會(huì)展項(xiàng)目策劃講義.doc

四章 會(huì)展項(xiàng)目管理 學(xué)習(xí)要點(diǎn) 本章要求學(xué)生了解和掌握項(xiàng)目管理的涵義、項(xiàng)目管理的基本內(nèi)容和會(huì)展項(xiàng)目管理的基本知識(shí)。掌握項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理過(guò)程中需要具備的基本素質(zhì)，同時(shí)結(jié)合會(huì)展實(shí)際，能夠?qū)?huì)展項(xiàng)目的組織、結(jié)構(gòu)、程序進(jìn)行基本設(shè)計(jì)。 第一節(jié)會(huì)展項(xiàng)目管理概述 一、項(xiàng)目與項(xiàng)目管理的涵義（一）項(xiàng)目的涵義項(xiàng)目是項(xiàng)目管理的核心概念，項(xiàng)目的定義可以從不同的角度進(jìn)行歸納，從最廣義的角度講，項(xiàng)目是一個(gè)需要完成的具體而又明確的任務(wù)，項(xiàng)目是作為系統(tǒng)的被管理對(duì)象的單次性任務(wù)，是單次性活動(dòng)的一種組織管理模式。美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)將項(xiàng)目定義為：“為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品或服務(wù)而進(jìn)行的一種臨時(shí)性工作”。根據(jù)項(xiàng)目的特性可以給項(xiàng)目下這樣一個(gè)定義：項(xiàng)目是一項(xiàng)為了創(chuàng)造某一惟一的產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)限性工作。所謂時(shí)限性，是指每一個(gè)項(xiàng)目都具有明確的開(kāi)端和明確的結(jié)束；所謂惟一是指該項(xiàng)產(chǎn)品或服務(wù)與同類產(chǎn)品或服務(wù)相比項(xiàng)目是一項(xiàng)為了創(chuàng)造某一惟一的產(chǎn)品或服務(wù)的時(shí)限性工作，該項(xiàng)產(chǎn)品或服務(wù)與同類產(chǎn)品或服務(wù)相比在某些方面具有顯著的不同。（二）項(xiàng)目管理的涵義項(xiàng)目管理就是為了滿足甚至超越項(xiàng)目涉及人員對(duì)項(xiàng)目的需求和期望而將把各種資源應(yīng)用于項(xiàng)目，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)的活動(dòng)過(guò)程。要想滿足或超過(guò)項(xiàng)目涉及人員的需求和期望，我們是需要在下面這些相互間有沖突的要求中尋求平衡：（1）范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量；（2）有不同需求和期望的項(xiàng)目涉及人員；（3）明確表示出來(lái)的要求（需求）和未明確表達(dá)的要求（期望）。二、項(xiàng)目管理的成功要素項(xiàng)目管理有四個(gè)要素，工作范圍、時(shí)間、質(zhì)量、成本。（一）范圍（Scope）也稱為工作范圍，指為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)必須完成的所有工作。一般通過(guò)定義交付物（Deliverable）和交付物標(biāo)準(zhǔn)來(lái)定義工作范圍。工作范圍根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)分解得到，它指出了“完成哪些工作就可以達(dá)到項(xiàng)目的目標(biāo)”，或者說(shuō) “完成哪些工作項(xiàng)目就可以結(jié)束了”。后一點(diǎn)非常重要，如果沒(méi)有工作范圍的定義，項(xiàng)目就可能永遠(yuǎn)做不完。要嚴(yán)格控制工作范圍的變化，一旦失控就會(huì)出現(xiàn)“出力不討好”的尷尬局面：一方面做了許多與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)無(wú)關(guān)的額外工作，另一方面卻因額外工作影響了原定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，造成商業(yè)和聲譽(yù)的雙重?fù)p失。 （二）時(shí)間（Time）項(xiàng)目時(shí)間相關(guān)的因素用進(jìn)度計(jì)劃描述，進(jìn)度計(jì)劃不僅說(shuō)明了完成項(xiàng)目工作范圍內(nèi)所有工作需要的時(shí)間，也規(guī)定了每個(gè)活動(dòng)的具體開(kāi)始和完成日期。項(xiàng)目中的活動(dòng)根據(jù)工作范圍確定，在確定活動(dòng)的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間還要考慮它們之間的依賴關(guān)系。（三）成本（Cost）指完成項(xiàng)目需要的所有款項(xiàng)，包括人力成本、原材料、設(shè)備租金、分包費(fèi)用和咨詢費(fèi)用等。項(xiàng)目的總成本以預(yù)算為基礎(chǔ)，項(xiàng)目結(jié)束時(shí)的最終成本應(yīng)控制在預(yù)算內(nèi)。特別值得注意的是，在會(huì)展項(xiàng)目中場(chǎng)租成本、宣傳成本和營(yíng)銷(xiāo)成本占到很大比例，而工作量又難以估計(jì)，因而制定預(yù)算難度很大。 （四）質(zhì)量（Quality）是指項(xiàng)目滿足明確或隱含需求的程度。一般通過(guò)定義工作范圍中的交付物標(biāo)準(zhǔn)來(lái)明確定義，這些標(biāo)準(zhǔn)包括各種特性及這些特性需要滿足的要求，因此交付物在項(xiàng)目管理中有重要的地位。另外，有時(shí)還可能對(duì)項(xiàng)目的過(guò)程有明確要求，比如規(guī)定過(guò)程應(yīng)該遵循的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并要求提供這些過(guò)程得以有效執(zhí)行的證據(jù)。在展覽項(xiàng)目中，展會(huì)質(zhì)量主要體現(xiàn)在展商、觀眾質(zhì)量以及雙方的互動(dòng)情況。 對(duì)一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)當(dāng)然最理想的情況就是“多、快、好、省”?！岸唷敝腹ぷ鞣秶螅翱臁敝笗r(shí)間短、“好”指質(zhì)量高，“省”指成本低。但是，這4者之間是相互關(guān)聯(lián)的，提高一個(gè)指標(biāo)的同時(shí)會(huì)降低另一個(gè)指標(biāo)，所以實(shí)際上這種理想的情況很難達(dá)到，如何處理好這規(guī)定要求包括項(xiàng)目實(shí)施范圍、質(zhì)量要求、利潤(rùn)或成本目標(biāo)、時(shí)間目標(biāo)以及必須滿足的法規(guī)要求等。這里指的是狹義的質(zhì)量，如項(xiàng)目及項(xiàng)目成果的技術(shù)指標(biāo)和性能指標(biāo)等；為了區(qū)別于廣義質(zhì)量的概念，下文采用“品質(zhì)”這一術(shù)語(yǔ)。在一定范圍內(nèi)，品質(zhì)、成本、進(jìn)度三者是互相制約的，其關(guān)系如圖4-1所示。當(dāng)進(jìn)度要求不變時(shí)，品質(zhì)要求越高，則成本越高；當(dāng)成本不變時(shí)，品質(zhì)要求越高，則進(jìn)度越慢；當(dāng)品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)不變時(shí)，進(jìn)度過(guò)快或過(guò)慢都會(huì)導(dǎo)致成本的增加。通過(guò)管理謀求快、好、省的有機(jī)統(tǒng)一和均衡。 圖4-1成本、品質(zhì)、進(jìn)度三者的相互關(guān)系時(shí)間、質(zhì)量、成本這三個(gè)要素簡(jiǎn)稱TQC。一個(gè)項(xiàng)目的工作范圍和TQC確定了，項(xiàng)目的目標(biāo)也就確定了。如果項(xiàng)目在TQC的約束內(nèi)完成了工作范圍內(nèi)的工作，就可以說(shuō)項(xiàng)目成功了。三、會(huì)展項(xiàng)目管理（一）會(huì)展項(xiàng)目的分類會(huì)展活動(dòng)是指在固定的或一系列的地點(diǎn)，在特定的日期或期限里，通過(guò)展示達(dá)到產(chǎn)品、服務(wù)、信息交流的一種社會(huì)形式。從不同的角度可以把會(huì)展項(xiàng)目分成不同的類型，不同類型的會(huì)展項(xiàng)目又具有各自不同的特征：1.按會(huì)展項(xiàng)目性質(zhì)來(lái)分類可以分為貿(mào)易類會(huì)展項(xiàng)目和消費(fèi)類會(huì)展項(xiàng)目。貿(mào)易類會(huì)展項(xiàng)目是為產(chǎn)業(yè)即制造業(yè)、商業(yè)等行業(yè)舉辦的展覽活動(dòng)，展出者和參觀者主體是商人，參展商可以是行業(yè)內(nèi)的制造商、貿(mào)易商、批發(fā)商、經(jīng)銷(xiāo)商、代理商等等相關(guān)單位，參觀者主要是經(jīng)過(guò)篩選邀請(qǐng)來(lái)的高質(zhì)量的采購(gòu)商，通過(guò)登記入場(chǎng)，公眾一般被排除在外，參加或參觀這類展覽會(huì)的目的很多，包括進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、開(kāi)拓銷(xiāo)售渠道、樹(shù)立公司和產(chǎn)品形象、提高銷(xiāo)售額等，最終目的都是做貿(mào)易。貿(mào)易類會(huì)展項(xiàng)目的展期多為35天，舉辦日期、地點(diǎn)相對(duì)穩(wěn)定，有規(guī)律。消費(fèi)類會(huì)展項(xiàng)目是為公眾舉辦的展覽活動(dòng)，這類會(huì)展項(xiàng)目多具地方性質(zhì)，展出內(nèi)容以消費(fèi)品為主，通過(guò)大眾媒介比如電視、電臺(tái)、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等等吸引觀眾，觀眾主要是消費(fèi)者，一般來(lái)說(shuō)消費(fèi)者需要購(gòu)買(mǎi)門(mén)票入場(chǎng)，這類項(xiàng)目十分重視觀眾的數(shù)量。