料的重要性和供應商的地域條件，現(xiàn)場評審可能會由總公司或分公司相關(guān)高層領(lǐng)導參加。2.1.3.4如屬直接國外進口采購物資，不能組織對其現(xiàn)場評審的，則需由國外供應商提供相關(guān)行業(yè)排名信息、主要客戶及分布信息等。如屬國內(nèi)貿(mào)易商代理進口采購物資，無需對其現(xiàn)場評審的，則需貿(mào)易商提供所代理品牌相關(guān)資歷、代理品版授權(quán)書等。2.1.4供應商報價。2.1.4.1經(jīng)現(xiàn)場評審合格的供應商，由供管員聯(lián)系供應商進行報價。2.1.4.2經(jīng)總公司采購部核價員核定價格滿足現(xiàn)行采購需求時，進入下一送樣流程。2.1.5樣品確認。2.1.5.1供管員跟蹤新供應商在規(guī)定的時間內(nèi)提供樣品，具體樣品數(shù)量按開發(fā)部門或品質(zhì)部門要求提供。2.1.5.2供管員將樣品交達開發(fā)部門或技術(shù)部門進行確認。2.1.5.3如新供應商無法送達樣品或遲遲不能提供樣品，或重復提供的樣品達兩次（不包括第三次）以上均被確認有重要不合格，則暫停并取消該新供應商的開發(fā)。且該供應商在一年內(nèi)不得再申請開發(fā)。2.1.6小批量試用。2.1.6.1新開點供應商樣品經(jīng)確認合格后，由供管員向相關(guān)技術(shù)部門申請小批量使用該新供應商經(jīng)確認合格的物料，并安排相對應采購員下達小批量采購訂單進行采購。2.1.6.2技術(shù)部門根據(jù)總公司采購部申請，發(fā)相關(guān)技術(shù)通知單傳遞采購、生產(chǎn)、倉庫，指令該小批試用的物料用于何時或何客戶的生產(chǎn)訂單上。如有特殊要求，則不需指定生產(chǎn)訂單客戶信息。2.1.6.3各公司對應采購員根據(jù)小批試用通知信息下達采購訂單并跟蹤回料。2.1.6.4各公司材料倉庫在收到此類新供應商小批試用物料，作特殊標識。2.1.6.5 各公司制造部在試用此類物料時，務(wù)必要通知技術(shù)部門或品質(zhì)部門相關(guān)人員前往現(xiàn)場進行試用符合性確認。2.1.6.6技術(shù)部門根據(jù)相關(guān)樣品管理規(guī)定，提供確認合格的樣品的樣板確認書。2.1.6.7在未實現(xiàn)批量供貨時，所有樣品跟蹤與確認推進工作，由供管員負責，采購員協(xié)助。2.1.7批量定購。供管員收到樣板確認書，與新供應商簽訂采購合同、質(zhì)量保證協(xié)議、技術(shù)協(xié)議等相關(guān)合同協(xié)議并統(tǒng)一原件存檔總公司采購部一份、總公司財務(wù)部一份。采購員接到樣板確認書方可進行批量定購。2.2新材料開發(fā)。包括老供應商新材料開發(fā)，新供應商老材料開發(fā)。2.2.1老供應商新材料開發(fā)。因此類供應商為本集團合格供應商，則無需對供應商進行評估，直接按上2.1.4、2.1.5、2.1.6、2.1.7相關(guān)規(guī)定執(zhí)行確認樣品至批量定購。2.2.2新供應商老材料開發(fā)，同2.1流程。3、 供應商管理。指的是供管員對各公司供應商供貨活動過程的監(jiān)控與管理，包括交貨異常協(xié)調(diào)、品質(zhì)異常協(xié)調(diào)處理、組織供應商月末評估、對供應商進行考核等。3.1正常供應商管理供管員每月月初5號前收集整理好各公司上一個月供應商供貨評估表，按分公司匯總報表交總公司采購總監(jiān)審核、總公司總經(jīng)理批準后存檔總公司采購部1文員（以下簡稱采購文員）處。如各分公司在體系審核時需提供該類資料，可直接向采購文員處調(diào)取復印件。3.2異常供應商管理。各公司日常采購活動中，采購員在碰到異常交貨、異常品質(zhì)等問題解決不了時，反饋給供管員進行溝通協(xié)調(diào)解決。供管員根據(jù)異常性質(zhì)，嚴格按照相關(guān)供應商處罰條件對供應商開具處罰單，經(jīng)供應商確認后交總公司財務(wù)部在當月貨款中予以扣除。4、 供貨比例制訂及執(zhí)行。4.1通常指的是供管員在年度采購策劃方案給出各類物料各供應商供貨比例建議，經(jīng)專題會議討論批準后形成供貨比例執(zhí)行表，報經(jīng)各公司采購負責人確認、總公司采購總監(jiān)審核、分公司總經(jīng)理及財務(wù)部會簽、總公司總經(jīng)理審核后，交各公司采購負責人組織實施執(zhí)行。