會務(wù)接待手冊說明.doc

會務(wù)接待手冊2015年5月目錄一、 手冊說明3二、 有關(guān)會議的說明3三、 會議程序5會前工作（按順序）. .5 議題及參會人員范圍的確定.5 會議場所的選定.5 會議通知的起草.5 申報會議預(yù)算.5 人員確認.5 設(shè)備準(zhǔn)備（常用，根據(jù)不同會議及實際情況進行調(diào)整）.5 預(yù)定.6 車輛安排.6 起草會務(wù)組工作安排表.6 會務(wù)宣傳品的制作.6 食品的采買.6 指導(dǎo)服務(wù)員的工作.6會中工作（按順序）.7 會議室保障.7 匯報人員的保障.7 用餐的保障.7 住宿的保障.8會后工作（按順序）.8 離會車輛安排.8 退房.8 設(shè)備整理.8 結(jié)賬.8 設(shè)備歸還.8 費用報銷.8 會務(wù)總結(jié).8四、 注意事項8附件： 附件一：會議通知樣式.10 附件二：會務(wù)通知樣式.11 附件三：會議預(yù)算/結(jié)算清單樣式.14 附件四：會務(wù)分工明細表.15附件五：會議簽到表.17一、 手冊說明會務(wù)接待手冊內(nèi)容主要包含組織一次會議中所應(yīng)做好的各項工作（會前、會中、會后）及注意事項，以便于會務(wù)人員掌握會議服務(wù)的各項流程，更好地為會議做好服務(wù)保障工作。二、 有關(guān)會議的說明1. 適用范圍：本手冊所指會議是指公司或部門牽頭組織的各類會議。2. 會議通知應(yīng)包括以下幾項內(nèi)容：3. 會議目的：明確說明舉行此次會議要達到的效果；4. 會議時間：應(yīng)包括會議的開始時間和結(jié)束時間；5. 會議地點：會議地點應(yīng)明確標(biāo)出，如果會議地點在公司外部，與會人員并不熟悉，會議通知中應(yīng)附上會議地點示意圖；6. 會議議程：根據(jù)會議內(nèi)容不同，可分為匯報、通報、研討等內(nèi)容。每項會議議程應(yīng)列出本項議程的匯報人、參會人員、列席人員和主持人的名單。組織會議人員在確定與會人員時，應(yīng)在明確會議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會，努力做到既不因某人的缺席影響會議效果，也不影響與本次會議關(guān)系不大的人員的正常工作。同時又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機會。7. 會議注意事項：（1） 著裝要求：應(yīng)以衣著整潔、大方得體為主要原則，必須佩帶工作牌。如有正裝的著裝要求需要明確指出。（2） 會議要求：會議組織者根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容確定會議內(nèi)容是要錄像、攝像。盡量保留第一手資料，并作為公司發(fā)展史的一部分存檔。會議如需保密，應(yīng)做好保密工作。（3） 對請假的要求：明確參會人員因特殊原因無法參會需要向會議會議會務(wù)組指定人請假，待準(zhǔn)假后方可請假。會議組織者不得請假。（4） 交通、食宿：如果會議需要安排組織與會人員的交通和食宿，應(yīng)確定住宿人員名單，落實人員達到報道時間，做好車輛接送安排與食宿安排登記。流程圖： 人員時序會議組織部門會務(wù)組相關(guān)部門備注會前YN審批確定會議議題、目的、內(nèi)容、時間、參會人員范圍開始食品采買場所布置與熟悉修改起草會議通知發(fā)布人員確認、會議預(yù)算會議準(zhǔn)備起草會務(wù)通知會議議程制作選址及確定反饋接收咨詢酒店會議室及客房信息等。1.預(yù)定會議室、用餐、會議設(shè)備。2.與會人員接送的車輛安排。3.了解會議地點周邊餐飲娛樂信息。4.如有住宿需求，應(yīng)預(yù)定客房。會中會間服務(wù)會議期間會議室、與會人員、用餐、娛樂、住宿的保障工作。會后結(jié)束會務(wù)總結(jié)費用報銷設(shè)備歸還設(shè)備整理1.費用結(jié)算。2.人員離開車輛安排。3.退房手續(xù)辦理。三、 會議程序*會前工作（按順序）1. 議題及參會人員范圍的確定2. 會議場所的選定：會前至少十個工作日確定好會議地點，并詳細了解場地的具體費用標(biāo)準(zhǔn)。要求外部環(huán)境整潔幽雅、治安好、內(nèi)部設(shè)備齊全；（1） 會議室的布局合理，燈光、音響、空調(diào)、投影儀等設(shè)備齊全。（2） 住宿（套間、單人間、標(biāo)間）、餐飲等齊備。