第6章 面談技能.ppt

第二篇個人溝通技能 第六章面談技能面談的含義 特征及種類面談計劃的制定面談的過程如何有效實施面談常見的面談類型及其技巧專題 應聘者的準備和技巧 案例導入李林的被錄用 李林在愛聲公司擔任培訓師已經(jīng)十余年了 她當年找工作時 愛聲公司才有兩年的歷史 規(guī)模也不如現(xiàn)在 當時愛聲公司給她的反饋是 雖然我們眼下不打算招聘培訓師 但你還是可以馬上把簡歷寄過來 因為我們總是在挖掘人才 翌日 在愛聲劉總的辦公室 秘書拿來了李林的簡歷 并說 我告訴她和您面談的話得預約 可她執(zhí)意要見您 劉總掃了幾眼簡歷 發(fā)現(xiàn)還不錯 但沒什么過人之處 他感覺她有點咄咄逼人 但出于禮貌 他還是接見了李林 就在他見到她的一瞬間 他發(fā)現(xiàn)女孩本人比她的簡歷更能打動人 她的從容淡定 明亮的嗓音 充滿朝氣的舉止 優(yōu)雅的姿態(tài)和真誠的笑容 無一不在流露出自信 體現(xiàn)出才能 就在見面握手的那30秒鐘 李林已經(jīng)斷定她將被錄用 案例討論羅蕓的難題 羅蕓在匯麗食品公司擔任地區(qū)經(jīng)理快一年了 此前 她獲得了一名牌大學的MBA學位 又在公司本部科室干過四年多的職能管理工作 她分管10家供應站 每站有主任一名 負責向一定范圍內(nèi)的客戶銷售和服務 匯麗公司主要向成批訂購盒裝中 西餐的單位提供所需食品 羅蕓手下的10名主任中資歷最老的是陳萬龍 他只念過一年大專 進入?yún)R麗公司從廚房班長干起 直到三年前當上了主任 老陳很善于和部下搞好關(guān)系 他的客戶都是鐵桿 他招來的部下經(jīng)過他的指導培養(yǎng) 有好幾位已經(jīng)當上了其他地區(qū)的經(jīng)理了 不過他的不良飲食習慣給他帶來了嚴重的健康問題 心血管加膽囊結(jié)石 一年中請了三個月的病假 他還太愛表現(xiàn)自己 愛向羅蕓表功 電話特多 由于營業(yè)的擴展 已盛傳要給羅蕓添一副手 老陳的自我感覺良好 覺得副經(jīng)理的職位非他莫屬 案例討論羅蕓的難題 老陳知道羅蕓討厭他事無巨細 老打電話表功 但他為自己學歷不高而成績斐然而自豪 羅蕓覺得要讓老陳來當她的副手真叫她受不了 因兩人的管理風格太過懸殊 年終的績效評估到了 公正地講 老陳這一年的工作干得還是不錯的 匯麗的年度績效評估為10分制 10分最優(yōu) 7 9分良好 5 6分合格 3 4分較差 1 2分最差 羅蕓會給老陳評幾分呢 評高了 他就更認為該提升他 評低了 又將如何面對老陳的發(fā)火和抗議 討論 1 如果你是羅蕓 會給老陳打幾分 在面談前應做好哪些準備 2 預計老陳對你給出的評定 會做出哪些反應和做法 3 你又將如何實施這場面談 面談的含義 特征及種類 面談的含義面談是指任何有計劃的和受控制的 在兩個人 或多個人 之間進行的 參與者中至少有一人是有目的的 并且在進行過程中互為聽和說的談話 除了非正式談話 面談也許是最經(jīng)常發(fā)生的交流方式 面談既可以是溝通者和溝通對象之間一對一進行的 也可以以一對多的口頭溝通形式進行 面談的含義 特征及種類 面談的特征目的性 參與面談的一方或雙方有明確的目的 計劃性 為什么 Why 談什么 What 何處談 Where 何時談 When 與誰談 Who 如何談 How 等都要有預先計劃 控制性 至少有一方處于控制地位 或者由雙方共同控制 雙向性 面談必須是相互的 而不是單向的教訓和批評 即時性 面談一般要求溝通雙方即時對溝通信息做出反應 反應速度快 面談的含義 特征及種類 加深理解面談的五大特征 首先要把面談與閑聊 打招呼 談話區(qū)分開來 