職業(yè)學院學生檔案管理辦法

職業(yè)學院學生檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了加強學生檔案的科學管理，做好學生檔案的收集、整理、保管、使用工作，依據(jù)高等學校檔案管理辦法（2008 年教育部令第 27 號），結(jié)合我校實際，特制定本辦法。第二條 學生檔案是學校按照培養(yǎng)全面發(fā)展的高素質(zhì)人才的要求，記載學生在校培養(yǎng)過程中形成的學生個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、專業(yè)能力、日常表現(xiàn)內(nèi)容的文件材料，是全面的考核、了解學生的重要依據(jù)，是學校學生教育、管理工作的重要組成部分。第三條 學校設(shè)學生檔案室，配備一名學生檔案管理員，負責全校學生檔案的管理和維護。學生檔案室在行政管理上歸口學生處，業(yè)務(wù)上接受學校行政部門指導。第二章 學生檔案歸檔范圍第四條 本辦法適用于我校高等職業(yè)技術(shù)教育學生檔案管理。成人教育學生檔案及非統(tǒng)招學生檔案按有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。第五條 學生檔案歸檔范圍：新生檔案（包括高中檔案、大學錄取通知書）和畢業(yè)生檔案（包括大學生體檢表、高等學校畢業(yè)生登記表、學籍表、畢業(yè)生學習成績單、學生學籍變更材料以及在校期間受到的校級以上獎勵、處分材料等）。第三章 學生檔案管理員工作職責第六條 學生檔案管理員負責對各系、有關(guān)部門學生檔案材料的收集和整理工作進行指導、督促、檢查。第七條 學生檔案管理員按照規(guī)定向?qū)W校有關(guān)部門和用人單位提供使用，并編制必要的檢索工具，熱情周到地為使用者服務(wù)。第八條 科學管理學生檔案，遵守保密制度，加強防盜、防火、防潮工作，維護好學生檔案的完整、準確與安全。第九條 做好新生檔案的接收和畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作。第十條 做好遺留檔案的保管、轉(zhuǎn)遞工作。建立遺留檔案登記簿，做到出入清楚。第四章 部門學生檔案管理職責第十一條 學校實行學生所在部門立卷制度。各形成學生檔案材料的部門，一般在材料形成一個月內(nèi)按要求把材料送學生檔案室歸檔。第十二條 歸檔材料必須統(tǒng)一使用碳素墨水或藍黑墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆和純藍色墨水以及復寫紙書寫。第十三條 各部門、各單位以及每位在校學生應(yīng)重視學生檔案管理工作，保證材料收集歸檔工作的順利進行。材料歸檔后任何人不得擅自抽出銷毀。嚴禁偽造、涂改、圈劃、撕毀學生檔案材料的現(xiàn)象發(fā)生，如有此類行為者將按檔案法規(guī)追究責任，嚴肅查處。第五章 學生檔案的保管與使用第十四條 因考察、任用學生干部、學籍變動、組織發(fā)展、推薦就業(yè)、起草獎懲文件等工作需要，學校各部門工作人員及各系輔導員可憑胸卡登記后查（借）閱學生檔案；因其它需要或校外單位因公需要查閱學生檔案的，必須持單位介紹信和本人身份證，經(jīng)學生處審批，方可查閱檔案材料；介紹信中須寫明閱檔人姓名、職務(wù)、查閱對象姓名、學號、查閱原因、查閱內(nèi)容，原則上不允許將檔案帶出檔案室。如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管校領(lǐng)導批準，并嚴格履行登記手續(xù)方可借出并限期歸還。第十五條 閱檔時要注意保護檔案，不允許在檔案上圈劃、涂抹、篡改、批注，不得抽出檔案材料，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如有此類行為者將按檔案法規(guī)追究責任，嚴肅查處。第十六條 未經(jīng)允許，不得擅自復制檔案材料，因工作需要從檔案中取證復制的，須經(jīng)學生處審批同意，方可復制。第六章 學生檔案的交接與轉(zhuǎn)遞第十七條 每年新生檔案由各系派專人負責收集并按專業(yè)、學號順序整理后，在新生入學報到后2周內(nèi)到學生檔案室歸檔。歸檔時應(yīng)詳細填寫歸檔材料清單。第十八條 在規(guī)定期限內(nèi)，未移交新生檔案的，由部門（單位）負責人說明原因，無正當理由的在工效考核中給予相應(yīng)扣分。第十九條 因保管不善造成學生檔案遺失的追究直接責任人和部門（單位）有關(guān)領(lǐng)導責任。第二十條 新生入學報到結(jié)束后，未報到學生的檔案移交學校招生辦公室。第二十一條 學生取得學籍后，凡中途退學、轉(zhuǎn)學或開除學籍，要求辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)的，經(jīng)學生本人申請，憑學校文件和有效身份證件，可將檔案自行帶走。死亡學生檔案由學生檔案室銷毀。第二十二條 學生畢業(yè)時，學生檔案室在兩周以內(nèi)，按照就業(yè)指導中心的派遣方案，將檔案轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生就業(yè)單位或?qū)W生入學時的生源所在地人事局或人才交流機構(gòu)。第二十三條 轉(zhuǎn)出的檔案材料如因特殊情況遺失，應(yīng)