南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定.doc

南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定 2008年08月26日 15時(shí)47分 188 主題分類: 信息產(chǎn)業(yè) 機(jī)關(guān)事務(wù) “電子文件” 中共南京市委辦公廳、南京市人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定的通知寧委辦發(fā)200821號各區(qū)縣委和人民政府，市委各部委，市府各委辦局，市各直屬單位：為加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)，規(guī)范全市電子文件的管理，保障電子文件的齊全完整、安全保存和有效利用，推進(jìn)我市信息資源建設(shè)和政府信息公開，市檔案局制定了南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。中共南京市委辦公廳南京市人民政府辦公廳二八年六月二十日南京市電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定第一條 為適應(yīng)全市信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的需要，加強(qiáng)全市電子文件的歸檔及管理工作，保證電子文件的安全歸檔和有效利用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國政府信息公開條例、國家檔案局第 6號令電子公文歸檔管理暫行辦法、南京市檔案條例和電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）等有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于本市各級黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、國有企業(yè)、事業(yè)單位。其他單位可參照執(zhí)行。第三條 縣級以上各級黨委、政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對電子文件歸檔與管理的領(lǐng)導(dǎo)，并在同級國家綜合檔案館建立電子文件中心。電子文件中心應(yīng)當(dāng)確保所有具備保存、利用價(jià)值的電子文件得到有效的保管和利用。 各級政府機(jī)關(guān)在向同級電子公務(wù)平臺(tái)報(bào)送文件時(shí),應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國政府信息公開條例、南京市政府信息公開規(guī)定以及電子公務(wù)平臺(tái)的系統(tǒng)要求，對每一份文件指定使用范圍。對于不通過電子公務(wù)平臺(tái)報(bào)送的已公開現(xiàn)行文件等政府信息，各發(fā)文單位可以通過電子郵件或移動(dòng)載體送到本級電子文件中心，并說明文件使用范圍。 文件的使用范圍分三個(gè)層次設(shè)置：完全公開（可向社會(huì)公開）、部分公開（可在政務(wù)網(wǎng)公開）、不公開（僅限于文件規(guī)定范圍內(nèi)使用）。 各級政府機(jī)關(guān)應(yīng)將屬于主動(dòng)公開范圍的政府信息，在信息形成或變更20日內(nèi)向同級國家檔案館送交。有關(guān)政府公開信息送交工作的操作規(guī)范和要求由政府信息公開工作主管部門和同級國家綜合檔案館制訂。第四條 市、區(qū)縣檔案行政管理部門應(yīng)會(huì)同本級信息化工作主管部門按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理原則，負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)電子文件歸檔與管理實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各單位檔案管理部門、信息化工作部門、電子文件形成部門要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，在相關(guān)的信息系統(tǒng)建設(shè)中，采取相應(yīng)的技術(shù)措施，確保歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性。 各單位要制訂電子文件歸檔管理制度，在明確職責(zé)、責(zé)任到人的前提下，對本單位電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理。第五條 電子文件的收集范圍和要求（一）各單位電子文件收集范圍應(yīng)按照國家檔案局第8號令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定，將反映本單位主要職能活動(dòng)包括政府信息公開、行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、政務(wù)公開、重大活動(dòng)、重要工作成果等具有查考利用價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等各種類型的電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)納入收集范圍。（二）電子文件收集的格式應(yīng)是符合規(guī)定的通用文件格式。專用軟件產(chǎn)生的電子文件在歸檔時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定的通用格式。（三）歸檔電子文件的收集應(yīng)由文件的形成部門負(fù)責(zé)，檔案部門要進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性，移交前由文件的形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案管理部門負(fù)責(zé)。（四）涉密電子文件載體的保存，應(yīng)按照有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。（五）電子文件的保管期限按照文件材料的保管期限規(guī)定執(zhí)行。第六條 電子文件的歸檔（一）電子文件的歸檔整理按照電子文件的類別分別進(jìn)行，文本電子文件的歸檔整理按照歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22）要求進(jìn)行，其他類別的電子文件歸檔整理按照相關(guān)的要求進(jìn)行。（二）檔案部門應(yīng)將永久和定期為30年的歸檔電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體為:一次性寫光盤、磁帶。不允許用軟磁盤、U盤等移動(dòng)設(shè)備作為歸檔電子文件長期保存的載體。（三）電子文件歸檔方式可以采取實(shí)時(shí)的邏輯歸檔和定期的物理歸檔。物理歸檔應(yīng)當(dāng)復(fù)制一式三套，一套用于封存保管，一套用于提供利用，一套用于異地保存。一個(gè)歸檔年度的電子文件應(yīng)集中拷貝到一個(gè)或多個(gè)載體中。（四）歸檔電子文件存儲(chǔ)載體應(yīng)標(biāo)注：全宗號、歸檔年度、盤號、套別（封存保管、提供利用、異地保存）等。（五）電子文件歸檔內(nèi)容包括：符合歸檔范圍的正文、定稿、附件等。歸檔電子文件信息組織結(jié)構(gòu)要求為樹形結(jié)構(gòu)。第七條 各單位應(yīng)按照同級國家綜合檔案館規(guī)定的接收范圍和要求，定期將檢驗(yàn)合格的歸檔電子文件移交給同級國家綜合檔案館集中保管。檢驗(yàn)項(xiàng)目包括：（一）歸檔電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等信息無缺損，能識(shí)別。（二）存儲(chǔ)載體外觀完好，整潔無損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目與登記一致，確保無病毒。第八條 移交歸檔電子文件應(yīng)填寫歸檔電子文件移交登記表。第九條 歸檔電子文件載體應(yīng)使用專門設(shè)備或?qū)ｉT庫房集中保存，不同套別的載體要分開保管。保管應(yīng)當(dāng)符合下列條件：（一）保管環(huán)境應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，與有害氣體相隔離，防光、防塵、防磁、防有害氣體。（二）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擦、劃、觸摸記錄涂層和擠壓。（三）保管環(huán)境溫度控制在17-20，相對濕度控制在35%-45%。第十條 各單位檔案部門要定期對所保管電子文件進(jìn)行讀取檢查。在符合保管條件時(shí)，磁性載體每滿2年、光盤每滿4年要進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。在無法滿足保管條件時(shí)，要適當(dāng)增加檢驗(yàn)頻度。檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)。 當(dāng)電子文件的應(yīng)用環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，要確認(rèn)能否繼續(xù)兼容，如不能兼容，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換前的載體仍要保管四年。第十一條 利用歸檔電子文件應(yīng)遵守以下規(guī)定：（一）封存的存儲(chǔ)載體不得提供借閱使用。（二）利用涉密或不宜公開的歸檔