訂單及發(fā)貨流程.docx

TO：市場部、生產(chǎn)部、財務(wù)部、技術(shù)部、成品庫、貨物發(fā)運(yùn)、存檔 內(nèi)部文件FROM：總經(jīng)辦 DATE：2011.8.10 公司管理制度鄭州市凱貝特互感器有限公司產(chǎn)品訂單及發(fā)運(yùn)流程相關(guān)規(guī)定為確保公司產(chǎn)品銷售、發(fā)運(yùn)井然有序，準(zhǔn)確及時，職責(zé)分明，往來清楚，特制定本工作流程及相關(guān)規(guī)定。1、 市場部根據(jù)銷售合同及其合同評審結(jié)果下達(dá)銷售訂單（見附件1，簡稱訂單）。訂單一式五份，經(jīng)總經(jīng)理簽批后分別送至技術(shù)部、生產(chǎn)部、計劃、質(zhì)檢部。市場部對訂單的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2、 訂單中應(yīng)明確貨物交運(yùn)日期及方式。貨物運(yùn)輸應(yīng)以“采取最廉價方式發(fā)運(yùn)”為原則，對提出送貨上門、客車代運(yùn)等非最廉價方式發(fā)運(yùn)要求的，必須在訂單的“交貨方式”中注明，并提醒總經(jīng)理審示。3、 各部在接到訂單后，應(yīng)及時明了訂單內(nèi)容，如對訂單存有質(zhì)疑，必須在2小時之內(nèi)反饋到市場部。市場部應(yīng)對提出的問題及時澄清，做出解答，對引起誤解的部分予以文字補(bǔ)充說明。文字補(bǔ)充說明不應(yīng)使訂單內(nèi)容發(fā)生實(shí)質(zhì)性的改變，若有實(shí)質(zhì)性變動，應(yīng)按照本規(guī)定第6條“訂單修訂”有關(guān)要求進(jìn)行。4、 銷售訂單一旦確定下發(fā)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的新問題造成不能滿足訂單要求或不能按時完成訂單時，應(yīng)在第一時間（即0.5小時內(nèi)）反饋至市場部協(xié)調(diào)解決。對確認(rèn)不能滿足訂單技術(shù)或時間要求的，分下面兩種情形由市場部負(fù)責(zé)上報總經(jīng)理。 a、 經(jīng)與用戶溝通用戶接受修訂后的交貨條件：修改訂單，上報總經(jīng)理知曉； b、 經(jīng)與用戶溝通用戶不接受修訂后的交貨條件：第一時間上報總經(jīng)理裁定。5、 對經(jīng)再次協(xié)調(diào)確定的與原訂單不一致的內(nèi)容，市場部必須對訂單進(jìn)行書面修訂。6、 訂單修訂：、訂單修訂由原“下單員”負(fù)責(zé)完成，并對此項工作的徹底性和正確性負(fù)責(zé)。、若存在技術(shù)修訂，該單技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)提出書面技術(shù)修訂方案，經(jīng)總工程師審批后送達(dá)市場部實(shí)施“訂單修訂”。、在修訂內(nèi)容不多，不影響訂單內(nèi)容清晰完整，不會造成誤解的情況下，下單員可在市場部留存的訂單上直接進(jìn)行修訂。被修訂的留存訂單在報送總經(jīng)理復(fù)審簽批后，下單員到現(xiàn)場對所有原訂單進(jìn)行修訂；、對修訂內(nèi)容較多，或影響訂單的清晰完整，或易造成誤解的，必須將原訂單全部收回，重新下達(dá)、審批、下發(fā)。必要時，在新訂單下達(dá)前重新進(jìn)行合同評審。市場部留存的重新下達(dá)的訂單應(yīng)與留存的原單一并保存；、 在原訂單上進(jìn)行內(nèi)容修訂，必須采用劃改（劃改在原內(nèi)容文字上畫上一道，以示原內(nèi)容作廢，但又不影響原內(nèi)容辨認(rèn)，之后在其上方或下方寫上正確的內(nèi)容。見附件2：“劃改示意說明” ），在原單上修訂不得涂改；、下單員對所有被修訂訂單的每一處修訂都必須簽章確認(rèn)；、訂單中止（撤單），視為特殊的訂單修訂。訂單一旦被確認(rèn)中止，市場部必須在第一時間向總經(jīng)理匯報，在得到同意撤單指示后，市場部應(yīng)隨即口頭通知生產(chǎn)部準(zhǔn)備進(jìn)行生產(chǎn)和采購計劃調(diào)整；同時應(yīng)在2小時內(nèi)完成下列工作：a、在留存的該原訂單上注明撤單原因，送總經(jīng)理簽批；b、收回已下發(fā)的所有該訂單合訂保存；、生產(chǎn)部門不得接受任何來自非市場部的訂單修訂或撤單要求。