第3章 工作分析.ppt

第3章工作分析 學(xué)習(xí)目標(biāo) 工作分析是人力資源管理中的重要內(nèi)容 學(xué)習(xí)本章要了解工作分析的作用 掌握工作分析的內(nèi)容與方法 熟悉個體差異與職業(yè)匹配 從而能做出切實可行的工作分析 知識點了解旅游企業(yè)工作分析的概念 了解旅游企業(yè)工作分析的地位和作用 掌握工作分析的操作方法 技能點掌握獲取旅游企業(yè)職務(wù)信息的方法 導(dǎo)入案例 誰來打掃廚房 本章綱目 3 1工作分析概述3 2工作分析方法 3 1工作分析概述 3 1 1工作分析的含義 工作分析 亦稱職務(wù)分析 是指通過觀察和研究 掌握職務(wù)的固有性質(zhì) 責(zé)任 組織內(nèi)職務(wù)之間的相互關(guān)系 以確定該職務(wù)的工作任務(wù)和性質(zhì)以及工作人員在履行職務(wù)上應(yīng)具有的知識 技術(shù) 能力 簡單地說 工作分析就是確定某個崗位工作的任務(wù)是什么 以及確定什么樣的人可以勝任該崗位的工作 作分析的內(nèi)容包括對崗位存在的時間作出科學(xué)界定 對崗位內(nèi)在活動內(nèi)容進行系統(tǒng)分析 明確崗位對員工的素質(zhì)要求 提出本崗位職工所應(yīng)具備的資格和條件 制定工作說明書等 指對企業(yè)各類崗位的性質(zhì) 任務(wù) 職責(zé) 勞動條件和環(huán)境 以及員工承擔(dān)本崗位任務(wù)應(yīng)具備的資格條件所進行的系統(tǒng)分析和研究 并制定出崗位職責(zé)等人力資源管理文件的過程 工作分析 用系統(tǒng)化的程序方法 收集與工作相關(guān)的信息 界定工作崗位的本質(zhì)特性對組織中全部工作進行有效的分解確定各崗位的工作職責(zé) 權(quán)限以及與組織內(nèi)外的關(guān)聯(lián)關(guān)系確定崗位的績效考核指標(biāo)提出崗位任職者的基本要求 重要的提示 分析職位而不是分析人 工作分析中的相關(guān)術(shù)語工作分析活動的實質(zhì)就是要從不同個人職業(yè)生涯與職業(yè)活動的調(diào)查入手 順次找出工作群 職務(wù) 職位 職責(zé) 任務(wù)與要素的過程 并由此確定工作的內(nèi)容范圍 屬性關(guān)系 繁簡難易程度與所需的資格條件 1 要素要素是指工作活動中不能繼續(xù)分解的最小單位 例如速記人員速記時 正確書寫各種速記符號 2 任務(wù)任務(wù)是工作活動中達到某一工作目的的要素的集合 例如打印一封英文信 打字員必須做到 1 熟悉每一個英文單詞 2 在計算機中拼出相應(yīng)的單詞 3 辨認和修改語法錯誤 4 輸出打印內(nèi)容 3 職責(zé)職責(zé)是某人擔(dān)負的一項或多項相互聯(lián)系的任務(wù)集合 例如 人事管理人員的職責(zé)之一是進行工資調(diào)查 這一職責(zé)由以下任務(wù)所組成 設(shè)計調(diào)查問卷 把問卷發(fā)給調(diào)查對象 收回調(diào)查問卷 分析調(diào)查結(jié)果 將結(jié)果表格化并加以解釋 把調(diào)查結(jié)果反饋給調(diào)查對象等 4 職位職位是指某一時間內(nèi)某一主體所擔(dān)負的一項或幾項相互聯(lián)系的職責(zé)集合 例如 辦公室主任同時擔(dān)負單位的人事調(diào)配 文書管理 日常行政事務(wù)處理等職責(zé) 職位一般與職員一一對應(yīng) 即一個職位一個人 5 職務(wù)職務(wù)是指主要職責(zé)在重要性與數(shù)量上相當(dāng)?shù)囊唤M職位的集合或統(tǒng)稱 例如 某企業(yè) 同一組織 設(shè)兩個領(lǐng)導(dǎo)崗位 一個分管企業(yè)生產(chǎn) 一個分管企業(yè)供銷 就其工作內(nèi)容來說 兩個人的職責(zé)內(nèi)容不盡相同 但就整個企業(yè)來說 職責(zé)相當(dāng) 誰也不比誰重要 因此 這兩個職位可以統(tǒng)稱為 部門經(jīng)理 與職位不同 職務(wù)與職員并非一一對應(yīng) 一個職務(wù)可能由幾個人分擔(dān) 即可能不止一個職位 6 職業(yè)職業(yè)是指不同時間 不同組織中 工作要求相似或職責(zé)平行 相近 相當(dāng) 的職位集合 例如 會計 工程師等 每個單位的會計與工程師的具體工作的內(nèi)容與數(shù)量不盡相同 但他們彼此所擔(dān)負的職責(zé)以及對他們的任職要求卻是相似的 7 職系職系又叫職種 是指職責(zé)繁簡難易 輕重大小及所需資格條件并不相同 但工作性質(zhì)相似的所有職位集合 例如 人事行政 社會行政 財稅行政 保險行政等屬于不同的職系 每個職系中的所有職位性質(zhì)充分相似 但工作繁簡難易 責(zé)任輕重以及任職資格要求并不相同 每個職系便是一個職位升遷系統(tǒng) 8 職組職組又叫職群 是指若干工作性質(zhì)相似的所有職系的集合 例如 人事行政和社會行政可以歸入普通行政職組 