最新EXCEL使用技巧大全

最新 EXCEL 使用技巧大全 EXCEL 使用技巧大全 系本人在大量的網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)教材中搜集理論資料 結(jié) 合實(shí)操求證通過后 精心系統(tǒng)整理而成 希望對大家有所幫助 若見謬誤之處 切請回復(fù)指正 更盼大蝦不吝補(bǔ)充更多實(shí)用的新奇技巧 A 單元格及區(qū)域選定技巧 1 鍵盤快捷選定技巧 1 Shift 空格 選定當(dāng)前單元格所在的整行 包含該行中所有空白單元格 2 Shift 上或下方向鍵 逐行選定單元格 3 Shift 左或右方向鍵 逐格選定單元格 4 Shift Home 選定從當(dāng)前單元格到該行開頭的所有單元格 5 Shift Ctrl Home 選定從當(dāng)前單元格到整個(gè)表格開頭的所有有記錄單元格 6 Shift Ctrl End 選定從當(dāng)前單元格到整個(gè)表格結(jié)尾的所有有記錄單元格 7 Shift Ctrl 上方向鍵 選定當(dāng)前格到該列開頭的所有有記錄單元格 8 Shift Ctrl 下方向鍵 選定當(dāng)前格到該列結(jié)尾的所有有記錄單元格 9 Shift PGDN 將選定區(qū)域向上擴(kuò)展一屏 10 Shift PGUP 將選定區(qū)域向下擴(kuò)展一屏 11 Tab 在一行中依次向右選定每個(gè)單元格 12 Shift Tab 在一行中依次向左選定每個(gè)單元格 13 Enter 在一列中依次向下選定每個(gè)單元格 14 Shift Enter 在一列中依次向上選定每個(gè)單元格 2 快速選中所有數(shù)據(jù)類型相同的單元格 要選擇數(shù)據(jù)類型都是 數(shù)字 的單元格來進(jìn)行操作 可是這些單元格都是分散 的 請問有什么好的方法把它們?nèi)空页鰜韱?可以利用 定位 命令來快速 地找到這些單元格 具體操作如下 執(zhí)行 編輯 菜單中的 定位 命令 在 彈出的 定位 對話框中 單擊 定位條件 按鈕 接著會彈出一個(gè) 定位條 件 對話框 根據(jù)需要 選擇設(shè)置好要查找的單元格類型 例如先選擇 常量 項(xiàng) 然后再復(fù)選上 數(shù)字 項(xiàng) 最后單擊 確定 按鈕完成即可 這樣符合上 述條件的單元格全部會被選中 3 利用組合鍵在單元格中快速定位 在修改工作表中的單元格數(shù)據(jù)時(shí) 如果要在單元格中增加數(shù)據(jù)的話 每次都要 先用鼠標(biāo)定位 然后再用鍵盤輸入 這樣來回地切換很不方便 可以用鍵盤的 方向鍵來選擇單元格 然后按下 F2 鍵 這樣單元格就會自動轉(zhuǎn)換輸入模式 同時(shí)光標(biāo)也自動定位在該單元格的最后面 直接輸入數(shù)據(jù)就可以了 2 4 快速選定超大范圍的區(qū)域 首先在 名稱 框 就是公式輸入欄 fx 左邊的輸入框 中輸入該操作區(qū)域的起 始單元格名稱代號 即列標(biāo)行號 然后輸入該操作區(qū)域的最后一個(gè)單元格名 稱代號 中間用 冒號分開 最后按下 Enter 鍵 這樣以這兩個(gè)單元格 為對角的長方形區(qū)域就會被快速的選定 5 快速選定過于分散的單元格 對于相距太遠(yuǎn)的單元格 可將每個(gè)單元格的名稱代號以英文 隔開 全部 輸入 名稱 框 就是公式輸入欄 fx 左邊的輸入框 中 最后按下 Enter 鍵 即可完成選定 6 快速選定中等范圍內(nèi)的單元格或區(qū)域 無論待選定的多個(gè)單元格或區(qū)域是相鄰的還是分散的 均可按此法操作 選擇 第一個(gè)單元格或單元格區(qū)域 然后按 Shift F8 鍵 在窗口的狀態(tài)欄會提示 ADD 并單擊來選定其它單元格或拖動鼠標(biāo)選定其它區(qū)域 再次按 Shift F8 鍵即完成選定操作 7 快速在表頭和表尾間切換 按 CTRL HOME 可使活動單元格置表格左上角第一格 相當(dāng)于快速返回表頭 按 CTRL END 可使活動單元格置表格右下角最后一格 相當(dāng)于快速到達(dá)表尾 8 快速選中包含數(shù)據(jù)的所有單元格 在 Excel 中 我們都知道按下 Ctrl A 組合鍵或單擊全選按鈕可選中整個(gè)工 作表 拖動鼠標(biāo)也可以選擇工作表的某個(gè)區(qū)域 但在進(jìn)行報(bào)表或者數(shù)據(jù)處理時(shí) 可能只需要選中所有包含數(shù)據(jù)內(nèi)容的單元格區(qū)域 那該怎么操作呢 可以這樣 來操作 首先選中一個(gè)包含數(shù)據(jù)的單元格 按下 Ctrl Shift 組合鍵 即可 把所有包含數(shù)據(jù)的單元格選中 選定的區(qū)域是根據(jù)選定的單元格向四周輻射所 涉及到的所有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域 注 本技巧僅適用于工作表中的數(shù)據(jù)是 連續(xù)的情況 9 兩次選定單元格 有時(shí) 我們需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測試值 以查看引用此單元格的 其他單元格的效果 但每次輸入一個(gè)值后按 Enter 鍵 活動單元格均默認(rèn)下移 一個(gè)單元格 非常不便 此時(shí) 你肯定會通過選擇 工具 選項(xiàng) 編輯 取消 按 Enter 鍵移動活動單元格標(biāo)識框 選項(xiàng)的選定來實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸 