項目管理在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化中的應用實踐.doc

5 / 5 項目管理在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化中的應用實踐 摘要：本文主要闡述了把現(xiàn)代項目管理的思想和工具用于生產(chǎn)企業(yè)組織架構(gòu)優(yōu)化咨詢項目的整個過程，并且在實踐中積極探索，進行了靈活運用，收到了良好的效果。本文對整個咨詢過程進行了系統(tǒng)的總結(jié)與闡述。關(guān)鍵詞：組織架構(gòu) 職位分析 崗位職責 項目團隊西安XX股份有限公司（以下簡稱為XX公司），資產(chǎn)5000萬，員工約80人，位于西安涇河工業(yè)園，主要生產(chǎn)鋰電池極性材料，生產(chǎn)規(guī)模800噸/年。但由于市場的變化和產(chǎn)品質(zhì)量的不穩(wěn)定，產(chǎn)品的市場占有率不高，經(jīng)營狀況不很理想，企業(yè)目前的生產(chǎn)狀況為120-180噸/年。鑒于目前的經(jīng)營狀況，公司領(lǐng)導拓展思路，積極尋找外援，請外部專家對公司進行全面的咨詢診斷。經(jīng)過篩選，中高集團和西安某某公司承接了該咨詢項目，負責對企業(yè)存在的問題進行診斷分析，并提出相應的對策。在該咨詢項目的實施過程中，某某公司咨詢團隊運用了項目管理的思想和工具，使該咨詢項目收到了良好的效果。1調(diào)研考察，明確企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略接到該項目后，某某公司首先組織咨詢專家對XX公司進行了近兩個月的工廠實際了解和考察，明確了企業(yè)存在的主要問題有：1）產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定；2）產(chǎn)量相對低；3）流動資金不足；4）融資困難；5）利潤率低；6）團隊不穩(wěn)定。當前XX公司所有業(yè)務都是圍繞錮酸鋰電池正極材料的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售展開的，雖然目前經(jīng)營出現(xiàn)了比較嚴重的問題，但XX公司全體員工一致認為只要從管理上、團隊建設(shè)上下功夫，實現(xiàn)造就一支精英管理團隊，維持企業(yè)的現(xiàn)有資產(chǎn)，為以后企業(yè)新項目的拓展、新產(chǎn)品的開發(fā)打下了堅實的基礎(chǔ)是不難實現(xiàn)的。為此，通過咨詢專家的啟發(fā)和幫助，公司確定出了兩年內(nèi)兩步走的近期發(fā)展戰(zhàn)略：1）第一階段為整頓、培訓、重組階段。充分利用現(xiàn)有資源，進行資源的重新整合，通過培訓，職能劃分及激勵機制，使西安XX公司扭虧為持平。2）第二階段為鞏固恢復階段鞏固。鞏固第一階段的成果，同時進行新產(chǎn)品、新項目的開發(fā)，建立上下游產(chǎn)業(yè)鏈，減低成本，提高資產(chǎn)利用率，實現(xiàn)盈利，提高企業(yè)的核心競爭力，樹立企業(yè)的品牌形象。2組建咨詢項目團隊有效的項目團隊是項目成功的基礎(chǔ)。咨詢專家與XX公司確定了公司的發(fā)展戰(zhàn)略之后，通過協(xié)商，與其共同組建了咨詢項目團隊，明確各團隊成員的職責。咨詢項目團隊構(gòu)成如圖1所示，該項目團隊在全公司范圍內(nèi)負責咨詢項目的組織、指導、監(jiān)控和實施工作。1） 中高集團全權(quán)托管經(jīng)營西安XX股份有限公司，中高集團總經(jīng)理是本此次咨詢項目的項目經(jīng)理。2） 集團公司（榮華集團）在項目中是資源提供者和監(jiān)督者，是項目的利益相關(guān)方。西安XX股份有限公司是集團下設(shè)的一個子公司。3） XX股份有限公司在項目中是主要的實施者。4） 西安某某公司是專業(yè)的咨詢公司，咨詢專家作為智囊團在項目中是指導者、宣傳者、培訓者、建議者和部分參與者。3組織架構(gòu)優(yōu)化實施過程簡明、實用、科學的組織架構(gòu)、崗位職責是公司發(fā)展和戰(zhàn)略實現(xiàn)的根本保障，只有合理地設(shè)置公司不同發(fā)展階段的組織架構(gòu)和崗位職責，才能有效地支撐未來企業(yè)的良性發(fā)展，才能保證公司各階段戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。