其次面談要制訂計劃和策略 同樣具有受眾策略分析 溝通者策略分析 信息的組織策略分析 媒體策略和信息反饋策略分析等環(huán)節(jié) 在信息組織和表達方面 與筆頭溝通相比 更有技巧性 在日常溝通中 口頭溝通的可能性和發(fā)生頻率要比筆頭溝通要大得多 如何把自己培養(yǎng)成為成功的面談者 在一定程度上決定了你的職業(yè)成功 面談的含義 特征及種類 面談的種類組織中最常見的幾種面談類型 信息收集面談雇用選聘面談績效評估面談 告知 說服型面談 告知 傾聽型面談 問題解決型面談 混合型面談 面談計劃的制定 確立面談目的 設計問題以鼓勵信息共享 安排面談信息結(jié)構(gòu) 安排環(huán)境以增進關(guān)系 預期對方問題并準備作答 實施面談 面談計劃步驟 面談計劃的制定 確立面談目的面談的四個基本目的 信息的傳播 如教師與學生的面談 新聞記者與采訪對象的面談 尋求信念或行為的改變 如產(chǎn)品推銷 訓導 勸告 績效評估 解決問題和對策 如招聘面談 績效評估 看病 勸告 申訴等 探求和發(fā)現(xiàn)新信息 如學術(shù)團體 社會團體對個案的調(diào)查 市場調(diào)查 民意測驗 學術(shù)討論和記者調(diào)查等 面談計劃的制定 設計面談問題可以采用兩種類型的問題 開放性問題 可以引出一般性的信息 談話過程無拘無束 允許被訪者自由談論 有利于發(fā)展雙方關(guān)系 但可能會不著要點 耗時 難以控制進程 封閉性問題 有助于引出你需要的特定信息 節(jié)省時間和精力 能維持 控制面談的形勢 鼓勵被訪者完整描述一特定事件 鼓勵靦腆的人說話 避免被訪者泛泛而談 但限定了被訪者可能給出的回答 適合時間有限 想要弄清開放式問題的某一點信息的面談 面談計劃的制定 安排面談結(jié)構(gòu)常見的兩種提問順序 漏斗型順序 從一般到特殊 適用情況 試圖發(fā)現(xiàn)被訪者的總體看法 避免誘導被訪者 想竭盡所能去探求問題 被訪者愿意討論這個問題 倒漏斗型順序 從特殊到一般 適用情況 想在總體反應之前了解特定事實 想鼓勵一個不愿開口的被訪者 想喚起被訪者的記憶 面談計劃的制定 安排面談環(huán)境創(chuàng)造正式的氛圍場所 辦公室 會議室非正式的輕松氛圍場所 餐廳 咖啡廳 休息室辦公室的 壓力區(qū)域 和 半社會化區(qū)域 面談環(huán)境的選擇取決于面談的目標 在所有可能的情況下 應當努力在一種有助于實現(xiàn)你所尋求的交流的環(huán)境中進行面談 面談計劃的制定 預期問題并準備作答為什么 Why 1 面談的主要類型是什么 2 究竟希望實現(xiàn)什么 3 你尋求傳遞什么類型信息 4 該面談尋求信念和行為的轉(zhuǎn)變嗎 5 要解決問題的性質(zhì)是什么 與誰面談 Who 1 他們最可能的反應 弱點是什么 2 他們有能力進行你所需要的討論嗎 何時何地 1 面談在何地進行 它可能被打斷嗎 When Where 2 在一天的什么時間進行 3 面談前可能發(fā)生什么 你處于何位置談什么 What 確定需要包括的主題和提問 被問問題類型怎樣談 How 1 如何實現(xiàn)目標 應如何表現(xiàn) 2 直接切入主題 漏斗型還是倒漏斗型 面談的過程 面談的準備安排時間 地點 布置環(huán)境 明確目的和收集信息 提前通知相關(guān)人員 包括面談者 受試者 了解受試者的相關(guān)情況及背景資料 提前準備面談的問題 并確定開場白 提問方式等 面談的實施建立融洽關(guān)系 開場白 提問和回應 結(jié)束語 面談的結(jié)束對面談記錄進行整理和補錄 