入許多測試值 但以后你還得將此選項(xiàng)選定 顯得比較麻煩 其實(shí) 單擊鼠標(biāo) 選定單元格 然后按住 Ctrl 鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格 此時(shí) 單元格周圍 將出現(xiàn)實(shí)線框 即可 10 快速選定一行或多行 比如要選中第 88 行 可在編輯欄的名稱框里輸入 88 88 然后回車即可 要選中第 88 到 100 行的連續(xù)區(qū) 就輸入 88 100 要選中第 88 到 90 和 100 行的分散區(qū) 就輸入 88 90 100 100 注意冒號和逗號都是英文標(biāo)點(diǎn) 還有 表格中不能包含 在整個(gè)表格中已合并的列 否則此法無效 11 快速選定一列或多列 方法同上所述 只是把上面的行號換成列標(biāo) 也要在英文狀態(tài)輸入但列標(biāo)不用 分大小寫 比如要選中 D 列 可輸入 d d 選中 D 和 K 列 可輸入 d d k k 3 B 輸入技巧 一 輸入文本 Excel 單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字 空格和非數(shù)字字符 的組合 每個(gè)單元格中最多可容納 32000 個(gè)字符數(shù) 打印機(jī)維修網(wǎng) 提醒大家 雖然在 Excel 中輸入文本和在其它應(yīng)用程序 中沒有什么本質(zhì)區(qū)別 但是還是有一些差異 比如我們在 Word PowerPoint 的 表格中 當(dāng)在單元格中輸入文本后 按回車鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束 光標(biāo)會自 動移到本單元格中下一段落的開頭 在 Excel 的單元格中輸入文本時(shí) 按一下 回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入 光標(biāo)會自動移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單 元格 出現(xiàn)這種情況時(shí) 如果你是想在單元格中分行 則必須在單元格中輸入 硬回車 即按住 Alt 鍵的同時(shí)按回車鍵 二 輸入分?jǐn)?shù) 幾乎在所有的文檔中 分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母 其格式為 分子 分母 在 Excel 中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的 比如 在單元格中輸入 1 2 按回車鍵則顯示 1 月 2 日 為了避免將輸入的分 數(shù)與日期混淆 我們在單元格中輸入分?jǐn)?shù)時(shí) 要在分?jǐn)?shù)前輸入 0 零 以示 區(qū)別 并且在 0 和分子之間要有一個(gè)空格隔開 比如我們在輸入 1 2 時(shí) 則 應(yīng)該輸入 0 1 2 如果在單元格中輸入 8 1 2 則在單元格中顯示 8 1 2 而在編輯欄中顯示 8 5 三 輸入負(fù)數(shù) 在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí) 可在負(fù)數(shù)前輸入 作標(biāo)識 也可將數(shù)字置在 括 號內(nèi)來標(biāo)識 比如在單元格中輸入 88 按一下回車鍵 則會自動顯示 為 88 四 輸入小數(shù) 在輸入小數(shù)時(shí) 用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn) 還可以利用逗號分隔千位 百萬位等 當(dāng)輸入帶有逗號的數(shù)字時(shí) 在編輯欄并不顯示出來 而只在單元格 中顯示 當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以 0 字 符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí) 可以采用下面的方法 選擇 工具 選項(xiàng) 命令 打 開 選項(xiàng) 對話框 單擊 編輯 標(biāo)簽 選中 自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn) 復(fù)選框 并 在 位數(shù) 微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù) 如果要在輸入比 較大的數(shù)字后自動添零 可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù) 比如要在 單元格中輸入 88 后自動添加 3 個(gè)零 變成 88000 就在 位數(shù) 微調(diào)框 中輸入 3 相反 如果要在輸入 88 后自動添加 3 位小數(shù) 變成 0 088 則要在 位數(shù) 微調(diào)框中輸入 3 另外美文坊提醒大家 在完 成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后 應(yīng)清除對 自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn) 符 選框的選定 以免影響后邊的輸入 如果只是要暫時(shí)取消在 自動設(shè)置小數(shù)點(diǎn) 中設(shè)置的選項(xiàng) 可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn) 