區(qū)分展覽項(xiàng)目的貿(mào)易或者消費(fèi)性質(zhì)主要通過(guò)觀眾，即貿(mào)易商或消費(fèi)者來(lái)反映，而不是以展品，即工業(yè)品或消費(fèi)品來(lái)反映。2.按會(huì)展項(xiàng)目?jī)?nèi)容來(lái)分類可以分為綜合類會(huì)展項(xiàng)目和專業(yè)類會(huì)展項(xiàng)目。綜合展覽是指包括全行業(yè)或數(shù)個(gè)行業(yè)的展覽會(huì)，也被稱作橫向型展覽會(huì)，比如工業(yè)展、輕工業(yè)展；專業(yè)展覽指展示某一行業(yè)甚至某一項(xiàng)產(chǎn)品的展覽會(huì)，比如鐘表展。（二）會(huì)展項(xiàng)目管理的過(guò)程項(xiàng)目過(guò)程是指項(xiàng)目生命期產(chǎn)生某種結(jié)果的行動(dòng)序列，基本管理過(guò)程可歸納為如下五組，如圖4-2所示：?jiǎn)?dòng)過(guò)程。確認(rèn)一個(gè)項(xiàng)目或一個(gè)階段應(yīng)當(dāng)開(kāi)始并付諸行動(dòng)。計(jì)劃過(guò)程。為實(shí)現(xiàn)啟動(dòng)過(guò)程提出的目標(biāo)而制訂計(jì)劃。執(zhí)行過(guò)程。為計(jì)劃的實(shí)施所需執(zhí)行的各項(xiàng)工作，包括對(duì)人員和其他資源進(jìn)行組織和協(xié)調(diào)?？刂七^(guò)程。監(jiān)控、量測(cè)項(xiàng)目的進(jìn)程，并在必要時(shí)采取糾正措施，以確保啟動(dòng)過(guò)程提出的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。結(jié)束過(guò)程。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段成果的正式接收，以使從啟動(dòng)過(guò)程開(kāi)始的這一周期有條不紊地結(jié)束。 圖4-2項(xiàng)目階段中各過(guò)程之間的聯(lián)系 項(xiàng)目的每個(gè)階段都要經(jīng)歷以上五組基本管理過(guò)程。這些并非獨(dú)立的一次性事件，它們是按一定的順序發(fā)生，工作強(qiáng)度有所變化，并互有重疊的活動(dòng)。如圖4-3所示。圖4-3項(xiàng)目階段中過(guò)程的重疊和活動(dòng)強(qiáng)度 對(duì)于會(huì)展項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，按照項(xiàng)目階段一般可以分為策劃階段、籌備階段、招展階段、展前準(zhǔn)備階段、現(xiàn)場(chǎng)階段、項(xiàng)目結(jié)束階段。每個(gè)項(xiàng)目階段都以一個(gè)或一個(gè)以上的工作成果的完成為標(biāo)志，這種工作成果是有形的，可鑒定的。這些中間過(guò)程，以至項(xiàng)目的各階段都是總體邏輯順序安排的一部分，制定這種邏輯順序是為了確保我們能夠正確的界定項(xiàng)目的產(chǎn)品。一個(gè)項(xiàng)目階段的結(jié)束通常以對(duì)關(guān)鍵的工作成果和項(xiàng)目實(shí)施情況的回顧為標(biāo)志，作這樣的回顧有兩個(gè)目的：決定該項(xiàng)目是否進(jìn)入下一個(gè)階段；盡可能以較小的代價(jià)查明和糾正錯(cuò)誤。這些階段末的回顧常被稱之為階段出口，進(jìn)階之門(mén)或是關(guān)鍵點(diǎn)。 表4-1 項(xiàng)目階段的工作任務(wù)策劃階段項(xiàng)目可行性報(bào)告技術(shù)可行性論證經(jīng)濟(jì)可行性論證社會(huì)和環(huán)境可行性論證組織機(jī)構(gòu)可行性論證立項(xiàng)(報(bào)政府有關(guān)部門(mén)審批)籌展階段招展資料、印刷品印制計(jì)劃工作計(jì)劃財(cái)務(wù)預(yù)算信息庫(kù)建設(shè)銷(xiāo)售計(jì)劃宣傳計(jì)劃觀眾組織計(jì)劃配套活動(dòng)計(jì)劃初步建立目標(biāo)展商數(shù)據(jù)庫(kù)初步建立目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù)招展階段指定搭建、運(yùn)輸、會(huì)務(wù)、餐飲、住宿、票務(wù)、旅游等服務(wù)商制作參展商手冊(cè)實(shí)施銷(xiāo)售計(jì)劃，掌握招展進(jìn)程實(shí)施宣傳計(jì)劃實(shí)施觀眾組織計(jì)劃策劃與項(xiàng)目相關(guān)的研討會(huì)、技術(shù)交流會(huì)等各類活動(dòng)實(shí)施財(cái)務(wù)預(yù)算充實(shí)、更新目標(biāo)展商數(shù)據(jù)庫(kù)充實(shí)、更新目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù)掌握招展進(jìn)程并適當(dāng)調(diào)整實(shí)施宣傳計(jì)劃并進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整編制展訊開(kāi)展收款工作掌握招展進(jìn)程并適當(dāng)調(diào)整更新傳播信息編制參觀券并發(fā)放參觀券調(diào)整相關(guān)活動(dòng)隨時(shí)掌握收款情況展前準(zhǔn)備階段收集參展商信息編制展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)組織計(jì)劃酌情召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)發(fā)放參觀券落實(shí)配套活動(dòng)的場(chǎng)所、設(shè)備抓緊催款工作充實(shí)、更新目標(biāo)展商數(shù)據(jù)庫(kù)，刪除無(wú)效資料充實(shí)、更新目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù)，刪除無(wú)效資料開(kāi)始編制會(huì)刊印制各類證件和請(qǐng)柬落實(shí)開(kāi)幕式活動(dòng)開(kāi)始貴賓接待工作安排現(xiàn)場(chǎng)觀眾登記工作編制請(qǐng)柬發(fā)放計(jì)劃 現(xiàn)場(chǎng)階段會(huì)務(wù)工作展商接待、展品進(jìn)出館貴賓接待媒體接待觀眾登記、統(tǒng)計(jì)和流量控制實(shí)施配套活動(dòng)所有應(yīng)收款到賬，制作展位銷(xiāo)售實(shí)況表補(bǔ)充目標(biāo)展商數(shù)據(jù)庫(kù)，刪除無(wú)效資料補(bǔ)充目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù)，刪除無(wú)效資料結(jié)束階段感謝函項(xiàng)目評(píng)估，并形成總結(jié)性報(bào)告項(xiàng)目結(jié)算整理目標(biāo)展商數(shù)據(jù)庫(kù)整理專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù)所有文件按要求歸檔 每個(gè)項(xiàng)目階段通常都規(guī)定了一系列工作任務(wù)，設(shè)定這些工作任務(wù)使得管理控制能達(dá)到既定的水平。對(duì)項(xiàng)目過(guò)程進(jìn)行排序，我們可以確認(rèn)一個(gè)項(xiàng)目的生命周期，大多數(shù)項(xiàng)目生命周期的說(shuō)明具有以下共同的特點(diǎn)： 對(duì)成本和工作人員的需求最初比較少，在向后發(fā)展過(guò)程中需要越來(lái)越多，當(dāng)項(xiàng)目要結(jié)束時(shí)又會(huì)劇烈的減少，我們可以從圖4-4中看到這一變化。在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)，成功的概率是最低的，而風(fēng)險(xiǎn)和不確定性是最高的。隨著項(xiàng)目逐步地向前發(fā)展，成功的可能性也越來(lái)越高。 圖4-4 項(xiàng)目階段的成本和工作人員需求 在項(xiàng)目起始階段，項(xiàng)目涉及人員的能力對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品的最終特征和最終成本的影響力是最大的，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，這種影響力逐漸削弱了。這主要是由于隨著項(xiàng)目的逐步發(fā)展，投入的成本在不斷增加，而出現(xiàn)的錯(cuò)誤也不斷得以糾正。通過(guò)項(xiàng)目生命周期通常我們可以確定一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目，每個(gè)階段所需做的技術(shù)性工作（如：宣傳資料的印刷是籌展階段還是招展階段應(yīng)該做的工作），每個(gè)階段所涉及的人（如：宣傳策劃人員、招展人員、展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員等）。 第二節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目組織管理與項(xiàng)目經(jīng)理 一、會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目管理是以個(gè)人負(fù)責(zé)制為基礎(chǔ)的管理體制，會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理就是一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目全面管理的核心和焦點(diǎn)。他要為展覽公司按計(jì)劃、在有限的資源范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)。這涉及到會(huì)展項(xiàng)目所有的方面，如招展、招商、代理商的談判、現(xiàn)場(chǎng)管理、合同和財(cái)務(wù)、與項(xiàng)目各方的協(xié)調(diào)關(guān)系等等。