ACCESS最佳教程(報(bào)表的設(shè)置教學(xué))

第四章第四章 報(bào)報(bào)表表 報(bào)表的功能 報(bào)表的設(shè)計(jì) 報(bào)表的記錄分組和排序 報(bào)表的打印和預(yù)覽 一 一 報(bào)報(bào)表的功能表的功能 盡管數(shù)據(jù)表和查詢都可用于打印 但是 報(bào)表才是打印和復(fù)制數(shù)據(jù) 庫管理信息的最佳方式 可以幫助用戶以更好的方式表示數(shù)據(jù) 報(bào)表既可以輸出到屏幕上 也可以傳送到打印設(shè)備 報(bào)表是查閱和打印數(shù)據(jù)的方法 與其他的打印數(shù)據(jù)方法相比 具有 以下兩個(gè)優(yōu)點(diǎn) 報(bào)表不僅可以執(zhí)行簡單的數(shù)據(jù)瀏覽和打印功能 還可以對大量原始 數(shù)據(jù)進(jìn)行比較 匯總 和小計(jì) 報(bào)表可生成清單 訂單及其他所需的輸出內(nèi)容 從而可以方便有效 地處理商務(wù) 報(bào)報(bào)表作表作為為Access 2003數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫庫的一個(gè)重要的一個(gè)重要組組成部分 不成部分 不僅僅可用于數(shù)據(jù)分可用于數(shù)據(jù)分組組 單單獨(dú)提供獨(dú)提供 各各項(xiàng)項(xiàng)數(shù)數(shù) 據(jù)和據(jù)和執(zhí)執(zhí)行行計(jì)計(jì)算 算 還還提供了以下功能 提供了以下功能 可以制成各種豐富的格式 從而使用可以制成各種豐富的格式 從而使用戶戶的的報(bào)報(bào)表更易于表更易于閱讀閱讀和理解 和理解 可以使用剪可以使用剪貼貼畫 畫 圖圖片或者片或者掃掃描描圖圖像來美化像來美化報(bào)報(bào)表的外表的外觀觀 通通過頁過頁眉和眉和頁頁腳 可以在每腳 可以在每頁頁的的頂頂部和底部打印部和底部打印標(biāo)識標(biāo)識信息信息 可以利用可以利用圖圖表和表和圖圖形來幫助形來幫助說說明數(shù)據(jù)的含明數(shù)據(jù)的含義義 二 二 報(bào)報(bào)表表設(shè)計(jì)設(shè)計(jì) 如同數(shù)據(jù)如同數(shù)據(jù)庫庫中中創(chuàng)創(chuàng)建的大多數(shù)建的大多數(shù)對對象一象一樣樣 用 用戶戶可以采用多種方式來可以采用多種方式來創(chuàng)創(chuàng) 建所需的建所需的報(bào)報(bào)表 首先 打表 首先 打 開數(shù)據(jù)開數(shù)據(jù)庫庫窗口 窗口 單擊單擊 對對象象 欄欄下的下的 報(bào)報(bào)表表 按按鈕鈕 然后 然后單擊單擊 報(bào)報(bào)表表設(shè)設(shè) 計(jì)計(jì) 工具工具欄欄上的上的 新新 建建 則彈則彈出出 新建新建報(bào)報(bào)表表 對話對話框 框 1 報(bào)報(bào)表表設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)工具工具 工具工具欄欄 視圖視圖 對對象 超象 超鏈鏈接 字段列表 工具箱 排序分接 字段列表 工具箱 排序分組組 自 自動(dòng)動(dòng)套用格式 套用格式 代代碼碼 屬性 生成器 屬性 生成器 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫庫窗口 新窗口 新對對象 象 線線條條 邊邊框框?qū)拰挾?特殊效果度 特殊效果 工具箱工具箱 在在報(bào)報(bào)表表設(shè)計(jì)過設(shè)計(jì)過程中 工具箱是十分有用的 下面具體介程中 工具箱是十分有用的 下面具體介紹紹 工具箱工具箱 中的各個(gè)控件 中的各個(gè)控件 選擇對選擇對象象 用于用于選選定操作的定操作的對對象 象 控件控件對對象象 單擊該單擊該按按鈕鈕后 在使用其他控件后 在使用其他控件時(shí)時(shí) 即可在向 即可在向?qū)?dǎo)下完成 下完成 標(biāo)簽標(biāo)簽 顯顯示示標(biāo)題標(biāo)題 說說明文字 明文字 文本框文本框 用來在窗體 用來在窗體 報(bào)報(bào)表或數(shù)據(jù)表或數(shù)據(jù)訪問頁訪問頁上上顯顯示示輸輸入或入或編輯編輯數(shù)據(jù) 也可接受數(shù)據(jù) 也可接受 計(jì)計(jì)算算結(jié)結(jié) 果或用戶輸入 選項(xiàng)組 顯示一組限制性的選項(xiàng)值 切換按鈕 當(dāng)表內(nèi)數(shù)據(jù)具有邏輯性時(shí) 用來幫助數(shù)據(jù)的輸入 選項(xiàng)按鈕 與切換按鈕類似 屬單選 復(fù)選框 選中時(shí) 值為1 取消時(shí) 值為0 屬多選 組合框 包括了列表框和文本框的特性 列表框 用來顯示一個(gè)可滾動(dòng)的數(shù)據(jù)列表 命令按鈕 用來執(zhí)行某些活動(dòng) 圖像 加入圖片 非綁定對象框 用來顯示一些非綁定的OLE對象 綁定對象框 用來顯示一系列的圖片 分頁符 用于定義多頁數(shù)據(jù)表格的分頁位置 選項(xiàng)卡控件 創(chuàng)建帶有選項(xiàng)卡的對話框 子窗體 子報(bào)表 用于將其他表中的數(shù)據(jù)放置在當(dāng)前報(bào)表中 直線 劃直線 矩形 劃矩形 其他控件 顯示Access 2003 所有已加載的其他控件 工作區(qū) 報(bào)表頁眉 以大的字體將該份報(bào)表的標(biāo)題放在報(bào)表頂端 只有報(bào)表的第1頁才 