基于內部控制下的合同管理與風險防范.doc

BatchDoc Word文檔批量處理工具基于內部控制下的合同管理與風險防范一、內控指引要求依據(jù)企業(yè)內部控制應用指引第16號合同管理要求，企業(yè)應當對企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議即合同進行管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執(zhí)行等環(huán)節(jié)的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，采取相應控制措施，促進合同有效履行，切實維護企業(yè)的合法權益。在實際工作中，對于合同管理內部控制體系的建設，按照實際業(yè)務開展的邏輯順序，可大致分為五大階段并細化至十五項工作。具體如下：企業(yè)內部控制應用指引第 16 號合同管理文件對合同管理的總體要求：建立分級授權管理制度實行統(tǒng)一歸口管理明確職責分工健全考核與責任追究制度階段一合同準備管理1.合同策劃立項管理2.合同對象調查管理3.合同對象選擇管理重要風險點：合同的策劃、調查，初步確定商業(yè)對象、要約，談判及擬定合同文本階段二合同簽署管理4.合同談判管理5.合同文本管理6.合同審查管理7.合同簽署管理重要風險點：法律意見征求，按照權限進行審核、會簽，簽署合同文本階段三合同履行管理8.合同執(zhí)行管理9.合同變更/轉讓/解除管理10.合同結算管理重要風險點：合同的履行，執(zhí)行跟蹤監(jiān)督，變更或終止合同階段四合同糾紛管理11.處理時效管理12.處理方案選擇管理13.處理方案執(zhí)行管理重要風險點：糾紛的處理階段五合同履行后管理14.合同檔案管理15.合同履行后評估管理重要風險點：對合同履約情況的總體評價，風險防控、歸檔保管由上述可推導出完整的的合同管理一般流程：1、經過合同策劃、調查，初步確定準合同對象。2、談判并擬定合同文本，審核審批和正式簽署合同。3、合同發(fā)送相關部門并履行。4、糾紛處理。5、歸檔保管，對執(zhí)行情況總結評價。流程圖如下：二、目前我司存在的主要問題1、合同歸口管理眾多，在實際運行中，法務部門、業(yè)務部門、相關職能部門之間缺乏有效的溝通機制，無任何部門或個人能掌握合同的總體情況。2、合同樣式多樣化，部分合同文本的條款要素表達不清晰，關鍵表述缺失。3、忽視對合同主體的資格審查，相關調研審查機制執(zhí)行不到位，個別合同簽署前不作調研審查，僅憑他人介紹即作簽約。4、對會簽、授權、履行、監(jiān)控等程序重視不足，存在無授權、輕會簽、實際履行與合同約定不符等情況，相關管理與監(jiān)督制度不健全。5、缺少對年度合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況分析評估，難以發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足并及時采取有效措施。6、對合同管理流程設計存在局限性，部分觀念將企業(yè)內控過多理解為財務內控，或認為內控流程設計增加了運營成本，影響運營效率，對效益改善沒有太多幫助。7、合同的歸檔保管登記信息不全，無法對已簽署合同的概要信息進行掌握和對比。三、合同管理的內部控制(一)基礎控制1、建立分級授權管理制度將公司“分層治理”原則與內控指引要求相結合，根據(jù)合同事項性質、組織機構設置和管理層安排，明確TIH與各子公司、各子公司內部的合同管理分級授權制度。對目前已歸屬TIH管控的重大投資類、融資類、擔保類、各類產權類合同，需細化現(xiàn)有管控流程。對歸屬各子公司的合同管理，應建立明確的授權和管理流程，歸口管理部門履行對合同訂立、履行情況的監(jiān)督檢查。2、明確歸口管理部門和職責分工目前公司合同管理歸口部門是由各類合同所負責部門負責管理，既無法在短時內獲取最全面的合同信息，也沒有統(tǒng)管部門來履行對各個負責部門合同管理工作的監(jiān)督。那么，各個單元應指定一個職能部門作為統(tǒng)管部門，對合同管理進行統(tǒng)一的規(guī)范管理工作指導，收集和整理所在單元所有合同登記信息以便復核備查；原有各個負責部門仍負責各自所負責類別合同的調查、談判、訂立、履行和終結責任，以及合同正文的歸檔保管、履行情況的總結評價。財務部側重履行對合同的財務監(jiān)督職責。3、健全考核與責任追究制度對已完成的合同、簽署的年度合同進行評估，在合同訂立、履行過程中出現(xiàn)的違法違規(guī)行為、非客觀原因造成的經濟損失追究單元或人員責任。(二)合同準備管理控制包括對合同策劃立項的審查、對合同主體的調查評估、對合同對象的選定。該環(huán)節(jié)的主要風險是： 合同策劃立項標的與企業(yè)戰(zhàn)略目標或業(yè)務目標不一致。 故意規(guī)避合同管理的相關規(guī)定，如將需要招標管理或不在本層級審批權限內的重大合同拆分成標的金額較小的若干不重要的合同。 忽視對合同主體資格的審查，導致確定不具有相應民事權利能力、民事行為能力、特定資質、代理權、越權代理的對象作為合同主體。 