貨款結(jié)算管理規(guī)定

貨款結(jié)算管理規(guī)定2013-02-01貨款結(jié)算管理規(guī)定V2.0目 錄1.目的22.范圍23.名詞解釋24.職責(zé)25.管理制度25.1結(jié)算服務(wù)規(guī)范25.2結(jié)算準(zhǔn)則35.3貨款結(jié)算操作方法45.4貨款結(jié)算審批操作方法及權(quán)限規(guī)定66.工作流程107.注意事項108.附件10第11頁共11頁1.目的為了規(guī)范公司的貨款結(jié)算工作，加強(qiáng)總部對各一級市場分部結(jié)算工作的統(tǒng)一管理，為結(jié)算人員順利開展工作提供依據(jù)，特制定本規(guī)定。2.范圍 2.1適用范圍：*總部財務(wù)中心結(jié)算管理部、經(jīng)營戰(zhàn)略中心；各大區(qū)；各分部財務(wù)中心（部）結(jié)算組及采銷部。 2.2發(fā)布范圍：*總部各中心；各大區(qū)；各分部；3.名詞解釋無4.職責(zé)4.1財務(wù)人員對于各項業(yè)務(wù)具有監(jiān)督權(quán)、預(yù)警權(quán)，對于各項付款均需保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時清晰的表達(dá)自己的意見，表明同意付款或不同意付款，對于不同意付款的，要給出具體原因以便供相關(guān)人員審批決策時參考；4.2公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于最終的付款按照授權(quán)權(quán)限具有審批權(quán)，并因此承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，對于付款后出現(xiàn)的問題負(fù)全部責(zé)任；4.3由于收入的收取主要靠結(jié)算付款環(huán)節(jié)來對供應(yīng)商進(jìn)行控制，付款審批操作方法更改后，本著權(quán)責(zé)對等的原則，收入的收取由總部財務(wù)中心收入管理部負(fù)責(zé)管理改由總部采銷中心全面負(fù)責(zé)，分部采銷人員負(fù)有收入收取的直接責(zé)任；收入主管審核結(jié)算付款單據(jù)時，要如實反映各項應(yīng)收數(shù)據(jù)，以供審批人員參考；4.4由于庫存的控制（包括滯銷、殘次）主要靠付款環(huán)節(jié)來控制，付款審批操作方法更改后，本著權(quán)責(zé)對等的原則，庫存的管理由總部采銷中心全面負(fù)責(zé)，分部采銷人員負(fù)有庫存管理的直接責(zé)任；4.5分部財務(wù)部、總部財務(wù)中心結(jié)算管理部將負(fù)責(zé)經(jīng)常對滯銷、殘次庫存、各項收入（商業(yè)折扣、合同內(nèi)收入、合同外收入等）的收取情況進(jìn)行調(diào)查分析、預(yù)警，以供公司領(lǐng)導(dǎo)作為獎懲依據(jù)及決策參考。5.管理制度5.1結(jié)算服務(wù)規(guī)范5.1.1熱情服務(wù)、細(xì)心指導(dǎo)對來公司結(jié)算的供應(yīng)商代表應(yīng)態(tài)度熱情，對不熟悉本公司結(jié)算方法的供應(yīng)商代表要細(xì)心指導(dǎo)，杜絕生、冷、硬、蠻的態(tài)度；5.1.2一視同仁、按規(guī)辦事嚴(yán)格遵守公司的結(jié)算操作規(guī)則，配合供應(yīng)商代表的結(jié)算工作，不可因人而異，給予不同的態(tài)度對待；5.1.3 準(zhǔn)確及時、廉潔公正在工作中耐心細(xì)致，按工作流程及時準(zhǔn)確的進(jìn)行結(jié)算核對，合理安排，按期支付供應(yīng)商貨款，不得無故拖欠或延期支付供應(yīng)商貨款，不得吃、拿、卡、要，不得接受任何形式的回扣；5.1.4全面維護(hù)公司利益每個工作人員應(yīng)將公司利益放在第一位，全力維護(hù)公司利益，對公司高度負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)有與公司規(guī)章制度相背離的問題，應(yīng)及時向上一級領(lǐng)導(dǎo)報告。5.2結(jié)算準(zhǔn)則5.2.1公司購進(jìn)貨物款項的結(jié)算，由財務(wù)部結(jié)算組統(tǒng)一管理、集中結(jié)算：公司所有貨款的用款計劃編制與結(jié)算由分部財務(wù)部結(jié)算組專門辦理，其他部門不再與供應(yīng)商辦理結(jié)算事宜；5.2.2供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算必須與公司簽有正式合同，才能辦理貨款結(jié)算事宜。