五 輸入貨幣值 Excel 幾乎支持所有的貨幣值 如人民幣 英鎊 等 歐元出臺以后 Excel2000 完全支持顯示 輸入和打印歐元貨幣符號 用戶可以很方便地在單元 格中輸入各種貨幣值 Excel 會自動套用貨幣格式 在單元格中顯示出來 如果 4 用要輸入人民幣符號 可以按住 Alt 鍵 然后再數(shù)字小鍵盤上按 0165 即可 六 輸入日期 Excel 是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的 它能夠識別出大部分用普通表示方法輸 入的日期和時(shí)間格式 用戶可以用多種格式來輸入一個(gè)日期 可以用斜杠 或者 來分隔日期中的年 月 日部分 比如要輸入 2001 年 12 月 1 日 可以在單元各種輸入 2001 12 1 或者 2001 12 1 如果要在單元格中插入 當(dāng)前日期 可以按鍵盤上的 Ctrl 組合鍵 七 輸入時(shí)間 在 Excel 中輸入時(shí)間時(shí) 用戶可以按 24 小時(shí)制輸入 也可以按 12 小時(shí)制輸 入 這兩種輸入的表示方法是不同的 比如要輸入下午 2 時(shí) 30 分 38 秒 用 24 小時(shí)制輸入格式為 2 30 38 而用 12 小時(shí)制輸入時(shí)間格式為 2 30 38 p 注意 字母 p 和時(shí)間之間有一個(gè)空格 如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間 則按 Ctrl Shift 鍵 最新 EXCEL 使用技巧大全 C 實(shí)用技巧 01 如何在已有的單元格中批量加入一段固定字符 例如 在單位的人事資料 在 excel 中輸入后 由于上級要求在原來的職稱 證書的號碼全部再加兩位 即要在每個(gè)人的證書號碼前再添上兩位數(shù) 13 如果 一個(gè)一個(gè)改的話實(shí)在太麻煩了 那么我們可以用下面的辦法 省時(shí)又省力 1 假設(shè)證書號在 A 列 在 A 列后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵 插入一列 為 B 列 2 在 B2 單元格寫入 13 A2 后回車 3 看到結(jié)果為 13xxxxxxxxxxxxx 了嗎 鼠標(biāo)放到 B2 位置 單元格的下方 不是有一個(gè)小方點(diǎn)嗎 按著鼠標(biāo)左鍵往下拖動直到結(jié)束 當(dāng)你放開鼠標(biāo)左鍵時(shí) 就全部都改好了 若是在原證書號后面加 13 則在 B2 單元格中寫入 A2 13 后回車 02 如何設(shè)置文件下拉窗口的最下面的最近運(yùn)行的文件名個(gè)數(shù) 打開 工具 選 選項(xiàng) 再選 常規(guī) 在 最近使用的文件清單 下面的文件個(gè)數(shù)輸入框中改變文件數(shù)目即可 若不在菜單中顯示最近使用的文 件名 則將 最近使用的文件清單 前的復(fù)選框去掉即可 03 在 EXCEL 中輸入如 1 1 1 2 之類的格式后它即變成 1 月 1 日 1 月 2 日等日期形式 怎么辦 這是由于 EXCEL 自動識別為日期格式所造成 你只要點(diǎn)擊主菜單的 格式 菜單 選 單元格 再在 數(shù)字 菜單標(biāo)簽下把該單元格的格式設(shè)成文本格 式就行了 04 在 EXCEL 中如何使它象 WORD 一樣的自動定時(shí)保存文件 點(diǎn)擊 工具 菜單 自動保存 項(xiàng) 設(shè)置自動保存文件夾的間隔時(shí)間 如 果在 工具 菜單下沒有 自動保存 菜單項(xiàng) 那么執(zhí)行 工具 菜單下 加 載宏 選上 自動保存 確定 然后進(jìn)行設(shè)置即可 05 用 Excel 做多頁的表格時(shí) 怎樣像 Word 的表格那樣做一個(gè)標(biāo)題 即每 頁的第一行 或幾行 是一樣的 但是不是用頁眉來完成 5 在 EXCEL 的文件菜單 頁面設(shè)置 工作表 打印標(biāo)題 可進(jìn)行頂端或左端 標(biāo)題設(shè)置 通過按下折疊對話框按鈕后 用鼠標(biāo)劃定范圍即可 這樣 Excel 就 會自動在各頁上加上你劃定的部分作為表頭 06 在 Excel 中如何設(shè)置加權(quán)平均 加權(quán)平均在財(cái)務(wù)核算和統(tǒng)計(jì)工作中經(jīng)常用到 并不是一項(xiàng)很復(fù)雜的計(jì)算 關(guān)鍵是要理解加權(quán)平均值其實(shí)就是總量值 如金額 除以總數(shù)量得出的單位平 均值 而不是簡單的將各個(gè)單位值 如單價(jià) 平均后得到的那個(gè)單位值 在 Excel 中可設(shè)置公式解決 其實(shí)就是一個(gè)除法算式 分母是各個(gè)量值之和 分 子是相應(yīng)的各個(gè)數(shù)量之和 它的結(jié)果就是這些量值的加權(quán)平均值 07 如果在一個(gè) Excel 文件中含有多個(gè)工作表 如何將多個(gè)工作表一次設(shè)置 成同樣的頁眉和頁腳 如何才能一次打印多個(gè)工作表 把鼠標(biāo)移到工作表的名稱處 若你沒有特別設(shè)置的話 Excel 自動設(shè)置的名 稱是 sheet1 sheet2 sheet3 然后點(diǎn)右鍵 在彈出的菜單中選擇 選 擇全部工作表 的菜單項(xiàng) 這時(shí)你的所有操作都是針對全部工作表了 不管是 設(shè)置頁眉和頁腳還是打印你工作表 08 EXCEL 中有序號一欄 由于對表格進(jìn)行調(diào)整 序號全亂了 可要是手動 一個(gè)一個(gè)改序號實(shí)在太慢太麻煩 