錯誤判斷合同主體的信用狀況，對其履約能力作出不當評價，導致將信用狀況較差、不具備履約能力的對象確定為合同主體，或將信用狀況較好、具有履約能力的對象排除在合同主體之外。主要管控措施： 審核合同策劃立項標的與企業(yè)戰(zhàn)略目標或業(yè)務目標的一致性。 在合同管理制度中明確規(guī)定不得將需要招標管理的重大合同拆分為不重大的合同，并建立相應的責任追究制度。 審查合同主體對象的身份證件、法人登記證書、資質證明、授權委托書等證明原件，必要時通過發(fā)證機關查詢證書的真實性和合法性，關注授權代理人的行為是否在其被授權范圍內，在充分收集相關證據(jù)的基礎上評價主體資格是否恰當。 取得合同主體對象經審計的財務報告、以往交易記錄等財務和非財務信息，分析其獲利能力、償債能力和營運能力，評估其財務風險和信用狀況，并在合同履行過程中持續(xù)關注其資信變化，建立和及時更新合同主體對象的商業(yè)信用檔案。 對合同主體對象進行現(xiàn)場調查，實地了解和全面評估其生產能力、技術水平、產品類別和質量等生產經營情況，分析其合同履約能力。 與合同主體對象的主要供應商、客戶、開戶銀行、主管稅務機關、工商管理部門等溝通，了解其生產經營、商業(yè)信譽、履約能力等情況。 實行合同主體對象確定的對比、評價、決策制度，并建立責任追究機制。(三)合同簽署管理控制包括簽約前的談判、文本條款的確定和審核、合同會簽流程。1、合同談判該環(huán)節(jié)的主要風險是： 忽略合同重大問題或在重大問題上做出不當讓步，導致企業(yè)權益受損，如合同標的、產品和服務的數(shù)量、產品或服務的質量或技術標準、價款或酬金的確定方式與支付方式、履約期限和地點及方式、違約責任的主要類型及其承擔方式、爭議的解決方法和地點等涉及合同內容和條款的核心部分和關鍵細節(jié)。 談判經驗不足，缺乏技術、法律和財務知識的支撐，導致企業(yè)利益損失。 泄露本企業(yè)談判策略，導致企業(yè)在談判中處于不利地位。 對可能存在的不符合國家產業(yè)政策和法律法規(guī)要求事項的忽略。主要管控措施： 組建素質結構合理的談判團隊，除經驗豐富的業(yè)務人員外，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術或法律關系復雜的合同，還應當有技術、財會、審計、法律等職能具有豐富談判經驗的人員參與，必要時還應當聘請外部專家參與合同的相關工作，但需要注意了解外部專家的專業(yè)資質、勝任能力和職業(yè)道德情況。 談判前收集談判對手資料，熟悉談判對手情況，做到知己知彼；研究國家相關法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產業(yè)政策、同類產品或服務價格等與談判內容相關的信息，充分發(fā)揮團隊的智慧，正確制定本企業(yè)談判策略。 關注合同核心內容、條款和關鍵細節(jié)，明確雙方的權利義務和責任，如合同標的的數(shù)量、質量或技術標準，合同價格的確定方式與支付方式，履約期限和方式，違約責任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等。 在談判過程中，談判團隊及時總結談判過程中的得失，研究確定下一步的談判策略。 在整個過程中，強調并做好保密工作，嚴格責任追究制度。 對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責任追究的依據(jù)。2、合同文本擬定該環(huán)節(jié)的主要風險是： 選擇不恰當?shù)暮贤问?，如應以書面形式簽署的以其他形式代替，應以正式合同簽署的以簡易合同代替?合同與國家法律法規(guī)、行業(yè)產業(yè)政策、企業(yè)總體戰(zhàn)略目標或特定業(yè)務經營目標發(fā)生沖突。 合同內容和條款不合理、不嚴密、不完整、不明確，表述不當或存在重大疏漏和欺詐，可能導致重大誤解或合法利益受損。 有意拆分合同規(guī)避合同管理規(guī)定。 對于合同文本須報經國家有關主管部門審查或備案的，未履行相應程序。主要管控措施： 企業(yè)對外發(fā)生經濟行為，除即時結清方式外，應當訂立書面合同。 嚴格審核合同需求與國家法律法規(guī)、產業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的關系，考察合同是否以生產經營計劃、項目立項書等為依據(jù)，確保協(xié)調一致完成具體業(yè)務經營目標。 合同文本在國家或行業(yè)有示范文本的可優(yōu)先選用，但對涉及權利義務關系的條款應當進行認真審查，并根據(jù)實際情況進行適當修改。法律部門應對業(yè)務部門起草的合同文本進行細致審核，并參與起草重大合同或法律關系復雜的特殊合同。 由簽約對方起草的合同，企業(yè)應當認真審查，確保合同內容準確反映企業(yè)訴求和談判達成的一致意見，特別留意“其他約定事項”等需要補充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時須注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。 