供應(yīng)商合同期滿未簽定新合同的，可按舊合同約定事項延期執(zhí)行；如無約定的，則停止付款，或者按無合同付款操作方法向總部報批；5.2.3供應(yīng)商必須為一般納稅人，進(jìn)行貨款結(jié)算必須遵守公司的稅票回收制度：代銷商品結(jié)算：必須有增值稅發(fā)票才能支付貨款，不開或錯開增值稅發(fā)票的不予結(jié)款。經(jīng)銷商品結(jié)算：不管同城、異地結(jié)算的供應(yīng)商稅票必須堅持“一手錢一手票”的原則，不開或錯開增值稅發(fā)票的不予結(jié)款。 先款后貨：同城中的供應(yīng)商，規(guī)定3天的回收期；異地的供應(yīng)商，規(guī)定7天的回收期。時間從貨款付出后第二天算起，由相關(guān)采銷人員負(fù)責(zé)，同時財務(wù)部門必須及時提醒、監(jiān)督。如不能按時收回稅票且需再次付款的，原則上不能再次付款。如有特殊情況需再次付款的，按貨款支付管理授權(quán)中“無稅票再次付款”操作方法執(zhí)行，結(jié)算人員要給予嚴(yán)格控制。5.2.4貨款結(jié)算后應(yīng)付賬款余額不得小于殘次、退貨、各項應(yīng)收收入及合同約定的鋪底金額之和，結(jié)算會計要控制供應(yīng)商的結(jié)算款項，對殘次、退貨較多的、或采銷提供出欲清退的供應(yīng)商要保留足夠的賬面余額。合同約定有鋪底額的供應(yīng)商，結(jié)款后余額不得小于鋪底金額；5.2.5按合同約定賬期結(jié)算，不允許提前支付貨款：結(jié)算會計結(jié)款時必須審查貨款的賬期，嚴(yán)格按照合同規(guī)定的賬期進(jìn)行結(jié)算；5.2.6嚴(yán)格實行按計劃付款制度，超計劃拒付，或者按計劃外付款操作方法報批；5.2.7嚴(yán)格按照公司授權(quán)權(quán)限落實審批手續(xù)，審批手續(xù)不全的拒絕付款；5.2.8對于返利、降價、退殘的收回，允許賬扣，對其他各項應(yīng)交營業(yè)稅項目的收入，按照合同規(guī)定的方式收取，采用賬扣方式進(jìn)行結(jié)算的分兩種情況處理；供應(yīng)商提供全額稅票的，公司按凈額支付，公司給供應(yīng)商開具服務(wù)業(yè)發(fā)票。供應(yīng)商提供凈額稅票的，必須加收17%的代繳增值稅款【例】購進(jìn)貨物含稅價10000元，應(yīng)扣收1000元，供應(yīng)商開具稅票金額9000元，應(yīng)加收稅金145.30元），我方不給對方開具任何發(fā)票，遇供應(yīng)商不能支付17稅金的，結(jié)算部門在支付貨款時必須報總部財務(wù)中心總經(jīng)理簽字后方可支付。5.3貨款結(jié)算操作方法5.3.1經(jīng)銷商品結(jié)算操作方法5.3.1.1經(jīng)銷商品入庫，財務(wù)確認(rèn)并打印商品入庫單結(jié)算聯(lián)5.3.1.2供貨商持下周五前到帳期的商品入庫單來公司結(jié)算會計處對賬。5.3.1.3收入會計核算各項返利及其他各項應(yīng)收款項后，收入主管審核經(jīng)銷結(jié)算單，結(jié)算會計打印經(jīng)銷商品結(jié)算單。5.3.1.4結(jié)算會計周五根據(jù)上報計劃內(nèi)的4項條件及已審核的經(jīng)銷商品結(jié)算單，編制經(jīng)銷商品周付款計劃匯總表，并在下班前上報分部總經(jīng)理審批。5.3.1.5分部總經(jīng)理最遲于下周一下班前將審批后的經(jīng)銷商品周付款計劃匯總表傳真回各分部。5.3.1.6供貨商按照規(guī)定持增值稅發(fā)票到分部財務(wù)辦理貨款結(jié)算。5.3.1.7結(jié)算出納按照總部的審批結(jié)果支付貨款，但應(yīng)確保付款后及時在系統(tǒng)中執(zhí)行。5.3.2代銷商品結(jié)算操作方法5.3.2.1代銷商品入庫，財務(wù)確認(rèn)并打印商品入庫單結(jié)算聯(lián)。5.3.2.2供貨商按照我公司的安排按時到分部財務(wù)結(jié)算組對帳。5.3.2.3收入主管核算應(yīng)收返利、補(bǔ)利及其他應(yīng)收款項，結(jié)算會計打印代銷商品結(jié)算單。