4.2如在實際采購活動中，某類物料出現(xiàn)新增供應商或出現(xiàn)供貨異常必須調(diào)整供貨比例時，由供管員提出書面申請，詳細說明調(diào)整原因，并給出調(diào)整建議。同樣報經(jīng)報經(jīng)各公司采購負責人確認、總公司采購總監(jiān)審核、分公司總經(jīng)理及財務(wù)部會簽、總公司總經(jīng)理批準后，交各公司采購負責人組織實施執(zhí)行。供管員在調(diào)整申請生效后，更新最新版公司供貨比例執(zhí)行表。4.3各公司采購負責人于每月5日前統(tǒng)計好上個月本公司實際發(fā)生的供貨比例差異分析表，交由供管員進行確認，供管員確認會簽后交總公司采購總監(jiān)審核、總公司總經(jīng)理批準后存檔。對于差異較大的供貨，供管員需提供具體原因分析及整改報告，以監(jiān)督各相關(guān)環(huán)節(jié)工作不斷得到改進。5、 采購價格核定。原則上，各公司所有采購活動采購價格的成本核定統(tǒng)一由總公司采購部價格管理員（以下簡稱核價員）負責組織實施與報批。各公司采購執(zhí)行審準后的采購價格，并對實施過程中的異常價格提出異議。5.1確定核價模式。根據(jù)本集團采購物資特性，對所涉及物資按類別進行定價周期、基價定義，形成書面文件報經(jīng)總公司采購總監(jiān)審核、總公司財務(wù)部、分公司總經(jīng)理會簽、總公司總經(jīng)理批準后存檔總公司采購部，如有調(diào)整，則提供詳細申請報告。5.2核價流程。根據(jù)核價周期不同，分按年核價、按月核價、即時核價三種情況。5.2.1原則上，所有物資采購的價格確定，均由供管員聯(lián)系供應商按我集團公司分物料固定報價格式提供報價單。5.2.2采購員將收集回來的報價單，交由核價員對供應商報價的真實性進行對比分析。5.2.3核價員對有異議的報價，與供應商進行初步溝通談判，必要時需會同技術(shù)人員或采購人員前行供應商處對所用材料或生產(chǎn)工藝等進行現(xiàn)場確認等。5.2.4核價員對整理好的供應商報價，報經(jīng)各公司采購負責人確認、總公司采購總監(jiān)審核、分公司總經(jīng)理及財務(wù)部會簽、總公司總經(jīng)理審核后，存檔各自采購和財務(wù)執(zhí)行。5.2.5如屬按年核價的物資，由核價員每經(jīng)營年度開始前整理好報價及價格審批表報經(jīng)各級領(lǐng)導批準后執(zhí)行。如屬按月定價的，則由核價員在每個月末前與供應商確認并整理好報價及價格審核表報經(jīng)各級領(lǐng)導批準后執(zhí)行。如屬即時核價的，則有需要新核定價格時，由核價員即時對物資采購價格進行確認、報批。5.3價格管理。核價員每個月5日前分公司別整理統(tǒng)計一份前一個月發(fā)生價格變化的物資采購價格匯總表，報總公司采購總監(jiān)審核、分公司總經(jīng)理、財務(wù)會簽確認、總公司總經(jīng)理批準后存檔采購部、財務(wù)部。6、 采購訂單執(zhí)行。6.1采購訂單下達各公司采購員在接到使用部門的有效物資申購單時，第一時間向供應商下達采購訂單，在下達采購訂單時，如有多家供應商供貨，則需按最新審批的供貨比例表執(zhí)行訂單分配。在下達訂單時，需確認該供應商該物料是否可批量采購。6.2采購訂單審核采購員下達采購訂單后報各公司采購負責人審核，如屬即時定價的物資的采購訂單，則需報總公司采購總監(jiān)審批。其它類采購訂單，由則各公司采購負責人按審批的供貨比例、價格等信息，審核采購訂單是否有效合理。6.3采購訂單傳遞采購員跟蹤審批后的采購訂單，于第一時間傳遞供應商，并要求供應商回傳采購訂單的確認信息。采購員在接到供應商反饋的交貨期不能滿足需求時，第一時間進行溝通協(xié)調(diào)，無法達成一致意見時，則需反饋供管員或采購負責人或更高層領(lǐng)導進行協(xié)調(diào)。實在無法滿足需求的，應立即將訂單調(diào)整到另外供應商。采購員需同時記錄這類異常并保留相關(guān)證據(jù)等，以備月末分析或備審計所用。