因此，項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人素質(zhì)，能力，其授權(quán)的程度直接影響到項(xiàng)目的實(shí)施。在工作中，項(xiàng)目經(jīng)理要能根據(jù)實(shí)際情況，提出成熟的判斷，解決各項(xiàng)資源（包括資金、人力、政府資源和信息等）的合理利用，出色地完成各項(xiàng)工作。（一）會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理人角色定位對(duì)于一個(gè)成功的會(huì)展項(xiàng)目，項(xiàng)目經(jīng)理是不可或缺的主要因素。除了在對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃、組織、控制方面發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用外，項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)具備一系列技能，來(lái)激勵(lì)員工取得成功，贏得客戶的信賴。堅(jiān)強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力、培養(yǎng)員工的能力、非凡的溝通技巧、良好的人際交往能力、處理壓力和解決問(wèn)題的能力以及管理時(shí)間的技能，都是一個(gè)有成效的會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理所必備的技能。作為項(xiàng)目經(jīng)理常常要扮演如下的角色：1.領(lǐng)導(dǎo)者項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)會(huì)展項(xiàng)目行使管理權(quán)，也對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)承擔(dān)全部責(zé)任，他所扮演的角色是任何其他人不可替代的，項(xiàng)目經(jīng)理是會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的最高領(lǐng)導(dǎo)人，負(fù)責(zé)溝通、協(xié)商、解決各種矛盾、沖突、糾紛：制定各項(xiàng)明確的目標(biāo)，目標(biāo)重要性的排序以及達(dá)到各項(xiàng)目標(biāo)的先后順序；以前項(xiàng)目目標(biāo)與目標(biāo)排序?yàn)楹饬繕?biāo)準(zhǔn)，對(duì)于下屬的各種建議與意見(jiàn)有一致的反應(yīng)；謹(jǐn)慎從事，以身作則，身體力行，作為下屬的典范；巧為立言，使組織中最基層的人都明了自己的作風(fēng)與想法。2.協(xié)調(diào)者一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目會(huì)涉及到許多組織、群體或個(gè)人的利益，這些組織、群體或個(gè)人都是這一項(xiàng)目的相關(guān)利益主體或叫相關(guān)利益者。一個(gè)成功的會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理必須協(xié)調(diào)好與組織內(nèi)部和組織環(huán)境各相關(guān)利益者之間的關(guān)系。在項(xiàng)目的管理當(dāng)中，一個(gè)項(xiàng)目的主要相關(guān)利益主體通常包括下述幾個(gè)方面。如圖4-5所示： 會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理業(yè)主/展覽公司項(xiàng)目其他相關(guān)者會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)展項(xiàng)目客戶圖4-5 項(xiàng)目的主要相關(guān)利益主體 (1)展覽公司。展覽公司是展覽項(xiàng)目的投資人和所有者，是展覽項(xiàng)目的最終決策者。(2)會(huì)展項(xiàng)目客戶。主要是參展商和采購(gòu)商。(3)會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理。負(fù)責(zé)管理整個(gè)項(xiàng)目的個(gè)人。一個(gè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者、管理者和項(xiàng)目管理決策的制定者，也是項(xiàng)目重大決策的執(zhí)行者。(4)會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。從事項(xiàng)目全部或部分工作的組織或群體。是由一組個(gè)體或幾組個(gè)體作為成員，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的一個(gè)或多個(gè)目標(biāo)而協(xié)同工作的群體。(5)會(huì)展項(xiàng)目的其他相關(guān)利益主體。政府主管部門(mén)，行業(yè)協(xié)會(huì)，展覽場(chǎng)館，項(xiàng)目直接或間接涉及的市民，搭建商、運(yùn)輸、餐飲、住宿、交通、旅游服務(wù)商等等。3.資源分配者“資源分配者”的角色、職責(zé)包括對(duì)諸如“誰(shuí)應(yīng)該得到什么，以及得到多少”進(jìn)行決策。或許一位經(jīng)理所能分配的最重要資源是他的“寶貴時(shí)間”。要演好這一角色必須：（1）要有眾所周知的分配資源的明確標(biāo)準(zhǔn)；（2）資源通常應(yīng)按目標(biāo)先后次序分配；（3）合理的工作分類，適當(dāng)?shù)氖跈?quán)；（4）合理細(xì)分展覽市場(chǎng)，劃分下屬的業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)區(qū)域；（5）合理地為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的時(shí)間排定先后順序；（6）對(duì)于各種事物不抱成見(jiàn)，應(yīng)以開(kāi)誠(chéng)公布態(tài)度來(lái)觀察。4.談判者與其他項(xiàng)目的管理不同，會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理始終處在一個(gè)談判場(chǎng)里面，如制定公司的目標(biāo)，組成一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，與參展商、采購(gòu)商交流，甚至爭(zhēng)取政府有關(guān)部門(mén)的支持等等，幾乎每項(xiàng)工作都是一個(gè)談判、討價(jià)還價(jià)的過(guò)程。對(duì)于整個(gè)會(huì)展項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，每一個(gè)展位的銷(xiāo)售都是經(jīng)過(guò)談判而來(lái)的，都是和參展商討價(jià)還價(jià)的結(jié)果，會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理需要特別注意授權(quán)問(wèn)題，即需要明確“什么樣的談判情況才需要項(xiàng)目經(jīng)理親自出場(chǎng)，什么樣的情況則留給下屬自行處理即可”，否則能力再?gòu)?qiáng)、精力再足的項(xiàng)目經(jīng)理也分身乏術(shù)。5.危機(jī)管理者會(huì)展行業(yè)是在一定的產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)之上發(fā)展起來(lái)的，受到社會(huì)環(huán)境多方面因素的影響。制度條件和政治經(jīng)濟(jì)形勢(shì)變化、突發(fā)性事件都有可能給展覽項(xiàng)目帶來(lái)致命的打擊，如2003年的SARS疫情等件給我國(guó)展覽業(yè)帶來(lái)了巨大的沖擊，許多展覽項(xiàng)目被迫延期、取消，許多展覽公司難以為繼，危機(jī)事件影響下的展覽項(xiàng)目直接影響到展覽公司的生存狀況，這就要求會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理在突發(fā)事件面前能保持清醒的頭腦，冷靜決策，轉(zhuǎn)危為安。（二）會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)、權(quán)、利1.會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)（1）確保會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。這一項(xiàng)基本職責(zé)是檢查和衡量項(xiàng)目經(jīng)理管理成敗、水平高低的基本標(biāo)志。（2）制定項(xiàng)目階段性目標(biāo)和項(xiàng)目總體控制計(jì)劃。項(xiàng)目總目標(biāo)一經(jīng)確定，項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)之一就是將總目標(biāo)分解，劃分出主要工作內(nèi)容和工作量，確定項(xiàng)目階段性目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)標(biāo)志如形象進(jìn)度控制點(diǎn)等。（3）組織精干的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。這是項(xiàng)目經(jīng)理管好項(xiàng)目的基本條件，也是項(xiàng)目成功的組織保證。（4）及時(shí)決策項(xiàng)目經(jīng)理需親自決策的問(wèn)題包括實(shí)施方案、人事任免獎(jiǎng)懲、進(jìn)度計(jì)劃安排、計(jì)劃調(diào)整、合作伙伴選擇、合同簽訂和執(zhí)行等等。（5）有效的日常管理工作。對(duì)計(jì)劃的執(zhí)行和控制。2.會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力（1）決策權(quán)。