而財稅行政和保險行政則并入專業(yè)行政職組 9 職級職級是指同一職系中職責(zé)的繁簡難易 輕重大小以及任職條件充分相似的所有職位集合 例如 中學(xué)一級數(shù)學(xué)教師與小學(xué)高級數(shù)學(xué)教師屬于同一職級 中學(xué)一級語文教師與中學(xué)一級英語教師屬于同一職級 10 職等職等是指不同職系之間 輕重大小以及任職條件要求充分相似的所有職位的集合 例如大學(xué)講師和工廠的工程師屬于同一等級 職級的劃分是在于進行同一性質(zhì)工作程度差異的區(qū)分 而職等的劃分則是尋求不同工作性質(zhì)之間比較的共同點 3 1 2工作分析的意義與作用 1 為制定人力資源規(guī)劃提供科學(xué)依據(jù)2 為招聘工作提供客觀標(biāo)準(zhǔn)3 為培訓(xùn)工作提供依據(jù)4 為制定科學(xué)有效的考評標(biāo)準(zhǔn)提供依據(jù)5 為制定科學(xué)合理的薪酬制度提供依據(jù)6 提高工作效率并更好地激勵員工7 規(guī)避法律風(fēng)險8 加強職業(yè)咨詢和指導(dǎo) 工作分析是進行招聘錄用的前提和基礎(chǔ) 工作分析是進行人員定編的基礎(chǔ) 工作分析是評估的基礎(chǔ) 工作分析是進行人員培訓(xùn)和開發(fā)的基礎(chǔ) 工作分析是進行職業(yè)規(guī)劃的一個內(nèi)容 工作分析是進行晉升考核的依據(jù) 工作分析是HRM最基本的工具 任務(wù) 責(zé)任 職責(zé) 工作分析 工作說明 工作規(guī)范 知識 技能 能力 HRP 招聘與選擇 HR開發(fā) 績效評價 報酬與福利 安全與健康 勞動關(guān)系 HR研究 均等就業(yè) 工作分析與人力資源管理的各項功能密切相關(guān) 工作分析模型 工作分析的實質(zhì) 研究某項工作所包括的內(nèi)容以及該工作崗位的員工必需具備的知識 Knowledge 技能 Skill 能力水平 Ability 以及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任 Others 并區(qū)別出本工作與其它工作的差異 即對某一職位工作的內(nèi)容及有關(guān)因素做全面 系統(tǒng)的描寫或記載 又稱KSAOs分析 工作描述書與工作規(guī)范書 工作分析 招聘與甄選 培訓(xùn)與開發(fā) 績效評價 工作評價薪酬體系 人力資源規(guī)劃 工作再設(shè)計 改進組織績效 一 企業(yè)員工招收 選拔 任用的基本前提 二 定編定員 組織機構(gòu)精簡高效 勞動者和生產(chǎn)資料配置最佳 工作分析的意義與作用 定編 指按照一定的程序 采用科學(xué)的方法 從企業(yè)生產(chǎn)技術(shù) 組織條件出發(fā) 合理確定企業(yè)組織機構(gòu)的結(jié)構(gòu) 形式和規(guī)模 以及人員配置數(shù)額 定員 在定編的基礎(chǔ)上 嚴(yán)格按編制和崗位的質(zhì)量要求 為企業(yè)每個崗位配備合格的人員 現(xiàn)代組織設(shè)計的原則 以客戶為導(dǎo)向扁平化專業(yè)化靈活性團隊導(dǎo)向強調(diào)內(nèi)部客戶關(guān)系強調(diào)平臺的集約化作用 三 工作崗位分析的結(jié)果及方法為確定勞動定額提供基礎(chǔ)與依據(jù) 勞動定額 企業(yè)在一定的生產(chǎn)技術(shù)組織條件下 采用多種方法 對生產(chǎn)某種產(chǎn)品或完成某項工作任務(wù)的活勞動消耗量所預(yù)先規(guī)定的限額 四 工作分析的結(jié)果是崗位培訓(xùn)必不可少的客觀依據(jù) 崗位培訓(xùn) 為滿足崗位的需要 對具有一定文化素質(zhì)的在崗在職人員進行有針對性的專業(yè)知識和實際技能的培訓(xùn) 五 工作分析是績效考核的前提 工作分析 為事?lián)袢?績效考核 人適其位 六 工作分析 崗位評價最根本 最直接的目的是反映崗位與勞動報酬之間的對應(yīng)關(guān)系 薪酬主要取決于 工作性質(zhì) 技術(shù)繁簡及難易程度 工作負荷 責(zé)任大小 勞動條件等 徐武事件 七 工作分析所形成的人力資源管理文件為企業(yè)準(zhǔn)確地編制人力資源規(guī)劃 核算成本提供了前提 八 工作崗位分析推動員工生產(chǎn)積極性 主動性 創(chuàng)造性 工作分析中常常出現(xiàn)的問題 九 工作分析促進勞動組織的科學(xué)化 十 工作分析是構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)制度的重要前提和基礎(chǔ) 3 1 3工作分析要素 1 工作主體 Who 2 工作內(nèi)容 What 3 工作時間 When 4 工作環(huán)境 Where 5 工作方式 How 6 工作原因 Why 7 工作關(guān)系 Forwhom 工作分析的內(nèi)容6W1H1S WHO誰來完成這項工作 確定工作的責(zé)任者WHAT這項工作具體做什么事情 