OA可行性報告書-分享.doc

可行性報告書文件編號：編制單位： IT部編制日期：2012-5-24XX協(xié)同辦公管理平臺項目可行性報告書 編制人： 子公司總經(jīng)理： 2012年05月24日目 錄1.項目背景32.項目需求33.解決方案44項目預(yù)算與效益評估81.項目背景 XX公司快速發(fā)展的過程中先后引進(jìn)了易拓ERP系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)及配套的各方面系統(tǒng),實現(xiàn)了企業(yè)信息的前期部署，同時隨著信息化系統(tǒng)的深入應(yīng)用，管理者考慮如何提升管理效率、提高企業(yè)執(zhí)行力，保障公司目標(biāo)、計劃及任務(wù)落地執(zhí)行，如何實現(xiàn)KPI體系的切實落地執(zhí)，如對員工及各階管者工作跟蹤、監(jiān)督，如何讓企業(yè)績效體系與員工日常進(jìn)行有效的結(jié)合，如何匯總統(tǒng)計各部門及各種業(yè)務(wù)類型的數(shù)據(jù)，輔助企業(yè)管理者進(jìn)行企業(yè)管理的持續(xù)改進(jìn)和智能決策。因此公司計劃引入金和協(xié)同辦公平臺，針對XX公司信息基礎(chǔ)及管理現(xiàn)狀和需求，提供針對解決方案和產(chǎn)品。 2.項目需求本次的協(xié)同辦公平臺的應(yīng)用希望覆蓋了XX的企業(yè)內(nèi)部管理、業(yè)務(wù)運營、戰(zhàn)略管控、目標(biāo)計劃分解、績效考核。 建立一個符合XX管理需求的個性化、集成化應(yīng)用系統(tǒng)，提升公司業(yè)務(wù)處理、日常辦公統(tǒng)一管理的效率，將各個業(yè)務(wù)部門內(nèi)部的資源實現(xiàn)最大化的共享，使公司內(nèi)部的有效信息結(jié)構(gòu)化、共享化，提高公司員工的工作效率，從而逐步建立公司司規(guī)范化、統(tǒng)一化管理的目標(biāo)。實現(xiàn)三個層面的管理控制:業(yè)務(wù)營運層提升XX住宅設(shè)施日常業(yè)務(wù)的處理功能，強化基礎(chǔ)管理能力；績效管理層根據(jù)業(yè)務(wù)處理結(jié)果提供全面的商業(yè)分析與優(yōu)化功能；決策支持層建立各階管理層對日常管理、跟蹤和分析智能報表。以上三層從上往下，是公司戰(zhàn)略規(guī)劃和分解的過程，目的是使企業(yè)戰(zhàn)略的有效而快速的執(zhí)行；從下往上，通過有效的戰(zhàn)略執(zhí)行和實時地信息反饋，確保公司對市場變化能做的快速反應(yīng)。具體需求如下：1、 統(tǒng)一規(guī)范工作流審批平臺，實現(xiàn)工作流程標(biāo)準(zhǔn)化、自動化的運轉(zhuǎn)。2、 優(yōu)化KPI體系提報、分解、執(zhí)行跟蹤和績效考核平臺，實現(xiàn)KPI有效執(zhí)行和數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計和分析；3、 對工作任務(wù)按職務(wù)、崗位、周期循環(huán)滾動自動布置平臺，實現(xiàn)對各部門、各崗位的規(guī)律性工作任務(wù)執(zhí)行情況跟蹤、統(tǒng)計及完成情況的動態(tài)考核；切實執(zhí)行任務(wù)管理5W+1H和ARCI法則。4、 實現(xiàn)對項目（含研發(fā)）計劃的執(zhí)行進(jìn)度、任務(wù)分配、文檔交付、內(nèi)容變更等一系列情況的跟蹤和分析。5、 規(guī)范企業(yè)知識和合同管理平臺：根據(jù)部門、知識類型架構(gòu)公司的知識地圖和合同管理規(guī)則；收集任務(wù)和項目執(zhí)行過程中形成的文檔，實現(xiàn)知識共享、沉淀；積累企業(yè)的知識財富。6、 對企業(yè)人事檔案，人員招聘、入職、培訓(xùn)教育、考核、異動、離職全過程的有效管理和分析。7、 實現(xiàn)移動辦公平臺，讓公司的管理人員通過手機(jī)、IPAD或筆記本電腦，可以隨時隨地處理公司事務(wù)，了解經(jīng)營及情況。