采購員應(yīng)具備的能力(修改).doc

優(yōu)秀采購員必備能力要求在傳統(tǒng)思想里，采購就是拿錢買東西，其目的就是以最少的錢買到最好的商品。然而，事實并非如此，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，技術(shù)的進步，競爭的日益激烈，采購已由單純的商品買賣妝展成為一種職能，一門專業(yè)，一種可為企業(yè)節(jié)省成本，增加利潤，獲取服務(wù)的資源。采購也不是一種輕松的工作，需要較高的專業(yè)技能和談判技巧。采購不僅是價格問題，而且大部份不是價格因素，更多的是品質(zhì)水平，品質(zhì)保證能力，售后服務(wù)，產(chǎn)品服務(wù)水平，綜合實力等等。有些東西看起來買得很便宜，但經(jīng)常維修，經(jīng)常不能正常工作，就大大增加了使用成本，如果買的是假冒偽劣商品，就會蒙受更大的損失。采購就是通過交換獲取物料和服務(wù)的購買行為，為企業(yè)經(jīng)營在合適的時間、地點、價格獲取質(zhì)量、數(shù)量合適的資源。因此，作為采購員，從根本上看，應(yīng)具備以下能力：1.成本意識與價值分析能力采購支出是構(gòu)成銷貨成本的主要部份，因此采購人員必須具有成本意識，會精打細(xì)算，錙珠必較，不可大而化之；其次，必須具有“成本效益”的觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買了品質(zhì)不好或不堪使用的物品，并能隨時將投入（成本）與產(chǎn)出（使用狀況時效，損耗率，維修次數(shù)等）加以比較。此外，對于報價單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，對原料，人工，工具，稅款，利潤，交貨時間，付款條件等，逐項加以剖析評判。2.預(yù)測能力在動態(tài)經(jīng)濟環(huán)境下，物品的采購與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常會調(diào)整變動，采購人員應(yīng)該能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料，分析，判斷貨源是否充裕，再與供應(yīng)商接觸，并可從其“惜售”的態(tài)度，揣摩物品是否可能供應(yīng)日絀。從物品原料價格的漲跌，也能推斷采購成本將受影響的幅度是多少?？傊少徣藛T必須擴充見聞，具備“察言觀色”的能力，才能對物品未來的供應(yīng)趨勢未雨綢繆。3.表達(dá)能力采購人員無論是用語言或文字與供應(yīng)商溝通，必須能正確，清晰表達(dá)所欲采購的各種條件，例如規(guī)格，數(shù)量，價格，交貨期限，付款方式等，避免語言含混，滋生誤解。尤其是忙碌的采購工作，采購人員更必須具備長語短話，言簡意賅的表達(dá)能力，以免浪費時間。而以“說之以理，動之以情”來獲取優(yōu)惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達(dá)能力。4.良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力由于采購業(yè)務(wù)牽涉范圍廣，相關(guān)部門多，欲使采購業(yè)務(wù)能順利進行，而獲得良好的工作績效，除了采購人員的努力外，尚需企業(yè)內(nèi)部各有關(guān)部門的密切配合。因此，采購人員必須具有良好的人際關(guān)系與協(xié)調(diào)能力，以期獲得有關(guān)部門的合作，而圓滿完成任務(wù)。在此將采購部門與企業(yè)內(nèi)有關(guān)部門的協(xié)調(diào)關(guān)系，敘述如下：1）與銷售部門銷售部門應(yīng)提供正確的銷售預(yù)測及銷售目標(biāo)等資料給采購部門，以期采購計劃有效執(zhí)行。銷售部門研定產(chǎn)品的價格，必須事先預(yù)估制造成本，尤其占主要部份的材料成本。在預(yù)估材料成本方面，采購部應(yīng)提供充分協(xié)助。銷售部門在與客戶談判特別訂單及無庫存的產(chǎn)品時，必須考慮采購的購運時間（lead time)，避免造成無法如期交貨的問題。