出現(xiàn)報(bào) 表頁眉內(nèi)容 報(bào)表頁眉的作用是作封面或信封等 頁面頁眉 頁面頁眉中的文字或字段 通常會(huì)打印在每頁的頂端 如果報(bào)表頁 眉和頁 面頁眉共同存在于第1頁 則頁面頁眉數(shù)據(jù)會(huì)打印在報(bào)表頁眉的數(shù) 據(jù)下 主體 用于處理每一條記錄 其中的每個(gè)值都要被打印 主體區(qū)段是報(bào)表 內(nèi)容的 主體區(qū)域 通常含有主體區(qū)域 通常含有計(jì)計(jì)算的字段 算的字段 頁頁面面頁頁腳腳 頁頁面面頁頁腳通常包含腳通常包含頁碼頁碼或控件 其中的或控件 其中的 第第 page 頁頁 表達(dá)表達(dá) 式用來打印式用來打印頁碼頁碼 報(bào)報(bào)表表頁頁腳腳 用于打印用于打印報(bào)報(bào)表末端 通常使用它表末端 通常使用它顯顯示整個(gè)示整個(gè)報(bào)報(bào)表的表的計(jì)計(jì)算算匯總匯總等 等 除了以上通用區(qū)段外 在分除了以上通用區(qū)段外 在分組組和排序和排序時(shí)時(shí) 有可能需要 有可能需要組頁組頁眉和眉和組頁組頁 腳區(qū)段 可腳區(qū)段 可選擇選擇 視圖視圖 排序與分排序與分組組 命令 命令 彈彈出出 排序與分排序與分組組 對話對話框 框 選選定分定分組組字段后 字段后 對話對話框下端會(huì)出框下端會(huì)出現(xiàn)現(xiàn) 組組屬性屬性 選項(xiàng)組選項(xiàng)組 將 將 組頁組頁眉眉 和和 組頁組頁腳腳 框中的框中的設(shè)設(shè)置改置改為為 是是 在 在 工作區(qū)即會(huì)出工作區(qū)即會(huì)出現(xiàn)現(xiàn) 相相應(yīng)應(yīng)的的組頁組頁眉和眉和組組布腳 布腳 屬性窗口屬性窗口 2 使用向使用向?qū)?chuàng)導(dǎo)創(chuàng)建建報(bào)報(bào)表表 創(chuàng)創(chuàng)建建報(bào)報(bào)表最表最簡單簡單的方法是使用向的方法是使用向?qū)?dǎo) 在 在報(bào)報(bào)表向表向?qū)?dǎo)中 需要中 需要選擇選擇在在報(bào)報(bào) 表中出表中出現(xiàn)現(xiàn)的信息 并從多的信息 并從多 種格式中種格式中選擇選擇一種格式以確定一種格式以確定報(bào)報(bào)表外表外觀觀 與自 與自動(dòng)報(bào)動(dòng)報(bào)表向表向?qū)?dǎo)不同的是不同的是 用 用戶戶可以用可以用報(bào)報(bào)表向表向?qū)нx導(dǎo)選 擇擇希望在希望在報(bào)報(bào)表中看到的指定字段 表中看到的指定字段 這這些字段可來自多個(gè)表和些字段可來自多個(gè)表和查詢查詢 向向?qū)?dǎo)最最終終會(huì)按照用會(huì)按照用戶選擇戶選擇 的布局和格式 建立報(bào)表 新建報(bào)表 選擇表和字段 按學(xué)分分組 按課程ID排序 選擇報(bào)表布局 選擇報(bào)表樣式 確定報(bào)表標(biāo)題 運(yùn)行報(bào)表結(jié)果 3 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表及圖表向?qū)?自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表 報(bào)表向?qū)峁┑淖詣?dòng)創(chuàng)建報(bào)表有兩種格式 一種是縱欄式 另一種 是表格式 自動(dòng)創(chuàng)建圖表 如果需要將數(shù)據(jù)以圖表的形式表示出來 使其更加直觀 就可使用 圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表 圖表 向?qū)Чδ軓?qiáng)大 提供了幾十種圖表形式供用戶選擇 新建報(bào)表向?qū)?選擇圖表向?qū)?和數(shù)據(jù)來源表 選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段 選擇圖表的類型 指定圖表的布局 指定圖表的標(biāo)題 運(yùn)行圖形報(bào)表 得到結(jié)果圖 4 標(biāo)簽向?qū)?標(biāo)簽向?qū)У墓δ軓?qiáng)大 它不但支持標(biāo)準(zhǔn)型號的標(biāo)簽 也支持自定義 標(biāo)簽的創(chuàng)建 5 使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖 下面介紹如何利用工具箱進(jìn)行簡單的報(bào)表創(chuàng)建 以羅斯文數(shù)據(jù)的 產(chǎn)品 數(shù)據(jù)表為例 創(chuàng)建 報(bào)表 啟動(dòng) 新建報(bào)表 報(bào)表設(shè)計(jì)工作區(qū)如下 向報(bào)表工作區(qū)添加控件 報(bào)表中的每一個(gè)對象 都稱為之為控件 控件分為三種 綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起 在向綁定控件輸入值時(shí) Access 自動(dòng)更 新當(dāng)前記錄中的表字段值 大多數(shù)允許輸入信息的控件都是綁定控 件 綁定控件可以與大多 數(shù)數(shù)據(jù)類型捆綁在一起 包括文本 日期 數(shù)值 是 否 圖片 備注 字段 非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值 不更新表字段值 這些控件用于顯示 文本 把值傳遞給宏 直線和矩形 