5.3.2.4每周五結(jié)算會計編制下周代銷商品周付款計劃匯總表，并報送分部財務(wù)經(jīng)理、分部業(yè)務(wù)總監(jiān)、分部總經(jīng)理簽批。5.3.2.5分部總經(jīng)理最遲于下周一下班前，將審批后的代銷商品周付款計劃匯總表轉(zhuǎn)至分部財務(wù)部結(jié)算組。5.3.2.6供貨商按照我公司的規(guī)定持增值稅發(fā)票到分部辦理貨款結(jié)算，出納按照審批后的“代銷商品周付款計劃匯總表”支付供貨商貨款，付款后及時執(zhí)行。5.3.3先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨、超額度先款后貨商品結(jié)算操作方法5.3.3.1業(yè)務(wù)部根據(jù)銷量及庫存結(jié)構(gòu)，可向結(jié)算會計提出本周的要貨需求，并提供先款后貨商品進(jìn)貨明細(xì)單，結(jié)算會計每周五依據(jù)先款后貨商品進(jìn)貨明細(xì)單，填報計劃內(nèi)付款申請表。5.3.3.2結(jié)算會計匯總編制先款后貨商品周付款計劃匯總表，經(jīng)結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)、分部總經(jīng)理審核后，根據(jù)付款金額區(qū)分具體審批人，于周五下班前轉(zhuǎn)至大區(qū)進(jìn)行審批。5.3.3.3大區(qū)總經(jīng)理審批后于周二中午前將審批后的先款后貨周付款計劃匯總表傳回分部采銷部。5.3.3.4分部采銷部將審批后的計劃送交分部財務(wù)部。5.3.3.5采銷部在ERP系統(tǒng)中制作訂單。5.3.3.6結(jié)算會計依據(jù)訂單，在ERP系統(tǒng)中制作“預(yù)付款單”。5.3.3.7結(jié)算出納按照總部審批結(jié)果支付供貨商貨款并及時在系統(tǒng)中執(zhí)行。5.3.3.8庫房驗收貨物，財務(wù)確認(rèn)并打印商品入庫單結(jié)算聯(lián)。5.3.3.9結(jié)算出納收到供應(yīng)商的發(fā)票，審核發(fā)票無誤后錄入發(fā)票相關(guān)信息到票據(jù)管理中（待票據(jù)管理模塊啟用后執(zhí)行）。5.3.3.10結(jié)算會計確認(rèn)商品入庫并收到發(fā)票后，制作“經(jīng)銷商品結(jié)算單”，沖減供貨商的預(yù)付款，同時出納執(zhí)行。5.3.4帶貨安裝商品結(jié)算操作方法5.3.4.1門店銷售帶貨安裝商品5.3.4.2供貨商將商品送至顧客家進(jìn)行安裝，并按照我公司規(guī)定定期到分部客戶服務(wù)部進(jìn)行回訪確認(rèn)。5.3.4.3結(jié)算會計定期制作帶貨安裝商品發(fā)貨匯總并打印出給供應(yīng)商進(jìn)行核對。5.3.4.4供應(yīng)商確認(rèn)后轉(zhuǎn)結(jié)算會計。5.3.4.5采銷人員審核商品價格和協(xié)議并確認(rèn)。5.3.4.6結(jié)算會計辦理入庫并制作代銷商品結(jié)算單。5.3.4.7收入主管計算返利、補(bǔ)利及其他各種應(yīng)收款項后收入主管審核結(jié)算單，結(jié)算會計打印代銷商品結(jié)算單。5.3.4.8結(jié)算會計每周五下午匯總編制代銷商品周付款計劃匯總表，并報送分部財務(wù)經(jīng)理、分部業(yè)務(wù)總監(jiān)、分部總經(jīng)理簽批。5.3.4.9分部總經(jīng)理最遲于下周一下班前將審批后的代銷商品周付款計劃匯總表轉(zhuǎn)給分部財務(wù)部結(jié)算組。5.3.4.10供貨商按照我公司的規(guī)定持增值稅發(fā)票到分部辦理貨款，結(jié)算出納按照審批后的代銷商品周付款計劃匯總表支付供貨商貨款并執(zhí)行。5.4貨款結(jié)算審批操作方法及權(quán)限規(guī)定5.4.1正常付款計劃（經(jīng)銷、代銷商品付款計劃）的審批方法（不含現(xiàn)款現(xiàn)貨、先款后貨）（計劃內(nèi)付款的審批方法需要滿足滯銷、殘次、欠收按照合同、協(xié)議約定條款清理或按照約定倍數(shù)扣減應(yīng)結(jié)貨款，支付期限、方式符合合同規(guī)定這兩點）5.4.1.1正常付款計劃為按照公司結(jié)算管理制度規(guī)定，到帳期對帳結(jié)算的付款。