潔衛(wèi)公司公文寫作及公文處理流程培訓(xùn)課件PPT課件.ppt

清潔衛(wèi)生服務(wù)有限公司公文寫作及公文處理流程培訓(xùn) 二 一三年八月一日 內(nèi)容 一 開展公文培訓(xùn)的意義二 公文基本知識三 公文處理流程四 公文的常見錯誤及注意事項 一 開展公文培訓(xùn)的意義 上級重視 要求 關(guān)于征求 廣東省機場管理集團(tuán)有限公司公文處理辦法 修改意見的通知關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文格式的通知關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文處理的通知公司自身發(fā)展要求 對內(nèi) 提高工作效率 使溝通更加順暢對外 提高企業(yè)形象能夠間接得看出一個公司的管理是否專業(yè)化 職業(yè)化 二 公文基本知識 舊版的公文處理辦法及公文格式文件1 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例 1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布2 國家行政機關(guān)公文處理辦法 2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布3 國家行政機關(guān)公文格式 GB T9704 1999 最新公文處理條例及公文格式文件 1 黨政機關(guān)公文處理工作條例 中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳2012年4月6日發(fā)布2 黨政機關(guān)公文格式 GB T9704 2012 國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局 國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會2012年6月29日發(fā)布最新的公文處理工作條例第42條決定 停止執(zhí)行1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例 和2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的 國家行政機關(guān)公文處理辦法 最新的公文格式標(biāo)準(zhǔn)于2012年7月1日起正式實施 此標(biāo)準(zhǔn)是對國標(biāo) 國家行政機關(guān)公文格式 GB T9704 1999 的修訂 目的是提高黨政機關(guān)公文的規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化水平 一 黨政機關(guān)公文的概念 根據(jù)2012年4月16日由中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā) 黨政機關(guān)公文處理工作條例 規(guī)定 黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo) 履行職能 處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書 是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策 公布法規(guī)和規(guī)章 指導(dǎo) 布置和商洽工作 請示和答復(fù)問題 報告和交流情況等的重要工具 二 常用公文文種 最新條例規(guī)定 黨政機關(guān)公文種類主要有15種 決議 決定 命令 令 公報 公告 通告 意見 通知 通報 報告 請示 批復(fù) 議案 函 紀(jì)要 新條例的公文的種類更加豐富原 國家行政機關(guān)公文處理辦法 中規(guī)定公文種類為13種 新條例中規(guī)定公文種類為15種 增加了 決議 適用于會議討論通過的重大決策事項 和 公報 適用于公布重要決定或者重大事項 同時將 會議紀(jì)要 改為 紀(jì)要 我們公司最常用的公文 9種 通知 通報 報告 請示 批復(fù) 函 紀(jì)要 決議 決定 通知 適用于發(fā)布 傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項 批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā)公文通報 適用于表彰先進(jìn) 批評錯誤 傳達(dá)重要精神和告知重要情況 報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作 反映情況 回復(fù)上級機關(guān)的詢問請示 適用于向上級機關(guān)請求指示 批準(zhǔn)事項 批復(fù) 適用于上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)請示事項 函 適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作 詢問和答復(fù)問題 請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項 紀(jì)要 適用于記載會議主要情況和議定事項 決議 適用于會議討論通過的重大決策事項 董事會 總經(jīng)理辦公室 支委會等 決定 適用于對重要事項作出決策和部署 獎懲有關(guān)單位和人員 