存放沒有存儲(chǔ)在表中但保存窗體或報(bào) 表的OLE對象 計(jì)算控件 計(jì)算控件是建立在表達(dá)式 如函數(shù)和計(jì)算 基礎(chǔ)之上的 計(jì)算控件也 是非 綁定控件 它不能更新字段值 用戶可以在設(shè)計(jì)視圖中對控件進(jìn)行如下操作 通過鼠標(biāo)拖動(dòng)創(chuàng)建新控件 移動(dòng)控件 通過按Del鍵刪除控件 激活控件對象 拖動(dòng)控件的邊界調(diào)整控件大小 利用屬性對話框改變控件屬性 通過格式化改變控件外觀 可以運(yùn)用邊框 粗體等效果 對控件增加邊框和陰影等效果 向報(bào)表中添加非綁定控件 可通過從 工具箱 中選擇相應(yīng)的控件 拖動(dòng)到報(bào)表上即可 向報(bào)表中添加綁定控件是一項(xiàng)重要工作 這類控件主要是文本框 它與字段列表中的字段相 結(jié)合來顯示數(shù)據(jù) 在報(bào)表中創(chuàng)建計(jì)算控件時(shí) 可使用以下兩種方法 如果控件是文本 框 可以直接在控件中輸 入計(jì)算表達(dá)式 另 不管控件是不是文本框 都可以使用表達(dá)式生 成器來創(chuàng)建表達(dá)式 使用表達(dá)式生成器創(chuàng)建計(jì)算控件的操作步驟如下 在設(shè)計(jì)視圖中打開報(bào)表 創(chuàng)建或選定一個(gè)非綁定的 文本框 單擊 報(bào)表設(shè)計(jì) 工具欄中的 屬性 打開屬性對話框中的 數(shù)據(jù) 標(biāo)簽 并單擊 控件來源 單擊表達(dá)式生成器按鈕 彈出 表達(dá)式生成器 單擊 按鈕 并單擊相應(yīng)的計(jì)算按鈕 雙擊計(jì)算中使用的一個(gè)或多個(gè)字段 輸入表達(dá)式中的其他數(shù)值 然后 確定 控件的更改和設(shè)置 更改控件的方法通常有兩種 即在窗體內(nèi)直接修改或利用屬性窗口 進(jìn)行修改 在報(bào)表中添加節(jié) 為了使報(bào)表更易于理解 可將報(bào)表分成若干節(jié) 在報(bào)表上以不同的 間隔顯示信息 默認(rèn)空白 報(bào)表有3個(gè)節(jié) 頁面頁眉 主體 頁面頁腳 選擇 視圖 報(bào)表 頁眉 頁腳 可增 加兩個(gè)節(jié) 報(bào)表頁眉 報(bào)表頁腳 報(bào)表的節(jié)也具有屬性 不過比報(bào)表的其他控件的屬性要少得多 使 用 格式 工具欄上的 填 充 背景色 可設(shè)置節(jié)的顏色 但所有其他的屬性 必須使用節(jié)的屬 性對話框進(jìn)行設(shè)置 要 打開節(jié)的屬性對話框 可以雙擊節(jié)中任意空白區(qū)域 節(jié)的邊線或節(jié) 選擇器 屬性設(shè)置 除了可以移動(dòng)控件的位置和改變控件的尺寸外 還可以通過屬性對 話框設(shè)置控件的其屬性 方法是右擊需要進(jìn)行屬性設(shè)置的控件 在彈出的快捷菜單中選擇屬 性 保存報(bào)表 在對報(bào)表進(jìn)行修改后 單擊工具欄中的 保存 就會(huì)彈出 另存為 對話框 在文本框中 輸入報(bào)表名稱 然后單擊 確定 按鈕 就可以保存報(bào)表 6 用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表 下面通過實(shí)例說明設(shè)計(jì)報(bào)表的步驟 打開相應(yīng)數(shù)據(jù)庫 新建報(bào)表 選擇 設(shè)計(jì)視圖 選擇 訂單 表 添加相應(yīng)字段到報(bào)表設(shè)計(jì)主體區(qū)內(nèi) 添加頁面頁眉和頁面頁腳 其中頁面頁腳的文本框內(nèi)容由屬性窗口和表達(dá)式生成器生成 保存運(yùn)行得到結(jié)果 7 報(bào)表屬性 下面是報(bào)表的屬性窗口 該對話框有五個(gè)選項(xiàng)卡 分別是 格式 數(shù)據(jù) 事件 其 他 全部 如果沒有用設(shè)計(jì)視圖打開報(bào)表 而是選中一個(gè)報(bào)表后 單擊工具欄 上的 屬性 按鈕 則將 會(huì)彈出另外一種報(bào)表屬性對話框 8 使用報(bào)表快照 Access 2003 提供了一種稱為報(bào)表快照的新型報(bào)表 它是一個(gè)具有 snp擴(kuò)展名的 獨(dú)立文件 包含Access 2003 報(bào)表所有頁的備份 這個(gè)備份包括高保真圖形 圖標(biāo)和圖片并保存 報(bào)表的 顏色和二維版面 報(bào)表快照的優(yōu)點(diǎn)是 不需要照相復(fù)制和郵寄印制 版本 接收者就能在線預(yù) 覽并只打印他們所需要的頁面 為了查看 打印或郵寄一個(gè)報(bào)表快照 用戶需要安裝 快照取景器 程序 它是一個(gè)獨(dú)立的 執(zhí)行程序 它提供了自己的控件 幫助文件和相關(guān)文件 在默認(rèn)情 況下 當(dāng)用戶第一次創(chuàng)建 一個(gè)報(bào)表快照時(shí) Access 2003就自動(dòng)安裝了 快照取景器 通過電子郵件發(fā)送 三 報(bào)表高級設(shè)計(jì) 下面對報(bào)表設(shè)計(jì)中排序 分組及子報(bào)表等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)討論 1 排序與分組 所謂分組 是指按某個(gè)字段值進(jìn)行歸類 將字段值相同的記錄分在 一組之中 而排序是指按 某個(gè)字段值將記錄排序 在設(shè)計(jì)視圖方式打開相應(yīng)的報(bào)表 單擊工具欄上的 排序與分組 按 鈕 彈出對話框 在對 話框上部的 字段 表達(dá)式 和 排序次序 中選定相應(yīng)內(nèi)容 則在下 部出現(xiàn) 組屬性 區(qū) 域 系統(tǒng)默認(rèn)的排序順序?yàn)樯蚺帕?