為此，項目團隊首先開展實施了組織優(yōu)化項目。3.1核心業(yè)務流程優(yōu)化組織優(yōu)化項目團隊首先通過現(xiàn)場調(diào)查、訪問座談、專家討論、問卷調(diào)查等方法，對錮酸鋰產(chǎn)品從原料采購到市場銷售的所有運作流程進行了優(yōu)化，得到現(xiàn)場工作人員的認可。（鈷酸鋰項目業(yè)務流程優(yōu)化如圖2所示）3.2確定組織部門及職責 部門及職責是組織框架的基礎(chǔ)，也是組織體系的核心，決定了組織構(gòu)成的性質(zhì)，直接關(guān)系到企業(yè)核心成員的利益和權(quán)力分配問題，咨詢團隊作為外來者更能在效率、公平、權(quán)力、利益之間幫助XX做出一個最優(yōu)化的選擇。經(jīng)過優(yōu)化后XX公司組織結(jié)構(gòu)如圖3所示。圖3 XX公司組織結(jié)構(gòu)圖（優(yōu)化后的）為了保證組織優(yōu)化項目的成功，咨詢團隊在該階段重點考慮了如下因素：1）工作分析是對工作一個全面的評價過程，是組織規(guī)劃與設(shè)計的基礎(chǔ)。此階段咨詢團隊主要運用基于流程的工作分析方法，對項目整體運作流程所涉及各項工作的種類和屬性進行分類、分析。設(shè)置基本業(yè)務部門并把各項主要工作職責歸入相應部門，從而保證組織架構(gòu)的調(diào)整是充分支持公司當前業(yè)務需要。2）本次組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整為了保證XX近期發(fā)展戰(zhàn)略對組織架構(gòu)具有可擴展性的需要，在XX公司職能部門設(shè)計上強調(diào)了項目化管理。XX公司近期發(fā)展戰(zhàn)略要求組織架構(gòu)必須有發(fā)現(xiàn)、引進、管理新項目和開發(fā)、引進新產(chǎn)品的功能，經(jīng)過各方論證，咨詢團隊決定為XX公司引入項目管理的思想，增設(shè)了發(fā)展規(guī)劃項目部，負責項目的前期尋找與開發(fā)。并把當前的鈷酸鋰產(chǎn)品的整體運作作為一個項目進行管理，從而為公司的財務部、行政部等服務性部門轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄠€項目的公共服務部門，實現(xiàn)項目管理成本的節(jié)約，提供了組織基礎(chǔ)。3）組織結(jié)構(gòu)調(diào)整可以分階段有步驟的逐步推進，結(jié)合XX實際狀況尋找最優(yōu)化、最靈活而不是最完美的方案。鑒于近階段的公司經(jīng)營狀況，有些業(yè)務的工作量不是太多，個別員工的工作不是太飽滿，人力資源管理成本相對偏大。采取一人多崗，發(fā)揮人力效益，如項目開發(fā)部可以監(jiān)管證劵部的工作。隨著企業(yè)的發(fā)展將逐步健全管理團隊。龐大應收賬款的拖欠是影響公司正常運作的一個關(guān)鍵因素，應收賬款的回收是當前公司的一個重要工作。為了盡快回籠資金，市場部由總經(jīng)理直接管理并增強應收賬款的回收職能，加強市場拓展、市場服務和貨款回收的職能。4) 部門之間權(quán)責明晰、組織體系精簡、高效。原來生產(chǎn)部、品質(zhì)部職能交錯，責任不清，使產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定，技術(shù)部新產(chǎn)品開發(fā)功能太弱，沒有發(fā)揮作用，根據(jù)生產(chǎn)工藝流程和現(xiàn)場管理的要求，咨詢團隊對其職責進行了分拆與合并，重新設(shè)立生產(chǎn)部和質(zhì)管部。生產(chǎn)部負責生產(chǎn)的組織和設(shè)備的管理，質(zhì)管部負責質(zhì)量的控制、檢測、ISO建設(shè)和XX產(chǎn)品的開發(fā)。5）建立精益化的組織架構(gòu)運作體系。組織部門確定之后規(guī)定組織架構(gòu)的運作模式是非常重要的。在此階段咨詢團隊借鑒了日本精義生產(chǎn)的理念，用圖4所示的溝通原理圖對信息溝通的過程進行了分析闡述。從圖中可以看出，發(fā)信者和收信者對于討論對象的理解只有一致了，溝通才是成功的，否則就失敗了，所以發(fā)信者在溝通過程中處于主導地位，他必須反復確定收信者是否真正理解自己的思想，如果收信者沒有理解其責任在于發(fā)信者，而不是收信者。