變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項 一般事務(wù)公文 計劃 總結(jié) 簡報 大事記 講話稿 辦法 規(guī)定 細(xì)則 證明等特點 1 沒有固定的 嚴(yán)格的格式 一般根據(jù)企業(yè)的實際需要來制作2 沒有獨立運行的功能 正式報送需借助一載體 經(jīng)常用報告 函或者通知作載體 三 公文的分類 按其行文方向 可分為上行文 下行文 平行文 上行文 指下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文 如請示 報告 平行文 指平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文 如函 通知也可以作為平行文來發(fā)文下行文 指上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文 如命令 指令 決定 決議 公報 公告 通告 通知 通報 批復(fù)等 按其時限要求 可分為特急公文 急辦公文 常規(guī)公文 按其密級要求 可分為絕密公文 機密公文 秘密公文 普通公文 按其使用屬性 可分為黨政機關(guān)公文 一般事務(wù)公文等 四 公文格式要素 版頭6個要素份號 密級和保密期限 緊急程度 發(fā)文機關(guān)標(biāo)識 發(fā)文字號 簽發(fā)人主體9個要素標(biāo)題 主送機關(guān) 正文 附件說明 發(fā)文機關(guān)署名 成文日期 印章 附件 附注版記3個要素抄送機關(guān) 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期PS 新版較舊版增加了 份號 發(fā)文機關(guān)署名 減少了 主題詞 PS 并不是每一份公文都必須包括以上所有要素 五 公文格式 公文用紙采用A4型紙 其成品幅面尺寸為 210mm 297mm 公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 為37mm 1mm 推薦使用36mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 1mm 推薦使用27mm 版心尺寸為156mm 225mm 一般每面排22行 每行排28個字 并撐滿版心 特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整 由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加 文件 二字組成 也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱 發(fā)文機關(guān)標(biāo)志居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 推薦使用小標(biāo)宋體字 顏色為紅色 以醒目 美觀 莊重為原則 36mm 35mm 36mm 27mm 27mm 符號與字體要求發(fā)文字號的括號用 而不是用 代替 正確書寫格式 穗機場潔衛(wèi)發(fā) 2013 1號 發(fā)文字號 3號仿宋體 公文標(biāo)題 2號小標(biāo)宋體 公文正文 3號仿宋體 其中正文中第一層次的小標(biāo)題可用3號黑體 成文日期 附件 附注 等要素 3號仿宋體 主送機關(guān) 抄送機關(guān) 印發(fā)機關(guān)及日期 4號仿宋體 頁碼 4號宋體正文結(jié)構(gòu)層序序數(shù) 第一層為 一 第二層為 一 第三層為 1 第四層為 1 成文日期 正確寫法應(yīng)為 2013年1月1日 三 公文處理流程 發(fā)文流程圖 收文流程圖 發(fā)部門其他人處理 結(jié)束 內(nèi)部呈批件流程圖 呈批件流程圖 四 公文的常見錯誤及注意事項 一 格式要素方面常見錯誤 1 發(fā)文字號不規(guī)范 如 用 代替 序號編虛位 加 第 字 正確書寫格式 穗機場潔衛(wèi)發(fā) 2013 1號2 公文字體書寫不規(guī)范 正確的方式 發(fā)文字號 3號仿宋體 公文標(biāo)題 2號小標(biāo)宋體 公文正文 3號仿宋體 其中正文中第一層次的小標(biāo)題可用3號黑體 成文日期 附件 附注 等要素 3號仿宋體 主送機關(guān) 抄送機關(guān) 印發(fā)機關(guān)及日期 4號仿宋體 頁碼 4號宋體 3 公文標(biāo)題編寫不規(guī)范 1 省略文種 如 潔衛(wèi)公司關(guān)于開展安康杯活動 省略了文種 2 多加書名號 如 關(guān)于印發(fā) 潔衛(wèi)公司XXXX會議材料 的通知 不規(guī)范 應(yīng)去掉其中的書名號 3 多層轉(zhuǎn)發(fā) 又如 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā) 廣東省委辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知 簡單規(guī)范的寫法應(yīng)為 轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于做好公文處理工作的通知 4 生造文種 潔衛(wèi)公司關(guān)于某某問題的解釋 4 附件標(biāo)注不規(guī)范 附件 不規(guī)范的標(biāo)法 附件 一 廣州白云國際機場股份公司公文處理辦法 二 廣州白云國際機場股份公司行政管理辦法 