用什么方法可以快速解決 如果序號是不應(yīng)隨著表格其他內(nèi)容的調(diào)整而發(fā)生變化的話 那么在制作 EXCEL 表格時(shí)就應(yīng)將序號這一字段與其他字段分開 如在 總分 與 排名 之間空開一列 為了不影響顯示美觀 可將這一空的列字段設(shè)為隱藏 這樣在 調(diào)整表格 數(shù)據(jù)清單 的內(nèi)容時(shí)就不會影響序號了 09 用 Excel2000 做成的工資表 只有第一個(gè)人有工資條的條頭 如編號 姓名 崗位工資 想輸出成工資條的形式 怎么做 這個(gè)問題應(yīng)該這樣解決 先復(fù)制一張工資表 然后在頁面設(shè)置中選中工作 表選項(xiàng) 設(shè)置打印工作表行標(biāo)題 選好工資條的條頭 然后在每一個(gè)人之間插 入行分頁符 再把頁長設(shè)置成工資條的高度即可 使用自定義方式重裝了一遍 中文 office Excel 的打印紙選項(xiàng)中只有 A4 一種 怎么辦 隨便安裝一個(gè)打印 機(jī)驅(qū)動程序就可以了 10 在 Excel 中小數(shù)點(diǎn)無法輸入 按小數(shù)點(diǎn) 顯示的卻是逗號 無論怎樣設(shè) 置選項(xiàng)都無濟(jì)于事 該怎么辦 這是一個(gè)比較特殊的問題 我曾為此花了十幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間 但說白了很 簡單 在 Windows 的控制面板中 點(diǎn)擊 區(qū)域設(shè)置 圖標(biāo) 在彈出的 區(qū)域設(shè) 置屬性 對話面板上在 區(qū)域設(shè)置 里選擇 中文 中國 在 區(qū)域設(shè)置 屬性 對話面板上在 數(shù)字 屬性里把小數(shù)點(diǎn)改為 未改前是 按 確定 按鈕結(jié)束 這樣再打開 Excel 就一切都正常了 11 如何快速選取特定區(qū)域 使用 F5 鍵可以快速選取特定區(qū)域 例如 要選取 A2 A1000 最簡便的方 法是按 F5 鍵 出現(xiàn) 定位 窗口 在 引用 欄內(nèi)輸入需選取的區(qū)域 A2 A1000 12 如何快速返回選中區(qū)域 按 Ctr BacksPae 即退格鍵 13 如何快速定位到單元格 方法一 按 F5 鍵 出現(xiàn) 定位 對話框 在引用欄中輸入欲跳到的單元格 地址 單市 確定 按鈕即可 6 方法二 單擊編輯欄左側(cè)單元格地址框 輸入單元格地址即可 14 Ctrl 的特殊功用 一般來說 當(dāng)處理一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)的表格時(shí) 通過選定表格中某 個(gè)單元格 然后按下 Ctrl 鍵可選定整個(gè)表格 Ctfl 選定的區(qū)域是這樣 決定的 根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域 15 如何快速選取工作表中所有包含公式的單元格 有時(shí) 需要對工作表中所有包含公式的單元格加以保護(hù) 或填入與其他單 元格不同的顏色 以提醒用戶注意不能在有此顏色的區(qū)域內(nèi)輸入數(shù)據(jù) 以下方 法可以幫助快速選取所有包含公式的單元格 選擇 編輯 定位 單擊 定位條件 按鈕 在 定位條件 對話框中選擇 公式 項(xiàng) 按 確定 按 鈕即可 16 如何在不同單元格中快速輸入同一數(shù)內(nèi)容 選定單元格區(qū)域 輸入值 然后按 Ctrl Ener 鍵 即可實(shí)現(xiàn)在選定的單元 格區(qū)域中一次性輸入相同的值 17 只記得函數(shù)的名稱 但記不清函數(shù)的參數(shù)了 怎么辦 如果你知道所要使用函數(shù)的名字 但又記不清它的所有參數(shù)格式 那么可 以用鍵盤快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi) 具體方法是 在編輯欄中輸入一個(gè)等號其后接函數(shù)名 然后按 Ctr A 鍵 Excel 則自動進(jìn)入 函數(shù)指南 步驟 2 之 2 當(dāng)使用易于記憶的名字且具有 很長一串參數(shù)的函數(shù)時(shí) 上述方法顯得特別有用 18 如何把選定的一個(gè)或多個(gè)單元格拖放至新的位置 按住 Shift 鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序 具體方法是 選定單元格 按下 Shift 鍵 移動鼠標(biāo)指針至單元格邊緣 直 至出現(xiàn)拖放指針箭頭 空心箭頭 然后按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖放操作 上下拖 拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會變?yōu)橐粋€(gè)水平 工 狀標(biāo)志 左右拖拉時(shí)會變?yōu)?