撰寫面談報告 總結(jié)面談得失 如何有效實施面談 實施面談的階段面談實施包括引子 主體和結(jié)論三個階段 階段一 引子 建立和維持一種支持性交流的氛圍面談應當是一種建設性的相互影響 參與者感覺能自由準確地交流 建設性的氣氛并不是只靠語言行為來維持 有分析的傾聽對維持面談的氣氛也很重要 問候應當努力傳遞一種盡可能好的印象 之后 你需要鼓勵被訪者樂意參與面談 引子部分應當包含對整個面談的定位 面談的目的 怎樣有助于達到目的 怎樣利用面談獲得的信息 引子部分結(jié)束時應當以一個過渡進入面談的主體部分 如何有效實施面談 實施面談的階段階段二 面談主體一般地 面談主體要服從的三種類型的面談指南有 結(jié)構(gòu)化的 照讀指南上的問題并記錄被訪者的回答 半結(jié)構(gòu)化的 每個話題下列舉幾個推薦問題 針對不同的被訪者選擇最合適的問題 非結(jié)構(gòu)化的 把指南僅僅當做進程使用 鼓勵完整的回答 根據(jù)被訪者的最初反應使用深究性問題 如何有效實施面談 實施面談的階段階段二 面談主體深究的類型 詳細的深究澄清式深究反射式深究重復式深究 如何有效實施面談 實施面談的階段階段三 得出結(jié)論 結(jié)束面談 首先 要明確表示面談即將結(jié)束 其次 試著總結(jié)一下你得到的信息 以檢查準確性 第三 讓被訪者知道下一次將干什么 是否需要再一次會面 需要寫一個報告嗎 最后 通過對被訪者抽出時間仔細回答問題表示謝意 確保能繼續(xù)而建立良好的關(guān)系 常見的面談類型及其技巧 信息收集面談計劃步驟決定總體目的 安排日程 形成問題 構(gòu)建面談結(jié)構(gòu) 安排環(huán)境 預期可能的問題 常見的面談類型及其技巧 信息收集面談選擇被訪者誰能給你需要的信息 誰愿意給你這個信息 一般地 漏斗型順序在此類面談中起到很好的作用 它能馬上引出總體信息和被訪者對該主題的感受 然而 當你準備就某一話題會見許多人 或者評價他們的回答是否一致時 選擇倒漏斗型順序也許更好 常見的面談類型及其技巧 雇用選聘面談面談目的評價求職者是否適合進入本組織 評價求職者是否具有從事該項工作的合適技能 向被訪者宣傳自己的組織 常見的面談類型及其技巧 雇用選聘面談常涉及的四個一般性話題以前的工作經(jīng)歷 教育和培訓的背景 面談對象的個性特征 面談對象參加過的相關(guān)活動以及對方的興趣 常見的面談類型及其技巧 績效評估面談面談準備書面材料的準備 面談結(jié)構(gòu)的準備 常見的面談類型及其技巧 績效評估面談面談常涉及的話題工作知識 工作業(yè)績 工作目標 職業(yè)目標和機遇 人際技能 常見的面談類型及其技巧 績效評估面談面談方式的選擇告知 說服型 年輕員工 認同組織 不愿發(fā)表 告知 傾聽型 希望參加 地位接近 高學歷 問題解決型 伙伴關(guān)系 混合型 評價工作 為下屬的事業(yè)發(fā)展提供建議 專題 應聘者的準備和技巧 面試官反感的幾種求職者目的不明者 夸夸其談者 糾纏不清者 反客為主型 倚仗人勢者 保姆 陪護型 專題 應聘者的準備和技巧 準備工作準備一份好的簡歷要 簡 要突出 經(jīng)歷 要突出應聘 職位 收集相關(guān)資料畢業(yè)證書 學位證書 專業(yè)資格證書 獲獎證書 身份證 推薦信等 招聘單位及面試官的資料 其他準備工作 溫習 求職簡歷 準備開場白等語言 準備服裝 專題 應聘者的準備和技巧 面試中的技巧語言技巧 說話要簡明扼要 表達要突出個性 態(tài)度要真誠樸實 稱呼要得當 語氣要得體 不要過分使用語氣詞 口頭語 專題 應聘者的準備和技巧 面