所有訂單修訂或撤單要求必須通過市場部按照有關(guān)程序及要求實(shí)施。、收到修訂文件的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在下單員指定的文件上簽字認(rèn)可。7、 生產(chǎn)部每天下午下班之前，把按訂單要求第二天要發(fā)運(yùn)的、或未到訂單要求發(fā)運(yùn)時間，但第二天也可以發(fā)運(yùn)的產(chǎn)品通知市場部。8、 市場部根據(jù)生產(chǎn)部的通知做出發(fā)運(yùn)安排，并將與發(fā)運(yùn)安排相一致的配貨清單（見附件3）送達(dá)生產(chǎn)部。9、 配貨清單是訂單的組成部分，其產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、編號應(yīng)與訂單相一致。當(dāng)訂單要求的產(chǎn)品不能一次性發(fā)運(yùn)完畢時，應(yīng)在配貨清單編號后添加能夠表明發(fā)運(yùn)批次的后綴。10、生產(chǎn)部根據(jù)市場部的發(fā)運(yùn)安排，于次日下午四點(diǎn)半之前，把要發(fā)運(yùn)的產(chǎn)品按照訂單和配貨清單的要求成套包裝入庫，并通知成品倉庫做好出庫準(zhǔn)備。配貨清單上所標(biāo)出的內(nèi)容必須逐條驗對后在“”處打上“”。驗對人應(yīng)在配貨清單上“核準(zhǔn)人員”處簽名。11、由市場部根據(jù)產(chǎn)品準(zhǔn)備情況，開具三聯(lián)式出庫單（如附件4），分別作為成品庫出庫、市場部發(fā)貨、財務(wù)監(jiān)督的下賬憑證。市場部對出庫單的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。12、出庫單“經(jīng)理”一欄由主管銷售的副總經(jīng)理簽署，以示對用戶、產(chǎn)品及其配套物品的確認(rèn)。主管銷售的副總經(jīng)理不在崗時，由主管生產(chǎn)的副總經(jīng)理代簽，待主管銷售的副總經(jīng)理到崗后，由下單員送交補(bǔ)簽。13、成品庫管理人員按照出庫單上的產(chǎn)品規(guī)格型號、變比、數(shù)量、準(zhǔn)確級及負(fù)荷對待出庫產(chǎn)品逐一進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤，成品庫管理人員在出庫單上簽字，實(shí)施出庫。成品庫管理人員對出庫產(chǎn)品與出庫單的一致性負(fù)責(zé)。14、所有出庫產(chǎn)品，事先必須辦理入庫手續(xù)。產(chǎn)成品原則上不允許先出后入，以防止漏辦錯辦。15、產(chǎn)品出庫后，市場部應(yīng)及時開出貨物發(fā)運(yùn)通知單（見附件5，簡稱通知單）實(shí)施發(fā)運(yùn)，并對出庫待發(fā)運(yùn)產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識，防止錯發(fā)、漏發(fā)。16、貨物發(fā)運(yùn)通知單一式二份，負(fù)責(zé)貨物發(fā)運(yùn)人員和市場部各一份。貨物發(fā)運(yùn)人員在接到發(fā)運(yùn)通知單后，對通知單上發(fā)往各目的地的發(fā)送件數(shù)進(jìn)行核準(zhǔn)，確認(rèn)無誤，發(fā)運(yùn)人員在通知單上簽字。17、通知單應(yīng)至少包含以下內(nèi)容：客戶名稱（或訂單編號）、發(fā)運(yùn)日期、目的地、貨物件數(shù)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、發(fā)運(yùn)要求及付款方式。市場部對待發(fā)運(yùn)貨物標(biāo)識和貨物發(fā)運(yùn)通知單的正確性負(fù)責(zé)。18、發(fā)運(yùn)人員憑通知單通知生產(chǎn)部主任安排待發(fā)運(yùn)貨物裝車事宜。貨物裝車是生產(chǎn)全過程的一部分，生產(chǎn)部主任應(yīng)按照通知要求及時安排人員認(rèn)真實(shí)施，不得推諉、延誤。發(fā)運(yùn)人員應(yīng)保證所發(fā)運(yùn)貨物及其目的地與通知單相一致。