辦公用品領用管理規(guī)定

辦公用品管理規(guī)定一、 目的和內容為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品的申請、采購、發(fā)放、領用流程，特制定本規(guī)定。本規(guī)定包括管理職責與權限、辦公用品的分類、辦公用品的采購、辦公用品的保管和統計、辦公用品的配置和領用、辦公用品供應商的管理、辦公用品的使用要求等。二、 管理職責與權限1. 前臺專員：建立和登記辦公用品手工臺賬，定期核查領用物品登記，做好辦公用品的發(fā)放和庫存管理，防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。2. 行政助理：建立辦公用品庫臺賬，負責辦公用品的采購、支出統計、協助入庫、驗收和定期盤點，保證賬實相符。根據辦公用品的消耗和領用情況，確定和保證合理的庫存種類和數量，以減少資金占用和保證正常使用。3. 行政經理：負責部門專用辦公用品采購的審批與監(jiān)督。三、 辦公用品的分類辦公用品按使用部門和頻率分成以下兩類：1 消耗品：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、膠水、大頭針、曲別針、筆記本、名片夾，復寫紙、訂書釘、筆芯、修正液、皮筋、雙面膠、商務貼、收據、憑證等。2管理品：剪刀、美工刀、軟盤、白板筆、熒光筆、票據夾、文件托、文件盒、釘書器、打孔器、計算器、打碼機、打印臺、文件夾等。四、 辦公用品的采購、出入庫管理流程一、 常用辦公用品：每月月底行政專員和前臺專員進行辦公用品盤庫，完成辦公用品統計表（見附件一），依余據剩庫存量和最低庫存量確定下月需要采購的辦公用品的品種和數量，行政專員制定辦公用品申請購置計劃表（見附件二）交于行政經理審批，采購申請審批通過后，行政專員向辦公用品供應商進行購買。二、 專用辦公用品：各部門如需采購專用辦公用品，需填寫辦公用品申請購置計劃單（見附件二）交由前臺專員。前臺專員交由行政經理審批，行政經理審批后安排行政專員進行購買。對專業(yè)性辦公用品的采購，由所需部門協助行政部共同進行采購。三、 對任何辦公用品的采購，都應先進行詢價、比價、議價，方可實施采購任務。四、 辦公用品采購后應及時入庫，由行政專員根據實際送貨的情況列出清單，與前臺專員根據清單清點物品辦理入庫并簽字確認。五、 實行定期盤存制。盤存頻率為一月/次，人事部將于每月的25號至31號內抽取時間進行辦公用品的盤存。盤存內容包括檢查相應的辦公用品的存在情況，問題情況，以便及時地發(fā)現問題，處理問題。更新辦公用品統計表。五、 辦公用品的配置和領用一、 辦公用品的領用（1） 公司公用辦公用品：a) 為方便員工辦公，公司配置公用辦公用品（如計算器、尺、大頭針、膠水、訂書機、修正帶等），放置在前臺處，員工如需使用，可到前臺處取用。b) 公共辦公用品由行辦公用品前臺專員定期補充和更換，由前臺在辦公用品領用登記表（見附件三）上簽字，員工使用可采用借用的方式。（2） 個人領用辦公用品a) 公司根據各職位性質設置了辦公用品配置標準，在員工入職時領用。新員工入職每人按標準配置簽字筆一支、皮面筆記本一本、計算器一個、文件架二至三個、鉛筆一支、橡皮一個、便簽一本。b) 個人辦公用品損耗，每人每三個月領用不超過一支筆，3支筆芯，如發(fā)生書寫不通暢情況，將舊筆退回領取新筆。計算器、訂書機的領用采取“以舊換新”的方式，筆記本、文件夾的領取采用“見舊換新”的方式。c) 員工領用辦公用品由本人在辦公用品領用登記表上簽字。d) 員工離職時，非易耗型辦公用品應交回前臺，如有遺失，則應由個人進行照價賠償。（3） 部門與區(qū)域公用辦公用品：a) 部門辦公用品按照如下配置：（1） 設計部每人增配直尺一把。（2） 財務部每兩人增配直尺一把、膠水一個、復寫紙一盒、信封一打、回形針一盒、大頭針一盒、橡皮筋一袋、夾子若干。b) 剪刀、膠帶、修正帶、膠水、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀，按區(qū)域分配，各區(qū)域制定區(qū)域負責人。c) 區(qū)域公用辦公用品由區(qū)域負責人領用，領用人在辦公用品領用登記表上簽字。（4）會議期間辦公用品的領用，由公司指派會務組組長按部門辦公用品發(fā)放領用規(guī)定辦理。會議結束后，將領用物品交還前臺辦理入庫、移交手續(xù)。六、 借用辦公用品的管理（一） 借用范圍 借用辦公用品主要是指公司會議或活動必需的專用設施設備，主要包括數碼相機、IPD、攝像機、擴音器、激光筆、會議專用筆記本電腦等。 （二）借用規(guī)范 1、上述專用設施設備僅限本公司員工本人借用，不得代他人借用，不得借用后轉借他人。 2、使用人對所借用的上述專用設施設備負有完全保管責任，如發(fā)生意外丟失或人為破損，均由使用人承擔全部責任。（三）借用程序借用人在前臺處填寫專用設施設備借用登記表，借用物品必須當日或者次日歸還，借用物品采取誰借用誰負責原則。七、 辦公用品的使用要求1、辦公用品只限于在辦公室或外出工作時使用，不準轉借非公司人員或帶回家中。2、公司每位員工須本著儉樸、節(jié)約、有效的原則領用辦公用品，注意維護，勤于保管，避免浪費，節(jié)流開源。 3、對于一些使用期限較長的物品，若在很短的時間內又重復領用時，行政部有權拒絕申領，但有特殊情況者除外。八、 附件一、 辦公用品統計表二、 辦公用品申請購置計劃單三、 辦公用品領用登記表四、 專用設施設備借用登記表附件一：常用辦公文具統計表統計日期：辦公用品編碼品名規(guī)格單位最低庫存量最小單次采購數量上月結余數量本月應采購數量采購后的庫存數量本月使用數量本月結余數量A0001筆記本皮質A5201032023203A0002筆記本塑皮B5A0003簽字筆k-35黑色A0004簽字筆紅色A0005圓珠筆藍色A0006鉛筆HBA0007簽字筆芯k-35黑色A0008簽字筆芯紅色A0009膠棒15gA0010信封大（9號白）A0011信封?。?號/白）備注: 1、最低庫存量 = 月安全使用量 2、上月結余數量=月盤庫所得剩余數量 3、本月應采購數量=最低庫存量-上月結余數量 （本月應采購數量須是最小單次采購數量的倍數，且大于或等于最低庫存數量）附件二：辦公用品申請購置計劃單序號申購用品規(guī)格單位數