當(dāng)需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行分組時(shí) 可以 單擊要設(shè)置分組屬性的字 段或表達(dá)式 然后設(shè)置其組屬性 最多可對10個(gè)字段和表達(dá)式進(jìn)行 分組 組頁眉 用于設(shè)定是否顯示該組的頁眉 組頁腳 用于設(shè)定是否顯示該組的頁腳 分組形式 選擇值或值的范圍 以便創(chuàng)建新組 或用選項(xiàng)取決于分組字段的數(shù) 據(jù)類型 組間距 指定分組字段或表達(dá)式值之間的間距值 保持同頁 用于指定是否將組放在同一頁上 下面對不同的分組情況進(jìn)行介紹 按日期 時(shí)間字段分組記錄 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對記錄進(jìn)行分組 年 按照相同歷法中的日期對記錄進(jìn)行分組 季度 按照相同歷法季度中的日期對記錄進(jìn)行分組 月份 按照同一月份中的日期對記錄進(jìn)行分組 周 按照同一周中的日期對記錄進(jìn)行分組 日 按照同一天的日期對記錄進(jìn)行分組 時(shí) 按照相同小時(shí)的時(shí)間對記錄進(jìn)行分組 分 按照同一分鐘的時(shí)間對記錄進(jìn)行分組 按文本字段分組記錄 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對記錄進(jìn)行分組 前綴字符 按照字段或表達(dá)式中前幾個(gè)字符相同的值對記錄進(jìn)行分組 按自動(dòng)編號 貨幣字段或數(shù)字字段分組記錄 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式中相同數(shù)值對記錄進(jìn)行分組 間隔 按照位于指定間隔中的值對記錄進(jìn)行分組 設(shè)置排序與分組的步驟 在對報(bào)表中的數(shù)據(jù)分組時(shí) 可以添加 組頁眉 或 組頁腳 組頁眉 通常包含報(bào)表數(shù)據(jù)分 組所依據(jù)的字段 稱為分組字段 而組頁腳通常用來計(jì)算每組的總 和或其他匯總數(shù)據(jù) 它們 不一定要成對出現(xiàn) 2 子報(bào)表 子報(bào)表是出現(xiàn)在另一個(gè)報(bào)表內(nèi)部的報(bào)表 包含子報(bào)表的報(bào)表稱為主 報(bào)表 主報(bào)表中包含的是 一對多關(guān)系中的 一 而子報(bào)表顯示 多 的相關(guān)記錄 一個(gè)主報(bào)表 可以是結(jié)合型 也可以是非結(jié)合型 也就是說 它可以 基于查詢或SQL語句 也可以不基于它們 通常 主報(bào)表與子報(bào)表的數(shù)據(jù)來源有以下幾種 聯(lián)系 一個(gè)主報(bào)表內(nèi)的多個(gè)子報(bào)表的數(shù)據(jù)來自不相關(guān)記錄源 在此情況下 非結(jié)合型的主報(bào)表 只是作為合并的不相關(guān)的子報(bào)表的 容器 使用 主報(bào)表和子報(bào)表數(shù)據(jù)來自相同數(shù)據(jù)源 當(dāng)希望插入包含與主報(bào)表數(shù) 據(jù)相關(guān)信息的子報(bào)表 時(shí) 應(yīng)該把主報(bào)表與一查詢或SQL語句結(jié)合起來 主報(bào)表和多個(gè)子報(bào)表數(shù)據(jù)來自相關(guān)記錄源 一個(gè)主報(bào)表也可以包含 兩個(gè)或多個(gè)子報(bào)表共 用的數(shù)據(jù) 在此情況下 子報(bào)表包含與公共數(shù)據(jù)相關(guān)的詳細(xì)記錄 四 四 預(yù)覽預(yù)覽及打印及打印報(bào)報(bào)表表 1 預(yù)覽報(bào)預(yù)覽報(bào)表表 單擊單擊數(shù)據(jù)窗口中數(shù)據(jù)窗口中 對對象象 欄欄下的下的 報(bào)報(bào)表表 按按鈕鈕 選選中所需中所需預(yù)覽預(yù)覽的的報(bào)報(bào)表后表后 單擊單擊工具工具欄欄中的中的 預(yù)預(yù) 覽覽 按按鈕鈕 即 即進(jìn)進(jìn)入入 打印打印預(yù)覽預(yù)覽 窗口 打印窗口 打印預(yù)覽預(yù)覽與打印真與打印真實(shí)結(jié)實(shí)結(jié)果一致 果一致 如果如果報(bào)報(bào)表表記錄記錄很多 很多 一一頁頁容容納納不下 在每不下 在每頁頁的下面有一個(gè)的下面有一個(gè)滾動(dòng)滾動(dòng)條和條和頁頁數(shù)指示框 可數(shù)指示框 可進(jìn)進(jìn)行行 翻翻頁頁操作 操作 2 報(bào)報(bào)表打印表打印 打印打印報(bào)報(bào)表的最表的最簡單簡單方法是直接方法是直接單擊單擊工具工具欄欄上的上的 打印打印 按按鈕鈕 直接將 直接將 報(bào)報(bào)表表發(fā)發(fā)送到打印機(jī)上 送到打印機(jī)上 但在打印之前 有但在打印之前 有時(shí)時(shí)需要需要對頁對頁面和打印機(jī)面和打印機(jī)進(jìn)進(jìn)行行設(shè)設(shè)置 置 AAccess教程教程 第五章第五章 窗體窗體 窗體的功能 窗體的設(shè)計(jì) 窗體中的數(shù)據(jù)操作 