確定工作的內(nèi)容WHEN工作時間的安排 確定工作的時間WHERE工作地點在哪里 確定工作的崗位WHY為什么工作 確定工作目的ForWHO為誰工作 確定為誰做工作HOW如何工作的 分析工作的方法和程序 Scope 什么范圍 確定職責(zé)范圍 工作分析的內(nèi)容1 基本信息 職位名稱 任職者名字 任職者主管2 設(shè)立崗位的目的 3 工作職責(zé)和內(nèi)容 4 職位的組織結(jié)構(gòu)圖 以該職位為中心 把相關(guān)的職位畫出來 5 職位的權(quán)力與責(zé)任 財務(wù)權(quán) 計劃權(quán) 決策權(quán) 建議權(quán) 管理權(quán) 經(jīng)濟責(zé)任等 6 與工作關(guān)聯(lián)的信息 就是這個職位在企業(yè)內(nèi)部和外部 包括與政府機關(guān) 供應(yīng)商 客戶之間發(fā)生怎樣的溝通關(guān)系 溝通的頻率和方式怎樣 7 職位的任職資格 1 從業(yè)者的學(xué)歷 專業(yè)要求 2 工作經(jīng)驗 3 專業(yè)資格要求 4 專業(yè)知識要求 5 職位所需技能 溝通能力 領(lǐng)導(dǎo)能力 外語水平 創(chuàng)意能力等 6 個性要求等 8 職位的工作條件9 職位所需使用的設(shè)備 工具10 勞動強度 工作飽和度11 工作特點等 工作分析的步驟 計劃階段的主要工作 明確工作分析的目的 限定所需要收集的工作分析資料的類別以及收集的方法 以利于節(jié)約時間 精力和費用 選擇被分析的職位 與職務(wù)的區(qū)別 建立工作分析小組 制定工作分析的規(guī)范 作好必要的心理準(zhǔn)備 一 確定需要進行工作分析的職位 行政部行政文員市場部銷售經(jīng)理企業(yè)發(fā)展部公共關(guān)系經(jīng)理 二 工作分析樣本選擇 出于工作經(jīng)驗 工作完整性及其他相關(guān)因素的考慮 計劃選取各部門以下員工職位為工作分析樣本 三 工作分析方法的選擇 由于各樣本的工作性質(zhì)不同 特采用不同的職位分析方法 行政部行政文員 問卷調(diào)查法 觀察法 參與法相結(jié)合市場部銷售經(jīng)理 問卷調(diào)查法 面談法相結(jié)合企業(yè)發(fā)展部公共關(guān)系經(jīng)理 問卷調(diào)查法 面談法 職務(wù)表演法相結(jié)合 四 工作分析的步驟及時間安排 五 工作分析小組構(gòu)成 組長張大鵬 常務(wù)副總經(jīng)理 副組長王建 人力資源部經(jīng)理 成員趙校慶 人力資源部招聘專員 劉需才 人力資源部薪酬專員 設(shè)計階段的主要工作 選擇信息來源工作執(zhí)行者 管理監(jiān)督者 顧客 工作分析人員以及 相似工作分析匯編 職務(wù)名稱辭典 等信息文件 選擇工作分析人員工作分析人員應(yīng)具有一定的經(jīng)驗和學(xué)歷 同時應(yīng)保持分析人員進行活動的獨立性 選擇收集信息的方法和系統(tǒng)信息收集的方法和分析信息適用的系統(tǒng)由工作分析的目的決定 具體的方法和系統(tǒng)見后 調(diào)查階段的主要工作 編制各種調(diào)查問卷和提綱靈活運用各種調(diào)查方法 如面談法 問卷法 觀察法 參與法 實驗法 關(guān)鍵事件法等等廣泛收集有關(guān)工作的特征以及需要的各種數(shù)據(jù)重點收集工作人員必需的特征信息要求被調(diào)查的員工對各種工作特征和工作人員特征的重要性和發(fā)生頻率等作出等級評定 1 需要收集什么信息 實際工作活動 工具設(shè)備及其他工作輔助設(shè)施 工作條件 對員工的要求 這一階段涉及兩個關(guān)鍵問題 2 怎樣收集這些信息 一 觀察法 二 問卷法 三 關(guān)鍵事件分析法 四 訪談法 五 工作日志分析法 六 事故分析法 信息收集方法之 觀察法 觀察法是指工作分析人員在不影響被調(diào)查人員正常工作的條件下 在工作現(xiàn)場運用感覺器官或其它工具 觀察員工的操作過程 行為 內(nèi)容 特點 性質(zhì) 工具 環(huán)境等 采用文字或圖表形式記錄下來 最后將取得的信息歸納整理為適合使用的文字資料 現(xiàn)場觀察法的使用原則 被觀察者的工作應(yīng)相對穩(wěn)定 即在一定的時間內(nèi) 工作內(nèi)容 程序 對工作人員的要求不會發(fā)生明顯的變化適用于大量標(biāo)準(zhǔn)化的 周期較短的以體力活動為主的工作 不適用于腦力活動為主的工作要注意工作行為樣本的代表性 有時 有些行為在觀察過程中可能未表現(xiàn)出來觀察前要有詳細的觀察提綱和行為標(biāo)準(zhǔn) 收集信息方法之 面談法 也稱采訪法 它是通過工作分析人員與員工面對面的談話來收集職務(wù)信息資料的方法 在面談之前 職務(wù)分析人員應(yīng)該準(zhǔn)備好面談問題提綱 一般在面談時能夠按照預(yù)定的計劃進行 美國財政部副部長麥考米克于1979年提出了面談法的一些標(biāo)準(zhǔn) 所提問題要和職務(wù)分析的目的有關(guān)職務(wù)分析人員語言表達要清楚 