采購部門應(yīng)將從供應(yīng)商處所獲得的有關(guān)競爭者的用料需求信息，以及其它產(chǎn)品的銷售數(shù)量，品質(zhì)，價格等信息，提供給銷售部門，以協(xié)助做好競爭策略的擬定工作。2）與生管部門為了確保原料供應(yīng)的穩(wěn)定性，采購部門和生管部門需要經(jīng)常交換信息。生管部門應(yīng)盡早通知采購部門有關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)計劃與物料的需求計劃，使采購部門有充足的時間尋求貨源，并與供應(yīng)商議價。而采購部門也必須通知生管部門其所需要的購運時間及訂購后可能發(fā)生的變化。如果生產(chǎn)計劃和采購計劃中的數(shù)量或時間有任何改變，彼此都應(yīng)迅速通知對方，以便做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與配合。4）與質(zhì)檢部門采購人員必須熟悉有關(guān)品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，以便從供應(yīng)商處購買到合乎質(zhì)量的物品。采購人員由于直接與供應(yīng)商接觸，能幫助品管部門建立供應(yīng)商所能配合的一套檢驗標(biāo)準(zhǔn)。而品管部門也應(yīng)將檢驗結(jié)果告知采購人員，借以考核供應(yīng)商。因此，采購與質(zhì)檢部門的協(xié)調(diào)如下：質(zhì)檢知識：采購人員應(yīng)隨時向質(zhì)檢部門學(xué)習(xí)質(zhì)檢的知識，以便與供應(yīng)商接觸時能了解物料品質(zhì)，以期采購適當(dāng)?shù)奈锪弦怨┥a(chǎn)。品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)：采購部門應(yīng)與質(zhì)檢部門保持密切聯(lián)系，以便質(zhì)檢部門隨時提供必要的協(xié)助，使請購規(guī)格與驗收標(biāo)準(zhǔn)相互吻合。物料驗收：質(zhì)檢部門對由于廠商交來的物料不符要求而拒收時，應(yīng)立即通知采購部門，以便采取必要的措施。開發(fā)供應(yīng)廠商：采購部門與質(zhì)檢部門應(yīng)共同開發(fā)供應(yīng)廠商，以確認(rèn)廠商是否具備供應(yīng)所需品質(zhì)及數(shù)量的產(chǎn)品的能力。5）與生產(chǎn)現(xiàn)場采購部門提供生產(chǎn)現(xiàn)場所需物料，兩者關(guān)系密切，但是兩者卻有不同的立場。通常，生產(chǎn)現(xiàn)場希望物料能快速供應(yīng)，以免發(fā)生斷料停工；而采購部門則希望能有充分時間進行議價，以降低采購成本，因此在采購的購運時間方面，彼此需互相尊重，充分協(xié)調(diào)地，切勿意氣用事。另外，對于“自制”或“外包”的決定，生產(chǎn)現(xiàn)場與采購部門彼此立場與見解也可能不同，此時應(yīng)根據(jù)成本分析結(jié)果，以客觀的態(tài)度共商辦法。6）與財務(wù)部門每一項采購交易，從訂購開始到交貨，請款，付款為止，都需要做財務(wù)處理。財務(wù)部門還可為采購部門提供各項有關(guān)的計算資料，例如：應(yīng)付帳余額統(tǒng)計，實際支出金額與預(yù)算金額比較，材料成本計算，價差績效計算等。7）與技術(shù)部門技術(shù)部門在設(shè)計物料規(guī)格時，不可過分加調(diào)追求品質(zhì)，而忽略價格和市場因素；而采購部門也不可太強調(diào)價格因素而忽略品質(zhì)要求。因此，技術(shù)部門應(yīng)征詢采購部門的意見，而采購部門也應(yīng)根據(jù)市場信息，建議適當(dāng)?shù)囊?guī)格標(biāo)準(zhǔn)?？傊?，兩都必須密切協(xié)調(diào)，才能順利進行采購。為了建立標(biāo)準(zhǔn)，以期盡量保證物料品種，在此方面，兩者應(yīng)密切協(xié)調(diào)，產(chǎn)生良好的互動關(guān)系。在新產(chǎn)品設(shè)計方面，采購部門應(yīng)及時提供有關(guān)物料規(guī)格，性能，價格等最新信息，以供技術(shù)部門參考。