會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)按項(xiàng)目總體目標(biāo)，根據(jù)項(xiàng)目隨時(shí)出現(xiàn)的人、財(cái)、物等資源變化情況進(jìn)行指揮調(diào)度，對(duì)于展覽規(guī)模和展出內(nèi)容，也有權(quán)在保證總目標(biāo)不變的前提下進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。（2）人事權(quán)。會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組成人員的選擇、考核、聘任和解聘，對(duì)團(tuán)隊(duì)組成人員的任職、獎(jiǎng)懲、調(diào)配、指揮、辭退，是會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力。（3）財(cái)權(quán)。在財(cái)務(wù)制度允許的范圍內(nèi)，項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)安排項(xiàng)目費(fèi)用的開(kāi)支，有權(quán)在工資基金范圍內(nèi)決定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組成人員的計(jì)酬方式、分配方法、分配原則和方案，推行刺激性的銷(xiāo)售獎(jiǎng)勵(lì)制度。3.會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理的利益 項(xiàng)目經(jīng)理的最終利益是項(xiàng)目經(jīng)理行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的結(jié)果，也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下責(zé)、權(quán)、利相互統(tǒng)一的具體表現(xiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)享受崗位效益工資和獎(jiǎng)金，會(huì)展項(xiàng)目結(jié)束時(shí)按利潤(rùn)比例提成予以獎(jiǎng)勵(lì)（初創(chuàng)項(xiàng)目應(yīng)該規(guī)定在允許虧損數(shù)額以上提取獎(jiǎng)金）。（三）會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備的素質(zhì)現(xiàn)代項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目管理的中心。項(xiàng)目經(jīng)理的素質(zhì)對(duì)項(xiàng)目管理的績(jī)效舉足輕重，會(huì)展行業(yè)的特殊性決定了對(duì)會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理全面素質(zhì)的更高要求。項(xiàng)目經(jīng)理的素質(zhì)是指項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)具備的各種個(gè)人條件在質(zhì)量上的一種綜合，其結(jié)構(gòu)是由個(gè)人的品格素質(zhì)、能力素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)三大要素組成。一個(gè)人在這三種素質(zhì)方面的狀態(tài)，決定了他是否成為一名合格的會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理。1.品格素質(zhì)項(xiàng)目經(jīng)理的品格素質(zhì)是指項(xiàng)目經(jīng)理從行為作風(fēng)中表現(xiàn)出來(lái)的思想、認(rèn)識(shí)、品性等方面的特征，其中項(xiàng)目經(jīng)理的道德品質(zhì)占據(jù)主要地位。2.知識(shí)素質(zhì)隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的凸顯和知識(shí)周期的縮短，項(xiàng)目管理者的知識(shí)素質(zhì)以及對(duì)項(xiàng)目管理活動(dòng)的影響作用日益明顯，項(xiàng)目管理者能力的體現(xiàn)都是以知識(shí)為基礎(chǔ)的。對(duì)于會(huì)展項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，對(duì)管理者的知識(shí)要求更為全面，要求管理者熟悉管理知識(shí)、該展覽面向行業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)、區(qū)域經(jīng)濟(jì)知識(shí)、國(guó)家宏觀政策等方面的內(nèi)容。會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該是一個(gè)管理專家，同時(shí)也是該行業(yè)的至少半個(gè)專家，對(duì)于現(xiàn)代會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理，至少應(yīng)該具備以下知識(shí)素質(zhì)：（1）掌握基礎(chǔ)專業(yè)知識(shí)。會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該是一個(gè)會(huì)展方面的專家，掌握全面的展覽知識(shí)，對(duì)會(huì)展業(yè)有深刻的認(rèn)識(shí)和見(jiàn)解，還應(yīng)該是所負(fù)責(zé)展覽項(xiàng)目所面向行業(yè)的至少半個(gè)專家，對(duì)行業(yè)的發(fā)展情況、技術(shù)進(jìn)步等等有全面的了解，如作為一個(gè)機(jī)電展的項(xiàng)目經(jīng)理必須了解機(jī)電行業(yè)的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，了解該行業(yè)的最新技術(shù)進(jìn)展等等。（2）熟悉經(jīng)濟(jì)貿(mào)易知識(shí)。會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理必須具有全面的經(jīng)貿(mào)方面的知識(shí)，如財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、稅務(wù)、保險(xiǎn)、采購(gòu)、合同、營(yíng)銷(xiāo)、廣告以及進(jìn)出口條例等。具有較寬的知識(shí)面。會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理并不需要親自去做專業(yè)工作，而要對(duì)項(xiàng)目全面負(fù)責(zé)。會(huì)展項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該是一個(gè)具有一定知識(shí)廣度的通才。他應(yīng)掌握自然科學(xué)，如數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、生態(tài)學(xué)的基本知識(shí)；他還應(yīng)具有必要的社會(huì)科學(xué)知識(shí)，懂得一些經(jīng)濟(jì)學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)和法律等。當(dāng)然，他也必須有較好的文字能力和語(yǔ)言方面的知識(shí)。在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)活動(dòng)日益全球化和信息化的時(shí)代，掌握一門(mén)甚至數(shù)門(mén)外語(yǔ)和計(jì)算機(jī)知識(shí)也越來(lái)越重要。（3）具有較寬廣的知識(shí)面。人不可能樣樣精通，項(xiàng)目經(jīng)理也不例外。不過(guò)，他至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各種相關(guān)領(lǐng)域略知一二，并有廣泛的興趣。他需要廣交朋友，善于學(xué)習(xí)，能舉一反三，觸類旁通，使自己的廣泛知識(shí)融會(huì)貫通地運(yùn)用于項(xiàng)目。3.能力素質(zhì)能力素質(zhì)是項(xiàng)目經(jīng)理整體素質(zhì)體系中的核心素質(zhì)。它表現(xiàn)為項(xiàng)目經(jīng)理把知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)有機(jī)結(jié)合起來(lái)運(yùn)用于項(xiàng)目管理的過(guò)程，對(duì)于現(xiàn)代項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)固然十分重要，但是歸根結(jié)底要落實(shí)在能力上。能力是直接影響和決定項(xiàng)目經(jīng)理成敗的關(guān)鍵。由于會(huì)展項(xiàng)目具有惟一性、復(fù)雜性，項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中始終面臨各種各樣的沖突，面臨各種各樣的問(wèn)題，這就給項(xiàng)目經(jīng)理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。一個(gè)稱職的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該具備多方面的能力，包括領(lǐng)導(dǎo)能力、技術(shù)能力、組建團(tuán)隊(duì)的能力、解決沖突的能力，以及創(chuàng)業(yè)能力、獲得及分配資源的能力。項(xiàng)目經(jīng)理在管理項(xiàng)目的過(guò)程中必須與多個(gè)要素發(fā)生關(guān)系，包括與項(xiàng)目組成員、與項(xiàng)目的任務(wù)本身、與實(shí)施項(xiàng)目所采用的工具、與組織結(jié)構(gòu)以及組織的環(huán)境包括顧客。所有這些要素之間又相互作用。項(xiàng)目經(jīng)理要協(xié)調(diào)彼此之間的關(guān)系，特別是組織要素與項(xiàng)目要素之間，明確組織目標(biāo)和項(xiàng)目目標(biāo)之間的關(guān)系?？傊?，把所有要素組織起來(lái)，形成協(xié)同作用。