含義準(zhǔn)確所提問題必須清晰 明確 不能太含蓄所提問題和談話內(nèi)容不能超出被談話人的知識和信息范圍所提問題和談話內(nèi)容不能引起談話人的不滿 或涉及被談話人的隱私 面談法步驟 一 事先需征得樣本員工直接上級的同意 盡量獲取直接上級的支持 在無人打擾的環(huán)境中進行面談 向樣本員工講解職務(wù)分析的意義 并介紹面談的大體內(nèi)容 為了消除樣本員工的緊張情緒 職務(wù)分析人員可以以輕松地話題開始 增大樣本員工真實 客觀的回答問題 不必對面談的內(nèi)容產(chǎn)生顧及 職務(wù)分析人員按照面談提綱的順序 由淺至深地進行提問 面談法步驟 二 營造輕松的氣氛 使樣本員工暢所欲言 注意把握面談的內(nèi)容 防止樣本員工跑題 在不影響樣本員工談話的前提下 進行談話記錄 在面談結(jié)束時 應(yīng)該讓樣本員工查看并認可談話記錄 面談記錄確認無誤后 完成信息收集 向樣本員工致謝 分析階段的主要工作 仔細審核已收集到的各種信息 創(chuàng)造性地分析 發(fā)現(xiàn)有關(guān)工作和工作人員的關(guān)鍵成份 歸納 總結(jié)出職務(wù)分析的必需材料和要素 即把所獲得的分類信息 進行解釋 轉(zhuǎn)換和組織 使之成為可供使用的條文 工作信息分析的主要內(nèi)容 工作名稱分析 使工作名稱標(biāo)準(zhǔn)化 美化工作描述分析 包括工作任務(wù) 責(zé)任 關(guān)系 性質(zhì) 內(nèi)容和勞動強度分析工作環(huán)境分析 包括物理環(huán)境 安全環(huán)境 社會環(huán)境工作人員必備條件分析 包括必備知識分析 經(jīng)驗分析 必備操作能力分析 必備基本能力分析 必備心理素質(zhì)分析 有些企業(yè)還說明理想條件 結(jié)果表達階段的主要工作 主要解釋如何書面文件的形式表達分析結(jié)果的問題 具體的工作如下 1 工作分析人員編寫初稿與樣本員工 樣本員工上級 企業(yè)管理顧問等人員討論其具體內(nèi)容2 確定試行稿 試行期使用無誤后 確定為正式文件 工作分析結(jié)果的表現(xiàn)形式 工作描述 主要有 工作說明書 工作規(guī)范 職務(wù)說明書 1工作描述 具體說明某一工作的物質(zhì)特點和環(huán)境特點 工作描述主要是對工作環(huán)境 工作要素及其結(jié)構(gòu)關(guān)系等相關(guān)資料的全面記錄與說明 它是一種書面文件 上面記載著任職者實際上做什么 如何去做以及在什么樣的條件完成其工作 它并沒有固定的格式 通常包括以下內(nèi)容 工作定義 包括工作頭銜 工作部門 工作地點 工作分析的時間等 定義即說明工作的目的 包括這項工作存在的理由 與其它工作及組織的關(guān)系 績效標(biāo)準(zhǔn)等 工作說明 包括指明工作的主要職責(zé) 工作任務(wù) 受監(jiān)督程度 工作者行為的界限和工作條件 2 資格說明書又稱工作規(guī)范 是工作分析結(jié)果的一種表達形式 主要說明任職者需要具備什么樣的資格條件及相關(guān)素質(zhì)才能勝任某一工作崗位的工作 主要指從事某項工作的人員必須達到的工作數(shù)量 質(zhì)量方面的要求 要回答的是需要哪些個人特征和經(jīng)驗 才能勝任這項工作 工作規(guī)范要說明一項對承擔(dān)這項工作的員工在教育 經(jīng)驗 和其它特征方面的最低要求 而不是最理想的工作者形象 在建立工作規(guī)范時 需綜合考慮以下因素 某些工作可能面臨著法律上的資格要求 職業(yè)傳統(tǒng)即進入某行業(yè)之前必須經(jīng)過學(xué)徒階段 勝任某一工作應(yīng)達到的標(biāo)準(zhǔn)和具備的特征 3 職務(wù)說明書職務(wù)說明書是工作分析結(jié)果中最為完整的一種 它包括工作說明書與資格說明書中所有甚至更多的內(nèi)容 包括 工作狀況 工作概要 工作關(guān)系 工作任務(wù)與責(zé)任 工作權(quán)限 考評標(biāo)準(zhǔn) 工作過程與方法 工作環(huán)境 任職資格條件 福利待遇及其他說明 4 工作說明書工作說明書又稱職務(wù)描述 主要是對崗位或職位工作職責(zé)任務(wù)的說明 以某企業(yè)文秘的工作說明書為例 編寫要求 清楚 不能與其他工作說明混淆 指明范圍 界定職位時 要確保指明工作的范圍和性質(zhì) 專門化 選用最專門化的詞匯來表示 簡單化 職位表述簡單 員工閱后即明白自己的工作 準(zhǔn)確性描述要準(zhǔn)確 語言要精煉 一崗一書 不能雷同 不應(yīng) 千崗一面 一崗概全 實用性任務(wù)明確好上崗 職責(zé)明確易考核 資格明確好培訓(xùn) 層次清楚能評價 完整性一般由現(xiàn)崗人員自我描述 主管領(lǐng)導(dǎo)審定 專家撰寫主要職務(wù) 人力資源部及其他部門工作人員協(xié)助完成其他職務(wù)描述 從程序上保證文件的全面性和完整性 統(tǒng)一性文件格式統(tǒng)一 參照典型職務(wù)描述書編寫樣本 