展會安排管理辦法

分 發(fā)：董事長總經(jīng)理財務(wù)部管理代表銷售部技術(shù)部外貿(mào)部制造部品保部人力資源部其它名展會管理辦法稱制作日期2010 年 6 月 25 日制作部門銷售部發(fā)行日期2010 年 7 月 1 日保管部門文控中心制作頁碼共9頁文件編號hc-sd-028p制作審核批準2010 年 6 月 25 日版本/版次變更日期項目變更內(nèi)容制作批準a/1初版發(fā)行精品資料* 有限公司展會管理辦法文件編號： *第1頁/共5頁版本/版次a/1目錄項目內(nèi)容頁碼1.0.目的p22.0.適用范圍p23.0.定義p24.0.職責(zé)p25.0.作業(yè)程序p2- p36.0.附件p4-5*有限公司展會管理辦法文件編號： hc-gm-005p第2頁/共5頁版本/版次a/11.0 目的：便于今后公司相關(guān)人員順利籌展、參展、撤展等工作的順利進行，同時提高參加各類展會的效果，特制定本辦法。2.0 適用范圍：* 有限公司。3.0 定義：無4.0 管理辦法4.1 參展前工作 :4.1.1 了解展會信息a、通過網(wǎng)絡(luò)、媒體及客戶同行了解展會的信息，包括展會的性質(zhì)、規(guī)格、影響力。b、提出展會申請：如銷售經(jīng)理認為需要參展，應(yīng)填寫參加展會申請表（附件表一），遞交銷售主管和總經(jīng)理批準。c、籌備展會（1） ）聯(lián)系官方組委會，了解展會的信息，落實申請參展的具體步驟；（2） ）如開內(nèi)部的參展動員大會，任命展會項目經(jīng)理，實行項目經(jīng)理負責(zé)制；（3） ）由項目經(jīng)理制定各項籌展、布展及撤展工作安排（附件表二）；（4） ）定期如開項目會議，由項目經(jīng)理主持，監(jiān)督各項準備工作的落實情況。4.2 參展中工作4.2.1 布展：按預(yù)定方案布展；4.2.2 接待參展人員：(1) 填寫參展人員信息（ 參展人員信息登記表附件三） ；(2) 交換名片，發(fā)放公司樣本冊及相關(guān)宣傳資料； (3)介紹公司及產(chǎn)品信息；4.3 撤展：4.3.1 按預(yù)定方案由各責(zé)任人包裝產(chǎn)品，整理參會收到的資料；* 有限公司文件編號： *展會管理辦法第3頁/共5頁版本/版次a/14.4 參展后工作4.4.1 參展回公司后 ,由項目經(jīng)理負責(zé)安排整理展會上的客戶信息，在五個工作日內(nèi)并做成電子檔，經(jīng)銷售主管審核后上交客服課存檔；4.4.2 展會上收集到的樣本，責(zé)任人按分類整理，在五個工作日整理出目錄(附表四)，目錄包括公司名稱，地址、主要業(yè)務(wù)等，聯(lián)系人及聯(lián)系電話（固定電話和手機），傳真號等信息；4.4.3 歸檔：所有移交到客服課的資料，按規(guī)定辦理歸檔手續(xù)。5.0 參展流程圖了解展會信息聯(lián)系組委會布置展位聯(lián)系組委會抵達展會現(xiàn)場撤展準備任命項目經(jīng)理完成籌備工作客戶資料匯總召開項目會議監(jiān)督籌備情況提交展會報告6.0 附件附件一參加展會申請表附件二展會工作安排及進度表附件三參展人員信息登記表 附件四樣本目錄* 有限公司展會管理辦法文件編號： *第4頁/共5頁版本/版次a/1附件一參加展會申請表參會名稱地址時間規(guī)模預(yù)參展人員展會周期一年一次兩年一次其它所需資料列明細清單所需樣品列明細清單費用預(yù)計攤位費：攤位設(shè)計裝修費用： 樣品、樣本運輸費用：展會上搬運、花卉租賃及其他雜費： 住宿費用：火車票：其它費用展會預(yù)估效果申請人審核人意見批準人意見*有限公司文件編號： hc-gm-005p展會管理辦法第5頁/共5頁版本/版次a/1附件二展會工作安排及進度表內(nèi)容執(zhí)行人要求完成時間實際完成時間實際費用（若無費用，不需寫）費用申請攤位確定及文字資料準備攤位設(shè)計裝璜方案攤位設(shè)計裝璜樣品安排，外箱上（或箱子里）要有清單產(chǎn)品價格清單（公司參考價、加5% 及 10% 的人民幣及美金價格）、材質(zhì)性能表、客戶來訪表參展物品準備安排 （訂書器、名片盒、名片、筆、記事本、 糖果、水、紙杯） 車票購買、物流安排住宿、交通安排、布展附件三參展人員信息登記表序號姓名職務(wù)公司名稱主要業(yè)