二、會(huì)展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（一）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的定義與特性1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的定義項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是由一組個(gè)體成員為實(shí)現(xiàn)一個(gè)具體項(xiàng)目的目標(biāo)而組建的協(xié)同工作隊(duì)伍。2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的特性項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是為完成特定的項(xiàng)目而設(shè)立的專門(mén)組織，它具有很高的目的性。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是一種一次性臨時(shí)組織。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)由項(xiàng)目工作人員、項(xiàng)目管理人員和項(xiàng)目經(jīng)理構(gòu)成。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)強(qiáng)調(diào)的是團(tuán)隊(duì)精神和團(tuán)隊(duì)合作。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員在一些情況下，需要同時(shí)接受雙重領(lǐng)導(dǎo)。不同組織中的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)具有不同的人員構(gòu)成、不同的穩(wěn)定性和不同的責(zé)權(quán)利構(gòu)成。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還具有漸進(jìn)性和靈活性等方面的特性。（二）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)建與發(fā)展任何項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和發(fā)展都需要經(jīng)歷形成階段、震蕩階段、規(guī)范階段和輝煌階段這樣四個(gè)階段。如圖4-6所示： 圖4-6項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)建與發(fā)展階段震蕩階段規(guī)范階段輝煌階段形成階段 1.形成階段形成階段是團(tuán)隊(duì)發(fā)展進(jìn)程中的起始步驟。它促使個(gè)體成員轉(zhuǎn)變?yōu)閳F(tuán)隊(duì)成員，類似于交友中初期的約會(huì)。這時(shí)，團(tuán)隊(duì)中的人員開(kāi)始相互認(rèn)識(shí)。在這個(gè)階段中，團(tuán)隊(duì)成員總體上有一個(gè)積極的愿望，急于開(kāi)始工作。團(tuán)隊(duì)要建立起形象，并試圖對(duì)要完成的工作明確劃分并制定計(jì)劃。然而，這時(shí)由于個(gè)人對(duì)工作本身和他們相互關(guān)系的高度焦慮，幾乎沒(méi)有進(jìn)行實(shí)際工作。團(tuán)隊(duì)成員不了解他們自己的職責(zé)及其他項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的角色。在形成階段，團(tuán)隊(duì)需要明確方向，要靠項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)指導(dǎo)和構(gòu)建團(tuán)隊(duì)。2.震蕩階段這是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)發(fā)展的第二階段。這一階段，團(tuán)隊(duì)成員按照分工開(kāi)始了初步的合作，有些成員會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的工作與個(gè)人當(dāng)初的設(shè)想不一致，有些會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的關(guān)系與自己期望的不同，有些團(tuán)隊(duì)成員與項(xiàng)目管理人員和項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)生矛盾和抵觸，團(tuán)隊(duì)成員情緒的特點(diǎn)是：緊張、挫折、不滿、對(duì)立和抵制。在震蕩階段項(xiàng)目經(jīng)理需要應(yīng)付和解決出現(xiàn)的各種問(wèn)題和矛盾，需要容忍不滿的出現(xiàn)，解決沖突，協(xié)調(diào)關(guān)系，消除團(tuán)隊(duì)中的各種震蕩因素。3.規(guī)范階段經(jīng)受了震蕩階段的考驗(yàn)后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)就進(jìn)入了正常發(fā)展的規(guī)范階段。這一階段的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的矛盾要低于震蕩階段。這一階段團(tuán)隊(duì)成員的情緒特點(diǎn)：信任、合作、忠誠(chéng)、友誼、和滿意。項(xiàng)目經(jīng)理在這一階段應(yīng)該對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員所取得進(jìn)步予以表?yè)P(yáng)，應(yīng)積極支持項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的各種建議和參與，應(yīng)該努力地去規(guī)范整個(gè)團(tuán)隊(duì)的行為和全體團(tuán)隊(duì)成員的行為。4.輝煌階段是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)不斷取得成就的階段。在這個(gè)階段中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員積極工作，努力為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而做貢獻(xiàn)。這一階段成員的情緒特點(diǎn)是：開(kāi)放、坦誠(chéng)、依賴、團(tuán)隊(duì)的集體感和榮譽(yù)感。項(xiàng)目經(jīng)理在這一階段應(yīng)該積極放權(quán)，以使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員更多地進(jìn)行自我管理和自我激勵(lì)。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該及時(shí)公告項(xiàng)目的進(jìn)程、表彰先進(jìn)的團(tuán)隊(duì)成員，努力幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)完成項(xiàng)目計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。三、項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)（一）職能式組織結(jié)構(gòu)圖4-7 直線職能式組織結(jié)構(gòu)職能式組織結(jié)構(gòu)中，每一個(gè)雇員都有一個(gè)明確的直接上司，雇員按專業(yè)分工，如招展、招商、服務(wù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)，招展業(yè)務(wù)部門(mén)又可以按業(yè)務(wù)范圍分成部門(mén)的業(yè)務(wù)組。項(xiàng)目的任務(wù) 分配給相應(yīng)的職能部門(mén)，職能部門(mén)經(jīng)理對(duì)分配到本部門(mén)的項(xiàng)目任務(wù)負(fù)責(zé)。但往往由于不同的部門(mén)經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目在各個(gè)職能部門(mén)的優(yōu)先級(jí)有不同的觀點(diǎn)，所以項(xiàng)目在某些部門(mén)的工作可能由于缺乏其他部門(mén)的協(xié)作而被迫推遲。由于職能式組織結(jié)構(gòu)中，各部門(mén)之間的通訊和聯(lián)系都是直線型的，故又稱這種組織形式為直線職能式組織。見(jiàn)圖4-7。在職能式組織結(jié)構(gòu)中，項(xiàng)目的各項(xiàng)事宜是通過(guò)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人之間來(lái)協(xié)調(diào)解決的，并且職能式組織是按照職務(wù)分工的原則建立的。這種結(jié)構(gòu)對(duì)于重復(fù)性工作結(jié)構(gòu)的管理來(lái)說(shuō)是非常有效的。同其他組織結(jié)構(gòu)對(duì)比，職能式組織結(jié)構(gòu)的主要優(yōu)點(diǎn)是：能夠適應(yīng)現(xiàn)代組織技術(shù)比較復(fù)雜和管理分工比較細(xì)的特點(diǎn)，能夠更好地利用其專門(mén)技術(shù)的“投入”，其積極性的效果則在于管理規(guī)模經(jīng)濟(jì)的效益。職能式組織結(jié)構(gòu)根據(jù)職能性質(zhì)適當(dāng)?shù)貏澐重?zé)任和權(quán)利，提高了專業(yè)指揮的質(zhì)量。其主要缺點(diǎn)是：因?yàn)榘丫杏诒韭毮懿块T(mén)的活動(dòng)而導(dǎo)致缺乏遠(yuǎn)見(jiàn)，部門(mén)的（局部）利益開(kāi)始被置于更大的組織（整體）目標(biāo)之上。職能式組織結(jié)構(gòu)不僅因?yàn)槿狈佑|而妨礙協(xié)作，而且容易助長(zhǎng)對(duì)本職能部門(mén)目標(biāo)的狹隘強(qiáng)調(diào)，從而忽視整個(gè)組織的目標(biāo)。圖4-8 項(xiàng)目型組織（二）項(xiàng)目型組織 在項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)中，大部分的成員和其他資源按照項(xiàng)目劃分，投入項(xiàng)目工作，各項(xiàng)目經(jīng)理有很大的獨(dú)立性和權(quán)限。