業(yè)務部工作流程.doc

業(yè)務部業(yè)務跟單工作流程訂單流程：從跟樣衣工藝-出樣衣-報價-接大貨單-訂購面輔料-跟進生產-與客聯(lián)系安排出貨方式-出裝箱單-追收貨款） 一、 首先是從工藝單跟起 1接到客人工藝單，如工藝單是英文的，先翻譯成中文。 2進行逐項檢查工藝單，看清楚客人要求：A.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂樣布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報價提供樣布） B.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈（是否特指，如YKK）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、橡筋、羅紋、主標、水洗標、吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有速下單訂購。 3. 根據客戶工藝單要求，研究是否有不合理的地方，著重看一下有無特殊要求，如有指示不明的地方要及時和客戶溝通，如客戶無特別要求則可按照常規(guī)操作自行設計工藝和制作要求，制定自己的工藝單 4.工藝單要注明面輔料要求，洗水方式，用線要求，縫制要求，印、繡花及其它處理，交樣衣日期等，（如果客戶工藝單中對印、繡花方面沒有詳細的資料和明確指示，僅僅是要求有繡花或印花，但效果要好，那么跟單員就要揣測客戶的心態(tài)，自己主動去創(chuàng)新設計一些東西，聯(lián)系印花和繡花廠盡快出樣供客戶選擇批核）。 5.完整的樣衣工藝制作通知單+齊全的面輔料交給技術部做初樣。 6.洗水訂單，技術部做好樣衣后交給跟單員安排洗水，跟單員查看樣衣符合各項要求后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒確認洗水OK后才可以洗樣衣。洗水回來由跟單員檢查核對符合要求后交給技術部做后整，（如不合要求需要再返洗或重新做樣衣）。 7. 技術部整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤后（并做好度尺記錄）交給跟單員。跟單員要自己再檢查，核對無誤寄給客人。 二、送樣 跟進核價 1.跟單員寄出樣衣同時要安排進行核價，并填寫核價單，在填寫核價單時一定要認真，清晰、力求準確（核價單資料后附）包括面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價，印、繡花價格和各種物料價格和用量；加工費，洗水費，出貨運輸文件費，以及利潤等一覽表。 2.核實工藝單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關面料生產的生產難易度，主要是與布廠溝通，落實確定后明確面料價格資料，方便用料的價格核算。由裁床核算樣衣用量或者跟單員自己核算。 3跟單員要對輔料情況（特別是有些客戶對輔料指定供應廠家的，要對輔料的價格進一步落實好，以免以后大貨投產后出現價格上的差異）進行詳細了解，要廣泛尋求輔料供應商進行尋價，避免報價失誤，造成不必要的損失。 4跟單員提供工藝單及樣衣給IE部對照，進行生產量及加工費的計算和報價。 5.有關洗水印花（繡花）問題的價格問題一定要在做樣衣時就和各加工廠確認談好價格，避免落單后做貨價格有出入。 6.匯總資料，核算價格。如果客戶有特殊要求的時候，一定要有明確指示，如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟單員一定要特別注意，還有輔料比較奇特的（比如需要起模的），印、繡花，洗水價格等。所有這一切,都必須詳細準確的寫到核價資料里,以備后查。 板單到此就算跟完。如果客戶有大貨落單，就要重新備樣給客戶確認，并跟進客人下單簽訂購合同，安排訂購大貨物料等！ 接大貨定單-跟進各種樣板按排訂購布料及相關輔料協(xié)調生產出貨 三、接單復核訂購物料 一般來說，報完價后，如客戶覺得價格接近或者是可以接受，會給出目標價, 大貨大約的數量,要求先安排定織胚布,打LID色板和安排再起確認樣辦.起確認樣辦時關鍵在于保證交期及質量，因此跟單員經手的資料務必要準確，與客戶要求一致，才能保證樣品及時得到確認，避免重復返工。 （一）有關大貨常做的幾種樣衣 1 .初樣,一般來說初樣主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但當有配色時,一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。 2.銷售樣,客戶看重的是,顏色要對,輔料要齊,印繡花也要按照要求的去做,特別是代表大貨面料,一定要好.因為一般來說,大板是客人用于訂貨會的銷售樣，目的為了將之前所做出的新款式，通過訂貨會獲得訂單。所以一定是好的和準確的,符合客人的設計要求,此項工作非常重要.