8）與倉儲部門大量采購可以降低物料的單位成本，但相對地，存量的增加，會提高倉儲成本。因此，為了使整體的采購成本降低，采購部門與倉儲部門，必須有良好的溝通與協(xié)調(diào)能力，妥為設(shè)計適當(dāng)?shù)淖畹痛媪考坝嗁忺c。采購部門應(yīng)在訂購?fù)瓿蓵r，將有關(guān)交貨時間與數(shù)量等資料通知倉儲部門，以便倉儲部門能事先準(zhǔn)備所需空間；而倉儲部門也應(yīng)定期將存量記錄通知采購部門，以利存量控制。另外，對于退貨，呆料，缺料等問題，采購人員也應(yīng)協(xié)助倉儲人員處理。5.專業(yè)知識采購人員對其經(jīng)辦的產(chǎn)品，若能了解材料來源，組合過程，基本功能，品質(zhì)，用途，成本等，將有助于供應(yīng)商的溝通，并避免吃虧上當(dāng)。有了專業(yè)知識，采購人員就更能主動開發(fā)新來源或替代品，且有助于降低采購成本。除此之外，采購員需要了解購買的物品，了解產(chǎn)品的原理，性能要求，了解市場行情，價格走勢，需要了解供應(yīng)商的實力，供應(yīng)商報價的合理性，實地考查供應(yīng)保證能力，需要極強的談判能力和計劃能力，有能力在保證供應(yīng)的同時保證價格和品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)?？偟膩碚f，作為專業(yè)采購員，需要掌握至少一門符合企業(yè)實際需要的采購內(nèi)容的專業(yè)，而非會計和英語等專業(yè)。采購員職責(zé)范圍采購工作職責(zé)采購的任務(wù)是確保企業(yè)生產(chǎn)所需的物料，在必要的時候，將必要的數(shù)量，以適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)，價格進貨，從而維持正常的生產(chǎn)活動，使企業(yè)配置的資源充分發(fā)揮功效，不會因采購不適而造成機器，廠房閑置，作業(yè)人員停工待料，生產(chǎn)中繼等企業(yè)蒙受損失的現(xiàn)象。 而要達(dá)成以上任務(wù)，采購員必須明了自己的職責(zé)。關(guān)于一個優(yōu)秀的采購員須承擔(dān)的責(zé)任，主要有以下幾個部份：采購計劃與需求確認(rèn)，供應(yīng)商選擇與管理，采購數(shù)量控制，采購品質(zhì)控制，采購價格控制，交貨期控制，采購成本控制，采購合同管理，采購記錄管理。采購業(yè)務(wù)實施流程采購流程是采購員的主要工作內(nèi)容，但往往有許多新上任的采購員因為對采購的流程不熟悉，對采購工作無從下手，或進行采購活動時錯漏百出，甚至給企業(yè)帶來無法挽回的損失。所以采購員在進行采購活動之前，對采購流程進行熟悉和了解是十分重要的。流程：收集信息詢價比價，議價評估索樣決定請購訂購協(xié)調(diào)與溝通催交進貨驗收清理付款。5R原則企業(yè)采購過程中要遵循哪些原則，才能使采購效益最大化呢？采購專家提出應(yīng)用“5R”原則指導(dǎo)企業(yè)采購活動，也就是在適當(dāng)?shù)臅r候以適當(dāng)?shù)膬r格從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商處買回所需數(shù)量物品的活動。一、適價（Right Price） 價格永遠(yuǎn)是采購活動中的敏感焦點，企業(yè)在采購中最關(guān)心的要點之一就是采購能節(jié)省多少采購資金，因此采購人員不得不把相當(dāng)多的時間與精力放在跟供應(yīng)商的“砍價”上。物品的價格與該物品的種類、是否為長期購買、是否為大量購買及市場供求關(guān)系有關(guān)，同時與采購人員對該物品的市場狀況熟悉狀況也有關(guān)系，如果采購人員未能把握市場脈搏，供應(yīng)商在報價時就有可能“蒙騙”采購人員。一個合適的價格往往要經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)的努力才能獲得。 多渠道獲得報價：這不僅要求有渠道供應(yīng)商報價，還應(yīng)該要求一些新供應(yīng)商報價。