在項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)中，所有的人都按照項(xiàng)目劃分，幾乎不再存在職能部門(mén)。在這種組織形式下，所有預(yù)算都由項(xiàng)目經(jīng)理控制，不再保留那些在各個(gè)項(xiàng)目部門(mén)中都找不到合適工作的人員項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)。未經(jīng)授權(quán)，其他任何人都不能做出決策。項(xiàng)目經(jīng)理向高層領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，獨(dú)立地開(kāi)展工作，任何部門(mén)，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，不得隨意插手項(xiàng)目事務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理?yè)碛凶畲蟮臋?quán)力，承擔(dān)最大的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)。所以，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)于項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。項(xiàng)目的各主要成員分別從各部門(mén)抽調(diào)而來(lái)，多為精通某一領(lǐng)域的專家，他們是項(xiàng)目經(jīng)理的得力助手，與項(xiàng)目經(jīng)理一起分擔(dān)繁重的項(xiàng)目工作。見(jiàn)圖4-8。項(xiàng)目型組織的優(yōu)點(diǎn)主要是：項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目全權(quán)負(fù)責(zé)，可以調(diào)用組織內(nèi)外的資源；溝通途徑簡(jiǎn)潔，項(xiàng)目經(jīng)理可避開(kāi)職能部門(mén)直接與高層管理部門(mén)溝通，提高了溝通速度，避免了溝通中的錯(cuò)誤；項(xiàng)目式組織可以儲(chǔ)備某些方面的技術(shù)專家；目標(biāo)單一，項(xiàng)目組成員能夠明確理解并集中致力于單一目標(biāo)，團(tuán)隊(duì)精神得以充分發(fā)揮；權(quán)力的集中使決策的速度得以加快，能夠?qū)蛻舻男枨蠛透邔庸芾聿块T(mén)的意圖作出更快的響應(yīng)；命令的協(xié)調(diào)一致（只有一個(gè)上司）；項(xiàng)目式組織從結(jié)構(gòu)上來(lái)說(shuō)簡(jiǎn)單靈活，易于操作，在進(jìn)度、成本和質(zhì)量等方面的控制也較為靈活。項(xiàng)目型組織的缺點(diǎn)主要是：資源重復(fù)，設(shè)備和人員不能在項(xiàng)目間共享；為了保證項(xiàng)目的需要，項(xiàng)目經(jīng)理往往提前儲(chǔ)備一些關(guān)鍵資源，而且聘用的時(shí)間較需要的時(shí)間長(zhǎng)；項(xiàng)目組成員要求是全才，對(duì)人力資源要求高；容易造成組織規(guī)章制度執(zhí)行上的不一致性；項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)中，項(xiàng)目成員只承擔(dān)自己的工作，成員與項(xiàng)目之間以及成員相互之間都有著很強(qiáng)的依賴關(guān)系，但項(xiàng)目成員與其他部門(mén)之間卻有著較清楚的界限。這種界限不利于項(xiàng)目與外界的溝通，同時(shí)也容易引起不良的矛盾和競(jìng)爭(zhēng)；項(xiàng)目成員缺乏一種事業(yè)的連續(xù)性和保障。項(xiàng)目一旦結(jié)束，項(xiàng)目組成員就會(huì)失去他們的“家”，他們往往要擔(dān)心項(xiàng)目后的生計(jì)，項(xiàng)目的終結(jié)常常被推遲。（三）矩陣式組織 圖4-9 矩陣式組織結(jié)構(gòu)圖 矩陣式組織中，指定其中的一名協(xié)調(diào)人作為項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理，其他各部門(mén)委派的協(xié)調(diào)人不僅要向本部門(mén)報(bào)告，在項(xiàng)目過(guò)程中還要向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告，項(xiàng)目經(jīng)理有一定的權(quán)利安排參加者們的工作。由于項(xiàng)目經(jīng)理的出現(xiàn)，使項(xiàng)目管理得到了一定程度上的保證，會(huì)大大提高項(xiàng)目的工作效率。見(jiàn)圖4-9。矩陣式組織的優(yōu)點(diǎn)：項(xiàng)目是工作聚焦點(diǎn)；項(xiàng)目可分享職能部門(mén)人才；項(xiàng)目成員不擔(dān)心項(xiàng)目結(jié)束后的去向；有利快速響應(yīng)客戶需求；有利于保持與企業(yè)規(guī)章制度的一致性；企業(yè)可以平衡多個(gè)項(xiàng)目對(duì)資源的使用；人力資源使用上，有較大靈活性。缺點(diǎn)：項(xiàng)目經(jīng)理與部門(mén)經(jīng)理之間的項(xiàng)目責(zé)任劃分不夠鮮明。成功時(shí)爭(zhēng)功，失敗時(shí)推委躲避；資源在多個(gè)項(xiàng)目之間平衡流動(dòng)，容易引起項(xiàng)目經(jīng)理之間爭(zhēng)斗；要求項(xiàng)目經(jīng)理有能力與部門(mén)經(jīng)理協(xié)調(diào)，談判資源分配，技術(shù)支持等問(wèn)題；項(xiàng)目成員有兩個(gè)上司。 第三節(jié) 會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃 一、會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)（一）項(xiàng)目目標(biāo)含義和特征會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是實(shí)施會(huì)展項(xiàng)目所要達(dá)到的期望結(jié)果。會(huì)展項(xiàng)目的目標(biāo)具有如下幾個(gè)特征：1.目標(biāo)的多樣性一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目，其目標(biāo)往往不是單一的，而是一個(gè)多目標(biāo)的系統(tǒng)。一個(gè)展覽項(xiàng)目對(duì)于不同的主體來(lái)說(shuō)有不同的目標(biāo)，對(duì)于展覽公司來(lái)說(shuō)是該項(xiàng)目的直接經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于政府部門(mén)來(lái)說(shuō)是展覽會(huì)的社會(huì)效益，對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)是從項(xiàng)目中獲取個(gè)人受益，對(duì)于參展企業(yè)來(lái)說(shuō)是擴(kuò)大產(chǎn)品或服務(wù)的銷(xiāo)售等等；一個(gè)展覽項(xiàng)目對(duì)于某一主體來(lái)說(shuō)也有多重目標(biāo)的選擇，如對(duì)于展覽公司來(lái)說(shuō)存在長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和近期利益、總體目標(biāo)和個(gè)體目標(biāo)、整體目標(biāo)和局部目標(biāo)之間的選擇。要確定會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)，就需要對(duì)項(xiàng)目的多個(gè)目標(biāo)進(jìn)行權(quán)衡。實(shí)施項(xiàng)目的過(guò)程就是多個(gè)目標(biāo)協(xié)調(diào)的過(guò)程，這種協(xié)調(diào)包括項(xiàng)目在同一層次的多個(gè)目標(biāo)之間的協(xié)調(diào)，項(xiàng)目總體目標(biāo)與其子項(xiàng)目目標(biāo)之間的協(xié)調(diào)，項(xiàng)目本身與組織總體目標(biāo)的協(xié)調(diào)。2.目標(biāo)的優(yōu)先性由于會(huì)展項(xiàng)目是一個(gè)多目標(biāo)的系統(tǒng)，因此，不同層次的目標(biāo)，其重要性必不相同，往往被賦予不同的權(quán)重。這種優(yōu)先權(quán)重對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的管理工作有一定的指導(dǎo)作用。此外，不同的目標(biāo)在項(xiàng)目生命周期的不同階段，其權(quán)重也往往不同。另外，不同性質(zhì)的展覽項(xiàng)目，對(duì)于招展目標(biāo)、招商目標(biāo)，進(jìn)度安排等等也不盡相同，例如，對(duì)于消費(fèi)類會(huì)展項(xiàng)目，在招商工作上的進(jìn)程安排要可以適當(dāng)晚于招展工作的進(jìn)程安排。3.目標(biāo)的層次性目標(biāo)的描述需要由抽象到具體，要有一定的層次性。通常我們把一組意義明確的目標(biāo)按其意義和內(nèi)容表示為一個(gè)遞階層次結(jié)構(gòu)，因此，目標(biāo)是一個(gè)有層次的體系。它的最高層是總體目標(biāo)，指明要解決的問(wèn)題的總的依據(jù)和原動(dòng)力，最下層目標(biāo)是具體目標(biāo)，指出解決問(wèn)題的具體方針。上層目標(biāo)是下層目標(biāo)的目的，下層目標(biāo)是上層目標(biāo)的手段。上層目標(biāo)一般表現(xiàn)為模糊的、不可控的，而下層目標(biāo)則表現(xiàn)為具體的、明確的、可測(cè)的。層次越低，目標(biāo)越具體而可控。這里需要注意的是，各個(gè)層次的目標(biāo)需要具有一致性，不能自相矛盾。