垂直 工 狀標(biāo)志 釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后 選定的一個(gè)或多個(gè)單元格就被 拖放至新的位置 19 如何讓屏幕上的工作空間變大 可以將不用的工具欄隱藏 也可以極大化 Excel 窗口 或者在 視圖 菜單 中選擇 全屏顯示 命令 20 如何使用快顯菜單 快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令 利用它們可以大大提高操作 效率 首先選定一個(gè)區(qū)域 然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單 根據(jù)操作需 要選擇不同命令 21 如何使用快顯菜單 快顯菜單中包括了一些操作中最常用的命令 利用它們可以大大提高操作 效率 首先選定一個(gè)區(qū)域 然后單擊鼠標(biāo)右健即可調(diào)出快顯菜單 根據(jù)操作需 要選擇不同命令 22 如何防止 Excel 自動打開太多文件 當(dāng) Excel 啟動時(shí) 它會自動打開 Xlstart 目錄下的所有文件 當(dāng)該目錄下的 文件過多時(shí) Excel 加載太多文件不但費(fèi)時(shí)而且還有可能出錯(cuò) 解決方法是將不 7 該位于 Xlstart 目錄下的文件移走 另外 還要防止 EXcel 打開替補(bǔ)啟動目錄下 的文件 選擇 工具 選項(xiàng) 普通 將 替補(bǔ)啟動目錄 一欄中的所有 內(nèi)容刪除 23 如何去掉網(wǎng)格線 1 除去編輯窗口中的表格線 單擊 工具 菜單中的 選項(xiàng) 再選中 視圖 找到 網(wǎng)格線 使 之失效 2 除去打印時(shí)的未定義表格線 有時(shí)會出現(xiàn)這樣的情況 你在編輯時(shí)未定義的表格線 在編輯窗中看到的 也是淡灰色表格線 一般情況下在打印時(shí)是不會打印出來的 可有時(shí)卻偏偏 不聽使喚給打印出來了 特別是一些所謂的 電腦 VCD 中編輯的 Excel 表格 更是這樣 要除去這些表格線 只要在單擊 文件 頁面設(shè)置 工作 表 菜單 點(diǎn)擊一下 網(wǎng)格線 左邊的選擇框 取消選擇 網(wǎng)格線 就行了 24 如何快速格式化報(bào)表 為了制作出美觀的報(bào)表 需要對報(bào)表進(jìn)行格式化 有快捷方法 即自動套 用 Excel 預(yù)設(shè)的表格樣式 方法是 選定操作區(qū)域 選取 格式 菜單中的 自動套用格式 命令 在格式列表框中選取一款你滿意的格式樣式 按 確 定 按鈕即可 要注意的是 格式列表框下面有包括 數(shù)字 邊框線 字體 等 6 個(gè) 應(yīng)用格式種類 選項(xiàng) 若某項(xiàng)前面的 x 不出現(xiàn) 則在套用 表格樣式時(shí)就不會用該項(xiàng) 25 如何快速地復(fù)制單元格的格式 要將某一格式化操作復(fù)制到另一部分?jǐn)?shù)據(jù)上 可使用 格式刷 按鈕 選 擇含有所需源格式的單元格 單擊工具條上的 格式刷 按鈕 此時(shí)鼠標(biāo)變成 了刷子形狀 然后單擊要格式化的單元格即可將格式拷貝過去 26 如何為表格添加斜線 一般我們習(xí)慣表格上有斜線 而工作表本身并沒有提供該功能 其實(shí) 我 們可以使用繪圖工具來實(shí)現(xiàn) 單擊 繪圖 按鈕 選取 直線 鼠標(biāo)變成十 字型 將其移至要添加斜線的開始位置 按住鼠標(biāo)左鍵拖動至終止位置 釋放 鼠標(biāo) 斜線就畫出來了 另外 使用 文字框 按鈕可以方便地在斜線上下方 添加文字 但文字周圍有邊框 要想取消它 可選中文字框 調(diào)出快顯菜單 選擇 對象格式 圖案 選擇 無邊框 項(xiàng)即可 27 如何快速地將數(shù)字作為文本輸入 在輸入數(shù)字前加一個(gè)單引號 可以強(qiáng)制地將數(shù)字作為文本輸入 28 如何定義自己的函數(shù) 用戶在 Excel 中可以自定義函數(shù) 切換至 Visual Basic 模塊 或插入一頁新 的模塊表 Module 在出現(xiàn)的空白程序窗口中鍵入自定義函數(shù) VBA 程序 按 Enter 確認(rèn)后完成編寫工作 Excel 將自動檢查其正確性 此后 在同一工作 薄內(nèi) 你就可以與使用 Exed 內(nèi)部函數(shù)一樣在工作表中使用自定義函數(shù) 如 Function Zm a If a 60 Then im 不及格 Else Zm 及格 End If End Function 8 29 如何在一個(gè)與自定義函數(shù)駐留工作簿不同的工作簿內(nèi)的工作表公式中 調(diào)用自定義函數(shù) 可在包含自定義函數(shù)的工作薄打開的前提下 采用鏈接的方法 也就是在調(diào) 用函數(shù)時(shí)加上該函數(shù)所在的工作簿名 假設(shè)上例中的自定義函數(shù) Zm 所在工作 薄為 MYUDF XLS 現(xiàn)要在另一不同工作簿中的工作表公式中調(diào)用 Zm 函數(shù) 應(yīng)首先確保 MYUDF XLS 被打開 然后使用下述鏈接的方法 MYUDF XLS ZM b2 30 如何快速輸入數(shù)據(jù)序列 如果你需要輸入諸如表格中的項(xiàng)目序號 日期序列等一些特殊的數(shù)據(jù)系列 千萬別逐條輸入 為何不讓 Excel 自動填充呢 在第一個(gè)單元格內(nèi)輸入起始數(shù) 據(jù) 在下一個(gè)單元格內(nèi)輸入第二個(gè)數(shù)據(jù) 選定這兩個(gè)單元格 將光標(biāo)指向單元 格右下方的填充柄 沿著要填充的方向拖動填充柄 拖過的單元格中會自動按 Excel 內(nèi)部規(guī)定的序列進(jìn)行填充 如果能將自己經(jīng)常要用到的某些有規(guī)律的數(shù)據(jù) 如辦公室人員名單 定義成序列 以備日后自動填充 豈不一勞永逸 選 擇 工具 菜單中的 選項(xiàng) 命令 再選擇 自定義序列 標(biāo)簽 在輸入框中 輸入新序列 注意在新序列各項(xiàng) 2 間要輸入半角符號的逗號加以分隔 例如 張三 李四 王二 單擊 增加 