行政部職能與流程(草案)V10.doc

行政部門職能與工作流程 編制 版本 V1 0 日期 目目 錄錄 一 行政部門職責(zé) 3 二 行政部組織結(jié)構(gòu) 4 三 行政部經(jīng)理崗位說明書 5 四 行政文員崗位說明書 6 五 采購員崗位說明書 7 六 配送員崗位說明書 8 七 倉管員崗位說明書 9 一 行政部門職責(zé)一 行政部門職責(zé) 1 負(fù)責(zé)服務(wù) 協(xié)調(diào)總經(jīng)理 檢查落實總經(jīng)理安排的各項工作 并及時反饋總經(jīng) 理 保證總經(jīng)理各項工作的正常運(yùn)作 2 負(fù)責(zé)安排公司的年度工作會議 月度及每周工作例行等會議 做好記錄 編 寫會議紀(jì)要和決議 并督促各部門貫徹執(zhí)行 及時了解和反饋有關(guān)信息 3 負(fù)責(zé)公司相關(guān)文件的起草 印制和分發(fā) 上級和外部來文的簽收 登記和領(lǐng) 導(dǎo)批示后的傳閱 催辦 回復(fù) 做好公司行政類文件的審核 編號 立卷 存 檔工作 4 根據(jù)公司物料采購的品種 規(guī)格和批量 負(fù)責(zé)進(jìn)行市場調(diào)查 選擇合格的供 方并定期進(jìn)行市場調(diào)查及供方資質(zhì)評審 5 負(fù)責(zé)各類物品的采購工作 確保按時完成各項采購任務(wù) 并保證所采購的物 料質(zhì)量符合要求 6 完善公司行政管理制度 管理公司資產(chǎn) 做好物品的管理工作及各項后勤保 障工作 8 擬制公司組織架構(gòu)及人員編制 根據(jù)公司不同時期的發(fā)展?fàn)顩r 對公司的組 織架構(gòu)及人員編制做出調(diào)整 報公司領(lǐng)導(dǎo)審批 9 根據(jù)各部門對人力資源的需求 作好員工的招聘 考核 選拔 調(diào)配 離職 等工作 10 負(fù)責(zé)制定公司績效考核辦法 組織各部門對公司員工的任職情況進(jìn)行考核 并在此基礎(chǔ)上提出任免 獎罰建議 供公司領(lǐng)導(dǎo)決策時參考 11 調(diào)查了解具競爭力企業(yè)的薪酬水平 制定具有競爭優(yōu)勢的薪酬制度 報經(jīng) 公司批準(zhǔn) 13 負(fù)責(zé)公司年度培訓(xùn)工作及臨時性培訓(xùn)工作的組織 協(xié)調(diào) 實施 14 負(fù)責(zé)檢查各部門年度和月度培訓(xùn)計劃的實施情況 15 負(fù)責(zé)組織各部門進(jìn)行內(nèi)部各類培訓(xùn)教材的編寫 16 負(fù)責(zé)每年底制定下一年員工業(yè)余活動方案 報公司審批后 組織開展各類 員工業(yè)余活動 豐富員工業(yè)余文化生活 職職 能能 表表 部門名稱部門名稱行政部部門編碼部門編碼核準(zhǔn)人核準(zhǔn)人 部門編制部門編制4 人直接上級直接上級總經(jīng)理制定人制定人 部部 門門 編編 制制 序號序號職務(wù)名稱職務(wù)名稱定編定編缺崗缺崗在崗在崗備備 注注 1 行政文員 1 2 采購員 1 3 配送員 1 4 倉管員 1 合計 4 二 行政部組織結(jié)構(gòu)二 行政部組織結(jié)構(gòu) 行政部 采購員 配送員 行政文員 倉管員 三 行政部經(jīng)理崗位說明書三 行政部經(jīng)理崗位說明書 崗位崗位 職位名稱職位名稱行政部部長所屬部門所屬部門行政部 直屬上級直屬上級總經(jīng)理總經(jīng)理直屬下級直屬下級 行政文員 采購員 配送員 倉管員 工作職責(zé)工作職責(zé) 1 負(fù)責(zé)企業(yè)具體管理工作的布置 實施 檢查 督促 落實執(zhí)行情況 2 做好辦公會議和其他會議的組織工作 