各崗位職責說明書相關知識

各崗位職責說明書相關知識各崗位職責說明書相關知識 以下是小編精心收集整理的各崗位職責說明書相關知識 供大家參考和借鑒 更多資訊請繼續(xù)留意崗位說明書欄目 企業(yè)如何編寫職務說明書企業(yè)如何編寫職務說明書 在企業(yè)組織中 崗位是最基本的構成單位 想把一個企業(yè) 管好 必須把一個個崗位管理好 崗位管理是一個復雜的體系 其中最基礎的手段就是通過工作分析對崗位進行文字性的界定 和說明 也就是我們通常所說的編寫職務說明書 職務說明書 是表明企業(yè)期望員工做什么 員工應該作什么 應該怎么作和 在什么樣的情況下履行職責的匯總 在現代化的企業(yè)管理中 科學地進行工作分析 能夠確保將整個企業(yè)的目標轉化為所有 員工的個人目標 使企業(yè)的經營壓力轉化為每個員工的工作動 力和責任約束 職務說明書的主要作用職務說明書的主要作用 職務說明書主要發(fā)揮四個方面的作用 首先 職務說明書 清晰地列出了員工的職責范圍 在年初的時候 看看自己的職 務說明書 就可以大致了解一年的工作目標 第二 職務說明書 囊括了崗位所需要的能力 員工可以對照 自己在這些方面發(fā) 展得如何 哪些能力還需要進一步提高 第三 職務說明書令上 下級關系一目了然 誰向你匯報 你又向誰匯報 第四 職務說 明書還有利于上級主管對員工進行管理 主管招聘新員工 考 核老員工的工作表現 都可以參考職務說明書的要求 一般來 說 員工及其上級主管都必須在員工的職務說明書上簽字 表 明雙方都認可說明書的各項條款 這其實就是上下級的溝通過 程 溝通好了 可以為后面的工作掃清不少障礙 由于職務說 明書具有明確工作職責與權限 工作目標 工作特點 任職要 求等作用 并能為工作評價 人員招聘 績效管理 培訓與開 發(fā) 薪酬管理等提供依據 它已受到企業(yè)重視 并成為現代企 業(yè)管理的基礎工作之一 職務說明書的編寫職務說明書的編寫 企業(yè)應該把職務說明書的編寫工作作為企業(yè)現有崗位的一 次大盤點 或者說是一次業(yè)務流程的重組 從而明確各崗位的 職責與權限 規(guī)范工作流程 以實現科學管理的目的 職務說 明書編寫的過程 其實是對企業(yè)業(yè)務流程重新認識的過程 一 套科學 規(guī)范的職務說明書能對企業(yè)的各項工作及人力資源管 理的其他工作提供依據 根據企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來進行組織結構 設計 根據組織結構設計來進行職能分解 根據職能分解來做 崗位設置 根據崗位設置來做工作分析和崗位研究 最后形成 職務說明書 在開展職務說明書的編寫工作之前 人力資源經理應和高 層領導進行討論 使高層領導率先樹立崗位責任意識 對各項 工作實行歸口管理 改變自由隨意的管理風格 編寫過程中 各部門的主管和員工應積極配合 人力資源部為其提供編寫技 術的培訓 指導和審核 人力資源部可靈活選用問卷調查法 面談法 工作日志法 實地觀察法等方法 進行認真的工作分 析和調查 了解每一個崗位的工作任務 工作目標 工作條件 上下級關系 對內對外的聯系 任職資格等要素 行業(yè)的發(fā)展 企業(yè)的變革會給崗位提出新的要求 因此 企業(yè)編寫出規(guī)范的 職務說明書后 還應建立起職務說明書的動態(tài)管理制度 由專 人負責管理更新 在與高層領導取得共識 進行必要的宣教后 接下來要做 的就是崗位信息的調查 崗位調查是以工作崗位為對象 