按鈕將輸入的序列保存起來 31 使用鼠標(biāo)右鍵拖動單元格填充柄 上例中 介紹了使用鼠標(biāo)左鍵拖動單元格填充柄自動填充數(shù)據(jù)序列的方法 其實(shí) 使用鼠標(biāo)右鍵拖動單元格填充柄則更具靈活性 在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù) 按住鼠標(biāo)右鍵沿著要填充序列的方向拖動填充柄 將會出現(xiàn)包含下列各項(xiàng)的菜 單 復(fù)制單元格 以序列方式填充 以格式填充 以值填充 以天數(shù)填充 以 工作日該充 以月該充 以年填充 序列 此時(shí) 你可以根據(jù)需要選擇一種 填充方式 32 如果你的工作表中已有某個(gè)序列項(xiàng) 想把它定義成自動填充序列以備 后用 是否需要按照上面介紹的自定義序列的方法重新輸入這些序列項(xiàng) 不需要 有快捷方法 選定包含序列項(xiàng)的單元格區(qū)域 選擇 工具 選 項(xiàng) 自定義序列 單擊 引入 按鈕將選定區(qū)域的序列項(xiàng)添加至 自定義 序列 對話框 按 確定 按鈕返回工作表 下次就可以用這個(gè)序列項(xiàng)了 33 上例中 如果你已擁育的序列項(xiàng)中含有許多重復(fù)項(xiàng) 應(yīng)如何處理使其 沒有重復(fù)項(xiàng) 以便使用 引入 的方法快速創(chuàng)建所需的自定義序列 選定單元格區(qū)域 選擇 數(shù)據(jù) 篩選 高級篩選 選定 不選重復(fù) 的記錄 選項(xiàng) 按 確定 按鈕即可 34 如何對工作簿進(jìn)行安全保護(hù) 如果你不想別人打開或修改你的工作簿 那么想法加個(gè)密碼吧 打開工作 薄 選擇 文件 菜單中的 另存為 命令 選取 選項(xiàng) 根據(jù)用戶的需要 分別輸入 打開文件口令 或 修改文件 D 令 按 確定 退出 工作簿 表 被保護(hù)之后 還可對工作表中某些單元格區(qū)域的重要數(shù)據(jù)進(jìn) 行保護(hù) 起到雙重保護(hù)的功能 此時(shí)你可以這樣做 首先 選定需保護(hù)的單元 格區(qū)域 選取 格式 菜單中的 單元格 命令 選取 保護(hù) 從對話框中 選取 鎖定 單由 確定 按鈕退出 然后選取 工具 菜單中的 保護(hù) 命令 選取 保護(hù)工作表 根據(jù)提示兩次輸入口令后退出 注意 不要忘記你設(shè)置有 口令 35 如何使單元格中的顏色和底紋不打印出來 9 對那些加了保護(hù)的單元格 還可以設(shè)置顏色和底紋 以便讓用戶一目了然 從顏色上看出那些單元格加了保護(hù)不能修改 從而可增加數(shù)據(jù)輸入時(shí)的直觀感 覺 但卻帶來了問題 即在黑白打印時(shí)如果連顏色和底紋都打出來 表格的可 視性就大打折扣 解決辦法是 選擇 文件 頁面設(shè)置 工作表 在 打印 欄內(nèi)選擇 單元格單色打印 選項(xiàng) 之后 打印出來的表格就面目如 初了 36 工作表保護(hù)的口令忘記了怎么辦 如果你想使用一個(gè)保護(hù)了的工作表 但口令又忘記了 有辦法嗎 有 選 定工作表 選擇 編輯 復(fù)制 粘貼 將其拷貝到一個(gè)新的工作薄中 注意 一定要是新工作簿 即可超越工作表保護(hù) 當(dāng)然 提醒你最好不用 這種方法盜用他人的工作表 37 的功用 Excel 一般使用相對地址來引用單元格的位置 當(dāng)把一個(gè)含有單元格地址的 公式拷貝到一個(gè)新的位置 公式中的單元格地址會隨著改變 你可以在列號或 行號前添加符號 來凍結(jié)單元格地址 使之在拷貝時(shí)保持固定不變 38 如何用漢字名稱代替單元格地址 如果你不想使用單元格地址 可以將其定義成一個(gè)名字 定義名字的方法有兩種 一種是選定單元格區(qū)域后在 名字框 直接輸入 名字 另一種是選定想要命名的單元格區(qū)域 再選擇 插入 名字 定義 在 當(dāng)前工作簿中名字 對話框內(nèi)鍵人名字即可 使用名字的公式比使用單 元格地址引用的公式更易于記憶和閱讀 比如公式 SUM 實(shí)發(fā)工資 顯 然比用單元格地址簡單直觀 而且不易出錯(cuò) 39 如何在公式中快速輸入不連續(xù)的單元格地址 在 SUM 函數(shù)中輸入比較長的單元格區(qū)域字符串很麻煩 尤其是當(dāng)區(qū)域?yàn)樵S 多不連續(xù)單元格區(qū)域組成時(shí) 這時(shí)可按住 Ctrl 鍵 進(jìn)行不連續(xù)區(qū)域的選取 區(qū) 域選定后選擇 插入 名字 定義 將此區(qū)域命名 如 Group1 然后 在公式中使用這個(gè)區(qū)域名 如 SUM Group1 40 如何定義局部名字 在默認(rèn)情況下 工作薄中的所有名字都是全局的 其實(shí) 可以定義局部名 字 使之只對某個(gè)工作表有效 方法是將名字命名為 工作表名 名字 的形 式即可 41 如何命名常數(shù) 有時(shí) 為常數(shù)指定一個(gè)名字可以節(jié)省在整個(gè)工作簿中修改替換此常數(shù)的時(shí) 間 例如 在某個(gè)工作表中經(jīng)常需用利率 4 9 來計(jì)算利息 可以選擇 插入 名字 定 義 在 當(dāng)前工作薄的名字 框內(nèi)輸入 利率 在 引用 位置 框中輸入 0 04 9 按 確定 按鈕 42 工作表名稱中能含有空格嗎 能 例如 你可以將某工作表命名為 Zhu Meng 有一點(diǎn)結(jié)注意的是 當(dāng)你在其他工作表中調(diào)用該工作表中的數(shù)據(jù)時(shí) 不能使用類似 Zhu Meng A2 的公式 