崗位工作說明書 任職者簽名 直接主管簽名 公司總裁簽名 日期 年月日 日期 年月日 日期 年月日 四種工作分析結(jié)果的關(guān)系工作描述最直接 最原始 最基礎(chǔ) 其它三種形式都是在此基礎(chǔ)上再生和開發(fā)出來的 工作說明書是人力資源對工作描述中有關(guān)崗位工作的規(guī)范化說明 主要以 事 為中心 對崗位進行全面 詳細與深入的說明 為人力資源及其它管理提供基礎(chǔ) 把組織的總?cè)蝿?wù)與總目標(biāo)落實到每個具體的崗位和人員上 是目標(biāo)管理的基礎(chǔ) 資格說明書是在工作描述的基礎(chǔ)上對任職資格條件的界定和說明 以 人為中心 主要說明什么樣的人能干好某項工作的問題 它可以為人員招聘 培訓(xùn) 考評 選拔任用提供依據(jù) 職務(wù)說明書涉及的范圍最為全面 全面反映對 事 的說明和對 人 的說明 結(jié)果運用階段的主要工作 在工作分析運用階段 主要解決如何促進工作分析結(jié)果的使用問題 其具體的活動包括 制定各種具體應(yīng)用的文件 如提供甄選錄用的條件 考核標(biāo)準(zhǔn) 需進行培訓(xùn)的內(nèi)容等 提高整體管理活動的科學(xué)性和規(guī)范性 工作分析的方法 1 定性的工作分析方法 工作實踐法 又叫參與法 直接觀察法 面談法 調(diào)查表法 工作日志法 關(guān)鍵事件法 工作實踐法指工作分析者實際從事所研究的工作 在工作過程中掌握有關(guān)工作要求的第一手資料 適用于短期內(nèi)可掌握的工作 對需要大量訓(xùn)練才能掌握或有危險的工作不適應(yīng) 觀察法觀察法是工作分析者通過對特定對象的觀察 把有關(guān)工作各部分的內(nèi)容 原因 方法 程度 目的等信息記錄下來 最后把取得的工作信息歸納整理為適用的文字材料 應(yīng)注意的問題 避免機械記錄 應(yīng)主動放映工作的各有關(guān)內(nèi)容 對觀察到的信息進行比較和提煉 觀察力求結(jié)構(gòu)化 確定好觀察的內(nèi)容 時間 位置和問題 寫實法寫實法與觀察法不同 屬于客觀的描述方法 但不像觀察法那樣親臨現(xiàn)場觀察 寫實法主要通過結(jié)構(gòu)化的問卷來收集信息 常見的方法有 職務(wù)調(diào)查表法 工作日志法和核對法 核對法根據(jù)事先擬定的工作清單對實際工作活動的情況進行核對 獲得有關(guān)工作情況的一種方法 優(yōu)點 減少了信息收集的工作量 缺點 擬定工作清單比較困難 面談法座談法是通過工作分析者與工作執(zhí)行者面對面的談話來收集信息資料的方法 工作分析者不應(yīng)該消極的記錄工作執(zhí)行者對各種問題的反映 而應(yīng)通過積極地引導(dǎo)來獲取完整的信息 注意 盡量使座談結(jié)構(gòu)化 保持友好親善的態(tài)度 優(yōu)點 良好的可控性 可以獲得觀察法無法獲取的信息 工作經(jīng)驗 任職資格 特別適合對文字理解有困難的人 缺點 容易導(dǎo)致信息失真 職務(wù)調(diào)查法根據(jù)工作分析的目的 內(nèi)容來編寫結(jié)構(gòu)性調(diào)查表 由工作執(zhí)行者填寫后回收整理 提取工作信息 一份完整的職務(wù)調(diào)查表包括 基本資料 工作時間要求 工作內(nèi)容調(diào)查 工作責(zé)任調(diào)查 任職者所需知識技能調(diào)查 工作的勞動強度調(diào)查 工作環(huán)境調(diào)查 問卷可以設(shè)計為開發(fā)式或封閉式 優(yōu)點 費用低 速度快 調(diào)查范圍廣 缺點 易產(chǎn)生信息誤差 受被調(diào)查者態(tài)度的影響大 要求 請如實填寫下表 不得有任何隱瞞 姓名 職務(wù) 所屬部門 直接上司 1 請準(zhǔn)確 簡潔列舉你的常規(guī)性工作之內(nèi)容 超出10項可以另附紙?zhí)顚?下同 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 工作分析調(diào)查表 開放式問卷 是指結(jié)構(gòu)松散 被調(diào)查者可以自由發(fā)揮回答問題的一種問卷 這種問卷的優(yōu)點是被調(diào)查者可以不受問卷的答題方式 字?jǐn)?shù)的限制 自由作答 詳述己見 使對問題的調(diào)查更加深入 所獲得的資料豐富完整 參考價值大 缺點是調(diào)查結(jié)果不便統(tǒng)計 綜合處理比較困難 封閉式問卷 就是把所有的調(diào)查問題和每個問題的所有答案都羅列在問卷之中 調(diào)查對象只需按統(tǒng)一的符號表示 作出判斷和選擇 完成答卷 這種問卷的優(yōu)點是格式整齊 回答方便 便于統(tǒng)計和分析 缺點是不便于對問題作深入了解 對調(diào)查對象而言 回答問題受到一定限制 就是按時間順序記錄工作過程 然后經(jīng)過歸納提煉 取得所需工作信息的一種工作信息提取方法 由員工本人自行進行的一種職務(wù)分析方法 