從而得出管理者要對下級的行為結(jié)果負責，管理者要向員工及時提供完成工作的各種信息和資源，而管理者自己遇到資源不足問題時又可以向他的上級要求提供，如此層層上推，公司的經(jīng)營責任最終便落在總經(jīng)理的身上。管理者只是下屬的服務者、資源的提供者和行為的負責者，這樣的組織架構(gòu)體系不僅增強了管理者的工作責任心，也提高了員工的工作積極性和主動性。從機制上保證了所有員工的創(chuàng)造性。此外，咨詢團隊還運用了如：“部門間的決策流程和匯報關(guān)系表”，“責任分配矩陣”等先進的項目管理工具，大大提高了工作效率。3.3 職位分析方案選擇職位分析對于一個員工較多的公司來說是一個相當大的工作量，但其確是編寫組織架構(gòu)、崗位說明書的基礎(chǔ)，對組織架構(gòu)的成功運行起到了至關(guān)重要的作用。為了在不影響工作分析質(zhì)量的基礎(chǔ)上保證項目的進度，組織優(yōu)化項目團隊采取了如下職位分析方案：1）對XX公司的所有工作進行分類，把具有代表性的工作、重要性的工作視為樣本，采取相應的分析方法進行職位分析。如：對生產(chǎn)工人主要采用了直接觀察法、典型事件法、問卷調(diào)查法、面談法；對行政人員主要采用了階段觀察法、面談法；對財務人員主要采用了工作日志法、問卷調(diào)查法、階段觀察法；對市場銷售人員主要采用了工作日志法、工作表演法、面談法、問卷調(diào)查法；對技術(shù)開發(fā)人員主要使用專家討論法、典型事件、階段觀察法；對管理人員主要采用材料分析法、文件調(diào)查法、階段觀察法、專家討論法、工作日志法、材料分析法、專家討論法、階段觀察法。2）對于其他輔助性職位，向有關(guān)人員進行了職位分析方面的宣傳，主要采用了直接觀察法，問卷調(diào)查法、工作表演法；如對安全保障人員主要采用了工作表演法、階段觀察法，對后勤人員主要采用直接觀察法、階段觀察法、面談法。然后咨詢團隊按照標準化步驟，在明確各部門與個人的信息收集任務基礎(chǔ)上，科學、高效地進行工作分析內(nèi)容的收集、整理。3.4 職位分析實施過程1）與員工充分溝通獲得他們的支持。在組織優(yōu)化過程中，項目團隊敏銳的發(fā)現(xiàn)公司員工人心不穩(wěn)，有些員工對工作分析敷衍了事，部分員工臨時辭職，嚴重影響到工作分析的進展，為此在XX公司的協(xié)助下，組織優(yōu)化項目團隊迅速召集員工大會，從工資待遇，員工培訓，工作分析的目的等方面向員工作了耐心、客觀的宣傳，讓員工理解到工作分析的重要性，了解到工作分析對他們所帶來的價值并且把工作分析作為績效考核的一項重要指標，從而保證了工作分析相關(guān)人員的穩(wěn)定性。消除了參加工作分析相關(guān)人員的顧慮，從而也保證的工作分析結(jié)果的客觀性。2）對搜集到的工作分析資料進行統(tǒng)計、分析、研究、歸類。在該階段咨詢團隊主要運用了對搜集到的資料進行編號，統(tǒng)一格式，統(tǒng)一形式等手段，使資料的分析、分類、研究工作迅速、順利地完成。同時還注意參考同行業(yè)同職位其他企業(yè)的相關(guān)工作分析的資料，從而提高工作分析的可靠性、和完整性。4組織架構(gòu)優(yōu)化方案結(jié)果表達為了保證優(yōu)化方案整體的可操作性，組織優(yōu)化項目團隊緊緊抓住工作分析、業(yè)務流程、部門、崗位職責之間的密切關(guān)系，盡力做到這三者之間的能夠相互支撐、緊密配套。運用了“工作人員需求分析表”、“人員定編表”等先進的項目管理工具，根據(jù)工作分析的結(jié)果進行崗位及其職責設(shè)置，同時對部門業(yè)務流程也作了進一步實用性調(diào)整，再考慮到XX公司當前產(chǎn)量萎縮的現(xiàn)狀，咨詢團隊建議在人員定編上采用一人多崗制，從而精簡了機構(gòu)，提高了效率，也有利于培養(yǎng)精英團隊，為企業(yè)的迅速轉(zhuǎn)型了創(chuàng)造條件。優(yōu)化方案內(nèi)容包括“組織架構(gòu)圖及其運行解釋”，“業(yè)務流程圖及其運作解釋”，“部門職責”，“崗位職責”，“職位資格要求”、“組織架構(gòu)持續(xù)改進流程及職責”等內(nèi)容，同時咨詢團隊使用了規(guī)范的用語、標準統(tǒng)一的形式、符合計算機輸入的要求，科學地描述出這幾方面內(nèi)容，得到了客戶的好評。組織優(yōu)化方案編制完成后還需要進行試用和調(diào)整，咨詢團隊首先把組織優(yōu)化的總體方案通過書面下發(fā)、召開宣講會的形式讓所有相關(guān)負責人了解優(yōu)化方案，也讓所有員工提出自己的意見或建議，就大家共同關(guān)注的問