否則 Excel 將提示錯(cuò)誤信息 找不到文件 Meng 解決 的方法是 將調(diào)用公式改為 Zhu Mg A2 就行了 當(dāng)然 輸入公式時(shí) 你 最好養(yǎng)成這樣的習(xí)慣 即在輸入 號以后 用鼠標(biāo)單由 Zhu Meng 工作表 再輸入余下的內(nèi)容 10 43 給工作表命名應(yīng)注意的問題 有時(shí)為了直觀 往往要給工作表重命名 Excel 默認(rèn)的荼表名是 sheet1 sheet2 在重命名時(shí)應(yīng)注意最好不要用已存在的函數(shù)名來作荼表名 否則在下述情況下將產(chǎn)征收豈義 我們知道 在工作薄中復(fù)制工作表的方法是 按住 Ctrl 健并沿著標(biāo)簽行拖動選中的工作表到達(dá)新的位置 復(fù)制成的工作表以 源工作表的名字 2 形式命名 例如 源表為 ZM 則其 克隆 表為 ZM 2 在公式中 Excel 會把 ZM 2 作為函數(shù)來處理 從而出錯(cuò) 因而應(yīng) 給 ZM 2 工作表重起個(gè)名字 44 如何拆分或取消拆分窗口 當(dāng)我們給一個(gè)工作表輸入數(shù)據(jù)時(shí) 在向下滾動過程中 尤其是當(dāng)標(biāo)題行消 失后 有時(shí)會記錯(cuò)各列標(biāo)題的相對位置 這時(shí)可以將窗口拆分為幾部分 然后 將標(biāo)題部分保留在屏幕上不動 只滾動數(shù)據(jù)部分 其方法是在主菜單上單擊 窗口 拆分窗口 取消拆分窗口時(shí)除了使用 窗口 撒消拆分窗口 命令外 有捷徑 將鼠標(biāo)指針置于水平拆分或垂直拆分線或雙拆分錢交點(diǎn)上 雙擊鼠標(biāo)即可取消已拆分的窗口 45 如何給工作簿擴(kuò)容 選取 工具 選項(xiàng) 命令 選擇 常規(guī) 項(xiàng) 在 新工作薄內(nèi)的工作表 數(shù) 對話欄用上下箭頭改變打開新工作表數(shù) 一個(gè)工作薄最多可以有 255 張工 作表 系統(tǒng)默認(rèn)值為 6 46 如何減少重復(fù)勞動 我們在實(shí)際應(yīng)用 Excel 時(shí) 經(jīng)常遇到有些操作重復(fù)應(yīng)用 如定義上下標(biāo)等 為了減少重復(fù)勞動 我們可以把一些常用到的操作定義成宏 其方法是 選取 工具 菜單中的 宏 命令 執(zhí)行 記錄新宏 記錄好后按 停止 按鈕 即可 也可以用 VBA 編程定義宏 47 如何快速地批量修改數(shù)據(jù) 假如有一份 Excel 工作簿 里面有所有職工工資表 現(xiàn)在想將所有職工的 補(bǔ)貼增加 50 元 當(dāng)然你可以用公式進(jìn)行計(jì)算 但除此之外還有更簡單的批 量修改的方法 即使用 選擇性粘貼 功能 首先在某個(gè)空白單元格中輸入 50 選定此單元格 選擇 編輯 復(fù)制 選取想修改的單元格區(qū)域 例如 從 E2 到 E150 然后選擇 編輯 選擇性粘貼 在 選擇性粘貼 對話框 運(yùn)算 欄中選中 加 運(yùn)算 按 確定 健即可 最后 要?jiǎng)h除開始時(shí)在某 個(gè)空白單元格中輸入的 50 48 如何快速刪除特定的數(shù)據(jù) 假如有一份 Excel 工作薄 其中有大量的產(chǎn)品單價(jià) 數(shù)量和金額 如果想將 所有數(shù)量為 0 的行刪除 首先選定區(qū)域 包括標(biāo)題行 然后選擇 數(shù)據(jù) 篩選 自動篩選 在 數(shù)量 列下拉列表中選擇 0 那么將列出所 有數(shù)量為 0 的行 此時(shí)在所有行都被選中的情況下 選擇 編輯 刪除行 然后按 確定 即可刪除所有數(shù)量為 0 的行 最后 取消自動篩選 49 如何快速刪除工作表中的空行 以下幾種方法可以快速刪除空行 方法一 如果行的順序無關(guān)緊要 則可以根據(jù)某一列排序 然后可以方便 地刪掉空行 11 方法二 如果行的順序不可改變 你可以先選擇 插入 列 插入新 的一列入在 A 列中順序填入整數(shù) 然后根據(jù)其他任何一列將表中的行排序 使 所有空行都集中到表的底部 刪去所有空行 最后以 A 列重新排序 再刪去 A 列 恢復(fù)工作表各行原來的順序 方法三 使用上例 如何快速刪除特定的數(shù)據(jù) 的方法 只不過在所有列 的下拉列表中都選擇 空白 50 如何使用數(shù)組公式 Excel 中數(shù)組公式非常有用 它可建立產(chǎn)生多值或?qū)σ唤M值而不是單個(gè)值進(jìn) 行操作的公式 要輸入數(shù)組公式 首先必須選擇用來存放結(jié)果的單元格區(qū)域 在編輯欄輸入公式 然后按 ctrl Shift Enter 組合鍵鎖定數(shù)組公式 Excel 將在 公式兩邊自動加上括號 不要自己鍵入花括號 否則 Excel 認(rèn)為輸入的 是一個(gè)正文標(biāo)簽 要編輯或清除數(shù)組公式 需選擇數(shù)組區(qū)域并且激活編輯欄 公式兩邊的括號將消失 然后編輯或清除公式 最后按 Ctrl shift Enter 鍵 51 如何不使顯示或打印出來的表格中包含有 0 值 通常情況下 我們不希望顯示或打印出來的表格中包含有 0 值 而是將其 內(nèi)容置為空 例如 圖 1 合計(jì)列中如果使用 b2 c2 d2 公式 將有可能出 現(xiàn) 0 值的情況 如何讓 0 值不顯示 方法一 使用加上 If 函數(shù)判斷值是否為 0 的公式 即 if b2 c2 d2 0 b2 c2 d2 方法二 選擇 工具 選項(xiàng) 視窗 在 窗口選項(xiàng) 中去掉 零值 選項(xiàng) 方法三 