秘書情景模擬

接待的步驟程序：迎接轉達引見招待送別等實訓要求：1抽簽選號：以小組形式（4人一組）進行抽簽，完成對應的某個情景任務。（班上原案例討論時分每組4或5人，而這次情景演示中每組只需4人，請重新分組-也可男女合作，否則人多無事可做、無話可說。如果組數(shù)多過任務數(shù)，可有兩個小組完成同一情景任務。）2、小組討論：圍繞討論重點進行小組討論，設置情節(jié)內(nèi)容不可太過簡單，人物盡可能都有事可做、有話可說；討論禮儀規(guī)范要求全面、具體、細致。3書面作業(yè)：或?qū)懗瞿_本，內(nèi)容包含具體的工作步驟、注意事項及相關禮儀要求。課堂情景演示完后就馬上交上（A4大小紙張）。4情景演示：組員分角色扮演，如有一些不重要的角色可請其他組的同學客串。（先請前四、五個小組-按任務順序,做好情景演示的準備。要求嚴肅、認真，著裝、禮儀盡量規(guī)范）。題目：任務四 對同時到達的客人的接待及轉達【實訓步驟】1討論重點: 秘書在接待同時到達的客人時要注意什么?上司正在辦公室會客或開會時秘書應如何轉達？名片如何使用？（自制名片） 2寫出腳本：包含具體的工作步驟、注意事項及相關禮儀要求。3情景演示：請四位同學分別扮演秘書王燕、李經(jīng)理、陳經(jīng)理、江總經(jīng)理、客戶（同學客串），演示如何處理以下場景?！緦嵱柷榫啊恳惶煸绯?，江總經(jīng)理正在辦公室內(nèi)接待一位客戶，一位預約的客人李經(jīng)理剛到，另一位客人陳經(jīng)理卻由于急事來到公司，要求馬上見到江總經(jīng)理。作業(yè)腳本討論重點：1、秘書在接待同時到達的客人時要注意的事項及相關禮儀：（1）當有客人進門時，應及時放下手中的工作，立即起立、面帶微笑、目視客人，并說：“您好！請進”，問清客人的來由。（2）語言要熱情周到，恰當?shù)剡\用姿體語言。（3）顧及同時來訪雙方的感受，不能讓語前者在“后來者居上”的感覺，也不能讓后者有要長時間等待的焦急心理。（4）帶領客人進入會議室時，應走在客人的右前側或左前側，距客人不得超過1米的距離，而且要不時地回頭與客戶友好交談；（5）待客入座之后，再去泡茶，在給客人送茶時應雙手遞茶并說：“您請用茶”，還要隨時注意客人茶杯里是否有茶，及時添加茶水，對于吸煙的客人要準備好煙灰缸；2、上司正在辦公室會客或開會時秘書的轉達：（1）會客時可借用送茶或添茶的時機向上司轉達的方式，可寫小紙條或在領導耳邊輕聲的匯報。如果是公司的緊要事情也可直接請領導離開。3、名片的使用：（1） 來訪者、男性、身份低者先向被訪者、女性、身份高者遞多名片，而后者在接到名片后應回贈自己的名片。（2） 雙手食指和拇指執(zhí)名片的兩角，經(jīng)文字正向?qū)Ψ?，一邊自我介紹一邊遞過名片。對方遞過來的名片，應該用雙手接過，以示尊重和禮節(jié)。如果差不多同時遞過名片，自己的應從對方的稍下方遞過去，同時以左手接過對方的名片。角色：秘書王燕：# 李經(jīng)理：# 陳經(jīng)理：# 江總：#客戶：#王秘書：你好！請問您有什么是需要幫忙嗎？李經(jīng)理：你好！我是昨天打電話和你們江總經(jīng)理預約見面的李經(jīng)理，這是我的名片。情景：李經(jīng)理拿出名片，雙手食指和拇指執(zhí)名片的兩角， 以文字正向王秘書遞給她。王秘書雙手接過，仔細看了名片，翻看放置在一邊的江總經(jīng)理的接待日程安排表。王秘書：李經(jīng)理，不好意思，我們江總現(xiàn)在正在會客，勞煩您跟我去侯客室稍坐一下，我馬上為您傳達。情景：這時，陳經(jīng)理有急事要找江總經(jīng)理，進入辦公室。陳經(jīng)理：王秘書，我有急事要找你們江總經(jīng)理，我要馬上見到他。王秘書點頭向李經(jīng)理示意，并小聲說“請您稍等”。王秘書：李經(jīng)理，你好！我們江總現(xiàn)在正在會客，請您先坐下來休息，順便把您的情況大致地寫下來，以便我們能清楚了解您的情況，最快地解決您的問題。情景：王秘書拿出紙筆，遞給陳經(jīng)理，引導他在一邊坐下書寫，并送上茶水。離開后引導李經(jīng)理去接待室。王秘書用手示意去向，自己走在李經(jīng)理左（右）方的前二三步并以側身轉130度向著李經(jīng)理的角度走著。王秘書：李經(jīng)理，請這邊走。情景：帶李經(jīng)理坐定，走到茶水間端來一杯茶，遞給李經(jīng)理。王秘書：李經(jīng)理，請喝茶，請您稍等片刻。情景：王秘書回到陳經(jīng)理處，陳經(jīng)理把寫有情況的紙條遞給王秘書。陳經(jīng)理：王秘書，我需要馬上見到江總經(jīng)理。情景：王秘書接過紙條，王秘書大致看了一下情況，王秘書判斷這是江總非常注重的一個項目。遞給李經(jīng)理一杯茶。王秘書：請您稍等，我馬上為您上呈。請您先喝茶。情景：王秘書走到茶水間端來兩杯茶，走到江總經(jīng)理辦公室門前，站定敲門，江總回應“請進”。王秘書把茶水端給客戶。王秘書：您請喝茶。情景：客戶與江總停下談話，回答“謝謝”，王秘書把茶水端給江總，并一同遞上紙條，俯身在江總耳邊用手掩住口形匯報；江總邊聽邊看，聽取匯報完后，向王秘書耳語，王秘書點頭示意離去，回到陳經(jīng)理處。王秘書：陳經(jīng)理我們江總一會見完客戶就會馬上跟你見面，并會派專門的人員處理你的事情。你看行嗎？歸納總結：秘書作為一個公司或企業(yè)的“窗口”，起著上傳下達的作用。秘書在接待工作中應盡職盡責.當客人來訪的時候，秘書人員應立即停下手中的工作，面帶微笑的迎上去，首先，應向客人問聲“您好”，再詢問來賓來訪的目的。秘書在接待來訪人員時應大方、熱情；然后給來賓讓座，并泡茶送水；在與來賓談話時，應樸實，謹慎、誠懇；最后當客人要走的時候，應作出挽留。在整個的接待過程中，微笑是非常重要的，秘書人員必須臉上一直保持微笑。另外，接待工作對秘書的綜合素質(zhì)要求也相當高