不需要增加書名和符號 不使用中文數(shù)字 應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字 附件 規(guī)范的標(biāo)法 附件 1 廣州白云國際機場股份公司公文處理辦法2 廣州白云國際機場股份公司行政管理辦法 5 正文結(jié)構(gòu)層序序數(shù)不規(guī)范正確寫法 第一層為 一 第二層為 一 第三層為 1 第四層為 1 6 成文日期不規(guī)范 例如 二00六年一月一日 或 二零零六年一月一日 正確寫法 2013年1月1日 7 落款不規(guī)范 錯誤 只寫成文日期 正確 應(yīng)寫發(fā)文機關(guān)名稱和成文日期 8 蓋章不規(guī)范 一是隨意蓋章 歪歪扭扭 二是蓋章位置不是偏左就是偏右 三是成文日期橫在印章中間 四是印章壓在正文上 規(guī)范的蓋章應(yīng)該是 成文日期右空4字 印章頂端應(yīng)上距正文一行之內(nèi) 端正 居中下壓成文日期 當(dāng)印章下弧無文字時 采用下套方法 即僅下弧壓在成文日期上 當(dāng)印章下弧有文字時 采用中套方法 即印章中心線壓在成文日期上 9 附注標(biāo)示不規(guī)范 一是標(biāo)注在印章和成文日期左上方 二是標(biāo)注在印章和成文日期右下方 三是標(biāo)注在最后印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下面 規(guī)范的標(biāo)注應(yīng)該是 在成文日期下空一行 居左空兩字加圓括弧標(biāo)識 二 內(nèi)容方面常見的錯誤 1 報送渠道不規(guī)范按規(guī)定 上行文應(yīng)當(dāng)主送直接上級機關(guān) 而不是上級機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu) 如果確實需要向上級機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)行文就必須是該內(nèi)設(shè)機構(gòu)能處置的具體業(yè)務(wù)事宜 而且適宜用函行文 2 向業(yè)務(wù)主管部門使用 請示 行文向業(yè)務(wù)主管部門行文要求審批事項 不管級別高低 都應(yīng)該用 函 行文 但許多單位用了 請示 有的甚至使用 申請 3 請示 主送上級機關(guān)同時送領(lǐng)導(dǎo)個人按規(guī)定 請示 一般只寫一個主送機關(guān) 除上級機關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外 不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負(fù)責(zé)人報送 請示 意見 和 報告 但有些單位將 請示 主送領(lǐng)導(dǎo)個人 這樣既不規(guī)范 也給辦文部門帶來不便 4 主送上級機關(guān)的公文 又抄送給某內(nèi)設(shè)機構(gòu)按照公文處理有關(guān)規(guī)定 公文發(fā)給一個單位后 都由收文單位的辦公室負(fù)責(zé)分發(fā)給本單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)主管部門 發(fā)文單位不應(yīng)在多頭抄送給收文單位的領(lǐng)導(dǎo)人和內(nèi)設(shè)機構(gòu) 在主送給上級機關(guān)的同時 又抄送給內(nèi)設(shè)機構(gòu) 受文單位辦理公文時會造成混亂 三 行文規(guī)則方面常見的錯誤 1 報告與請示不分 1 內(nèi)容要求不同 請示的內(nèi)容要求一文一事 報告的內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事 2 側(cè)重點不同 請示屬于請示性公文 側(cè)重于提出問題和請求指示 批準(zhǔn) 報告屬于陳述性公文 側(cè)重于匯報工作 陳述意見或者建議 3 行文目的不同 請示的目的是請求上級機關(guān)批準(zhǔn)某項工作或者解決某個問題 報告的目的是讓上級機關(guān)了解下情 掌握情況 便于及時指導(dǎo) 4 行文時間不同 請示必須事前行文 報告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文 5 報送要求不同 請示一般只寫一個主送機關(guān) 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位報其上級機關(guān)的請示 應(yīng)根據(jù)請示的內(nèi)容注明主報機關(guān)和抄報機關(guān) 主報機關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請示事項 報告可以報送一個或多個上級機關(guān) 6 篇幅不同 請示一般都比較簡短 報告的內(nèi)容涉及面較為廣泛 篇幅一般較長 7 標(biāo)題寫作不同 一般來講請示的標(biāo)題中不寫報告二字 就是xxx關(guān)于xxxxxx的請示 報告的標(biāo)題中不寫請示二字 就是xx x關(guān)于xxxxxx的報告 8 結(jié)束用語不同 請示的結(jié)尾一般用 妥否 請批示 或 特此請示 請予批準(zhǔn) 等形式 請示的結(jié)束用語必須明確表明需要上級機關(guān)回復(fù)的迫切要求 報告的結(jié)尾多用 特此報告 等形式 一般不寫需要上級必須予以答復(fù)的詞語 9 處