使用自 定義格式 選中 E2 E5 區(qū)域 選擇 格式 單元格 數(shù)字 從 分 類 列表框中選擇 自定義 在 格式 框中輸入 G 通用格式 G 通用格 式 按 確定 按鈕即可 52 在 Excel 中用 Average 函數(shù)計(jì)算單元格的平均值的 值為 0 的單元格也 包含在內(nèi) 有沒有辦法在計(jì)算平均值時(shí)排除值為 0 的單元格 方法一 如果單元格中的值為 0 可用上例 0 值不顯示的方法 將其內(nèi)容 置為空 此時(shí)空單元格處理成文本 這樣就可以直接用 Average 函數(shù)計(jì)算了 方法二 巧用 Countif 函數(shù) 例如 下面的公式可計(jì)算出 b2 B10 區(qū)域中非 0 單元格的平均值 sum b2 b10 countif b2 b1o 0 53 如何在 Excel 中實(shí)現(xiàn) 自動更正 功能 Word 用戶都知道 利用 Word 的 自動更正 功能可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速輸 入 但在 Excel 中卻沒有類似 自動更正 功能的菜單命令 其實(shí) 使用 VloopuP 函數(shù)可以巧妙地解決這一問題 問 在 Excel 中如何給單元格重新命名 答 Excel 給每個(gè)單元格都有一個(gè)默 認(rèn)的名字 其命名規(guī)則是列標(biāo)加橫標(biāo) 例如 D3 表示第四列 第三行的單元格 如果要將某單元格重新命名 只要用鼠標(biāo)單擊某單元格 在表的左上角就會看 到它當(dāng)前的名字 再用鼠標(biāo)選中名字 就可以輸入一個(gè)新的名字了 問 如何去掉默認(rèn)的表格線 網(wǎng)線 答 單擊 工具 菜單中的 選項(xiàng) 再 單擊對話框中的 視圖 找到 網(wǎng)格線 使之失效 將左邊的 去掉 12 問 怎樣才能給工作表命名 答 雙擊當(dāng)前工作表下部的名稱 如 Sheet1 再輸入新的名稱即可 問 我在統(tǒng)計(jì)學(xué)生成績時(shí) 希望輸入 60 以下的分?jǐn)?shù)時(shí) 能顯示為 不及格 輸入 60 以上的分?jǐn)?shù)時(shí) 顯示為 及格 請問怎樣才能夠?qū)崿F(xiàn) 答 用 IF 函 數(shù)可以實(shí)現(xiàn) 假設(shè)分?jǐn)?shù)在 B3 單元格中 要將等級顯示在 C3 單元格中 那么在 C3 單元格中輸入以下公式實(shí)現(xiàn)不同的等級 if b3 60 不及格 及格 分 不及格 和 及格 兩個(gè)等級 if b3 60 不及格 if b3 90 及格 優(yōu)秀 分三個(gè)等級 if b3 60 不及格 if b3 70 及格 if b3 90 良好 優(yōu)秀 分為四個(gè)等級注意 符號為半角 IF 與括弧之間不能有空格 而且最多 嵌套 7 層 問 怎樣跨表操作數(shù)據(jù) 答 設(shè)有名稱為 Sheet1 Sheet2 和 Sheet3 的三張工 作表 現(xiàn)要用 Sheet1 的 D8 單元格的內(nèi)容乘以 40 再加上 Sheet2 的 B8 單元 格內(nèi)容乘以 60 作為 Sheet3 的 A8 單元格的內(nèi)容 則應(yīng)該在 Sheet3 的 A8 單元 格輸入以下算式 Sheet1 D8 40 Sheet2 B8 60 問 我的工作表中有一些重要數(shù)據(jù)或計(jì)算公式不希望被別人修改或刪除 想僅 僅對這一區(qū)域加密保護(hù) 不知道有什么方法 答 方法如下 1 加密 選擇 格式 單元格 保護(hù) 選定 鎖定 項(xiàng) 確定 后返回 然后選擇 工具 保護(hù) 保護(hù)工作表 根據(jù)提示兩次輸入口令后退出 此時(shí)再想修改選定區(qū)域中 的單元格 將提示該單元格已被保護(hù)的信息 2 解密 依次選擇 工具 保護(hù) 撤消工作表保護(hù) 輸入保護(hù)口令后 確認(rèn) 退出即可 問 請問如何連續(xù)打開多個(gè)工作簿 答 可按如下步驟進(jìn)行 選取菜單 文件 打開文件 按住 Ctrl 鍵后用鼠標(biāo)選定你欲打開的文件 選 確定 退出 此 時(shí)你選中的文件將同時(shí)被打開 問 我同時(shí)打開多個(gè)工作簿時(shí) 它們一般都會疊在一起 如何才能夠方便地激 活工作簿 答 可以用快捷鍵 Ctrl F6 嘛 它可以依此激活各工作簿 問 怎樣同時(shí)操作多個(gè)工作簿 答 同時(shí)打開多個(gè)工作簿時(shí) 可對窗口進(jìn)行重 排以達(dá)到同時(shí)操作多個(gè)工作簿的目的 方法如下 選取菜單 窗口 重排窗口 可根據(jù)自己的愛好分別選取 層疊 水平并排 或 垂直并排 方式 以 后用戶只需單擊工作簿上方的藍(lán)條即可激活相應(yīng)的工作簿 問 我想 Excel 一啟動即裝入自己的工作簿 不知有何高招 答 可按下述方法進(jìn)行 方法一 將自己的工作簿拷入 Excel 的啟動目錄 excel5 xlstart 中 方法二 用戶自定義啟動目錄 具體操作是 選取 工 具 選項(xiàng) 常規(guī) 在 替補(bǔ)啟動目錄 中輸入自己的工作目錄 c my tool mywork 確定 即可 問 我在用 Excel 時(shí)它沒有正確計(jì)算出結(jié)果而顯示了一個(gè)錯(cuò)誤信息 請問 這是怎么回事 答 這可能是你輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn) 生的結(jié)果太大 在單元格中顯