項目溝通管理制度

項目溝通管理制度一、一般規(guī)定1、組織建立項目溝通管理體系，健全管理制度，采用適當(dāng)?shù)姆椒ê褪侄闻c相關(guān)各方進(jìn)行有效溝通與協(xié)調(diào)。2、項目部應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息與通信技術(shù)，以計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信、數(shù)據(jù)庫作為技術(shù)支撐，對項目全過程所產(chǎn)生的各種信息，及時、準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行管理。3、項目溝通與協(xié)調(diào)的對象應(yīng)是項目所涉及的內(nèi)部和外部有關(guān)組織及個人，包括建設(shè)單位和勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、咨詢服務(wù)、分包等單位以及其他相關(guān)組織。4、項目部應(yīng)根據(jù)項目規(guī)模與特點配備項目信息管理人員。5、項目信息可以數(shù)據(jù)、表格、文字、圖紙、音像、電子文件等載體方式表示，保證項目信息能及時地收集、整理、共享，并具有可追溯性。二、項目溝通程序和內(nèi)容1、自簽訂合同階段，針對預(yù)見性的可能產(chǎn)生疑問的條款雙方協(xié)商溝通，明確在合同文件中，項目成立后應(yīng)根據(jù)項目的實際需要，針對現(xiàn)場實際情況預(yù)見可能出現(xiàn)的矛盾和問題，制定溝通與協(xié)調(diào)計劃，明確原則、內(nèi)容、對象、方式、途徑、手段和所要達(dá)到的目標(biāo)。2、組織應(yīng)針對不同階段出現(xiàn)的矛盾和問題，調(diào)整溝通計劃。3、組織應(yīng)運(yùn)用計算機(jī)信息處理技術(shù)，進(jìn)行項目信息收集、匯總、處理、傳輸與應(yīng)用，進(jìn)行信息溝通與協(xié)調(diào)，形成檔案資料。過程文件的收集作為溝通途經(jīng)的重要組成部門；為溝通提供真實的依據(jù)；三、項目溝通計劃1、項目溝通計劃應(yīng)由項目經(jīng)理組織編制。2、編制項目溝通計劃應(yīng)依據(jù)下列資料： （1）合同文件及招投標(biāo)文件。 （2）項目各相關(guān)組織的信息需求。 （3）項目的實際情況。 （4）項目的組織結(jié)構(gòu)。 （5） 溝通方案的約束條件、假設(shè)，以及適用的溝通技術(shù)。3、項目溝通計劃應(yīng)與項目管理的其他各類計劃相協(xié)調(diào)，溝通主體重點放在質(zhì)量、安全、進(jìn)度實施過程遇到障礙的矛盾點上；四、項目溝通依據(jù)與方式1、項目內(nèi)部溝通應(yīng)包括項目經(jīng)理部與組織管理層、項目經(jīng)理部內(nèi)部的各部門和相關(guān)成員之間的溝通與協(xié)調(diào)。內(nèi)部溝通應(yīng)依據(jù)項目溝通計劃、規(guī)章制度、項目管理目標(biāo)責(zé)任書、控制目標(biāo)等進(jìn)行。2、內(nèi)部溝通可采用授權(quán)、會議、文件、培訓(xùn)、檢查、項目進(jìn)展報告、思想教育、考核與激勵及電子媒體等方式。3、項目外部溝通應(yīng)由組織與項目相關(guān)方進(jìn)行溝通。外部溝通應(yīng)依據(jù)項目溝通計劃、有關(guān)合同和合同變更資料、相關(guān)法律法規(guī)、倫理道德、社會責(zé)任和項目具體情況等進(jìn)行。4、外部溝通可采用電話、傳真、召開會議、聯(lián)合檢查、宣傳媒體和項目進(jìn)展報告等方式。5、各種內(nèi)外部溝通形式和內(nèi)容的變更，應(yīng)按照項目溝通計劃的要求進(jìn)行管理，并協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。6、項目經(jīng)理部應(yīng)編寫項目進(jìn)展報告。項目進(jìn)展報告應(yīng)包括項目的進(jìn)展情況，項目實施過程中存在的主要問題、重要風(fēng)險以及解決情況，計劃采取的措施，項目的變更以及項目進(jìn)展預(yù)期目標(biāo)等內(nèi)容。五、項目溝通障礙與沖突管理1、項目溝通應(yīng)減少干擾，消除障礙、解決沖突、保持溝通與協(xié)調(diào)途徑暢通、信息真實。2、消除溝通障礙可采用下列方法： （1）靈活運(yùn)用各種溝通與協(xié)調(diào)方式，選擇適宜的溝通途徑。 （2）充分利用反饋及掌握的實際情況；3、組織應(yīng)做好沖突的預(yù)測工作，了解沖突的性質(zhì)，尋找解決沖突的途徑并保存相關(guān)記錄。4、解決沖突可采用下列方法： （1）協(xié)商、讓步、緩和、強(qiáng)制和退出。 （2）使項目的相關(guān)方了解項目計劃，明確項目目標(biāo)。 （3）搞好變更管理。 六、溝通原則1、以合同條款為中心，充分利用各種資源；2、加強(qiáng)自我言行修養(yǎng)