8、 將金和OA與考勤、工資進(jìn)行有效的整合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)直接交互，避免重復(fù)工作及信息不對稱，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，導(dǎo)致的數(shù)據(jù)不能匯總、跟蹤和分析的問題。9、 建立公司高層管理者決策分析和風(fēng)險控制平臺，建立科學(xué)的數(shù)據(jù)分析模型，高層管理者隨時了解員工日常工作效率、計劃和任務(wù)執(zhí)行情、公司人員異動狀況、公司業(yè)務(wù)經(jīng)營、盈利能力、資產(chǎn)、資金、利潤變化的情況，按照各種緯度進(jìn)行數(shù)據(jù)鉆取分析，對問題直接進(jìn)行追朔和剖析。3.解決方案本次金和OA協(xié)同辦公系統(tǒng)架構(gòu)包括：基礎(chǔ)辦公管理、KPI體系管理、周期性任務(wù)管理、人力資源管理、數(shù)據(jù)分析管理五大內(nèi)容：3.1基礎(chǔ)辦公管理實現(xiàn)公司無紙化辦公及日常工作管理包括：企業(yè)門戶、員工工作臺、內(nèi)部溝通平臺、工作流審批平臺、知識管理平臺、合同管理平臺、事務(wù)管理平臺（包括日程管理、電子郵件、會議管理、用品管理、資產(chǎn)管理）。1、 建立企業(yè)門戶：企業(yè)門戶支持多級、多類型及不同權(quán)限的不同內(nèi)容展現(xiàn)功能；門戶包括:公司門戶（公司新聞、通知公告、企業(yè)文化：如公司活動、員工關(guān)懷：如生日、公司規(guī)章制度；業(yè)務(wù)門戶：如生產(chǎn)周例會紀(jì)要、生產(chǎn)質(zhì)量周匯報等）；門戶的不同版塊指定專人進(jìn)行管理。2、 建立員工工作臺：1） 待辦工作：如待審批的流程、每月績效考評審核等；2） 待閱信息：如會議紀(jì)要、公司發(fā)文、每月財務(wù)、業(yè)務(wù)等經(jīng)營報表；3） 工作任務(wù)：包括布置和執(zhí)行的任務(wù)，以及周期性循環(huán)任務(wù)4） 工作日程：每月、每周、每日的行事歷和提醒5） 崗位知識：與自己相關(guān)的知識員工工作臺支持內(nèi)容自定義，根據(jù)崗位、職務(wù)、角色不同，可以定義不同的版塊。3、 建立內(nèi)部溝通平臺：建立內(nèi)部溝通的統(tǒng)一平臺，替代QQ、MSN、內(nèi)部郵件的功能，同時將所有溝通紀(jì)錄統(tǒng)一在服務(wù)器上進(jìn)行管理，保留所有溝通和往來記錄，隨時進(jìn)行追朔和查詢；溝通平臺與手機(jī)關(guān)聯(lián)，同時慣穿流程、任務(wù)、日程、會議、等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行預(yù)警和提示及短信提示。4、 建立工作流程審批平臺：將公司管理制度、公司發(fā)文，日常事務(wù)的處理機(jī)制分解成標(biāo)準(zhǔn)化的表單格式和審批流程，進(jìn)行分類、分權(quán)限管理；表單支持OFFICE和內(nèi)嵌式表單格式，支持表單樣式自定義；流程支持可視化和自定義功能，支持條件判斷、分支、流程間關(guān)聯(lián)；根據(jù)流程類型、部門、人員、時間、狀態(tài)等多種情況對流程進(jìn)行統(tǒng)計分析，提供流程節(jié)點效率、延遲等報表分析。5、 建立制度管理平臺：將公司制度依據(jù)部門和管理范圍進(jìn)行分類，對制度的起草、發(fā)布建立規(guī)范流程，制度修訂和版本進(jìn)行統(tǒng)一管理；制度與流程和獎懲進(jìn)行關(guān)聯(lián)，讓員工隨時了解制度的內(nèi)容，獎懲時關(guān)聯(lián)制度有法可依。6、 建立知識管理平臺：將公司制度、管理文檔、工作模版、培訓(xùn)資料、作業(yè)規(guī)范，工作過程中產(chǎn)生的知識、經(jīng)驗資料形成公司的知識庫，并形成知識的結(jié)構(gòu)化、網(wǎng)格化，人性化，不僅便于員工的學(xué)習(xí)，輔以創(chuàng)新機(jī)制，將個人知識轉(zhuǎn)化為集體知識，沉淀為公司財富。