窗體的打印和預(yù)覽 一 窗體的功能一 窗體的功能 窗體和報(bào)表都用于數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的維護(hù) 但兩者的作用是不同的 窗體主要用來輸入數(shù)據(jù) 報(bào)表則用來輸出數(shù)據(jù) 具體來說 窗體具有以下幾種功能 數(shù)據(jù)的顯示與編輯 窗體的最基本功能是顯示與編輯數(shù)據(jù) 窗體可以顯示來自多個(gè)數(shù) 據(jù)表中的數(shù)據(jù) 此外 用戶可以利用窗體對數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn) 行添加 刪除和修改 并 可以設(shè)置數(shù)據(jù)的屬性 用窗體來顯示并瀏覽數(shù)據(jù)比用表和查詢的數(shù) 據(jù)表格式顯示數(shù)據(jù)更加靈 活 不過窗體每次只能瀏覽一條記錄 數(shù)據(jù)輸入 用戶可以根據(jù)需要設(shè)計(jì)窗體 作為數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)輸入的接口 這 種方式可以節(jié)省數(shù)據(jù)錄入的時(shí)間并提高數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確度 窗體的 數(shù)據(jù)輸入功能 是它與報(bào) 表的主要區(qū)別 應(yīng)用程序流控制 與VB窗體類似 Access 2003 中的窗體也可以與函數(shù) 子程序 相結(jié)合 在每個(gè)窗體中 用戶可以使用VBA編寫代碼 并利用代碼 執(zhí)行相應(yīng)的功能 信息顯示和數(shù)據(jù)打印 在窗體中可以顯示一些警告或解釋信息 此外 窗體也可以用來 執(zhí)行打印數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的功能 二 窗體二 窗體設(shè)計(jì)設(shè)計(jì) 與設(shè)計(jì)報(bào)表類似 用戶也可以采用多種方式創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫中的窗體 Access 2003 提供了9種 創(chuàng)建窗體的方式 如下圖的 新建窗體 對話框列出的示 1 窗體窗體設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)概述概述 工具欄 工作區(qū) 工具箱 屬性窗口 字段列表 2 使用自使用自動(dòng)創(chuàng)動(dòng)創(chuàng)建窗體向建窗體向?qū)?chuàng)導(dǎo)創(chuàng)建窗體建窗體 在Access 2003 中 表是由字段和記錄構(gòu)成的 類似地 窗體的基本構(gòu)件就是 控件 控 件比構(gòu)成表的字段和記錄更靈活些 它能包含數(shù)據(jù) 運(yùn)行一項(xiàng)任務(wù) 或是通過添加諸如直線 或矩形之類的圖形元素來強(qiáng)化窗體設(shè)計(jì) 還可以在窗體上使用許多 不同種類的控件 包括復(fù) 選框 矩形塊 文本框 分頁符 選項(xiàng)按鈕 下拉列表框等 自動(dòng)創(chuàng)建窗體向?qū)?chuàng)建的窗體包含窗體所依據(jù)的表中的所有字段 的控件 當(dāng)字段顯示在窗體 中時(shí) Access 2003 會(huì)給窗體添加兩類控件 文本框和標(biāo)簽 縱欄式窗體 在縱欄式布局中 每次僅能看到一個(gè)記錄 文本框及所附標(biāo)簽并排 顯示在兩欄中 標(biāo)簽顯示 在每個(gè)文本框的左面并標(biāo)識文本框中的數(shù)據(jù) 表格式窗體 在表格式布局里 標(biāo)簽顯示于窗體頂端 而各字段的值則出現(xiàn)在標(biāo) 簽下方的表格里 而且可 同時(shí)顯示多條記錄 數(shù)據(jù)表窗體 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫庫表布局同表布局同樣樣以行和列的形式以行和列的形式顯顯示數(shù)據(jù) 所以窗體示數(shù)據(jù) 所以窗體類類似于在數(shù)似于在數(shù) 據(jù)表據(jù)表視圖視圖下下顯顯示的表 示的表 縱縱 欄欄式和表格式布局中的一些窗體格式在數(shù)據(jù)表布局里無法使用 相式和表格式布局中的一些窗體格式在數(shù)據(jù)表布局里無法使用 相 對對于數(shù)據(jù)表于數(shù)據(jù)表視圖視圖而言 數(shù)而言 數(shù) 據(jù)表窗體具有自定據(jù)表窗體具有自定義義的窗體方式 的窗體方式 3 使用窗體向使用窗體向?qū)?chuàng)導(dǎo)創(chuàng)建窗體建窗體 使用窗體向使用窗體向?qū)?dǎo)來來創(chuàng)創(chuàng)建窗體 格式將比自建窗體 格式將比自動(dòng)創(chuàng)動(dòng)創(chuàng)建窗體要豐富一些 建窗體要豐富一些 首先首先選擇選擇新建窗體中的新建窗體中的 窗體向窗體向?qū)?dǎo) 可確定要使用的表 可確定要使用的表 確定窗體上使用哪些字段 確定窗體上使用哪些字段 4 使用使用圖圖表向表向?qū)?chuàng)導(dǎo)創(chuàng)建窗體建窗體 以上所以上所創(chuàng)創(chuàng)建的窗體 大都以數(shù)據(jù)形式建的窗體 大都以數(shù)據(jù)形式為為主 主 為為了使窗體更形象 或了使窗體更形象 或 為為了特殊需要 可以使用了特殊需要 可以使用 