做好決議 決定等文件的起草 發(fā) 布 3 做好企業(yè)內(nèi)外文件的發(fā)放 登記 傳遞 催辦 立卷 歸檔工作 4 負(fù)責(zé)保管使用企業(yè)圖章和相關(guān)證件 5 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外的公文辦理 解決來信 來訪事宜 及時處理 匯報 6 公司管理制度 規(guī)章制度 合同書 公司總體運(yùn)行配合 7 制定公司年度人力資源規(guī)劃 設(shè)計并完善公司人力資源結(jié)構(gòu) 執(zhí)行人力資 源規(guī)劃并負(fù)責(zé)人員的招募 8 根據(jù)公司實際狀況 制定審核公司的各級人員培訓(xùn)計劃并督導(dǎo)實施 9 督導(dǎo)辦理員工入職 離職手續(xù)的辦理 督導(dǎo)建立完善員工個人檔案 10 督導(dǎo)辦理公司人員的社會保險事宜 公司業(yè)務(wù)經(jīng)營相關(guān)證件 公司員工 的考勤計薪及審核工作 完善公司績效考核制度 11 協(xié)調(diào)各部門 各級人員之間的關(guān)系 創(chuàng)建良好的企業(yè)文化 12 完成上級臨時安排的工作 任職資格任職資格 1 具備一定的行政管理和人事管理的知識與經(jīng)驗 2 具備較強(qiáng)的溝通能力 協(xié)調(diào)能力 3 具備較強(qiáng)的統(tǒng)籌和規(guī)劃能力 4 具備較強(qiáng)的工作能力和管理能力 5 具備較強(qiáng)的觀察能力 決策力 6 熟悉國家相關(guān)人事勞動法規(guī)及地方勞動人事政策和保險福利方針 7 具備一定的寫作能力 8 熟練操作辦公軟件 其他要求其他要求 身體健康 能承受高強(qiáng)度工作 四 四 行政文員行政文員崗位說明書崗位說明書 崗位崗位 職位名稱職位名稱行政文員所屬部門所屬部門行政部 直屬上級直屬上級行政部部長直屬下級直屬下級 工作職責(zé)工作職責(zé) 1 保持高管室環(huán)境整潔 負(fù)責(zé)高管室接待工作 2 負(fù)責(zé)公司日常文檔的錄入 排版 存檔 打印及復(fù)印等行政工 作 3 做好會議記錄 并整理成會議紀(jì)要報送相關(guān)部門 4 負(fù)責(zé)各類辦公用品采購 倉庫保管 每月清點 年終盤存統(tǒng)計 保障行政物品供應(yīng) 5 負(fù)責(zé)低值易耗辦公用品的發(fā)放 使用登記和離職時的繳回 6 完成各項勤雜 采購工作 7 負(fù)責(zé)下班時對整個辦公區(qū)的巡視 查看門窗 飲水機(jī) 電腦電 源等關(guān)閉情況并做記錄 8 負(fù)責(zé)辦公室全體員工考勤 負(fù)責(zé)建立 完善和更新員工檔案 9 負(fù)責(zé)辦理員工入離職手續(xù) 10 完成行政部經(jīng)理臨時交辦的其他任務(wù) 任職資格任職資格 1 積極認(rèn)真的工作態(tài)度 良好的道德品質(zhì)和企業(yè)意識 2 具備較好的溝通能力 協(xié)調(diào)能力 3 具備一定的寫作能力 4 熟練操作電腦等辦公設(shè)備 熟悉網(wǎng)絡(luò)工作 其他要求其他要求 限女性 五 采購員崗位說明書五 采購員崗位說明書 崗位崗位 職位名稱職位名稱采購員所屬部門所屬部門行政部 直屬上級直屬上級行政部部長直屬下級直屬下級 工作職責(zé)工作職責(zé) 1 了解所負(fù)責(zé)物料的規(guī)格型號 熟悉所負(fù)責(zé)物料的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) 并對 采購訂單的要求 交期進(jìn)行掌控 2 應(yīng)到物料的及時跟進(jìn)與確認(rèn) 