通過知識管理系統(tǒng)不僅有效的實現(xiàn)知識的共享，統(tǒng)一了公司知識及文檔的歸口，同時文檔的應(yīng)用權(quán)限進(jìn)行有效的管理；將知識有針對性的推送到不同的崗位進(jìn)行學(xué)習(xí)；知識管理支持類型自定義、與崗位關(guān)聯(lián)；支持全文搜索。7、 建立合同管理平臺：建立規(guī)范的合同管理標(biāo)準(zhǔn)，將合同進(jìn)行分類、編號、版本管理。分權(quán)限進(jìn)行查閱和共享，支持按類型、日期、部門等進(jìn)行搜索。8、 建立事務(wù)管理平臺：1） 日程管理：個人日程、部門日程、日程共享、匯總、提示和循環(huán)；2） 員工事務(wù)：個人工資、會議、培訓(xùn)、表現(xiàn)、個人報表、個人考勤。3） 其它事務(wù)：通訊錄、便箋等4） 行政管理：會議管理、車輛管理、用品管理、資產(chǎn)管理。3.2 KPI體系管理：1、 將公司目前的戰(zhàn)略地圖和KPI進(jìn)行分解，分解到各系統(tǒng)和各執(zhí)行部門，對目標(biāo)計劃制定不同的權(quán)重，跟蹤目標(biāo)的執(zhí)行結(jié)果，匯總后形成各階管理層和員工的績交組成部份；2、 支持對KPI項目的編制定義、匯總、跟蹤和狀態(tài)的預(yù)警；3、 將KPI轉(zhuǎn)化為循環(huán)任務(wù)，形成自動布置的循環(huán)匯報；匯報后結(jié)果自動形成績效考核結(jié)果。4.3工作任務(wù)管理：通過工作任務(wù)管理平臺實現(xiàn)對任務(wù)完成進(jìn)度和執(zhí)行質(zhì)量進(jìn)行全程跟蹤和分析。1、 任務(wù)內(nèi)容：包括任務(wù)來源、時間、地點、任務(wù)內(nèi)容、完成標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行人、執(zhí)行角色、任務(wù)級別、任務(wù)權(quán)重、周期循環(huán)；2、 任務(wù)功能：支持團(tuán)隊協(xié)作，包括多級任務(wù)、任務(wù)分解、任調(diào)整、取消、匯報和任務(wù)確認(rèn)；3、 任務(wù)報表：按任務(wù)內(nèi)容中的字段進(jìn)行統(tǒng)計分析，提供未完成任務(wù)統(tǒng)計分析報表；4、 周期性任務(wù)：根據(jù)不同崗位、職務(wù)制定周期性工作任務(wù)，制定一次后按期（年、季、月、周、日）自動布置到相關(guān)人員的工作臺上，相關(guān)人員進(jìn)行匯報，檢查和評審；5、 任務(wù)績效：根據(jù)任務(wù)完成情況形成任務(wù)績效，與KPI績效形成個人最終的績效考核結(jié)果。4.4 人力資源管理1、 人事檔案管理：人事檔案欄目支持功能自定義，支持二維、多維報表查詢和統(tǒng)計2、 員工全生命周期管理： 人員定崗定編計劃部門人員增補申請人力資源招聘計劃人員面試員工錄用通知簡歷庫員工轉(zhuǎn)正填寫個人檔案員工異動員工培訓(xùn)員工考核員工離職員工到崗前準(zhǔn)備3、 人事考勤管理：考勤管理與考勤機(jī)結(jié)合，直接讀取考勤機(jī)不同班次的考勤數(shù)據(jù)，與金和OA系統(tǒng)中的請假、出差、外出等形成統(tǒng)一完成的考勤記錄和報表；4、 工資計算管理：工資計算與考勤結(jié)果結(jié)合，根據(jù)不同情況（如病假、事假、年休假的）完成最終工資的計算，同時自動推送到員工個人事務(wù)的工資自助系統(tǒng)中進(jìn)行自助查詢，員工對結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)或申訴。5、 培訓(xùn)管理：人資部門制定培訓(xùn)計劃、準(zhǔn)備培訓(xùn)資料，完成培訓(xùn)后通過系統(tǒng)制定培訓(xùn)考題、進(jìn)行在線考試，結(jié)果進(jìn)行記錄歸檔。4.5數(shù)據(jù)分析1、 通過BI工具（水晶商業(yè)智能報表）為公司中高層管理者提供一套多方位、多角度觀察和分析企業(yè)經(jīng)營的方法；管理者可以按照自己的思維邏輯建立數(shù)據(jù)分析模型，通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行鉆取、挖掘形成多緯度、多層次的分析報表；如人力資源分析報、計劃和任務(wù)執(zhí)行情況報表、產(chǎn)品利潤貢獻(xiàn)情況圖表、費用類型占比分析圖表等。