如果做得不好,可以說前功盡棄,一切都是白費。 3.產前樣,一般來說是在大貨面料出來以后,為了保證大貨的準確性,在裁剪前,做給客戶看的樣板,代表大貨質量,也是客戶對大貨的檢驗.為了生產的方便,要求生產辦必須符合客戶對大貨的一切要求，避免出現生產損失,安排起辦一定要快并準確，爭取做貨時間。4.影相板，一般來說是在訂單確定后,大貨出貨前,客戶用來擴大宣傳,增加銷售量的樣衣,主要看款式，外觀效果要好,一定要起到門面作用（影相辦必須提前安排）。5.齊色齊碼樣,此項要求只是對于特定客的訂單，大貨下來后，該客戶會要求先安排做跳碼板（可以代用布和物料），待跳碼板確認后，再做正確大貨布齊色齊碼板給客確認OK后才可開裁。 6.洗水訂單需提供洗水樣，這個一般由跟單員自己批核，洗水要求要跟客人要求。并要保證成衣水洗尺寸，必須提前做好面料縮水率測試。如果洗水差異跟客人樣板出入較大返洗又實在無法達到客人要求的就挑出落色辦給客人批核確認。并跟客人解釋溝通以得到客人認可。 7.船頭板，大多數客戶船頭辦要求板房在出貨前610天做好或從大貨里挑選，船頭板原則該并入大貨收費,寄出船樣的細碼單并入大貨交給財務出據發(fā)票，跟單員應負責跟進回收貨款。 （二） 色樣 1. 色樣 收到客人的大約數量和小色樣后跟單員要及時提供大貨訂布數量和色板交給布料采購員打色樣和準備胚布,要盡量縮短打色樣的時間(原則35天時間).打好色樣后布廠制作好色樣卡一式2份交給跟單員：跟單員自已必須留存一份(以免以后的生產過程中，對大貨的顏色進行核對)，然后寄給客人確認樣板并跟進批核,以便及時確認質量和大貨顏色. 2.船頭板布樣 色樣顏色經客戶確認后。及時通知布廠安排大貨布染色。染廠跟單QC在出貨前確認大貨顏色質量無誤后剪出每個落色1Y船頭板布寄回工廠給跟單員確認,(有的客戶要求確認大貨船頭板布的要多剪出一份) 3. 經確認大貨船頭板布顏色質量OK后通知布廠發(fā)出大貨布.大貨布回來后跟單員要及時安排分別每個落色任意各剪56匹(各1Y)給紙樣房測試縮水率,(縮水率一般要求布廠控制在一定范圍內:全棉布料一般要求經向13個以內,緯向35個以內, 彈力布料一般要求經向36個以內緯向812個以內)如發(fā)現后測試縮水率如果超過標準可以退回布料給供應商重新返修定型. （三） 印、繡花樣 首先是要求盡可能用正確顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用正確顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證準確，如顏色搭配、花型等，要及時同客戶溝通不明確的地方，爭取縮短確認周期和印、繡花打確認樣時間：跟單員要注意打確認樣布料的顏色一定要正確，確認樣原則上要檢驗合格后才能出廠，對確認樣跟單員也要進行檢查，由跟單員將確認樣寄給客戶確認，客戶確認后的確認樣要及時轉生產廠，并做好交接記錄。跟單員要對以前及以后外加工的印、繡花價格等資料進行匯總，便于以后出現同類加工業(yè)務時方便查詢。 （四）輔料 輔料的開發(fā)要盡可能多安排幾家輔料供應商同時提供樣品并報價。如客戶要求的輔料確有一定難度時，及時與客戶協(xié)商處理意見。跟單員要對以前及以后采購的輔料價格等資料進行匯總，便于以后出現同類輔料時方便查詢。對于有些時裝款的訂單，大貨數量小,輔料多而且雜，要特別注意配料的染色問題，如針織布，印花布,人字帶,橡筋繩,繩制等等一定要環(huán)保染料；還有一些輔料雖然好找，但達不到輔料廠的起訂量，工廠不愿意做，本著客戶一般確認銷售樣上的輔料的作風，因此，應在打樣時，就考慮找一些好做、好找的輔料，減少大貨生產不必要的麻煩。輔料總體要求為價格低交貨期準確及質量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，以后再遇到此類輔料時能有據可查。輔料打確認樣時間：原則上從跟單員收到客人輔料確認樣的資料后三日內應將確認樣寄給客戶確認。 四、訂單的執(zhí)行 在和客戶正式簽定定單合同并確認客戶已執(zhí)行合同后,要下達生產通知給生產部及計劃部，生產通知必須盡可能資料齊全、完備、正確，并在指令下達后落實相關部門在合理的時間內接收到了正確的指令，并已開始執(zhí)行。向生產部要生產計劃，監(jiān)督生產指令在各環(huán)節(jié)中的進行，保證其順暢。如有客戶資料未到時，要及時與相關部門和客戶進行溝通和調解，做出最合理的生產計劃。 五、確認 在合同簽定后，對于跟單員來說，確認工作是最重要的。在安排確認時，要掌握以下幾條原則： 1)首先排列生產計劃，盤查確認點，首先要清點好輔料，核對好來料顏色是否一致，特別是對主、輔料的盤查，保證生產安期順利開始。 2)監(jiān)督和督促生產計劃，確認所有保證生產順利進行的有關指示，書面或實物已交待到有關部門的責任人心中，并已得到認真執(zhí)行。如正確的工藝單、樣品、印繡花樣、客戶的最終確認意見或修改意見要及時傳達，對生產中出現的各種問題進行監(jiān)督、反饋，對于生產中出現的問題要及時和客戶進行溝通和處理。 