5.4.1.2各分部財務(wù)部每周按照規(guī)定同供應(yīng)商對帳，對帳后匯總上報付款計劃；5.4.1.3經(jīng)分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）審核后，分部總經(jīng)理在授權(quán)范圍內(nèi)對計劃進(jìn)行審批。5.4.1.4分部財務(wù)部收到分部總經(jīng)理批復(fù)后的付款計劃，復(fù)印一份給分部采銷部，以便采銷人員掌握付款情況；5.4.1.5分部財務(wù)部按照審批后的付款計劃進(jìn)行付款。5.4.2先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨付款計劃（先款后貨商品付款計劃）5.4.2.1每周的先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨付款計劃由分部結(jié)算人員依據(jù)業(yè)務(wù)人員提供的先款后貨進(jìn)貨明細(xì)表制作先款后貨付款計劃，數(shù)碼、電腦品類付款，海爾全品類付款，其進(jìn)貨審批單必須經(jīng)總部品類部長審批后方可申請付款。5.4.2.2經(jīng)分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、分部總經(jīng)理、大區(qū)財務(wù)總監(jiān)審核后，（A類分部200萬含以下、B類分部100萬含以下、C類分部50萬含以下由大區(qū)業(yè)務(wù)總監(jiān)審批，A類分部200萬不含以上、B類分部100萬不含以上、C類分部50萬不含以上由大區(qū)總經(jīng)理審批）。5.4.2.3分部業(yè)務(wù)部根據(jù)已批復(fù)的計劃制作進(jìn)貨訂單，經(jīng)廠家確認(rèn)貨源并簽訂到貨協(xié)議，報分部財務(wù)部提請付款；5.4.2.4分部財務(wù)部根據(jù)廠家簽訂的到貨協(xié)議，并審核付款計劃后付款，杜絕無批復(fù)或超計劃付款。5.4.3計劃外付款報批操作方法（未滿足計劃內(nèi)付款條件的付款一律上報計劃外付款，無門店個數(shù)、金額限定）5.4.3.1分部財務(wù)部根據(jù)采銷人員提出的申請或制作的先款后貨、現(xiàn)款現(xiàn)貨或超額度付款等特殊情況下付款商品進(jìn)貨明細(xì)單，制作計劃外付款申請表；5.4.3.2存在滯銷、殘次、欠收未解決且未按照合同約定倍數(shù)扣減應(yīng)結(jié)貨款，第一、二次申請付款的，經(jīng)分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）審核后，由分部總經(jīng)理最終審批。5.4.3.3 存在滯銷、殘次、欠收未解決且未按照合同約定倍數(shù)扣減應(yīng)結(jié)貨款，第三次及以上申請付款的，經(jīng)分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、分部總經(jīng)理、大區(qū)財務(wù)總監(jiān)、大區(qū)業(yè)務(wù)總監(jiān)審核后，由大區(qū)總經(jīng)理審批（滯銷、殘次、欠收三項指標(biāo)全國排名最后兩名的大區(qū)該項由總部經(jīng)營戰(zhàn)略中心和財務(wù)中心聯(lián)合審批，聯(lián)合審批意見不一致時由常務(wù)副總裁審批；全國排名倒數(shù)一至十名的分部該項由大區(qū)總經(jīng)理審批，按照次數(shù)不同自動給相關(guān)責(zé)任人下發(fā)專項任務(wù)書要求在下一筆付款前解決）。5.4.3.4分部財務(wù)部按照審批后的付款計劃進(jìn)行付款。5.4.4無合同付款的審批操作方法5.4.4.1公司原則上不允許無合同付款，有特殊原因的需以計劃外的形式上報。5.4.4.2無區(qū)域性合同付款申請由分部業(yè)務(wù)人員申請上報，由分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、分部總經(jīng)理、大區(qū)財務(wù)總監(jiān)、大區(qū)業(yè)務(wù)總監(jiān)審核后，由大區(qū)總經(jīng)理審批。5.4.4.3無全國性合同申請由分部業(yè)務(wù)人員申請上報，由分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、分部總經(jīng)理、大區(qū)財務(wù)總監(jiān)、大區(qū)業(yè)務(wù)總監(jiān)、大區(qū)總經(jīng)理審核后，由總部經(jīng)營戰(zhàn)略中心總監(jiān)最終審批。