事先應(yīng)該由職務(wù)分析人員設(shè)計好詳細的工作日志單 讓員工按照要求及時地填寫職務(wù)內(nèi)容 從而收集工作信息 工作日志法 工作日志法最大的問題可能是工作日志內(nèi)容的真實性問題 優(yōu)點 信息的費用低 適用于工作循環(huán)周期短 工作狀態(tài)穩(wěn)定的職位 缺點 使用范圍小 信息整理工作量大 工作日志封面 關(guān)鍵事件法是由美國學(xué)者福萊 諾格 Flanagan 和伯恩斯 Baras 在1954年共同創(chuàng)立的的 它是由上級主管者紀(jì)錄員工平時工作中的關(guān)鍵事件 一種是做的特別好的 一種是做的不好的 在預(yù)定的時間 通常是半年或一年之后 利用積累的紀(jì)錄 由主管者與被測評者討論相關(guān)事件 為測評提供依據(jù) 包含了三個重點 第一 觀察 第二 書面記錄員工所做的事情 第三 有關(guān)工作成敗的關(guān)鍵性的事實 認定員工與職務(wù)有關(guān)的行為 并選擇其中最重要 最關(guān)鍵的部分來評定其結(jié)果 首先 從領(lǐng)導(dǎo) 員工或其他熟悉職務(wù)的人那里收集一系列職務(wù)行為的事件 然后 描述 特別好 或 特別壞 的職務(wù)績效 主要原則是 1 導(dǎo)致事件發(fā)生的原因和背景 2 員工的特別有效或多余的行為 3 關(guān)鍵行為的后果 4 員工自己能否支配或控制上述后果 在大量收集這些關(guān)鍵以后 可以對他們做出分類 并總結(jié)出職務(wù)的關(guān)鍵特征和行為要求 對每一事件的描述內(nèi)容 包括 運用關(guān)鍵事件法的具體做法 分析人員可以向工作者詢問一些問題 比如 請問在過去的一年中 您在工作中所遇到比較重要的事件是怎樣的 您認為解決這些事件的最為正確的行為是什么 最不恰當(dāng)?shù)男袨槭鞘裁?您認為要解決這些事件應(yīng)該具備哪些素質(zhì) 對于解決關(guān)鍵事件所需的能力 素質(zhì) 還可以讓工作者進行重要性的評定 比如 讓工作者給這些素質(zhì)按重要性排隊 按五點 級 量表打分 或給定一個總分 比如20分 讓工作者將其分?jǐn)偟礁鱾€能力 素質(zhì)中去 它為你向下屬人員解釋績效評價結(jié)果提供了一些確切的事實證據(jù) 它還會確保你在對下屬人員的績效進行考察時 所依據(jù)的是員工在整個年度中的表現(xiàn) 因為這些關(guān)鍵事件肯定是在一年中累積下來的 而不是員工在最近一段時間的表現(xiàn) 保存一種動態(tài)的關(guān)鍵事件記錄還可以使你獲得一份關(guān)于下屬員工是通過何種途徑消除不良績效的具體實例 關(guān)鍵事件法的主要優(yōu)點是研究的焦點集中在職務(wù)行為上 因為行為是可觀察的 可測量的 同時 通過這種職務(wù)分析可以確定行為的任何可能的利益和作用 二是關(guān)鍵事件的定義是顯著的對工作績效有效或無效的事件 但是 這就遺漏了平均績效水平 而對工作來說 最重要的一點就是要描述 平均 的職務(wù)績效 利用關(guān)鍵事件法 對中等績效的員工就難以涉及 因而全面的職務(wù)分析工作就不能完成 但這個方法也有兩個主要的缺點 一是費時 需要花大量的時間去搜集那些關(guān)鍵事件 并加以概括和分類 專家討論法 專家討論法 是指請一些相關(guān)領(lǐng)域的專家或者經(jīng)驗豐富的員工進行討論的一種方法 這種方法適合于發(fā)展變化較快 或崗位職責(zé)還未定型的公司由于公司沒有現(xiàn)成的觀察樣本 所以只能借助專家的經(jīng)驗來規(guī)劃未來希望看到的工作狀態(tài) 材料分析法 如果工作分析人員手頭有大量的工作分析資料 比如類似的企業(yè)已經(jīng)做過相應(yīng)的工作分析 比較適合采用本辦法 這種辦法最適合于新創(chuàng)辦的企業(yè) 一份較完善的崗位責(zé)任對工作分析有較大參考價值 定性的工作分析方法比較 2 定量的工作分析方法 職務(wù)分析問卷法 PAQ 管理崗位描述法 MPDQ 功能性工作分析法 FJA 職務(wù)分析問卷法 PAQ 職位分析問卷法 PositionAnalysisQuestionnaire PAQ 是一種結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣治鰡柧?是目前最普遍和流行的人員導(dǎo)向職務(wù)分析系統(tǒng) 它是1972年由美國普渡大學(xué)教授麥考密克 E J McCormick 詹納雷特 P R Jeanneret 和米查姆 R C Mecham 設(shè)計開發(fā)的 設(shè)計者的初衷在于開發(fā)一種通用的 以統(tǒng)計分析為基礎(chǔ)的方法來建立某職位的能力模型 同時運用統(tǒng)計推理進行職位間的比較 以確定相對報酬 目前 國外已將其應(yīng)用范圍拓展到職業(yè)生涯規(guī)劃 培訓(xùn)等領(lǐng)域 以建立企業(yè)的職位信息庫 職位分析問卷的項目 PAQ包含194個項目 其中187項被用來分析完成工作過程中員工活動的特征 工作元素 