圖圖表向表向?qū)?dǎo)來來創(chuàng)創(chuàng)建建帶帶有有圖圖表的窗體 表的窗體 5 使用使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建窗體建窗體 在創(chuàng)建窗體的各種方法中 更多的時(shí)候是使用設(shè)計(jì)視圖來創(chuàng)建窗體 因?yàn)檫@種方法更為靈活 直觀 其一般步驟是打開窗體設(shè)計(jì)視圖 添加控件 控件更改 然后可以 對控件進(jìn)行移動(dòng) 改變大 小 刪除 設(shè)置邊框 陰影和粗體 斜體等特殊字體效果等操作 來 更改控件的外觀 另外 通過屬性對話框 可以對控件或工作區(qū)部分的諸如格式 數(shù)據(jù)事件 等屬性進(jìn)行設(shè)置 下面以 訂單 表為例 使用設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建一個(gè)簡單窗體 再看一例 創(chuàng)建 雇員銷售窗體 下面是創(chuàng)建的窗體 之前建立的訂單及明細(xì)查詢 金金額額表達(dá)式的生成 表達(dá)式的生成 6 創(chuàng)創(chuàng)建子窗體建子窗體 如同存在子如同存在子報(bào)報(bào)表一表一樣樣 也有子窗體 子窗體是指在一個(gè)窗體中插入 也有子窗體 子窗體是指在一個(gè)窗體中插入 的窗體 將多個(gè)窗體合的窗體 將多個(gè)窗體合 并并時(shí)時(shí) 其中一個(gè)窗體作 其中一個(gè)窗體作為為主窗體 其余作主窗體 其余作為為子窗體 主窗體和子窗子窗體 主窗體和子窗 體一般有三種關(guān)系 體一般有三種關(guān)系 主窗體中多個(gè)子窗體的數(shù)據(jù)來自不相關(guān)的主窗體中多個(gè)子窗體的數(shù)據(jù)來自不相關(guān)的記錄記錄源 在源 在這這種情況下 種情況下 非非結(jié)結(jié)合型主窗體只是合型主窗體只是 作作為為多個(gè)子窗體的集合 多個(gè)子窗體的集合 主窗體和子窗體數(shù)據(jù)來自相同的數(shù)據(jù)源 主窗體和子窗體數(shù)據(jù)來自相同的數(shù)據(jù)源 主窗體和子窗體數(shù)據(jù)來自相關(guān)的數(shù)據(jù)源 主窗體和子窗體數(shù)據(jù)來自相關(guān)的數(shù)據(jù)源 當(dāng)子窗體只當(dāng)子窗體只顯顯示與主窗體相關(guān)的示與主窗體相關(guān)的記錄時(shí)記錄時(shí) 意味著主窗體和子窗體是 意味著主窗體和子窗體是 同步的 要同步的 要實(shí)現(xiàn)實(shí)現(xiàn)同步 作同步 作 為為窗體基窗體基礎(chǔ)礎(chǔ)的表或的表或查詢查詢與子窗體的基與子窗體的基礎(chǔ)礎(chǔ)表或表或查詢查詢之之間間必必須須是一是一對對 多關(guān)系 作多關(guān)系 作為為主窗體基主窗體基礎(chǔ)礎(chǔ)的的 表必表必須須是一是一對對多關(guān)系中的多關(guān)系中的 一一 而作 而作為為子窗體基子窗體基礎(chǔ)礎(chǔ)的表必的表必須須是一是一對對 多關(guān)系中的多關(guān)系中的 多多 下面下面創(chuàng)創(chuàng)建一個(gè)雇建一個(gè)雇員員的主窗體 然后增加一個(gè)子窗體來的主窗體 然后增加一個(gè)子窗體來顯顯示每個(gè)雇示每個(gè)雇員員 發(fā)發(fā)出的出的訂單訂單明明細(xì)細(xì)情況 情況 7 創(chuàng)創(chuàng)建切建切換換面板面板 切切換換面板是一種面板是一種帶帶有按有按鈕鈕的特殊窗體 用的特殊窗體 用戶戶可以通可以通過單擊這過單擊這些按些按鈕鈕 在數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫庫的窗體 的窗體 報(bào)報(bào)表 表 查詢查詢和其他和其他對對象中象中查查看 看 編輯編輯或添加數(shù)據(jù) 當(dāng)用或添加數(shù)據(jù) 當(dāng)用Access 2003 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫庫向向?qū)?dǎo) 創(chuàng)創(chuàng)建一個(gè)數(shù)據(jù)建一個(gè)數(shù)據(jù) 庫時(shí)庫時(shí) 系 系統(tǒng)統(tǒng)將自將自動(dòng)為動(dòng)為數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫庫添加一個(gè)切添加一個(gè)切換換面板作面板作為為用用戶戶界面 界面 切切換換面板上的每一個(gè)條目都面板上的每一個(gè)條目都連連接到切接到切換換面板的其他面板的其他頁頁 或 或鏈鏈接到某接到某 個(gè)個(gè)動(dòng)動(dòng)作 切作 切換換面板不面板不僅僅提提 供了一個(gè)友好的界面 供了一個(gè)友好的界面 還還可以避免用可以避免用戶進(jìn)戶進(jìn)入數(shù)據(jù)入數(shù)據(jù)庫庫窗口窗口 特特別別是窗體或是窗體或報(bào)報(bào)表的表的設(shè)計(jì)視圖設(shè)計(jì)視圖 通通過過切切換換面板管理器 用面板管理器 用戶戶可以可以對對向向?qū)?dǎo)提供的切提供的切換換面板面板進(jìn)進(jìn)行修改 行修改 也可以自己也可以自己創(chuàng)創(chuàng)建切建切換換面板 面板 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫庫的切的切換換面板系面板系統(tǒng)統(tǒng)由分由分層層排列的切排列的切換換面板面板組組成 