說明：對符合上述條件的場所應(yīng)先初選2-3個地點進行綜合比較，提交會議組織部門確定后作后續(xù)工作。3. 會議通知的起草：（1） 應(yīng)在會前一周確定本次會議的議程，其中包括會議的具體時間、主要內(nèi)容及安排、議題匯報人、參會人員及列席人員等事項。（2） 結(jié)合會議議程起草會議通知，其中應(yīng)注明會議的時間、地點、主持人、議程、會議的注意事項（包括著裝要求、內(nèi)容保密要求、會議文件的要求、請假的要求、會議的紀(jì)律等）及路線圖，并在會前十天發(fā)出。（3） 會議所需文件、資料、講話的準(zhǔn)備、起草、審批、打印。4. 申報會議預(yù)算：根據(jù)會議的長短及對參會人員情況的確認，作如下費用明細。會議室費用、住宿費用、餐飲費用、娛樂費用、水果食品費、交通費、相關(guān)費用、機動費用等。會議預(yù)算要求在會前四天完成，經(jīng)會議組織部門審閱后，報公司總經(jīng)理審批。5. 人員確認：結(jié)合會議通知中所注明的參會人員名單，與其確認住宿、交通（往返）情況。6. 設(shè)備準(zhǔn)備（常用設(shè)備，根據(jù)不同會議及實際情況進行調(diào)整）設(shè)備明細數(shù)量設(shè)備明細數(shù)量設(shè)備明細數(shù)量投影儀1臺U盤1個文件夾若干投影幕布1臺激光筆2個桌牌若干筆記本電腦1臺錄音筆1個訂書器、訂書釘1個長線接線板至少2個筆記本、筆若干打印、復(fù)印一體機1個白板（筆、攃）至少1套話筒1個其他物品若干7. 預(yù)定：根據(jù)征詢結(jié)果進行預(yù)定。其中要求確定的有：會議室、房間、餐飲、娛樂。8. 車輛安排：根據(jù)會議議程確定車輛的安排。要求明確到達方式（飛機、火車、汽車）、到達時間、地點、路線，并將安排情況通知會務(wù)車輛調(diào)度人。9. 會務(wù)通知起草：在所發(fā)會議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合以確定的參會及預(yù)訂情況，起草會議的會務(wù)通知，要求所有安排詳細并確定。（1） 應(yīng)包括會議時間、地點、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動安排、會務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會議注意事項及會址路線圖注。（2） 會務(wù)通知要求在會前四天前完成，三天前發(fā)給參會人員。10. 起草會務(wù)組工作安排表：在所發(fā)會務(wù)通知的基礎(chǔ)上，按會務(wù)流程分析會務(wù)工作，要求盡量詳細并將任務(wù)落實到人。11. 會務(wù)宣傳品的制作：根據(jù)會議名稱制作相應(yīng)的簽到背景板、歡迎條幅、會議條幅、溫馨提示卡等，并根據(jù)會議議程需要，制作相應(yīng)的宣傳品。12. 食品的采買：根據(jù)會議的長短，采購相應(yīng)的水果（水果應(yīng)盡量選擇應(yīng)季、便于剝皮的水果，水果旁擺放干、濕紙巾及溫馨提示卡等）、干果及小點心，參考明細如下：客房、會議室水果茶歇水果點心香蕉、蘋果、梨、橘子、草莓、青棗、葡萄、櫻桃等西瓜、火龍果、哈密瓜、柑橘、桃子等咖啡、牛奶、小面包、餅干、巧克力、薩其馬等13. 會務(wù)指導(dǎo)服務(wù)人員的工作：（1） 確定每次會議須有2-3名會務(wù)人員。（2） 通知服務(wù)員每15分鐘續(xù)茶。（3） 事先與酒店人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時到位。（4） 在抵達酒店后將會議所用水果及點心交由服務(wù)人員清洗，并在會前30分鐘擺放完畢（需覆保鮮膜，臨近會前取下）（5） 擺放指路導(dǎo)示牌，指明會議室及會務(wù)組的地點。會務(wù)人員需在會前30分鐘布置好簽到臺，做好會議簽到準(zhǔn)備。（6） 所有會議所需用品必須在會前2小時運送到場。會議室所需物品（投影儀、幕布、白板、激光筆）需在會前30分鐘擺放并調(diào)試完畢。（7） 會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前30分鐘準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。（8） 會議室內(nèi)的茶水需在會前10分鐘開始沖泡。（9） 通知匯報人員于會前5分鐘就坐并貯備好匯報資料。*會中工作（按順序）1. 