物料帳目的記錄及核查 協(xié)助處理 來料異常 并對分管的工作承擔(dān)責(zé)任 3 單據(jù)的收發(fā) 訂單的接收及結(jié)果情況的跟進(jìn) 文件資料的收發(fā) 管理 依相關(guān)部門的要求計劃 確保工程用原材料 輔料的準(zhǔn)時到料 并確保來料的質(zhì)量符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求 4 熟悉所負(fù)責(zé)物料的市場價格 了解相關(guān)物料的市場來源 降低采 購成本 每月提交原材料市場調(diào)查報告 5 協(xié)助財務(wù)部做好對帳工作 6 服從上級臨時安排的其它工作 任職資格任職資格 1 中技以上學(xué)歷或相關(guān)采購工作一年以上經(jīng)驗 2 有較強(qiáng)的談判溝通能力 熟悉電腦操作 熟悉相關(guān)采購常識 3 有一定的成本概念 工作責(zé)任心強(qiáng) 4 良好的職業(yè)道德 不利用工作之便牟取私利 其他要求其他要求 六 六 配送員崗位說明書配送員崗位說明書 崗位崗位 職位名稱職位名稱配送員所屬部門所屬部門行政部 直屬上級直屬上級行政部部長直屬下級直屬下級 工作職責(zé)工作職責(zé) 1 負(fù)責(zé)及時 準(zhǔn)確 快捷 安全地配送公司商品到指定地點 2 嚴(yán)以律己 及時上繳各項單據(jù) 不拖延和過日 3 從商品出庫到送達(dá)客戶收貨簽字 從配送員返回公司到回執(zhí)倉 庫 各環(huán)節(jié)做到單據(jù)清楚 準(zhǔn)確 4 配送前認(rèn)真核對配送單和商品是否相符 包裝是否完好 認(rèn)真 填寫配送記錄 對一次性未送齊的商品及時通知與倉管員 給予做 好賬目處理 并匯報給客戶 給客戶相應(yīng)滿意的解決 5 在運(yùn)送貨物中 如丟失貨物 數(shù)目不清 造成一定的損失 照 價賠償 6 確保配送 財務(wù) 倉庫的單據(jù)數(shù)量一致性 發(fā)現(xiàn)問題及時清查 確保帳貨相符 接到配送通知 應(yīng)攜帶齊相關(guān)單據(jù) 7 熟悉道路情況 保證配送及時 準(zhǔn)確 到位 8 注重學(xué)習(xí)與提升 能力的提高 個人素質(zhì)與涵養(yǎng)的提升 嚴(yán)禁 帶著情緒化工作 任職資格任職資格 1 實際駕齡 3 年以上 B 照 具有貨運(yùn)資格證 2 熟悉道路情況 3 能吃苦 有服務(wù)意識 安全意識 有團(tuán)隊精神 有協(xié)調(diào)能力 其他要求其他要求 七 七 倉管員崗位說明書倉管員崗位說明書 崗位崗位 職位名稱職位名稱倉管員所屬部門所屬部門行政部 直屬上級直屬上級行政部部長直屬下級直屬下級 工作職責(zé)工作職責(zé) 1 應(yīng)按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行入庫手續(xù) 物料或成品進(jìn)倉時 要核實數(shù)量 規(guī)格 種類是否與貨單一致 物料入庫時還要核對是否按采購訂單 的數(shù)量和要求的交貨日期交貨 2 入庫的物料和成品應(yīng)分堆放整齊 杜絕不安全因素 并設(shè)物料 卡 標(biāo)識清楚 3 存貨入庫后應(yīng)及時入賬 準(zhǔn)確登記 做到日清月結(jié) 憑單下賬 不跨月記賬 按時上交報表 做到賬 物 卡一致 4 倉管員要定期做好盤點工作 計算倉庫內(nèi)現(xiàn)有的物料種類與數(shù) 量 掌握和明了庫存的實際情況 作為采購或進(jìn)貨的參考 5 隨時了解倉庫的儲備情況 有無儲備不足或超儲積壓 呆滯和 不需要現(xiàn)象的發(fā)生 并即時上報 6 做好防火