排列從主切成 排列從主切換換 面板開始 一般面板開始 一般擴(kuò)擴(kuò)展到兩展到兩 個(gè)或多個(gè)子個(gè)或多個(gè)子頁頁面 每個(gè)面 每個(gè)頁頁面包括一面包括一組項(xiàng)組項(xiàng)目 目 項(xiàng)項(xiàng)目目組組含有含有執(zhí)執(zhí)行特定操行特定操 作的命令 作的命令 絕絕大多數(shù)大多數(shù)項(xiàng)項(xiàng)目目 包括一個(gè)包括一個(gè)變變量 量 該變該變量量規(guī)規(guī)定打開哪個(gè)窗口 定打開哪個(gè)窗口 預(yù)覽預(yù)覽哪個(gè)哪個(gè)報(bào)報(bào)表等 表等 有關(guān)切換面板的說明 添加命令 如上圖所示 Access 2003 提供了一些命令類型 具體說明如下 轉(zhuǎn)至 切換面板 打開另一個(gè)切換面板并關(guān)閉自身面板 參數(shù)為目標(biāo)面板名 在 添加 模式下打開窗體 打開輸入用窗體 出現(xiàn)一個(gè)空記錄 參數(shù)為窗體名 在 編輯 模式下打開窗體 打開查看和編輯數(shù)據(jù)用窗體 參數(shù)為窗體名 打開報(bào)表 打開打印預(yù)覽中的報(bào)表 參數(shù)為報(bào)表名 設(shè)計(jì)應(yīng)用程序 打開切換面板管理器以對當(dāng)前面板進(jìn)行更改 參數(shù)無 退出應(yīng)用程序 關(guān)閉當(dāng)前數(shù)據(jù)庫 參數(shù)無 運(yùn)行宏 運(yùn)行宏 參數(shù)為宏名 運(yùn)行代碼 運(yùn)行一個(gè)VB過程 參數(shù)為VB過程 打開另一個(gè)切換面板 用戶可以在一個(gè)切換面板中打開另一個(gè)切換面板 如果數(shù)據(jù)庫中沒 有另一個(gè)切換面板 用戶 可以創(chuàng)建一個(gè) 修改切修改切換換面板面板 如果用如果用戶戶想修改已想修改已經(jīng)創(chuàng)經(jīng)創(chuàng)建好的切建好的切換換面板 可面板 可選擇選擇 工具工具 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫實(shí)庫實(shí) 用工具用工具 切切換換面板面板 管理器管理器 命令 命令 進(jìn)進(jìn)行行編輯編輯 也可以在 也可以在設(shè)計(jì)視圖設(shè)計(jì)視圖狀狀態(tài)態(tài)下打開切下打開切換換面板面板 并修改之 并修改之 三 窗體中數(shù)據(jù)的操作三 窗體中數(shù)據(jù)的操作 創(chuàng)創(chuàng)建完窗體之后 可以建完窗體之后 可以對對窗體中的數(shù)據(jù)窗體中的數(shù)據(jù)進(jìn)進(jìn)行行進(jìn)進(jìn)一步操作 如數(shù)據(jù)的一步操作 如數(shù)據(jù)的 查查看 添加以及修改 看 添加以及修改 刪刪 除等 除此之外 除等 除此之外 還還可以可以對對數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)進(jìn)行行查查找 排序和找 排序和篩選篩選等 等 在窗體的操作中 有些操作不會(huì)更改窗體中的在窗體的操作中 有些操作不會(huì)更改窗體中的記錄記錄 當(dāng)然也就不會(huì) 當(dāng)然也就不會(huì) 更改更改創(chuàng)創(chuàng)建窗體所依據(jù)的表建窗體所依據(jù)的表 或或查詢查詢中的數(shù)據(jù) 如 數(shù)據(jù)的中的數(shù)據(jù) 如 數(shù)據(jù)的查查看 數(shù)據(jù)的排序和看 數(shù)據(jù)的排序和查查找 而有些操作找 而有些操作 則則會(huì)更改窗體中的數(shù)據(jù) 會(huì)更改窗體中的數(shù)據(jù) 從而也會(huì)更改從而也會(huì)更改創(chuàng)創(chuàng)建窗體所依據(jù)的表或建窗體所依據(jù)的表或查詢查詢中的數(shù)據(jù) 如 中的數(shù)據(jù) 如 記錄記錄的添的添 加 加 刪刪除和修改 除和修改 請請看看 窗體窗體視圖視圖 工具工具欄欄 其中的主要的特殊操作按 其中的主要的特殊操作按鈕鈕有 有 視圖視圖 升 升 降序 按降序 按選選定內(nèi)容定內(nèi)容篩選篩選 按窗體 按窗體篩選篩選 應(yīng)應(yīng)用用篩選篩選 新 新記錄記錄 刪刪除除記錄記錄 屬性 數(shù) 屬性 數(shù) 據(jù)據(jù)庫庫窗口 新窗口 新對對象等 象等 按按選選定內(nèi)容定內(nèi)容篩選篩選 在窗體中在窗體中選選定某個(gè)數(shù)據(jù)的部分或全部 定某個(gè)數(shù)據(jù)的部分或全部 單擊單擊此按此按鈕鈕 屏幕可 屏幕可顯顯示符示符 合合 選選定內(nèi)容的所有定內(nèi)容的所有記錄記錄 按窗體按窗體篩選篩選 彈彈出出對話對話框 框 單擊單擊任一字段名 會(huì)出任一字段名 會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)一個(gè)下三角按一個(gè)下三角按鈕鈕 單擊單擊之 在之 在 下拉下拉 列表中會(huì)列表中會(huì)顯顯示窗體中示窗體中該該字段字段對應(yīng)對應(yīng)的所有的所有值值 供用 供用戶選擇戶選擇 應(yīng)應(yīng)用用篩選篩選 在建立在建立篩選篩選后 后 單擊單擊此按此按鈕鈕 可以 可以進(jìn)進(jìn)行行篩選篩選 再次 再次單擊單擊 返回 返回 新新記錄記錄 