6.4采購訂單交貨跟蹤供應商確認采購訂單后，采購員根據(jù)生產(chǎn)需求計劃，跟蹤供應商按約定的交貨時間到貨。原則上，不允許提前到貨，不允許多到貨。對于供應商確認了交期而又未執(zhí)行的，則按6.3異常進行跟蹤。6.5特殊說明：原則上，本集團公司不允許書面形式向供應商下達備貨訂單，如有特殊情況，確實需要備貨訂單的，務(wù)必要詳細報告申請，申請經(jīng)采購負責人審核、總公司采購總監(jiān)批準后方可傳遞供應商。6.6采購訂單分析。6.6.1交貨及時性分析采購員每月3號前統(tǒng)計各自負責物資供應商交貨及時匯總表，報采購負責人審核，采購總監(jiān)批準。分公司采購員統(tǒng)計的匯總表同時需報分公司總經(jīng)理審批存檔采購部。此匯總表需對及時率低的供應商作原因說明，必要時提供有效證據(jù)備查。6.6.2供貨比例執(zhí)行分析各公司采購負責人每月3號前分采購員分物料統(tǒng)計供貨比例執(zhí)行分析匯總表，對于差異較大的需與采購員、供管員共同確認原因。此匯總表需由供管員會簽確認，再報分公司總經(jīng)理審核，總公司總經(jīng)理批準后存檔。6.6.3采購交期客訴管理6.6.3.1各公司制造部在有因物資未到貨影響生產(chǎn)，或影響公司客戶交貨的，向采購部提供異常到貨反饋，采購部負責人接到反饋時，應與采購員共同落實解決方案及最快到貨時間回復制造部。6.6.3.2各公司采購負責人每月?lián)?.6.3.1統(tǒng)計匯總客訴，按單次投訴分析原因及報告整改措施，報總公司采購總監(jiān)批準存檔，以作為采購人員考核、晉級依據(jù)之一。7、 采購到貨品質(zhì)檢定。7.1IQC檢驗人員按相關(guān)管理規(guī)定實施到貨物資檢驗，采購員應跟蹤采購到貨檢驗結(jié)果。7.2如有到貨不合格的，則由采購員根據(jù)采購緊急程度、不合格性質(zhì)等提出讓步接收申請。具體操作流程見相關(guān)不合格品管理規(guī)定。7.3經(jīng)不合格品評定可讓步接收使用的，采購員將評審單交供管員，由供管員按相關(guān)管理規(guī)定對供應商開具處罰單，落實處罰事宜。8、 采購入庫、退貨。8.1倉管員按相關(guān)管理規(guī)定對供應商到貨進行入庫、退貨操作。9、 供應商付款。9.1供應商對帳9.1.1各采購員每月初6號前組織供應商、倉庫按月末對帳單格式進行上個月采購入庫對帳。此對帳單務(wù)必要有倉庫確認送貨量，各公司財務(wù)確認期初期末余額、采購價格執(zhí)行等。對帳單務(wù)必要有供應商簽章、本集團財務(wù)倉庫簽定確認生效。9.1.2采購員將有效供應商對帳單于每月8號前提供一份交采購文員處，一份交總公司財務(wù)處。9.1.3采購文員于每月9號前提供更新的應付帳表報各采購部負責人審核、總公司采購總監(jiān)批準。9.2付款計劃報批總公司采購文員按采購合同或相關(guān)協(xié)議約定付款周期及付款方式，于每月10號前統(tǒng)一編制付款計劃申請，報各公司采購負責人確認、總公司采購總監(jiān)（總公司財務(wù)）審核、總公司總經(jīng)理批準。9.3付款執(zhí)行9.3.1付款計劃審批后，由采購文員統(tǒng)一填寫付款申請單，按財務(wù)部應付帳款付款流程執(zhí)行報批、付款。9.3.2財務(wù)部按采購部與供應商約定的付款方式進行付款。9.4付款跟蹤9.4.1采購文員在收到財務(wù)部發(fā)出的付款信息或相關(guān)時，應于第一時間通知相關(guān)采購員安排供應商前往指定地點收款。9.4.2供應商收完款后，采購文員依據(jù)供應商相關(guān)收款憑據(jù)更新應付帳款報表。9.5異常付款安排。如在采購過程中，有在付款計劃外申請付款的，采購員反饋給采購文員，由采購文員詳細原因書面報告相關(guān)領(lǐng)導批準后，執(zhí)行9.3、9.4條。9.6供應商發(fā)票管理供應商銷售發(fā)票統(tǒng)一交采購部文員登記，并與財務(wù)進行交接。文員在做付款計劃或申請付款時，首先應核對供應商有無開具銷售發(fā)票。9.7預付款按財務(wù)部發(fā)出的相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。六、 采購業(yè)務(wù)流程圖七、 考核、審計監(jiān)查1、 采購業(yè)務(wù)人員考核指標