19、非常規(guī)出庫/發(fā)運(yùn)，是指無論工作日或休息日當(dāng)成品庫管理人員不在崗情況下需辦理的出庫/發(fā)運(yùn)。遇此，生產(chǎn)部主任應(yīng)事先安排其他人員臨時負(fù)責(zé)成品庫工作，履行產(chǎn)成品出入庫職責(zé)，同時把指定的成品庫臨時負(fù)責(zé)人告訴市場部知曉。除此之外，非常規(guī)出庫/發(fā)運(yùn)其余各崗位流程及要求不變。20、成品庫管理人員對其不在崗情況下辦理的出入庫手續(xù)，應(yīng)在到崗后4個工作時內(nèi)完成核對、登帳，不得拖延。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。21、通常情況下，發(fā)運(yùn)人員應(yīng)在貨物發(fā)出后第二天，持“物流貨物運(yùn)單”到市場部復(fù)命。市場部應(yīng)對“物流貨物運(yùn)單”與通知單要求進(jìn)行核對，核對無誤在“物流貨物運(yùn)單”上簽字認(rèn)可。此簽字作為貨物發(fā)運(yùn)費(fèi)用簽批報銷依據(jù)。22、市場部在接到貨物已發(fā)運(yùn)復(fù)命后，5日內(nèi)應(yīng)完成對用戶的電話回訪，了解貨物收到情況，并記錄。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)在當(dāng)天上報部門主管經(jīng)理尋求解決。23、在確認(rèn)用戶收到貨物后，對當(dāng)月未回款的用戶市場部應(yīng)開出產(chǎn)品交付卡（見附件6），通過該業(yè)務(wù)責(zé)任業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)交用戶，經(jīng)用戶簽收后由業(yè)務(wù)人員帶回，交市場部留存，以確保貨物及貨款安全。24、本規(guī)定所涉及的各種附件文件均為公司商業(yè)機(jī)密，各個部門應(yīng)完整保存，不得隨意丟棄，未經(jīng)許可不得向外透漏、提供。每年三月底由市場部負(fù)責(zé)把上一年度發(fā)放到各部門的附件文件收回統(tǒng)一處理。除留存一套完整文件被查外，其余均銷毀。25、凡抽查到未按本規(guī)定要求執(zhí)行，但未造成責(zé)任后果的，第一次提醒；第二次批評；第三次及其以后每次處罰10元，以示警戒。對釀成不良后果的，除行政處分外，按其影響程度處以20200元罰款。對及時發(fā)現(xiàn)非本崗位責(zé)任問題，避免重大不良后果的予以50200元獎勵。部門領(lǐng)導(dǎo)干部因不積極推動本規(guī)定執(zhí)行，或因工作安排不當(dāng)造成本規(guī)定無法執(zhí)行釀成不良后果的，在同等責(zé)任下，處以兩倍罰款。 以上規(guī)定望各相關(guān)部門遵照執(zhí)行。批準(zhǔn)： 鄭州市凱貝特互感器有限公司 2011年8月10日（后附本規(guī)定所涉及附件樣本，供參考）附件1鄭州市凱貝特互感器有限公司銷售訂單訂貨單位 報單員 編號 批準(zhǔn)規(guī) 格 型 號變 比等 級負(fù) 荷數(shù) 量技術(shù)要求：備注技術(shù)方案技術(shù)部簽字交貨方式結(jié)算方式交貨日期下單員： 接單員： 下單日期： 是否開票附件2 劃改示意說明鄭州市凱貝特互感器有限公司銷售訂單訂貨單位 報單員 索朝華 編號 1100415 批準(zhǔn)規(guī) 格 型 號變 比等 級負(fù) 荷數(shù) 量LZZB2-1040/50.2S10VA2JDZ-1010/0.10.220VA210/0.1/0.220.2/3.015VA/500VA技術(shù)要求： 10米9芯 配5米7芯 鎧甲電纜備注技術(shù)方案技術(shù)部簽字交貨方式物流汽運(yùn)鐵路運(yùn)輸結(jié)算方式交貨日期下單員： 接單員： 下單日期： 是否開票附件3鄭州市凱貝特互感器有限公司配貨清單客戶名稱： 訂單編號： 提貨單號：規(guī)格型號變 比等 級負(fù) 荷數(shù) 量備 注特 殊 配 件數(shù) 量特 殊 配 件數(shù) 量下單人員： 核準(zhǔn)人員： 日期 年 月 日附件4出 庫 單單位 年 月 日 字第 號編 號物 品 名 稱規(guī) 格單位數(shù) 量單 價金 額備 注廠長（經(jīng)理） 會計 保管人 領(lǐng)物人附件5貨物發(fā)運(yùn)通知單客戶名稱： 訂單