對(duì)于一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，目標(biāo)的具體表達(dá)通常有3個(gè)層次，即戰(zhàn)略性目標(biāo)、策略性目標(biāo)和項(xiàng)目實(shí)施的具體計(jì)劃。項(xiàng)目的戰(zhàn)略性目標(biāo)也就是項(xiàng)目總體目標(biāo)，也叫做項(xiàng)目的使命（Mission），通常用來(lái)說(shuō)明為什么實(shí)施該項(xiàng)目，實(shí)施該項(xiàng)目的意義如何，如從展覽公司的角度來(lái)說(shuō)，把項(xiàng)目作為一個(gè)創(chuàng)品牌的項(xiàng)目呢還是作為一個(gè)短期營(yíng)利的項(xiàng)目，從政府角度來(lái)說(shuō)，會(huì)展項(xiàng)目是為了服務(wù)產(chǎn)業(yè)、提升產(chǎn)業(yè)呢還是僅僅為了市民的節(jié)慶；項(xiàng)目的策略性目標(biāo)也就是項(xiàng)目的具體目標(biāo)（goal），用以說(shuō)明該項(xiàng)目具體應(yīng)該做什么，應(yīng)該達(dá)到什么樣的具體結(jié)果，如項(xiàng)目應(yīng)該做到多大規(guī)模；而項(xiàng)目實(shí)施的具體計(jì)劃則說(shuō)明如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，如具體的招展計(jì)劃、招商計(jì)劃、配套活動(dòng)計(jì)劃、宣傳計(jì)劃等等。這3個(gè)層次應(yīng)緊密聯(lián)系，層層落實(shí)。項(xiàng)目目標(biāo)的定義必須是明確的、前后一致的，總體目標(biāo)、具體目標(biāo)、具體計(jì)劃應(yīng)該是一個(gè)層層深入、層層具體的過(guò)程。具體目標(biāo)中往往包含了時(shí)間、成本、技術(shù)性能等3個(gè)方面。而且目標(biāo)是多樣性、優(yōu)先性和層次性的。（二）項(xiàng)目目標(biāo)管理機(jī)制確定項(xiàng)目目標(biāo)的根本目的在于明確項(xiàng)目及項(xiàng)目組成員共同努力的方向。項(xiàng)目目標(biāo)的確定實(shí)際上可以作為一種溝通的方式，這種溝通體現(xiàn)在項(xiàng)目組成員之間，大家為了一個(gè)共同目標(biāo)走進(jìn)一個(gè)項(xiàng)目組，明確了項(xiàng)目目標(biāo)，也就明確了自己該做什么；另外，溝通還體現(xiàn)在項(xiàng)目與顧客之間，項(xiàng)目的目標(biāo)實(shí)質(zhì)上就是滿足顧客的具體要求，通過(guò)目標(biāo)的確定，項(xiàng)目與顧客之間達(dá)成了統(tǒng)一。目標(biāo)的制定方式可以作為執(zhí)行和指導(dǎo)一個(gè)組織實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的管理手段。在項(xiàng)目環(huán)境下，對(duì)項(xiàng)目組成員績(jī)效的評(píng)價(jià)往往根據(jù)其工作結(jié)果而不是其所花費(fèi)的時(shí)間，因此，對(duì)項(xiàng)目組成員來(lái)說(shuō)，明確項(xiàng)目目標(biāo)，并把個(gè)人目標(biāo)作為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的一個(gè)有機(jī)組成部分非常重要。目標(biāo)管理的過(guò)程是一個(gè)參與式的過(guò)程，高層管理人員設(shè)定總體目標(biāo)，該目標(biāo)作為下屬制定各自工作計(jì)劃的依據(jù)，下屬員工根據(jù)該目標(biāo)和各自的期望相應(yīng)地確定每個(gè)人的職責(zé)范圍和工作結(jié)果，經(jīng)理人員定期對(duì)工作結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)。二、會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃的總體原則項(xiàng)目管理的首要工作是項(xiàng)目計(jì)劃。項(xiàng)目計(jì)劃是項(xiàng)目管理的首要職能，從廣義上來(lái)講包括預(yù)測(cè)和決策，從狹義上來(lái)講，它是指為執(zhí)行決策所確定的目標(biāo)和方案而進(jìn)行的具體規(guī)劃，安排和組織實(shí)施等一系列管理活動(dòng)。項(xiàng)目計(jì)劃的廣義職能是預(yù)測(cè)和決策。從行為過(guò)程各個(gè)可選方案中作出抉擇是項(xiàng)目計(jì)劃的核心，因此，決策的原則也是項(xiàng)目計(jì)劃所應(yīng)遵循的。（一）社會(huì)性原則項(xiàng)目計(jì)劃需要決策的目標(biāo)包括社會(huì)目標(biāo)，集體目標(biāo)和個(gè)人目標(biāo)，因此，任何計(jì)劃和決策都必須以社會(huì)的整體利益為出發(fā)點(diǎn)，注重社會(huì)效益。（二）合理性原則計(jì)劃方案的合理性，主要是指所用資料、數(shù)據(jù)是基于項(xiàng)目的環(huán)境分析而得到的。環(huán)境因素的存在以及變化情況對(duì)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的制定，組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，施工技術(shù)的選擇，以及人員的配備等等都將產(chǎn)生重要的影響。因此，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目實(shí)施與環(huán)境之間存在的密切關(guān)系必須給予重視，使之達(dá)到令人滿意的最優(yōu)準(zhǔn)則。（三）經(jīng)濟(jì)性原則這個(gè)原則要求利用有限的資源，生產(chǎn)出最多的社會(huì)需要的產(chǎn)品，并取得最好的經(jīng)濟(jì)效益。（四）整體優(yōu)化原則為了解決某一局部問(wèn)題，在計(jì)劃和決策中往往只想到解決自身問(wèn)題的最優(yōu)而忽視整體最優(yōu)。會(huì)展項(xiàng)目是由若干個(gè)相互聯(lián)系的部分組成的一個(gè)系統(tǒng)，它不是各個(gè)組成部分最優(yōu)的簡(jiǎn)單相加，而是綜合的辯證的最優(yōu)。要從各種制約因素進(jìn)行綜合分析，權(quán)衡利弊。（五）一致性原則在做計(jì)劃和決策時(shí)，各個(gè)部門(mén)和各項(xiàng)工作應(yīng)該是協(xié)調(diào)一致的，不能互相脫節(jié)，互相排斥，要考慮一個(gè)方面對(duì)其他方面的影響和預(yù)料外效應(yīng)，努力做到互相銜接，互相保證。（六）可行性原則任何一項(xiàng)計(jì)劃與決策，都要保證在現(xiàn)有資源、技術(shù)能力、資金、人力和物力等方面的可行性，應(yīng)力求方案計(jì)劃的可操作性以及現(xiàn)實(shí)性。（七）靈活性原則主要指在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中外部環(huán)境復(fù)雜多變，不可控制的因素很多，始所未料的情況常有發(fā)生，應(yīng)考慮多種應(yīng)變計(jì)劃和方案，做出各種應(yīng)變的準(zhǔn)備?？傊?，制訂計(jì)劃要本著統(tǒng)籌、重點(diǎn)、可持續(xù)發(fā)展的原則進(jìn)行。既要注意其可行性，實(shí)事求是，又要預(yù)見(jiàn)到未來(lái)的發(fā)展。三、會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容和形式（一）會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃的形式項(xiàng)目計(jì)劃按計(jì)劃制定的過(guò)程，可分為概念性計(jì)劃、詳細(xì)計(jì)劃、滾動(dòng)計(jì)劃三種形式：1.概念性計(jì)劃概念性計(jì)劃通常稱為自上而下的計(jì)劃。在項(xiàng)目計(jì)劃中，概念性計(jì)劃的制定了項(xiàng)目的戰(zhàn)略導(dǎo)向和戰(zhàn)略重點(diǎn)。2.詳細(xì)計(jì)劃詳細(xì)計(jì)劃通常稱為由下而上的計(jì)劃。詳細(xì)計(jì)劃的任務(wù)是制定詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)圖，該圖需要詳細(xì)到為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)必須做的每一項(xiàng)具體任務(wù)。然后由下而上再匯總估計(jì)，成為詳細(xì)項(xiàng)目計(jì)劃。在項(xiàng)目計(jì)劃中，詳細(xì)計(jì)劃的制定則提供了項(xiàng)目的詳細(xì)范圍。3.滾動(dòng)計(jì)劃滾動(dòng)計(jì)劃意味著用滾動(dòng)的方法對(duì)可預(yù)見(jiàn)的將來(lái)逐步制定詳細(xì)計(jì)劃，隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，分階段地重估自上而下計(jì)劃制定過(guò)程中所定的進(jìn)度和預(yù)算。每次重新評(píng)估時(shí)，對(duì)最后限定日期和費(fèi)用的預(yù)測(cè)會(huì)一次比一次更接近實(shí)際。最終就會(huì)有足夠的信息，范圍和目標(biāo)也就能很好地確定下來(lái)，就能給項(xiàng)目的剩余部分準(zhǔn)備由下而上的詳細(xì)計(jì)劃。（二）會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)容會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)容主要可分為以下幾個(gè)方面方面：1.工作計(jì)劃工作計(jì)劃也稱實(shí)施計(jì)劃，是為保證項(xiàng)目順利開(kāi)展、圍繞項(xiàng)目目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)而制定的實(shí)施方案。工作計(jì)劃主要說(shuō)明采取什么方法組織實(shí)施項(xiàng)目、研究如何最佳地利用資源，用盡可能少的資源獲取最佳效益。