通過統(tǒng)一歸口管理和授權審批制度，各個合同審核部門應各司其職，嚴格執(zhí)行合同審核制度，保證合同內容和條款的完整準確，防止通過化整為零等方式故意規(guī)避招標的做法和越權行為。 合同文本須報經國家有關主管部門審查或備案的，應當履行相應程序。3、合同審查該環(huán)節(jié)的主要風險是： 合同審核人員因專業(yè)素質或工作態(tài)度的原因未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的不當內容和條款。 合同審核人員雖然通過審核發(fā)現(xiàn)問題但未提出恰當?shù)男抻喴庖姟?合同起草人員沒有充分考慮合同審核人員提出的改進意見或建議，導致合同中的不當內容和條款未被糾正。主要管控措施： 加強對合同審核人員的培訓工作，提高其專業(yè)素質。 制定合同審核操作指南，劃分合同起草人員和審核人員的責任。 審核人員應當對合同文本的合法性、經濟性、可行性和嚴密性進行重點審核，關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合企業(yè)的經濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。 嚴格執(zhí)行合同會簽制度，對影響重大或法律關系復雜的合同文本，財務、審計、法律、業(yè)務關聯(lián)部門應對條款進行逐一審核。 慎重對待審核意見，對審核意見準確無誤地予以記錄并妥善保存，必要時對合同條款作出修改并再次提交審核。 實施合同審核責任追究制度。4、合同簽署該環(huán)節(jié)的主要風險是： 超越權限簽訂合同及手續(xù)不全導致合同無效。 簽署后的合同被篡改。 合同印章管理不當，為不符合管理程序的合同加蓋合同印章。 合同被送到了不相關的部門，收到合同的相關部門沒有妥善處理合同，或因保管不當導致合同泄密。主要管控措施： 建立分級授權管理制度，嚴格劃分各類合同的簽署權限，嚴禁超越權限簽署合同。 采取措施防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質合同書、使用不可編輯的電子文檔格式等方法對合同內容加以控制，防止對方單方面改動合同文書。 對外正式訂立的合同應當由企業(yè)法定代表人或由其授權的代理人簽名并加蓋有關印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書。 嚴格合同印章管理，確保只為經編號、完成正常審批及簽署流程的合同文本加蓋合同印章。印章用完后及時收回并妥善保管，防止他人濫用。印章的使用記錄登記成冊以備查。發(fā)生印章遺失或被盜，及時上報和采取措施，如報案、登報聲明作廢等。 采取措施防止已簽署的合同被篡改，如在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記、使用紙質合同書、使用不可編輯的電子文檔格式等方法對合同內容加以控制，防止對方單方面改動合同文書等。 實施合同簽收制度和責任追究制度，對泄密等行為嚴加防范。(四)合同履行管理控制包括合同的執(zhí)行、變更/轉讓/解除、結算。1、 合同執(zhí)行該環(huán)節(jié)的主要風險是： 違約風險，如合同其中一方沒有恰當?shù)芈男泻贤屑s定的義務。 合同生效后對條款未明確約定的事項沒有及時協(xié)議補充，導致合同無法正常履行。 在合同履行過程中未能及時發(fā)現(xiàn)已經或可能導致企業(yè)利益受損情況，或未能采取有效措施。主要管控措施： 簽約前認真調查對方的履約能力和商業(yè)信譽等情況，盡量只與具有良好履約能力和商業(yè)信譽的單位簽訂合同。 在合同中明確規(guī)定違約責任，要求對方為履行合同提供相應的擔保措施。 對合同履行過程進行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)對方有違約的可能或違約行為，則采取相應措施將合同損失降到最低。 強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，全面適當執(zhí)行本企業(yè)義務，敦促對方積極執(zhí)行合同，確保合同全面有效履行。 對合同對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)有違約可能或違約行為，應當及時提示風險，并立即采取相應措施將合同損失降到最低。2、合同變更/轉讓/解除該環(huán)節(jié)的主要風險是： 應當變更合同內容或條款但未采取相應的變更行為。 合同變更未經相應的管理程序，導致合同變更行為不當或無效。 合同轉讓未經相應的管理程序，導致合同轉讓行為不當或無效等，如未經原合同當事人和合同受讓人達成一致意見即作合同轉讓。 對未達到終止條件的合同進行終止。 合同終止未經相應的管理程序。