采用 科學的調查方法 收集各種與崗位有關的信息的過程 崗位調 查必須采用科學方法認真進行 確保材料的真實性 可靠性和 完整性 崗位調查是職務說明書編寫工作的重要組成部分 只 有做好這項工作 職務說明書的編寫才能順利進行 崗位調查的主要方式崗位調查的主要方式 1 面談 就是拿著崗位調查表到現場和從事這個崗位工作 的員工進行面對面的交流 了解情況 面對面調查的時候 調 查者應該做好記錄 詳細把被調查者的原話記下來 回去以后 進行分析 特別注意的就是必須記下原話 這樣才能保證獲得 的信息是 綠色信息 2 現場觀測 在現場進行觀測 了解這個崗位的工作內容 工作的時間和工作負荷等問題 將現場的情況如實記錄下來 并結合通過其他方法得到的崗位信息全面分析該崗位的情況 3 書面調查 給在這個崗位工作的員工發(fā)放一個崗位調查 表 通過這些調查表進行崗位信息的收集 整理和分析 書面 形式的效果不如面談和現場觀測 因為當面調查的時候被調查 者可以提供很多信息 分析工作能夠更深入或者更能得出準確 的結論 但在崗位非常多的情況下 面談和現場觀測會耗費大 量的時間和成本 筆者建議對重要崗位用面談和現場觀測的方 法 對一般崗位可以采用書面調查的方法 崗位信息調查表的內容包括 崗位信息調查表的內容包括 1 工作任務的性質 內容 程序 地點 時間 比如是做什么工作的 是部門領導還是某一方面的主管 是做研發(fā)的還是做銷售的 這些內容里面哪些比較重要 哪些比 較次要 工作經過哪些程序 是怎么做的 完成這項任務 領導有 沒有在時間上的要求等等 2 本崗位的責任 這個崗位負哪些責任 哪些負主責 哪些負部分責任 哪 些工作只是支持別人 3 要求的學歷 經驗 年齡及其他資格和條件 崗位要求什么樣的任職條件 比如對學歷 經驗 年齡和 身體有什么要求 比如某些崗位女同志做不太適合 要求一定 是男性 有些工作一定要求大本以上學歷 或者五年以上的工作 經驗等 4 工作的應知應會的技能 負責這項工作必須要懂某些方面的知識 比如一定要懂化 工或辦公設備自動化等等 5 與公司內部和外部的關系 比如你是某某部門的職員 首先打交道的是部門經理 再 上面是分管這項工作的總監(jiān)或者副總 可能要和營銷部 技術 部打橫向交道 對外 比如說要和工商局 技術監(jiān)督局打交道 這些情況在崗位調查的時候都要摸清楚 6 工作環(huán)境條件 工作處在一種什么條件下 特別是對于勞動密集型的企業(yè) 比如說港口行業(yè) 建筑行業(yè) 化工行業(yè) 可能涉及野外 高空 作業(yè)或接觸有毒氣體等等 在做崗位分析和評價的時候要考慮 這些因素 比如化工行業(yè)和接觸有毒氣體的車間的員工除了基 本工資還得給與營養(yǎng)補貼 職務說明書的主要內容職務說明書的主要內容 有了崗位信息以后 我們就可以著手制定職務說明書了 大多數情況下 職務說明書應該包括以下主要內容 1 工作標識 包括崗位名稱 崗位編號 所屬部門 直屬 上級 縱向晉升崗位 橫向輪換崗位 崗位系列 崗位級別 2 管理幅度 為該崗位所直接管理的人數 它包括直接管 理的崗位名稱和人數 也就是直接向該崗位匯報工作的員工人 數 3 崗位目的 簡要說明工作的主要內容 設置此崗位的意 義 4 崗位責任 指該崗位所承擔的責任 著重強調必須完成 的任務 一旦發(fā)生過失應受到懲罰 責任性質需要加以界定 包括領導責任 全部責任 主要責任和次要責任 5 崗位權限 指為完成該崗位工作內容 而賦予該崗位的 權限范圍 包括業(yè)務權限 