單擊單擊此按此按鈕鈕 系 系統(tǒng)統(tǒng)將窗體中所有字段將窗體中所有字段對應(yīng)值對應(yīng)值置空 當(dāng)前置空 當(dāng)前記錄記錄號加號加1 可添可添 加加記錄記錄 刪刪除除記錄記錄 選擇選擇要要?jiǎng)h刪除的除的記錄記錄后 后 單擊單擊此按此按鈕鈕 將 將刪刪除所除所選選的的記錄記錄 且窗體自 且窗體自 動(dòng)顯動(dòng)顯示示 下一條下一條記錄記錄 篩選目標(biāo) 可以直接在 篩選目標(biāo) 文本框中輸入數(shù)值進(jìn)行篩選 高級篩選 如果希望進(jìn)行較復(fù)雜的篩選 則需要使用高級篩選方式 選擇 記 錄 篩選 高級篩選 排序 命令 此時(shí)彈出 篩選 窗口 其操作類似 如建立一個(gè)查詢 窗體的預(yù)覽和打印 與報(bào)表的情況類似 用戶可進(jìn)行窗體的預(yù)覽和打印 在打印窗體之 前 最好使用打印預(yù)覽功 能能對對窗體窗體進(jìn)進(jìn)行行預(yù)覽預(yù)覽 然后打印 以上操作可通 然后打印 以上操作可通過單擊過單擊工具工具欄欄上的上的 打印打印預(yù)覽預(yù)覽 打印打印 按按鈕鈕 來完成 如果需要來完成 如果需要對頁對頁面或打印機(jī)面或打印機(jī)進(jìn)進(jìn)行行設(shè)設(shè)置 可以置 可以選擇選擇 文件文件 頁頁 面面設(shè)設(shè)置置 命令或命令或 打打 印印 命令命令進(jìn)進(jìn)行操作 行操作 Access教程教程 第六章第六章 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫實(shí)庫實(shí)例分析例分析 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫總庫總體分析和體分析和設(shè)計(jì)設(shè)計(jì) 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫庫的建立的建立 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫對庫對象的完善象的完善 本章是本章是對對前面學(xué)前面學(xué)習(xí)習(xí)的回的回顧顧 聯(lián)聯(lián)系和鞏固 通系和鞏固 通過過建立一個(gè)微型的學(xué)生建立一個(gè)微型的學(xué)生 信息數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)庫實(shí)庫實(shí)例 來靈活例 來靈活 運(yùn)用前面的知運(yùn)用前面的知識識 一 數(shù)據(jù)一 數(shù)據(jù)庫庫功能分析功能分析 所建立的學(xué)生信息數(shù)據(jù)所建立的學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫實(shí)庫實(shí)例主要有如下功能 例主要有如下功能 用用戶戶能存能存儲(chǔ)儲(chǔ)學(xué)生個(gè)人情況的有關(guān)信息 學(xué)生個(gè)人情況的有關(guān)信息 用用戶戶能存能存儲(chǔ)儲(chǔ)學(xué)生學(xué)學(xué)生學(xué)習(xí)習(xí)情況的有關(guān)信息 情況的有關(guān)信息 用用戶戶能存能存儲(chǔ)儲(chǔ)學(xué)生老學(xué)生老師師情況的有關(guān)信息 情況的有關(guān)信息 用用戶戶能存能存儲(chǔ)儲(chǔ)學(xué)生住宿情況的有關(guān)信息 學(xué)生住宿情況的有關(guān)信息 用用戶戶能存能存儲(chǔ)儲(chǔ)學(xué)生班學(xué)生班級級情況的有關(guān)信息 情況的有關(guān)信息 用用戶戶能能對對上述信息上述信息進(jìn)進(jìn)行行錄錄入 修改 入 修改 刪刪除等操作 除等操作 用用戶戶能通能通過過多種方式多種方式對對上述信息上述信息進(jìn)進(jìn)行行查詢查詢和和統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì) 用用戶戶能能對查詢對查詢和和統(tǒng)計(jì)結(jié)統(tǒng)計(jì)結(jié)果果進(jìn)進(jìn)行行報(bào)報(bào)表表輸輸出 出 二 數(shù)據(jù)二 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)庫設(shè)計(jì)與表的建立與表的建立 1 設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)表表 根據(jù)上述功能要求 需收集如下信息 根據(jù)上述功能要求 需收集如下信息 學(xué)生表 學(xué)生表 Student 學(xué)號 姓名 性 學(xué)號 姓名 性別別 籍 籍貫貫 年 年齡齡 政治面貌 班名 政治面貌 班名 宿舍號宿舍號 課課程 程 Class 課課程程ID 課課程名稱 任程名稱 任課課老老師師ID 學(xué)分 學(xué) 學(xué)分 學(xué)時(shí)時(shí) 任任課課老老師師 Teacher 任 任課課老老師師ID 姓名 家庭住址 姓名 家庭住址 電話電話 郵郵箱箱 宿舍 宿舍 Dormitory 宿舍號 宿舍 宿舍號 宿舍長長 電話電話 宿舍床位 宿舍床位 班班級級 Team 班名 系部 成 班名 系部 成員員數(shù) 班主任 班數(shù) 班主任 班長長 學(xué) 學(xué)習(xí)習(xí)委委員員 生活 生活 委委員員 成成績績 Score 成 成績績ID 學(xué)號 學(xué)