主要管控措施： 根據(jù)需要及時補充、變更甚至解除合同，對于合同沒有約定或約定不明確的內容，通過雙方協(xié)商一致對原有合同進行補充；無法達成補充協(xié)議的，按照國家相關法律法規(guī)、合同有關條款或者交易習慣確定。對于顯失公平、條款有誤或存在欺詐行為的合同，以及因政策調整、市場變化等客觀因素已經或可能導致企業(yè)利益受損的合同，按規(guī)定程序及時報告，并經雙方協(xié)商一致，按照規(guī)定權限和程序辦理合同變更或解除事宜。 明確合同變更或轉讓需向相關負責人報告，合同變更或轉讓的內容和條款必須與當事人協(xié)商一致。 變更或轉讓后的合同視同新合同處理，需履行相應的合同管理程序。 明確合同終止的條件以及應當辦理的相關手續(xù)，指定專人對合同終止手續(xù)進行復核。 對方當事人提出中止、轉讓、解除合同造成企業(yè)經濟損失的，應向對方當事人書面提出索賠。3、合同結算管理該環(huán)節(jié)的主要風險是： 未按照合同約定條款、合同規(guī)定期限、金額或方式結算，實際結算時的結算方式與合同不符，對不同期間的款項結算不及時。 疏于管理，未能及時催收到期合同款項；在沒有合同依據(jù)的情況下盲目付款。主要管控措施： 財務部門應當在審核合同條款后辦理結算業(yè)務，按照合同規(guī)定付款，對到期欠款依據(jù)合同約定及時催收。 未按合同條款履約或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權拒絕付款，并及時向上級報告。(五)合同糾紛管理控制包括響應機制、處理方案的選擇和執(zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風險是： 未及時向相關領導報告合同糾紛和擬采取的對策。 未及時采取有效措施防止糾紛的擴大和發(fā)展。 未與對方有效協(xié)商合同糾紛解決辦法，或合同糾紛解決辦法未得到授權批準。 未收集充分的對方違約行為的證據(jù)，導致本企業(yè)在糾紛處置過程中處于舉證不力的地位； 未按照合同約定追究對方的違約責任。 合同糾紛處理不當，導致企業(yè)遭受外部處罰、訴訟失敗，損害企業(yè)利益、信譽和形象等。主要管控措施： 加強合同糾紛管理，明確規(guī)定合同糾紛的處置辦法，明確各類人員在合同糾紛處置中的責任和義務。 合同糾紛處置方案應當經相關管理層的審核批準。 在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，應當依據(jù)國家相關法律法規(guī)，在規(guī)定時效內與對方當事人協(xié)商并按規(guī)定權限和程序及時報告。合同糾紛經協(xié)商一致的，雙方應當簽訂書面協(xié)議；合同糾紛經協(xié)商無法解決的，根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。 糾紛處理過程中，未經授權批準，相關經辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或承諾。(六)合同履行后管理控制包括合同檔案管理和履行后的評估機制。1、合同檔案管理該環(huán)節(jié)的主要風險是： 合同檔案信息登記不全，檔案資料不全。 合同丟失或泄密、濫用。主要管控措施： 充分利用信息化手段，定期對合同進行統(tǒng)計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行和變更、終結等情況，如簽約時間、簽約對方全稱、合約類型、約定結算期間期限、結算方式等。 對合同分類進行統(tǒng)一規(guī)定，建立連續(xù)編號登記模式，定期對合同編號進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)合同遺失和空號情況。 加強合同信息安全保密工作，未經批準，任何人不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家或商業(yè)秘密。 規(guī)范合同管理人員職責，明確合同流轉、借閱和歸還的職責權限和審批程序等有關要求，對合同保管情況實施定期和不定期的檢查。 合同保管人員對已登記的合同信息有保密義務，未經批準不得向任何人泄露合同內容，特別是涉及商業(yè)機密的信息。2、 合同后續(xù)評估該環(huán)節(jié)的主要風險是： 未對合同執(zhí)行情況進行評價。 在合同評價過程中未按照規(guī)定兼顧全面和突出重點。主要管控措施： 建立合同履行情況評估評價制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足應當及時加以改進。 針對合同履行中存在的問題，建立PDCA循環(huán)機制。 建立合同執(zhí)行情況評價的操作指南。四、合同管理常見的內部控制風險1、 未對合同對方資質（營業(yè)執(zhí)照、業(yè)務許可文件）信用進行審查。2、 未按內部流程履行簽約審批手續(xù)。3、 合同先履行后簽約、先簽章后填寫合同內容。4、 合同未載明簽訂日期，印章加蓋不規(guī)范，影響合同效力，或導致有更改簽訂時間、偷換文本等漏洞發(fā)生。5、 合同上載明的