5.4.4.4分部財務(wù)部按照審批后的付款計劃進(jìn)行付款。5.4.5無稅票再次付款（限先款后貨、限同一供應(yīng)商、限一筆付款）5.4.5.1分部業(yè)務(wù)部門提出申請，分部結(jié)算會計編制無稅票再次付款計劃外申請表。5.4.5.2無稅票計劃外付款申請，由分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、分部總經(jīng)理、大區(qū)財務(wù)總監(jiān)、大區(qū)業(yè)務(wù)總監(jiān)、大區(qū)總經(jīng)理審核后，由總部財務(wù)中心副總監(jiān)最終審批。5.4.4.4分部財務(wù)部按照審批后的付款計劃進(jìn)行付款。5.4.6應(yīng)付帳款出現(xiàn)借方余額再次提請付款的5.4.6.1應(yīng)付帳款出現(xiàn)借方余額需再次付款的，由分部業(yè)務(wù)部提出申請，經(jīng)分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)（經(jīng)理）、進(jìn)行審核，并按照應(yīng)付帳款借方余額金額進(jìn)行審批。5.4.6.2出現(xiàn)應(yīng)付帳款借方余額在5萬元（含）以下需再次付款的，由分部總經(jīng)理最終審批。5.4.6.3出現(xiàn)應(yīng)付帳款借方余額在5-10（含）萬元需再次付款的，報分部總經(jīng)理、大區(qū)財務(wù)總監(jiān)審核后由大區(qū)業(yè)務(wù)總監(jiān)最終審批。5.4.6.4出現(xiàn)應(yīng)付帳款借方余額在10-50（含）萬元需再次付款的，報分部總經(jīng)理、大區(qū)財務(wù)總監(jiān)、大區(qū)業(yè)務(wù)總監(jiān)審核后由大區(qū)總經(jīng)理最終審批。5.4.6.5出現(xiàn)應(yīng)付帳款借方余額在50萬元以上需再次付款的，報分部總經(jīng)理、大區(qū)財務(wù)總監(jiān)、大區(qū)業(yè)務(wù)總監(jiān)、大區(qū)總經(jīng)理審核后由總部經(jīng)營戰(zhàn)略中心副總監(jiān)及總部財務(wù)中心副總監(jiān)聯(lián)合審批，審批意見不一致時，報公司常務(wù)副總裁最終審批。5.4.6.6分部財務(wù)部按照審批后的付款計劃進(jìn)行付款5.4.7提前付款/改變付款方式可獲得額外現(xiàn)金折扣的付款（限貨到付款） 5.4.7.1 分部業(yè)務(wù)部提出付款申請，并提供進(jìn)貨明細(xì)，結(jié)算會計核查進(jìn)貨明細(xì)是否為暢銷品或新品，如果非暢銷品或新品的，不得上報。5.4.7.2分部業(yè)務(wù)部同供應(yīng)商簽署收取現(xiàn)金折扣的備忘錄，財務(wù)部審核是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，審核達(dá)標(biāo)后制作計劃外付款申請單；5.4.7.3 根據(jù)新的現(xiàn)金折扣收取標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)授權(quán)的由分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審核由大區(qū)總經(jīng)理最終審批。5.4.7.3 根據(jù)新的現(xiàn)金折扣收取標(biāo)準(zhǔn)，不達(dá)授權(quán)的由分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)經(jīng)理、業(yè)務(wù)主管、業(yè)務(wù)總監(jiān)、分部總經(jīng)理、大區(qū)財務(wù)總監(jiān)、大區(qū)業(yè)務(wù)總監(jiān)、大區(qū)總經(jīng)理審核，由總部經(jīng)營戰(zhàn)略中心副總監(jiān)及總部財務(wù)中心副總監(jiān)聯(lián)合審批，審批意見不一致時，報公司常務(wù)副總裁最終審批。5.4.7.4分部財務(wù)部按照審批后的付款計劃進(jìn)行付款。5.4.8改變付款方式（其他原因，其中不含現(xiàn)款改為承兌）5.4.8.1分部業(yè)務(wù)部提出申請，結(jié)算組制作計劃外申請表，由分部結(jié)算主管、收入主管、財務(wù)總監(jiān)（