人事權限和財務權限 6 工作關系 指該崗位與公司內外其它崗位之間的關系 包括與上級 同級和下級的溝通 以及公司外部組織等 7 任職要求 指對從事該崗位員工的身體素質 教育背景 工作經驗 專業(yè)知識 職業(yè)資質 工作能力的要求 職務說明書根據公司的具體情況進行制定 而且在編制時 要注意文字簡單明了 使用淺顯易懂的文字 內容要越具體越好 避免形式化和書面化 隨著公司規(guī)模的不斷擴大 職務說明書要 在一定的時間內給予修正和補充 以便與公司的發(fā)展保持同步 職務說明書的編寫誤區(qū)職務說明書的編寫誤區(qū) 目前有很多企業(yè)在完善了職務說明書的工作后 并沒有讓 它在企業(yè)管理工作中發(fā)揮應有的作用 筆者認為 這并不是職 務說明書本身的局限 更多是企業(yè)走進了職務說明書編寫的誤 區(qū) 降低了其在管理中的應用性 那么 職務說明書的編寫有 哪些誤區(qū)呢 1 功能錯位功能錯位 在談及崗位描述時 很多企業(yè)都能捧出一疊厚厚的文案 但細讀后 就會發(fā)現 他們并不是職務說明書 而僅僅是崗位 職責制 企業(yè)的崗位職責制并不是職務說明書 崗位職責制是 崗位任職人應該完成的職責 并不能全面反映崗位的信息 并 沒有其行為或工作活動的結果 但是職務說明書則全面反映了 崗位和崗位任職人的全面信息 2 責任不清責任不清 為適應外部競爭環(huán)境 許多企業(yè)以團隊來設計工作任務 即同一項工作任務需要幾個部門或幾個崗位共同完成 這就出 現了職責交叉 正確地處理職責交叉有助于發(fā)揮協作效應 取 長補短 提高工作效率 但很多企業(yè)在撰寫職務說明書時對這 些職責交叉的工作沒有明確各崗位的職責權限 以及對工作結 果應承擔的責任 反而導致工作中崗位職責不清 多頭領導 工作中出現問題各部門間又互相推諉 降低了工作的效率 3 職責重疊職責重疊 在企業(yè)的實際中 對于工作任務性質相同 工作任務量較 大的工作 有的崗位不可避免會出現了一崗多人的現象 在崗 位描述時是否只需編制一份職務說明書呢 很多企業(yè)在描述此類 崗位時 采取了簡單的一刀切的方法 歸納出該崗位的共同特 征 定義了崗位的共同要求 卻忽視了該崗位的不同任職者之 間工作任務的差別 以及由此導致的對任職人資格要求的差異 這顯然是一種不可取的方法 如果是對崗位進行描述 應該采 用 一崗一份 說明書的方式 每個任職人持有一份 目前不少 企業(yè)在開展工作分析時 卻混淆了 工作 和 崗位 這兩個概念 4 閉門造車閉門造車 目前 不少企業(yè)已經認識到職務說明書的作用 紛紛在企 業(yè)開展工作分析的工作 但編寫出來的職務說明書卻未真正起 作用 有的企業(yè)在對工作分析缺乏正確認識的情況下 就盲目 隨大流 要各個崗位上的任職人自己編寫職務說明書 有的企業(yè) 由人力資源部閉門造車 使描述脫離本崗位的實際 尤其是對 任職人資格的界定缺乏客觀的標準 結果使職務說明書無法在 實際工作中使用 成為案頭擺設 只好被束之高閣 5 不成體系不成體系 職務說明書編寫的過程 其實是對企業(yè)業(yè)務流程重新認識 的過程 一套科學 規(guī)范的職務說明書能對企業(yè)的各項工作及 人力資源管理的其他工作提供依據 但是 不少企業(yè)的崗位描 述都有不完整 夸大職責或縮小職責 任職資格主觀性強等問 題 有的為了節(jié)約成本 甚至只對關鍵崗位或部門進行崗位描 述 導致后續(xù)的崗位評價 招聘等工作缺乏客觀 