2、 BI水晶商業(yè)智能報表不僅可以對金和OA系統(tǒng)進(jìn)行分析，也可以進(jìn)其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析。 4項目效益評估本次項目是幫助企業(yè)提高運作效率，提高決策水平的綜合系統(tǒng)，一個身份是信息技術(shù)，另一身份是管理手段和方式。所謂信息化建設(shè)評價就是對信息化建設(shè)的性能進(jìn)行全面估計、檢查、測試、分析和評審,包括對實際指標(biāo)與計劃指標(biāo)進(jìn)行比較,以求確定系統(tǒng)目標(biāo)的實現(xiàn)程度,并對系統(tǒng)建成后產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益進(jìn)行全面的評價。 預(yù)計費用投入：項目階段軟件優(yōu)惠價格實施費用階段總價項目實施周期基礎(chǔ)應(yīng)用70,00021,00091,0002個月標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用72,00014,00086,000精確執(zhí)行28,00014,00042,0001個月BI應(yīng)用40,00014,00054,0003個月二次開發(fā)53,000-53,0001個月移動應(yīng)用35,000-35,0002天項目合計（含移動應(yīng)用和二次開發(fā)）361,000合計時間4-5月項目整體最終優(yōu)惠價格300,000IBM3850X E4807企業(yè)服務(wù)器(雙CPU，16G內(nèi)存，2.4T硬盤)62,000或有預(yù)算38,000項目總體預(yù)算400,000我們從以下幾個方面對金和OA實施后的效益進(jìn)行評估4.1提高工作效率通過協(xié)同系統(tǒng)從在處理信息上就減少了約25 30的時間，如尋找信息、內(nèi)部溝通、任務(wù)布置；流程流轉(zhuǎn)效率提升55%，績效考核數(shù)據(jù)工作量減少50%，員工滿意度提升30%。4.2 降低辦公成本金和OA協(xié)同辦公平臺徹底解決信息共享和信息成本問題，企業(yè)綜合管理成本有效降低，包括：信息傳遞成本降低60%和日常辦公成本降低30%。4.3建立知識型企業(yè) 企業(yè)知識快速共享，打造學(xué)習(xí)型團(tuán)隊，提高資源利用率，企業(yè)創(chuàng)新率和凝聚力大大增強；系統(tǒng)為管理者和下屬提供了有效的交流平臺，幫助企業(yè)實現(xiàn)人本管理和企業(yè)文化建設(shè)，增進(jìn)了管理者和員工之間的情感交流，領(lǐng)導(dǎo)工作不再被動，員工滿意度大大提高。4.4績效監(jiān)控動態(tài)化金和OA系統(tǒng)的應(yīng)用將為企業(yè)提供豐富的管理信息，用好這些信息并在企業(yè)管理和決策過程中發(fā)揮作用，動態(tài)監(jiān)控管理績效變化，即時反饋和糾正管理中存在的問題。4.5管理改善持續(xù)化通過對日常工作跟蹤和分析，最終對公司各個環(huán)節(jié)的工作改進(jìn)提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)和依據(jù)，這也是整個金和OA實施閉環(huán)的最終目的。 項目的實施給企業(yè)的發(fā)展及企業(yè)的管理,經(jīng)濟(jì)效益帶來一定的好處和推進(jìn),項目的創(chuàng)新和示范性主要從兩發(fā)方面來分析，一是直接經(jīng)濟(jì)效益分析,二是間接效益分析。指標(biāo)實施前統(tǒng)計值實施后統(tǒng)計值行政事務(wù)審批周期1周2周12天流程規(guī)范化工作盲目性強工作開展目的明確通知類、公告類的響應(yīng)率8590%99%-100%人員工作時間（一天按8小時計算）有效工作時間僅為3-4小時有效工作時間提升到6-7小時日常報表的出報時間1周一次隨時合同審批周期1周1-2天辦公用品支持2.5萬元/月1.5萬元/月新員工具備上崗能力的時間3-4月1個月計劃下達(dá)與監(jiān)督無法