另外7項涉及薪酬問題 所有的項目被劃分為信息輸入 思考過程 工作產(chǎn)出 人際關(guān)系 工作環(huán)境 其他特征6個類別 PAQ給出每一個項目的定義和相應(yīng)的等級代碼 表PAQ問卷工作元素的分類 職位分析問卷的評分標(biāo)準(zhǔn) PAQ給出了6個評分標(biāo)準(zhǔn) 信息使用度 耗費時間 適用性 對工作的重要程度 發(fā)生的可能性以及特殊計分 核查每項因素時 都應(yīng)對照這一因素細分的各項要求 按照PAQ給出的計分標(biāo)準(zhǔn) 確定職務(wù)在職務(wù)要素上的得分 于是管理者就可以運用PAQ所給出的結(jié)果對工作進行對比 以確定哪一種工作更富有挑戰(zhàn)性 然后依據(jù)這一信息來確定每一種工作的獎金或工資等級 應(yīng)當(dāng)注意 PAQ并非職位說明書的替代品 但前者有助于后者的編制 問卷實施的技術(shù)要領(lǐng) 問卷法實施的一般程序包括被調(diào)查者的選取 發(fā)放問卷 回收問卷 分析問卷及結(jié)果處理 一般有兩種發(fā)放和回收方式 一種是現(xiàn)場發(fā)放 集中做答 現(xiàn)場回收 另一種則是先發(fā)送到各個部門 再另找時間做答 第一種方式的回收和做答效果最好 但操作時由于受時間 場地等諸多條件制約 往往較難實現(xiàn) 第二種方式最為常用 但操作時須注意 將問卷發(fā)放到各部門時 應(yīng)首先召集各部門的各級主管進行動員和培訓(xùn) 培訓(xùn)內(nèi)容包括調(diào)查目的 如何消除員工疑慮 常見問題及解答等 職位分析問卷的優(yōu)點 同時考慮了員工與職位兩個變量因素 并將各種職位所需要的基礎(chǔ)技能與基礎(chǔ)行為以標(biāo)準(zhǔn)化的方式羅列出來 從而為人事調(diào)查 薪酬標(biāo)淮制定等提供了依據(jù) PAQ可將職位分為不同的等級 由于PAQ可得出每一個 或每一類 職位的技能數(shù)值與等級 因此它還可以用來進行職位評價及人員甄選 進而決定該工作的工資等級和獎金 PAQ法不需修改就可用于不同組織中的不同職位 使得比較各組織間的工作更加容易 也使得職位分析更加準(zhǔn)確與合理 職位分析問卷的缺點 由于問卷沒有對職位的特定工作進行描述 因此 職位行為的共同性就使得任務(wù)間的差異較模糊 所以不能描述實際工作中特定的 具體的任務(wù)活動 可讀性不強 只有具備大學(xué)文化水平的人才能理解其中的項目 使用范圍產(chǎn)生限制 花費很多時間 成本很高 程序非常繁瑣 管理崗位描述問卷法 MPDQ 1976年由托諾 W W Tornow 和平托 P R Pinto 提出的專門分析管理人員的 重點從管理行為管理任務(wù)角度來考察 與前面的PAQ方法類似 共有208個問題 分為13類 也采取6分標(biāo)準(zhǔn)來評分 1 產(chǎn)品 市場和財務(wù)計劃 指得是進行思考 結(jié)合實際情況制定計劃以實現(xiàn)業(yè)務(wù)的長期增長和公司穩(wěn)定發(fā)展的目標(biāo) 2 其他組織單位和工人之間的相互協(xié)調(diào) 指的是管理人員對自己沒有直接控制權(quán)的員工個人和團隊活動的協(xié)調(diào) 3 內(nèi)部事務(wù)控制 指的是檢查與控制公司的財務(wù) 人力以及其他資源 4 產(chǎn)品和服務(wù)責(zé)任 指控制產(chǎn)品和服務(wù)的技術(shù) 以保證生產(chǎn)的及時性 并保證生產(chǎn)質(zhì)量 5 公眾和顧客關(guān)系 指通過與人們直接接觸的辦法來維護和樹立公司在用戶和公眾中間的良好形象與聲譽 6 高級咨詢 指發(fā)揮技術(shù)水平解決企業(yè)中出現(xiàn)的特殊問題 7 行為主動性 指在幾乎沒有直接監(jiān)督的情況下開展工作活動 8 財務(wù)計劃的批準(zhǔn) 指批準(zhǔn)企業(yè)大額的財務(wù)流動 9 職能服務(wù) 只提供諸如尋找是適合為上級保持紀(jì)錄這樣的事實的雇員服務(wù) 10 監(jiān)督 指通過與下屬員工面對面的交流來計劃 組織和控制這些人 11 復(fù)雜性及壓力 指在很大壓力下保持工作 一再規(guī)定時間內(nèi)完成所要求的任務(wù) 12 高級財務(wù)職責(zé) 指制訂對公司績效構(gòu)成直接影響的大規(guī)模的財務(wù)投資決策和其他財務(wù)決策 13 廣泛的人力資源職責(zé) 指公司中人力資源管理和影響員工的其他政策具有重大責(zé)任的活動 管理職位描述問卷 ManagementPositionDescriptionQuestionnaire MPDQ 是一種注重工作行為內(nèi)容研究的技術(shù)方法 管理職位描述問卷的工作分析結(jié)果 對評價管理工作 決定該職位的培訓(xùn)需求 管理工作分類 薪酬評定 設(shè)計績效評估方案等人事決策活動具有重要的指導(dǎo)作用 步驟 首先評定重要性指出每項活動對你職位的重要程度 以0 4記分 寫在每個項目后面的空白處 注意 