會議室的保障：（1） 會議室全程要有一名會務(wù)人員留在會議室，保障會議的服務(wù)工作。（2） 每次匯報開始時，要隨時關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。（3） 協(xié)助匯報人員做好包PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。（4） 在會議休息期間，要協(xié)助下一個匯報人員進行調(diào)試及資料的收發(fā)。（5） 及時了解會議的進展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整。2. 參會人員的保障：（1） 落實參會人員及時到會，了解參會人員資料的準(zhǔn)備情況，并協(xié)助做好準(zhǔn)備工作（如筆記本、資料準(zhǔn)備等）（2） 落實參會人員的用餐情況。（3） 落實參會人員的返回情況。3. 用餐的保障：（1） 要結(jié)合會議的進程和人數(shù)，通知餐廳飯餐的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時間。（2） 要求涼菜在正餐開始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開始時上桌，盡量減少等待時間。（3） 如果下午有會議議程，午餐應(yīng)安排為工作餐。（4） 午餐時間原則上不能晚于12:30開餐。4. 住宿的保障：（1） 提前與酒店溝通房間及房卡的去用程序，盡量先取得房卡。在需要住宿的人員抵達酒店時，要及時做好簽到。手機身份證并提供相應(yīng)的房卡。待酒店將身份證登記后再予以退還住宿人。（2） 在當(dāng)晚要與總臺確定設(shè)定好第二天早上及中午的叫醒服務(wù)。（3） 會議期間落實住宿人的時間安排，確定退房時間。做好與酒店的房卡交還。*會后工作（按順序）1. 離會車輛安排：全部會議結(jié)束后，做好參會人數(shù)返程車輛安排工作。確定尚需要住宿人員名單及客房號碼，做好用餐及退房安排。2. 退房：在會議最后一天的中午12:00之前，將所有住宿房間的房卡收齊后，辦理退房手續(xù)，并向酒店索要住宿清單。3. 設(shè)備整理：在送走所有參會人員后，進行設(shè)備的收拾和整理工作。4. 結(jié)賬：在確認所有會議項目均已結(jié)束后，結(jié)賬并開具發(fā)票。5. 設(shè)備歸還：返回公司后，歸還所有所借設(shè)備。6. 費用報銷：在會后一周內(nèi)進行費用報銷，并附此次會議的費用決算表。7. 會務(wù)總結(jié)：會后盡快進行會務(wù)總結(jié)工作。四、 注意事項1. 會務(wù)人員要做好會議保障工作并攜帶公司通訊錄方便聯(lián)系。2. 全程會議至少保證有1輛會議用車。3. 會議所需儀器應(yīng)在出發(fā)前進行檢測與調(diào)試。4. 會務(wù)人員要攜帶至少5份會務(wù)通知，以備查詢。5. 對于涉及機密的受控文件，要指定專人做資料的發(fā)放工作。6. 會議期間如發(fā)生緊急情況，會務(wù)人員要沉著冷靜，及時檢查可能導(dǎo)致的原因并盡快解決。附件：附件一：會議通知 樣式 附件二：會務(wù)通知 樣式 附件三：會議期間 公司領(lǐng)導(dǎo)行程安排 附件四：會議預(yù)算 /結(jié)算清單樣式 附件五：會務(wù)分工 明細表 附件六：會議簽到 表附件一：會議通知樣式河北本森農(nóng)業(yè)科技有限公司XXXXXX會議通知一、會議地點： ；二、會議時間： ；三、會議主題： ；四、參會人員名單： ；五、會議議程安排：時間安排議程安排發(fā)言人時長與會地點備注日期07:0008:15叫醒服務(wù)/自助用餐01:15XX餐廳08:3008:35會議開場00:05XXX會議室08:3510:20上午會議內(nèi)容01:4510:2010:30茶歇10分鐘00:1010:3012:00商務(wù)會議內(nèi)容01:3012:0013:30午餐/午休01:30XX餐廳14:0015:30下午會議內(nèi)容01:30XXX會議室15:3015:40茶歇10分鐘00:1015:4017:30下午會議內(nèi)容01:5018:0020:00晚餐02:00XX餐廳六、注意事項：1.著裝要求： ；請參會人員按照會議安排準(zhǔn)時出席會議；會議期間，請參會人員將通訊工具關(guān)閉或調(diào)成振動模式；2.匯報人嚴(yán)格控制時間，保證會議議程順利、按時進行；3.