統(tǒng)一的尺度 科學的人力資源管理工作也無從談起 職務說明書編寫誤區(qū)的原因分析職務說明書編寫誤區(qū)的原因分析 在職務說明書編寫工作中 為什么會出現這樣的誤區(qū) 筆者 認為會出現這樣或那樣的誤區(qū)的主原因主要以下幾點 1 為編寫而編寫為編寫而編寫 目前 在一些企業(yè)中 由于管理流程的不規(guī)范 或管理者 本身的行為不規(guī)范等問題 使得企業(yè)存在職責不清 工作任務 隨意性較大 出現問題互相推諉等管理問題 不少企業(yè)只關注 職務說明書的結果或形式 使得職務說明書成為現實工作流程 的再現 企業(yè)職務說明書編寫工作的開展 應該側重于工作分 析的過程 把職務說明書的編寫工作作為企業(yè)現有崗位的一次 大盤點 或者說是一次業(yè)務流程的重組 從而明確各崗位的職 責與權限 規(guī)范工作流程 以實現科學管理的目的 2 缺乏專業(yè)技術或培訓缺乏專業(yè)技術或培訓 職務說明書的編寫是人力資源管理工作的一項專門技術 不少企業(yè)由于缺乏職務說明書編寫的專業(yè)技能或培訓 所以也 存在描述不規(guī)范 用語不準確的現象 尤其是在崗位職責的描 述上 它應該是關于一項工作最終要取得的結果的陳述 因此 應準確 清晰地界定崗位任職人應承擔的責任 所具有的權限 和工作必須達到的目標 規(guī)范權責利的關系 但不少企業(yè)的職 務說明書在描述用語的選擇上 籠統(tǒng)地使 負責 管理 等詞語 導致崗位職責的描述過小或者過大 標準的崗位職責描述格式 動詞 賓語 結果 動詞的選擇可參照崗位職責動詞使用規(guī)范表 賓語表示該項任務的對象 即工作任務的內容 結果表示通過 此項工作完成要實現的目標 可用 確保 保證 爭娶推動 促 進 等詞語連接 崗位職責動詞使用規(guī)范表崗位職責動詞使用規(guī)范表 管理職責業(yè)務職責 決策層主持 制定 策劃 指導 督辦 協調 委派 考 核 交辦審核 審批 批準 簽署 核轉 管理層組織 擬定 提交 制定 支持 督促 布置 提 出編制 開展 考察 分析 綜合 研究 處理 解決 推廣 執(zhí)行層策劃 設計 提出 參與 協助 代理編制 收集 整理 調查 統(tǒng)計 記錄 維護 遵守 維修 辦理 呈報 接待 保管 核算 登記 送達 3 宣傳不到位宣傳不到位 職務說明書的編寫應是一個由上而下的過程 涉及到企業(yè) 各個層面 編寫職務說明書的目的就是要使員工明確自己的工 作責任 作用及基本要求等 所以 在編制過程中應得到全體 員工的支持和參與 但是不少企業(yè)或各級管理者把該項工作作 為 作業(yè) 來應付 并沒有與員工充分交流 任職人的 反饋 或 確認 環(huán)節(jié) 所以作用不大 有的由于宣傳不到位 員工不知道職 務說明書的作用 有些員工誤認為職務說明書的編寫就是 定崗 定編 這對員工顯然是一種威脅 由此出現員工不理解 不利用 不執(zhí)行的情況 使職務說明書變成可有可無的擺設 4 編寫工作定位不明晰編寫工作定位不明晰 不少企業(yè)把編寫職務說明書的工作定位于優(yōu)化企業(yè)的工作 流程 解決多頭領導現象 改善現有的職責劃分等 但是在實 際工作中常常會面臨兩難的選擇 是對企業(yè)各個崗位工作現狀 的描述還是對目標狀態(tài)的描述 是什么 和 應該是什么 的問題 若選擇后者 應該是什么 則在界定各個崗位職責時必須對現 存的職責交叉 職權不明的現象進行調整 這將導致一部分員 工的工作職責