你要考慮的是該活動和其他職位活動相比的重要性程度和發(fā)生次數(shù)的多少 第二步 評論在后面的空白處寫下你認為在該維度中還應(yīng)該包括的其他工作 優(yōu)點 考慮了兩個特殊問題 一是管理者常使工作內(nèi)容適應(yīng)自己的管理風(fēng)格 而不是使自己適應(yīng)承擔(dān)的管理工作 面談時總談自己做的 忘了應(yīng)該做的 二是管理工作具有非程序化的特點 常隨著時間變化而變化 彌補了PAQ問卷難以對管理職位進行分析的不足 缺點 受工作及工作技術(shù)的限制 靈活性差 耗時太長 工作效率較低 功能性工作分析法 FJA 它是一種以工作為中心的分析方法 FJA FunctionalJobAnalysis 理論依據(jù)是所有工作都涉及到工作執(zhí)行者與數(shù)據(jù) 人 事三者的關(guān)系 通過工作執(zhí)行者與數(shù)據(jù) 人 事發(fā)生關(guān)系時的工作行為 可以反應(yīng)工作的特征 工作的目的和人員的職能 FJA定義的數(shù)據(jù) 人 事 數(shù)據(jù) 指與人事相關(guān)的信息 知識 概念 與數(shù)據(jù)資料相關(guān) 人們付出的是智力資源 人 指人或者有獨立意義的動作 這些動作在工作中的作用相當(dāng)于人 與人相關(guān) 人們則著力于人際關(guān)系資源 事 指人控制無生命和質(zhì)的活動特征 這些活動的性質(zhì)可以用物本身的特征反映出來 與事相關(guān) 工作所付出的是體力資源 FJA通過職能等級表來實施 號碼越小 等級越高 行為難度較大 所需的能力越高 某員工的基本功能 假設(shè)每一種工作的功能都反映在它與資料 人和事三項要素的關(guān)系上 故可由此對其進行評估 每項均有等級和數(shù)值 這樣每項工作均可以得出數(shù)值 此方法對決定薪酬標(biāo)準(zhǔn)特有效 FJA舉例 我國的職業(yè)分類將職業(yè)分為8大類 66個中類 413個小類和1838個細類 現(xiàn)以職業(yè)分類詞典中的出納為例 出納職位與資料的關(guān)系是 匯編 代碼為 3 與人的關(guān)系是 交談 示意 代碼是 6 與物的關(guān)系是 操作控制 代碼是 2 在進行工作分析時 首先可以查閱職業(yè)分類詞典 找到類似的職位描述 除非所要分析的職位是全新的職位 但一定要注意 不可照搬現(xiàn)有的資料 只可將現(xiàn)有的資料作為參考 因為職業(yè)分類詞典中的職位描述并不是針對某個具體組織中的職位 很多情況下 在不同的組織中 名稱相同的職位其具體的職責(zé) 任務(wù) 任職要求等都有很大的差異 因此 應(yīng)針對具體組織中的實際情況做出具體的分析 FJA關(guān)注的要點 執(zhí)行工作時需要得到指導(dǎo)的程度執(zhí)行工作時需要運用推理和判斷能力的程度完成工作所需要的數(shù)學(xué)能力的程度執(zhí)行工作時所需要的言語表達能力的程度適用于描述工作的任務(wù) 目的 績效標(biāo)準(zhǔn)以及工作對任職者的培訓(xùn)要求等 優(yōu)點 對工作內(nèi)容提供一種徹底的描述 對培訓(xùn)的績效評估極其重要 缺點 對每項任務(wù)都要求做詳細分析 因而要花較大力氣和時間 工作分析方法的選擇 1 要考慮工作分析所要達到的的目標(biāo) 當(dāng)工作分析需要達到不同的目標(biāo)時 使用的方法也有所不同 例如 當(dāng)工作分析用于招聘時 就應(yīng)該選用關(guān)注任職者特征的方法 當(dāng)工作分析關(guān)注薪酬體系的建立時 就應(yīng)當(dāng)選用定量的方法 以便對不同工作的價值進行比較 2 要考慮所分析的職位的不同特點 例如 有的職位的活動比較外顯 以操作機械設(shè)備為主 那么這樣的職位就可以使用現(xiàn)場觀察法 而有的職位的活動以內(nèi)隱的腦力活動為主 不易進行觀察 那么運用觀察法對這樣的職位收集工作信息就不適合 3 還應(yīng)考慮實際條件的限制 有些方法雖然可以得到較多的信息 但可能由于花費的時間或財力較多而無法采用 例如專家訪談的方法 可以較直接地從工作任職者處獲得信息 但它需要花費的時間較多 而問卷的方法 雖然獲得的信息有限 但可以很多人同時回答 效率較高 很適合在時間要求較緊的情況下采用 3 2工作分析的方法 3 2 1問卷調(diào)查法1 問卷調(diào)查法的優(yōu)點 1 規(guī)范化 數(shù)量化 便于計算機對結(jié)果進行統(tǒng)計分析 2 成本低 2 問卷調(diào)查法的缺點 1 問卷設(shè)計存在難度 2 缺乏反饋 3 信息失真 1 將問卷設(shè)計作為重點和關(guān)鍵問題來抓 要力爭設(shè)計出完整 科學(xué) 合理又符合實際情況的問卷 2 爭取填寫人員的充分配合 3 問卷調(diào)查法的使用要點 3 2 2訪談法1 訪談法的優(yōu)點 1 收集的信息較為細致 準(zhǔn)確 2 快速反饋2 訪談法的缺點 1 信息失真 2 快速反饋 3 結(jié)果統(tǒng)