對請假的要求： ；（例：原則上不得請假與遲到，如因時間無法配合需請假的人員應(yīng)事先向總經(jīng)理說明情況，請假批準(zhǔn)后并告知會務(wù)組。）七、會務(wù)成員及聯(lián)系方式：本次會議相關(guān)的接待、住宿等會務(wù)事宜請于會務(wù)組聯(lián)系；會務(wù)組成員及聯(lián)系方式： ；附件二：會務(wù)通知樣式河北本森農(nóng)業(yè)科技有限公司XXXXXX會議會務(wù)通知目 錄目 錄.會議須知.日程安排.參會人員名單.友情提醒.會務(wù)組成員及聯(lián)系方式會務(wù)聯(lián)系人聯(lián)系電話會議須知尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)：歡迎您參加本次 會議，為開好本次會議，請您參考以下幾點說明：1.本次會議安排在 ，會議地址： ，酒店總機： ；2.請參會人員按照會議安排準(zhǔn)時出席會議；會議期間，請參會人員將通訊工具關(guān)閉或調(diào)成振動模式；3.會議內(nèi)容涉及企業(yè)商業(yè)秘密，請務(wù)必注意保存好會議材料；4.會議期間，請注意安全，并妥善保管好財物；5.會務(wù)中心為客房每天配送 ；客房均已設(shè)置叫醒服務(wù)，時間定為：上午XX:XX；中午：XX:XX；6.會務(wù)中心設(shè)在 房，酒店內(nèi)線直撥 ；備有 （碗面、咖啡、茶葉、藥品等），如有需要請致電會務(wù)中心領(lǐng)用；7.其余未盡事宜，請致電會務(wù)中心安排解決。祝您會議期間工作、生活愉快！友情提醒1. 酒店位置及地圖：酒店名稱： （地址： ；酒店總機： ）（酒店地圖）起始地點名稱/位置據(jù)酒店公里數(shù)出租車車程機場XXX機場XX公里約XX分鐘車程火車站XXX火車站XX公里約XX分鐘車程市中心XXX廣場XX公里約XX分鐘車程2. 天氣預(yù)報：未來六天天氣預(yù)報（由中央氣象局XXXX年XX月XX日發(fā)布）：（天氣預(yù)報）提示：1） 帶齊證件出行，并注意路途安全；2） 并請準(zhǔn)備部分個人藥品，如遇雨水較多，注意準(zhǔn)備雨具出行。附件三：會議預(yù)算/結(jié)算清單樣式XXXXXXXXX會議費用預(yù)算/結(jié)算清單序號項目/事宜數(shù)量單位單價金額備注一、住宿、房務(wù)數(shù)量天數(shù)0.001套房2單人間3標(biāo)間二、餐飲0.001午餐桌0.002午餐酒水項0.003晚餐桌0.004晚餐酒水項0.005夜宵項0.00三、會議室場次1XXX號會議室0.002XXX號會議室0.00四、會務(wù)其他1會務(wù)水果（客房）間0.002會務(wù)水果（會場）人0.003會務(wù)交通費（派車、會務(wù)組交通費）項0.004宣傳物品（條幅、簽到臺、展架、指示牌等）項0.005會務(wù)機動費用項0.00五、禮品/獎品1個0.002個0.003個0.00六、往返交通費（預(yù)估）1人0.002人0.003人0.004人0.005人0.006人0.007人0.00七、合計預(yù)算費用附件四：會務(wù)分工明細表河北本森農(nóng)業(yè)科技有限公司XXXXXX會務(wù)分工明細表會議設(shè)總協(xié)調(diào)人：XXX，聯(lián)系電話：XXX-XXXX-XXXX；每個項目設(shè)負責(zé)人，分配任務(wù)落實到執(zhí)行人，最終信息匯總至?xí)h總協(xié)調(diào)人；以下表格中未盡事宜根據(jù)實際情況予以補充。時間事項說明執(zhí)行人備注負責(zé)人及配合部門一、前期準(zhǔn)備：（人員落實、酒店預(yù)訂、水果準(zhǔn)備、物品準(zhǔn)備、入住確認等）負責(zé)人：XXX；配合部門：XXX參會人員落實（姓名、職位、性別、報道時間、回程方式等）入住酒店客房、會議室及設(shè)備的預(yù)定到達人員接待晚餐預(yù)定，菜單確認，酒水確認會議通知函件的準(zhǔn)備及發(fā)送會議會務(wù)通知函件的準(zhǔn)備及發(fā)送會議材料的編制、講師安排會議現(xiàn)場布置會議茶歇、客房及會場水果準(zhǔn)備報道接待處的準(zhǔn)備（接待位置、背景、簽到表）會議禮品，禮品的購買及簽收集體照的安排會議地點人文、娛樂、特產(chǎn)信息的書籍會議用品的領(lǐng)用或借出用車車輛的安排二、人員報道（人員接站、報道登記、客房安排、用餐安排等）負責(zé)人：XXX；酒店：XXX；會場：XXX；