3)核對所有來料，與客戶確認意見相符一致。 4)要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數量，如出現變更，要在第一時間內通知生產部門，減少不必要的損失。 六、訂單的跟蹤 在訂單的執(zhí)行過程中，要準時填報生產進度跟蹤表，及時給客戶報告生產進度，并要及時匯總資料，整理訂單，避免出現疏漏的地方，并及時與客戶和生產部門溝通，對出現的意外情況要及時處理，如上報、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調有關部門采取補救措施等。 在臨近交期時，如生產過程中如有防礙大貨交期無法按合同順利執(zhí)行時，必須事先通知客戶；當大貨生產過程中，縫制、印花、繡花等出現防礙生產順利進行時，一定要及時通知客戶（同時發(fā)樣給客戶）采取有關補救措施。 為了大貨生產能夠順利進行，首先要及時去生產廠看每天的生產情況。對于客戶確認遲緩或者提供一些資料不及時，除了溝通之外，還應有書面形式傳真于客戶或者把生產進度情況告訴客戶，并提醒有可能影響交期，同時，要排查生產環(huán)節(jié)中還可能存在的問題，要及時匯總情況，尤其是輔料。 跟單員在開貨前提供完整的生產工藝單( 包括生產制單、尺寸表、配料表、物料卡，追蹤生產進度、貨期、及品質控制要求)。給生產部，QC部，技術部,并協(xié)同生產部/技術部一起開產前會,將生產過程中特別要求和引起注意的問題在會上提出并一起記錄簽名確認無疑問才開貨,開貨后由質檢部負責跟進生產全過程的產品質量并出具各個階段(裁床,車間,尾部驗貨報告單,將信息及時反饋給跟單員（對于生產過程中發(fā)現的問題要提出整改建議和防范措施）；客戶來我司驗貨時，跟單員及質檢部QC要陪同客戶一起驗貨，并做好記錄將客人要求的信息及時反饋給生產各部門。七、出貨 跟單員提前準備出貨資料及時安排出貨,對于箱嘜、條形碼、包裝袋會有不同要求，應當引起注意，并以書面形式下達給包裝部 1出貨時間、數量、入貨時間，及時通知相關部門（根據入貨通知時間及時安排發(fā)貨，如不能保證交貨，及時同客戶協(xié)商處理） 2辦理內部發(fā)貨手續(xù) 3船樣及相關事宜，船樣一般在大貨出貨前610天給客戶寄出（根據客戶要求）。 八、發(fā)票的開具及貨款回收 跟單員負責出貨后跟進發(fā)票的開具，由跟單員負責提供出貨裝箱單及定單合同交給財務部統(tǒng)一開具發(fā)票。跟單員負責及時督促客戶辦理，加快公司的資金周轉。 另對于信用證結算的客戶，由跟單員督促客戶及時為我司開具信用證，單證員負責對信用證的內容進行審核；電匯方式結算的，要在發(fā)貨后，及時督促客戶付款，避免壞帳損失的發(fā)生。 九、跟單員報帳 對于費用方面的報帳：差旅費，出差歸來后，要及時報帳，具體按公司文件執(zhí)行；其他費用的報帳，力求在費用發(fā)生的當月進行報帳，避免費用跨月報帳，影響公司及部門的利潤核算。 十、資料的整理與歸檔 所有跟單人員對于自己負責的所有資料要及時進行整理并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分配到個人的檔案柜要及時進行整理，保持資料的整體外觀和實用性，不準亂放；對于公用部分的辦公用品等，要及時進行整理，個人的資料、樣品、樣布等不準隨意亂放，如發(fā)現隨意亂放者，將對責任人進行處罰 物料采購流程： （1） 制作訂購單: 跟單員接到大貨訂單，要將所需的物料制成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意：熟悉訂購的物料，價格確認，確認質量標準，確認物料需求量，制定及發(fā)出采購單。將要采購的物料名稱，規(guī)格型號，數量，價格，交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤后發(fā)給供應商，并要求供應商簽字回傳。 （2）訂單跟蹤 對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。 （3）物料檢驗 確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題 (4)物料進倉 協(xié)調送貨，協(xié)調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題 生產過程跟單的流程： 1 下達生產通知書。 跟單員接到客戶訂單后，應將其轉化為生產通知單。通知單要明確客戶所訂產品的名稱，規(guī)格型號，數量，包裝要求，交貨期等。 2 分析生產能力 生產通知單下達后，要分析企業(yè)的生產能力。能否按期，按質地交貨。如不能應采取什么措施？要不要外包？ 3制定生產計劃： 生產計劃的制定及實施關系著生產管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂單及時轉化為生產通知單。 4.跟蹤生產進度 （1） 生