2.人員組織計(jì)劃人員組織計(jì)劃主要是各項(xiàng)工作任務(wù)應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)以及各項(xiàng)工作間的關(guān)系如何。其表達(dá)形式主要有框圖式、職責(zé)分工說(shuō)明式和混合式3種。3.展位銷(xiāo)售計(jì)劃展位銷(xiāo)售計(jì)劃主要包括展位銷(xiāo)售方式、銷(xiāo)售進(jìn)度和銷(xiāo)售價(jià)格等內(nèi)容。某機(jī)電工業(yè)博覽會(huì)展位銷(xiāo)售計(jì)劃及銷(xiāo)售獎(jiǎng)勵(lì)辦法某機(jī)電工業(yè)博覽會(huì)展位銷(xiāo)售共有三種模式：整體外包、代理招展和公司業(yè)務(wù)員招展。整體外包在200個(gè)展位左右（印刷機(jī)械），代理招展200個(gè)左右（各地機(jī)械工程學(xué)會(huì)分會(huì)，各地展覽公司，個(gè)人代理），公司業(yè)務(wù)員招展600個(gè)展位左右（機(jī)械基礎(chǔ)件，儀器儀表電子元器件，成套設(shè)備），對(duì)外展位銷(xiāo)售價(jià)格原則不低于4800元。 表4-2 展位銷(xiāo)售進(jìn)度表某機(jī)電工業(yè)博覽會(huì)展位銷(xiāo)售進(jìn)度計(jì)劃 3月4月5月6月7月8月合計(jì)備注業(yè)務(wù)一組202430303016150 業(yè)務(wù)二組202430303016150 業(yè)務(wù)三組202430303016150 業(yè)務(wù)四組202430303016150 代理招展243036404030200 整體外包200 200 合計(jì) 1000 成型展覽整體外包展位價(jià)格：3400元/個(gè)。代理招展展位價(jià)格：20個(gè)以下：3800元/個(gè)； 2040個(gè)：3700元/個(gè)； 4060個(gè)：3600元/個(gè)； 6080個(gè)：3550元/個(gè)； 80個(gè)以上：3500元/個(gè)。公司業(yè)務(wù)員銷(xiāo)售提成(按實(shí)際到賬情況每月發(fā)給業(yè)務(wù)員提成的50)。35003999元： 提成8（一次銷(xiāo)售4個(gè)展位以上）；40004499元： 提成11；45004999元： 提成13；5000元 以上： 提成14。額度獎(jiǎng)勵(lì)：公司業(yè)務(wù)員完成50個(gè)展位額度，獎(jiǎng)勵(lì)銷(xiāo)售額的2；70個(gè)展位額度，獎(jiǎng)勵(lì)銷(xiāo)售額的3；85個(gè)展位額度，獎(jiǎng)勵(lì)銷(xiāo)售額的4；100個(gè)展位額度，獎(jiǎng)勵(lì)銷(xiāo)售額的5。銷(xiāo)售冠軍再另外獎(jiǎng)勵(lì)5000元，銷(xiāo)售亞軍獎(jiǎng)勵(lì)3000元（均要求銷(xiāo)售展位數(shù)在100個(gè)以上）。 4.展覽觀眾組織計(jì)劃展覽觀眾組織計(jì)劃包括觀眾構(gòu)成（觀眾來(lái)源以及各類觀眾所占比例）、觀眾組織方法、觀眾組織方式以及相應(yīng)的宣傳方式。一、觀眾范圍（一）生產(chǎn)單位（二）貿(mào)易單位1貿(mào)易進(jìn)出口公司2設(shè)備代理商3設(shè)備經(jīng)銷(xiāo)商等（三）、教育科研單位1專業(yè)科研機(jī)關(guān)2專業(yè)大專院校（四）、行業(yè)協(xié)會(huì)、集團(tuán)公司1各類專業(yè)協(xié)會(huì)2民間專業(yè)組織 （五） 用戶單位（六） 其他相關(guān)單位二、觀眾組織方法1. 通過(guò)各專業(yè)協(xié)會(huì)、集團(tuán)、總公司系統(tǒng)分發(fā)展覽會(huì)資料，組織觀眾參觀。2. 根據(jù)觀眾來(lái)源分類情況，在直接用戶中進(jìn)行詳細(xì)征詢參觀意向，爭(zhēng)取回復(fù)率達(dá)%，確保本屆展覽會(huì)觀眾中專業(yè)人員比例達(dá)到%以上。3. 歷屆展覽會(huì)會(huì)刊上收集在信息數(shù)據(jù)庫(kù)中（數(shù)量），邀請(qǐng)他們參觀本屆展覽會(huì)。4. 在國(guó)內(nèi)外有影響力的報(bào)刊、專業(yè)雜志刊登廣告，發(fā)布展會(huì)信息。同時(shí)，酌情在相關(guān)雜志的發(fā)行中夾送參觀券。5. 向國(guó)內(nèi)外業(yè)內(nèi)人士、買(mǎi)家于展會(huì)前期，直接郵寄展前預(yù)覽、展訊資料，挖掘潛在的觀眾。6. 通過(guò)國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布展會(huì)信息。7. 擬在網(wǎng)上搜索，挖掘?qū)I(yè)觀眾。8. 召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)，在電臺(tái)、報(bào)紙上進(jìn)行專題報(bào)道，發(fā)布展會(huì)信息。9. 同期舉行相關(guān)專業(yè)協(xié)會(huì)會(huì)議，組織專業(yè)觀眾。10.通過(guò)展會(huì)同期舉行的其他活動(dòng)，如國(guó)際研討會(huì)等，組織與會(huì)人士參觀本屆展覽會(huì)。 5.會(huì)展項(xiàng)目財(cái)務(wù)計(jì)劃財(cái)務(wù)計(jì)劃主要說(shuō)明需要何種預(yù)算細(xì)則、核算哪些成本、進(jìn)行哪些對(duì)比、用何種技術(shù)方法收集和處理信息以及如何及時(shí)檢查和采取解救措施等。財(cái)務(wù)計(jì)劃的主要內(nèi)容之一是成本控制計(jì)劃。6.會(huì)展項(xiàng)目宣傳計(jì)劃宣傳計(jì)劃包括以下內(nèi)容：宣傳工作目的：擴(kuò)大展會(huì)的影響。宣傳工作達(dá)到的效果：盡可能提高展會(huì)的知名度，盡可能擴(kuò)大展會(huì)品牌的影響，盡可能提高參展企業(yè)和觀眾的數(shù)量。宣傳工作負(fù)責(zé)人：宣傳工作安排：詳見(jiàn)宣傳計(jì)劃。7.現(xiàn)場(chǎng)組織計(jì)劃展覽會(huì)具體實(shí)施方案一、概況1. 展覽會(huì)名稱:某機(jī)電工業(yè)博覽會(huì)2. 主辦單位:某省機(jī)電行業(yè)協(xié)會(huì)3. 支持單位:某省經(jīng)貿(mào)委、省貿(mào)促會(huì)、省機(jī)械工業(yè)廳、省電子廳4. 協(xié)辦單位：某市（展會(huì)所在城市）經(jīng)貿(mào)委5. 國(guó)際支持：某跨國(guó)公司6. 主場(chǎng)搭建:某建筑裝潢公司7. 主場(chǎng)運(yùn)輸:某運(yùn)輸集團(tuán)公司8. 參展國(guó)家及地區(qū):（略）9. 展出面積: 60000平方米10.展商人數(shù):3000人11.展品內(nèi)容:（略 ）12.觀眾組織:6000人二、工作機(jī)構(gòu) 現(xiàn)場(chǎng)工作機(jī)構(gòu)：展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)工作由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào),各項(xiàng)工作落實(shí)到人具體實(shí)施。具體總負(fù)責(zé)：接待組：負(fù)責(zé)展覽會(huì)的貴賓接待、大活動(dòng)的安排。組 長(zhǎng)：翻 譯：現(xiàn)場(chǎng)組：負(fù)責(zé)展覽會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的中、外展商接待工作，包括展商登記，展商服務(wù)，與搭建商、運(yùn)輸商的聯(lián)絡(luò)，展商展品登記和出門(mén)證等工作，以及與展館各部門(mén)的協(xié)調(diào)工作。 組 長(zhǎng)：副組長(zhǎng)： 工作人員：（略）技交組：負(fù)責(zé)展覽會(huì)的研討會(huì)、技術(shù)交流會(huì)、翻譯管理工作。組 長(zhǎng)：工作人員：（略）觀眾組：負(fù)責(zé)展覽會(huì)的參觀券發(fā)放、觀眾組織、觀眾登記等工作。組 長(zhǎng)：工作人員： 新聞組：負(fù)責(zé)展覽會(huì)的新聞發(fā)布會(huì)和新聞工作會(huì)場(chǎng)布置工作組 長(zhǎng)：保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)展覽會(huì)保衛(wèi)安全工作，觀眾人流管理及驗(yàn)證工作。組 長(zhǎng)：服務(wù)組：負(fù)責(zé)展覽會(huì)的各項(xiàng)后勤服務(wù)工作，包括臨時(shí)借用工作人員的午餐、展廳的清潔、家具租賃等工作。組 長(zhǎng)：會(huì)務(wù)組：負(fù)責(zé)展覽會(huì)的貴賓觀眾接待、展商會(huì)務(wù)工作組 長(zhǎng)：工作人員： 三、辦公地點(diǎn)及日期 展商報(bào)到處：3號(hào)樓一樓；現(xiàn)場(chǎng)組 ，月日集中；技交組，月日集中；觀眾組，月日集中；新聞組，月日集中；會(huì)務(wù)組，月日集中；搭建公司，月日下午準(zhǔn)備進(jìn)館；運(yùn)輸公司，月日下午準(zhǔn)備進(jìn)館。 四、日程安排 進(jìn)館時(shí)間：月日-日，開(kāi)始工作； 月日，主場(chǎng)搭建劃線； 月日，8：30-17：00展臺(tái)搭建。 8：30主場(chǎng)搭建、主場(chǎng)運(yùn)輸進(jìn)館、特裝搭建進(jìn)館； 13：00標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)搭建完畢。 月日，8：30 -19：00安裝、測(cè)試、檢修電路。 8：30，標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)送電完畢。 月日，19：00，當(dāng)天展廳全部布置完畢； 給每家展商發(fā)會(huì)刊二本及贈(zèng)品。 展商報(bào)到：月日8：30開(kāi)始，特裝公司報(bào)到； 月日13：30開(kāi)始，其他參展商報(bào)到。 展出時(shí)間：月日開(kāi)幕式(廣場(chǎng))； 月日8：3016：30參