企業(yè)與某些現(xiàn)有供應(yīng)商的合作可能已達(dá)數(shù)年之久，但它們的報價未必優(yōu)惠。獲得多渠道的報價后，企業(yè)就會對該物品的市場價有一個大體的了解，并進行比較。 比價：俗話說“貨比三家”，因為專業(yè)采購所買的東西可能是一臺價值百萬或千萬元的設(shè)備或年采購金額達(dá)千萬元的零部件，這就要求采購人員必須謹(jǐn)慎行事。由于供應(yīng)商的報價單中所包含的條件往往不同,故采購人員必須將不同供應(yīng)商報價中的條件轉(zhuǎn)化一致后才能進行比較,只有這樣才能得到真實可信的比較結(jié)果。 議價：經(jīng)過比價環(huán)節(jié)后,篩選出價格最適當(dāng)?shù)亩寥齻€報價環(huán)節(jié)。隨著進一步的深入溝通,不僅可以將詳細(xì)的采購要求傳達(dá)給供應(yīng)商，而且可進一步“殺價”，供應(yīng)商的第一次報價往往含有“水份”。但是，如果采購物品為賣方市場，即使是面對面地與供應(yīng)商議價，最后所取得的實際效果可能要比預(yù)期的要低。 定價：經(jīng)過上述三個環(huán)節(jié)后，買賣雙方均可接受的價格便作為日后的正式采購價，一般需保持兩至三個供應(yīng)商的報價。這兩、三個供應(yīng)商的價格可能相同，也可能不同。 二、適質(zhì)（Right Quality） 一個不重視品質(zhì)的企業(yè)在今天激烈的市場競爭環(huán)境中根本無法立足，一個優(yōu)秀的采購人員不僅要做一個精明的商人，同時也要在一定程度上扮演管理人員的角色，在日常的采購工作中要安排部分時間去推動供應(yīng)商改善、穩(wěn)定物品品質(zhì)。 采購物品品質(zhì)達(dá)不到使用要求的嚴(yán)重后果是顯而易見的： 來料品質(zhì)不良，往往導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費大量的時間與精力去處理，會增加大量的管理費用。 來料品質(zhì)不良，往往在重檢、挑選上花費額外的時間與精力，造成檢驗費用增加； 來料品質(zhì)不良，導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)效率； 因來料品質(zhì)不良而導(dǎo)致生產(chǎn)計劃推遲進行，有可能引起不能按承諾的時間向客戶交貨，會降低客戶對企業(yè)的信任度； 若因來料品質(zhì)不良引起客戶退貨，有可能令企業(yè)蒙受余種損失，嚴(yán)重的還會丟失客戶。三、適時（Right Time） 企業(yè)已安排好生產(chǎn)計劃，若原材料未能如期達(dá)到，往往會引起企業(yè)內(nèi)部混亂，即產(chǎn)生停工待料，當(dāng)產(chǎn)品不能按計劃出貨時，會引起客戶強烈不滿。若原材料提前太多時間買回來放在倉庫里等著生產(chǎn)，又會造成庫存過多，大量積壓采購資金，這是企業(yè)很忌諱的事情，故采購人員要扮演協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去促使供應(yīng)商按預(yù)定時間交貨。對某些企業(yè)來講，交貨時機很重要。四、適量（Right Quantity） 批量采購雖有可能獲得數(shù)量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能滿足生產(chǎn)需要，故合理確定采購數(shù)量相當(dāng)關(guān)鍵，一般按經(jīng)濟訂購量采購，采購人員不僅要監(jiān)督供應(yīng)商準(zhǔn)時交貨，還要強調(diào)按訂單數(shù)量交貨。五、適地（Right Place） 天時不如地利，企業(yè)往往容易在與距離較近的供應(yīng)商的合作中取得主動權(quán)，企業(yè)在選擇試點供應(yīng)商時最好選擇近距離供應(yīng)商來實施。近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便，處理事務(wù)更快捷，亦可降低采購物流成本。 越來越多的企業(yè)甚至在建廠之初就考慮到選擇供應(yīng)商的“群聚效應(yīng)”，即在周邊地區(qū)能否找到企業(yè)所需的大部分供